MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

Átírás

1 2. SZ. VERZIÓ A HATÁLYBA LÉPÉS DÁTUMA: HATÁLYOS: visszavonásig KÉSZÍTETTE: ELLENŐRIZTE: JÓVÁHAGYTA: Dr. Horváth Ágnes minőségirányítási vezető Dr. Ailer Piroska rektor Dr. Ailer Piroska rektor

2 1/23 TARTALOMJEGYZÉK 1. KECSKEMÉTI FŐISKOLA MINŐSÉGPOLITIKÁJA A KECSKEMÉTI FŐISKOLA KÜLDETÉSNYILATKOZATA ALKALMAZÁSI TERÜLET A Kecskeméti Főiskola rövid bemutatása A Kecskeméti Főiskola szervezeti felépítése A minőségirányítási szervezet bemutatása Felelősségi kör, hatáskör (szervezet) és kommunikáció Belső kommunikáció A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER Általános követelmények ábra A minőségirányítási rendszer működési folyamatai A dokumentálás követelményei A dokumentációs rendszer felépítése Dokumentumok és feljegyzések kezelése A VEZETŐSÉG FELELŐSÉGI KÖRE A vezetőség elkötelezettsége Vevőközpontúság Minőségpolitika A tervezés Küldetésnyilatkozat A Minőségpolitika és a minőségcélok megfogalmazása Intézményfejlesztési terv Stratégiai tervezés Éves szintű tervezés A minőségirányítási folyamatok tervezése A minőségirányítási stratégia kialakítása A Minőségirányítási terv kidolgozása A minőségirányítási tervezés megvalósulásának értékelése Vezetőségi felülvizsgálat GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL Gondoskodás az erőforrásokról A munkakörökhöz előírt követelmények meghatározása Infrastruktúra Munkakörnyezet A SZOLGÁLTATÁSI FOLYAMAT... 18

3 2/23 8. MÉRÉS, ELEMZÉS, ÉS FEJLESZTÉS Általános útmutatás Figyelemmel kísérés és mérés A partnerek megelégedettsége Belső audit A folyamatok figyelemmel kísérése és mérése A folyamatok eredményének eltérése esetén szükséges tennivalók Az adatok elemzése sz. melléklet Folyamatok kapcsolódása sz. melléklet Minőségirányítási eljárások jegyzéke... 23

4 3/23 1. KECSKEMÉTI FŐISKOLA MINŐSÉGPOLITIKÁJA A Kecskeméti Főiskola célja a hazai és nemzetközi minőségi követelményeknek megfelelő, gyakorlat-orientált oktatás és az azt támogató tudományos kutatás és innováció fenntartása, fejlesztése. A Kecskeméti Főiskola minőségpolitikája kiterjed: a vonatkozó jogszabályoknak és fenntartói elvárásoknak való megfelelésre; a hazai és nemzetközi akkreditációs követelmények teljesítésére; az Európában és a globális világban is versenyképes képzési struktúra és program kialakítására, az ipar, az agrárium, a köznevelés, a közigazgatás, a gazdasági szféra és a régió képzési, kutatási igényeinek magas szintű és hatékony kielégítésére; a partneri kapcsolatok és együttműködések erősítésére, a megalapozott jó hírnév megőrzésére, a munkatársak számára kiszámítható munkahely, megfelelő munkakörnyezet és szakmai fejlődés, biztosítására; a minőség-kultúra, a minőség iránti elkötelezettség erősítésére. A főiskola vezetése a szervezet- és működésfejlesztés érdekében az MSZ EN ISO 9001:2009-es nemzetközi szabványnak megfelelő minőségirányítási rendszert vezetett be és tart fenn, amely eleget tesz a fenntartói és az akkreditációs elvárásoknak, megfelel az európai felsőoktatási térség minőségi követelményeinek (ESG). Az oktatási, kutatási és innovációs tevékenység minőségi követelményeinek mind teljesebb körű kielégítése érdekében az oktatóknak, kutatóknak és minden munkatársnak biztosított a folyamatos megújulás lehetősége, ugyanakkor elvárt az új tudományos eredmények, oktatási, tanulási módszerek iránti fogékonyság és a folyamatos szakmai fejlődés. Minden vezetői szinten alapvető elvárás a minőségi szemlélet, a minőség iránti elkötelezettség érvényesülése, a minőségi munkavégzés megkövetelése és végrehajtása, a kialakított belső szabályzatok, minőségügyi előírások és követelmények betartása.

5 4/23 2. A KECSKEMÉTI FŐISKOLA KÜLDETÉSNYILATKOZATA A Kecskeméti Főiskola célja hogy a Főiskola hosszútávon megfeleljen egy európai felsőoktatási intézmény számára kitűzött legfontosabb feladatoknak: a korszerű oktatásnak, a tudományos kutató, fejlesztő és innovációs (K+F+I) tevékenységnek, a technológia-transzfernek és szolgáltatásnak.

