BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI KAR

Átírás

1 BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI KAR A Volvo Hungária Kft költség elszámolási rendszerének vizsgálata Belső konzulens: Dr. Sisa Krisztina A. Harkány Mónika Nappali tagozat Külső konzulens: Tomsó Krisztina Pénzügy és számvitel szak Számvitel szakirány 2016

2 1

3 Tartalomjegyzék Bevezetés A Volvo Hungária Kft bemutatása A Volvo Csoport Volvo Magyarországon A Volvo Hungária Kft számviteli politikája Költségtani ismeretek, költséggazdálkodás Költség és kiadás fogalma Ráfordítás A költségek csoportosításának lehetőségei Költséggazdálkodás Költségek tervezése Költségek utalványozása Költségek főkönyvi elszámolása és analitikus nyilvántartása A Volvo Hungária kft költségszámítási gyakorlata Költségnem-struktúra Számviteli információs rendszer vállalatra szabottan Költséghelyek Regionális versus Helyi költségek A vállalat költséghelyei Értékesítő részlegek költségei A támogató részlegek költségeinek megjelenése Az utalványozás céljai Utalványozás a Volvo Hungária Kft-nél Az utalványozási rendszerből eredő problémák, fennakadások

4 4.3. Megoldási lehetőségek a felmerült problémákra Összefoglalás Irodalomjegyzék

5 Bevezetés Szakmai gyakorlatomat a Volvo Hungária Kft-nél junior könyvelő gyakornokként töltöttem. A Volvo Hungária Kft a Volvo Csoport magyarországi képviselője a tehergépjármű értékesítés területén. Az immár 17 éves múltra visszatekintő vállalat jelenleg 7 műhellyel rendelkezik az országban, a cég központjának Budapest ad otthont. A fővárosi székhely öleli fel egyúttal az igazgatási, irányítási, szolgáltató egységeket is, többek között a pénzügyi osztályt, ahol én is dolgozom. Feladatkörömbe tartozik a vállalat összes műhelyének és a különböző részlegek bejövő számláinak könyvelése, illetve a pénztárak bevételi illetve kiadási oldalainak rögzítése. Emellett a kimenő számlák egy részének a kiállításában is közreműködöm. Munkám során nagy részben bejövő számlákat kezelek, éppen ez motivált arra, hogy minél jobban beleássam magam, megértsem a vállalat költségeinek működését, a számviteli szabályoknak és vállalkozás elvárásainak megfelelő lehetőségeket a költségek számviteli információs rendszerben történő rögzítésére. A vállalat nagysága, multinacionalitása megkívánja a költségek részletes felelősségközpont szintű nyilvántartását. Ehhez komplex kódrendszer áll rendelkezésünkre, melynek segítségével költséghelyekre és költségviselőkre osztunk szét minden felmerült költséget. A szakdolgozatomban az igazgatási, irányítási, termelő, szolgáltató és technikai költséghelyeket szeretném vizsgálni, azért mert a vállalat költség elszámolása ezen költséghelyek hatékony szétválasztásán alapul. A költséghelyek vizsgálata során, a felmerült költségek költséghelyek és költségviselők közötti felosztásának elveit, számviteli módszereit szeretném részletesebben elemezni, illetve a dolgozat végén a fejlesztés további lehetőségeire is rávilágítok. Költségek elszámolása kapcsán olyan számviteli információs rendszert kellett kialakítani, amely képes kezelni azt a rengeteg dimenziót, amik alapján szét tudjuk osztani a költségeket a megfelelő költséghelyekre és képes legyen kezelni mindezt úgy, hogy a havi rendszerességű vezetői riport 4

6 elkészítéséhez elegendő és megfelelő információt tudjon nyújtani. Ehhez kapcsolódóan a vállalat havi költségallokációs folyamatát ismertetem, milyen allokációs kulcsok állnak rendelkezésünkre az egyes költségek felosztására költséghelyekre, költségviselőkre vonatkozóan. Végezetül a költséggazdálkodás tevékenységei közül, szorosan kapcsolódva a költségelszámolási rendszerhez, szeretném bemutatni a vállalat utalványozási rendszerét is, rávilágítani a fennálló hibákra, megoldási lehetőségeket keresni a hatékonyabb működésre. Mivel bejövő számlakönyvelést végzek munkám legnagyobb részében, ezért sajnos minden nap szembesülök az összetett rendszerből eredő hibákkal és a hibák hatásaival. Kutatási kérdéseim: 1. Hatékony lehet a költségelszámolás a 6-os és 7-es számlaosztályok bevonása nélkül? Milyen lehetőségeket ad ehhez a számviteli információs rendszer? 2. Megvalósítható havi egyszeri allokációval egyes közvetett költségek felosztása? 3. Utalványozás Svédországtól Budapestig, működőképes a rendszer? Létezik optimális megoldás ilyen összetett vállalati szintjén? Összegezve, dolgozatom célja a vizsgált vállalkozás költség elszámolási rendszerének bemutatása, működésének vizsgálata, a rendszer hibáinak feltárása, megoldási lehetőségek keresése. 5

7 1. A Volvo Hungária Kft bemutatása 1.1. A Volvo Csoport A Volvo Hungária Kft-ahol része a Volvo Csoportnak, amely svéd alapítású cég és a Volvo Holding Sverige Aktiebolag tulajdona. A Volvo márkanév szinte mindenki által ismert fogalom. Ha megkérdezünk, valakit mi jut először eszébe a Volvo név hallatán, szinte mindenki azt válaszolná, hogy autó, megbízhatóság, minőség. Valóban sokak számára a Volvo személyautók gyártása közismert fogalom, azonban a Volvo csoport egy másik kiemelkedő ágazata a tehergépjármű gyártás, értékesítés, szervízelés. Az 1927-ben alapított Volvo Group mára a világ egyik legnagyobb kamionok, autóbuszok, építőipari gépek tengeri és ipari motorok gyártójává nőtte ki magát. Teljes körű, igényre szabott finanszírozási, lízing-, biztosítási és szervizmegoldásokat nyújt, valamint a városi közlekedésben használható szállítási rendszereket biztosít. A Volvo Group márkáinak portfóliójába a Volvo, Renault Trucks, Mack, UD Trucks, Prevost, Nova Bus, SDLG, Sunwin, Volvo Penta és Eicher márkák tartoznak. A Volvo teherautókat világszerte 130-at meghaladó számú országban forgalmazzák és szervizelik - több mint 650 forgalmazó és 1450 műhely. A Volvo Group által gyártott teherautók több mint 90 százaléka a nehézsúlyú, 16 tonna fölötti kategóriába tartozik. Ennek eredményeképpen a Volvo Truck Corporation a világ harmadik legnagyobb nehézteherautó-gyártója. Összesen kilenc összeszerelő üzemük van a világ különböző részein, nyolc további gyárat helyi partnereik birtokolnak. Forrás: www. volvogroup.com 6

8 1.2. Volvo Magyarországon A Volvo Hungária Kft. a Volvo Group Sweden AB hivatalos magyarországi képviselője, a Volvo teherautók importőre. A magyarországi vállalat létesítő okirata március 15-én kelt. Az alaptőkét 100 millió forint pénzbeli hozzájárulás formájában bocsátotta rendelkezésre, határozatlan időre. A Társaságot a Fővárosi Bíróság április 16-án jegyezte be. Az immáron 16 éves múltra visszatekintő cég székhelyét ekkor Magyarország szívébe, Budapestre helyezte. Az eltelt évek alatt mindvégig arra törekedett és törekszik most is, hogy ügyfelei számára minél elérhetőbbek legyenek termékei és szolgáltatásai. Ezért, hogy a magyarországi piacot még jobban lefedje, a budapesti telephely mellett 5 fióktelepet hozott létre. Elsőként 2009 tavaszán Lébényben, majd 2010 májusában szinte egyszerre Polgáron és Szegeden nyitotta meg új műhelyeit. Ezekkel már lefedve Magyarország nyugati, keleti és déli régióját is. A dél-nyugati régióban, Nagykanizsán, 2011 nyarán hozott létre újabb szerviz telephelyet év elejétől Biatorbágyon is üzemeltet márkaszervizet,2015-ben pedig újabb műhelyberuházásra kerül sor Pécsett. A 6 településen működő multinacionális vállalat jelenleg 106 fizikai dolgozót és 75 szellemi munkaerőt foglalkoztat. A szellemi alkalmazottak körülbelül 80 százaléka a budapesti központban koncentrálódik. Ugyanis itt találhatóak azok a döntést hozó és támogató egységek, amelyek a vállalat alapvető működéséhez elengedhetetlenek. A döntéseket a vállalati menedzsment hozza. Végrehajtásában pedig az alábbi egységek vesznek részt: Új Autó Értékesítési osztály, Használt Autó Értékesítési osztály, Személyzeti osztály és nem utolsó sorban a Pénzügy. A támogató osztályok mellett itt található a Volvo magyarországi Oktató Központja is, ahol komoly szakmai és műszaki felkészítést nyújtanak (nemcsak) új dolgozóik számára. A Társaság árbevétele jellemzően az alábbi tevékenységekből adódik: új és használt tehergépkocsi és busz értékesítés, alkatrész nagy- és kiskereskedelem, szerviz tevékenység, oktatás, tehergépkocsi bérbeadás. 7

