Projektzárási használati útmutató

Átírás

1 Prjektzárási használati útmutató Tartalmjegyzék I. Prjektzárási dkumentáció minimális tartalma:... 2 A Kifizetési kérelem és Záró Prjekt Előrehaladási Jelentés (ZPEJ) nymtattt váltzata (5. számú melléklet)... 2 Teljesítési igazlás (6. számú melléklet)... 2 Tanácsadási dkumentum nymtattt váltzata (7. számú melléklet)... 2 Tanácsadási dkumentum elektrnikus váltzata (8. számú melléklet). 3 Tanácsadó számlája (9. számú melléklet)... 3 Pénzügyi teljesítés igazlása (10. számú melléklet)... 4 Váltzás bejelentési nyilatkzat (11. számú melléklet)... 5 Köztartzás-mentességet igazló dkumentum (12. számú melléklet) Hiba! A könyvjelző nem létezik. II. Hiánypótlás... 6 III.A támgatás flyósításának feltételei... 6 IV.Általáns Frgalmi Adó... 6 V. Elektrnikus felület használati útmutató... 8 Kifizetési Kérelem kitöltési segédlet:... 9 Záró Prjekt Előrehaladási Jelentés (ZPEJ) kitöltési segédlet:... 11

2 Jelen Útmutató célja a NYDOP Vállalati tanácsadás című prgram keretében megvalósuló prjektek pénzügyi elszámlásaival kapcslats szabályk rögzítése. A prgram keretében előlegigénylésre, illetve időközi kifizetési igénylésre nincs lehetőség. Kifizetési kérelem benyújtására egyszer van lehetőség a prjektzárási dkumentáció benyújtása keretében. A Prjektzárási dkumentációt egy eredeti és egy digitális példányban, pstai útn kell eljuttatni a Támgatás Közvetítő részére legkésőbb a támgatási szerződés megkötésétől számíttt 6 hónapn belül, de legfeljebb a tanácsadó számlájának pénzügyi teljesítését követő 30 napn belül. I. Prjektzárási dkumentáció minimális tartalma: A hnlapn kitöltött Kifizetési kérelem és Záró Prjekt Előrehaladási Jelentés (ZPEJ) nymtattt váltzata (5. számú melléklet) Kérjük, ügyeljen arra, hgy az utljára véglegesített adatlapt cégszerűen aláírva juttassa el a Támgatás Közvetítő részére. A próbanymtatásból származó adatlap benyújtása esetén a prjektzárási dkumentáció egy alkalmmal hiánypótlható. Teljesítési igazlás (6. számú melléklet) Eredetivel megegyező a pályázó által hitelesített máslat. A teljesítési igazlást a pályázó szervezet állítja ki a tanácsadási tevékenység leflytatására vnatkzóan. A teljesítésigazlás minimális tartalmi elemei: A pályázó szervezet neve, címe, adószáma A támgatási szerződésben nevesített akkreditált tanácsadó szervezet neve, címe, adószáma A Támgatási szerződésben szereplő tanácsadás tárgyának megnevezése A tanácsadási tevékenység teljesítésének igazlása A tanácsadási tevékenység díja tanácsadási tevékenység keretében teljesített tanácsadási órák száma A teljesítés igazlás kiállításának dátuma A pályázó szervezet hivatals képviselőjének aláírása Az akkreditált tanácsadó szervezet hivatals képviselőjének aláírása Tanácsadási dkumentum eredeti nymtattt váltzata (7.a számú melléklet) 2

