SZERVEZETI TÉRKÉP, SZMSZ, ÜGYREND MÓDOSÍTÁSI

Átírás

1 SZERVEZETI TÉRKÉP, SZMSZ, ÜGYREND MÓDOSÍTÁSI JAVASLATOK ÖSSZEFOGLALÁSA Kerekegyháza Várs Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala részére Kmplex szervezetfejlesztési prjekt megvalósítása Kerekegyháza Várs Önkrmányzatánál

2 2 / 55 Tartalmjegyzék ÁLTALÁNOS RÉSZ Bevezetés Rendeletalktási flyamat Szervezeti egységek közötti együttműködés Javaslatk a szervezeti felépítésre Jelenlegi szervezeti felépítés Javaslt szervezeti felépítés Javaslt feladat kntext JAVASLAT AZ UNIÓS PÁLYÁZATI KÖNYVTÁR STRUKTÚRÁRA SZMSZ, ÜGYREND MÓDOSÍTÁSI JAVASLATOK Módsítási javaslatk Kerekegyházi Önkrmányzata Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 22/2007. (VIII. 15.) rendeletéhez Módsítási javaslatk a Plgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata, Ügyrendjéhez JOGI FIGYELMEZTETÉS / 55 ÁLTALÁNOS RÉSZ 1.1 Bevezetés Az ÁROP-1.A.2/A pályázat Kerekegyháza Várs Önkrmányzata számára szervezetfejlesztési és átvilágítási tanácsadási munkák elkészíttetésére biztsít frrást, elsődlegesen a döntési flyamatk, utak és jgkörök újragndlására, a döntési kmpetenciák feltárására, a döntési flyamatk szabályztt mederbe terelésére, a pénzügyi tervezés flyamatára és a partnerség erősítésére helyezve a hangsúlyt. A fenti szervezetfejlesztési célk megvalósítására a hivatal közbeszerzési eljárást indíttt Kmplex szervezetfejlesztési prjekt megvalósítása Kerekegyháza Várs Önkrmányzatánál címmel, mely pályázatt az AAM Vezetői Infrmatikai Tanácsadó Zrt. (tvábbiakban: AAM) nyerte el. Az ÁROP pályázat keretében finanszírztt szervezetfejlesztési prjekt célja Kerekegyháza Várs Önkrmányzata szervezeti-működési hatéknyságának javítása annak érdekében, hgy a Hivatal hatéknyabban, eredményrientáltabban, eredményesebben és átláthatóbban működjön az államplgárk, civil szervezetek, vállalkzásk minél szélesebb körű és intenzívebb bevnásával A szervezetfejlesztési prjekt keretében elkészült a A TER2 szftver installálása, adatbázis feltöltése, üzemeltetési dkumentumk átadása, tevékenység elemzés, új munkaköri leírásk, különös tekintettel a FEUVE rendszer működésbe iktatására, a kckázatkezelési-, együttműködési és krdináció felelősségek és kötelezettségek munkaköri leíráskban történő rögzítése munkaköri leíráskba illesztése. Teljesítményértékelési rendszer kiépítése, ezen belül az egyéni és szervezeti szintű teljesítmény-értékelési rendszer kiépítése. Rendeletalktási flyamat ptimalizálása, Az ügyfélszlgálati flyamat ptimalizálása,

3 2 / 55 2 / 55 A szervezeten belüli és intézményekkel történő együttműködés és krdinációs flyamatk ptimalizálása, A stratégiai tervezés, a költségvetés készítés és elfgadás, a stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcslása, a stratégiai tervek gndzása, flyamatk fejlesztése kncepcinális javaslat megvalósítási akciótervvel, flyamatábrák. Kckázatkezelési szabályzat javaslat, nyilvántartás és gépesített űrlapk kialakítása Stakehlder elemzés, Civil szervezetek nyilvántartása A fenti fejlesztések több helyen SZMSZ módsítást igényelnek, mely javaslatkat jelen dkumentum tartalmazza. 1.2 Rendeletalktási flyamat A rendeletalktási flyamat fejlesztésének eredményeként több módsítási igény keletkezett, melyek az önkrmányzat Szervezeti és Működési Szabályzatát érintik: Prbléma aznsító Kezelendő prbléma leírása Feladat Felelős Határidő 01 A rendeletalktás kezdeményezésének részletes szabályai hiányznak, az önkrmányzat SZMSZ-ének kiegészítése javaslt azzal, hgy írásban szükséges a rendeletalktást kezdeményezni. Az összesített SZMSZ módsítási javaslatba be kell építeni a prjekt végén Vállalkzó

