MME KOMMUNIKÁCIÓS SZABÁLYZAT

Átírás

1 A MAGYAR MADÁRTANI ÉS TERMÉSZETVÉDELMI EGYESÜLET (MME) KOMMUNIKÁCIÓS SZABÁLYZATA Hatálys: nvember 4.-től. Jóváhagyta az Elnökség E/16/21 döntése alapján. Budapest, nvember 4. Bajr Zltán elnök

2 TARTALOM I. Kmmunikációs csprt belső tájékztatása média megjelenés generáláshz... 3 II. Kmmunikációs csprt belső tájékztatása média megjelenésről és kapcslatkról... 3 III. Kapcslattartás a média partnerekkel, nyilatkzás az MME külső képviselete... 3 IV. Kiadványk... 5 V. Hnlapk... 5 VI. Levelezés... 6 VII. Elektrnikus kmmunikáció ( )... 6 VIII. Pályázatk... 6 IX. Mellékletek:

3 I. KOMMUNIKÁCIÓS CSOPORT BELSŐ TÁJÉKOZTATÁSA MÉDIA MEGJELENÉS GENERÁLÁSHOZ A 2007-ben bevezetett kmmunikációs prtkll alapján: ben, telefnn; a társadalmi kapcslatk sztály (TKO) kmmunikációs munkatársának; pnts, szabats infrmációkkal: Mi történt?, Mikr történt?, Hl történt?, Ki és mit csinált?, Miért?; digitális ftókkal (jpg vagy tif kiterjesztésű, 1-4 MB méretű) a madárról, jelenségről, résztvevőkről, eseményről; praktívan az éves kmmunikációs munkatervhez (év elején, nagy vnalakban), illetve minden hónap 5-ig a tárgyhavi eseményekről ben; rendkívüli esemény, helyzet esetén aznnal (sérül madár, csempészés, új faj megtalálása stb.) telefnn vagy ben; az adatszlgáltatás felelősét a munkahelyi vezető határzza meg. II. KOMMUNIKÁCIÓS CSOPORT BELSŐ TÁJÉKOZTATÁSA MÉDIA MEGJELENÉSRŐL ÉS KAPCSOLATOKRÓL - Célja, hgy jelentős költségű médiafigyelés nélkül is minél pntsabb képet kapjunk az MME média megjelenéseiről, illetve bővítsük a média kapcslati név és címlistát. - Rádiós, televíziós riprt esetében az eseményt követően elsősrban írtt frmában, ben vagy sms-ben: Ki? Miről? Kinek? (Csatrna és műsr megnevezése, a riprter neve, mbil száma, címe) Mikr? Élő adás időpntja, felvétel esetén a leadás várható időpntja. - Internetes megjelenés esetén ben a linket, nymtattt hír esetén a kiadvány egy eredeti vagy fénymáslt példányát kérjük pstán elküldeni a közpnti irdába, a kmmunikációs munkatársnak címezve. - Az adatszlgáltatás felelőse, besztástól függetlenül, a nyilatkzó. III. KAPCSOLATTARTÁS A MÉDIA PARTNEREKKEL, NYILATKOZÁS AZ MME KÜLSŐ KÉPVISELETE - Alapelv, hgy mindenki csak a saját tevékenységi, szakmai területéről nyilatkzzn! Buktató, hgy a média partnerek gyakran nem az MME közpnti elérhetőségein keresik az egyesületet, hanem személyes címlista alapján közvetlenül frdulnak a munkatársakhz, akik nem bizts, hgy kmpetensek az adtt kérdés teljes körű és bizts hátterű megválaszlásában. Ilyen esetben az újságírót, riprtert alapesetben a TKO kmmunikációs munkatársáhz kell irányítani, aki a kérdés, a téma jellegétől függően a megfelelő természetvédelmi csprtvezetőhöz vagy TKO munkatárshz, szükség esetén valamely igazgatóhelyetteshez vagy az ügyvezető igazgatóhz tvábbítja a felkérést. - Az ügyvezető igazgató bármilyen kérdésben, az igazgatóhelyettesek a tevékenységi területüket érintő gyakrlati és stratégiai szintű kérdésekben nyilatkzhatnak. Knkrét kérdésekben az ügyvezető igazgató, az igazgató helyettesek, a csprtvezetők vagy a prgramvezetők szakmai belátásuk szerint delegálhatják besztttjaik felé a nyilatkzati feladatt. A kisebb, néhány perces rádiófelvétel, telefns interjú kereteit meghaladó (rszágs médiában hsszabb terjedelmű rádiós beszélgetés, TV felvétel) nyilatkzatra történő felkérés esetében a médium képviselőjét az ügyvezető igazgatóhz vagy a TKO vezetőjéhez kell irányítani. Ezt követően születhet az a döntés is, hgy az MME-t valamelyik csprt- vagy prgramvezető, prgram munkatárs képviseli. - Nyilatkzati hatásköri irányelvek: 3