9 A Társaság saját műhelyében végzi a közvetlenül a svéd gyárból kiszámlázott autók magyarországi forgalomba helyezése előtti kötelező átvizsgálásokat. Ezen költségeket kiszámlázza a gyár felé. A Társaság kapcsolt vállalkozások részére nyújtott tevékenysége főleg az alábbiakból tevődik össze: Volvo Action szervizköltség, tehergépjármű értékesítés, transzferár A Volvo Hungária Kft számviteli politikája A Társaság a számviteli törvény előírásai szerint éves beszámolót készít, amelyben a mérleg és az eredménykimutatás A változatát alkalmazza. A beszámoló fordulónapja december 31. A mérlegkészítés időpontja: január 13. A Társaság a gazdálkodás eredményét összköltség eljárással készített eredménykimutatás alapján állapítja meg. A Vállalkozás független könyvvizsgálója a Price Waterhouse Coopers. A Társaság számviteli politikájában teljes egészében igazodik számvitelről szóló évi C. törvényben rögzített szabályokhoz. Könyveit ennek és a Magyarországon általánosan elfogadott számviteli elveknek megfelelően vezeti, figyelemmel a külföldi tulajdonos konszolidációs jelentési igényeire is. A Társaság a számviteli törvénnyel összhangban kialakította a pénzkezelési, önköltségszámítási, leltározási valamint eszköz és forrás értékelési szabályzatát. Az anyavállalat által kiadott utalványozási szabályzat érvényes a Volvo Group összes vállalatára vonatkozóan. Fentieken kívül rögzítésre kerültek azok a számviteli törvény által előírt összeghatárok, amelyek az ellenőrzés során feltárt hibák minősítését meghatározzák.. A tárgyi eszközök és immateriális javak értékcsökkenése lineáris módszerrel kerül kiszámításra. Az értékcsökkenési leírás számításának alapja az adott eszköz bruttó értéke csökkentve a hasznos élettartam végén várhatóan realizálható maradványértékkel. 8

10 A Társaság a maradványérték meghatározásánál az aktiválandó eszköz egyedi jellegét veszi figyelembe. Ennek megfelelően állapítunk meg maradványértéket az ingatlanokhoz, a járművekhez, egyes a műszaki és egyéb berendezések, gépek közé besorolt eszközökhöz. Azon eszközök esetében, melyek aktiválásakor maradványértéket nem határozunk meg, úgy ítéljük meg, hogy olyan gyors a technikai fejlődés, jelentős az erkölcsi avulásuk, hogy a hasznos élettartam végén jelentős realizálható értéke nem lesz, illetőleg beszerzési értékük nem jelentős Társaságunk üzleti év alatt bonyolított forgalmához képest. Nem tekintjük jelentősnek a várható realizálási értéket, ha az nem éri el a bruttó érték 15%-át. A Vállalat elszámoló árat nem alkalmaz, választott árfolyamként az MNB hivatalos deviza árfolyamát jelöli ki. A költségeit kizárólag az 5-ös számlaosztályban könyveli költség nemenként, 6-os illetve 7-es számlaosztályokat nem használ főkönyvi szinten. 9

11 2. Költségtani ismeretek, költséggazdálkodás A Volvo Hungária Kft költségei igen sokrétűek, mivel multinacionális, konszolidált vállalatról van szó ezért a költség elszámolási rendszerének kialakításakor az anyavállalat követelményeit kellett elsődlegesen figyelembe venni a költségek elszámolási rendszerének kialakítását illetően. A vállalat költséggazdálkodásának ismertetéséhez, vizsgálatához elengedhetetlen néhány alapfogalom részletes megismerése, a költségek felmerülésének, elszámolásának, tervezésének, ellenőrzésének megértése Költség és kiadás fogalma Termék előállításához, szolgáltatás nyújtásához erőforrásokat használunk fel. Ezen erőforrás-felhasználások pénzben kifejezett értékét nevezzük költségnek. A kiadás gyakorlati értelmezésben többnyire pénzügyi fogalomként használatos, mely szerint a kiadás pénzeszközcsökkenést jelent. A kiadás minden esetben készpénz vagy bankszámlapénz csökkenésével járó folyamat, a vállalkozás működését elősegítő célból. A kiadás jelenthet egyben költség-vagy ráfordítás növekedést is, vagy eredménymódosító tényező is lehet, de ez nem törvényszerű. 1 (DR. VERŐ, I. 2001) Végső soron megállapíthatjuk, hogy előbb vagy utóbb minden költség kiadással jár együtt. Előfordulhat azonban olyan pénzeszköz csökkenéssel járó tranzakció (hitel törlesztése), amellyel a vállalkozás kötelezettségei csökkennek, de nem jár közvetlenül költséggel. Ide sorolhatjuk az értékpapír vásárlást, befektetést más társaságba, dolgozóktól levont és befizetett járulékokat, osztalékfizetést a tulajdonosoknak stb. Ugyanakkor léteznek olyan költségek, amelyek a felmerüléskor nem jelentenek kiadást. Ilyenek például az immateriális javak, tárgyi eszközök amortizációjának elszámolása, befektetett eszközöknél, készleteknél az értékvesztés, anyagkészlet, árukészlet felhasználása értékesítés céljára. 2 (DR. SISA, K. A. 2015) 1 Dr. Verő Ivánné: A költségelszámolás lehetőségei (Unió, 2001) 2 Dr. Sisa Krisztina A.: Vezetői számvitel 1. Előadás: A vezetői számvitel fogalma, értelmezése, szerepe, feladata(2015) 10

12 A költség és az önköltség fogalmának, tartalmának meghatározása gyakran tárgyalt és visszatérő kérdés. A legáltalánosabb meghatározás szerint a tevékenység folytatása során felhasznált eszközök pénzben kifejezett értékét nevezzük költségnek. A költség a tevékenység végzése során felhasznált élő- és holtmunka pénzben kifejezett értéke. 3 ( DR. VERŐ, I. 2001, p. 42) A két legjelentősebb csoportosítás: költségnemenként költségviselők szerint Ráfordítás A költségekkel rokon fogalom a ráfordítás. A szakirodalom a kettő közötti különbséget hosszú ideig úgy határozta meg, hogy mindkettő a gazdálkodó szervezet eszközeinek (javainak) felhasználása, de amíg a költség a termelési tevékenység során a termékek előállítása érdekében felhasznált javak és teljesítmények értéke, addig a ráfordítás a vállalkozás (az összvállalati tevékenység) eszközfelhasználása egy adott elszámolási időszakban. 4 ( DR. VERŐ, I. 2001, p ) A ráfordítás magában foglalja a termelési körön kívüli, de veszteség jellegű vagy értéknövelő eszközfelhasználások értékét is. A ráfordítás egyrészt az adott időszaki értékesítés bekerülési költsége, másrészt az értékesítéstől független költségek, illetve az eredmény terhére elszámolt ráfordítások. 5 ( DR. SZTANÓ I.- KARDOS B.- DR. VERESS A. 2012) A ráfordításokon belül megkülönböztetjük az egyéb ráfordítást, a pénzügyi műveletek ráfordításait január 1-jétől a számviteli törvény változása alapján a rendkívüli ráfordítások, mint ráfordítás kategória megszűntek, ezt követően tételeik az egyéb ráfordítások között számolandóak el. 3 Dr. Verő Ivánné: A költségelszámolás lehetőségei (Unió, 2001) 4 Dr. Verő Ivánné: A költségelszámolás lehetőségei (Unió, 2001) 5 Dr. Sztanó I., Kardos B., Dr. Veress Attila: A vezetői számvitel alapjai (Saldó, 2012) 11

13 A ráfordítások sok esetben nem jelentenek egyidejűleg kiadást. Ide sorolhatóak a külföldi szállítók fordulónapi árfolyamváltozás miatti árfolyamvesztesége, behajthatatlan követelés leírása, céltartalék képzés stb A költségek csoportosításának lehetőségei A költségeket nagyon sokféle szempont szerint csoportosíthatjuk, melyek a hazai és nemzetközi irodalom egyaránt megtalálhatóak Költségek elszámolhatósága, a tervezés, utalványozás módja szerint megkülönböztetünk: Közvetlen költségek a termékekkel és a termelési folyamatok előállításával okozati kapcsolatban vannak, és egyértelműen hozzárendelhetőek egy költségviselőhöz. 9 (TÓTH, P. 1999) Felmerülésük időpontjában meghatározható, hogy mely termékkel, szolgáltatással kapcsolatosak, vagyis egyértelmű, mely költségviselőt milyen mértékben terhelnek. Közvetett, általános költségek egyszerre több költségviselőhöz kapcsolódnak.. Ezek a költségek a vállalkozás működésével és irányításával vagy egy termékcsoport termelési folyamataival kapcsolatban keletkeznek. 10 (TÓTH, P. 1999) Felmerülés időpontjában nem tudjuk megnevezni a költségviselőt, vagyis csak a felmerülés helye, azaz a költséghely ismert. A közvetett, más néven általános költségek kétfélék lehetnek. Megkülönböztetünk üzemi és vállalati általános költségeket. Ezeket a költségeket vetítési alap segítségével osztjuk fel, hogy a lehető legreálisabban terheljük az egyes részlegeket. A későbbiekben a költségek felosztására, allokálására részletesen is kitérek. 2. Költségek csoportosítása megjelenési forma szerint A költségeket fajta, megjelenési forma szerint osztályozzuk a költségek költségnemek szerinti csoportosítása során. A költségnemeket elemi 6 Lucey T. (1996): Management Accounting. London: DP Publications. 599 p. 7 Drury, C. (2004): Management and Cost Accounting. 6. kiadás, Thomson Learning, London 8 Bartók Nagy, A. (1997): Vezetői számvitel. Saldo Kiadó, Budapest 9 Tóth P. (Szerk.) (1999): Számvitel és Pénzgazdálkodás, Budapest: Mezőgazda Kiadó. 423 p. 10 Tóth P. (Szerk.) (1999): Számvitel és Pénzgazdálkodás, Budapest: Mezőgazda Kiadó. 423 p. 12

