FELÜGYELT INTÉZMÉNYEKKEL VALÓ. Visszajelző anyag KAPCSOLATTARTÁSRÓL HÓDMEZŐVÁSÁRHELY POLGÁRMESTERI HIVATALÁNÁL. Visszajelző dokumentáció.

Átírás

1 Visszajelző anyag Visszajelző dkumentáció HÓDMEZŐVÁSÁRHELY POLGÁRMESTERI HIVATALÁNÁL készített FELÜGYELT INTÉZMÉNYEKKEL VALÓ KAPCSOLATTARTÁSRÓL NOVEMBER 25. 1

2 Visszajelző anyag (részlet) Hódmezővásárhely Plgármesteri Hivatala részére a Crprate Values Kft. által készített Felügyelt intézményekkel való kapcslattartásról 2

3 1. A felügyelt intézményekkel való kapcslattartás flyamatai A Hivatal által felügyelt intézményeknek két csprtja van: részben önálló és önálló intézmények. A megkülönböztetés alapja a gazdasági függőség és a felügyelet mértéke. A részben önálló intézményeknek a költségvetése az önkrmányzattól függ, tőlük kapják a működésükhöz szükséges frrásk legnagybb részét. A beszámlóikat a Hivatal készíti el, amihez előírja az intézmények számára, hgy milyen infrmációkat szlgáltassanak. Az intézmények feletti szakmai felügyeletet különböző felettes szervek gyakrlnak. Az önálló intézmények közös jellemzője, hgy költségvetésükkel az év srán önállóan gazdálkdnak, ami a közpnti nrmatívákból és az önkrmányzattól kaptt frráskból tevődik össze. Az intézmények a működésükhöz igényelhetnek az önkrmányzattól tvábbi támgatást, aminek a felhasználásáról negyedévente jelentéseket kell tenniük. Az önálló intézmények az éves beszámlójukat a Hivatal által jelzett módn állítják össze, amit a Hivatal becsatl az önkrmányzat beszámlójába. A finanszírzási lehetőségek között a pályázati frrásk is rendelkezésre állnak. Az önálló és a részben önálló intézmények esetében is igaz, hgy biznys frráskért az intézmények az önkrmányzattal közösen, biznys esetekben pedig vagy az intézmény, vagy maga az önkrmányzat pályáz, attól függően, melyik előnyösebb. A wrkshp srán kirajzlódtak a finanszírzással, az együttműködéssel és a feladatk risztázttságával kapcslats fókuszk, amelyekben tvábbi infrmációkat gyűjtöttünk személyes interjúk keretében. A Kincstár csprt, a Jgi irda és a Vársüzemeltetési csprt vezetőivel végignéztük azkat a flyamatkat, amelyek mentén a felügyelt intézményekkel összekapcslódnak. Emellett megkerestük a két felügyelt intézmény, a Kapcslat közpnt és a Vársellátó vezetőjét is, hgy teljes képet kapjuk a fntsabb flyamatk mentén a kapcslatkról. A wrkshp, illetve az interjúk tanulságai alapján azt állapíthatjuk meg, hgy a Hivatal nagyn jól szervezetten, megldás rientáltan működteti a kapcslatait a felügyelt intézményeivel. Nagyméretű hivatalként rengeteg intézményesített knfliktus van a rendszerben, de ezeknek a krlátknak a tudatában igyekeznek a Hivatal dlgzói minden aktuális kihívásra és helyzetre 3

