Budapest Főváros XV. kerület Rákospalota, Pestújhely, Újpalota Önkormányzata Polgármesteri Hivatala

Átírás

1 Budapest Fővárs XV. kerület Rákspalta, Pestújhely, Újpalta Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala Prjektmenedzsment szabályzat Budapest, któber 9. IFUA Hrváth & Partners Kft. H-1119 Budapest Fehérvári út 79. Telefn: +36 (1) Fax: +36 (1) A HORVÁTH & PARTNERS csprt tagja T H E P E R F O R M A N C E A R C H I T E C T S Atlanta Barcelna Berlin Bucharest Budapest Düsseldrf Munich Stuttgart Vienna Zurich

2 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 2/32 Tartalm 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Szabályzat célja Prjektmenedzsment fgalmak 3 2. PROJEKTSZERVEZET RENDJÉNEK SZABÁLYOZÁSA Prjektszervezet és szerepek A prjektszereplők és szerepek megszlása A prjektekkel kapcslats hatáskörök és felelőségi szabályk Hatásköri szabályk Felelősségi szabályk PROJEKT FOLYAMATOK ÉS HOZZÁJUK KAPCSOLÓDÓ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Prjektgenerálás és pririzálás Költségvetés tervezése Pályázatfigyelés Pályázat / saját prjekt indítása Megvalósíthatósági tanulmány készítése Műszaki tervek elkészítése Pályázatíró cég kiválasztása (amennyiben szükséges) és a pályázat elkészítése Támgatási szerződés kötése Kivitelező cég megbízása Végrehajtás / végrehajtás krdinálása Prjekt zárása és értékelése Prjekt fenntartása A prjektek beszámlási flyamata Váltztatáskezelés Prjektek követése, jelentések készítése A PROJEKT SORÁN ALKALMAZOTT DOKUMENTUMOK MELLÉKLET: SABLONOK A PROJEKT SORÁN ALKALMAZOTT DOKUMENTUMOKRA 32

3 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 3/32 1. Általáns rendelkezések Budapest Fővárs XV. kerület Rákspalta, Pestújhely, Újpalta Önkrmányzata (Önkrmányzat) az elmúlt időszakban jelentős sikereket ért el pályázatával az Új Magyarrszág Fejlesztési Terv (ÚMFT) ÁROP (Államrefrm Operatív Prgram) prgramjában. Az elnyert pályázati frrásból megvalósítani kívánt prjektek végrehajtása a Plgármesteri Hivatal keretein belül történik. Az ÚMFT keretein belül megvalósítandó prjektek, valamint egyéb pályázati frráskból, illetve önkrmányzati önerőből megvalósítandó prjektek végrehajtására Budapest Fővárs XV. kerület Rákspalta, Pestújhely, Újpalta Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala (tvábbiakban XV. kerületi Önkrmányzat) az alábbi Prjektmenedzsment Szabályzatt (tvábbiakban: Szabályzat) alktja A Szabályzat célja A Szabályzat célja lyan módszertan leírása, ami kiterjed a XV. kerületi Önkrmányzat Plgármesteri Hivatala prjektjeinek indításáhz, végrehajtásáhz és nymn követéséhez kapcslódó tevékenységek, flyamatk és dkumentálás szabályzására. Célja emellett a feladatk, felelősségi körök leírása és a munka szabályztt és áttekinthető módn történő végzésének támgatása, a prjektmenedzsment flyamatban résztvevők közötti jbb kmmunikáció elősegítése, a prjektek dkumentáltsági szintjének emelése. A Szabályzat kiegészítő részét képezik a prjektek indításáhz és a prjektek eredményeiről való flyamats beszámláshz kapcslódó dkumentumsablnk. A prjektekben résztvevő munkatársak a Szabályzatban leírt flyamatk és dkumentálási eljárásk szerint kötelesek eljárni Prjektmenedzsment fgalmak A Szabályzat az alábbi fgalmakat definiálja a XV. kerületi Önkrmányzat prjektmenedzsment módszertanának alapelemeiként: Általáns prjekt flyamat: A prjektnek XV. kerületi Önkrmányzatánál feltételezett általáns leflyása, tevékenységeinek, eseményeinek összessége. Általáns prjektflyamatként a pályázat útján elnyert frráskból megvalósíttt prjektflyamatt értjük, aznban az Önkrmányzatnál saját frrásból megvalósíttt prjektek lebnylítása is történik. Erőfrrás: A prjekt srán felhasznált bármilyen (anyagi, tárgyi, emberi) frrás. Hálótervező eszköz: A prjekt tevékenységek tartalmának, azk időbeli kapcslatainak, erőfrrás igényeinek, ütemezésének megtervezését, rögzítését, elemzését és ténybeli megvalósulásának követését támgató infrmatikai rendszer. Integrált váltztatás kntrll: A prjekt terv végrehajtása srán végzett tevékenység, mely a terv-tény eltérések flyamats elemzésével, szükség szerinti beavatkzó intézkedésekkel és terv módsításkkal támgatja a prjekt céljának elérését. Fővállalkzó: Az Önkrmányzattal a prjektben vagy annak valamely részében az előkészítésben és / vagy lebnylításban együttműködő szervezet. Kckázat menedzsment: A prjekt kckázatk aznsításának, elemzésének és megválaszlásának szisztematikus módszere. Kmplex Prjekt terv (= prjekt terv): A prjekt srán végrehajtandó tevékenységekre, azk kapcslataira, és ütemezésére, a felhasználandó erőfrráskra vnatkzó terv.

4 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 4/32 Megvalósíthatósági tanulmány: Egy prjekt egészének vagy egyes alternatíváinak kivitelezhetőségét, megvalósíthatóságát gazdasági, technlógia, stb. szempntk szerint elemző dkumentum. Partner: Az Önkrmányzattal a prjekt végrehajtásában együttműködő szervezet. A szerepek és szerződéses visznyk alapján lehet Támgató, Fővállalkzó, Szakértő, vagy egyéb Partner. Prjektötlet: A prjekt elindítása előtti fázisban lévő elgndlás, ötlet. A prjektötlet jóváhagyásáhz már rendelkezni kell kitöltött prjektötlet adatlappal. A prjektötlet jóváhagyását követően pályázat, vagy prjekt válik belőle. Pályázat: A Támgató által kiírt pályázati felhívásra beadtt dkumentációegyüttes. Célja az önkrmányzati prjekt megvalósításáhz szükséges finanszírzási frrás megszerzése. A Támgató által jóváhagytt pályázatt követően a prjekt megvalósítása megkezdődik. Prjekt: Olyan jelentős méretű egyedi feladat és tevékenység együttes, mely meghatárztt céllal, idő, költség és más erőfrrás keretekkel rendelkezik. A prjekt terjedelmét alapvetően az Önkrmányzat és a partnerek közötti szerződés határzza meg. Az Önkrmányzat esetében kétféle prjekttípust különböztetünk meg: pályázats prjekteket és önerőből megvalósítandó prjekteket. Prjekt szervezet: Olyan struktúra, mely egy prjekt működésének kereteit, az abban elláttt szerepeket határzza meg. Prjektmenedzsment: A prjektekre vnatkzó ismeretek, képességek, módszerek és technikák alkalmazása a prjekt sikerének érdekében. Prjekt prtflió: Egy szervezet prjektjeinek összessége (függetlenül azk kapcslataitól, céljától). Prjektprtflió menedzsment: Egy szervezeti prjektjeinek krdinált menedzselése. Prgram menedzsment: Egy szervezeti cél (célk csprtja) érdekében indíttt prjektek prtfliójának krdinált menedzselése. Prjektalapító dkumentum (PAD): A prjekt létét, az indításáhz vezető üzleti igényt, célját, leendő termékének főbb jellemzőit rögzítő dkumentum, melyet általában a prjekt szpnzr ad ki, és amely felhatalmazza a megnevezett prjektvezetőt a szervezet erőfrrásainak prjekt érdekében történő felhasználására. Prjektötlet adatlap: A prjekt legfntsabb paramétereit tartalmazó, a prjekt indításáhz kötelezően kitöltendő és a prjektprtfólió cntrllernek elküldendő sabln. Prjekt kmmunikáció tervezése: A résztvevők infrmációs és kmmunikációs igényeinek meghatárzása, illetve azk kielégítésének megtervezése. Egyik eredménye a kmmunikációs mátrix. Prjekt záró jelentés: A prjekt lezárását rögzítő, azt értékelő, összefglaló dkumentum Prjekt termék (prjekt végtermék): Az az eredmény, amelynek eléréséért a prjekt indult. Prjektmenedzsment termék: A prjekt végrehajtásával, irányításával, szerezésével, menetével kapcslats termék, jellemzően dkumentum (pl. emlékeztető, jelenléti ív, Prjekt Definíciós Dkumentum, prjekt terv, stb.). Szakmai termék: A prjekt tárgyáhz kapcslódó szakmai tartalmú termék (nem prjektmenedzsment termék). Szerep: A prjekt működésében elláttt feladatk és felelősségek összessége. Egy személy egy prjektben több szerepet is elláthat. Szerepek a prjektben például: prjektvezető, szakmai vezető, prjekt team tag, prjekt szpnzr.

