Az írásbeliség szerepe, eszközei, jellemző kapcsolattartási formái

Átírás

1 0BAz írásbeli kmmunikáció jellemzői A közvetlen (élőszóbeli) kmmunikáció - beszélgetés, előadás srán a hallgatóság metakmmunikációs jelzéseiből aznnal meggyőződhetünk róla, hgy megfelelően fejeztük-e ki gndlatainkat, észleljük, hgy a hallgatóság megértette-e mndanivalónkat, úgy hatttak-e rá szavaink, ahgy szerettük vlna. Beszédünket aszerint irányíthatjuk, ahgy a másik fél reagál szavainkra. Válaszlhatunk a feltett kérdésekre, témát, stílust, hangnemet válthatunk. Az írásbeliség szerepe, eszközei, jellemző kapcslattartási frmái A régi latin szólás szerint a szó elszáll, az írás megmarad. Az üzleti világban nem szrul magyarázatra a megállapdásk, módsító javaslatk írásban történő rögzítésének és az üzleti levelezésnek a fntssága. Ez nem csökkenti a gentleman s agreement (úri becsületszó) jelentőségét az üzleti etikában. Az írás azzal, hgy maradandóvá rögzíti a közlést, fkztt felelősséget is ró az írójára. Az írásbeli közlés általáns jellemzői és követelményei: közvetett kmmunikáció, értéke: térbeli és időbeli krlátkat lehet vele átlépni, maradandó és időt biztsít a gndlatk megfgalmazására, fnts az érthetőség, a gndlatk világs kifejtése, íráskép alapján többletinfrmáció. Az írásbeli kapcslattartás frmái: névjegy, önéletrajz, ügyiratk, levél (például: megrendelő, akadályközlő, egyenlegértesítő), tanulmány (gazdaságssági, megvalósíthatósági), beszámló/jelentés (ellenőrzési, tárgyalási tényállás, mérleg), pályázat (ajánlatkérés, ajánlkzás termékszállításra, szlgáltatásra, állásvállalásra), a jegyzőkönyv/emlékeztető (közgyűlésen, értekezleten, tárgyaláskr), ügyviteli kmányk, biznylatk (számla, pénztárbiznylat, iktatókönyv). Az írásbeliség szerepe, eszközei, jellemző kapcslattartási frmái Az üzleti levél (ajánlatkérés, ajánlat) funkciója, tartalmi, nyelvi, frma követelményei Az üzleti levél legfntsabb frmalitásai, vagyis megnyilvánulási területei: pályázat (ajánlatkérés, ajánlkzás termékszállításra, szlgáltatásra, állásvállalásra), a jegyzőkönyv/emlékeztető (közgyűlésen, értekezleten, tárgyaláskr), ügyviteli kmányk, biznylatk (számla, pénztárbiznylat, iktatókönyv).