6 5/23 3. ALKALMAZÁSI TERÜLET 3.1 A Kecskeméti Főiskola rövid bemutatása A Kecskeméti Főiskola január 1-jén az Országgyűlés döntése alapján az alábbi három intézmény egyesítésével jött létre: Gépipari és Automatizálási Műszaki Főiskola, Kecskeméti Tanítóképző Főiskola, Kertészeti és Élelmiszeripari Egyetem Kertészeti Főiskolai Kar. Az egyesüléssel a fenti főiskolák karrá váltak, így a Kecskeméti Főiskola három karral (Gépipari és Automatizálási Műszaki Főiskolai Kar, Kertészeti Főiskolai Kar és Tanítóképző Főiskolai Kar) működő felsőoktatási intézmény, amely felsőoktatási alapfokozat (BSc, BA) és mesterfokozat (MSc) szintű oklevelek kiadására jogosult. A Kecskeméti Főiskola Közép- Magyarország legnagyobb többkarú főiskolájaként alakult meg, amelynek karain és tanszékein jelentős szellemi érték összpontosul. A főiskolán közel 400 közalkalmazott dolgozik, és több mint 3500 hallgató tanul a különböző képzési formákban úgy, mint teljes idejű, részidős képzés, felsőoktatási szakképzés, szakirányú továbbképzés, felnőttképzés. A Kecskeméti Főiskola kitűzött célja, hogy megfeleljen az európai felsőoktatási intézmények legfontosabb faladatainak: a korszerű oktatásnak, a tudományos kutató és fejlesztő tevékenységnek, a technológia-transzfernek és a szaktanácsadásnak. A Főiskola Kecskemét város, Bács-Kiskun megye és a Dél-alföldi Régió egyik meghatározó oktatási, tudományos és kulturális központja. Az elmúlt évtizedekben a térség jelentős fejlődésnek indult, és a korszerű infrastruktúra kiépülésével számos, modern technológiát alkalmazó cég telepedett meg a régióban. A Kecskeméti Főiskola fontos feladatának tartja az ipari, a gazdasági szervezetekkel és a társadalmi szféra szereplőivel való együttműködést. 3.2 A Kecskeméti Főiskola szervezeti felépítése A Kecskeméti Főiskola szervezeti felépítését a Kecskeméti Főiskola Szervezeti és működési szabályzata (SZMSZ) és mellékletét képező, a Kecskeméti Főiskola Szervezeti felépítése (organogram) című dokumentum tartalmazza. A szervezetet a hatályos Felsőoktatási törvény rendelkezései alapján alakítottuk ki. Módosítására a jogszabályi kereteken belül a főiskola SZMSZ-ével összhangban kerül sor.

7 6/ A minőségirányítási szervezet bemutatása A főiskola minőségirányítási rendszerének fenntartása a rektor, szakmai hatékonyságának biztosítása a minőségirányítási vezető feladata. A minőségirányítási vezetőt a rektor bízza meg, feladatait és hatáskörét Minőségirányítási eljárások rögzítik. A minőségirányítási szervezeti egységek felépítését a következő ábra mutatja be: Rektor Főiskolai Minőségirányítási Tanács Minőségirányítási vezető Kari minőségirányítási megbízott GAMF Kar Kari minőségirányítási megbízott KF Kar Kari minőségirányítási megbízott TF Kar 1. ábra: Minőségirányítási szervezet 3.4 Felelősségi kör, hatáskör (szervezet) és kommunikáció A felelősségi körök és hatáskörök meghatározása a szervezet és a munkaköri leírások teljes körű megadásával történik, a főiskola szabályzataiban és eljárásrendjeiben rögzítettek szerint. Minőségirányítási vezető hatásköre alá tartozik a főiskolán működtetett minőségirányítási rendszer teljes körű felügyelete, fenntartása. A minőségirányítási rendszer működésével kapcsolatos javító intézkedések kezdeményezése, végrehajtása. Rendelkezik mindazon hatáskörrel, amely szükséges ahhoz, hogy a minőségirányítási szabvány szerint megkövetelt és a minőségpolitikai elvárásoknak megfelelő minőségirányítási rendszer működjön: a minőségirányítási rendszer eljárásokkal szabályozott működésének teljes körű felügyelete, az azokban meghatározott feladatok folyamatos ellátása, a minőségirányítási dokumentációk rendszeres ellenőrzése, a minőségirányítási megbízottak munkájának irányítása, a főiskola minőségképességének értékelése, a vezetőség időszakos tájékoztatása, a belső auditok ütemezése, szervezése, a végrehajtás biztosítása, értékelése valamint a javító és helyesbítő intézkedések végrehajtatása, ellenőrzése,

8 7/23 a tanúsító szervezet által végzett auditok előkészítése, közreműködés a tanúsító által végzett auditokon, az értékelések feldolgozása, a vezetőség által indított fejlesztési, hibafeltáró intézkedések irányítása, végrehajtása rektori vagy dékáni elrendelés alapján, a minőségirányítási eljárásokban meghatározott feladatok elvégzése. A minőségirányítási vezető munkáját a Főiskolai Minőségirányítási Tanács támogatja. Elnökét és tagjait az oktatók és kutatók köréből a rektor bízza meg. Az elnöki tisztséget a minőségirányítási megbízottak éves rotációs rendben, a karok nevének ABC sorrendjében töltik be. A Főiskolai Minőségirányítási Tanács tagjai: minőségirányítási vezető általános rektor helyettes oktatási/oktatási ügyekkel foglalkozó dékánhelyettesek 1 minőségirányítási megbízottak a kancellár vagy megbízottja Főiskolai Hallgatói Önkormányzat megbízottja. Abban az esetben, ha bármely, karról delegált tag több funkciót ellátva vesz részt a tanács munkájában, akkor az adott kar dékánja javaslatot tehet egy oktató vagy kutató tanácsi tagságára. A Főiskolai Minőségirányítási Tanács intézményi felügyeletét a rektor látja el. A Főiskolai Minőségirányítási Tanács féléves ütemterv szerint dolgozik. A Főiskolai Minőségirányítási Tanács feladata: a Minőségirányítási stratégia előkészítése, a minőségirányítási vezető javaslata alapján az éves Minőségirányítási terv előkészítése, a végrehajtásban, minőségirányítási eljárásokban bekövetkezett változások véleményezése, a javaslattétel a minőségirányítási vezetőnek a minőségügyi szabályozás dokumentációs anyagának módosítására. Ha ez egyéb szabályzatok, dokumentumok felülvizsgálatát is megkívánja, akkor a minőségirányítási vezetőnek javaslattétellel kell élnie a rektor felé. Kari minőségirányítási megbízottat az adott kar dékánja bízza meg. Tevékenységét a főiskola minőségirányítási rendszerével kell összehangolnia, és rendszeres kapcsolatot tart a minőségirányítási vezetővel Feladata: a Főiskolai Minőségirányítási Tanács határozatainak kari szintű értelmezése, lebontása, a megvalósítás támogatása, a kari folyamatok ismeretében a Főiskolai Minőségirányítási Tanács munkájában való részvétel. 1 A 46/2012 (X.4.) számú szenátusi határozat alapján a Kertészeti Főiskolai Karon csak tanszékvezető van

