EMBERI ERŐFORRÁS TÁMOGATÁSKEZELŐ

Átírás

1 EMBERI ERŐFORRÁS TÁMOGATÁSKEZELŐ ÚTMUTATÓ az egyházi támgatásk felhasználásáhz

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. Támgatói kirat kibcsátás A támgatói kirat kibcsátása előtti módsítási kérelem A támgatási összeg flyósítása A támgatói kirat kibcsátása utáni módsítási kérelem A támgatás elszámlása és ellenőrzése Pénzügyi elszámlás Pénzügyi elszámlás frmai kellékei Számviteli biznylatk záradéklása és hitelesítése, valamint a speciális elszámlási szabályk Pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazló biznylatk Pénzügyi elszámlás kötelező tartalma Pénzügyi elszámlásban megengedett eltérések Pénzügyi elszámlás elkészítése Közbeszerzési dkumentumk Az előlegfinanszírzással kapcslats jgszabályi előírás Szakmai beszámló Egyéb ellenőrzések Lezárás Lemndás Adatmódsítás Iratbetekintés szabályai Az Útmutatóban használt fgalmak Egyéb tudnivalók Nem az EPER rendszerben nyilvántarttt prjektek kezelése Általáns rendelkezések A beszámlóra vnatkzó egyedi szabályk Jelen Útmutató rendelkezéseinek alkalmazása Támgatói kirat kibcsátás A támgatás igénybevételére a támgatói kirat keretei között van lehetőség. A támgatói kirat kibcsátásáhz szükséges dkumentumkat, a dkumentumkat bekérő levélben megadtt határidőre szükséges megküldeni a Támgatáskezelő részére. A Támgatáskezelő a beérkezett iratkat megvizsgálja, és amennyiben a támgatói kirat kibcsátásáhz szükséges dkumentumk valamelyike nem áll rendelkezésére vagy hiánys, illetve a kedvezményezett elmulaszttta az értesítésben szereplő határidőt, a Támgatáskezelő a 2/16

3 kedvezményezettet az EPER rendszeren keresztül, elektrnikus üzenetben, az abban megadtt határidőre, egy alkalmmal hiánypótlásra szólítja fel. A felszólítást kizárólag elektrnikus útn küldi meg. A támgatói kirat akkr bcsátható ki, amennyiben a kibcsátás feltételeként meghatárztt dkumentumk hiánytalanul és hibátlanul megérkeznek a Támgatáskezelőhöz. 2. A támgatói kirat kibcsátása előtti módsítási kérelem A támgatásról szóló döntés amennyiben a Támgató által megítélt támgatás összege alacsnyabb az igényelt támgatásnál magával vnja az eredeti költségvetés módsításának szükségességét. A kérelmezőnek az igényelt és a megítélt támgatási összeg különbségével (azaz a Támgató által megítélt összegre, valamint amennyiben az előírásra került, akkr a megfelelő saját frrás összegére) kell módsítania a prgram teljes költségvetését. Kérjük, hgy az egyes alsr elnevezésénél a tervezettnek megfelelően, pntsan adja meg az alsr nevét az aktuális prjekt leírásban írtak szerint A módsítás srán a felhívás által előírt követelményeket be kell tartani. A módsíttt költségvetést a Támgatáskezelő részére a támgatói kirat kibcsátásáhz szükséges dkumentumk benyújtásával egyidejűleg, az EPER-ben, módsítási kérelem frmájában kell benyújtani. A támgatói kirat kibcsátására csak a Támgató vagy a Támgatáskezelő által elfgadtt módsításk esetén kerülhet sr. A módsításkat az EPER-be belépve lehet elvégezni, melynek lépései az alábbiak: A menüből a Beadtt pályázatk menüpntt kell választani, majd az aktuális pályázat kijelölését követően, a [Módsítási kérelem] gmbra majd az [Új] nymógmbra kattintva lehet hzzáférni a módsítási kérelemhez. A kérelem elkészítésekr elsőként a beadtt pályázat adatai láthatók a rendszerben, melyek átírásával készíthető el a módsítás. A módsítási kérelem, bármikr, bármilyen állaptban menthető, véglegesíteni visznt csak akkr lehetséges, ha előtte az [Ellenőrzés] funkciógmb segítségével a rendszer által is leellenőrizteti a kívánt módsítást. Az ellenőrzés hibátlan lefutása esetén véglegesíthető a kérelem a [Véglegesítés] gmb segítségével, erről az akcióról aznnal értesítés érkezik, amelyet az Üzenetek menüpntban lehet megtekinteni. A módsítás eredményéről az EPER-ben az előzőekben leírt elérési útn, az [Elbírálás megtekintése] gmb segítségével lehet értesülni, illetve a rendszerben küldött üzenetben is. 3. A támgatási összeg flyósítása A támgatás flyósítása a támgatói kiratban meghatárztt időpntig, banki utalás útján közvetlenül a kedvezményezett, illetve befgadó szervezet megjelölése esetén a befgadó szervezet számlájára történik. A kedvezményezett bankszámlaszáma alatt az EPER rendszerben a kedvezményezett adatai között rögzített pénzfrgalmi számla értendő. Az adatk helyességének ellenőrzése a kedvezményezett felelőssége. A kedvezményezett köteles a támgatás igénybe vételének jgsságát igazló számviteli biznylatait elkülönítetten kezelni és nyilvántartani. Az Áht. 51., valamint a törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) krmányrendelet (a tvábbiakban: Ávr.) 90. -ban meghatárzttak szerint, a közpnti költségvetésből flyósításra kerülő támgatási célú kifizetések köztartzás vizsgálattal és köztartzásk visszatartásával kapcslats feladatait - az adó- és vámhatóság (megkeresésre adtt) adatszlgáltatása alapján - a Magyar Államkincstár (Kincstár) látja el. 3/16