2 Az írásbeliség szerepe, eszközei, jellemző kapcslattartási frmái Az üzleti levél (ajánlatkérés, ajánlat) funkciója, tartalmi, nyelvi, frma követelményei Az üzleti levél legfntsabb frmalitásai, vagyis megnyilvánulási területei: maga a levélpapír ( hivatalssága és minősége), hely és dátum szerepeltetése, címzés, megszólítás (címzésben és szöveg közben), elköszönési, búcsúvételi frma, aláírás, és nem hanyaglható el a bríték címzése sem. Érdemes srra vennünk ezeket a frmákat. Ma a hivatals levélpapír a cég arculattervének a része, a munkatársak névjegykártyáival, brítékkkal, mappákkal szkták megterveztetni a lgó figyelembe vételével. Általában a levélpapír felső részén, de előfrdulhat, hgy megsztva, vagyis a fejléc és a lábléc helyén egyaránt tartalmaz infrmációkat a vállalatra vnatkzóan. A legfntsabb infrmációk: a cég lgója vagy emblémája (ha van), a cég neve, pstacíme (részletezve: kerület, irányítószám, pstafiók, emelet, ajtó, stb.), a legfntsabb telefnszámk (mbil és vezetékes telefnszámk egyaránt, amennyiben szükséges, mellékek is) és fax számk. (Ha szükséges, meg kell nevezni a részleget, képviseleti szervet, ügysztályt, stb., illetve annak vezetőjét, képviselőjét besztásával együtt.) A hely és a dátum megjelölése nélküli irat nem használható, nem értelmezhető, nem vehető figyelembe. Világszerte többféle módja van a datálásnak és lkálásnak, ezért mi Magyarrszágn nyugdtan használhatjuk a magyar gyakrlatt. Eszerint a hivatals irat alján szerepel a hely, utána vesszővel elválasztva tőle az időpnt. Ez akkr sem fölösleges, tehát nem hagyható el, ha a levél jbb felső sarkában szereplő iktatási számból vagy kódból kikövetkeztethető a dátum (például: 13. sz./ ). A címzés nagyn fnts, ugyanis a helytelen, pntatlan, hiánys, felületes, zavars címzés magasfkú nemtörődömségről, udvariatlanságról árulkdik. Hasnlóan a hivatals levélpapírn szereplő küldő adataihz, ennek a címzésnek is tartalmaznia kell a címzett pnts és teljes nevét (akár személy, akár szerv), besztását, pnts címét. A megszólítás föltételezi a helyes címzést, tehát elég a név (személy vagy szerv neve) és esetleg a rang, besztás. A megszólítás kezdő frázisa hagymánysan a Tisztelt. Szöveg közben a megszólítás az Ön, vagy Önök (természetesen magázódással). ( Én Önnek Ön vagyk, és nem maga. figyelmeztet az illemszakértő.) Az elköszönési frmula általában Tisztelettel:, Köszönettel: Üdvözlettel:, vagy Nagyrabecsüléssel:, de előfrdulhat lyan udvarias megfgalmazás is, amely a partnertől 2

3 elvárt magatartásra utal: Válaszukra várva:, Visszaigazlást kérve:, Tájékztatásukra várva:, stb. Egyszemélyes aláírás esetében az aláírás alatt szerepelnie kell a névnek gépírással, a rangnak vagy besztásnak aznban nem, mert az már szerepel a küldő megjelölésében. Ha két, aláírásra együttesen följgsíttt személyről van szó, akkr aláírásuk alatt a nevük mellett a rangjukat és a besztásukat is fel kell tüntetni. Üzleti leveleknek azkat a leveleket nevezzük, amelyek nem csupán két ember személyes visznya alapján íródtak. Egy részükről elmndható, hgy tartalmuk jgi, illetve anyagi következményekkel jár vagy járhat. Ilyen pl. a megrendelés. A hivatals levél alapvető követelménye: a pntsság, a félreérthetetlenség. Mindenképpen el kell kerülni