3 Kérjük, ügyeljen arra, hgy a tanácsadói dkumentum mind a pályázó szervezet, mind a tanácsadó szervezet által cégszerűen aláírva kerüljön benyújtásra. A dkumentációt keltezéssel kell ellátni. Tanácsadási dkumentum elektrnikus váltzata (7.b számú melléklet) Kérjük, ügyeljen arra, hgy a tanácsadói dkumentum elektrnikus váltzata a beadtt papír alapú tanácsadási dkumentum digitalizált váltzata legyen melyet a pályázó szervezet, illetve a tanácsadó szervezet egyaránt cégszerűen aláírt. Tanácsadó számlája (8. számú melléklet) A Címzett a hatálys jgszabályk (2007. évi CXXVII. törvény az általáns frgalmi adóról, évi XCII. törvény az adózás rendjéről) szerint a Címzett nevére kiállíttt számlák hitelesített, máslati példányát köteles a kifizetési igénylések részeként benyújtani. Az eredeti számla példányán cégszerű aláírással kell a teljesítést igazlni (külön teljesítésigazlási dkumentáció esetén is), illetve a számla záradéklásaként rá kell vezetni a prjektaznsítót és a támgatás elszámlására benyújtásra került, illetve A számla ellenértékéből a NYDOP sz. prjekt keretén belül nyújttt támgatás.,- Ft. szöveget. A Címzett által hitelesített számlamáslatnak ezen infrmációkat már tartalmaznia kell. A tanácsadó által kiállíttt számla minimális tartalmi elemei: Szerepel a számlán a SZÁMLA kifejezés. Tartalmazza a Címzettel kötött tanácsadói szerződés aznsítóját Megfelel az ÁFA törvény számlákra vnatkzó frmai követelményeinek, azaz szerepel rajta a) a számla srszáma, b) a számla kibcsátásának kelte, c) szlgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adószáma, d) a vevő neve, címe, valamint közösségi adószáma - ennek hiányában adószáma -, ha a vevő az adó fizetésére kötelezett, e) Közösségen belüli adómentes termékértékesítés esetén a vevő közösségi adószáma, f) a teljesítés időpntja, 3

4 g) a termék (szlgáltatás) megnevezése, valamint besrlási száma, amely legalább szükséges az e törvény szerinti hivatkzás beaznsításáhz, h) a szlgáltatás - amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető - mennyiségi egysége és mennyisége, i) a szlgáltatás - amennyiben ez utóbbi, egységre vetíthető - adó nélkül számíttt, egységára, j) szlgáltatás adó nélkül számíttt ellenértéke összesen, k) a felszámíttt adó százaléks mértéke, l) az átháríttt adó összege összesen, m) a számla végösszege, n) a fizetés módja és határideje, Az eredeti számlákn a Támgatási Szerződés Címzettjének a teljesítést igazlm vagy az átvettem felirat alatt cégszerű aláírással (aláírás és amennyiben jgszabály vagy az aláírási címpéldány szerint szükséges cégbélyegző) kell igazlnia a teljesítést, azaz a vásárlt termék átvételét, használatbavételét, az eredeti számlákn fel kell tüntetni a prjekt aznsító számát valamint, az eredeti számlákra rá kell vezetni, hgy Támgatás elszámlására benyújtásra került., a fentieket tartalmazó eredeti számláról készített máslatra rá kell vezetni a következő szöveget: A máslat az eredetivel megegyező. A számlamáslatnak az eredeti számlán szereplő infrmációkat már tartalmaznia kell. (ha releváns) idegen nyelvű számla esetében a fentieken túlmenően a Címzett általi magyar nyelvű frdítás csatlása szükséges (a számlán elegendő a főbb megnevezések lefrdítása, ill. a dátumkhz kapcslódó megnevezés frdítása). Szállítói finanszírzású számla nem nyújtható be. Pénzügyi teljesítés igazlása (9. számú melléklet) Az a biznylat, mely biznyítja a pénzügyi teljesítés megtörténtét. A Pénzügyi teljesítést igazló biznylat lehet bankkivnat, banki igazlás, elektrnikus bankkivnat, vagy kiadási pénztárbiznylat melyek máslatát a Címzett által hitelesítve kell benyújtani. 4