5 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 5/32 Szerződés: Az Önkrmányzat és partnerei között a prjekt terjedelmére, céljaira és a végrehajtás srán az együttműködés módjára vnatkzó íráss megállapdás. Támgató: A külső frrásból megvalósítandó prjektek esetében az Önkrmányzat által lebnylíttt prjekteket (anyagi és egyéb frmában) támgató szervezet. Teljesítésigazlás: Valamely prjekt szakasz eredményeinek az Önkrmányzat általi átvételét igazló dkumentum. Teljesítmény jelentés (állapt jelentés): A prjekt valamely szakaszának, tevékenységének állaptát, az abban végzett múltbeli teljesítményt és a várható értékek összefglaló dkumentum. Termék: A prjekt srán előálló bármely eredmény (dkumentum, fizikai tárgy, szellemi termék, stb.). Egyes standard prjekt termékek (pl. Prjekt Definíciós Dkumentum, Követelményfüzet, specifikáció, emlékeztető, stb.) tartalmi és frmai követelményeit a Szabályzat szabályzza. Ütemezés: A prjekt tevékenységeinek srrendje és időbeli elhelyezkedése. Váltztatás kntrll rendszer (Change Cntrl System): Olyan frmális és dkumentált eljárásk összessége, melyek meghatárzzák, hgyan mérik és elemzik a prjekt teljesítményt, illetve, milyen lépésekben zajlik a hivatals prjekt dkumentumk módsítása Váltztatási kérelem (Change Request): A prjekt érvényes tervétől való eltérésre vnatkzó kérés. Okzója lehet külső körülmény, annak váltzása, hiba vagy eltérés a végrehajtás srán, krábban a tervben elkövetett hiba felismerése, stb.

6 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 6/32 2. Prjektszervezet rendjének szabályzása 2.1. Prjektszervezet és szerepek Az Önkrmányzat prjektjeiben alkalmaztt általáns prjektszervezetet az alábbi ábra szemlélteti: Prgram Prgram Bizttság Bizttság Prjektprtfólió Prjektprtfólió cntrller cntrller Önkrmányzati Prjektszpnzr Prjektirányító Prjektirányító Bizttság Bizttság Partner Prjektszpnzr Kapcslódó szakterületek vezetői Prjekt Prjekt szpnzrk szpnzrk Önkrmányzati Prjektszpnzr Partner Prjektszpnzr Önkrmányzati Prjektvezető Prjektvezetés Prjektvezetés Partner Prjektvezető Prjekttitkár Prjekttitkár Team Team vezető vezető 1 1 Prjekt Prjekt teamek teamek Team Team vezető vezető n n Önkrmányzati prjekt tagk:... Prjekt Prjekt team team 1 1 Partner prjekt tagk:... Önkrmányzati prjekt tagk:... Prjekt Prjekt team team n n Partner prjekt tagk:... A szereplők feladatai a következők: Prgram Bizttság: A Prgram Bizttság a legfelsőbb döntéshzó testület a prjektprtflió menedzselésére vnatkzóan. Dönthet a prjektek indításáról, felfüggesztéséről, leállításáról. Az éves tervezés srán a prjektprtfólió cntrllertől kaptt adatk alapján megtervezi a következő évben végrehajtandó prjekteket. A tervezés kiterjed a HR, üzleti, beruházási, IT tervezéssel való összekapcslódás vizsgálatára is. A Prgram Bizttság szerepét a XV. kerületi Önkrmányzat esetében a Képviselőtestület látja el. Prjektirányító Bizttság: A Prjekt Irányító Bizttság (PIB) az egyes prjektek legfelsőbb döntéshzó szervezete. A PIB feladata a prjekt srán felmerülő felsővezetői döntést igénylő kérdések megfelelő időben történő megvitatása, az elkészült dkumentumk véleményezése, valamint a meghztt döntések egyértelmű és összehanglt kmmunikálása a szervezeten belül.