9 8/23 Folyamatgazdák a minőségirányítási eljárások és végrehajtási utasítások szakmai helyességéért felelős személyek. Intézményi szinten a minőségirányítási vezető javaslata alapján a rektor, kari szinten a minőségirányítási megbízott javaslata alapján a dékán bízza meg. Feladataikat az FME-01 Dokumentumkezelés c. eljárás tartalmazza. Belső auditor a minőségirányítási rendszer felülvizsgálatában résztvevő, belső auditor végzettséggel rendelkező személy, akit a rektor bíz meg a minőségirányítási vezető javaslata alapján. A belső auditorok tájékoztatásáról, képzéséről és továbbképzéséről a minőségirányítási vezető gondoskodik. A képzések tervezését a minőségirányítási terv tartalmazza, a hozzá szükséges források biztosítása az éves költségvetésben szerepel. Külső tanácsadó a minőségirányítási rendszer működtetéséhez, felülvizsgálatához, illetve fejlesztéséhez igénybevett szakértő. Személyére a minőségirányítási vezető tesz javaslatot, és megbízását a rektor hagyja jóvá, az igénybevételéhez szükséges források biztosítása az éves költségvetésben szerepel Belső kommunikáció A főiskolán belül a kommunikáció többféle csatornán keresztül valósul meg. Ennek fontosabb módjai a kommunikációs eszközök és a kommunikáció érintettjei szerint az alábbiak: kommunikáció a jogszabályi előírások szerinti testületi munkában, és az ezekről készített feljegyzésekben, (szóbeli, dokumentált előterjesztésekkel és feljegyzésekkel, esetenként intraneten keresztül); összdolgozói, összoktatói és hallgatói fórumok a vélemények széleskörű gyűjtésére (szóbeli fórum dokumentált előterjesztésekkel); szervezeti egységek belső kommunikációs rendje, amelyet a szervezeti egység vezetője hivatott kialakítani a jogszabályok és a központi szabályzatok figyelembevételével, (szóbeli és az iratkezelési szabályzat szerinti írott formák, sajátos belső előírásokkal); kommunikáció a kiadványokon keresztül; intranetes kommunikáció; kétoldalú kommunikáció a tanulmányi, gazdasági és minőségügyi információkra vonatkozóan, mely biztosítja a karok és a központi egységek közti kommunikációt is (külső és belső szabályzókról, azok változásáról tájékoztatás). A belső kommunikáció részletes szabályozása az FME-01Dokumentáció, kommunikáció és marketing c. eljárásban történik meg.

10 9/23 4. A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 4.1 Általános követelmények A főiskola vezetése célul tűzte ki a Minőségpolitikában kinyilvánított szervezet- és működésfejlesztést. Ennek érdekében létrehozott egy minőségirányítási rendszert, amelyet a szükséges mértékben dokumentált, bevezetett és fenntart. Ez a rendszer kielégíti az ISO 9001:2008 -as nemzetközi szabvány követelményeit, illetve eleget tesz az Emberi Erőforrások Minisztériuma (Fenntartó) és a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság (MAB, külső minőségellenőrzési szerv) által megfogalmazott elvárásoknak, megfelel az európai felsőoktatási térség minőségi követelményeinek (ESG). 2. ábra A minőségirányítási rendszer működési folyamatai A minőségirányítási rendszer létrehozása az alábbi tevékenységek bevezetését és szabályozását eredményezte: Kijelölte a főiskola és a vele kapcsolatban állók számára fontos folyamatokat és azok alkalmazási rendjét. Meghatározta a folyamatok kölcsönhatását és kapcsolódásait (1. sz. melléklet).

11 10/23 Kritériumrendszert állított fel az egyes folyamatok sikeres működtetésének és szabályozásának érdekében az FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés c. eljárás szerint. Gondoskodott olyan erőforrásokról és információs forrásokról, amelyek a folyamatok működésének és figyelemmel kísérésének támogatását szolgálják az FME-01 Dokumentumkezelés, az FME-02 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése emberi erőforrás menedzsment, az FME-07 Beszerzés, külső erőforrás minősítése, és az FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés c. eljárások szerint. Rendszeresen felülvizsgálja és elemzi a folyamatok szabályozásából származó információkat az FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés c. eljárásnak megfelelően. Az információk és a vezetői szintek priorizált céljai alapján tervezett minőségfejlesztési tevékenységet folytat, amelyet minőségi mutatórendszer támogat az FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés c. eljárásnak megfelelően, A folyamatok értékelésének eredményeit, valamint a minőségi mutatórendszer alkalmazása során keletkezett adatokat felhasználja a stratégiai tervezésben. A tevékenységek egy részét más személyekkel és vállalkozásokkal közösen valósítja meg a főiskola. Ezeknek az együttműködőknek a kiválasztása, a teljesítményértékelése és a kapcsolatok fejlesztése az FME-05 Tudományos munka tervezése és fejlesztése, valamint az FME-07 Beszerzés, külső erőforrás minősítése c. eljárásokban rögzített. A minőségirányítási rendszer tanúsítása kiterjed: a BSc, BA, MSc szintű, a MAB által akkreditált képzésekre, a felsőoktatási szakképzésre, a felnőttképzésre, a szakirányú továbbképzésekre, a jelentkezők és végzettek regisztrációjára, a szakértői tevékenységre, szaktanácsadásra, a K+F+I tevékenységre, tudományszervezésre, a mezőgazdasági termelői és szolgáltató tevékenységre (Tangazdaság), a intézményi irányításra és fejlesztésre. Jelenleg a rendszer nem tartalmaz a szabvány pontjaiból kizárható tevékenységet. 4.2 A dokumentálás követelményei A dokumentációs rendszer felépítése A minőségirányítási rendszer alapját kétszintű dokumentációs rendszer képzi, amely előíró és tényrögzítő dokumentumokból áll. Az előíró dokumentumok rögzítik a tevékenységeket, a szükséges erőforrásokat, valamint az ezekkel kapcsolatos feladatokat, hatásköröket és felelősségeket. A tényrögzítő dokumentumok a működés során keletkező adatok, információk rögzítésére és továbbítására szolgáló feljegyzések, jegyzőkönyvek. A dokumentációs rendszer kialakítása a főiskola nagyságát, szerkezetét, folyamatainak jellegét és bonyolultságát veszi figyelembe, törekedve a lehető leghatékonyabb szabályozás kialakítására. A tevékenységek és szolgáltatások fő területeit szabályozó, folyamat centrikus eljárások szakmai megfelelőségéért a rektor, minőségügyi szempontból való megfelelőségéért az intézmény minőségirányítási vezetője a felelős.