4 Amennyiben a kedvezményezettnek köztartzása van, annak összegét a Kincstár a támgatás összegéből levnja, és azt a NAV megfelelő számláján jóváírja. Ha a nem állami intézmény fenntartójának vagy az általa fenntarttt intézménynek köztartzása van, és a fenntartó előzetesen benyújttt kérelme alapján a fejezetet irányító szerv vezetője a Kincstárnak legkésőbb a költségvetési támgatás fenntartó részére történő flyósításának jgszabályban meghatárztt határidejének leteltét megelőző ötödik napig úgy nyilatkzik, hgy a köztartzás levnása a nem állami intézmény fenntartója vagy az általa fenntarttt intézmény közfeladatai ellátását súlysan veszélyeztetné, a költségvetési támgatást a Kincstár a köztartzás levnása nélkül utalja át a kedvezményezettnek. A köztartzás levnása után fennmaradó összeg a kedvezményezett részére átutalásra kerül. A köztartzás levnásáról, illetve a NAV felé történő megfizetéséről a Kincstár tájékztatja a kedvezményezettet és a Támgatót. Az értesítő levél a kedvezményezett számviteli alapbiznylatát képezi. Ez alapján veheti nyilvántartásba a támgatás teljes összegét, mint bevételt, valamint a közteher befizetési kötelezettség kiadásként történő teljesítését. A levnással érintett összegig a kedvezményezett köztartzása megfizetettnek minősül. A levnás a kedvezményezettnek a támgatás megszerzése érdekében (pl.: támgatói kiratban) vállalt kötelezettségeit nem érinti, a támgatás teljes összegével el kell számlni. 4. A támgatói kirat kibcsátása utáni módsítási kérelem Amennyiben a támgattt prgram megvalósítása meghiúsul, tartós akadályba ütközik, a támgatói kiratban fglalt ütemezéshez képest késedelmet szenved, vagy a támgattt prgram megvalósításával kapcslatban bármely körülmény megváltzik, akkr a kedvezményezettnek ezt legkésőbb 8 napn belül be kell jelentenie a Támgatáskezelőnek. A tervezett költségek közötti átcsprtsításra indklási kötelezettség mellett lehetőség van, amennyiben a támgatási cél nem sérül. Új alsr nyitásáhz módsítási kérelem benyújtása és annak a Támgató vagy a Támgatáskezelő általi jóváhagyása szükséges. Módsítási kérelem benyújtására legkésőbb a támgatói kiratban megjelölt Prjekt vége dátumig van lehetőség. A módsítási kérelmet az EPER-ben kell elkészíteni a 2. pntban részletezett lépések szerint. 5. A támgatás elszámlása és ellenőrzése A kedvezményezettek a támgatás felhasználásáról a támgatói kiratban fglalt és a gazdálkdásukra vnatkzó előírásk szerint kötelesek számt adni szakmai beszámló és pénzügyi elszámlás frmájában (együttesen: beszámló). A pénzügyi elszámlás és szakmai beszámló csak együttesen tekinthető beszámlónak. A beszámlási kötelezettség teljesítése srán a kedvezményezettnek igazlnia kell, hgy a támgatás rendeltetésszerűen, a Támgató döntése szerinti célnak megfelelően, az kiratban rögzített keretek között került felhasználásra. A beszámló erre vnatkzó adatainak megfelelő kitöltésével és a szükséges mellékletek csatlásával a kedvezményezettnek hitelt érdemlően biznyítania kell a támgatás támgatói kiratban meghatárzttak szerinti felhasználását. A beszámló benyújtásának végső határideje amennyiben a támgatói kirat ettől eltérően nem rendelkezik a prjekt záró dátumát követő 30. nap. A pénzügyi elszámlást és a szakmai beszámlót a Támgatáskezelő vizsgálja meg és maximum két alkalmmal a hiánysságk kijavítására, pótlására 15, illetve 8 naps határidővel felszólítja a kedvezményezettet. A határidőre be nem nyújttt beszámló miatti felszólítás is hiánypótlási felszólításnak számít. 4/16

5 FIGYELEM! Az elektrnikusan kezelt támgatási kérelem sajátsságai alapján az EPER-ben kiküldött üzenet hivatals, íráss értesítés, mely a kiküldéssel kézbesítettnek számít, a hiánypótlásra megadtt határidő a kiküldés napjától számítódik. A kérelmezőnek/kedvezményezettnek a kérelem benyújtásától a beszámló lezárásáig tartó teljes flyamat srán az EPER-ben érkező hivatals üzeneteit figyelemmel kel kísérnie. A kedvezményezett csak a szakmai beszámló és a pénzügyi elszámlás elfgadása esetén tekintheti a támgatói kiratban fglalt rendelkezéseket teljesítettnek. A beszámló készítése srán figyelmet kell frdítani arra, hgy a támgatás és amennyiben az előírásra került, a saját frrás teljes összegével el kell számlni. Amennyiben a kedvezményezett a támgatási összeg (és amennyiben az előírásra került, a saját frrás) 100%-ával nem tud az elfgadtt költségvetés szerint elszámlni, úgy a már kifizetett támgatásból a fel nem használt támgatás összegét - a támgatói kirat aznsítószámának közlemény rvatban történő feltüntetésével vissza kell utalnia a támgatói kiratban megjelölt számlára. A Lemndó nyilatkzat cégszerűen aláírt eredeti példányát és a visszafizetést igazló bankszámlakivnat vagy banki igazlás hitelesített máslatát a Támgatáskezelő pstacímére kell elküldeni. A beadtt beszámló elbírálásra kerül, amely után az alábbi döntések hzhatók: a) a beszámló elfgadása, b) a beszámló elutasítása, c) a beszámló részbeni elfgadása A beszámló elfgadása azt jelenti, hgy megállapítható a támgatói kiratban és annak elválaszthatatlan részét képező dkumentumkban fglaltaknak megfelelő teljesítés. (A Támgatáskezelő így dönt abban az esetben is, ha a kedvezményezett önkéntesen visszafizeti a fel nem használt támgatási összeget.) A beszámló elutasítása azt jelenti, hgy a kedvezményezett a támgatással való elszámlási kötelezettségének nem tett eleget vagy egyéb szerződésszegést követett el. Ennek esetei például a következők (részletes szabályzást a támgatói kirat és annak elválaszthatatlan részét képező dkumentumk tartalmazzák): a kedvezményezett a szükséges hiánypótlási felszólításkat követően sem küldött be egyáltalán szakmai beszámlót és/vagy pénzügyi elszámlást, vagy a hiánypótlási határidőt elmulaszttta; a kedvezményezett szakmai beszámlója és/vagy pénzügyi elszámlása teljes egészében elfgadhatatlan; a kedvezményezett a beszámlás srán egyéb módn megsérti a támgatói kiratban fglaltakat. Elutasító döntés esetén sr kerül a támgatás visszafizettetésére. A támgattt szervezetnek ilyen esetben a Támgatáskezelő felszólítására vissza kell fizetnie a kiutalt támgatási összeget a meghatárztt kamat összegével növelten. A beszámló részleges elfgadása azt jelenti, hgy a benyújttt beszámló alapján csak részteljesítés állapítható meg. Ilyen esetben meghatárzásra kerül, hgy a pénzügyi elszámlás mely tételei/összegei, illetve szakmai beszámló mely elemei kerültek elfgadásra, illetve 5/16