7 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 7/32 A PIB tagjai a prjektekhez alkalmazkdva flyamatsan váltznak. Prjektszpnzr: Prjektvezető: A prjektszpnzr a prjekt sikerében érdekelt, a szervezetben nagy beflyással rendelkező vezető. Feladata a prjekt támgatása, segítése. Az peratív prjektmunkában nem veszt részt, a prjektvezetők rendszeresen tájékztatják, és kérik segítségét a hatáskörükön kívül eső, a prjekt terjedelmét érintő vagy vitás esetekben. A prjektszpnzr bízza meg a prjektvezetőt, majd a prjektvezetővel kitölteti a PAD-t. A prjektek végrehajtása után aláírásával átveszi a prjekt eredményeit. Szükség estén támgatja a Prjektvezetőt a Kapcslódó hivatali szakterületekkel való együttműködésben. A prjektszpnzr szerepét jellemzően a Plgármester, az Alplgármester és a Jegyző látja el. A prjekt cél eléréséért felelős személy, akinek felelőssége és hatásköre a prjekt peratív irányítására terjed ki a Prjekt Alapító Dkumentum (PAD) és a prjektterv által meghatárztt keretek között. Egy prjektnél több szervezet együttműködése esetén több prjektvezető is lehet (Önkrmányzat ldali prjektvezető, Partner ldali prjektvezető). Nagyméretű prjektek esetében egyes szakaszkra is lehet prjektvezetőt kijelölni, ekkr a neve szakasz krdinátr. A prjektvezető a prjektszpnzrnak száml be, hzzá frdul a hatáskörén kívül eső, a prjekt terjedelmét érintő vagy a prjektvezetésen belüli vitás esetekben. A prjektvezető feladatai a prjekt elindulása esetén a PAD-ban megadtt költség-, erőfrrástervek és határidők betartása. A prjektvezető szervezi és irányítja a prjekttagk peratív munkáját, felügyeli azt, szükség szerint figyelmezteti őket a vállalt feladatk végrehajtására. Prjektüléseket hív össze a feladatk krdinálására. A prjektvezetőnek a prjektekben alkalmaznia kell a prjektmenedzsment módszertant. A prjektvezető flyamatsan jelentéseket készít a prjektprtfólió cntrller számára, melyek tartalmazzák az erőfrráskra vnatkzó tényadatkat, valamint a prjekt előrehaladását. Amennyiben módsulnak a prjekt tervadatai, a váltzáskról értesíti a prjektprtfólió cntrllert és a prjektszpnzrt. A prjektvezető flyamatsan figyeli a kckázatkat, és amennyiben váltzás következik be, beavatkzik. A prjektvezető szerepét jellemzően a Prjekt Irda munkatársai és a kapcslódó hivatali szakterületek munkatársai látják el. Szakmai vezető: Prjekttitkár: A prjektben flytattt szakmai munka minőségéért felelős személy. A prjekt szakmai irányítását végzi a prjektvezetővel együttműködve. Hatásköre a szakmai döntésekre terjed ki. Különböző érintett szakterületek esetén egy prjektnél több szakmai vezető is lehet. Kisebb kmplexitású prjekt esetén a prjektvezető is elláthatja a szakmai vezető szerepét. Az egyes prjektek adminisztratív feladatait elvégző munkatárs. A prjekttitkár a prjektvezető peratív munkáját segíti. Megszervezi a megbeszéléseket, szétküldi a meghívókat, a prjektmegbeszélésekről emlékeztetőt készít. Vezeti a feladatlistákat,

8 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 8/32 ellenőrzi a határidők teljesülését. A Prjekttitkár fnts feladata prjektkultúra és módszertan terjesztése, valamint a sablnk használata és terjesztése. Prjektprtfólió cntrller Team vezető: A prjektprtfólió cntrller végzi a kialakíttt pririzálási módszertan alapján a prjektigények pririzálásának támgatását, valamint a tapasztalatk alapján a pririzálási módszertan flyamatsan fejlesztését és terjesztését. A prjektindítási döntések nagybb elfgadása érdekében a prjektprtfólió cntrller feladata a módszertan kmmunikálása a prjekt résztvevői felé. A prjektprtfólió cntrller ellenőrzi és kntrllálja a prjektek más prjektekkel való tartalmi összefüggését. A prjektprtfólió cntrller feladata az elfgadtt prjektek átfgó, éves szintű tervezése, különös tekintettel az erőfrrásk tervezésére. A prjektek éves tervezésének eredményeként láthatónak kell lennie a prjektek egymáshz való visznyának, időbeli ütemezésüknek. Az éves tervezésen túl flyamats erőfrrás-cntrllingt kell végezni a futó és az év közben induló új prjektekre vnatkzóan. Amennyiben erőfrrás-ütközés lép fel, a prjektprtfólió cntrller feladata javaslat megfgalmazása a prbléma megldására. Javaslat lehet pl. a prjektek átütemezésére, felfüggesztése, leállítása. A prjektprtfólió cntrller feladata a prjektek flyamats nymn követése és beszámlók készítése az PIB-ek számára. A prjekt zárójelentéseket ellenőrzi. A prjekt lezárulta után terv-tény jelentést készít, mely tartalmazza az összes PAD-ban szereplő tervadatt és azk tényleges, megvalósult értékeit is. A prjektprtfólió cntrller feladata a prjektvezetők támgatása szakmai, módszertani kérdésekben és a módszertan kmmunikálása a prjektek résztvevői felé. A prjekt egy részterületére alapíttt prjekt team munkáját szakmai és/vagy peratív irányítását végző személy. A prjektvezetőnek és a szakmai vezetőnek száml be. Kisebb prjektekben nem feltétlenül szükséges team vezető alkalmazása. Prjekt team tag: (= team tag): A prjekt munkában a prjektvezető, a szakmai vezető, illetve a team vezető irányítása alatt résztvevő személy. A prjekt ideje alatt kapacitásáról a PAD-ban fglaltak szerint a prjektvezetés rendelkezik. A team tagnak a ráruháztt munkacsmagt/tevékenységeket felelősségteljesen el kell végeznie. Az eredményeket dkumentálnia kell, és a munka menetéről rendszeres visszajelzést kell adnia a teamvezetőnek. Knstruktívan és kperatívan együtt kell működnie a többi team taggal a szakmai kérdések gyrs megldása érdekében. A team tagnak részt kell vennie a prjektmegbeszéléseken, valamint a prjekt tervezési feladatait támgatnia kell A prjektszereplők és szerepek megszlása A 2.1. pnt alatt részletezett prjektszerepek kapcslódnak a Plgármesteri Hivatal szervezeti felépítéséhez, a funkcinális szervezeti felépítés szereplőihez. A Hivatal szereplői a prjektekben többféle szerepet is betölthetnek. Az alábbi táblázat összefglalja, hgy a Plgármesteri Hivatal szereplői a prjektekben milyen szerepeket tölthetnek be.

9 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 9/32 Önkrmány Prjekt Irda Kapcslódó Szakértő Önkrmányzati munkatárs Külső zat vezetői munkatársak hivatali intézmények megbízttak szakterületek munkatársai vezetői, munkatársai Prgram Bizttság X Prjektötlet gazdája X x x X x Prjektirányító Bizttság X x X Prjektszpnzr X x Prjektvezető X x X Prjekttitkár X X Prjektcntrller X Team vezető team tag x X X X Pályázatíró X x x x Közbeszerző X Háttérterv, elemzés készítő X X x Fővállalkzó (peratív kivitelezés X vezető) Kivitelező X Műszaki ellenőr, minőségbiztsító X X x Jgász X X Jelölések: X: elsődleges (javaslt) szerep betöltő x: esetleges szerep betöltő A táblázatban szereplő csprtkn belül az alábbi szereplőket értjük: Önkrmányzat vezetői: Az Önkrmányzat vezetői mindazn felsővezetők, vagy döntéshzó testületek, amelyek a prjekt elindításában, a frrásk biztsításában, valamint a prjekteredmények elfgadásában vállalnak szerepet. Az Önkrmányzat vezetői közé tartzik: - Képviselő-testület, - bizttságk, - plgármester, - alplgármester, - jegyző. Prjekt Irda munkatársai: A Prjekt Irdán dlgzó munkatársak, akik munkaköri leírásuk alapján a rájuk bíztt prjektek irányítási, szervezési, adminisztrációs és cntrlling feladatait látják el, illetve a pályázási és közbeszerzési területen dlgznak. Munkaidejük teljes egészét a prjektekkel kapcslats feladatk teszik ki. Kapcslódó hivatali szakterületek munkatársai: A Plgármesteri Hivatal azn munkatársai, akik munkaidejük egy részében, váltzó mértékben kapcslódnak a prjektek lebnylításába, jellemzően támgató, szakértő munkatársként. Munkaidejük jelentősebb részét az önkrmányzati (és államigazgatási) feladatk teszik ki.