12 11/23 A dokumentációs rendszer felépítése: Minőségpolitika (Előíró dokumentum): a rektornak a Főiskolai Minőségirányítási Tanács által véleményezett, a minőségre vonatkozóan hivatalosan kinyilvánított céljai és irányvonala. Minőségirányítási Kézikönyv (Előíró dokumentum): tartalmazza a főiskola Minőségpolitikáját, bemutatja a minőségirányítási rendszer elveit, meghatározza a minőséget befolyásoló folyamatokkal kapcsolatos felelősségeket, hatásköröket. A Minőségirányítási Kézikönyv belső és külső használatú dokumentum. Belső használatra irányítási eszközként, a belső auditok és a minőségirányítási rendszer tervezésének, fejlesztésének alapjaként; külső használatra marketing célokat szolgáló segédeszközként használatos. Minőségirányítási eljárás (Előíró dokumentum): az intézmény belső használatú, a főiskola működésének szabályait összegző dokumentum, amely az intézmény tevékenységeinek logikai sorrendjét, környezeti- és technikai feltételeit, felelőseit és dokumentálási kötelezettségét mutatja be. Az intézményhez kerülő új munkatársak betanításának elengedhetetlen eszköze. Szabályzat (Előíró dokumentum): a főiskola működését meghatározó, elsősorban a felsőoktatásra érvényes jogszabályi előírások intézményen belüli konkrét eljárásrendjét tartalmazó belső szabályozó dokumentum. A dokumentációs rendszer része, ennek megfelelően közvetlen kapcsolat van a szabályzatok és a minőségirányítási dokumentumok között. Minőségirányítási feljegyzés (Tényrögzítő dokumentum): az elvégzett tevékenységek, vizsgálatok eredményeinek rögzítésére és igazolására szolgáló adathordozó. Az egyes dokumentumok közötti kapcsolódási pontokat a szabályozásban történő hivatkozások határozzák meg Dokumentumok és feljegyzések kezelése Az FME-01 Dokumentumkezelés, kommunikáció és marketing c. eljárás tartalmazza a minőségirányítási dokumentumok és feljegyzések elkészítésére tartalmi és formai követelmények jóváhagyására, a nyomon követés rendszerére, kezelésére, védelmére, elérhetőségére és módosítására vonatkozó szabályozásokat. 5. A VEZETŐSÉG FELELŐSÉGI KÖRE 5.1 A vezetőség elkötelezettsége A Kecskeméti Főiskola vezetése elhivatottságot érez arra, hogy a rájuk bízott intézmény mind a hallgatók, mind a működésében érdekelt többi partnere felé sikeres és hatékony folyamatokat, valamint folyamatos fejlődést biztosítson. Ennek elérésére minőségirányítási rendszert dolgozott ki és tart fenn, amelynek sikerességét saját feladatának és felelősségének tartja. A működtetés érdekében - lehetőségein belül - minden szükséges erőforrást biztosít. Kiemelten kezeli a személyre szóló megbízásokat, a jóváhagyás eszközeit, motiválja, és széles körben bevonja a munkatársakat. Mindezek érdekében folyamatosan figyeli és a főiskola folyamataira értelmezi a jogszabályokat, meghatározza a minőségpolitikát a Minőségirányítási kézikönyvben foglaltak szerint,

13 12/23 gondoskodik a minőségcélok megállapításáról a Minőségirányítási kézikönyvben, és az FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés c. eljárásban foglaltaknak megfelelően, vezetőségi felülvizsgálatot tart a Minőségirányítási kézikönyvben foglaltak szerint, gondoskodik a szükséges erőforrásokról az FME-02 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése / emberi erőforrás menedzsment, valamint az FME-07 Beszerzés, külső erőforrás minősítése c. eljárásokban meghatározottak szerint. 5.2 Vevőközpontúság A főiskola vezetése és minőségügyi szakemberei áttekintették a főiskolával kapcsolatban álló partnereket, kijelölték azokat, akikkel a hatékonyabb együttműködés érdekében célokat fogalmazhat meg az FME-03 Az intézmény által megfogalmazott ígérvények felülvizsgálata c. eljárásban meghatározottak szerint. A folyamatok középpontjában a külső és belső partnerek állnak, figyelembe véve a szervezet és a környezete (pl. munkaerőpiac, duális képzés, szakmai gyakorlat stb.) kölcsönhatásából adódó változásokat és ezek kockázatát. A minőségirányítási rendszer kialakításával és működtetésével elsődleges cél a megfogalmazott és látens partneri, valamint a partnerekkel szemben érvényesített igények, az elvárások meghatározása, követelményekké alakítása és teljesítése az érintettek megelégedettségének elérése érdekében. Ezt szolgálja, a partnereinkkel kialakított szabályozott és messzemenőkig korrekt kommunikáció. 5.3 Minőségpolitika A felső vezetés a Főiskola Minőségpolitikájában (1. pont) fogalmazza meg a képzéssel, a kutatással, a szolgáltatással és a szervezettel kapcsolatos hosszú távú célkitűzéseit. 5.4 A tervezés Küldetésnyilatkozat A Küldetésnyilatkozat (1.4. pont) az intézmény hosszú távú, az aktuális intézményvezetéstől független oktatási-tudományos feladataival foglakozik. A Küldetésnyilatkozatban a fejlesztési elképzelések megvalósulását követően kialakuló szervezeti rendszer és annak működése jelenik meg 10 éves távlatban. Az intézmény Küldetésnyilatkozatának megfogalmazása a rektor feladata, elfogadása a Szenátus hatásköre A Minőségpolitika és a minőségcélok megfogalmazása A felső vezetés a Minőségpolitikában megfogalmazott célkitűzéseit minden évben felülvizsgálja: a megvalósulás, a megvalósítás eszközeinek hatékonysága, valamint a Minőségpolitikának a főiskola valamennyi szintjén történő ismertsége szempontjából.