14 költségeknek is nevezzük. Az új költségszámítási rendszer bevezetése alkalmat ad a vállalkozás számlarendjének felülvizsgálatára. Amellett, hogy a számlarendnek meg kell felelnie a számvitelről szóló évi C. törvényben rögzített alapelveknek és biztosítania kell az éves beszámoló készítéséhez szükséges adatokat, a vezetői információs igényeket kielégítve a költségszámítási rendszernek is adatokat szolgáltat. 11 (DR. MUSINSZKI, Z.-DR. PÁL T. 2011) A költségnemek a következők: anyagköltség, igénybe vett szolgáltatások költségei, egyéb szolgáltatások költségei, bérköltség, személyi jellegű egyéb költségek, bérjárulékok és értékcsökkenési leírás. Esetlegesen indolkolt lehet a költségnemek részletezettségét növelni a főkönyvben, hogy a vállalat alaptevékenységeire jellemző költséggel elkülönülhessenek, persze mindezt a következetesség betartása mellett. A számviteli törvényben foglaltaknak megfelelően a kettős könyvvitelt vezető vállalkozások költségeiket gyűjthetik az 5. számlaosztályban, vagy élve a számviteli törvény adta választási lehetőséggel, elsődlegesen a 6. költséghelyenkénti és a 7. költségviselőnkénti költségelszámolást alkalmazhatják. Utóbbi eljárást választó vállalkozók számára kötelező az előírás, hogy költségeiket költség nemenként az 5. számlaosztályban is kimutassák A számviteli törvény ai tartalmazzák a költségek költség nemenkénti csoportosítását, melyek az anyagjellegű ráfordítások, személyi jellegű ráfordítások és-, értékcsökkenési leírás. 3. Költségek csoportosítása a volumenhez való viszonyulásuk alapján A költségeknek a tevékenységi volumen változásához történő viszonyulásuk alapján megkülönböztetünk állandó és változó költségeket. A volumenhez való viszonyulás értelmezését segítő szorossági mutató a költségváltozási tényező, más néven a reagálási fok. 11 Dr. Musinszki Zoltán, Dr. Pál Tiborné: Költségrendszerek kialakítása és fejlesztése (2011) 13

15 A költségváltozási tényező az a mutatószám, amely megmutatja, hogy a költségek összege milyen mértékben követi a tevékenység volumenének változását. A reagálási fok számítása a következő módon történik: Költségváltozás %-ban/ Tevékenység volumenváltozása %-ban Állandó költségek, amelyek a termelés volumenének növekedésével egy ideig változatlanok maradnak, a költségváltozási tényezőjük nulla, vagyis a tevékenység volumenének a változását nulla mértékben követik. Ugyanakkor ha a termelés volumene egy határt elér, a termelés csak ezen költségek ugrásszerű növekedésével valósítható meg. 12 ( DR. SZTANÓ I.- KARDOS B.- DR. VERESS A. 2012) Ilyen költségek például a tárgyi eszközök értékcsökkenési leírása, ingatlan bérleti díj, fűtés, világítás. A változó költségek azok, amelyek a tevékenység volumenének változásával együtt valamilyen arányban megváltoznak. Az összegükben változó költségeken belül - a reagálási fok alapján - négy csoportot (költségtípust) különíthetünk el. A változó költségek lehetnek: Proporcionálisan változó költségek: azok a költségfajták amelyek összegükben a termelés volumenével arányosan változnak. Degresszíven változó költségek: azokat a költségcsoportokat soroljuk ide, amelyek a termelés, forgalom változásával együtt összegükben változnak, de a változás mértéke kisebb, mint a termelés változásának mértéke. Progresszíven változó költségek azok a költségek, amelyek összegükben a termelési volumen változásánál nagyobb mértékben változnak. A reagálási fok nemcsak a termelésnövekedéshez tartozó költségnövekedést mutatja meg, hanem azt is, hogy a költségek hány %-a proporcionális és fix költség. 4. Összetettség alapján történő csoportosítás A költségek összetettsége alapján megkülönböztethetünk elemi és összetett költségeket. Az elemi, más néven egyszerű költségek jellemzően egy költségnemből állnak, ilyen például az anyagköltség, értékcsökkenési leírás, bérköltség. Az összetett költségek több elemi költségből tevődnek össze (pl. a fenntartási, a segédüzemi, az általános költségek). Az összetett költségeket komplex 12 Dr. Sztanó I., Kardos B., Dr. Veress Attila: A vezetői számvitel alapjai (Saldó, 2012) 14

16 költségnek is nevezhetjük. Minden összetett költség elemi költségekre, költségnemekre vezethető vissza. 5. Költségek csoportosítása felmerülési helyük szerint Költséghelyek szerinti csoportosítás, mely többnyire a közvetett költségekre jellemző, valamint egy részük költségviselők szerint további bontásra kerül. A tovább nem osztható költségek az eredmény terhére elszámolásra kerülnek. A költséghelyek megmutatják a költségek felmerülésének helyét, valamint a költségek gyűjtésére, tervezésére is szolgálnak. A hatékony költséggazdálkodást és ellenőrizhetőséget is segítik, amennyiben az egyes költséghelyekhez költségfelelősök tartoznak. 13 ( DR. MUSINSZKI, Z.- DR. PÁL T. 2011) A vizsgált vállalatnál létfontosságúak ezen költséghelyek, ezek alkotják a vállalat költség elszámolásának alapját. 6. A költségeket csoportosíthatjuk a döntéshozatal szempontjából is, ez rendkívül fontos, hiszen a vezetői számvitel egyik alapvető feladata a vezető döntések támogatása: Releváns költségek az olyan jövőbeli költségek, amelyek egy bizonyos döntési alternatíva választásának eredményeképpen merülnek fel. 14 ( LUCEY T. 1996) Nem tartoznak tehát ide azok a költségek, amelyek az összes döntési alternatíva választásánál ugyanúgy felmerülnek, ide tartozik viszont a választott alternatíva miatt meg nem valósított gazdasági tevékenységnek a hozamai. Ezt nevezi a hazai szakirodalom az elszalasztott lehetőségek költségének, vagy haszonáldozat-költségnek (opportunity cost). 15 (ILLÉS M. 1997) Nem releváns, elsüllyedt költségek: felmerülésük nincsen kapcsolatban a vezetői döntéssel, ilyenek tipikusan a múltbéli költségük, ezek már mindenképpen felmerültek. 13 Dr. Musinszki Zoltán, Dr. Pál Tiborné: Költségrendszerek kialakítása és fejlesztése (2011) 14 Lucey T. (1996): Management Accounting. London: DP Publications. 599 p. 15 Illés M. (1997): Vezetői gazdaságtan. Budapest: Kossuth kiadó. 439 p. 15

17 2.4. Költséggazdálkodás A költségek csökkentése minden vállalkozónál alapvető cél, a vezetés kiemelt figyelmet szentel rá. A vállalatnak olyan költségcsökkentő megoldásokat kell keresnie, amelyek nem veszélyeztetik a vevőket, alkalmazottakat vagy a környezetünket. Azonban nagyon óvatosan kell bánni az ilyesfajta eljárásokkal, vigyázni kell a vevői és alkalmazotti bizalom fenntartására, valamint a termékek, szolgáltatások minőségének megőrzésére, a színvonal megtartására. Azokat a költségeket célszerű csökkenteni, melyek megtérülése bizonytalan, ilyenek a marketing költségek, veszteséges beruházások, felújítások. Cél a költségek elkülönítése termékekre, szolgáltatásokra, szervezeti egységekre, valamint hatékony ellenőrzési rendszer kialakítása a költségek minimalizálásához, korlátozásához. Mindehhez elengedhetetlen egy vállalatra szabott számviteli információs valamint jóváhagyási rendszer, illetve a költséggazdálkodás területeinek részletes ismerete. A költséggazdálkodáson olyan tevékenységet értünk, amelynek középpontjában a költség áll, és tartalmazza annak tervezését, utalványozását, analitikus nyilvántartását, főkönyvi elszámolását, kalkulációját, ellenőrzését, elemzését és információrendszerének kialakítását. 16 (DR. SZTANÓ I.- KARDOS B.- DR. VERESS A. 2012, p.39) Ezek a területek minden vállalatnál jelen vannak, de az egyes területek súlya, mélysége, jelentősége többek között a vállalat nagyságától, tevékenységeinek összetettségétől függ. Minden vállalkozás figyelemmel kíséri költségeinek alakulását, hiszen a költség meghatározó elem a vállalkozás jövedelmezőségének mérésében, a tevékenységek 16 Dr. Sztanó I., Kardos B., Dr. Veress Attila: A vezetői számvitel alapjai (Saldó, 2012) p.39 16