4 2 / 55 2 / 55 Prbléma aznsító Kezelendő prbléma leírása Feladat Felelős Határidő 03 A helyi rendeletek megalktása srán előzetes hatásvizsgálatt csak néhány esetben és egyszerűsített frmában végzett a Hivatal, többségében a pénzügyi hatásk felmérésére, dkumentálására aznban nem került sr. Hatásvizsgálati lap nincs rendszeresítve a helyi rendeletek előkészítéséhez. A kiterjedtebb rendeletmódsításk vagy új rendeletek esetében egyszerűsített hatásvizsgálati lap elkészítése, mely tartalmazza az adminisztratív terhek előzetes elemzési, mérési lehetőségét és alkalmazható az utólags hatáselemzésre is. A használattal kapcslats ügyrendi módsítás elkészítése Vállalkzó Az egyszerűsített hatásvizsgálati lapt jelen dkumentum 4. számú melléklete tartalmazza. 04 Egyszerűsített vizsgálati lap bevezetését javasljuk, az adminisztratív terhek vizsgálatáhz - ami lehet a hatásvizsgálati lap része is - a kiterjedtebb rendeletmódsításk vagy új rendeletek esetében. lásd 03. pnt Vállalkzó Az önkrmányzat SZMSZ-ében nincs meghatárzva a helyi rendeletek kifüggesztésének időtartama. Az összesített SZMSZ módsítási javaslatba be kell építeni a prjekt végén a 30 naps kifüggeszti határidő szabályázását. Vállalkzó Az önkrmányzat SZMSZ-e nem említi a helyi rendeletek hnlapn történő közzétételét, annak ellenére, hgy jelenleg megtörténik a hnlapn való közzététel. Az összesített SZMSZ módsítási javaslatba be kell építeni a prjekt végén, a hnlapn történő kihirdetési módt. Vállalkzó A fentiekkel kapcslats SZMSZ módsítási javaslatkat a 1.8 számú fejezet tartalmazza.

5 2 / Szervezeti egységek közötti együttműködés 2 / 55 A helyzetfelmérés megállapíttta, hgy a belső szabályzatk nem kellő részletezettséggel szabályzzák a krdinációs tevékenységgel kapcslats felelősségeket valamint a krdinációs eszközök alkalmazását. Srszám Aznsíttt prblémák leírása 27 A belső szabályzatk nem kellő részletezettséggel szabályzzák a krdinációs tevékenységgel kapcslats felelősségeket valamint a krdinációs eszközök alkalmazását. A fentiekkel kapcslats Ügyrend módsítási javaslatkat a 1.9. számú fejezet tartalmazza. 1.4 Javaslatk a szervezeti felépítésre A szervezeti felépítés ptimalizálása terén elsődleges vizsgálati dimenzió vlt a Hivatal által végrehajttt tevékenységek köre. Vizsgáltuk a Hivatal működését, amely srán áttekintettük a strukturális felépítést, aznsítttuk a jgszabályban és belső szabályzatkban meghatárztt feladatkat, megvizsgáltuk az egyes szervezeti egységek közötti feladat elsztást. Megvizsgáltuk az szakmai alap és támgató területek tevékenységeket és flyamatkat. A Helyzetelemzés srán kisebb diszfunkciókat tapasztaltunk a prjektkrdináció területén, melynek ka elsősrban a tudásmegsztás és infrmáció megsztás elégtelen vlta. Ennek megldására javaslatt teszünk egy, a Hivatalban használható Egyszerűsített prjektmódszertan bevezetésére, melyben helyett kaptt egy könyvtárstruktúra javaslat, mely használata esetén biztsítható, hgy a közös meghajtón elhelyezett pályázati anyagkat könnyen minden munkatárs számára megtalálható legyen, amennyiben azzal dlgznia kell, vagy csupán a megszerzett ismereteket kívánja elsajátítani. (lásd 1.7. számú fejezet) Jelenleg Kerekegyháza Várs Önkrmányzatának a többi önkrmányzathz hasnlóan nincs kialakíttt stratégiaalktási flyamata, tvábbá nincs kialakíttt flyamata a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcslásának bár a tervezés flyamán ez megvalósul, mint ahgy nincs kialakíttt flyamata az önkrmányzat által jgszabályi kötelmek, vagy egyéb megfntlás alapján - elkészített vagy elkészítendő, különböző szakterületekhez tartzó szakmai kncepciók Gazdasági Prgramhz és egymáshz történő hanglásáhz sem. Az önkrmányzat stratégiai tervének/einek felülvizsgálatának - a megvalósíthatóság, az önkrmányzat erőfrrásainak és a váltzó környezeti feltételek tükrében történő aktualizálás - flyamata sem kialakíttt jelenleg. Szükséges annak biztsítása, hgy a felmerülő prblémákra hsszú távú és ne ad-hc döntések szülessenek. Kiemelten fntsnak tartjuk, hgy a meghztt döntések, végrehajttt fejlesztések egységes stratégiai keretbe illeszkedjenek. A fenti prblémák megldásának elősegítése érdekében javaslatkat tettünk egy jegyzői utasítás keretében kialakítani a stratégiai tervezés flyamatát, a stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcslását és az egyes stratégiák felülvizsgálati flyamatát. A stratégiai tervezés megkönnyítése érdekében stratégiai tervezési táblát bcsátttunk a Hivatal rendelkezésére. Jelen dkumentumban az önkrmányzat Szervezeti és Működési szabályzatáhz teszünk javaslatkat a stratégiai dkumentumk szerkezetének egységes szabályzása érdekében, a stratégiai dkumentumk tartalmára és szerkezetére valamint a mutatószámk kialakításának módszertanára vnatkzóan. (lásd 1.8. számú fejezet)