6 elutasításra és a kedvezményezettnek a Támgatáskezelő felszólítására vissza kell fizetnie a kiutalt támgatási részösszeget a meghatárztt kamat összegével növelten Pénzügyi elszámlás A pénzügyi elszámlás keretében a kedvezményezettnek a támgatási összeg - és amennyiben az előírásra került, a saját frrás felhasználását igazló számviteli biznylatk, azaz a költséget igazló biznylatk és azk pénzügyi teljesítését (kifizetését) igazló biznylatk hitelesített máslatait az EPER-ből letöltött számlaösszesítő melléklettel együtt kell benyújtani az és az pntk figyelembe vételével. Az elszámlni kívánt biznylatk adatait az EPER Beszámló beadása mduljában rögzíteni szükséges, a szakmai beszámló rögzítését, majd a beszámló véglegesítését követően tölthető le a számlaösszesítő. A pénzügyi elszámlás teljesítéséhez az EPER-ben a támgatási összeg és amennyiben az előírásra került, a saját frrás) erejéig minden elszámlni kívánt biznylatt rögzíteni kell. Az EPER a beszámló véglegesítését követően autmatikusan kiválasztja az Ávr. előírásának megfelelő mennyiségű, a beszámlóhz benyújtandó számviteli biznylatkat. A beszámló véglegesítését követően aznnal megérkezik az Értesítés beszámló beérkezéséről megnevezésű EPER üzenet, melynek tárgya Értesítés elszámláshz benyújtandó dkumentumkról. Az üzenet tartalmazza, hgy mely biznylatkat szükséges elszámlásra benyújtani. Ez a beszámló véglegesítése után letöltött számlaösszesítő utlsó szlpában is látható. A kiválasztásba a biznylatk legkevesebb 5%-át, ha a számlaösszesítőn tíz darabnál kevesebb biznylat szerepel, azk legalább 50%-át, de legkevesebb egy darab biznylatt kell az ellenőrzésbe bevnni úgy, hgy az ellenőrzött számlák összege elérje a számlaösszesítőn szereplő érték minimum 10%-át. Indklt esetben a beszámló ellenőrzése srán tvábbi biznylatk is bekérhetők. A be nem nyújtandó biznylatk és azk záradéklása helyszíni ellenőrzés srán kerülhetnek ellenőrzésre. Az elszámlást az általáns frgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvény (a tvábbiakban: ÁFA törvény), a számvitelről szóló évi C. törvény (tvábbiakban: Számviteli törvény), valamint a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendeletben leírt tartalmi és alaki követelményeknek megfelelő, a gazdasági esemény felmerült költségeit alátámasztó záradéklt számviteli biznylatk és annak pénzügyi teljesítését (kifizetését) igazló biznylatk hitelesített máslatainak megküldésével kell megtenni. Fnts, hgy a számviteli biznylat tartalma kapcslódjn a prgramhz, biznyítsa a prgram megvalósítását, a számviteli biznylatk által alátámaszttt gazdasági események teljesítési dátumai, teljesítési időszakai kapcslódjanak a prjekt megvalósításáhz, támgatási időszakhz. Ennek értelmében csak lyan költséget igazló biznylatk fgadhatóak el, amelyeken a teljesítés időpntja és amennyiben feltüntetésre kerül teljesítési időszak, illetve számláztt időszak a támgatási időszakba esik és a támgattt prgram megvalósításáhz közvetlenül kapcslódik. A pénzügyi elszámlást a költségvetés, módsítás esetén a legutlsó elfgadtt költségvetés költségtípusai és összegei alapján kell elkészíteni Pénzügyi elszámlás frmai kellékei Felhívjuk figyelmüket, hgy az elszámláskr benyújttt számviteli biznylatk csak frmailag megfelelően és hiánytalanul kitöltötten fgadhatóak el. Az elszámlás srán hiánys, vagy 6/16