14 13/23 A Minőségpolitika tervezetének előkészítése az esetleges változtatási javaslatok összeállítása a Főiskolai Minőségirányítási Tanács javaslatai alapján a minőségirányítási vezető feladata. A Minőségpolitika megfogalmazása és jóváhagyása a rektor feladata. A Minőségpolitikában megfogalmazott célkitűzéseket az intézmény vezetése minőségmutatók célértékeivel konkretizálja az FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés c. eljárásnak megfelelően, amelyeket évente felülvizsgál Intézményfejlesztési terv Intézményfejlesztési tervet a fenntartó által kiadott dokumentum alapján kell elkészíteni. Az Intézményfejlesztési terv végleges formába öntése a Főiskolai Intézményfejlesztési Bizottság feladata, jóváhagyása a Szenátus hatásköre Stratégiai tervezés A Küldetésnyilatkozatban és a Minőségpolitikában megfogalmazott célok elérését a stratégia foglalja magában, amelynek elkészítése a rektor és helyetteseinek a feladata. A stratégiát az SZMR szerinti véleményezés figyelembe vételével a Szenátus fogadja el. A stratégia tartalmazza: az Oktatásfejlesztési stratégiát az FME-04 Hallgatói jogviszonnyal járó képzési folyamatok c. eljárás alapján, a Humánpolitikai stratégiát az FME-02 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése / emberi erőforrás menedzsment c. eljárás alapján, a Tudományos kutatás-fejlesztés stratégiát az FME-05 Tudományos munka tervezése és fejlesztése c. eljárás alapján, valamint a Minőségirányítási stratégiát a Minőségirányítási kézikönyv alapján Éves szintű tervezés A stratégiákban megfogalmazott feladatok éves szintre történő lebontását a Minőségfejlesztési program tartalmazza, mely az alábbi tervekből tevődik össze: az Oktatásfejlesztési tervből az FME-04 Hallgatói jogviszonnyal járó képzési folyamatok c. eljárás alapján, a Humánpolitikai tervből az FME-02 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése / emberi erőforrás menedzsment c. eljárás alapján, a Tudományos kutatás-fejlesztési tervből az FME-05 Tudományos munka tervezése és fejlesztése c. eljárás alapján, a Minőségirányítási tervből a Minőségirányítási kézikönyv alapján. A Minőségfejlesztési program, illetve az aktuális éves szintű tervek jóváhagyása és értékelése a Szenátus hatásköre. Az éves szintű tervezés összefoglalóját mutatja be a következő ábra.

15 14/23 Intézményi stratégia K ÜLDETÉS NYILATKOZAT (10 év) Teljes-körű, általános, hosszú távú M INŐSÉGPOLITIKA Teljes körű, általános, hosszú távú Fenntartható fejlődési stratégia Szakterületi, középtávú Humánpolitikai stratégia Oktatásfejlesztési stratégia Minőségirányítási stratégia Tudományos, Művészeti, Kutatási, Fejlesztési stratégia és Innovációs Stratégia tervezés előírás tervezés előírás tervezés előírás tervezés előírás Szakterületi, rövidtávú Karonként Karonként Főiskolai Karonként Főiskolai Főiskolai Főiskolai Minőségfejlesztési program 3. ábra Az éves tervezés folyamata A karok, a szervezeti egységek véleményének kikérése alapján, három területen készítenek éves szintű értékelést és tervet: humánerőforrás-fejlesztés, oktatásfejlesztés, kutatásfejlesztés. Ezek alapján készülnek el a főiskolai tervek A minőségirányítási folyamatok tervezése A minőségirányítási stratégia kialakítása A Minőségirányítási stratégia előkészítése, a minőségirányítási vezető javaslata alapján a Minőségirányítási Tanács feladata. A Minőségirányítási stratégia tervezetét a minőségirányítási vezető előterjesztése alapján a Szenátus hagyja jóvá. A stratégia elkészítésének idejét a rektor határozza meg, a Főiskola többi stratégiai tervéhez igazodva.

16 15/ A Minőségirányítási terv kidolgozása A Minőségirányítási stratégia célkitűzéseinek figyelembevételével, annak lebontásaként kell meghatározni az éves Minőségirányítási tervet, melyet a minőségirányítási vezető javaslata alapján a Főiskolai Minőségirányítási Tanács készít elő, és a Szenátus hagy jóvá. A Minőségirányítási terv elkészítésének határideje minden évben március A minőségirányítási tervezés megvalósulásának értékelése A Főiskolai Minőségirányítási Tanács minden évben felülvizsgálja a minőségirányítási rendszert, értékelve a rendszer működésének hatékonyságát és mérlegelve a szolgáltatási folyamat fejlesztési lehetőségeit (emberi erőforrás, eszközök stb.). A felülvizsgálat főbb témái: az előző évben megfogalmazott minőségi célok Minőségirányítási terv, megvalósulásának értékelése, a belső auditok tapasztalatai, a feltárt eltérésekre hozott helyesbítő és megelőző intézkedések értékelése, a hallgatói elégedettség mérésből származó adatok értékelése, a minőségmutatók célértékeinek felülvizsgálata, az új minőségi célok és éves terv elkészítése. A Minőségirányítási terv értékeléséről a minőségirányítási vezető a Szenátus ülésén számol be, melynek határideje minden évben március 31. Az éves értékelés alapján a Főiskolai Minőségirányítási Tanács felülvizsgálja az érvényes Minőségirányítási stratégiát. Szükség esetén módosításokat határoznak meg, melynek tervezetét a minőségirányítási vezető terjeszti a Szenátus elé jóváhagyásra. A minőségirányítási szervezet éves munkájáról és a Minőségirányítási terv megvalósulásáról a minőségirányítási vezető a vezetőségi felülvizsgálaton számol be, melyről írásos Előterjesztés készül. 5.5 Vezetőségi felülvizsgálat A vezetőségi átvizsgálást évenként végzik el az erre kijelölt vezetők és testületek. A felülvizsgálat résztvevői előterjesztik az egyes területekről szóló éves jelentéseket és éves terveket. A vezetői felülvizsgálat alapján történik a főiskola minőségtervezése. A vezetőségi átvizsgálás során felülvizsgálatra kerül: az auditok eredményei, a partnerek visszajelzései, a folyamatok működése és megfelelősége, a megelőző és a helyesbítő tevékenységek hatékonysága, a korábbi vezetőségi átvizsgálásokból következő tevékenységek, azok a változások, amelyek befolyásolhatják a minőségirányítási rendszert, a fejlesztésre irányuló ajánlások. A felső vezetés évente felülvizsgálja és értékeli az intézményi működést. A vezetőség felülvizsgálata kiterjed a képzési, a kutatási, a humánpolitikai tevékenységekre, valamint a főiskola minőségirányítási rendszerének működésére. A felülvizsgálat résztvevői: a rektor