6 2 / 55 A pályázati tevékenység által érintettek (vezető tisztségviselők, szervezeti egységek, prjektmenedzserek, hivatali kapcslattartók) igénye az átlátható, követhető, hatékny pályázati rendszer megteremtésére. A pályázati tevékenységek szervezettségének javítása. 2 / 55 A munkaköri leírásk készítésekr azt tapasztaltuk, hgy a Jegyző közvetlen irányítása alatt dlgzók (Prjektmenedzser, Kistérségi igazgatási referens) nem rendelhetők knkrét szervezeti egységhez, erre vnatkzóan az SZMSZ-ben sem találtunk választ. A pályázatíró és prjektmenedzser, valamint a plgármesteri titkár munkakörök betöltője az Igazgatási és Ügyviteli Irda állmányába tartznak, de a tényleges munkavégzésük javarészt nem tt történik. Tekintettel arra, hgy jelenleg biznys összefüggő feladatcsprtk szét vannak választva, a Hivatal szervezet és működés fejlesztése érdekében szervezeti átalakítást javaslunk. A szervezeti átalakítás egy új, a Vársfejlesztési Irda kialakítását jelenti. Az Irda felállításával erősödik a Hivatal távlati gndlkdás képessége, a stratégiai szemlélet beépül a meghatárzó döntési flyamatkba. Javul a pályázati tevékenységek hivataln belüli átláthatósága és szervezettsége, ami hzzájárul a külső frrásk megszerzéséhez és eredményes felhasználásáhz. A szervezeti váltzás kedvezően hat a Hivatal prjektszerű működésére. A szervezet jelenlegi gyengeségeinek megszüntetése mellett cél az önkrmányzat hsszú távú terveinek megvalósítása érdekében szükséges kmplex szemléletű településfejlesztés megvalósítás szervezeti alapjainak lerakása: A fentiek megvalósítása érdekében a Vársfejlesztési Irda feladatkörébe tartzna Stratégiai tervezés krdinációja Kistérségi társulási feladatk Településfejlesztéssel, településrendezéssel kapcslats feladatk Pályázatfigyelés, pályázatkészítés, pályázati prjektmenedzsment

7 2 / 55 Közbeszerzéssel kapcslats feladatk 2 / 55 Versenyeztetési feladatk Szerződéskötések támgatása, szerződés nyilvántartás, perképviselet Beruházásk előkészítése, lebnylítása Kmmunikációval kapcslats feladatk, hivatals hnlap szerkesztése Testvérvársi és külkapcslatk szervezése Civil kapcslatk bnylítása Oktatási-nevelési, közművelődési intézmények fenntartói feladatainak előkészítése, végrehajtása Nemzeti és vársi ünnepek, kulturális, rendezvények előkészítése, lebnylítása Titkársági feladatk Belső ellenőrzési feladatk A szervezeti diagramban megjelöltük a Plgármesteri Hivatal alaptevékenysége körébe tartzó főbb feladatcsprtkat, tvábbá az alapfeladatk ellátását segítő kiszlgáló tevékenységeket. A szervezeti diagramban bemutatjuk az egyes szervezeti egységek által elláttt feladatkat és érzékeltetjük azkat a kiszlgáló tevékenységeket, amelyeket több vagy minden szervezeti egység ellát. A jelenlegi szervezeti felépítést a 1.5. számú ábra, a javaslt szervezeti felépítést a 1.6. számú ábra mutatja. elkészítettük tvábbá a Plgármesteri hivatal szervezeti egységenkénti feladatmegsztását tartalmazó kntext diagramt, amit a 1.7. számú ábra mutat. Az új szervezeti egység kialakítását másdik félévtől javasljuk megtenni és átmeneti időre irdavezető kinevezése helyett a Jegyzőt megbízni az irda vezetésével.

8 1.5 Jelenlegi szervezeti felépítés Kerekegyháza Várs Plgármesteri Hivatala jelenlegi szervezeti felépítése Plgármester Alplgármester Jegyző Aljegyző Igazgatási, Ügyviteli Irda Pénzügyi, Adó- és Költségvetési Irda Műszaki és Vársüzemeltetési Irda Vársi Gyámhivatal Okmányirda Igazgatási és ügyviteli irdavezető Pénzügyi-, Adó- és Költségvetési Irda vezetője Műszaki és Vársrendezési Irda vezetője text Okmányirda vezetője Vársi Gyámhivatal vezetője Plgármesteri titkár Pénzügyi ügyintéző I. Műszaki ügyintéző Okmányirdai ügyintéző I. Gyámhivatali ügyintéző Személyzeti és szabálysértési ügyintéző Pénzügyi ügyintéző II. Műszaki előkészítő Okmányirdai ügyintéző II. Aminisztrátr Számviteli ügyintéző I. Okmányirdai ügyintéző II. Igazgatási ügyintéző, anyakönyvvezető Számviteli ügyintéző II. Okmányirdai ügyintéző III. Igazgatási ügyintéző és hagyatéki leltárzó Pénzügyi ügyintéző III. (gazdálkdási ügyintéző ) Szciális ügyintéző I. Beruházási és közbeszerzési referens Szciális ügyintéző II. Adóügyi ügyintéző I. Pályázatíró és prjektmenedzser Adóügyi ügyintéző II. Ügyiratkezelő adminisztrátr Pénztárs Kistérségi igazgatási ügyintéző