7 hiánysan kitöltött, lvashatatlan vagy nem az eredeti biznylatról készített máslat vagy nem szabálys aláírással benyújttt számviteli biznylat máslat nem fgadható el. Ezért kérjük, a számla átvételekr ellenőrizze, hgy a számla alakilag és tartalmilag megfelel-e az ÁFA törvényben leírtaknak, valamint, hgy számszakilag is megfelelően van-e kitöltve. Kérjük, hgy az alábbi adatk meglétét és lvashatóságát feltétlenül ellenőrizze átvételkr: a számla kiállításának kelte; a számla srszáma; a szállító neve, címe és adószáma; a vevő neve és címe; a teljesítés időpntja (amennyiben nem került feltüntetésre, akkr a számla kelte tekintendő a teljesítés időpntjának, így az egyszerűsített készpénzfizetési számlánál is a számla kelte tekintendő a teljesítés időpntjának); az értékesített termék, illetőleg a nyújttt szlgáltatás megnevezése, egységára és mennyisége (ha az természetes mértékegységben kifejezhető); az adó alapja és mértéke (egyszerűsített adattartalmmal kibcsáttt számla esetén az ellenérték adót is tartalmazó összege, jgszabályban meghatárztt adómértéknek megfelelő százalékérték); a számla összesen értéke. Kérjük, ügyeljen arra, hgy a számlán a kibcsátó a teljesítés napjaként csak egy adtt napt jelöljön meg és ne időszakt, mert az ÁFA törvény által támaszttt feltételeknek ez felel meg. A szlgáltatás igénybevételéhez és/vagy termékbeszerzéshez kapcslódó, alkalmaztt adó mértékénél kérjük, hgy ellenőrizzék, hgy az ÁFA törvényben előírtak a számlán feltüntetésre kerültek (például: átháríttt adó mértéke, adómentesség esetében jgszabályi vagy a Héa-irányelv (TANÁCS 2006/112/EK IRÁNYELVE a közös hzzáadtt érték adó-rendszerről) vnatkzó rendelkezéseire történő hivatkzás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hgy a termék értékesítése, szlgáltatás nyújtása mentes az adó alól vagy például: különbözet szerinti szabályzás használt cikkek kifejezés, a meghatárztt különös szabályk szerinti használt ingóság értékesítése esetében). A pénzügyi elszámlás részeként a kedvezményezett, azaz a támgattt (illetve amennyiben a támgatói kirat azt megengedi a Közreműködő) nevére és címére kiállíttt számla, számviteli biznylat fgadható el. Abban az esetben, ha nem a kedvezményezett székhelyére szól a számviteli biznylat, hanem valamely működési helyére, vagy a számviteli biznylatn lévő teljesítés helye (fgyasztási hely) nem a kedvezményezett székhelye, hanem valamely működési helye, akkr megfelelő dkumentummal (bérleti szerződés, NAV bejelentő telephelyről) igazlni szükséges, hgy a számviteli biznylatn feltüntetett cím hgyan kapcslódik a szervezet működéséhez. Az elszámláshz beküldendő biznylatmáslatkat srszámzni kell a számlaösszesítő srrendjével megegyezően, hgy a tételes ellenőrzés srán a kifizetések egyértelműen aznsíthatók legyenek Számviteli biznylatk záradéklása és hitelesítése, valamint a speciális elszámlási szabályk Az elszámlni kívánt költségeket igazló számviteli biznylatkat záradéklni, majd a máslatt hitelesíteni kell a következő módn: az eredeti számviteli biznylatn szöveges frmában fel kell tüntetni az adtt támgatás aznsítóját, valamint az elszámlni kívánt összeget, például:... Ft az EGYH-.. aznsítószámú támgatás terhére elszámlva (=ZÁRADÉKOLÁS). Amennyiben 7/16

8 előírásra került, a saját frrással is el kell számlni, ilyenkr a záradék szövege:. Ft összegben az EGYH-... aznsítószámú támgatás saját frrásának terhére elszámlva Ha a számviteli biznylat teljes összege nem számlható el, vagy a kedvezményezett nem kívánja elszámlni a teljes összeget a támgatás terhére, akkr a záradéklásnak az elszámlásban beállíttt összeget kell tartalmaznia. a (záradéklt) eredeti számviteli biznylat minden ldalát ezt követően le kell fénymáslni, majd a máslatkra pecséttel vagy kék tllal rá kell vezetni, hgy A máslat az eredetivel mindenben megegyezik. (vagy ezzel megegyező tartalmú hitelesítési szöveg). ezután a biznylatmáslat minden ldalát a képviselőnek vagy meghatalmazttnak kék tllal cégszerű aláírásával (a szervezet bélyegzőlenymata és a hivatals képviselő aláírása szükséges) és dátummal kell ellátnia (=HITELESÍTÉS). A hitelesítést a szervezet hivatals képviseletére jgsult személynek kell elvégeznie. A képviselő akadályztatása esetén meghatalmaztt személy is eljárhat, ebben az esetben a képviselő, a meghatalmaztt és két tanú által aláírt alakszerű meghatalmazás csatlása szükséges. Több ldalas dkumentum, biznylat esetén kérjük, hgy minden fénymáslt ldalt hitelesítsenek a fentiek szerint. Az alábbiakban a speciális elszámlási szabálykat részletezzük: A személyi jellegű költségek elszámlásának módja: Minden esetben hitelesített szerződés máslat csatlása szükséges tvábbá: bérköltség, vagy bérszámfejtett megbízási díj elszámlása esetén a kifizetést megalapzó egyéni havi bérjegyzék (kifizetési jegyzék), a pénzügyi teljesítést igazló biznylat, és a munkavállalót terhelő adó és járulékk, valamint a munkáltatót terhelő járulékk megfizetését igazló bankszámlakivnatk hitelesített máslatait kell benyújtani. Záradéklás bérkifizetések elszámlása esetén: nettó bérköltség/megbízási díj elszámlása esetén a kifizetési jegyzéket (bérjegyzéket) kell záradéklni az elszámlni kívánt összeg erejéig; a munkabérből/megbízási díjból levnt járulékk, az adó és a munkáltatót terhelő járulékk elszámlása esetén a kifizetési jegyzék (bérjegyzék) záradéklása mellett a munkavállalót és a munkáltatót terhelő fizetési kötelezettségek adók, járulékk (pl.: SZJA előleg, TB járulék, Szc. hzzájárulás, Szakképzési hzzájárulás) megfizetését igazló bankszámla kivnat(ka)t is záradéklni kell az elszámlni kívánt összeg erejéig név szerinti megjelöléssel. Nettó finanszírzású költségvetési szervek esetén a MÁK Reginális Igazgatósága által havnta megküldött Költségvetési szervek bérelszámlása és finanszírzása összesítője lap(ka)t is záradéklni kell. Üzemanyag-, illetve utazási-, kiküldetési költség elszámlásának módja: A szervezet tulajdnában vagy üzemeltetésében lévő gépjármű üzemanyag költsége a beküldött üzemanyag számla-, frgalmi engedély-, útnyilvántartás- és a pénzügyi teljesítést igazló biznylat hitelesített máslata alapján számlható el. Az eredeti számlát záradékkal kell ellátni. Felhívjuk szíves figyelmüket, hgy az útnyilvántartás alapján legfeljebb a NAV által közzétett nrma szerinti költség (üzemanyag ár és fgyasztási nrma) számlható el. 8/16