17 16/23 a dékánok az általános rektorhelyettes a tudományos rektorhelyettes a kancellár a minőségirányítási vezető az oktatási igazgató a felnőttképzési igazgató a kollégiumi igazgató a könyvtárigazgató a Hallgatói Szolgáltató Központ vezetője A Tudósház vezetője az aktuális témával kapcsolatban meghívott személyek. A felülvizsgálat résztvevői előterjesztik az egyes területekről szóló, egységes szerkezetben előre elkészített éves jelentéseket. Az egyes előterjesztéseknek összefoglaló adatokat kell tartalmaznia az előző évben tervezett célokról és azok megvalósításáról, valamint az eltérések indoklásáról. Az áttekintés végén a rektor véleményt alkot az intézményi működésről. A rektori értékelés része az állapot bemutatása alapján módosított feladatprioritások meghatározása. A vezetőségi felülvizsgálatról Vezetőségi felülvizsgálati jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza az egyes vezetők által felügyelt területek értékelését, a felülvizsgálatkor meghatározott helyesbítő és megelőző intézkedéseket, valamint a fejlesztési területeket az alábbi bontásban: összefoglaló értékelés az intézmény működéséről (általánosítható problémák és erősségek), a stratégiailag fontos célok és feladatok megfogalmazása. A Vezetőségi felülvizsgálati jegyzőkönyvet a rektor terjeszti elő a Szenátus elé tudomásulvétel végett. 6. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL 6.1 Gondoskodás az erőforrásokról A minőségirányítási rendszer és a szolgáltatások működtetéséhez és folyamatos tökéletesítéséhez szükséges erőforrások meghatározása és biztosítása a rektor és kancellár feladata. A szakszerű és végrehajtható erőforrás-biztosítás felelőse a kancellár. A gazdasági tervezés fontosabb elemei: 1. Központi finanszírozású normatív erőforrások A költségvetési előtervben rögzített előzetes költségvetési tervezés (bemeneti igényfelmérés), Intézményi elemi költségvetés elkészítése (kimenet a keretszámokra) Gazdálkodási irányelvek, Kari és központi szervezeti egységek költségvetési terve (az éves költségvetési tervek lebontása, költségvetési allokáció) 2. Az alaptevékenységeken belül vagy kívül megszerezhető, külön aktivitást igénylő források

18 17/23 a szolgáltatási tevékenységek bevételei, a pályázati lehetőségek kihasználása, egyéb bevételek. A fejlesztendő erőforrások között szerepelnek: a munkatársak képzései, a szolgáltatásokhoz szükséges eszközök, a belső informatikai hálózatok, valamint a folyamatokat támogató szoftverek, a tárgyi és piaci lehetőségek, a működéssel kapcsolatos szolgáltatási kultúra, beleértve a minőségirányítási rendszert. Az erőforrások felhasználásának fejlesztése érdekében az évente összeállított Minőségfejlesztési program tartalmazza az erőforrás-igényeket is. A főiskola humánpolitikai céljait a Humánpolitikai stratégia és a Humánpolitikai terv dokumentálja. Kialakításáért a Főiskolai Humánpolitikai Bizottság a felelős, kikérve a karok és a központi szervezeti egységek véleményét. A humánerőforrás fejlesztés minőségirányítási vonatkozásait az FME-02 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése / emberi erőforrás menedzsment c. eljárás szabályozza A munkakörökhöz előírt követelmények meghatározása A főiskola dolgozóinak munkaköri leírásai a jogszabályokban, a MAB elvárásaiban, a Foglalkoztatási követelményrendszerben, a Kollektív szerződésben rögzítettek alapján készülnek. Külön szempontrendszer érvényesül az óraadókra, a nem oktató munkatársakra és a vezetői munkakörökre. Ezek részletes minőségirányítási szabályozása az FME-02 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése / emberi erőforrás menedzsment c. eljárásban található. A humánerőforrás-fejlesztés hatékony biztosítása érdekében a minőségirányítási rendszer az alábbi eszközöket használja: az oktatók hallgatói értékelése, és ennek eredménye alapján történő fejlesztések, a dolgozói elégedettség és teljesítményértékelés, az oktatói önértékelés és vezetői értékelés módszertana, a személyes jövőterv alapján kidolgozott karriertervezés, amely az intézmény és a dolgozók közös érdekei alapján kísérli meg a motivációt. 6.2 Infrastruktúra Az elvárt minőségű szolgáltatás nyújtásához megfelelő infrastrukturális feltételrendszer szükséges. Az alaptevékenységekhez szükséges eszközök biztosítása valamennyi vezető feladata, a munkaköri leírásában szereplő részletezés szerint. Az ehhez tartozó pénzügyi erőforrások rendelkezésre bocsátása az éves gazdálkodási terv szerint történik, amelyet a kancellár készít