9 1.6 Javaslt szervezeti felépítés Kerekegyháza Várs Plgármesteri Hivatala Javaslt szervezeti felépítése Plgármester Alplgármester Jegyző Aljegyző Vársfejlesztési Irda Igazgatási, Ügyviteli Irda Pénzügyi, Adó- és Költségvetési Irda Műszaki és Vársüzemeltetési Irda Vársi Gyámhivatal és Szciális Irda Okmányirda Vársfejlesztési Irda irdavezető (Átmenetileg a Jegyző látja el) Igazgatási és ügyviteli irdavezető Pénzügyi -, Adó- és Költségvetési Irda vezetője Műszaki és Vársrendezési Irda vezetője Okmányirda vezetője Vársi Gyámhivatal vezetője Pályázatíró és prjektmenedzser Személyzeti és szabálysértési ügyintéző Pénzügyi ügyintéző I. Műszaki ügyintéző Okmányirdai ügyintéző I. Gyámhivatali ügyintéző Beruházási és közbeszerzési referens Aminisztrátr Pénzügyi ügyintéző II. Okmányirdai ügyintéző II. Műszaki előkészítő Igazgatási ügyintéző, anyakönyvvezető Számviteli ügyintéző I. Okmányirdai ügyintéző II. Plgármesteri titkár Igazgatási ügyintéző és hagyatéki leltárzó Számviteli ügyintéző II. Okmányirdai ügyintéző III. Kistérségi igazgatási ügyintéző Szciális ügyintéző I. Pénzügyi ügyintéző III. (gazdálkdási ügyintéző ) Szciális ügyintéző II. Adóügyi ügyintéző I. Ügyiratkezelő adminisztrátr Adóügyi ügyintéző II. Pénztárs

10 1.7 Javaslt feladat kntext 11 / 55 Kerekegyháza Várs Plgármesteri Hivatala tervezett szervezeti felépítés Vársfejlesztési Irda Igazgatási, Ügyviteli Irda Pénzügyi, Adó- és Költségvetési Irda Műszaki és Vársüzemeltetési Irda Vársi Gyámhivatal és Szciális Irda Okmányirda Képviselő -testület és a bizttságk tevékenységével kapcslats feladatk Stratégiai tervezés Stratégiai tervezés krdinációja Kistérségi társulási feladatk Hatósági ügyek PTK-ból eredő feladatk Költségvetési tervezéssel, beszámlással kapcslats feladatk Építéshatósági engedélyezések kötelezések Gyámság, gndnkság, örökbefgadás, gyermekvédelem Okmány ügyintézés Településfejlesztéssel, településrendezéssel kapcslats feladatk Pályázatfigyelés, pályázatkészítés, pályázati prjektmenedzsment Közbeszerzéssel kapcslats feladatk Versenyeztetési feladatk Szabálysértési ügyek Szciális ellátásk Munkanélküliség kezelésére irányuló feladatk Vállalkzáskkal kapcslats ellenőrzési és adminisztratív feladatk Vagyngazdálkdással kapcslats feladatk Önkrmányzati pénzügyek, számvitel Helyi adókkal és a gépjárműadóval kapcslats feladatk Kmmunális feladatk Frgalmszabályzási, közlekedéshatósági feladatk Közterület -fglalással kapcslats feladatk Mezőgazdasági és növényvédelmi feladatk Szciális intézmények törvényességi ellenőrzése ; működésének engedélyezése vezetői pályázatának előkészítése Ifjúsági és sprt feladatk Anyakönyv, népességi ügyek Családi események szervezésével kapcslats feladatk HR Szerződéskötések támgatása, szerződés nyilvántartás, perképviselet Közérdekű bejelentések, panaszk intézésének krdinációja Épület gndnkság Helyi környezetvédelmi ügyek Beruházásk előkészítése, lebnylítása Közbiztnság, bűnmegelőzéssel kapcslats feladatk Tűzvédelmi hatósági, hnvédelmi, plgári védelmi, katasztrófavédelmi feladatk Kmmunikációval kapcslats feladatk, hivatals hnlap szerkesztése Járványügyi és közegészségügyi feladatk Lakásgazdálkdással kapcslats feladatk text Testvérvársi és külkapcslatk szervezése Civil kapcslatk bnylítása Oktatási -nevelési, közművelődési intézmények fenntartói feladatainak előkészítése, végrehajtása Nemzeti és vársi ünnepek, kulturális, rendezvények előkészítése, lebnylítása Titkársági feladatk Belső ellenőrzési feladatk Közérdekű bejelentések, panaszk intézése Jgszabálykban kötelezően előírt adatszlgáltatásk teljesítése, nyilvántartásk vezetése Választással kapcslats feladatk Iktatással, ügyiratkezeléssel, sejtezéssel kapcslats feladatk Flyamatba épített előzetes, utólags és vezetői ellenőrzés Kckázatkezelés, szabálytalanság kezelés Adatvédelem és Adatbiztnság Tűz és munkavédelem

11 12 / JAVASLAT AZ UNIÓS PÁLYÁZATI KÖNYVTÁR STRUKTÚRÁRA Jelen dkumentum Hiba: A hivatkzás frrása nem található. számú melléklete az Egyszerűsített prjektmódszertan Kerekegyháza Várs Önkrmányzata részére. E dkumentumban részleteztük a Hivatal számára a prjektműködés srán végzendő feladatkat és felelősségeket tvábbá a használandó módszertankat, kifejtve benne a prjektadminisztráció keretében használható könyvtárstruktúrát is.