10 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 10/32 A kapcslódó hivatali szakterület vezetőjének a prjektek definiálásakr határidőre meg kell adni, hgy az adtt prjektben a hzzájuk tartzó feladat elvégezhető-e, valamint mekkra erőfrrást igényel. A kapcslódó hivatali szakterület vezetőjének biztsítania kell, hgy a PAD-ban vállalt szakterületi feladatkat a szakterület munkatársai határidőre elvégezzék, a bevállalt erőfrrásnak rendelkezésre kell állnia. A kapcslódó hivatali szakterület vezetőjének a prjektvezetőt szakmailag támgatnia kell (tanácsadás). Önkrmányzati intézmények munkatársai: Ebbe a csprtba tartznak azk, akik az önkrmányzati feladatellátáshz kapcslódó, a Plgármesteri Hivataln kívüli (intézmények, önkrmányzati társaságk) szervezet munkatársai. A prjektek lebnylításában eseti jelleggel, jellemzően szakértő munkatársként vesznek részt. Külső megbízttak: Abban az esetben, ha az Önkrmányzat kapacitása, illetve kmpetenciája nem elegendő a prjektek előkészítésére, elindítására, illetve lebnylítására, külső megbízttak igénybe vétele szükséges. Ebben az esetben is az Önkrmányzat felelős a prjektek sikeres lebnylításáért, ezért a megfelelő kntrll biztsítása a Plgármesteri Hivataln belül szükséges A prjektekkel kapcslats hatáskörök és felelőségi szabályk A Plgármesteri Hivatal és az Önkrmányzat munkatársai a funkcinális szervezetben betöltött szerepük mellett váltzó mértékben a prjektek előkészítésében és lebnylításában is részt vesznek. Az alábbiakban meghatárzásra kerül, hgy a szereplőkre a prjektekben betöltött szerep szerint milyen hatásköri és felelősségi szabályk vnatkznak. Az alábbiakban a prjektektől függetlenül működő szereplők hatásköri és felelősségi szabályait részletezzük, a többi szereplő a prjektben betöltött (prjekt)szerepe szerint jár el Hatásköri szabályk A Képviselő-testület a. költségvetésében biztsítja az adtt évben tervezett prjektek lebnylításáhz szükséges önerő összegét, b. dönt az adtt évben tervezett prjektek elindításáról, a szükséges összeget a költségvetési előirányzatban biztsítja, c. a tervezett költségvetés módsítása esetén dönt a szükséges többletköltség rendelkezésre bcsátásáról A plgármester a. jóváhagyja az adtt évben tervezett prjektek listáját, b. pályázats prjektek esetében dönt a pályázat elindítására vnatkzó előterjesztés Képviselő-testület elé terjesztéséről, c. pályázats prjektek esetében jóváhagyja a beadandó pályázatt, d. a prjektek lebnylításáhz szükséges közbeszerzési eljárás keretében dönt a Közbeszerzési szabályzat alapján hatáskörébe tartzó kérdésekben,

11 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 11/32 e. pályázats prjektek esetén az Önkrmányzat képviseletében jóváhagyja a Támgató által biztsíttt frrásra vnatkzó szerződést, illetve más, a prjektek lebnylításáhz szükséges szerződéseket, f. a prjektek lebnylítását a havi beszámlók alapján nymn kíséri, szükség szerint beavatkzik a flyamatba, g. a prjekt lezárásakr átveszi a prjekteredményt, jóváhagyja a teljesítésigazlást A jegyző a. javaslatt tesz a plgármesternek az adtt évben tervezett prjektek listájára, b. pályázats prjektek esetében gndskdik a pályázat elindítására vnatkzó előterjesztés előkészítéséről, c. pályázats prjektek esetében gndskdik a beadandó pályázat elkészítésének törvényességi ellenőrzéséről, a beadandó pályázatt ellenjegyzi, d. a prjektek lebnylításáhz szükséges közbeszerzési eljárás keretében elvégzi a Közbeszerzési szabályzat alapján hatáskörébe utalt feladatkat, e. a prjektek lebnylítását flyamatsan nymn kíséri, szükség szerint beavatkzik a flyamatba, f. gndskdik a szerződések aláírásra történő előkészítéséről, g. gndskdik a megkötött szerződések pénzügyi teljesítéséről Felelősségi szabályk A Képviselő-testület felelős a. az adtt évben tervezett prjektek lebnylításáhz szükséges önerő biztsításáért, b. a prjekt lebnylítása srán felmerülő többletköltségek biztsításáért A plgármester felelős a. az adtt évben megvalósítani tervezett prjektek listájának összeállításáért, b. a beadandó pályázat jóváhagyásáért, c. a prjektek lebnylításáhz szükséges közbeszerzési eljárás keretében a Közbeszerzési szabályzat alapján hatáskörébe tartzó feladatk megvalósításáért, d. a prjekt lebnylításáhz szükséges szerződések megkötéséért, e. a lebnylítás nymn követéséért, szükség szerint intézkedések meghzataláért, f. a prjekteredmény átvételéért A jegyző felelős a. a pályázats prjektek esetében a pályázat elindítására vnatkzó előterjesztés elkészítéséért, b. a lebnylítás nymn követéséért, szükség szerint intézkedések meghzataláért, c. a hatáskörébe tartzó feladatk megvalósításáért, feltéve, hgy a Szabályzat már felelőst nem jelöl meg,

12 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 12/ A jegyző hatáskörébe tartzó feladatk közül a Prjekt Irda munkatársa felelős az alábbiak végrehajtásáért a. az adtt évben tervezett prjektlista, és tartalmi, erőfrrás szerinti pririzálásának előkészítéséért, b. a pályázatk figyeléséért, és döntéshzók elé terjesztéséért, c. amennyiben rendelkezik a megfelelő kapacitással és kmpetenciával, a pályázatk megírásáért, és a hiánypótlandó dkumentumk előkészítéséért, d. a prjekttitkári és prjektprtfólió cntrlleri feladatk ellátásáért, e. a kéthetente és havnta megrendezésre kerülő beszámlók elkészítéséért, és ehhez a prjektvezetőktől adatk bekéréséért A jegyző hatáskörébe tartzó feladatk közül a Pénzügyi Osztályvezető felelős az alábbiak végrehajtásáért a. a pályázats prjektek esetében a beadandó pályázatk költségvetésének ellenőrzéséért, b. a teljesítésigazlás után a szerződésekből fakadó pénzügyi kötelezettségek teljesítéséért A jegyző hatáskörébe tartzó feladatk közül a prjekt lebnylításába bevnt külső megbíztt felelős az alábbiak végrehajtásáért a. annak a munkarésznek szakszerű, törvényes elkészítéséért, illetőleg döntési javaslatért, amelynek az elkészítésére, vagy megtételére az eljárásba bevnták. A bevnt külső megbízttak felelősségi körét a velük kötött megbízási szerződés rögzíti A jegyző hatáskörébe tartzó feladatk közül a prjekt tárgya szerint érintett sztályvezető felelős az alábbiak végrehajtásáért a. Ellátja a szakmai közreműködést, véleményezést a prjektek végrehajtása srán. b. Biztsítja a prjektbeli szakmai munkáhz szükséges emberi erőfrráskat.