19 18/23 elő. Az erőforrásokat, a kancellár felelősségvállalása mellett a Szenátus különíti el az Intézményi elemi költségvetés és lebontásai szerint. 6.3 Munkakörnyezet A Főiskola vezetősége gondoskodik az oktatási tevékenységek megfelelő elvégzését biztosító infrastruktúra fenntartásáról, létrehozásáról. Az infrastruktúra esetében is alapvető szempont a teljes körű megelégedettség elérése. Az infrastruktúra folyamatos fejlesztése és bővítése érdekében a karok és a központi egységek vezetői évente felülvizsgálják a rendelkezésre álló eszközöket, és az Éves költségvetési tervben javaslatot tesznek a szükséges beruházásokra. A főiskola telephelyein olyan munkakörnyezet kialakítása szükséges, amely megfelel a fizikai, egészségvédelmi és szociális igényeknek, és egyben biztosítja a szolgáltatások megfelelő szintű végrehajtását. 7. A SZOLGÁLTATÁSI FOLYAMAT A főiskola tevékenysége, az alapító okirat és gyakorlati működése szerint, rendkívül sokrétű. Ezek közül az alábbi területeket szabályozza részletesen a minőségügyi dokumentáció: hallgatói jogviszonnyal járó oktatási tevékenységek, továbbképzési és felnőttképzési tevékenységek, szolgáltatások, tudományos tevékenységek, egyéb tevékenységek általános szabályozása. A főiskola fő tevékenységei az oktatás és a kutatás. Az oktatási tevékenység, mint értékteremtő folyamat kimenete az átadott tudás (szellemi termék). Az átadott tudás a képzési folyamaton keresztül válik a tevékenység eredményévé. A képzési tevékenység legfontosabb érdekeltjei a hallgatók, a munkaerő-piac és a felettes szervek. A kutatási tevékenység, mint értékteremtő folyamat kimenete a kutatási eredmény. A kutatási eredmény egy kutatási projekt folyamat eredményeként jön létre, amelynek legfontosabb érdekeltjei szűkebb értelemben a megbízó vagy a pályáztató, tágabb értelemben a tudományos szakterület, az ehhez kapcsolódó oktatási tevékenység, és a társadalom. Az egyes szolgáltatási területek és a szolgáltatás tartalma: SZABVÁNYPONT 7.1. A termék-előállítás megtervezése 7.2. A vevővel kapcsolatos folyamatok 7.3. Tervezés és fejlesztés ÉRTELMEZÉS Képzési tevékenység tervezése Kutatási tevékenység tervezése Hallgatóknak tett ígérvény Megbízónak tett ígérvény Tantervek, Tantárgyak tervezése és félévtervezés TÁMOGATÓ FOLYAMATOK FME-04; FME-05; FME-06 FME-03; FME-08 FME-04; FME-05; FME-06

20 19/ Beszerzés SZABVÁNYPONT ÉRTELMEZÉS Kutatási projekt megtervezése Külső óraadók alkalmazása, oktatási eszközök beszerzése Duális képzés, gyakorlati képzés partnereinek kiválasztása Kutatási tevékenységhez szükséges eszközök beszerzése TÁMOGATÓ FOLYAMATOK FME A termék előállítás és a szolgáltatás nyújtása A termék előállítás és a szolgáltatás nyújtás szabályozása A termék előállítási és a szolgáltatásnyújtási folyamatok érvényesítése Azonosítás és nyomon követhetőség A vevő tulajdona A termék megóvása 7.6. A megfigyelő és mérő berendezések kezelése Képzési folyamat szabályozása Kutatási folyamat szabályozása Tantervek, tantárgyak fejlesztése, jóváhagyása Akkreditáció Tudást igazoló feljegyzések vezetése, megőrzése és archiválása Kutatási feljegyzések vezetése, megőrzése, archiválása Hallgatói dokumentumok kezelése; Külső partner által oktatásra átadott eszközeinek kezelése Külső partner által kutatásra átadott szellemi és fizikai tulajdonának kezelése Tudást igazoló feljegyzések vezetése, megőrzése és archiválása Kutatási feljegyzések vezetése, megőrzése, archiválása Képzési eredményének mérése (félévértékelés, szigorlat, záróvizsga). Hallgatói, munkatársi elégedettségmérés FME-04; FME-05; FME-06 FME-04; FME-06 FME-01 FME-01; FME-05 FME-01 FME-09

21 20/23 8. MÉRÉS, ELEMZÉS, ÉS FEJLESZTÉS 8.1 Általános útmutatás A folyamatoknak és eredményeinek értékeléséhez a felmerülő eltéréseket minőségügyi feljegyzések tartalmazzák össze, amelyeket folyamatosan, illetve időszakosan értékelni kell. Az eredmények alapján problémamegoldó akciók indulnak a hibákat előidéző okok feltárására, amelyek alapján meghatározhatók a lehetséges beavatkozási módok. Egyes értékelések, kimutatások, statisztikai számítások módját, illetve az ezek eredményeitől függő beavatkozások előzetesen kidolgozhatók. (pl. tudásmérés konzultációk, költségfigyelés beavatkozás, oktatási kapacitások felvételi keretszámok stb.) 8.2 Figyelemmel kísérés és mérés A partnerek megelégedettsége A partnerek (hallgatók, fenntartók, munkaerőpiac stb.) megelégedettségének mérése és figyelemmel kísérése a partnerekkel kapcsolatos információk átvizsgálásán és aktív elégedettségmérésen alapul: a főiskola működésére vonatkozó partneri vélemények, javaslatok dokumentálására, gyűjtésére és értékelésére. A felhasznált információforrások: a partnerek észrevételeinek kiértékelése, a kérdőívek formájában történő felmérés, a záróvizsga elnökök véleménye, a munkaerőpiaccal folytatott rendszeres kommunikáció a szakmai napok és találkozók keretében. A kiértékelt információk alapján történik a javítandó és fejlesztendő területek meghatározása és a korrekciós tevékenység. Ezek bekerülnek az Éves minőségirányítási tervbe Belső audit A minőségirányítási rendszer valamennyi eleme rendszeresen, évente legalább egyszer átvizsgálásra kerül. A minőségirányítási rendszer felülvizsgálatának célja annak megállapítása, hogy: a rendszer elemei alkalmasak-e a minőségügyi célok megvalósítására, a vonatkozó rendszerszabvány követelményeinek teljesítésére alkalmas-e a működés, és a dokumentált működésmód hatékonyan valósul-e meg a gyakorlatban. A belső auditok szabályozása az FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés című eljárásban található A folyamatok figyelemmel kísérése és mérése Rendszeres ellenőrzés és vizsgálat folyik a szolgáltatási folyamatok során annak érdekében, hogy az ígérvényekben tett követelmények, illetve a fejlesztési célok teljesüljenek. A főiskola a tevékenysége egészére meghatározza a folyamatokkal kapcsolatosan gyűjtendő adatokat. A gyűjtendő adatok köre többnyire a folyamatok logikája, jogi szempontjai és az eltérési tapasztalatok utólagos kiértékelésén alapul. Valamennyi folyamatra meghatározott, és minőségirányítási eljárásokban rögzített a szükséges ellenőrzési pont, a vizsgálat gyakorisága, a vizsgálat elvégzésére köteles személy és az