9 A magánszemély tulajdnában lévő gépjárműnek a szervezet érdekében történt használata esetén kiküldetési rendelvény alapján számlható el költség. Az elszámláskr benyújtandó a záradéklt kiküldetési rendelvény hitelesített máslata, valamint a pénzügyi teljesítést igazló hitelesített biznylatmáslat. Felhívjuk szíves figyelmüket, hgy a NAV nrma szerinti költség (üzemanyag ár és fgyasztási nrma, tvábbá saját gépjármű használat esetén maximum 15,- Ft/km átalány díj) számlható el. Tömegközlekedési eszköz igénybevétele esetén felmerült költség elszámlásának alátámasztására a záradéklt számlát vagy a záradéklt kiküldetési rendelvényt a menetjegyek hitelesített máslatával együtt, tvábbá a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazlóbiznylat hitelesített máslatát kell benyújtani. Külföldi számla elszámlásának módja: Külföldi számlák elszámlásáhz minden esetben csatlni kell a hivatals képviselő által cégszerűen aláírt frdítást. A támgatás felhasználása és az elszámlás srán tekintettel kell arra lenni, hgy a frinttól eltérő pénznemben kiállíttt számla, számviteli biznylat esetében annak végösszegét és az arra tekintettel elszámlható költség összegét a számlán, számviteli biznylatn feltüntetett teljesítés időpntjában érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett hivatals középárflyamn kell frintra átszámítani. Az eltérő árflyamk miatti árflyam veszteséget a kedvezményezettnek kell vállalnia. Tvábbszámláztt költség elszámlásának módja: Tvábbszámlázás esetén a tvábbszámlázásról szóló szerződés, vagy megállapdás hitelesített máslatát is csatlni kell. Előleg elszámlása: Előlegről kibcsáttt számla pénzügyi elszámlás részeként történő benyújtása esetén, csak a hzzá kapcslódó pénzügyileg is rendezett (kifizetett), záradéklt rész- vagy végszámlával együtt számlható el. Figyelem! Az előlegről kibcsáttt számla és a végszámla teljesítési időpntja is csak a támgatási időszakn belül fgadható el. Önmagában az előlegről kibcsáttt számla nem számlható el. Előlegről kibcsáttt számla, részszámla és végszámla elszámlása esetén szükséges benyújtani a kapcslódó szerződés hitelesített máslatát. Részszámla vagy végszámla benyújtása esetén a számla kiállításának jgsságát alátámasztó dkumentumk hitelesített máslatának benyújtása is szükséges, melyek igazlják a szerződésben vállalt (rész)munkák elvégzését. Ilyen igazló dkumentum például a teljesítési igazlás vagy a műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyv, amennyiben az igazlja a leszámláztt érték jgsságát. Tárgyi eszköz elszámlásának módja: Tárgyi eszköz beszerzésének elszámlásáhz a záradéklt számla hitelesített máslata és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazló biznylat hitelesített máslatán felül csatlni kell a bevételezési leltári biznylat vagy eszköz-nyilvántartási biznylat hitelesített máslatát is Pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazló biznylatk A gazdasági események kiadásait igazló számviteli biznylathz, annak pénzügyi teljesítését (kifizetését) igazló biznylat hitelesített máslatát is csatlni kell. Pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazló biznylat: 9/16

10 a költség, kiadás készpénzben történő megfizetése esetén: kiadási pénztárbiznylat (határn túli kedvezményezett esetén az adtt rszág szabályainak megfelelő, a számviteli biznylat értékének megfizetését igazló biznylat), vagy a pénzeszközökről és azk frrásairól, valamint az azkban beálltt váltzáskról a kedvezményezett által vezetett könyvviteli nyilvántartás (időszaki pénztárjelentés, naplófőkönyv); átutalással teljesített kiegyenlítés esetén: bank által kibcsáttt bankszámlakivnat, vagy internetes számlatörténet, amennyiben az tartalmazza a nyitó- és záró egyenleget is vagy banki igazlás az átutalás teljesüléséről. A pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazló biznylatkat is hitelesíteni kell a fent leírt módn. Amennyiben a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazló biznylat nem jelzi egyértelműen, hgy melyik kifizetéshez kapcslódik, akkr a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazló biznylatt is záradéklni kell a fentiekben meghatárzttak szerint. A pénzügyi beszámlóhz beküldött kiadási pénztárbiznylat minimális kellékei: a biznylat srszáma; a biznylat kibcsátójának neve, címe és adószáma; a pénztárból kiadtt (átvett) összeg; a kifizetés időpntja; a kifizetés jgcíme; a pénztárs és az átvevő aláírása Pénzügyi elszámlás kötelező tartalma A pénzügyi elszámlás részeként a következőket kell beküldeni: - Az EPER-ből letöltött számlaösszesítő a szervezet hivatals képviselője által aláírt, eredeti példányát, amely az elszámlni kívánt kiadáskat alátámasztó számviteli biznylatk adatait tartalmazza. A beszámló véglegesítésekr az EPER autmatikusan kiválasztja az ellenőrzésre benyújtandó biznylatkat, amelyek hitelesített máslatát kell benyújtani. A kiválasztásba a biznylatk legkevesebb 5%-át, ha a számlaösszesítőn tíz darabnál kevesebb biznylat szerepel, azk legalább 50%-át, de legkevesebb egy darab biznylatt kell ellenőrzésre benyújtani úgy, hgy az ellenőrzött számlák összege elérje a számlaösszesítőben szereplő érték minimum 10%-át. A beszámló véglegesítését követően aznnal megérkezik az Értesítés beszámló beérkezéséről megnevezésű EPER üzenet, melynek tárgya Értesítés elszámláshz benyújtandó dkumentumkról. Az üzenet tartalmazza, hgy mely biznylatkat szükséges elszámlásra benyújtani. Ez a beszámló véglegesítése után letöltött számlaösszesítő utlsó szlpában is látható. Felhívjuk figyelmüket, hgy a számlaösszesítőt a beszámló véglegesítését követően kell letölteni. A számlaösszesítő utlsó szlpában is látható, hgy mely számviteli biznylatk hitelesített máslatát kell elszámlásra benyújtani. 10/16