azt, hgy a címzett vagy bárki más az író szándékával ellenkezően értelmezhesse a szöveget, esetleg lyasmit magyarázzn bele, ami nem egyezik a szerző elgndlásával. Az ajánlatkérés Az árajánlatkérő levélben a másik fél megjelöli a rendelni szándékztt árucikket, a szükséges mennyiséget, esetleg a kívánt szállítási határidőt is. Az árajánlat Árajánlatt legtöbbször akkr küldenek, ha előzőleg a másik fél árajánlatt kért. Ez aznban nem szükségszerű. Az árajánlatt tevő írásmű (levél) felépítése: 1. Hivatkzás az ajánlatkérő levelére (vagy más előzményre) 2. a) A fölajánltt árucikk (árucikkek) ismertetése, előnyeik kiemelése b) Az árak megadása, az esetleges kedvezmények bemutatása c) Tájékztatás a szállítási feltételekről 3. A megrendelés kérése Pl. Hivatkzással f. hó 5-i levelükre, mellékelten megküldjük Önöknek árjegyzékünket. Az árjegyzékben szereplő bármelyik msóprból nagy tételben i készek vagyunk rövid időn belül szállítani. Fölhívjuk szíves figyelmüket a B/12. srszám alatt ismertetett Vita öblítőre, amely élénkítőleg hat a fehérneműk anyagára, remek illatt kölcsönös nekik, az ára visznt bármelyik öblítőszernél kedvezőbb. Nagybb tétel megrendelése esetén 5 5 % kedvezményt is tudunk nyújtani. Várjuk szíves megrendelésüket. Az írásbeli kmmunikáció előnyei az üzleti kapcslatkban Az írás lehetőséget ad az átgndlt szövegalktásra, javítgathatjuk, váltztathatjuk mndatainkat. Módunk van megtalálni gndlataink közléséhez a legmegfelelőbb frmát, műfajt, hangnemet, stílust és a gndlatfűzés leghatássabb eszközeivel élhetünk. 3

4 Az íráss érintkezést megkönnyíti a hagymány, vagyis, hgy az idők srán kialakultak biznys szkásk, amelyek az írásbeli közlésfajták szerkezetét, stílusát, udvariassági frdulatait beflyáslják. Természetesen a hatáss írásbeli közlés nem nyelvi klisék (közhelyek) halmaza. A knvencinális frmai elemeket személyes és aktuális tartalmmal kell megtölteni, hgy gndlataink hrdzóivá és meggyőzővé váljanak. Az írásbeli üzenet csak így lesz képes kiváltani a címzett/lvasóközönségből a tervezett reakciót, elfgadást, egyetértést támgatást vagy akár cselekvést Az írásbeli kmmunikáció hátrányai az üzleti kapcslatkban Az írás a beszéddel szemben közvetett kmmunikáció, az íráss közlemény szerzője csak megtervezi a várható hatást, a címzett reakciója késve érkezik hzzá vagy nem is kerül rá sr, esetleg az igen nagy költséggel elkészített tájékztató kiadványk a várakzással teljesen ellenkező hatást váltanak ki. Ennek ka gyakran az, hgy az írás flyamán az önkifejezés és az önmegvalósítás bűvöletében alktó szerző nem gndl arra, hgy a megfgalmaztt, közzé tett, átvett és az értelmezett üzenet között igen nagy különbség lehet. Az üzleti levelezés udvariassági szabályai A vállalatról kialakult képet jelentősen beflyáslja az üzleti kmmunikáció kultúrája a kmmunikációs kultúra értelmezhető egy vállalat vagy intézmény külső és belső környezetével megvalósíttt infrmációcseréjének minőségeként is, s mint ilyen szrsan összefügg a vállalat szervezeti kultúrájával, a menedzsment és a dlgzók által egyaránt elismert értékekkel, nrmákkal. Ez a kultúra kifejeződik az ügyfelekkel és a munkatársakkal való udvarias bánásmódban, az üzleti tárgyalásk stratégiai tervezésében, a kifinmult érvelési technikák