22 21/23 elfogadási kritériumok. A folyamatok során felmerülő hibák, problémák adatainak regisztrálása az előírt minőségügyi feljegyzésekben történik. A folyamatok értékelése nemcsak szervezettségük, hanem eredményességük, az eredeti cél szerinti hatékonyságuk és eredményességük szerint is történik minőségmutatók segítségével. A minőségmutatók alapján történő értékelés célja a folyamatos minőségfejlesztés, amelyért az egyes vezetői testületek és a minőségirányítási bizottságok a felelősek A folyamatok eredményének eltérése esetén szükséges tennivalók A hibás helyzet azonosítása után azonnal indul a megoldás keresése a kötelezettségeinkből származó, vagy ígérvényeinkhez kapcsolódó tennivalóink minél teljesebb biztosítása érdekében. Szükség esetén a folyamatok korrekcióját kell megtervezni, amely lehetővé teszi a funkciók megvalósulását. Mindez dokumentált formában történik. Amennyiben ez sem lehetséges, a folyamat érintettjét a folyamatért felelős legfelsőbb szintről tájékoztatni kell. A tájékoztatás kiterjed a tényekre és a helyesbítő tevékenységekre, úgymint a szükséges tennivalókra, a folyamat kimeneteinek módosulásaira. Megelőző és/vagy helyesbítő tevékenységek ismétlődő vagy súlyos eltérések, a lehetséges eltérések, magas kockázatok külső és belső minőségügyi felülvizsgálatok jelentései és az érintettek panaszai alapján indulnak. A nem megfelelő szolgáltatási tevékenységről és a minőségirányítási rendszer nem megfelelő működéséről készült nyilvántartásokat (Audit jegyzőkönyv, Vezetőségi felülvizsgálati jegyzőkönyv, megbízói reklamáció, a tanúsító testület észrevételei, visszajelzései stb.) az illetékes szervezet vagy testület rendszeresen átvizsgálja, és meghatározza az eltérés okait. Az eltérések okait feltárják, az elemzések eredményeit dokumentálják, és helyesbítő tevékenységet határoznak meg annak érdekében, hogy elkerüljék az ismételt előfordulást. A helyesbítő intézkedések hatékonyságát és eredményességét ismét ellenőrzik és dokumentálják. Az eltérések kezelése és helyesbítő tevékenységek szabályozása az FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés című eljárásban található Az adatok elemzése Adatgyűjtés és rögzítés folyik, amelyek a kimenet minősége, a folyamatok hatékonysága, valamint az érintettek elégedettsége szempontjából fontosak a működés során. Az adatok felvételezése és elemzése alapján fejlesztő, javító tevékenységeket indítunk. (Bizonyíték alapú fejlesztés) A gyűjtött adatok körét és terjedelmét a minőségirányítási vezető javaslatára a rektor határozza meg az intézmény mindenkori céljaitól függően, és ezt a Minőségmutatók listája tartalmazza Fejlesztés A minőségirányítási rendszer folyamatos fejlesztését a minőségpolitika, a minőségcélok, az auditok eredményei, az adatok elemzése, a helyesbítő és megelőző tevékenységek, valamint a vezetői átvizsgálás határozza meg.

23 22/23 1. sz. melléklet Folyamatok kapcsolódása Tervezés Feltételek biztosítása Stratégiai tervezés, eves tervek, Előíró dokumentumok Erőforrás biztosítás Kockázatelemzés Támogató tevékenységek Fő tevékenységek Ígérvények, szerződések Külső oktatók, duális partnerek, gyakorlóhelyek Felnőttképzés, tanfolyami képzés Alapképzés Képzésen kívüli tevékenységek Folyamatos fejlesztés Gazdasági folyamatok Karbantartás Helyesbítő és megelőző tevékenység Minőségmutatók, Belső auditok, Jogszabályban meghatározott adatok Vezetőségi felülvizsgálat Hallgatói, dolgozói elégedettség mérés, DPR, HR tevékenység r

24 23/23 2. sz. melléklet Minőségirányítási eljárások jegyzéke Eljárás azonosítója és címe Folyamatgazda FME-01 FME-02 FME-03 Dokumentumkezelés, kommunikáció és marketing A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése / Emberi erőforrás menedzsment Az intézmény által megfogalmazott ígérvények felülvizsgálata Rektori Hivatal megbízottja rektor általános rektorhelyettes FME-04 Hallgatói jogviszonnyal járó képzési folyamatok oktatási igazgató FME-05 Tudományos munka tervezése és fejlesztése rektor FME-06 Felnőttképzési folyamatok FKK vezető FME-07 Beszerzés, külső erőforrás minősítése rektor FME-08 Hallgatói élet - hallgatói szolgáltatások HSZK igazgató FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés minőségirányítási vezető