4 megfelelő választ adni. A flyamatk közül mindkét intézmény típus esetén kiemeltük a példaértékűen jól működő, és a nehézségekbe ütköző flyamatkat. A Hivatal és a felügyelt intézmények közötti együttműködésben a leginkább jól működő flyamat a költségvetés kialakítása. Ehhez közigazgatási legjbb gyakrlatként is tekinthető a módszer, ahgyan a Hivatal összegyűjti az intézményektől a szükséges adatkat. Mind az önálló, mind a részben önálló intézményekkel gördülékenyen működik ez a terület, így ezeket, mint példaértékű flyamatkat mutatjuk be. A Hivatal és a felügyelt intézmények számára is a kapcslattartásban a legtöbb tisztázatlanság a karbantartási, felújítási munkálatk témájában, illetve a vársüzemeltetéssel kapcslatban mutatkzik. Ezeknél a flyamatknál felvázljuk a jelenlegi állaptkat, megvizsgáljuk az elakadáskat, és javaslatt teszünk a flyamatk módsítására. 1.1 Részben önálló intézmények A következőkben bemutatjuk az önkrmányzat részben önálló intézményeivel való kapcslattartás flyamatait. Először általánsságban tekintünk rá a kapcslattartásra és a flyamatkra, majd a wrkshp és a hivatali munkatársakkal tarttt interjúk infrmációit felhasználva kiemelünk két flyamatt, amit részletesebben körbejárunk. Az egyik flyamat közigazgatási legjbb gyakrlatként emelkedik ki: ez a felügyelt intézményekkel való együttműködés a költségvetés összeállításában. A másik flyamat a felügyelt intézmények által használt ingatlank karbantartása és felújítása, melyet nehézségei miatt tartttunk fntsnak megvizsgálni. A költségvetés kialakításánál megnézzük, hgy a flyamat lépései srán miből adódik az együttműködés gördülékenysége és közigazgatási legjbb gyakrlatként való megjelenése. A karbantartásk és felújításk flyamatainál megvizsgáljuk, milyen keretek között működnek mst a flyamatk, ez hgyan alakult ki és mik hatnak rá. Leírjuk a jelenlegi flyamatkat, illetve, hgy milyen nehézségeket, elakadáskat tapasztalnak az érintettek, majd erre váltztatási javaslatkat gyűjtünk össze, ami alapján felrajzljuk a módsíttt flyamatkat. 4

5 1.1.1 A részben önálló intézményekkel való kapcslattartás flyamatai Hódmezővásárhely önkrmányzatáhz a következő részben önálló intézmények tartznak: Oktatási intézmények: Egyéb intézmények Óvdák Mezei őrszlgálat és külterületi Brunszvik Teréz krdinációs közpnt Exner Leó Szikáncsi részönkrmányzat Herman Alice Janikvszky Éva Általáns isklák Aranyssy Ágstn Liszt Ferenc Péczely Attila Szent István Varga Tamás Középfkú ktatási intézmények Hódmezővásárhelyi Integrált Szakképző Közpnt Németh László Vásárhelyi Cseresnyés Kllégium 5

6 A részben önálló intézmények több száln keresztül kapcslódnak a Hivatalhz, ami elsősrban abból adódik, hgy gazdaságilag az önkrmányzattól függnek. Ezekben a flyamatkban a Hivatal különböző sztályai és csprtjai (Oktatási csprt, Jgi csprt, Kincstár csprt, Vársüzemeltetési és vársfejlesztési csprt) működnek együtt egymással és az intézmények vezetőivel és gazdasági sztályaival, hgy megfelelően kialakítsák, működtessék a flyamatkat, elérjék azk célját. A Hivatal és a részben önálló intézmények között szrs, napi szintű a kapcslattartás. Maga a kmmunikáció és az infrmáció több csatrnán keresztül is áramlik, megjelenik mind a frmális ( , telefn, levél), mind az infrmális (személyek kapcslattartás, megkeresés) csatrna A kapcslattartás a következő flyamatk mentén történik: Beszámló készítés Előirányzat módsítás Gazdálkdás Infrmáció- és adatszlgáltatás Karbantartás, felújítás Költségvetés kialakítása Közbeszerzések Munkajgi kérdések Pályázás Az interjúk srán részletesen betekintést nyertünk ezekbe a flyamatkba, illetve a flyamatkn keresztül a Hivatal és a felügyelt intézmények közötti együttműködésbe. Így választttuk ki a költségvetés kialakítását, mint a kapcslattartás szempntjából gördülékeny, jól szervezett flyamatt, illetve a karbantartási, felújítási munkák flyamatait, ahl a legtöbb félreértést, súrlódást említették az alanyk Kiemelten jól működő flyamat: költségvetés elkészítése A költségvetés kialakításának alapját képezi a költségvetési törvénytervezet, illetve a Kincstár csprt által előkészített, és a képviselő testület által jóváhagytt helyi kncepció. 6