13 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 13/32 3. Prjekt flyamatk és hzzájuk kapcslódó kckázati tényezők A prjekt teljes flyamata a következő fáziskból áll: Prjekt generálás és pririzálás Költségvetés tervezése Pályázat figyelés (csak pályázats prjekteknél) Pályázat / saját prjekt indítása Megvalósíthatósági tanulmány készítése (csak pályázats prjekteknél) Műszaki tervek elkészítése Pályázatíró cég kiválasztása (amennyiben szükséges) és a pályázat elkészítése (csak pályázats prjekteknél) Támgatási szerződés kötése (csak pályázats prjekteknél) Kivitelező cég megbízása Végrehajtás / végrehajtás krdinálása Prjekt zárása és értékelése Prjekt fenntartása (csak pályázats prjekteknél) A végrehajtással párhuzamsan zajlanak a következők: A prjektek beszámlása Váltztatáskezelés Prjektek követése, jelentések készítése 3.1. Prjektgenerálás és pririzálás A stratégiai dkumentumkban feltüntetett prjektötlet frmalizált megjelenítése és a prjektek megvalósítására vnatkzó éves terv összeállítása. Első körben a prjektek megvalósíthatóságát vizsgálják, körvnalazódik a prjektek célja, terjedelme. A prjektek nagyvnalú tervezése már itt elkezdődik. Kiemelt kckázati tényezők és kezelésük: Kckázati tényező Megvalósíthatóság vizsgálata nem megfelelő alapsságú Prjektötlet-adatlap nem készül el Alkalmazandó módszerek, technikák: Kckázati tényező kezelési módja A kapcslódó hivatali szakterületek munkatársai ellenőrzik a megvalósíthatóság kritikus pntjait, és krrekciókat javaslnak. Csak azk a prjektek kerülnek bele az éves listába, amelyekre prjektötlet-adatlap is készül. A prjektötletek a meglévő dkumentumkból és tvábbi igényekből származnak. Ötletek, elképzelések knkretizálása csprts alktó technikák (ötletelés, pririzálási technikák, wrkshp, stb.) alkalmazásával is elvégezhető. A megvalósíthatóság vizsgálata átfgó, de a prjekt jelenlegi fázisában nem mély elemzést és szakértői becsléseket igényel.

14 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 14/ Költségvetés tervezése A költségvetés készítésekr minden tevékenységet az értékben kifejezett szervezeti célknak rendelnek alá. Az éves költségvetés elfgadásakr a saját erőből finanszírztt prjektek pénzügyi fedezete és a pályázats prjektek megvalósításáhz szükséges önerő biztsítása is a költségvetés részévé válik. A költségvetésben és a hzzá kapcslódó prjektek megvalósítására vnatkzó éves tervben nem szereplő prjektek és pénzügyi frrásuk biztsítására az éves költségvetés módsítására kerül sr. Az éves költségvetés megtervezéséhez az éves közbeszerzési terv elkészítse is szükséges. Kiemelt kckázati tényezők és kezelésük: Kckázati tényező A bevételek és a kiadásk becslése nem megfelelő pntsságú A kiadásk az év srán meghaladják a bevételi frráskat Alkalmazandó módszerek, technikák: Kckázati tényező kezelési módja A kapcslódó hivatali szakterületek munkatársai az év srán flyamatsan ellenőrzik a költségvetés tarthatóságát, és szükség esetén beavatkznak. A kiadásk csökkentése, vagy a bevételek növelése különböző módszerek szerint. A költségvetés tervezése a Plgármesteri Hivatal valamennyi sztályának bevnásával, többkörös egyeztetéssel készül el. A bizttságk és a Képviselő-testület tvábbi módsító javaslatkkal él a végleges keretszámk kialakításáhz Pályázatfigyelés Az Önkrmányzatnál megvalósításra kerülő prjektek jelentős részét pályázati útn elnyerhető összegből finanszírzzák. Ennek érdekében a pályázatfigyelést már az akciótervek kiírásakr el kell kezdeni, hgy a még nem kiírt, de várhatóan kiírásra kerülő pályázatkra az Önkrmányzat időben fel tudjn készülni. A kiírandó pályázatk listája az éves költségvetés összeállításáhz is inputként szlgál. Kiemelt kckázati tényezők és kezelésük: Kckázati tényező A megvalósítani kívánt prjekthez nem áll rendelkezésre pályázati kiírás A pályázatk figyelésére nem áll rendelkezésre elegendő kapacitás, így a beadásra nem készül fel az Önkrmányzat Alkalmazandó módszerek, technikák: Kckázati tényező kezelési módja A prjekt elhalasztása, vagy amennyiben a költségvetési frrás biztsít rá fedezetet önerőből történő megvalósítása. Külső megbízttak bevnása. A hazai és EU-s finanszírzású pályázatk napi szintű figyelése a ptenciális kiírók hnlapján, illetve pályázatfigyelő hnlapkn. Akciótervek figyelése srán az Önkrmányzat felkészülhet, és hatéknyan reagálhat a jövőbeli kiírásk megjelenésére Pályázat / saját prjekt indítása A pályázat / saját prjekt indítása srán az előkészítők meghatárzzák a prjekt célrendszerét, terjedelmét, fázistervét és durva erőfrrástervét. A prjekt terjedelem (prject scpe) definíciója meghatárzza a prjekt határait térben, időben, költségben, megjelöli az érintett

15 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 15/32 szakterületeket, szervezeteket, flyamatkat. Ha krábban rendelkezésre állt az előzőek szerint elkészített előzetes prjektterv, annak felülvizsgálata történik. Az előzetes prjektterv alapján előterjesztés készül, mely a Képviselő-testület elé kerül jóváhagyásra. Kiemelt kckázati tényezők és kezelésük: Kckázati tényező Prjekt célk megfgalmazása nem egyértelmű, az egyes résztvevők mást értenek alatta. A prjekt szereplőinek aznsítása elmarad, így a prjektvezető a következő tervezési fázisba nem tudja bevnni a kulcs szakembereket. Kckázati tényező kezelési módja A prjekt célk meghatárzására és ellenőrzésére speciális wrkshp tartása a jelentősen érintett szakterületek képviselőivel. A célk mellett ellenőrzésképpen a nem célk megfgalmazása, és kmmunikálása. A prjektvezető kikényszeríti a prjekt szereplőinek frmális kijelölését. Alkalmazandó módszerek, technikák: A célrendszer felépítése csprts alktó technikák alkalmazásával, a kiinduló anyagk szisztematikus elemzésével végezhető el. Az erőfrrás igények becsléséhez benchmarkk, krábbi tapasztalatk, szakértői becslések használhatók fel, azk rögzítéséhez, elemzéséhez és kmmunikálásáhz és hálótervező eszközök alkalmazhatók. A szakmai kncepció kidlgzásáhz az adtt szakterület módszerei alkalmazandók Megvalósíthatósági tanulmány készítése A megvalósíthatósági tanulmány elkészítésére csak pályázats prjektek lebnylítása esetén kerül sr. Attól függően, hgy a pályázati eljárás, illetve a pályázati útmutató milyen frmát ír elő, többféle flyamatn keresztül történhet a pályázat előkészítése. Egyfrdulós pályázatk esetén megvalósíthatósági tanulmány, kétfrdulós pályázatk esetén előzetes megvalósíthatósági tanulmány készül. A knkrét követelményeket a Kiíró határzza meg. A megvalósíthatósági tanulmány elkészítését pcinálisan külső szakértővel végeztetheti az Önkrmányzat. A külső megbíztt kiválasztására közbeszerzési eljárás keretén belül kerül sr. Az Önkrmányzat Közbeszerzési szabályzata szerint meghatárztt szereplők bekapcslódnak a prjektbe. Kiemelt kckázati tényezők és kezelésük: Kckázati tényező A kiválasztásra kerülő ajánlat nem a legmagasabb ár-érték arányt biztsítja. A közbeszerzési eljárás sikertelen, ami a határidők betartását veszélyezteti. Kckázati tényező kezelési módja A közbeszerzési kiírás elkészítésébe több kapcslódó szakterületet kell bevnni, hgy az értékelési kritériumk az ptimális kiválasztást eredményezzék. A közbeszerzési kiírás elkészítésébe minél több szakterület bevnása, minél több ajánlat bekérése.