5 Köztartzás-mentességet igazló dkumentum (10. számú melléklet) 30 napnál nem régebbi EREDETI példánya A pályázó szervezetnek igazlni szükséges, hgy nincsen fennálló köztartzása. Ennek igazlását a pályázó szervezet kétféleképpen teheti meg: 1. Amennyiben a pályázó krábban regisztrálta magát a NAV köztartzásmentes adózói adatbázisába, úgy a letölthető dkumentumk között szereplő köztartzás-mentességi nyilatkzat (Köztartzás-mentességi nyilatkzat NAV adatbázisban szereplőknek) kitöltésével igazlhatja köztartzás-mentességét. Köztartzásmentes adózói adatbázis: ztartzasmentes/egyszeru_lekerdezes/egyszeru_lekerdeze s_lekerdezes 2. Amennyiben a pályázó nem szerepel a NAV köztartzásmentes adózói adatbázisában, úgy a pályázó szervezetnek a Nemzeti Adó- és Vámhivataltól a KÉRELEM együttes adóigazlás kiadásáhz című nymtatvánnyal igényelnie szükséges egy papír alapú együttes adóigazlást, mely a szervezet köztartzás-mentességét biznyítja. A kérelem az alábbi linken igényelhető: Tvábbá ki kell töltenie egy, a letölthető dkumentumk között szereplő köztartzás-mentességi nyilatkzatt (Köztartzás-mentességi nyilatkzat NAV adatbázisban NEM szereplőknek), melyet a fenti együttes adóigazlással egyetemben kell benyújtania. Felhívjuk a figyelmüket, hgy a NAV által kiállíttt e- közkirat a prjekt keretében nem alkalmas a köztartzás mentesség igazlására. Ügyfél-elégedettséget mérő kérdőív (11. számú melléklet) A webldalról letölthető kérdőív kitöltött cégszerűen aláírt eredeti példánya. Váltzás bejelentési nyilatkzat (12. számú melléklet) A webldalról letölthető nyilatkzat minta kitöltött cégszerűen aláírt eredeti példánya. 5

6 II. Hiánypótlás Ha a benyújttt Prjektzárási dkumentáció hiánys, hibás és/vagy az ellenőrzés eredményei alapján nem támasztja alá kellő mértékben a támgatás igénylését, akkr a Támgatás Közvetítő valamennyi kifgás megjelölésével egy alkalmmal hiánypótlást kér. Ezt követően a Címzettnek pótlnia kell a hiányt. A hiánypótlás teljesítésére a hiánypótló levélben meghatárztt határidő, de legfeljebb a levél kézhezvételétől számíttt 15 nap áll a Címzett rendelkezésére. Az elkésetten teljesített hiánypótlás az értékelés srán nem vehető figyelembe. A hiánypótlás srán kizárólag a Támgatás Közvetítő által előírt hiánysságk pótlása és hibák javítása lehetséges. Azn tételeket, amelyek a hiánypótlás ellenére sem befgadhatóak, a Támgatás Közvetítő elutasítja. Amennyiben a pályázó a hiánypótlást a megadtt határidőre nem, vagy nem megfelelően teljesíti, a pályázat elutasításra kerül. III. A támgatás flyósításának feltételei A támgatás nem flyósítható: Ha a Prjektzárási dkumentáció a hiánypótlást követően sem felel meg a frmai, tartalmi elvárásknak ha a Címzett ellen a Cégközlönyben közzétett módn csőd-, felszámlási, végelszámlási, hivatalbóli törlési eljárás indult vagy végrehajtási, adósságrendezési eljárás van flyamatban; támgatáshalmzódás esetén, ha a Címzettnek a kifizetési igénylés pénzügyi teljesítésekr lejárt esedékességű, meg nem fizetett köztartzása van. IV. Általáns Frgalmi Adó A tvábbháríttt ÁFA csak akkr elszámlható kiadás, amennyiben a Címzett a Prjekttel érintett tevékenysége tekintetében nem jgsult azt levnni. A levnható ÁFA nem elszámlható költség még abban az esetben sem, ha a Címzett ténylegesen nem él a levnás, illetve a visszaigénylés lehetőségével. A hatálys magyar áfatörvény rendelkezései a támgatási jgvisznyban is irányadóak. Amennyiben a támgatási szerződés megkötésekr hatálys ÁFAszabályzás a támgatási szerződés hatálya alatt váltzik, a hatálys szabályzás a támgatási szerződés ÁFÁ-ra vnatkzó rendelkezéseit a Szerződő Felek minden külön nyilatkzata, szerződésmódsítása nélkül módsítja. Amennyiben az ÁFA mértéke csökken, vagy a Címzettnek 6

7 ÁFA-levnási jgsultsága keletkezik a Prjekt vnatkzásában, a támgatás összege is aránysan csökken. Amennyiben az ÁFA mértéke nő, a támgatás összege nem növelhető, amennyiben jgszabály másként nem rendelkezik. Amennyiben a Címzettet a támgatási szerződés szerint megillető támgatás az ÁFA összegét nem fglalja magában, a Prjekthez kapcslódó ÁFA-fizetési kötelezettség a Címzettet terheli. 7