18 értékelésében, fontos befolyásoló szempont az árképzés és a készletértékelés folyamatában. 17 (SZIRMAI, A. 2000) A költséggazdálkodás lényegében eszközgazdálkodást jelent, mivel az erőforrások felhasználásáig még lehet dönteni arról, hogy az eszközből költség legyen-e. A következő fejezetekben részletesen szeretnék foglalkozni a vizsgált vállalatra szabottan a költségek főkönyvi elszámolhatóságával, információrendszerének kialakításával valamint utalványozásával. A költséggazdálkodás lényege a költségek folyamatos megfigyelése és mérése céljából végzett kalkuláció. 18 (SZIRMAI, A. 2000) A kalkuláció a költségek számbevételét, annak meghatározását jelenti, beleértve az egységköltség (önköltség) kiszámítását is Költségek tervezése A tervezés fogalma alatt a célok, az intézkedések, az eszközök, illetve a célok eléréséhez vezető utak szisztematikus és a jövőre vonatkozó átgondolását és meghatározását értjük. A tervezés nélkülözhetetlen egy vállalat fennmaradásához, csökkenti a bizonytalanságot, a kockázatokat, könnyebbé teszi a vállalati koordinációt, valamint az ellenőrzés szerves részeként, az előre meghatározott célkitűzések és ténylegesen megvalósult eredmények összevetését teszi lehetővé. A költségek tervezése talán az egyik legnehezebb feladat,hiszen számtalan bizonytalan tényező van jelen a vállalat külső-belső környezetében Éppen ez miatt több variáció készül egyszerre a tervekből úgy hogy mindegyik változat egységesen illeszkedjen a vállalat tervezési struktúrájába. Célszerű belekalkulálni a tervekbe az esetleges váratlan kiadásokat, illetve a beszállítói áremelkedéseket.a költségtervezés lehetséges módszerei a következők: - báziskorrekción alapuló módszer: az előző év tényszámaiból kiindulva kiválasztjuk a nem ismétlődő költségnemeket, - normákra, normatívákra alapozó módszer: a tervek alapját a volumen megállapítása mellett a norma-előirányzatok adják, 17 Szirmai A. (2000): A folyamatkalkuláció módszertana és alkalmazása a vezetői számvitelben Szám-Adó 18 Szirmai A. (2000): A folyamatkalkuláció módszertana és alkalmazása a vezetői számvitelben Szám-Adó 17

19 - nullabázisú költségtervezési módszer (ZBB): a közvetett költségek tervezése a "nulláról" indulva történik, és nem csupán az előző évi költség átlagolt százalékos csökkentésével vagy növelésével. Célszerű költségtervet összeállítani: - költség nemek szerint az eredménytervezési munka ellenőrzése céljából, ez különösen fontos a kisebb vállalkozások esetében, amelyek az összköltségeljárás szerinti eredmény- megállapítást választják; - költséghelyek szerint nemcsak a közvetett költségekre vonatkoznak, hanem minden költségre; - a jelentős termékekre évenkénti tervkalkulációk keretében. 19 (LAÁB Á. 2009) Költségtervezéssel kapcsolatosan a következő főbb elemeket említhetjük meg: Költségnem-szerkezet kialakítása Költséghelyek kialakítása Költségviselők kialakítása Modern, döntésorientált kalkulációs módszerek Költségnem-szerkezet kialakítása lehetővé teszi az összes költség strukturált és gyors rögzítését a költségek fajtái szerint és biztosítja ezek ellenőrzését. Költséghelyek logika vagy fizikai alapon elhatárolt felelősségi központokat, költségfelelősségi területeket jelentenek. A költséghelyek célja a vállalkozáson belüli költségmozgások figyelemmel kísérése, területenként a költségek összegyűjtése, ellenőrzése, elemzése, tervezése. Segítséget nyújt a havi riportok elkészítéséhez,a felesleges költségek kiszűréséhez. Lehetőséget ad a részletes eltéréselemzésre és a belső teljesítmények számítására is. Jellemzően az alábbi költséghely típusok jelennek meg a vállalatoknál (természetesen vállalatra szabottan változhatnak): Igazgatási költséghelyek: Idetartoznak a vállalati irányítással kapcsolatos költségek (ügyvezetés, gazdasági irányítás költségei, valamint a vállalkozás egészét érintő költségek). Irányítási költséghelyek: Jellemzően főágazati általános költségek, az irányított egységekre továbbterhelésre kerülnek. 19 Laáb Ágnes: Vezetői Számvitel (2009) 18

20 Termelő költséghelyek: a vállalkozás által értékesített termék vagy szolgáltatás előállításának közvetlen költségei. Szolgáltató-és technikai költséghelyek: vállalkozás belső szolgáltató egységeinek költségei pl.: informatikai vagy karbantartási költségek. A költségviselő lehet egy termék, szolgáltatás, projekt, esetleg saját rezsis beruházás. Segítséget ad az egységköltség nyomon követéséhez a készletek értékeléséhez és termékszintű fedezetszámításhoz. Ezáltal az árképzési döntéseket is támogatják. Modern, döntésorientált kalkulációs módszerek: költség és fedezetszámításhoz nyújtanak segítséget. Ilyen módszerek a tervköltség-, merev tervköltség-és rugalmas tervköltség számítás Költségek utalványozása A költségekkel való gazdálkodás egyik legfontosabb szabályozó eszköze a költségutalványozás, mely magába foglalja azt a folyamatot, amikor az utalványozásra jogosult személyek bizonylatokkal, aláírásukkal a vállalati tevékenység ellátásához szükséges eszközök beszerzésére, felhasználására engedélyt vagy utasítást adnak. Meg kell határozni, hogy, ki milyen típusú költségek alakulásáért tartozik felelősséggel (például az IT részleg vezetője a vállalat informatikai jellegű költségeiért felel, mint a nyomtató karbantartás vagy egy új szoftver vásárlása). Az utalványozás lényege, hogy a költségeket generáló gazdasági eseményeket vagy előzetesen kell jóváhagyni (például egy vállalati rendezvényre előleg utalása), vagy utólag, a számla teljesítését követően. A pénzügyi teljesítést aláírásával engedélyezi az utalványozó, úgy, hogy előtte a számlán szereplő tételeket, a teljesítési igazolást, a számla formai, tartalmi szabályszerűségét ellenőrzi. Ha mindent rendben talál, jóváhagyja a számla kifizetését. Az utalványozás rendjének rögzítésére az utalványozási szabályzat szolgál, amelyet a vállalkozás önköltségszámítási szabályzatában szoktak szerepeltetni. Utalványozásra jogosultak a szabályzatban meghatározott vezetők, munkavállalók a meghatározott keretösszegen belül. Ha egy számla költsége nagyobb összegű, mint az adott osztály utalványozásért felelős vezetőjének a keretösszege, akkor az utalványozási hierarchia magasabb szintjén lévő vezető jóváhagyására is szükség van. A könyvelők munkájuk során figyelemmel kell, 19

21 hogy kísérjék, hogy a beérkezett számlák keresztül mentek-e a megfelelő jóváhagyási folyamatokon, megtörtént-e a költségek ellenőrzése. Azután kerülhet csak sor a költségek rögzítésére a számviteli rendszerben, majd a pénzügyi teljesítésre. A vállalatok nagy részénél találkozhatunk Pénzkezelési és Utalványozási Szabályzattal, melyben rögzítik az utalványozásra jogosultak hatásköreit, a keretösszegeket valamint teljesítési feltételeket Költségek főkönyvi elszámolása és analitikus nyilvántartása A számviteli törvény kötelező jelleggel előírja a költségek főkönyvi elszámolását. Ennek céljából hozták létre a számviteli információs rendszereket, melyeknek testre szabása, kialakítása vállalat, tevékenység függő. A költségek ismerete nélkülözhetetlen a vezetői döntések előkészítéséhez, így célszerű olyan elszámolási rendszert felépíteni, amelyből a szükséges, lényeges információk könnyedén kinyerhetőek, jelentésekhez felhasználhatóak. Ilyen döntés előkészítő információk lehetnek az adott időszak összes termelési költsége, a költségek nagysága és összetétele költséghelyenként és költség viselőnként, termékköltségek, költségváltozások. Tehát a költségszámvitel feladata, hogy támogassa a vezetői döntéseket, információt nyújtson a tervezéshez, ellenőrzéshez, irányításhoz, a költségeket folyamatos zárt rendszerben tartsa nyilván, segítséget nyújtson a termékköltség, önköltség számításához. A költségek főkönyvi elszámolására a költségszámlák szolgálnak. Magyarországon a évi C. törvény a számvitelről szabályozza a költségszámvitelt, mely szerint a főkönyvi elszámolás az 5-ös illetve 6-os, 7-es számlaosztályokban történik. A költségek elszámolása történhet: Kizárólag költségnemenkénti elszámolás (5-ös számlaosztály) Elsődlegesen költségnem, másodlagosan költséghely-költségviselő elszámolás (567) Elsődlegesen költséghely-költségviselő, másodlagosan költségnem szerinti elszámolás (675) A saját termelésű készletek nyilvántartása történhet: Saját termelésű készletekről nincsen folyamatos nyilvántartás Saját termelésű készletekről csak mennyiségi nyilvántartás vezet 20