4 Általáns, stratégiai kérdések, magas szintű rszágs képviselet Elnök, Alelnök, Ügyvezető igazgató Mindennapi madárvédelem, Madárbarát kert, gyakran ismétlődő kérdések TKO. Kmmunikáció, médiapartnerség, admányszervezés, hnlap és hírlevél ügyek TKO. Adtt fajra vnatkzó kérdések fajvédelmi prgramvezető / fajvédelmi csprtvezető. Általáns faj- és területvédelem, természetvédelmi adatgyűjtés természetvédelmi sztály (TO) megfelelő csprtvezető / TO vezető. Madárgyűrűzés Madárgyűrűzési Közpnt vezetője / TO vezető. Természetvédelmi stratégiai kérdések TO vezető / ügyvezető igazgató. MME működése, partnersége, stratégiája, nemzetközi kapcslatk, kényes ügyek (pl. krmrán) és jgi eljáráskkal kapcslats kérdések ügyvezető igazgató. - Televíziós megjelenés esetén törekedni kell, hgy MME lgós felsőruházatban történjen. - Nyilatkzati irányelvek: Az MME őszinte, bjektív, knstruktív, pzitív kmmunikációt flytat. Az MME nem személyekkel vagy intézményekkel fglalkzik, hanem eseményekkel, nem alkalmaz btránykmmunikációt, nyilatkzataiban a tényekre kncentrál, nem kritizálja nyilvánsan, a médián keresztül a partnereket (minisztériumk, nemzeti parkk, célcsprtk), nem üzenget, nem fenyegetőzik, nem vádl. Még akkr sem, ha ez egyébként erkölcsileg vagy a tények tükrében jgs lenne; az ilyen kérdések tisztázása szakmai, közvetlen egyeztetés és prblémakezelés kérdése. Minden ettől eltérő megközelítésű megjelenés csak felsőbb stratégiai döntés kán történhet. Ha a média képviselője lyan kérdést érint (lásd hatásköri irányelvek), amiben a nyilatkzó nem érzi magát kmpetensnek vagy nem rendelkezik kellő és megalapztt ismerettel, a kérdést udvariasan, magabiztsan úgy kell elutasítani, hgy jelezzük, ez a kérdés nem a nyilatkzó érintettségi, döntési, nyilatkzati körébe tartzik. Ha a nyilatkzat témájában létezik íráss állásfglalás, szakmai kncepció, akkr a nyilatkzat csak az ebben fglaltak szerint adható. - Titulusk: Aki az MME nevében nyilatkzik, az a következő titulusk valamelyikét használhatja: XY az MME/ Magyar Madártani Egyesület/ Magyar Madártani és Természetvédelmi Egyesület igazgatója XY az MME/ Magyar Madártani Egyesület/ Magyar Madártani és Természetvédelmi Egyesület elnöke XY az MME/ Magyar Madártani Egyesület/ Magyar Madártani és Természetvédelmi Egyesület alelnöke XY az MME/ Magyar Madártani Egyesület/ Magyar Madártani és Természetvédelmi Egyesület elnökségi tagja XY az MME/ Magyar Madártani Egyesület/ Magyar Madártani és Természetvédelmi Egyesület szóvivője XY az MME/ Magyar Madártani Egyesület/ Magyar Madártani és Természetvédelmi Egyesület társadalmi kapcslatk igazgatója XY az MME/ Magyar Madártani Egyesület/ Magyar Madártani és Természetvédelmi Egyesület munkatársa XY az MME/ Magyar Madártani Egyesület/ Magyar Madártani és Természetvédelmi Egyesület Madárgyűrűzési Közpnt vezetője/munkatársa XY az MME/ Magyar Madártani Egyesület/ Magyar Madártani és Természetvédelmi Egyesület Mnitring Közpntjának vezetője/munkatársa ha a LIFE prgramk munkatársa nyilatkzik, de MME alkalmaztt, úgy az XY az MME/ Magyar Madártani Egyesület/ Magyar Madártani és Természetvédelmi Egyesület munkatársa titulus használandó. Kizárólag a helyi médiánál megyei napilap, helyi rádiók, tévék használható: XY az MME. i helyi csprtjának vezetője/munkatársa Kerüljük a következő túl hsszú - tituluskat: 4