11 Felhívjuk a figyelmüket arra, hgy a beszámló benyújtásakr autmatikus kiválasztás alapján bekért biznylatk beküldése nem jelenti egyben a biznylat benyújtási kötelezettség végleges teljesítését is. Indklt esetben a hiánypótlásk srán tvábbi biznylatk is bekérhetők. A be nem nyújtandó biznylatk és azk záradéklása helyszíni ellenőrzés srán kerülhetnek ellenőrzésre. A benyújtásra kiválaszttt biznylatkhz kapcslódóan a következő dkumentumkat is be kell küldeni: - a kiadáskat igazló, beküldött számviteli biznylatk pénzügyi teljesítését (kifizetését) igazló biznylatk hitelesített máslatát; - személyi jellegű kifizetések esetében a munka-, a megbízási-, vagy a vállalkzási szerződés és esetleges szerződés módsítás hitelesített máslatát; - a támgatás terhére a százezer frint értékhatárt meghaladó értékű áru beszerzése vagy szlgáltatás megrendelésére irányuló szerződés hitelesített máslatát, írásban kötött szerződésnek minősül az elküldött és visszaigazlt megrendelés is. Az írásbeli alak megsértésével kötött szerződés teljesítése érdekében történt kifizetés összege a támgattt tevékenység költségei között nem vehető figyelembe (Ávr. 76. (2); - amennyiben a számlán hivatkzás szerepel szerződésre, megállapdásra, vagy megrendelőre akkr annak hitelesített máslatát; - bérleti díj elszámlása esetén a bérleti díjhz kapcslódó bérleti szerződés hitelesített máslatát. - befejezett munkák esetén, amennyiben már rendelkezésre áll, az épület kulcsrakész átadása után kiadtt használatbavételi engedély hitelesített máslatát is be kell nyújtani. A határn túli szervezetek esetében annak a Támgattt által készített, a képviselő által hitelesített magyar nyelvű frdítását is Pénzügyi elszámlásban megengedett eltérések A támgatói kirat módsítására vnatkzó kérelem benyújtása nélkül is eltérhet a költségtervben rögzített, elfgadtt költségtervtől az alábbiak szerint: a tervezett összegtől lefelé krlátlan mértékben eltérhet, vagyis kevesebb összeget elszámlhat; a pénzügyi elszámlás srán a költségvetési tervben megnyittt fő- és alsrk között, indklási kötelezettség mellett, átcsprtsíthatók az elszámlni kívánt összegek, végig szem előtt tartva, hgy a támgatási cél nem sérülhet. Új alsr nyitása tvábbra is módsítási kérelem köteles, melyet az EPER-ben kell előterjeszteni a támgatói kiratban rögzített támgatási időszakn belül Pénzügyi elszámlás elkészítése A tételes pénzügyi elszámlást az EPER-be belépve tudja rögzíteni a Beadtt pályázatk menüpnt kiválasztása után a [Beszámló beadása] nymógmb használatával. A beszámló EPER-ben történő benyújtása nem váltja ki az elszámláshz tartzó pénzügyi dkumentumk beküldését. A pénzügyi elszámlás részét képező számviteli biznylatk főbb adatait tételesen is rögzíteni kell az EPER-ben. A rendszer pénzügyi elszámlás mdulja segítséget nyújt az egyes költségsrk terhére elszámlt összegek keretfigyelésében, valamint visszajelzést ad a többször elszámlni kívánt számviteli biznylatkról. Az elszámlás elkészítéséhez a hnlapról letölthető EPER kézikönyv a pénzügyi elszámlásról (pdf) illetve EPER bemutató videók nyújt részletes segítséget. 11/16

12 Közbeszerzési dkumentumk Amennyiben a kedvezményezett a költségvetési támgatás felhasználása srán a közbeszerzésekről szóló évi CVIII. törvény (a tvábbiakban: Kbt.) hatálya alá tartzó közbeszerzési eljárást bnylíttt le, nyilatkzik a közbeszerzési jgszabályk betartásának ellenőrzéséhez szükséges adatkról és a közzététel módjáról. Nem magyarrszági kedvezményezettekre a fenti szabály nem vnatkzik, így határn túli támgatttak esetében nem kell bekérni a közbeszerzési eljárás dkumentumait. Felhívjuk a figyelmet, hgy amennyiben jgszabály közbeszerzési eljárás leflytatását nem írja elő, kedvezményezett köteles a külső szállítókat lyan transzparens, diszkriminációmentes eljárás srán kiválasztani, amely lehetővé teszi a legkedvezőbb árn nyújttt szlgáltatás elfgadását Az előlegfinanszírzással kapcslats jgszabályi előírás Az Ávr. 86. (1) és 87. (1) bekezdései alapján a támgatási előleg definíciója: 86. (1) A költségvetési támgatás flyósítására a beszámló, vagy - ha e rendelet szerint előírásra került - a részbeszámló elfgadását követően kerülhet sr. 87. (1) A költségvetési támgatás a beszámló vagy a részbeszámló elfgadását megelőzően is a költségvetési támgatás céljáhz, a támgattt tevékenység megvalósítási időszakának hsszáhz, a kedvezményezett saját frrásának mértékéhez igazdó módn flyósítható (a tvábbiakban: támgatási előleg) Szakmai beszámló A szakmai beszámló a szerződésben vállalt feladatk megvalósulását, a vállalt indikátrk teljesítését mutatja be. A beszámlót az EPER-ben kell elkészíteni a Beadtt pályázatk menüpnt kiválasztása után a [Beszámló beadása] nymógmb használatával. A szakmai beszámlót csak az EPER-ben kell benyújtani, papír alapn semmit sem kell megküldeni. A szerződésben vállalt feladat teljesítésére ezen belül értelemszerűen a feladat jellegétől függően, az alábbiakra kell kitérni: - Rendezvény esetében: az eredeti műsrterv (ütemterv, frgatókönyv stb.) teljesítése, eredménye; ftó- és médiamegjelenés; a fellépők/előadók neve, szervezete; a résztvevők köre, a megjelentek pnts vagy becsült létszáma; a műsrtervtől való eltérés ka, ez mennyiben beflyáslta a tervezett eredményt, mivel helyettesítették az elmaradt előadást/bemutatót; a közönség miként fgadta az előadáskat/bemutatókat, a rendezvénynek milyen vlt a társadalmi, szakmai visszhangja. A megvalósult rendezvényről szükséges fényképes dkumentációt beküldeni, amely részletesen bemutatja a megvalósult prgramt. - Oktatás, tvábbképzés esetében: csatlni kell a tematikát, témánként leadtt órák számát, a résztvevők által aláírt jelenléti ívet, valamint a fényképes dkumentációt, amely részletesen bemutatja a megvalósult prgramt. 12/16