12 2. SZMSZ, ÜGYREND MÓDOSÍTÁSI JAVASLATOK 1.8 Módsítási javaslatk Kerekegyházi Önkrmányzata Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 22/2007. (VIII. 15.) rendeletéhez Az Önkrmányzat Szervezeti és Működési Szabályzata V. fejezetének kiegészítését javasljuk az alábbiak szerint (az új rendelkezéseket aláhúzással jelöltük): V. fejezet Az önkrmányzati rendeletalktás 38. A Képviselő-testület a törvény által nem szabályztt helyi társadalmi visznyk rendezésére, tvábbá törvény felhatalmazása alapján annak végrehajtására önkrmányzati rendeletet alkt. (Ötv. 16. (1) bekezdés) 39. (1) Önkrmányzati rendelet alktását írásban kezdeményezhetik: a.)képviselők, b.)önkrmányzati bizttságk, c.)plgármester, d.)alplgármester, e.)jegyző, f.)település társadalmi, érdekképviseleti és más civil szervezeteinek vezetői, g.)kisebbségi szószóló. A rendeletalktás kezdeményezhető a szabályzni kívánt tárgykör (beleértve a meglévő rendelet módsítását, kiegészítését és hatályn kívül helyezését is) megjelölésével, vagy a rendelet-tervezet benyújtásával a plgármesternél. (2) A rendelet tervezetét a Plgármesteri Hivatal tárgy szerint érintett munkatársa készíti elő. Az előkészítés srán az új rendeletek, jelentősebb vagy kiterjedtebb módsításk srán a Plgármesteri Hivatalban rendszeresített egyszerűsített hatásvizsgálati lapt alkalmazni kell. A kitöltött hatásvizsgálati lap az előterjesztés mellékletét képezi. Az előterjesztésben tájékztatást kell adni az előkészítés srán felvetett, de a tervezetben nem szereplő kisebbségi javaslatkról is. (3) A tervezetet a rendelet tárgya szerint illetékes bizttság szükség szerint megtárgyalja. (4) A tervezet elkészítésébe külső szakemberek is bevnhatók. 40. (1) A rendelet-tervezetet a plgármester az előkészítést és véleményezést követően indklással együtt a Képviselő-testület elé terjeszti. Az előterjesztés tartalmazza az Ügyrendi Bizttság, valamint az előterjesztés tárgya szerinti bizttság és a Jegyző véleményét. (2) A rendelet-tervezetet a plgármester és a jegyző írja alá. (3) A Képviselő-testület a szavazás srán először a módsító javaslatkról, majd a rendeleti javaslat egészéről dönt.

13 (4) A rendeleti javaslat tárgyalása és a döntés meghzatala srán egyéb kérdésekben a szabályzat IV. fejezetében fglaltaknak megfelelően kell eljárni, az e fejezetben szabályztt eltérésekkel. 41. Az önkrmányzati rendeleteket külön-külön a naptári év elejétől kezdődően flyamats srszámmal és évszámmal kell ellátni a következők szerint: pl.: A Kerekegyházi Önkrmányzat 8/2007. (III. 29.) rendelete a helyi önkrmányzati lakásk és helyiségek bérletéről, elidegenítéséről. 42. (1) Az önkrmányzati rendelet kihirdetéséről és a hatálys önkrmányzati rendeletek naprakészen tartásáról a jegyző gndskdik. (2) Az önkrmányzati rendelet kihirdetése a Plgármesteri Hivatal hirdetőtábláján való kifüggesztéssel történik. A rendelet szövege 30 napig marad kifüggesztve. A kihirdetett rendeletet az önkrmányzat hnlapján publikálni kell. (3) A rendelet alkalmazása szempntjából érintett szervekhez egy példányt ugyancsak meg kell küldeni. (4) Azn önkrmányzati rendeletek végrehajtásáról és hatálysulásáról, amelyeket jgszabály szerint nem tárgyal évenként visszatérő rendszerességgel, a Plgármester kétévenként tájékztatást ad a Képviselő-testületnek. Az Önkrmányzat Szervezeti és Működési Szabályzatát egy új, V/A. fejezettel javasljuk kiegészíteni az alábbiak szerint (az új rendelkezéseket aláhúzással jelöltük): V/A.. fejezet Az önkrmányzati stratégiaalktás követelményei 42/A. (1) Az önkrmányzat stratégiai dkumentumait az 5/A számú függelékben meghatárztt frmai és tartalmi követelményeknek megfelelően kell elkészíteni. Az egyes stratégiai dkumentumk előkészítés srán gndskdni kell a már elfgadtt stratégiai dkumentumkkal való összhangjáról. (2) A stratégiai dkumentumkban fglalt akciókat az éves költségvetés tervezése srán figyelembe kell venni. A költségvetési kncepció képviselőtestület elé történő benyújtásával egy időben Plgármester a Képviselő-testületet tájékztatja az adtt évet terhelő, stratégiákban fglalt feladatkról. (3) A költségvetési rendelet megalktását követően szükség esetén aktualizálni kell a stratégiai dkumentumkat és testületi döntéssel megerősítetni azt. Az Önkrmányzat Szervezeti és Működési Szabályzatában az ÁSZ vizsgálat eredményeként elfgadtt intézkedési tervben fglaltak szerint javasljuk a bizttsági jegyzőkönyvek készítésével, kisztásával