7 A költségvetés kialakításáhz a Kincstár csprt kiküldi a felügyelt intézményeknek a kncepcióban megfgalmaztt irányelveket, amely alapján várja az intézményektől a tervezeteiket. A költségvetés összeállításának támgatása érdekében a Kincstár csprt kidlgztt az évek srán egy beképletezett excel táblát, amit minden évben aktualizálnak a jgszabályi váltzásknak és a saját módsításknak, elfgadtt kncepciós irányelveknek megfelelően. Ezt a táblát szintén kiküldik az intézményeknek, akiknek a költségvetési tervezeteik elkészítéséhez csak fel kell tölteniük az adataikkal az excelt, és visszaküldeni a Hivatalnak. Miután beérkeztek a tervezetek a Hivatalba, elkezdődik az egyeztetés az intézmények és a Hivatal között. Ezeken az egyeztetéseken az aljegyző és a kincstár csprt vezetője minden intézmény vezetőjével és gazdasági ügyintézőjével találkzik, és átnézik, hgy mit terveztek be az intézmények, illetve, hgy a kncepciónak megfelelően állíttták-e össze a tervezetüket. Ezeken az egyeztetéseken jegyzőkönyv is készül, amelyben rögzítik az ellenőrzés eredményeit, és ennek megfelelően, amelyik intézménynél szükséges, javítást állapítanak meg. Miután minden megfelelően összeállíttt költségvetési tervezet beérkezik a Hivatalhz az intézményektől, a Kincstár csprt elkészíti az önkrmányzat összesített rendelet tervezetét, amit beterjeszt a plgármester elé. A plgármester ezt a tervezetet terjeszti be a képviselő testület elé. A képviselő testület szavazás srán fgadja el, és ennek megfelelően gazdálkdik az önkrmányzat a következő évben. 7

8 Hivatal Kidlgzza a helyi költségvetés kncepcióját Plgármester A KT elég terjeszti a kncepciót, amely szavazással fgadja el Kincstár csprt Kiküldik az intézményeknek az elfgadtt helyi kncepció irányelveit és hzzájuk a segédtáblát Intézmények A kiadtt anyagk alapján elkészítik és beküldik a Kincstár csprtnak a költségvetésüket Nem Intézmények és aljegyző Egyeztetés az intézmények által összeállíttt költségvetésekről Megfelelően állíttták össze a költségvetést? Igen Kincstár csprt A végleges költségvetésekből összeállítják az önkrmányzat költségvetését, amit beterjesztenek a PM elé Plgármester Beterjeszti a költségvetési tervezetet a KT elé Képviselő Testület Szavazással dönt a költségvetés elfgadásáról 1. ábra Költségvetés kialakítása A költségvetési tervezet összeállításának flyamata srán kifejezetten lajzttan működik az intézményekkel való kapcslattartás és együttműködés. Ezt nagyban elősegíti a Kincstár csprt által kidlgztt, az intézmények számára a tervezetek összeállításáhz kiküldött excel tábla. A tábla kmly segítséget jelent az intézményeknek a tervezeteik összeállításáhz, nagymértékben leegyszerűsíti és egyértelművé teszi a feladatt. Ezen kívül a Hivatal munkáját is segíti a táblák használata, hiszen már rögtön lyan frmában és azkat az infrmációkat kapják meg az 8

9 intézményektől, ami a képviselő testület elé benyújtandó rendelet tervezet összeállításáhz megfelelő. Nem csak a költségvetés kialakításakr, hanem a későbbi gazdálkdás srán is használja a Hivatal a táblákat, azknak a felhasználásával tudja a Kincstár csprt nymn követni, hgy melyik intézmény mit tervezett, és mennyit költ. A kapcslattartás és együttműködés gördülékenysége mutatkzik meg tvábbá az aljegyzővel flytattt egyeztetéseken is, ahl az intézmények a Hivatallal közösen tudják átnézni a tervezeteiket, illetve leellenőrizni, hgy megfelelően állíttták-e össze. Ez tvábbi segítség az intézményeknek a Hivatal részéről, ami biztsítja a flyamats, személyes kapcslatt, és a pnts, precíz munkavégzést. 1.2 Önálló intézmények A fejezetben bemutatjuk a Hódmezővásárhely önkrmányzatáhz tartzó önállóan gazdálkdó intézményekkel való kapcslattartás flyamatait általánsságban, ezt követően pedig kiemelünk két flyamatt. A flyamatk kiválasztásánál, akárcsak a részben önálló intézmények esetében, a wrkshp és a Hivatali munkatársakkal készített interjúk infrmációira és tapasztalataira támaszkdtunk. Az egyik itt is egy kiemelkedően jól működő, példaértékű flyamat: a Kapcslatközpnt támgatásának kialakítása, a másik pedig egy nehézségekkel, elakadáskkal működő flyamat: a vársüzemeltetés. A Kapcslatközpnttal való együttműködés esetén bemutatjuk a költségevetési támgatás flyamatának lépéseit, és kiemeljük a flyamatban megvalósuló példaértékű erősségeket. A nehézségekkel terhelt vársüzemeltetés flyamatánál megvizsgáljuk a flyamat működési kereteit, felrajzljuk a jelenlegi flyamatt és az abban található elakadáskat, ezt követően pedig váltztatási javaslatkat teszünk a kapcslattartás flyamatára, és felrajzljuk a váltztatásknak megfelelően módsíttt flyamatt Az önálló intézményekkel való kapcslattartás flyamatai Hódmezővásárhely önkrmányzatáhz jelenleg a következő önállóan gazdálkdó intézmények tartznak: Erzsébet Kórház Hivatáss Önkrmányzati Tűzltóság 9