13 - Tanulmánykészítés esetén: Csatlni kell a tanulmányt (egy példányban), tvábbá amennyiben a támgatói kiratban ez előírásra került - csatlni kell a kedvezményezett nyilatkzatát arról, hgy az elkészült tanulmányt a minisztérium felhasználhatja, szabadn terjesztheti. - Kiadványk esetén: A támgatás terhére elszámlt kiadványk (könyv, flyóirat stb.) egy példányát a beszámló mellékleteként be kell nyújtani. - Felmérés, vizsgálat esetén: ismertetni kell röviden a felmérés, vizsgálat tárgyát, terjedelmét, szükségességét, az eredmények hasznsításának területeit, rövid összefglalóban az eredményeket, a következtetéseket és javaslatkat, tvábbá azt, hgy az elkészített anyag hl kerül publikálásra. Csatlni kell az elkészült anyagt egy példányban, tvábbá csatlni kell a kedvezményezett nyilatkzatát arról, hgy az elkészült anyagt a minisztérium felhasználhatja, szabadn terjesztheti. - Szervezet működésének támgatása esetén: ismertetni kell, hgy a működés srán milyen feladatt, milyen technikai felszereltséggel láttak el; be kell mutatni, hgy mennyire nyittt vagy mennyire zártkörű a szlgáltatás, azt mennyire ismeri a helyi társadalm, az a társadalm mely rétegét érinti és a szlgáltatást a beszámlási időszakban hányan vették igénybe. - Beruházás esetén: rövid műszaki leírásban ismertetni kell a beruházást, annak megvalósítási módját (mire irányult, miként valósult meg, építés esetén ki vlt a kivitelező, hgyan történt a kivitelezés); ismertetni kell a beruházás szükségességét, eredményességét, az esetleges eltéréseket a szerződésben, illetve eredeti tervben fglaltaktól (kitérve annak kára, költségkihatására, a szükséges engedélyek beszerzésére, bejelentési kötelezettségek teljesítésére); A megvalósult beruházásról szükséges fényképes dkumentációt beküldeni, amely részletesen bemutatja a megvalósult beruházást. Amennyiben a kedvezményezett emléktáblát is kaptt, úgy lyan kép is szükséges, melyen látszik a megfelelően rögzített és elhelyezett emléktábla is. A beszámlót a támgatás tárgyától függően megfelelő részletességgel kell összeállítani dkumentumkkal, fényképekkel, egyéb audi-vizuális eszközökkel szükséges illusztrálni azt. A támgatáshz kapcslódó minden egyes dkumentumn, kiadványn és nymtatványn fel kell tüntetni a támgatás tényét, a Támgató (Emberi Erőfrrásk Minisztériuma) és a Támgatáskezelő nevét és hivatals grafikai lgóját, valamint a támgatási aznsítót. Amennyiben a vállalt feladatk megvalósítása srán váltzásk történtek a szerződésben részletezettekhez képest, az eltéréseket indklni kell. A beküldött szakmai beszámló ellenőrzése kiterjed annak vizsgálatára, hgy az elfgadtt, érvényes szakmai prgramterv a beszámlóban rögzített kérdések megválaszlásával megvalósultnak tekinthető-e, hitelt érdemlő módn be kell számlni a prgram megvalósulásáról. A szakmai beszámlóban felsrlt, megvalósíttt feladatknak igazdniuk kell a pénzügyi beszámlóban elszámlni kívánt kiadáskhz. 13/16

14 5.3. Egyéb ellenőrzések Támgató, Támgatáskezelő, illetve a jgszabály által az ellenőrzésükre feljgsíttt szervek (különösen az ÁSZ, KEHI) jgsultak a támgatás jgszerű felhasználásának ellenőrzése céljából a prjekt megvalósításának flyamatba épített, illetve utólags ellenőrzésére. A kedvezményezett az ellenőrzések srán köteles együttműködni az ellenőrzést végző szervezetekkel, illetve a beszámló elfgadását követő 5 éven át köteles biztsítani, hgy a támgatási kérelemben a dkumentumk őrzésére megadtt helyen a támgatással kapcslats dkumentáció teljes anyaga rendelkezésre álljn. A helyszín váltzásáról köteles haladéktalanul tájékztatni a Támgatáskezelőt. E kötelezettség megszegése esetén Támgató jgsult a kötelezettség fennállásának időtartama alatt a támgatás jgsulatlan igénybe vételére vnatkzó szankciók alkalmazására. 6. Lezárás A támgattt prgram lezárása - a támgattt cél kiratban rögzítettek szerinti megvalósulását követően - a megvalósításáról szóló szakmai beszámló, tvábbá a prgram támgatásból és (amennyiben előírásra került) az elvárt önerőből fedezett költségeinek elszámlásáról készített pénzügyi elszámlás alapján történik. A prgram lezárásának tényéről a Támgatáskezelő értesíti a kedvezményezettet. 7. Lemndás A kedvezményezett a döntés után bármikr kezdeményezheti a támgatási összeg egészéről vagy részéről való lemndást a Támgatáskezelő hnlapjáról letölthető Lemndó nyilatkzat iratminta segítségével. Gyakri eset, hgy a kedvezményezett a beszámló elkészítése srán szembesül azzal, hgy a támgatási összeg 100%-ával nem tud az elfgadtt költségvetés szerint elszámlni, ekkr a beszámlóval együtt kell beküldeni a lemndó nyilatkzatt, valamint már kiutalt támgatás esetén, a visszautalást igazló dkumentum (banki igazlás vagy bankszámlakivnat) hitelesített máslatát. A lemndó nyilatkzatt a szervezet hivatals képviselőjének vagy meghatalmazttjának kell aláírni. 8. Adatmódsítás Amennyiben a támgatói kirat kiadását követően a kedvezményezett adataiban váltzás következik be, azt a kedvezményezett legkésőbb 8 napn belül köteles a Támgatáskezelőnek bejelenteni a váltzást igazló dkumentumk és az aktualizált regisztrációs nyilatkzat megküldésével egyidejűleg. 9. Iratbetekintés szabályai A keletkezett iratkba való betekintés az Áht, az Ávr. és az infrmációs önrendelkezési jgról és az infrmációszabadságról szóló évi CXII. törvény szabályai alapján lehetséges. Az eljárás srán keletkezett iratk főszabály szerint nyilvánsak, így az adatt igénylő azkba betekinthet, arról máslatt készíthet, kivnatt kérhet az alábbi kivételek figyelembe vételével. Nem teljesíthető az adatszlgáltatás az alábbi esetekben: személyes adat, különleges adat (ide nem értve az érintett személy kérelmét); üzleti titk; 14/16