14 kapcslatban az 52. (1) bekezdését az alábbiak szerint módsítani (az új rendelkezéseket aláhúzással jelöltük): 52. (1) A bizttsági ülés napirendjére, az ülés flyamatára, az ülésen elhangzttak jegyzőkönyvbe fglalására értelemszerűen a Képviselő-testületre vnatkzó szabálykat kell alkalmazni. A Képviselő-testületi ülést megelőző bizttsági jegyzőkönyvek elkészítésének határideje a bizttsági ülést követő nap. A bizttság elnök által jóváhagytt, elkészült jegyzőkönyvet haladéktalanul ben tvábbítani kell a képviselők részére. Az Önkrmányzat Szervezeti és Működési Szabályzata IX. fejezetének kiegészítését javasljuk az alábbiak szerint (az új rendelkezéseket aláhúzással jelöltük): IX. Fejezet A Plgármesteri Hivatal 64. (1) A Képviselő-testület egységes hivatalt hz létre Plgármesteri Hivatal elnevezéssel. (2) A hivatal működési helye és levélcíme: 6041 Kerekegyháza, Fő u. 47/a. (3) A Plgármesteri Hivatal költségvetési szerv. A költségvetés határzza meg a Plgármesteri Hivatal működéséhez szükséges előirányzatkat, működési, fenntartási költségeket. 65. (1) A Plgármesteri Hivatal belső tagzódása: Vársfejlesztési Irda Igazgatási és Ügyviteli Irda, Pénzügyi, Adó és Költségvetési Irda, Műszaki és Várs Üzemeltetési Irda Vársi Gyámhivatal és Szciális Irda Okmányirda Az Önkrmányzat Szervezeti és Működési Szabályzatát egy új, 5/A. számú Függelékkel javasljuk kiegészíteni az alábbiak szerint (az új rendelkezéseket aláhúzással jelöltük): 5/A számú Függelék:

15 A stratégiai dkumentumk tartalmáról és szerkezetéről valamint a mutatószámk kialakításának módszertanáról Stratégia: Olyan eszköz, amellyel az önkrmányzat egy éven túli, hsszabb időtávra kialakítja a lakssághz, a termelő gazdasághz való visznyát ezen keresztül a küldetését, figyelembe véve meglévő és jövőbeni erőfrrásait, adttságait. A stratégia tvább bntható sajáts célkra, irányelvekre (plitikákra) és tervekre, amelyek az összes döntést és tervet irányítják. A stratégia a kncepciónál részletesebb, a kncepciót magába fglaló stratégiai dkumentum, amely a jövőkép megalapzásn túl a jövőkép eléréséhez szükséges célhierarchiát, a tervezett knkrét beavatkzáskat (eszközöket) és mnitring mechanizmuskat mutatja be. Akcióterv: Az akcióterv lyan, a stratégia megvalósítására fókuszáló tervezési dkumentum, amely tartalmazza a stratégiai célk eléréséhez szükséges feladatkat, valamint a feladatk végrehajtására megállapíttt határidőket és felelősöket. A prgram (vagy akcióprgram) az akcióknak egy lgikailag összetartzó csprtja. Tervezés: Irányelvek, célk és azk elérését szlgáló intézkedések meghatárzása, ütemezése. Tervezésre azért van szükség, mert csak úgy lehet a tényadatkat hatéknyan kiértékelni és elemezni, ha azt előbb megtervezzük és a tervezett értékkel összemérjük. Stratégiai tervezés: A hsszú távra kitűzött célkat határzza meg, a célkhz vezető utat térképezi fel, figyelembe véve a környezet váltzásait is, majd akciókat fgalmaz meg a célk eléréséhez. A stratégiai tervezésbe (saját, üzleti szemlélet szerint) összességében beleértendő: helyzetelemzés makrszinten, illetve mikrszinten stratégiaalktás (jövőkép, küldetés megfgalmazása) stratégia célk megfgalmazása ezek lebntása a stratégiai területekre akciók, intézkedések meghatárzása a céleléréshez stratégiai célk és kihatásk, intézkedések számszerűsítése, megtervezése a stratégia, stratégiai terv közzététele és visszamérése Költségvetési tervezés: Az államháztartás és alrendszerei (önkrmányzatk) költségvetésének (éves peratív tervének) kialakítása és az elfgadtt költségvetések végrehajtási szintre történő lebntása, vagyis részletes rövid távú intézkedési tervek összessége. Flyamat: Működési lánclat: egymással összefüggő tevékenységek egységes, időbeli rendezettsége. Mérhetőség: Ha a flyamat eredményét mérjük, akkr már csak az esemény bekövetkezése után tudunk a flyamatba beavatkzni, ha a flyamat lefutását mérjük, akkr még van esélyünk (valós időben), a kedvezőt-len eredmény bekövetkezése előtt beavatkzni a flyamatba, míg az input paraméterek mérésével következtethetünk és elkerülhetünk a későbbiekben valószínűen bekövetkező eseményekre. Stratégiai tervezési flyamat A stratégiai tervezés flyamata: 1. Helyzetértékelés (erősségek, gyengeségek feltárása)