16 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 16/32 Alkalmazandó módszerek, technikák: A Közbeszerzési szabályzat alapján a flyamatba több, jelen Szabályzatban nem definiált szereplő is bekapcslódik. A nyertes ajánlattevő kiválasztására a Kbt. előírásai adnak iránymutatást Műszaki tervek elkészítése A műszaki tervek elkészítése a pályázats prjektek előkészítésének egyik legfntsabb eleme, de saját erőből finanszírztt prjektek esetében is szükséges az elkészítésük. Attól függően, hgy a pályázati eljárás, illetve a pályázati útmutató milyen frmát ír elő, többféle flyamatn keresztül történhet a pályázat előkészítése. Egyfrdulós pályázatk esetén többféle műszaki terv, kétfrdulós pályázatk esetén engedélyezési és kiviteli terv készül. A knkrét követelményeket a Kiíró határzza meg. A műszaki tervek elkészítését jellemzően külső szakértővel végezteti az Önkrmányzat. A külső megbíztt kiválasztására közbeszerzési eljárás keretén belül kerül sr. Az Önkrmányzat Közbeszerzési szabályzata szerint meghatárztt szereplők bekapcslódnak a prjektbe. Kiemelt kckázati tényezők és kezelésük: Kckázati tényező A kiválasztásra kerülő ajánlat nem a legmagasabb ár-érték arányt biztsítja. A közbeszerzési eljárás sikertelen, ami a határidők betartását veszélyezteti. Kckázati tényező kezelési módja A közbeszerzési kiírás elkészítésébe több kapcslódó szakterületet kell bevnni, hgy az értékelési kritériumk az ptimális kiválasztást eredményezzék. A közbeszerzési kiírás elkészítésébe minél több szakterület bevnása, minél több ajánlat bekérése. Alkalmazandó módszerek, technikák: A Közbeszerzési szabályzat alapján a flyamatba több, jelen Szabályzatban nem definiált szereplő is bekapcslódik. A nyertes ajánlattevő kiválasztására a Kbt. előírásai adnak iránymutatást Pályázatíró cég kiválasztása (amennyiben szükséges) és a pályázat elkészítése A nagybb vlumenű pályázatk elkészítését jellemzően külső szakértővel végezteti az Önkrmányzat. Abban az esetben, ha a megfelelő kmpetencia és kapacitás rendelkezésre áll az Önkrmányzatnál, belső erőfrrásból is elkészíthető a pályázat. A pályázatt a Kiíró által adtt iránymutatásk és sablnk alapján kell elkészíteni. A külső megbíztt kiválasztására közbeszerzési eljárás keretén belül kerül sr. Az Önkrmányzat Közbeszerzési szabályzata szerint meghatárztt szereplők bekapcslódnak a prjektbe.

17 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 17/32 Kiemelt kckázati tényezők és kezelésük: Kckázati tényező A kiválasztásra kerülő ajánlat nem a legmagasabb ár-érték arányt biztsítja. A közbeszerzési eljárás sikertelen, ami a határidők betartását veszélyezteti. Kckázati tényező kezelési módja A közbeszerzési kiírás elkészítésébe több kapcslódó szakterületet kell bevnni, hgy az értékelési kritériumk az ptimális kiválasztást eredményezzék. A közbeszerzési kiírás elkészítésébe minél több szakterület bevnása, minél több ajánlat bekérése. Alkalmazandó módszerek, technikák: A Közbeszerzési szabályzat alapján a flyamatba több, jelen Szabályzatban nem definiált szereplő is bekapcslódik. A nyertes ajánlattevő kiválasztására a Kbt. előírásai adnak iránymutatást Támgatási szerződés kötése A szerződéskötéshez szükséges dkumentumk összeállítása, majd az esetleges hiánypótlás után a támgatási szerződés kötésére kerül sr. A támgatási szerződés megkötésére csak pályázats prjektek esetében kerül sr. A szerződéskötéshez szükséges dkumentumkat, sablnkat a Kiíró bcsátja rendelkezésre. Kiemelt kckázati tényezők és kezelésük: Kckázati tényező A támgatói döntés késik, ami a prjekt megvalósíthatóságát veszélyeztetheti. A támgatási szerződés kötése késik, ami a prjekt megvalósíthatóságát veszélyeztetheti. A támgatási szerződéses feltételeket a Támgató egyldalúan módsítja az Önkrmányzat rvására a szerződéskötést megelőzően, vagy azt követően. Kckázati tényező kezelési módja Alternatív külső frrásk bevnásának vizsgálata (pl.: hitelfelvétel, PPP knstrukció), vagy saját erőből történő megvalósítás. Prjektindítás elhalasztása. Az Önkrmányzat saját felelősségre elindíthatja a prjektet. Alternatív külső frrásk bevnásának vizsgálata (pl.: hitelfelvétel, PPP knstrukció), vagy saját erőből történő megvalósítás. Prjektindítás elhalasztása (csak a szerződéskötést megelőzően). Alkalmazandó módszerek, technikák: A Támgató által rendelkezésre bcsáttt sablnk alkalmazása, a Támgató által meghatárztt dkumentumk beszerzése és benyújtása Kivitelező cég megbízása A kivitelező cég kiválasztása a pályázats prjektek végrehajtásának egyik legfntsabb eleme, de saját erőből finanszírztt prjektek esetében is szükséges. A prjektek megvalósítását, a kivitelezést jellemzően külső szakértővel végezteti az Önkrmányzat. A külső megbíztt kiválasztására közbeszerzési eljárás keretén belül kerül sr. Az Önkrmányzat Közbeszerzési szabályzata szerint meghatárztt szereplők bekapcslódnak a prjektbe.