22 Saját termelésű készletekről folyamatos mennyiségi és értékbeni nyilvántartást vezet a vállalat. A 6-os költségszámlákon az elszámolás szempontjából közvetett költségeket, a 7-es számlaosztályban pedig az elszámolás szempontjából közvetlen költségeket tartjuk nyilván. Kialakítások során a vállalat sajátosságait, tevékenységeit kell figyelembe venni. Költséghely lehet egy termelő üzem vagy főüzem, javító-karbantartó, szolgáltató üzemek. Költségviselők lehetnek a kalkulációs egységek, termékek, termékcsoportok, szolgáltatási tevékenységek stb. 21

23 3. A Volvo Hungária kft költségszámítási gyakorlata 3.1. Költségnem-struktúra A vállalat költségkönyvelési gyakorlatának kialakítása során figyelembe kellett venni az anyavállalat elvárásait, illetve a hazai számviteli törvény előírásait a költségek nyilvántartását illetően. A Társaság költségeit kizárólag 5-ös számlaosztályban könyveli, a 6-os illetve 7-es számlaosztályokat nem használ, eredménykimutatását összköltség eljárással, A változatban készíti. Költséghely, költségviselő meghatározására speciális kódrendszer került kialakításra, melyet folyamatosan fejlesztünk. A költségfogalomban a tevékenységre helyezzük a hangsúlyt, a költségek elszámolhatási mód szerinti csoportosítására építünk, azaz a költségelszámolás rendszerét úgy alakítottuk ki, hogy a költségelszámolás elsődlegesen a tevékenység költségeinek meghatározását tegye lehetővé. Költségnemek kialakítása minden vállalatra kötelező érvényű, azonban a felépítését már vállalatra szabottan lehet alakítani, természetesen, a számviteli törvény előírásait figyelembe véve. A Társaság információszükséglete, a gazdaságossági szempontok valamint az anyavállalat előírása miatt nagy részletezettséget igényelnek a költségnemek. A Volvo Hungária Kft-nek havi riportálási kötelezettsége van, minden hónap első hetében zárjuk az előző havi könyveléseket, így nagyon fontos, hogy igyekezzünk minden jóváhagyott számlát bekönyvelni az adott hónapra. A költségnem- számítás az elszámolási időszak összes felmerült, jóváhagyott számláját regisztrálja megfelelő bontásban. Választ ad arra, hogy mely költségek, milyen célból merültek fel. Így nem csak az anyavállalatnak szolgáltatunk információt a havi riportokban, hanem a műhelyeink, értékesítő központjain is folyamatos tájékoztatást kapnak a havi, negyedéves eredményekről. A költségnem- számításnak a költségek összetételére kell rávilágítania, lehetővé kell tennie költség ok-okazat alapú hozzárendelését a költséghelyhez. Azonban ahhoz, hogy minden költség elkülöníthető legyen a megfelelő költségviselőkre, költséghelyekre, dimenziókat hoztunk létre. Ezeket a dimenziókat a költségek könyvelésével egyidejűleg rögzítjük a vállalkozás számviteli információs rendszerében, a Scalaban. A főkönyvi számon kívül hat dimenzó került 22

24 kialakításra, melyek a következők: szervezeti egység, termék-vagy tevékenység kategória, alkód, dolgozói kód, alvázszám, helykód. Főkönyvi szám: Számlatükör és a számlarend szerint használt főkönyvi szám. Hossza 3-6 karakter között mozog, az adott terület részletezettségétől, információ igényétől függően. Termék/tevékenység kategória: A költség jellegét illetően nyújt bővebb információt. Például szerviz esetében: munka, alkatrész, általános költség, vagy új autó, busz esetében a jármű típusa szerint. Szervezeti egység: A legfőbb bontások: új autó értékesítés-volvo, új autó értékesítés-renault, busz, műhely stb. Alkód: Anyavállalat felé készítendő jelentéshez, adóköteles,adómentes járulékok paraméterezéséhez, a bevallások könnyebb elkészítése érdekében, beruházási projektek kódolásához Dolgozói kód: Minden dolgozó rendelkezik egy egyedi kóddal, melyet kötelező megadni a költség elszámolásokhoz, előlegekhez, bérből levonandó tételek könyvelése során. Valamint a cégautók is egyedi kódot kaptak költségeik egyedi nyilvántartása érdekében. Alvázszám: Készleten lévő vagy eladott új és használt autók, valamint a bérelhető kamionok alvázszám szerinti nyilvántartása céljából létrehozott dimenzió. Volvo autók esetében az alváz utolsó hat számjegye, Renault autóknál meghatározott szempontok alapján létrehozott tíz karakter. Helykód: adott terület konkrét beazonosítása érdekében létrehozott kétjegyű kód: településenként elkülönítve a műhelyek, Renault/ Volvo illetve Új/ Használt értékesítés stb. Nem minden dimenziót kötelező tölteni egy-egy könyvelési tétel rögzítése során, ez minden esetben a költség jellegétől függ. Példában szemléltetném hogyan is néz ki valójában, a költségek könyvelése dimenziókkal rögzítve: 23

25 2. sz. ábra: A költséghely dimenziók használata a gyakorlatban Forrás: Saját készítés A dimenziók részletesebb vizsgálatát a következő fejezetekben bővebben tárgyalni fogom. A vállalat számlakeret tükrének kialakítása során a költségnemek részletezettségét a vállalat tevékenységének megfelelően alakították ki. A költségszámlák jellemzően 6 karakterből állnak, ez lehetővé teszi, hogy alszámlák segítségével megőrizzük a számlák funkcionalitását. A vállalat egyes osztályainak (Pénzügy, Ingatlan fenntartás (VRE), IT) az anyavállalat, olyan jelentési kötelezettséget ír elő, hogy nem elég külön dimenziók megadása mellett rögzíteni a költségeiket a főkönyvben, hanem teljesen egyedi költség főkönyvi számokat rendel el. Erre azért van szükség mert a felsorolt osztályok költségei nem Selling Expense -ként jelennek meg a vállalat jelentéseiben, ezen részlegek nem a profit teremtés érdekében lettek létrehozva, támogató funkciót töltenek be. Selling Expense -be a műhelyek, új-és használ értékesítő osztályok, rental, részleg költségei kerülnek könyvelésre. A marketing költségek külön kategóriát alkotnak, annak függvényében kerülnek rögzítésre, hogy Volvo vagy Renault autókhoz kapcsolódik a számla. A költségek végső soron beépülnek az értékesített autó vételárába, így az árképzés miatt lényeges szintén egyedi főkönyvi számokra rögzíteni a marketinggel kapcsolatos bizonylatokat. 24

26 Pénzügy New Sales Irodaszerek költsége Műhely VRE ábra: Példa ugyanazon költség elszámolására a szervezetekhez rendelt főkönyvi számok alapján Forrás: saját szerkesztés Költségek könyvelése folyamán akadnak olyan tételek amelyeket vetítési alap segítségével, hónap végén osztjuk le az egyes részlegek között. Ezt az allokációs folyamatot külön bekezdésben részletesen is tárgyalni szeretném. Ide sorolnám az adminisztrációs költségeket, rezsiszámlákat, bankköltségek, valamint egyéb a vállalat egészére számlázott szolgáltatások számlái, amelyek külön-külön számlánként való leosztása nem lehetséges, a könyveléssel egyidejűleg. Ha egyből allokálnánk ezeket a számlákat, akkor a főkönyvi számlákon rengeteg plusz sor jelenne meg és így lehetetlen lenne utólag bármit is visszakeresni. Így hónap végén főkönyvi számlánként allokálunk egy összegben, így az ellenőrzés is sokkal hatékonyabb lesz. 25

27 3.2. Számviteli információs rendszer vállalatra szabottan A költséggazdálkodás számítógépes támogatása manapság már nagy százalékban a vállalkozások körében. A számvitel, pénzügy, bér-, készlet-és költséggazdálkodás kezelésére, nyilvántartására informatikai rendszerek állnak a segítségünkre. Sajnos jelenleg kevés rendszer van ami egyszerre több területet képes kezelni. Számos programot meg kell vásárolni a vállalkozóknak, hogy maradéktalanul el tudják látni a vállalat információs szükségletét. Jellemzően a könyvelő programokat kiegészítik a tárgyi eszköz nyilvántartó szoftverek, workflow, nagyvállalati dokumentumkezelő rendszerek, valamint számos számlázó program. A Volvo Hungária Kft könyveinek vezetésére, készletgazdálkodásra, valamint számlázásra a Scala integrált vállalatirányítási rendszert használja. Az integrált vállalatirányítási rendszerek lényege, hogy képes teljesen összekapcsolni az adatbázisokat, a vállalati tevékenységhez kapcsolódó rendszereket, valamint eleget tesz a külső beszámolási előírásoknak. Utóbbira aktuális példa a Nemzeti Adó-és Vámhivatal január 1-jétől érvénybe lépett számlázó programokra vonatkozó előírása, mely szerint minden számlázó programnak képesnek kell lennie az adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás funkciójának alkalmazásával megvalósuló adatexportra. A Scala továbbá képes egyszerre több vállalatot is kezelni, így a konszolidált vállalat könyvvitelét is ezen rendszer segítségével végezzük. A Scala 6 fő modulból áll, melyeket mindennapos szinten használunk: Főkönyvi modul: mely kezeli a pénztári, banki valamint vegyes tranzakciók könyveléseit Bejövő számlakönyv modul: szállítói adatok rögzítésére, jóváhagyatlan számlák iktatására, jóváhagyott, bejövő számlák könyvelésére, valamint fizetések bevitelére alkalmas Kimenő számlakönyv modul: vevőadatok, vevőfizetések, kompenzációk kezelésére alkalmas 26