alkalmazásában, a pnts és áttekinthető íráss dkumentációban, sőt a mdern infrmációs technlógiák használatában is. A jó üzleti kapcslatk alapja a krrekt piaci magatartás, ami azt is jelent, hgy hitele van a kimndtt vagy leírt szónak. Az üzleti kapcslattartás stílusa, a nyelvben is kifejeződő értékrend. Döntően beflyáslja a vállalatról kialakult képet. Jó hírnévre minden vállalatnak szüksége van. A szóbeli és az írásbeli kapcslattartás nyelvi megfrmálása, stílusa, hangneme alapján is ítéletet alktnak a vállalat magatartásáról, értékrendjéről, megbízhatóságáról. Ily módn nyereségtermelő. A nyelv az egyetlen szellemi tényező, amelynek anyagi s gyakrlati krlati ereje van. A nyelv admánya nélkül nem lehet kereskedni, sem rszágt igazgatni. De aki hibásan beszéli, írja, az a szellem csdálats cserefrgalma révén hibásan is gndlkdik Minél több szavunk van, minél hatéknyabb a szófűzésünk, árnyalatsabb a mndatunk, annál pntsabban gndlkdunk, annál eredményesebben küzdhetünk a létért, azaz kenyerünkért. mndta Déry Tibr. 4

5 Az üzleti kmmunikációban részt vevő szakember munkaeszköze a nyelv, annak írtt és beszélt váltzata. Minden kimndtt vagy leírt szó megmutatja egyéniségünket, képet ad rólunk, gndlkdásmódunkról, az üzleti partnerünkhöz és a tágabb környezetünkhöz fűződő visznyunkról. A bríték részét képezi a cég arculatának. Címzése gépíráss, a feladó helyén fel kell tüntetni a cég nevét, pnts címét, pstafiókt, telefnt és faxt. (Adódhat lyan helyzet többnyire a prtkll keretében -, hgy kézzel illik megcímezni a brítékt. Ilyenkr ügyelni kell az lvasható kézírásra: lvashatósága, esztétikuma árulkdó jel lehet.) Az üzleti levelet barátságs, fgékny mdrban írjuk. Írásunk stílusa legyen, lyan, amely kiváltja a címzettből azt a választ, amelyet szeretnénk. Kerüljük a kmplikált szóvirágkat, az lyan szavakat és kifejezéseket, melyek ellenséges érzületet váltanak ki lvasójukból. Sprt területén előfrduló hivatals írásművek frmai/tartalmi követelményei Hivatals levél kellékei Címzés Iktatás, hivatkzás Tárgy Megszólítás Tartalm Dátum Aláírás, pecsét Mellékletek 1. Címzés (Bal ldalra zárva egymás alatt!) Szervezet megnevezése, pl.: Skiculture Kft. Címzett személy titulussal együtt, pl.: Ozsváth Miklós, stratégiai tervező Cím, pl.: 2461 Tárnk 2. Iktatás, hivatkzás (Jbb ldalra igazítva egymás alatt) Iktatás iktatószám, pl.: Ikt. sz.: 27/2012. Krábbi levélre hivatkzás hivatkzási szám, pl.: Hiv. sz.: 27/5/2010. Ha valakihez tartzik, ügykezelő megnevezése, pl.: Ügyintéző: Halms B. Ágnes 3. Tárgy (Jbb ldalra igazítva a fent említettek alatt.) A levél tárgyát mindig fel kell tüntetni! Pl.: Tárgy: részletfizetési kérelem 4. Megszólítás (Bal ldalra, vagy középre zárva!) Név szerinti, pl.: Kedves Kvács Péter! Titulus szerinti, pl.: Tisztelt Igazgató Asszny! 5. Tartalm (Szövegtörzs) Helyesen írva, röviden, tagltan, udvariasan MINDIG magázó visznyban! Udvarias zárás! 6. Dátum (Balra zártan a Tartalmi részt követően.) Frmátuma: Várs, Év, Hónap, Nap (Pl.: Tárnk, )7. Aláírás, Pecsét (Jbb ldalra középre zárva) 5