18 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 18/32 Kiemelt kckázati tényezők és kezelésük: Kckázati tényező A kiválasztásra kerülő ajánlat nem a legmagasabb ár-érték arányt biztsítja. A közbeszerzési eljárás sikertelen, ami a határidők betartását veszélyezteti. Kckázati tényező kezelési módja A közbeszerzési kiírás elkészítésébe több kapcslódó szakterületet kell bevnni, hgy az értékelési kritériumk az ptimális kiválasztást eredményezzék. A közbeszerzési kiírás elkészítésébe minél több szakterület bevnása, minél több ajánlat bekérése. Alkalmazandó módszerek, technikák: A Közbeszerzési szabályzat alapján a flyamatba több, jelen Szabályzatban nem definiált szereplő is bekapcslódik. A nyertes ajánlattevő kiválasztására a Kbt. előírásai adnak iránymutatást Végrehajtás / végrehajtás krdinálása A végrehajtás fázisban a prjekt team a prjekt cél elérésén dlgzik flyamatsan figyelemmel kísérve az aktuális terv és a tények eltérését, szükség esetén beavatkzó intézkedésekkel és terv módsításkkal, míg a fázis végén előáll a prjekt végterméke. A Plgármesteri Hivatal ldaláról történő prjektvezetési tevékenység (végrehajtás, illetve végrehajtás krdinálása) tartalma váltzó attól függően, hgy külső szlgáltatók bevnásával, vagy anélkül áll fel a prjektszervezet. Fővállalkzó nélkül Plgármesteri Hivatal ldali prjektvezető feladatai Prjekt tervezése (végrehajtás) Beszállítók kezelése Prjekt összefgása Operatív prjektmenedzsment Beszállítók feladatai Szerződés szerinti végrehajtás Készültség riprtálása Fővállalkzó bevnásával Plgármesteri Hivatal ldali prjektvezető feladatai Végrehajtás tervezés minőségbiztsítása Fővállalkzó beszámltatása Eredmények minőségcntrllja Eredmények átvétele Fővállalkzó feladatai Végrehajtás tervezése Szerződés végrehajtása Alvállalkzók kezelése Operatív prjektmenedzsment A végrehajtás, illetve a végrehajtás krdinálása flyamathz kapcslódik a beszámlási és váltztatáskezelési flyamat is. Pályázats prjektek esetén a Kiíró felé történő beszámlás is része a végrehajtás flyamatának.

19 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 19/32 Kiemelt kckázati tényezők és kezelésük: Kckázati tényező A végrehajtás srán az aktuális tervben nem vezetik át a megvalósulás eredeti tervhez képest bekövetkező eltérésének következményeit. Ennek következtében nincs lyan terv, ami alkalmas lenne a tevékenység tvábbi összehanglására, és a prjektvezető kézi vezérléssel irányítja a prjektet. A végrehajtás tervtől való srzats eltéréseinek és a módsításknak a hatására a prjekt teljesen eltávldik az eredeti terjedelmétől, így már egyetlen résztvevő sem törekszik annak betartására, a prjekt krlátai, keretei szétcsúsznak. Kckázati tényező kezelési módja A prjektvezető regisztrálja a tényeket és azk minden lényeges hatását, következményét átvezeti az aktuális tervben. A terv módsításakr a prjektvezető ellenőrzi a résztervek knzisztenciáját, és annak sérülése esetén krrigálja azt. A prjektvezető kmmunikálja a tényeket és a tervben végzett módsításkat. A prjektvezető figyelemmel kísér minden tényt, módsítást (és azk következményeit). Mindent megtesz annak érdekében, hgy a prjekt elérje célját, de ne lépje túl érvényben lévő terjedelmét, kereteit. Ha úgy ítéli meg, hgy ez mégis elkerülhetetlen, a prjektvezető felkészülten kezeli a terjedelem módsításának flyamatát, azaz tájékztatja a prjekt szpnzrkat, és javaslatt teszt az új terjedelem meghatárzásra. Alkalmazandó módszerek, technikák: A váltztatás kntrll tevékenység lépései: terv-tény eltérés elemzés, az eltérések hatásvizsgálata, döntés a beavatkzó intézkedésekről, az intézkedések hatásainak krdinálása, intézkedés a kivitelezésről, a módsításk kmmunikálása. A prjekt terv integritásának érdekében a módsításk hatásait érvényesíteni kell minden érintett területen (tevékenységek, erőfrrásk, ütemezés, költségek, szerződések, prjekt szervezet, kmmunikáció, kckázatk, stb.). Az eltérés elemzés eszközei a kéthetente és havnta megrendezésre kerülő teljesítmény jelentések előállítása és elemzése, a külső hatásk vizsgálata (kiemelt figyelemmel a prjekt tervezéskr tett előfeltételezésekre), valamint a beérkezett váltztatási kérelmek elemzése. A módsításk és hatásk átvezetésekr a tervezés egyes fázisait kell megismételni a megfelelő lgikai srrendben, aminek hatéknyságát nagymértékben növeli a krszerű prjektmenedzsment infrmációs rendszer használata. A flyamats kckázat menedzsment tevékenység segíti a negatív hatású események sikeres elkerülését, illetve a negatív hatásk csökkentését, valamint a pzitív hatásk kihasználását.

20 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 20/ Prjekt zárása és értékelése A végrehajtás lezárásaként megtörténik a prjekteredmény átvétele és a teljesítés igazlása. A pályázats prjektek esetében a Kiíró felé történő elszámlás is a prjekt zárásának része. A prjekt értékelése, valamint nagybb prjektek esetében záró rendezvények lebnylítása srán történik a flyamat keretein belül. Kiemelt kckázati tényezők és kezelésük: Kckázati tényező A hivatals, határidőre történt lezárás ellenére a prjekt tvább él, és a team tagk még hsszú ideig próbálják befejezni az elmaradt feladatkat. A tapasztalatk rögzítése elmarad, így az egyéni és szervezeti tanulás lehetőségei jelentősen csökkennek. (Ez a veszély főleg kevésbé sikeres prjekteknél áll fenn, amikr mindenki érzi, hgy történtek hibák.) Alkalmazandó módszerek, technikák: Kckázati tényező kezelési módja A prjektvezető a prjekt zárásnál is arra törekszik, hgy tiszta helyzetet teremtsen. Az adminisztratív zárás után csak a tervezett tevékenységekre engedélyez erőfrrás felhasználást. A prjektvezető a prjekt zárás részének tekinti a tapasztalatk összegyűjtését és rögzítését. Ennek érdekében kiválasztja hzzá a legmegfelelőbb módszert, amelynek célja nem a felelősök, hanem a tanulságk keresése és az esetleges ellenállás dacára megszervezi azt. A prjekt végtermékének értékelésekr az eredeti (a prjekt indításakr megfgalmaztt) és a váltztatási igényeknek megfelelően módsíttt verziót is érdemes figyelembe venni. A tapasztalatk összegyűjtéséhez és rögzítéséhez használható száms csprts módszer (wrkshp, kérdőíves értékelés, kötetlen beszélgetés, stb.) közül a prjektvezető választja ki az alkalmazandót a szakmai ítélete, a szervezet gyakrlata és az adtt helyzet alapján. Fnts, hgy a team tagk visszajelzést, értékelést kapjanak a prjektben végzett munkájukról, és ennek megfelelő legyen a jutalmazás is Prjekt fenntartása A pályázats prjektek esetében 5 évig beszámlási kötelezettség terheli az Önkrmányzatt a Kiíró felé. A prjekt fenntartása már nem a prjekt része, a működtetés szakasza. A Kiíró által meghatárztt sablnk alapján prjektfenntartási jelentések, hatáselemzések készülnek a Kiíró felé. Az elemzések elkészítését a prjektprtfólió cntrller segítségével a prjektvezetők készítik. Kiemelt kckázati tényezők és kezelésük: Kckázati tényező A prjekt fenntartása magasabb finanszírzási frrást igényel a tervezettnél. Kckázati tényező kezelési módja Alternatív külső frrásk bevnásának vizsgálata (pl.: hitelfelvétel, PPP knstrukció), vagy saját erőből történő megvalósítás. Prjekteredmények felszámlása abban az esetben, ha a visszafizetendő támgatási összeg alacsnyabb, mint a fenntartás költsége lenne.