16 A stratégiai tervezéskr először a külső és belső infrmációk elemzésével először értékelni kell az önkrmányzat helyzetét (környezeti pzícióját, erősségeit, gyengeségeit, rendelkezésre álló erőfrrásait) a stratégiaalktás időpntjában. A jelenlegi tényezők feltárására a SWOT analízist segítségével történik, mely az önkrmányzat erősségeit és gyengeségeit, illetve a külső környezet veszélyeit és lehetőségeit térképezi fel. Kialakításába szükség esetén a civil szféra és vállalkzók bevnhatók. 2. Előrelátható események, irányk feltérképezése Prgnózist kell készíteni és az előrelátható eseményeket feltérképezni. Az előző lépésben használt helyzetértékelő módszerek eredményei alapján levnható jövőre vnatkzó következtetések levnása. 2. Jövőképalktás (Igények feltárása) A jövőkép megfgalmazásakr azt a kívánats, ptimális helyzetet, állaptt kell felvázlni, amelyet a tervezés időtávja alatt el kívánunk érni. A flyamat e lépésében javaslt a laksság széleskörű részvétele, mert az aktív és széleskörű részvétel legitimálja a megszületendő terv egyes elemeit. Az ideális jövőkép alatt lyan - kb. 10 év alatt megvalósítható - reális elképzelést célszerű felvázlni, amely következetes munkával meg is valósítható. Javaslt egy fórum (pl: Államplgári Tanács) keretében a plgármesteri hivatal egyik döntés-hzójának irányításával felmérni a jövőre vnatkzó igényeket és a krábbi elemzések és prgnózisk figyelembevételével knkrét jövőképet megfgalmazni. A laksság és a munkatársak bevnása a hsszú és középtávú tervekbe nagybb kötődést adhat és erősítheti a közösségi részvétel iránti igényt. 4. Jövőkép lebntása Stratégiai célkitűzések, taktikai lépésekre A jövőkép lebntása stratégiai priritáskra, stratégiai területekre, célkra, amelyek a megvalósítás (cselekvés) fókuszát képezik. Azt jelenti, hgy az elkövetkező 3 5 évben mit lehet és kell tenni ahhz, hgy a felvázlt jövőkép 10 év múlva megvalósuljn. A stratégiai célkitűzések esetében meg kell határznunk, hgyan valósítjuk meg azkat, milyen eszközöket kell alkalmazni annak érdekében, hgy stratégiai céljainkat elérjük. Ez teszi a megvalósítás szempntjából megragadhatóvá a jövőképet. A célk megfgalmazása nagyn kritikus abból a szempntból, hgy mindenki számára elfgadható, teljesíthető, reális, határidővel elláttt és mérhető legyen a tvábbi nymnkövetés érdekében. 5. Tevékenységek (Akciók) meghatárzása Azt jelenti tulajdnképpen, hgy milyen módn kívánja megvalósítani és finanszírzni az önkrmányzat a 3-5 év alatt megvalósítandó célkat. Ez már skkal tematikusabb és részletesebb kibntása az igényeknek. A célmegvalósítás knkrét feladatainak, lépéseinek, ütemezésének

17 megtervezése a feltételek figyelembevételével. Az akciótervez az 1. sz. melléklet szerinti tervezési tábla segítségével kell megfgalmazni. 6. Feladatk, felelősök meghatárzása Szükséges meghatárzni tvábbá a nymn követhetőség érdekében a feladatk ütemezését és a megvalósítás felelőseit. 7. Indikátrk meghatárzása A stratégiák megvalósulásának ellenőrzésre alkalmas módszer a mutatószámk (indikátrk) használata. A stratégiai célk teljesülését mérőszámk segítségével tesszük mérhetővé. Ezeket kulcs teljesítmény mutatóknak (anglul KPI a széles körben ismert rövidítés) hívjuk. A nymnkövetéséhez meg kell határzni azkat a feltételeket, aminek alapján a teljesítés értékelhető: a mennyiséget és a minőséget, időt, kifejező mérhető mutatókat, a teljesítés időbeli és helyszínbeli követelményeit. A mutatószámk teremtik meg a közvetlen kapcslatt a természetben nyújttt eredmények, végrehajtásk és a költségvetési tervezés között. 8. Mérés, értékelés A flyamatk mérésére (indikátrk segítségével) azért van szükség, hgy kövessük az eredményeket beflyásló tényezők alakulását és ezek váltztatásával javítsuk a flyamatk hatéknyságát. Nem elegendő a célk meghatárzása azk teljesülését mérni is kell. Ez pedig mutatószámk használata nélkül bjektíven nem lehetséges. A célelérés biztsítása és a megvalósítási akciók sikerének mérése. 9. Rendszeres felülvizsgálat Az éves költségvetési terv elkészítését követően szükséges annak felülvizsgálata, hgy a stratégia terv időaránys megvalósítása biztsítható-e vagy szükséges a stratégia időközi helyzethez történő igazítása, A Stratégiai tervezés kialakíttt felsőszintű flyamatát az alábbi ábra mutatja:

18 A stratégiai dkumentum tartalma Stratégia kidlgzása esetén a stratégiai dkumentumnak tartalmaznia kell mind a kncepcinális megalapzást, mind a megvalósítás tervét (Akcióterv). A dkumentumnak önállóan alkalmazhatónak, önmagában megvalósíthatónak kell lennie. A dkumentum javaslt tartalmi elemei: Vezetői összefglaló Bevezetés Előzmények A stratégiai dkumentum céljának ismertetése, a dkumentum pzícinálása A stratégiai dkumentum időhrizntjának meghatárzása A tervezés szervezeti keretei és flyamata A végrehajtás szervezeti keretei és flyamata Fgalmértelmezések Helyzetelemzés Megközelítés A stratégiai terület bemutatása A stratégiai területre ható főbb flyamatk, trendek A területre ható hrizntális témák