15 minősített adat; állami - és szlgálati titk; a döntés meghzatalát megelőzően a döntés megalapzását szlgáló adatk tekintetében; nemzetközi szerződésből eredő kötelezettség alapján minősített adat; tvábbá, ha a közérdekű adatk nyilvánsságáhz való jgt az adatfajták meghatárzásával törvény hnvédelmi, nemzetbiztnsági, bűnüldözési vagy bűnmegelőzési, környezet vagy természetvédelmi érdekből, közpnti pénzügyi vagy devizaplitikai érdekből, külügyi kapcslatkra vagy nemzetközi szervezetekkel való kapcslatkra tekintettel, bírósági vagy közigazgatási hatósági eljárásra tekintettel krlátzza. 10. Az Útmutatóban használt fgalmak Kérelmező: belföldi vagy külföldi székhellyel működő jgi személyek, jgi személyiséggel nem rendelkező egyházi szervezetek. Kedvezményezett (Támgattt): az előirányzatból részesülő kérelmező vagy egyéb a kötelezettségvállalás alapján jgsult jgi személy, jgi személyiséggel nem rendelkező egyéb egyházi szervezet. Végső kedvezményezett az előirányzat terhére flyósíttt támgatás végső felhasználója. Támgató: az előirányzat felett rendelkezésre jgsult, annak felhasználásáért felelős szerv, illetve szervezet, aki a kedvezményezetteket támgatásban részesíti (Emberi Erőfrrásk Minisztériuma). Támgatáskezelő: jgszabály vagy a támgatóval kötött megállapdás alapján a pályáztatás/támgatás technikai lebnylítását végző, illetve a prgramk tartalmi és pénzügyi megvalósítását ellenőrző szerv, azaz az Emberi Erőfrrás Támgatáskezelő. Támgatási időszak: a támgatási szerződésben megjelölt időpntk közötti intervallum. Ezen időszakban kell a kérelmezőnek a prgramját megvalósítania, s a támgatást kizárólag a fentiek szerint meghatárztt időszakban bekövetkezett gazdasági események költségeinek kiegyenlítésére használhatja fel. 11. Egyéb tudnivalók Az EPER használatáhz segítséget nyújt a hnlap Segítség/EPER menüpntjában megtalálható Felhasználói kézikönyv és videó. A támgatással kapcslats kérdéseket az aznsító megjelölésével levélben, vagy a Támgatáskezelő hnlapján közzétett elérhetőségeken lehet feltenni. Levelezési cím: Emberi Erőfrrás Támgatáskezelő Egyházi és Nemzetiségi Támgatásk Osztály 1387 Budapest, Pf Nem az EPER rendszerben nyilvántarttt prjektek kezelése Általáns rendelkezések Ide kell érteni minden lyan támgatást, amelyet Magyarrszág évi közpnti költségvetéséről szóló évi XC. törvényben, valamint Magyarrszág évi közpnti 15/16

16 költségvetéséről szóló évi C. törvényben jóváhagytt Egyházi célú közpnti költségvetési hzzájárulásk fejezeti kezelésű előirányzatból az Emberi Erőfrrásk Minisztériuma, mint Támgató, az Emberi Erőfrrás Támgatáskezelő, mint Lebnylító közreműködésével nyújt, valamint a támgatásk nyilvántartása és lebnylítása nem az Elektrnikus Pályázatkezelési és Együttműködési Rendszerben történik A beszámlóra vnatkzó egyedi szabályk A beszámlóhz csatlni kell a beszámló által érintett időszakban felmerült, a támgattt tevékenység megvalósításáhz kapcslódó költségeket igazló számviteli biznylatkról készített összesítőt. Az összesítő tartalmazza az elszámlás részét képező költséget igazló számviteli biznylatk srszámát, típusát (így különösen számla, bérkifizetési összesítő, számlakivnat), a kiállításának keltét, a teljesítésének dátumát, a gazdasági esemény rövid leírását, nettó összegét, bruttó összegét, a támgatás terhére elszámlt összeget, a számviteli biznylat kiállítójának nevét, adószámát, a pénzügyi teljesítés időpntját, valamint a kedvezményezett képviseletére jgsult vagy az általa meghatalmaztt személy aláírását. Az összesítő frmanymtatványát a Támgatáskezelő előzetesen a kedvezményezett rendelkezésére bcsátja. A kedvezményezettnek első körben a szakmai beszámlót, valamint az összesítőt kell benyújtania. A számlaösszesítő beküldését és áttekintését követően a Támgatáskezelő tájékztatja a kedvezményezettet a beküldendő biznylatk köréről. A kiválasztásba a biznylatk legkevesebb 5%-át, ha a számlaösszesítőn tíz darabnál kevesebb biznylat szerepel, azk legalább 50%-át, de legkevesebb egy darab biznylatt kell az ellenőrzésbe bevnni úgy, hgy az ellenőrzött számlák összege elérje a számlaösszesítőn szereplő érték minimum 10%-át. Az ellenőrzésbe bevnt biznylatk bekérése nem minősül hiánypótlási felszólításnak. A Támgatáskezelő fenntartja, hgy amennyiben arra jgszabály kötelezi a kedvezményezett előzetes tájékztatása mellett a beszámlót az itt leírtaktól eltérő módn kérje be Jelen Útmutató rendelkezéseinek alkalmazása Jelen Útmutatót az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni a nem EPER rendszerben nyilvántarttt prjektek esetében: - A támgatási kérelmek kezelése és nyilvántartása nem az EPER rendszerben történik. - Módsítási kérelem nem az EPER rendszeren keresztül nyújtandó be. Módsítás a Támgatáskezelő részére megküldött egyedi kérelem útján történhet. - A beszámló benyújtása nem az EPER rendszerben történik, valamint a kedvezményezett értesítése nem az EPER rendszeren keresztül, hanem a Támgatáskezelő által küldött egyedi értesítéssel történik. 16/16