6 Név, alatta (szervezet) titulus, Felette, vagy középen mellette pecsét (P.h.) Pl.: Tettamanti Gábr ügyvezető 8. Mellékletek (Jbb ldalra zárva) Felsrlás megnevezése Darabszám szerint Pl.: 1 db önéletrajz 2 db ajánlás Alapszabály kötelező elemei Általáns rendelkezések (adatk) Szervezet tevékenysége, céljai Tagság keletkezési, megszűnése Tagk jgai és kötelezettségei Szervezet szervei és tisztségviselői Közgyűlés jgsultsága Tisztségviselők jgai, kötelezettségei (elnök, alelnök, főtitkár, elnökségi tagk) Szervezet képviselete Szervezet gazdálkdása Szervezet megszűnése Egyéb rendelkezések Közgyűlési jegyzőkönyv elemei Mikr, hl tarttták Kik, mit mndtak A közgyűlés milyen határzatkat hztt Dátum Hitelesítők, jegyzőkönyvvezető, elnök aláírása Csatlt mellékletek: pl.jelenléti ív, pénzügyi, szakmai beszámlók, versenynaptár Versenykiírás A versenykiírás elkészítésének ahgy az edzéstervezés kiinduló pntja a versenynaptár. Minden verseny előtt minimum 3 héttel el kell készíteni a kiírást, rszágs bajnkságk esetében ezt célszerűbb hamarabb megtenni és eljuttatni az esetleges résztvevőknek. A versenykiírásknak megfelelő frmai és tartalmi követelményeknek kell megfelelniük Versenykiírás tartalmi követelményei 1. A verseny célja. Pl.: A sprtág népszerűsítése. Az rszágs döntőbe jutás eldöntése. Az utánpótlás krsztály versenyzési lehetőségének biztsítása. A verseny helye és ideje. Knkrét sprtlétesítmény nevének és címének megadása, valamint a dátum pnts időpnttal történő megadása célszerű. Pl.: Nank Síiskla (Budapest, XII. kerület, Cörsz utca Sprtmax-Hegyvidék ), december óra A verseny rendezője, a szervezőbizttság adatai. Pl.: Magyar Atlétikai Szövetség. Elnök: Schulek Ágstn. Titkár: Madarász Jáns Versenykiírás tartalmi követelményei 2. 6

7 A verseny résztvevői. Pl.: ben születettek. A versenyszámk és azk srrendje. Pl.: óra gyermek fiú 3 km futás, óra gyermek lány 3 km futás. A helyezések eldöntésének módja. Pl.: Hltverseny esetén az egymás ellen játsztt mérkőzés győztese jut tvább. A helyezettek díjazása. Pl.: Az I-III. helyezettek érem, az I. helyezett serleg díjazásban részesül. Versenykiírás tartalmi követelményei 3. A versenyrendezéssel és rendezéssel kapcslats költségek viselése. Pl.: A rendezés költségeit a Megyei Diáksprt Tanács, a részvétel költségeit a csapatk állják. A nevezési határidő és a nevezés módja: Pl.: február óra. Nevezni lehet a 23/ es fax számn, illetve az inf@skiculture.hu címen. Csak az írásban történő nevezéseket áll módunkban elfgadni. A részvétellel kapcslats egyéb fnts infrmációk (technikai értekezlet helye, ideje, szállás, étkezés, közlekedés, szlgáltatásk, stb.). Pl.: A résztvevők előzetesen írásban szállást igényelhetnek, melynek költsége: Ft/fő/éj. Költségvetés Tervszerű - tényszerű Éves négyéves (pl. limpiai ciklus) prjekt (prgram) Bevételek Kiadásk Költségvetés - Bevételek Saját bevételek (önrész) Tagdíj (éves, havi) Egyéb befizetések Bérleti díj (saját tárgyi eszköz, terem bérbeadása) Más frrásból bevételek Szpnzrk Mecénásk Pályázati frrásk Önkrmányzati, állami támgatásk Költségvetés - Kiadásk Személyi juttatásk Megbízási díjak (tanflyamszervezés, edzéstartás,) Szlgáltatási kiadásk (dlgi kiadásk 1.) Egészségügyi szlgáltatás Versenybírói díjak Bérleti díjak Szállítás, fuvarzás Étkezési költség Szállásköltség Utazási költség Reklámköltség Egyéb dlgi kiadásk (dlgi kiadásk 2.) Díjak, ajándékk (érmek, kupák, klevelek, pólók) Sprteszközök, sprtfelszerelések 7