19 SWOT Szabályzási és intézményi környezet A területre vnatkzó egyéb stratégiai dkumentumk összhangjának biztsítása Erősségek: A terület fejlődésére tartós és jelentős pzitív hatással járó, nemzetközi vagy egyéb releváns összehasnlításban kedvező tényezők összefglalása. Gyengeségek: a terület fejlődésére tartós és jelentős negatív hatással járó, nemzetközi vagy egyéb releváns összehasnlításban kedvezőtlen tényezők összefglalása. Lehetőségek: Olyan külső trendek, flyamatk vagy jelenségek összefglalása, melyek a stratégiai téma szempntjából előnyt jelenthetnek. Fenyegetések: Olyan külső trendek, flyamatk vagy jelenségek összefglalása, melyek a stratégiai téma szempntjából hátránysak lehetnek, veszélyt jelenthetnek. Jövőkép (célállapt) Stratégia meghatárzása Célkitűzések Eszközök Mutatószámk Akcióterv (1. számú melléklet) Mnitring Nyilvánsság Partnerség mire terjed ki majd a mnitring a szükséges infrmációk gyűjtésével és feldlgzásával kapcslats flyamat leírása, a határidők felelősök aznsítása a mnitring dkumentációja (mnitring jelentések típusai, megjelentetésük gyakrisága, kmmunikációja) A megvalósítás srán a nyilvánsság tájékztatásával kapcslats kötelezettségek felelőseinek meghatárzása A nyilvánsságnak szánt adatk közzétételi frmájának és gyakriságának meghatárzása A megvalósítás előrehaladásáról készült jelentések készítőinek, címzettjeinek, tartalmának, gyakriságának meghatárzása A stratégiakészítésben és megvalósításban, illetve a mnitring srán partnerként részt vevő testületek, szervezetek és személyek meghatárzása, a partnerek szerepének leírása Ex ante értékelés (a tervezett stratégia várható hatásainak elemzése) A stratégiai és peratív teljesítménymutatók kialakításának, alkalmazásának követelményei, a mutatószámk típusait, kidlgzásuk minőségi követelményei.

20 A tervezési és prgramzási munka szerves része a stratégiai dkumentumkban megfgalmaztt célk teljesülésének mérhetővé tétele, az akciótervekben meghatárztt intézkedések végrehajtásának nymn követésére és értékelésére szlgáló mutatószámk kidlgzása. A mutató-számknak a mnitring fázisában is fnts szerepük van (kiemelten az input és utput mutatóknak), az értékelés pedig alapvetően egy átfgó mutatószámrendszerre épül. A stratégiai dkumentumban rögzített célkitűzések teljesítésének vizsgálata a mutatószámk alakulásának elemzése révén valósul meg. Az alábbi mutatószámk közül minimum 2 alkalmazásával kell a teljesítménymutatókat meghatárzni: Input mutató: egy adtt tevékenység, feladat ellátásáhz szükséges erőfrrásk (pl. költségvetési kiadás, munkaerő ráfrdítás) nagyságát veszi számításba, vagyis a tevékenységet az input ldalról közvetlenül méri. Az input mutató előnye, hgy könnyen meghatárzható, hátránya, hgy egyáltalán nem eredmény centrikus. Példa: lakhatási helyzet javítása, támgatás évi keretösszege (10 millió frint). Output mutató: abban az esetben célszerű alkalmazni, ha az eredmény ill. a hatás nem vagy túlztt erőfrrás ráfr-dítás árán határzható csak meg. Példa: sprtkncepció elkészítése, döntéshzó elé terjesztett ja-vaslat 1 db, képzéseken részt vevő munkatársak aránya (30 százalék). Eredménymutató: egy adtt kezdeményezés érintettjeire gyakrlt közvetlen és általában aznnali hatáskról ad infrmációt Példa: megvalósult közterületi beruházásk összértéke (1 milliárd frint) Hatásmutató: egy kezdeményezés közvetett, általában közép- és hsszútávn mérhető, társadalmi, gazdasági és/vagy környezeti következményeinek mérésére szlgál. Példa: munkatársak belső elégedettségi indexe. Kulcsmutatószám: azk a mutatószámk, melyek kiemelt szerepet töltenek be a stratégiai mnitringban, az önkrmányzat hatáskörébe tartzó feladatk eredményeinek/ hatásainak értékelésében. Kulcsmutatószámként javaslt elsődlegesen eredménymutatókat és/ vagy hatásmutatókat aznsítani. A mutatószámrendszer kialakítása srán a tervezési fázisban rögzíteni kell a mutatószámk kiinduló értékét. Emellett meghatárzásra kerül a célérték is, az adtt stratégiai cél alapján számszerűsített elvárásk értéke. A stratégiai mnitring mérföldköveinél (pl. éves/kétévenkénti felülvizsgálat) mért érték a tényérték. A célértékek és tényértékek különbsége jelzi, hgy az adtt stratégiai cél mennyiben teljesült, azaz az önkrmányzat hl tart a stratégiai célkitűzéseik megvalósításában. A mutatószámk kiválasztása srán szem előtt kell tartani a jó indikátrkkal szemben követelményeket úgynevezett SMART kritériumkat - :