8 V. Elektrnikus felület használati útmutató A Prjektzárási dkumentáció elektrnikus felülete két adatlapból tevődik össze. A kifizetési kérelemből és a Záró Prjekt Előrehaladási Jelentésből (ZPEJ). A kifizetési kérelem és a ZPEJ kitöltését a pályázó menüből lehet elvégezni. Először a Megtekintés és Nymtatás szlpban lévő Pályázati adatlap kitöltése gmbra kattintva kezdheti meg. A rendszer a Következő, az Előző és a Kész gmbra kattintva autmatikusan menti a kitöltött pályázati adatlapt. (Figyelem! A rendszer csak a hibátlanul kitöltött ldalakat menti el) Az alábbi ldalak kitöltése szükséges a teljes Prjektzárási dkumentáció kitöltéséhez: Lépések: Kifizetési Kérelem Záró Prjekt Előrehaladási Jelentés Amennyiben nem kívánja a teljes prjektzárási dkumentációt egyszerre kitölteni, úgy van lehetőség az adatlapk kitöltésének flytatására. A már hibátlanul kitöltött ldalakat elmenti a rendszer, amelyek visszanyerhetőek a módsítás szlpban található iknra kattintva. A Megtekintés és Nymtatás szlpban lévő Prjektzárási dkumentáció gmbra kattintva megtekintheti a kitöltött pályázati 8

9 adatlapját ellenőrzés céljából. Próbanymtatást is végezhet a Próbanymtatás gmbra kattintva. A Beadás" gmb megnymásával adhatja be pályázatát elektrnikus módn. Figyelem az prjektzárási dkumentáció egyszer adható be a rendszerbe, javításra ezt követően nincs lehetőség! Figyelem! A prjektzárási dkumentációt pstai útn is el kell juttatni a Támgatás Közvetítő részére a kötelezően csatlandó mellékletekkel! Kifizetési Kérelem kitöltési segédlet: 1.1. Cég hivatals neve: A cégkivnatban szereplő hivatals szervezeti megnevezés Aznsító száma: A regisztrációkr a rendszer által generált pályázati aznsítószám. (Pl: NYDOP0000XXXX) 1.3. Székhely címe és adatai Irányítószám: A szervezet cégkivnat szerinti székhelyének irányítószáma. Település: A szervezet cégkivnat szerinti székhelyének településmegnevezése. Utca, házszám: A szervezet cégkivnat szerinti székhelyének címe (utca, házszám, emelet). Telefnszám: A szervezet közpnti telefnszáma. Bankszámlaszám: A pályázó szervezet cégkivnatban tárlt pénzfrgalmi jelzőszáma, melyre a támgatás összege utalható. cím: Egy működő cím. A rendszer minden levelet erre a címre fg küldeni. Érdemes ide a kapcslattartó címét megadni. Kapcslattartó neve: Azn személy megnevezése, amely az esetleges tisztázó kérdésekre választ tud adni a Támgatás Közvetítő részére Szerződéses adatk Támgatási szerződés megkötésének időpntja: A Támgatás Közvetítő és a Pályázó Szervezet között megkötött támgatási szerződés megkötésének a napja a szerződés keltezése alapján. Az elvárt dátumfrma: Tanácsadói megbízási szerződés megkötésének időpntja: Az Akkreditált Tanácsadó és a Pályázó Szervezet között megkötött tanácsadói szerződés megkötésének a napja a szerződés keltezése alapján. Az elvárt dátumfrma:

10 Tanácsadás kezdete: A tanácsadási tevékenység megkezdésének tényleges dátuma, amely nem lehet krábbi, mint a Támgatási szerződés hatályba lépésének napja, amely megegyezik a tanácsadási szerződés hatálybalépésének napjával. Az elvárt dátumfrma: Tanácsadás vége: A tanácsadási tevékenység befejezésének tényleges dátuma, amely nem lehet későbbi, mint a Támgatási szerződés hatályba lépésének napjától számíttt 4 hónap. Az elvárt dátumfrma: Pénzügyi adatk Támgatási szerződés szerinti tanácsadási díj: A Támgatás Közvetítő és a Pályázó Szervezet között megkötött támgatási szerződésben nevesített teljes prjektösszeg. Támgatás összege: A Támgatás Közvetítő és a Pályázó Szervezet között megkötött támgatási szerződésben nevesített támgatás összege. Önrész összege: A Támgatás Közvetítő és a Pályázó Szervezet között megkötött támgatási szerződésben nevesített önrész összege Igénylési adatk Számla megnevezése: Az értékesített szlgáltatás számlán szereplő megnevezése. Számlaszám: A számla srszáma, amely a számlát kétséget kizáróan aznsítja. Kiállítás dátuma: A számla kiállításának dátuma. Teljesítés dátuma: A számlán szereplő teljesítés dátuma. Nettó összeg: A számlán szereplő teljes nettó összeg értéke. Áfa tartalm: A számlán szereplő teljes ÁFA tartalm. Bruttó összeg: A számlán szereplő teljes bruttó összeg. Kifizetés dátuma: A számla kiegyenlítésének dátuma. Kifizetés módja: Átutalással, Készpénzzel Kifizetés biznylata: Átutalás esetén a bankszámlakivnat száma, mely a bankszámlakivnatt kétséget kizáróan aznsítja. Megjegyzés: A pénzügyi teljesítésre vnatkzó esetleges megjegyzések. 10

11 Záró Prjekt Előrehaladási Jelentés (ZPEJ) kitöltési segédlet: 1. A jelentés aznsító adatai Prjektaznsító szám: A regisztrációkr a rendszer által generált pályázati aznsítószám. (Pl: NYDOP0000XXXX) Címzett neve: A pályázó szervezet cégkivnatában szereplő hivatals szervezeti megnevezés. Jelentés tárgyát képező időszak: Kezdő dátum: A jelentés tárgyát képező időszak kezdő dátuma a prjekt tényleges megkezdésének dátuma,, amely nem lehet krábbi, mint a Támgatási szerződés hatályba lépésének és a tanácsadói megbízási szerződés hatályba lépésének időpntja. Záró dátum: A ZPEJ benyújtásának időpntja. Jelentés tárgyát képező időszak: Kérjük megadni a prjekt megvalósításának tényleges kezdetét és befejezését. A prjekt tényleges befejezésének dátuma nem lehet későbbi, mint a jelentés tárgyát képező időszak záró dátuma. A jelentés kitöltéséért felelős személy: Azn személy megnevezése, mely az esetleges tisztázó kérdésekre választ tud adni a Támgatás Közvetítő részére. 2. Rövid, közérthető összefglalás a tanácsadás megvalósulásáról Kérjük, adjn rövid, összefglalót a prjektje megvalósulásáról. A kitöltésnél kérjük, tartsa be a maximális 1000 karakterszámt. Kérjük, hgy az összefglalóban a ténylegesen leflytattt szlgáltatásra is térjen ki. 3. A prjekt megvalósításának lépései Amennyiben a tanácsadási tevékenység több résztevékenységre sztható, úgy minden résztevékenység kezdő és befejező dátumát kérjük megadni a résztevékenység megnevezésével. 11

12 4. Szakmai beszámló A Szakmai beszámló elnevezésű rvatban a teljes prjekt megvalósulására vnatkzó részletes szöveges beszámlót kérünk maximum 4000 karakterben, minimálisan a következő tartalmmal: 1. A tanácsadási flyamat, illetve a tanácsadási tevékenységek ismertetése 2. A tanácsadásban résztvevő szakértő(k)/tanácsadó(k) megemlítése, szerepének rövid bemutatása 3. A tanácsadás utputjának (a csatlt dkumentációnak) az ismertetése 4. A tanácsadási tevékenység és a leszállíttt dkumentum értékelése összhangban vlt-e a pályázatban leírtakkal szakmailag megfelelőnek minősült-e hzzájárult-e, illetve várhatóan hzzá fg-e járulni a pályázatban kitűzött célk teljesüléséhez értékaránysnak minősült-e 5. A tanácsadó cég és a tanácsadó(k) értékelése szakmailag megfelelő vlt-e hatéknyan és rugalmasan dlgztt-e együtt Önnel a prjekt srán az Ön igényeinek, elvárásainak milyen mértékben felelt meg 5. Megjegyzés: A prjekt megvalósítására vnatkzó esetleges megjegyzések. 12