21 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 21/ A prjektek beszámlási flyamata A végrehajtás srán a prjektvezetőnek, prjekttagknak, a prjektprtfólió cntrllernek, a prjekttitkárnak, valamint a kapcslódó hivatali szakterületeknek aktívan együtt kell dlgznia. A végrehajtásról rendszeres beszámlókat kell készíteniük, melyet kéthetente a PIB elé, havnta pedig a PIB mellett a plgármester felé terjesztenek. Döntés a prjektek indításáról / a Támgatási szerződés megkötése Prgram Bizttság, plgármester Prjektmenedzserek Prjektvezetők Erőfrrásterv frissítése Prjektvezetők Státuszjelentés készítése Prjekt végrehajtása a Prjektalapító dkumentumban és a Prjekttervben fglaltaknak megfelelően Terv-tény elemzés készítése PIB Elemzések elfgadása, intézkedések meghzatala Prjektvezetők, Prjekt cntrller Prjekt cntrller Az intézkedések nymn követése 1. A prjektek végrehajtásának, végrehajtatásának felelőse a prjektvezető. 2. A prjektvezető a végrehajtás srán, kéthetente, hétfői leadási határidővel az általa vezetett prjektekről státuszjelentést készít. (A státuszjelentés sablnját a Prjektszabályzat Melléklete tartalmazza.) A státuszjelentésnek tartalmaznia kell a prjekt adtt időszakának legfntsabb eseményeinek, eredményeinek összegzését, az időszak srán előállíttt termékek rövid leírását, valamint a következő időszak feladatait. A státuszjelentés emellett tartalmazza az időszak srán esetlegesen fellépő prblémák leírását és a prblémák kezelésére megfgalmaztt akciókat. 3. Az erőfrrásterv frissítését a Prjektvezetőnek a prjektprtfólió cntrller számára kell megküldenie. 4. Az erőfrrásterv frissítését a Prjektvezetőnek a Prjektprtfólió cntrller által megküldött Excel táblában kell frissítenie. (Az erőfrrásterv sablnját a Szabályzat Melléklete tartalmazza.) Amennyiben a frissített prjektterv a Prjektalapító dkumentumban és a prjekttervben fglaltakhz képest nem tartalmaz jelentős eltérést (a prjekt határidejét nem érinti, csak belső erőfrrásk átcsprtsításáról van szó) úgy a prjektvezető az erőfrrásterv frissítést saját hatáskörben elvégezheti. Ellenkező esetben Váltztatáskezelést kell alkal-

22 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 22/32 mazni a 4.2. Váltztatáskezelés fejezetben leírtaknak megfelelően. A Közbeszerzési szabályzatnak megfelelően a bizttságk jgsultak dönteni a beszerzési értékek módsulása esetén. 5. A státuszjelentést a prjektvezető eljuttatja a prjektprtfólió cntrllernek. 6. A Prjektprtfólió cntrller feladata, hgy a frissített prjekttervek betöltését követően ellenőrizze, hgy túlztt erőfrrás felhasználás a frissítések következtében nem lépett-e fel. Amennyiben a tervezett erőfrrást meghaladó felhasználás lépett fel, arra felhívja a döntéshzók figyelmét. Amennyiben az ellenőrzés srán kiderül, hgy a prjektek erőfrrás-ütközés miatt a frissített tervek szerint nem valósíthatók meg, a Prjektvezető feladata, hgy az erőfrrásütközés felldására javaslatt tegyen a PIB-nek. 7. Amennyiben a PIB szükség esetén a Kapcslódó hivatali szakterületekkel közösen saját hatáskörben fel tudják ldani az erőfrrás prblémát, úgy intézkednek. Ellenkező esetben a prblémát a prjektvezetőnek a Prgram Bizttság elé kell terjesztenie, az erőfrrás-ütközés felldására vnatkzó javaslattal együtt. 8. A Prgram Bizttság a prjektvezető javaslata, valamint a prjektszpnzr véleménye alapján dönt az erőfrrás-ütközés felldásáról. 9. A döntés megszületéséig a megváltztt prjekt erőfrrásterve, amely az erőfrrásütközést generálta, nem tekinthető jóváhagyttnak, így a döntés időpntjáig csak az eredetileg meghatárztt erőfrrásk vehetők igénybe. 10. Az egyes prjektek állásáról szóló beszámlás srán a fentiekben leírt flyamatt A státuszjelentés esetében kéthetente kell végrehajtani. A beszámlót elfgadó PIB ülések kéthetente, szerda 9.00 órai kezdő időpnttal kerülnek megrendezésre. A beszámlók elkészítése, az erőfrrástervek frissítése havnta történik (minden másdik PIB ülés alkalmával), melyet a PIB a plgármester felé is megküld. 11. A prjektprtfólió cntrller a meghztt intézkedések megvalósulását nymn követi, és erről az intézkedések megtörténtéig flyamatsan beszámlót készít a PIB felé. 12. A prjektprtfólió cntrller minden esetben ellenőrzi, hgy az erőfrrásterv frissítése (vagy amennyiben nincs váltztatás, úgy ennek jelzése) az előírt időben megtörtént-e. Amennyiben a prjektprtfólió cntrller a prjektvezetőtől az infrmációt határidőre nem kapja meg, úgy jelzi azt a prjektvezetőnek. Ha az infrmációt a prjektvezető tvábbra sem adja meg, a prjektprtfólió cntrller jelzi ben, vagy íráss frmában a prjektszpnzrnak a prjektvezető mulasztását Váltztatáskezelés Váltztatáskezelést a prjekt bármely résztvevője kezdeményezhet. A váltztatáskról a Prjektvezető dönt, ha a prjekt főbb kereteit nem érinti a váltztatás, csak belső erőfrrás átcsprtsításról van szó. Amennyiben a tervezett költségvetés túllépése generálja a váltztatást, a Prgram Bizttságt kell bevnni. A váltztatáskról tehát a Képviselőtestület dönt, ha a prjekt terjedelmét érinti a váltztatás, ha a prjekt költségvetése módsul. Ha a váltztatás szakmai kérdéseket érint, akkr a prjektvezető és PIB dönt, ha meghaladja a prjekt kereteit, akkr a nrmál önkrmányzati döntéshzatali rend érvényesül.

23 XV. kerületi Önkrmányzat Prjektmenedzsment szabályzat 23/32 A váltztatáskezelés sematikus flyamatát mutatja be az alábbi ábra. Cél, terjedelem Határidő Költség Erőfrrás Váltztatási kérelem készítése Prjektvezetők Javaslat a prjektterv és a Prjektalapító dkumentum módsítására Javaslat ellenőrzése, akciók megfgalmazása Döntés a váltztatáskról Prjektvezetők A döntés alapján az érintett prjektek adatainak módsítása Amennyiben a prjekt célja, terjedelme, határideje, költsége, vagy erőfrrásterve Módsítás kmmunikációja a prjekten belül váltzik, azt a váltztatáskezelés flyamata szerint kell kezelni. Prjektvezetők 1. A váltztatáskezelés első lépése srán a prjektvezető (a teamvezetőt bevnva) váltztatáskezelőt készít (A Váltztatáskezelő sablnját a Prjektszabályzat Melléklete tartalmazza.), mely magában fglalja a váltztatással érintett prjektszakasz leírását, a váltztatás hatását a prjekt egészére. A váltztatáskezelési kérelem igény ldalát a váltztatást kérő tölti ki, míg a hatás ldalát a prjektvezető.