28 Vevőrendelés és számlázó modul: ebben a modulban lehet rendeléseket és számlákat készíteni, módosítani és nyomtatni Készletnyilvántartó modul: kezeli az új, használt autók, buszok készletre vételét, a cikktörzseket, valamint a leltározás folyamatát. Képes készletértékelési módokat meghatározni és raktár információkat bevinni, valamint nyomon követni a logisztikai folyamatokat. Beszerzési modul: Ebben a modulban lehet rendeléseket készíteni, rendelés megerősítéseket bevinni A Scala segítséget ad a havi, éves jelentések elkészítésében is, erre egy, külön modult hoztak létre, melynek neve Crystal Reports. A Crystal Reports egy jelentés szerkesztő rendszer. Az elkészített jelentés megjeleníthető a képernyőn, kinyomtatható, exportálható számos formátumba (Excel, Word, Text, HTML stb. ), vagy kérhető az interneten keresztül is. Egy riport elkészítésekor először mindig végig kell gondolnunk, hogy pontosan mit akarunk a jelentésben megjeleníteni és azt milyen formátumban szeretnénk látni. Például én rendszeresen használom arra, hogy a könvelt továbbszámlázandó tételeket (pl.: Továbszámlázandó külföldi javítások) lekérjem Excel formátumban az aktuális időszakra vonatkozóan. Az elkészült Excel alapján könnyen, pontosan tudom kiállítani a vevőknek a számlákat. A Scala képes az automatikus allokációra is, előzetes paraméterezést követően. Az általunk megadott elosztási paraméterekkel az állandó költségeket, a közösen igénybe vett szolgáltatások díjait havonta jelentési szintekre szabottan könyveli. A Társaságnak a konszolidált vállalati könyveit is vezetnie kell, mely, ha minden egyes tételt duplán rögzítenénk a helyi valamint a konszolidált vállalatba, akkor óriási plusz terhet rónánk magunkra. A Scala azonban lehetőé teszi,hogy a könyveléseket csak egyszer kelljen rögzítenünk. A helyi vállalat főkönyvi aktualizálása letérképeződik a konszolidált vállalatba tranzakciónként. Természetesen a Vállalat más számlázó és készletgazdálkodó programokat is használ, például a műhelyek számlázó programja (GDS), valamint az alkatrészek készletre vételét kezelő program a VIPS. Az ezekben tárolt adatokat napi rendszerességgel be tudjuk olvasni a Scala rendszereibe, így egyből a helyes főkönyvekre kerülnek. A rendszer felépítése nagyon hasonló az SAP programjához, a külföldi vezetés pár éven belül tervezi az SAP rendszerre való áttérést a közép-európai régióra vonatkozóan,így várhatóan a Scala már csak pár évig lesz a segítségünkre. 27

29 3.3. Költséghelyek Regionális versus Helyi költségek A költségek könyvelése során, vállalati szinten megkülönböztetünk régiós valamint helyi költségeket, költséghelyeket. A helyi költséghelyekről elmondható, hogy minden olyan részleg ide sorolható, mely értéket teremt, részt vesz a profit termelésében, valamint költségeiről önálló döntést képes hozni, nem szükséges jóváhagyás az anyavállalat részéről. Az alábbi osztályok, szervezetek sorolhatóak ide: Műhelyek Volvo, Renault New Sales Volvo, Renault Used Sales Rental Busz értékesítés After Market-alkatrészbeszerző osztály Ezen osztályok munkáját a jövedelem, profit érdekében végzett tevékenységeknek tekinthetjük, így fontos, hogy a felsővezetők be tudják azonosítani a jelentésekben ezeknek a részlegeknek költségeit, a kinyert adatok segítségével meghatározhatják a termékek, szolgáltatások árait. A költséghelyeknek megfelelő egységes kódrendszert, dimenziókat, úgy határozta meg a vállalat, hogy a tevékenységek neve alatt mindenki ugyan azt értse, ne legyenek átfedésben egymással. Lényegében ez egy tevékenység alapú költségszámítási rendszer, a költségek úgynevezett Selling Unit -ként kerülnek kimutatásra, a termékeket fenntartó és a vevőket megtartó munkálatok könnyen feloszthatóvá válnak az egyes termékekre, szolgáltatásokra, vevőkre. Azonban vannak olyan szervezeti egységei a vállalatnak, melyek tevékenységét nem lehet felosztani a termékekre, szolgáltatásokra, munkájuk a vállalat fenntartását szolgálja. Támogató funkciót látnak el, a közvetlen kontrollt az anyavállalat gyakorolja felettük, így költségeiket regionális költséghelyekre rögzítjük. A régiós költséghelyek olyan területekhez, személyekhez kapcsolódnak, akik a jóváhagyási hierarchiában közvetlenül a külső vezetők alá tartoznak, havi eredményeiket külön kell riportálni. Az IT és a Marketing, valamint Driver Tréning osztály menedzserei nem kizárólag helyi 28

30 vezetők, hanem régiós szinten felelősek, több ország munkáját is felügyelik. Így nem csak helyi költséghelyekként, hanem felelős, régiós költséghelyekként vannak jelen a magyarországi és az anyavállalat rendszerében. A költségek elszámolása folyamán figyelni kell rá, hogy az ő költségeiket külön dimenziókba rögzítsük, a magyarországi vállalat jelentéseiben nem szerepelhetnek, hiszen régiós szinten jelennek meg kiadásaik. A pénzügy, létesítmény fenntartás valamint IT részleg helyi szervezete support funkciókat lát el, munkájuk szalmai kontrollt igényel. Így költség elszámolásban meg kellett oldani ezen részlegek költségeinek leválasztását is. Nem csak saját dimenziókat kapott a pénzügy, létesítmény fenntartás,marketing, driver tréning hanem az 5. számlaosztályban minden típusú költségre vonatkozóan saját főkönyvi számokat is. Erre azért volt szükség, hogy az említett részlegek költségeit a jelentésekben teljesen el lehessen különíteni a selling expense -től a főkönyvben. Ezáltal külön vizsgálhatóvá válnak a támogató egységek havi fenntartási költségei. A humán erőforrás részleg szintén support,támogató funkciót tölt be a vállalat életében, de az anyavállalat nem rendelkezik a költségeinek elkülönítésérről, nem gyakorol szakmai kontrollt, felügyeletet a szervezet felett. Habár indokolt lenne a részleg felügyelete, jelenleg költségeik havonta allokálódnak szét a helyi profitteremtő részlegek között. Véleményem szerint ez komoly hiba, mivel a közvetlen szakmai kontroll hiányzik, valamint költségeik havi szinten teljesen leosztódnak a többi osztály között, így a jelentésekben sem vizsgálható külön a költségvetésük, nem lehet kimutatni mennyibe került az adott hónapban az emberi erőforrás osztály a vállalatnak, a cégcsoportnak. A cég ügyvezetése, valamint hozzá kapcsolódóan a titkárság az emberi erőforrás részleghez hasonlóan allokációs dimenziókóddal kerül paraméterezésre a könyvekben. A titkárság közvetlenül az ügyvezetés alá tartozik, az ügyvezető pedig a Volvo AB vezetőségének felelős. A Volvo Csoport minden egyes európai vállalata élére svéd származású vezetőt nevezett ki, ezzel is fenntartva a központi irányítási jelleget. Magyarország ez alól az egyetlen kivétel, svéd állampolgárságú, de magyar származású vezetőt helyeztek a Volvo Hungária Kft élére, a fő magyar üzleti partnerrel (Waberer s International Nyrt.) való kapcsolat fenntartása érdekében 29

31 Cinkota műhely Lébény műhely Szeged műhely Polgár műhely Pécs műhely Nagykanizsa műhely Biatorbágy műhely VRE HU ACC HU IT helyi Marketing helyi Titkárság ADM HR Volvo Sales Renault Sales Used Sales Rental Busz VRE Régió ACC régió IT Régió HU Marketing régió HU Driver Tréning régió HU Volvo AB Volvo Hungária Kft Ügyvezetés Aftermarket 4.ábra A Volvo Hungária Kft helyi és régiós költséghelyeinek hierarchikus felépítése a Volvo Csoportban. Forrás: Saját szerkesztés 30