5 XY, az/a MME/Magyar Madártani Egyesület/Magyar Madártani és Természetvédelmi Egyesület yxz megyei helyi csprtjának titkára/elnöke (javasljuk a vezetője megjelölést) XY az/a MME/Magyar Madártani Egyesület/Magyar Madártani és Természetvédelmi Egyesület xyz szaksztályának/munkacsprtjának titkára/vezetője/altitkára/írnka/ vagy bármely egyéb függeléke (javasljuk az MME munkatársa megjelölést) A nymtattt sajtótermékeknek szánt szövegben (kiadtt sajtóközleményekben, n-line hírekben), amennyiben ez szükséges, vagy nymatékt ad a mndanivalónak, akkr az MME kmm. csprtja használni fgja a nyilatkzó személy szakterületét, pl: XY, az MME ragadzómadár-védelemmel, öklógiai gazdálkdással, ráksi vipera védelemmel stb. fglakzó munkatársa. - Az egyesület megnevezése: - Nymtattt megjelenés esetén első alkalmmal ki kell írni az egyesület teljes nevét, zárójelben az MME rövidítéssel, majd ezt követően már elegendő a rövid név használata. Ez az alapelv érvényes az élő szóban történő kapcslattartásra is; ennek megfelelően a TV megjelenésekben törekedni kell arra, hgy a nyilatkzó neve és besztása mellett az egyesület teljes neve kerüljön első/egy alkalmmal kiírásra. IV. KIADVÁNYOK - Bármely egyesületi kiadvány tervezésekr, terveztetésekr alkalmazni kell az arculati kézikönyv irányelveit, külső partner bevnása esetén az arculati kézikönyv pdf váltzata a félreértések elkerülése végett a tervezőnek átadható. - Jelentős kmmunikációs hatással bíró, nagy példányszámú, régiós, rszágs vagy külföldi terjesztési körű MME kiadvány, könyv készítésekr, még a tervezési fázis előtt, egyeztetni kell az MME közpnti irda társadalmi kapcslatk sztályával. - Minden kiadvány esetében a nymdába kerülés előtt a TKO vezetőjének jóváhagyása szükséges V. HONLAPOK - Az MME elsődleges hnlapja a dmain alatt található. Törekedni kell arra, hgy minden szakterületi hnlap a fő hnlap arculatában és lehetőleg annak aldmainjeként készüljön el az példa frmátumának megfelelően. - Minden lyan esetben, ahl nem közpntilag készülnek valamilyen prjekt kán hnlap tervek azt a TKO-val egyeztetni szükséges és az MME arculatának megfelelően kell kialakítani - Az MME hnlapjainak szerkesztését a közpntn kívül szakmai munkatársak és önkéntesek is végezhetik megbízás alapján. - A hnlapkn csak szakmailag a TO-val egyeztetett és az egyesület álláspntjának megfelelő anyagk közölhetőek. - Arra törekszünk, hgy a hnlapkn lehetőleg minél több anyagunk elérhető legyen így minden előadásanyag, álláspnt, szakmai publikus háttéranyag, ingyenes kiadvány stb. anyaga eljuttatandó a hnlap főszerkesztőjének a megfelelő háttérinfrmációkkal. VI. KÖZÖSSÉGI MÉDIA FELÜLETEK ÉS MOBILTELEFONOS ALKALMAZÁSOK - - az MME hivatals Facebk ldala: admin hzzáférést az MME hivatals Facebk ldal szerkesztéséhez a TKO igazgató adhat a kmpetens munkatársnak - - a psztk elvárásai: aktuális, rövid, laikusk számára érthető, figyelemfelkeltő, ftóval kísért - - Facebk kampánykat, hirdetéseket kizárólag csak a TKO indíthat az MME Facebk ldalán - - egyéb közösségi média felületeket a TKO indíthat(instagram, twitter) humánerőfrrás kapacitást figyelembe vételével - - prjektek közösségi média felületének létrehzása csak a TKO igazgató jóváhagyásával történhet. Admin jgsultságt a prjektvezető és a TKO igazgató adhat a felület szerkesztéséhez. 5

6 - - az egyesület hivatals YuTube felülete amelyhez feltöltési jgsultsággal a TKO rendelkezik - Mbiltelefns alkalmazáskat alapvetően a TKO hz létre és kezel - A prgramk/prjektek kezdeményezésébenmbiltelefns alkalmazásk létrehzása csak a TKO igazgató jóváhagyásával történhet - VII. LEVELEZÉS - Hivatals levelezést az SZMSZ szerinti hatókörben végezhetnek az egyesület képviselői. Minden hivatals levélnek az MME Irattárába iktatószámmal ellátva kell kerülnie. - A levelezés az arculati kézikönyv szerinti levélpapírn történik az egyes szervezeti egységek szerint. Elektrnikus kmmunikáció ( ) - Az egyesület képviseletében elektrnikus levelezést minden munkatárs a családnév.keresztnév@mme.hu szerkezetű hivatals egyesületi címéről végezhet. címet a Közpnti Irda irdavezetője biztsít. - A levelezés srán arra kell törekedni, hgy a levélben megszólíttt címzett mellett a tvábbi érintettek máslatban a levelet megkapják. - Az elektrnikus levelezés srán a belső infrmációk külső személyhez csak egyeztetett módn kerülhetnek. VIII. PÁLYÁZATOK - Jelentős költségvetésű, régiós, rszágs vagy nemzetközi hatáskörű prgramra beadandó pályázatk összeállításánál, még a krai előkészítő szakaszban, minden esetben be kell vnni a közpnti irda társadalmi kapcslatk sztályát, hgy a pályázat kmmunikációs elvárásai, és az MME általáns kmmunikációs, PR és marketing céljai megfelelően teljesüljenek.. - IX. MELLÉKLETEK 1. Arculati kézikönyv 2. Rendezvényszervezési útmutató Az elnökség elfgadta nvember 4-én, tvábbá felhatalmazza az ügyvezető igazgatót, hgy a jgszabályi váltzáskat flyamatsan átvezesse. 6