10 Trnyai Jáns Múzeum és Közművelődési Közpnt Németh László Vársi Könyvtár Önkrmányzati tulajdnú gazdasági társaságk (Vársellátó Kft., Hódmenza, stb.) Az önálló intézmények skkal kevesebb száln kapcslódnak össze a Hivatallal, mint a részben önálló intézmények. A kapcslattartási flyamatkban részt vesznek az érintett intézmények gazdasági sztályai, a Hivatal részéről pedig a vezetőség, a Jgi csprt, illetve a Kincstár csprt. A kapcslat ezek között az intézmények és a Hivatal között inkább lazának nevezhető, nem napi szintű, de általánsságban jól működő. A kapcslattartás a következő flyamatk mentén történik: Beszámló készítés Előirányzat módsítás Fenntartói döntések Infrmáció- és adatszlgáltatás Költségvetés készítés Pályázás Támgatásigénylés Mindkét általunk kiválaszttt és a tvábbiakban bemutattt flyamat a támgatásigényléssel kapcslats Kiemelten jól működő flyamat: Kapcslatközpnt költségvetési támgatásának kialakítása A Kapcslat Közpnt 21 szakfeladatt lát el, 20 telephelyen. Ezzel Hódmezővásárhely másdik legnagybb intézménye júliusától működik az intézmény ebben a frmában. A kistérségi fenntartásból adódóan az intézmény a működéséhez több önkrmányzattól kapja a szükséges támgatást, de a legnagybb és legjelentősebb ezek közül Hódmezővásárhely önkrmányzata. A hódmezővásárhelyi önkrmányzat ennek tudatában felelősen vesz részt a társulásban. A Kapcslatközpnt az önkrmányzatktól igényelt támgatásáhz először összeállítja a szakfeladataira és telephelyeire településenként lebnttt költségvetését, az állami nrmatívák 10

11 alapján. Ennek megfelelően kirajzlódik számukra, hgy mekkra összeget igényelnek a működésükhöz a Hivatalktól. Miután összeállt a költségvetési tervezetük, elindul az egyeztetés az önkrmányzatkkal. Hódmezővásárhely esetében ez az aljegyzővel és a pénzügyi bizttsági üléseken történik meg. Az aljegyző és a Kapcslatközpnt vezetője az első egyeztetésen átnézik a Kapcslatközpnt igényét, és megnézik az önkrmányzat lehetőségeit. Amennyiben a kért támgatást az önkrmányzat nem tudja megadni, abban az esetben a Kapcslatközpnt átdlgzza a költségvetését. Az egyeztetés addig flytatódik, amíg ki nem alakul a megfelelő támgatás. A kölcsönös megállapdásnak megfelelő támgatási igényt ezután a Kapcslatközpnt benyújtja a Hivatalnak, és a képviselő testület szavazással fgadja el. Kapcslatközpnt Összeállítja költségvetése alapján a támgatási igényét Kapcslatközpnt és aljegyző Egyeztetnek a támgatás mértékéről Meg tudja adni a Hivatal az igényelt támgatást? Kapcslatközpnt Újraszámlja, átalakítja támgatási igényt Nem Igen Hivatal A kialakult támgatási igényt beterjeszti a plgármester elé Plgármester Beterjeszti a támgatási igényt a KT elé, amely szavazással fgadja el 6. ábra A Kapcslatközpnt költségvetési támgatásának kialakítása A támgatás igénylési flyamat srán a Kapcslatközpnt rendkívüli mértékű partnerséget és együttműködést tapasztal a hódmezővásárhelyi Hivatal részéről. Mindkét fél nagy szervezet, ezért a rendszereikben sk a beépített krlát. Ennek ellenére mindketten megldás-rientáltan tárgyalnak, és az adtt helyzetben a lehetőségeket keresik. Ez a racinalizálást és az ptimális, 11

12 fenntartható működési módk megtalálását ösztönzi a résztvevőkben. Az együttműködésükre jellemző, hgy kölcsönösen segítik egymást, megelőlegezik a szívességeket, és ez kifizetődő számukra, mert tudják, hgy számíthatnak a másikra, bízhatnak egymásban. Ezzel a hzzáállással és működési móddal válik ebben a flyamatban a kapcslattartás példaértékűvé. 12