32 A vállalat költséghelyei A Volvo Hungária Kft ahogy már korábban említettem csak 5. számlaosztályban könyveli költségeit, a költségviselők, költséghelyek rögzítésére, megkülönböztetésére nem a 6. illetve 7. számlaosztályt használja, hanem könyvelési dimenziók segítségével különíti el költségeit a megfelelő helyekre. A vezetői számvitel által definiált közvetett költségek esetében nem tudjuk megnevezni a költségviselőt vagyis csak a költséghely ismert. A költséghely területileg, szervezetileg, funkcionálisan elhatárolható egység, melyen belül elkülönítjük az üzemi általános és központi irányítás költségeit. A központi irányítás költsége minden olyan anyagi, üzemeltetési, karbantartási és szolgáltatási költség, mely a vállalat működésével kapcsolatos. Ezek a költségek felosztásra kerülnek a tevékenységek között, jellemzően már a számlák rögzítése, a költségek könyvelésével egyidejűleg. A közvetlen költségek valamely termékhez, szolgáltatáshoz köthetőek, előállításuk érdekében merültek fel. A vállalatnál elsősorban alvázszámok alapján tartjuk nyilván ezen költségeket, melyek rögzítésekor az alváz dimenzióban megadjuk a számlán feltüntetett alvázszámot, mely készleten lévő autó esetében készlet számlán, már értékesített vontatónál pedig eladott áru beszerzési értékeként jelenik meg a főkönyvben. A műhelyek közvetlen költségei legtöbb esetben munkalapokhoz, vagy anyagbevételezési bizonylatokhoz köthetőek. A Volvo Hungária Kft költség elszámolási gyakorlatát úgy alakította ki, hogy a vállalaton belüli részlegeket megkülönbözteti egymástól az alapján, hogy milyen tevékenységet végeznek. Ez alapján elkülönítjük egymástól az értékesítő és szolgáltató (támogató) részlegeket. Az értékesítő részlegek közvetlenül hozzájárulnak a profit teremtéshez. Ide sorolnám a szervizeket, értékesítő osztályokat. A támogató egységek a vállalati működéshez szükséges feltételeket biztosítják. Közvetlenül nem vesznek rész termék vagy szolgáltatás előállításában, de nélkülözhetetlenek a vállalati működéshez. Ilyenek a humánerőforrás-menedzsment, pénzügy, informatikai osztály, létesítmény fenntartás. A vállalat költségmozgásainak figyelemmel kísérése érdekében és az anyavállalat riportálási előírásainak megfelelően alakítottuk a dimenziókat. Ezáltal a szervezeti egységek által okozott költségek havi szinten kimutathatóak, valamint elszámolásuknál típusonként egységes elszámolási technika alkalmazható. A dimenziók által elkülönített 31

33 költséghelyek elhatárolt felelősséggel rendelkeznek. A felelősségi központok vezetői befolyásolni tudják részlegük eredményességét. 32

34 3.3.3 Értékesítő részlegek költségei A Vállalat értékesítő részlegei 5 fő csoportba sorolhatóak: Műhelyek ( Budapest, Lébény, Szeged, Polgár, Pécs, Nagykanizsa, Biatorbágy) Új autó értékesítés- Volvo (New Sales) Új autó értékesítés- Renault(New Sales) Használt autó értékesítés (USED) Busz értékesítés Autó bérbeadó részleg( Rental) Mindegyik szervezeti egység költségeit szétválasztjuk közvetlen valamint közvetett költségre, az alapján, hogy mihez kapcsolódik, minek az érdekében merült az fel. Közvetlen- Közvetett költségek megállapítása a műhelyekben A műhelyekben alapvetően három fő típusba sorolhatjuk a közvetlen költségeket: 1. Alkatrész beszerzés Az alkatrész beszerzéssel kapcsolatos számlák főkönyvileg készlet számlára könyvelődnek. A raktárakban az alkatrészeket bevételezik, készletre veszik a nyilvántartó rendszerben. Könyvelés technikailag létrehoztuk a 2PP1 megnevezésű termék/tevékenység kategóriát, mely alkatrészekre vonatkozik, szervezeti egység kategóriában pedig a műhelyeket nevesítjük a 2EEUDH dimenzió kóddal. Például egy alkatrész beszerzése főkönyvileg, dimenziókkal ellátva: /2PP1/2EEUDH 2. Továbbszámlázott költségek: Többnyire közvetített szolgáltatások, melyeket változatlan formában továbbértékesítettek, továbbszámláztak a műhelyek a számlázó rendszerükben (GDS) Pl.: eredetiség vizsgálat, gumijavítás. Hogy a műhelyek külön-külön is elkülöníthetőek legyenek a jelentésekben, minden műhely saját dimenzió kódot kapott a főkönyvekben a termék/tevékenység kategórián belül: Budapest: 2SX 33

35 Lébény: 2SXA Szeged: 2SXB Polgár: 2SXC Pécs: 2SXD Nagykanizsa: 2SXE Biatorbágy: 2SXF A szervezeti egység kategóriában minden műhely egységesen 2EEUDH végződést kap. Továbbszámlázott költség könyvelése például Szegedre: 8151/SXB/2EEUDH 3. Valamint az úgynevezett műhelyrezsi fogalma A műhelyrezsi cégünknél nem a köznapi értelemben vett rezsi fogalmát jelenti. Így definiálunk minden olyan nem továbbszámlázott vagy készletre vétellel kapcsolatos költséget, ami a szerviz értékesítő tevékenységéhez közvetlenül kapcsolódik. Ide sorolhatóak a szerszámokkal, a műhely, munkához szükséges felszereléseivel kapcsolatos számlák költségei. Például egy nagykanizsai szerszám beszerzéssel kapcsolatos számla könyvelése: /SXE/2EEUDH New Sales részlegek közvetlen költségei Az új autó étékesítő egységek közvetlen költségeit nagyon könnyen el tudjuk különíteni. Minden egyes értékesítéssel kapcsolatos számlán- függetlenül attól, hogy Volvo vagy Renault- fel van tüntetve egy alvázszám, amire a költség terhelendő. A főkönyvben minden egyes készleten lévő illetve értékesített autó alvázszáma létre van hozva az alváz dimenzióban. Az alvázhoz kapcsolódó költségek készleten lévő jármű esetében készlet főkönyvre (2610), vagy már értékesített autó esetében eladott áru beszerzési értékére (ELÁBÉ-8142) kerülnek rögzítésre. A még várható költségekre elhatárolást hozunk létre alvázanként. A termék/tevékenység kategóriában minden egyes járműnek, alvázhoz kapcsolódóan létre van hozva a típusa, melyet az adatbázisokból, részletes utánajárást követően ki tudunk választani és a könyvelés során dimenzióként rögzíteni. A szervezeti egység kategória dimenzió , mind Renault, mind Volvo autó esetében is. Találkozom olyan számlákkal is, melyek nem köthetőek pontosan egy bizonyos alvázhoz, de mégis az új autók közvetlen költségeként kellene számon tartanunk. Például, az új rendszámok kiadás sokszor csoportosan történik, 34

36 egyszerre akár 100 rendszámot is igényelhetnek az értékesítő részlegek a hatóságtól. Azonban ezekhez a rendszámokhoz a számla kiállításakor még nem köthető alváz a legtöbb esetben, de azt biztosan megállapíthatjuk, hogy minden új autóra fel fog merülni ez a költség. Hogy hónap végén le tudjuk osztani az ilyen jellegű számlák összegét, ezért létrehoztunk egy fiktív alvázszámot (999999), erre az alvázra rögzítjük a számlákat egy összegben, majd hónap végén szétosztásra kerülnek az értékesített autók terhére. A USED, vagyis használt autó részleg közvetlen költségei szinte azonos módon működnek a New Sales rendszerével. Főkönyvileg külön készlet illetve ELÁBÉ számla van létrehozva használt autókra vonatkozóan, valamint a termék/tevékenység kategória nem típusonként szedi szét a járműveket, hanem attól függően, hogy használt Volvo (2VQ) vagy Renault (RVUC) a jármű típusa. Szervezeti egység kategória itt is a dimenzióval kerül definiálásra. A busz értékesítés már egy kicsit más módon működik,mint a többi kamion értékesítő részleg. Sokkal jobban le vannak választva főkönyvileg, egyedi dimenziókat kaptak így egyszerűen lehet jelentéseket készíteni havi eredményükről. Szervezeti egység dimenzió 3EF, költséghely dimenziójuk típustól függően változik. Közvetlen költségeik alváz szinten kerülnek rögzítésre készlet vagy ELÁBÉ főkönyvre. Példa egy használt, értékesített busz költségének elszámolására: 81481/3VUX/3EF A profit termelő egységek értékesítéshez nem köthető költségeit 5-ös számlaosztályban könyveljük. Minden esetben meg van jelölve a számlán mely részleghez köthető a számla végösszege, melyet a költséghely dimenzióknál figyelembe is veszünk, és osztályokra bontva rögzítünk. Amennyiben valamely dolgozóhoz köthető a költség felmerülése, akkor dolgozói kódot is megadunk, az esetleges bérből levonandó, továbbszámlázandó tételek könnyebb beazonosítása érdekében A támogató részlegek költségeinek megjelenése A Volvo Hungária Kft szolgáltató részlegei a vállalat működéséhez szükséges feltételeket biztosítják. Olyan tevékenységeket végeznek, amelyek nem vesznek részt közvetlenül a termékek, szolgáltatások előállításában, értékesítésében, de 35

37 nélkülözhetetlenek a vállalkozás működésének fenntartásában. Ezek az osztályok a pénzügy, ingatlan kezelés, IT, humán-erőforrás menedzsment. A vállalat számára nehéz megérteni ezen részlegek költségeinek keletkezési okát, melyik terméket, szolgáltatást segítik. Ezért is volt alapkövetelmény az anyavállalat részéről, ezen költségek teljes leválasztása a Selling unit -ról. Ezek a részlegek profitot nem termelnek, de költséget igen. A pénzügyi osztály számviteli, kontrolling és pénzügyi folyamatokat lát el. Biztosítják a vállalatnak a magyar számviteli törvény előírásainak, szabályzatainak való megfelelést, elkészítik a kért beszámolókat, adóbevallásokat, kielégítik a vezetői információs igényeket, adatokat szolgáltatva a költségszámítási rendszernek. A kontrollt elsősorban a régiós menedzsment gyakorolja felettük, költségeiket egyedi költségnemekkel, költséghelyekkel definiáljuk. 36

38 Költségallokáció a gyakorlatban A költségallokáció nem más, mint a költségek, ráfordítások felosztása költségviselőkre, költséghelyekre, előre meghatározott vetítési alap segítségével. A költségek felosztása a vállalat eredményében nem eredményez végső soron változást, a felosztás nem változtatja meg a költségek összegét. Jellemzően a közvetett költségek kerülnek allokálásra, mivel nem rendelhetőek hozzá ok-okozati alapon költségviselőkhöz. Ilyen felosztandó költségek lehetnek, rezsiköltség, központi szolgáltatások, takarítás, adminisztratív költségek. Az allokáció nem csak a terheket osztja meg, de egyfajta felelősségérzetet generál a vezetőkben a költségek iránt. A Volvo Hungária Kft allokációs folyamata 5 fajta vetítési alap segítségével működik. Nem számlánként kerül sor a költségek felosztására, hanem hónap végén főkönyvenként egy tranzakció segítségével. Mivel a számviteli rendszer csak egyszer képes az allokációra, így hónap utolsó napjáig rögzíteni kell az adott időszakra vonatkozó számlákat. A könyvelés során a költséghely, költségviselői dimenziókhoz allokációs kódokat kell megadni, a számla jellegétől, tartalmától függően. Minden kódhoz hozzá vannak rendelve az allokációs kulcsok, százalékos arányban, valamint a költségviselők. Az érintett főkönyvi számokat tól-ig tartománnyal lehet megadni, így a számviteli információs rendszer egy vegyes tranzakció létrehozásával allokálja a főkönyv összes megadott allokációs kóddal paraméterezett tételét. A költségfelosztási arányok felülvizsgálatára jelenleg nagyon kevés időt fordít a vállalat, az árbevétel alapú allokációt negyedévente újrakalkulálják, azonban a négyzetméter valamint létszámarányos megoszlásokat már 2 éve nem vizsgálták felül, ez torzító hatással van az egy szervezeti egységek havi eredményére. A következő allokációs dimenzió kódokat használjuk: ADM(Administration): Speciális dimenziókód. Az ügyvezetés, a titkárság, és a humán erőforrás részleg költségei kerülnek rögzítésre ezzel a kóddal. Nem hagyományos allokációs kulcs, a hó végi allokálás folyamán egy összegben vezeti át a költségeket a 2VX/ dimenziópárosításra. Ez a Volvo-új autó értékestő részleg költséghelye, így végső soron Selling Unit-ként kerülnek kimutatásra. Azért volt szükség egy külön dimenzió kódra, hogy a hazai válalatban követni tudjuk az ügyvezetés és az emberi erőforrás menedzsment költségeit havi szinten. Az anyavállalat jelentéseiben már nem látják külön ezen kiadásokat, beépülnek az új autó értékesítés költségeibe. A havi 37

39 Selling and Administrative Expenses Report-ban a vállalat költségeit Before ADM és After ADM, azaz ADM allokáció előtt, és a felosztást követő állapotban is be kell mutatni. AM2(Allocation m 2 ): Négyzetméter arányos vetítési alap, melyet olyan jellegű számlák könyvelése kapcsán használunk, mint a gázszámla, energiaszámla, vízszámla, vagyonbiztosítási díj, takarítás, tűzvédelem, szemétszállítás valamint biztonsági őr szolgálat. Ez az allokációs kulcs a vidéki műhelyek kivételével, a vállalat minden részlegére oszt le költséget. A vidéki műhelyekbe külön számlák érkeznek például a rezsiköltségekre, így ezeket nem kell leosztani, helyes költséghelyre kerülnek azonnal rögzítésre. (5. ábra) Allokáció AM2 Pénzügy 2% 7% 10% 2% 6% 3% 1% 13% 7% 6% 2% VRE-Ingatlan fenntartás Aftermarket USED-Használt sales Volvo sales Driver Tréning Műhely 41% Marketing Busz ADM IT Renault sales 5.ábra: AM2 paraméterezésű költségek allokációs aránya hónap végén Forrás: Saját szerkesztés 38

40 AM2 Allokáció m2- alapon felosztandó közvetett költségek vetítési alap kalkulációja Szervezeti egységek (cinkotai út) Cinkota épület felosztása ( m 2 ) Számítás Kalkulált allokációs arányok Pénzügy 262 =262/8196*100 3,20 % VRE-Ingatlan fenntartás 104 =104/8196*100 1,30 % Aftermarket 1024 =1024/8196*100 12,50 % Ügyvezetés, HR (ADM) 847 =847/8196*100 10,30 % IT 115 =115/8196*100 1,40 % Volvo Sales 607 =607/8196*100 7,40 % Marketing 163 =163/8196*100 2,00 % Műhely 3369 =3396/8196*100 41,10 % Driver tréning 517 =517/8196*100 6,30 % Busz 600 =600/8196*100 7,30 % Használt Sales 131 =131/8196*100 1,60 % Renault Sales 459 =459/8196*100 5,60 % Épület teljes nagysága ,00 % 6. ábra: Négyzetméter alapú allokáció, megoszlási arányainak számításának menete Forrás: Saját szerkesztés, a vállalat főkönyvi adatai alapján 7.ábra: AM2 allokáció főkönyvi elszámolása Forrás: Saját szerkesztés A 6. ábrán bemutatott főkönyvi elszámolást a rendszer automatikus hajtja végre. Igaz, hogy az ADM költséghelyek is kapnak a felosztásból költséget, de utána rögtön továbbterhelődnek az új autó értékesítés költséghelyre. 39

41 AHC(All Head Count): Létszám arányos vetítési alap, a bérszámfejtés, posta valamint egyéb a vállalat teljes munkaerejéhez köthető anyagköltség vagy igénybe vett szolgáltatás került allokálásra a segítségével. A 7. ábrán látható, hogy a felosztásból kimaradtak az újonnan nyitott műhelyek, Pécs valamint Biatorbágy. A vezetőség döntése alapján, az első 1-2 évben, amíg beindulnak, megerősödnek ezek a műhelyek, addig nem allokálnak rájuk a fent említett költségekből, hanem közös megegyezés alapján, a többi részleg megosztva vállalja helyettük. A következő félévben tervbe van véve az allokációs kulcsok újra kalkulálása, a pécsi és biatorbágyi műhely bevonása is az arányosításba. 2% 2% 7% 7% 8% 5% 1% 5% Allokáció AHC 2% 7% 14% 38% 2% Aftermarket USED-Használt sales Volvo sales Driver Cinkota Műhely Lébény Műhely Szeged Műhely Polgár Műhely Nagykanizsa Műhely Busz ADM IT Renault sales 8. ábra: AHC paraméterezésű költségek allokációs aránya hónap végén Forrás: Saját szerkesztés (a vállalkozás főkönyvi adatai alapján) ACI(Allokáció Cinkota Irodaház): A cinkotai központ két részre osztható, egyrészt a műhely, másrészt pedig a főépület, melyben a Volvo Hungária Kft értékesítő, beszerző valamint támogató szervezeti találhatóak. Számos olyan jellegű költség merül fel havi szinten, melyek a cinkotai műhely kivételével, a központ összes többi részlegét érintik.az ACI, mint vetítési alap, lehetővé teszi csak ezen osztályok között létszámarányosan felosztani az ide sorolt költségeket. Ezt az allokációs kulcsot csak január 1. óta használja a Vállalat, előtte AHC-val kerültek rögzítésre ezek a 40

42 számlák, de mivel az AHC használatával a műhelyek is kapnak költséget, igyekeztek új allokációs kulcsot kialakítani. Jelenleg a posta-futár, valamint víztisztító berendezések bérleti díja kerül rögzítésre ACI dimenzió kóddal. (8. ábra) AREV: Árbevétel alapú allokációs kulcs. Havonta a részlegek árbevétele alapján kalkulálják a költségfelosztási arányokat százalékos formában, és az árbevétel /nyereség központokra kerül továbbterhelésre. A bankköltségek, késedelmi kamatok, kerekítési különbözetek valamint realizált és nem realizált árfolyamkülönbözetek kerülnek elszámolásra ezen vetítési alap segítségéve. (9. ábra) Allokáció ACI 5% 11% 2% 2% 20% Aftermarket Used sales Volvo sales 11% 7% Driver tréning Marketing 5% 9% 25% Busz Ügyvezetés IT 3% Pénzügy VRE Renault sales 9. ábra: ACI paraméterezésű költségek allokációs aránya hónap végén Forrás: Saját szerkesztés (a vállalkozás főkönyvi adatai alapján) 41

43 Allokáció AREV 15% 22% Volvo Sales USED sales 1% 1% 2% 10% 15% 14% 20% Aftermarket Műhely-Cinkota Műhely-Lébény Műhely-Szeged Műhely-Polgár Busz Renault Sales 10. ábra: Árbevétel arányos allokációs kulcs költségfelosztása Forrás: Saját szerkesztés (a vállalkozás főkönyvi adatai alapján) 42