SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT Általános Iskola, Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény, Diákotthon és Gyermekotthon, 1089 Budapest, Diószeghy Sámuel utca 25. 2010. 2
I. BEVEZETÉS A közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 40. (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján az Általános Iskola, Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény, Diákotthon és Gyermekotthon Budapest, VIII., Diószeghy Sámuel utca 25. belső és külső kapcsolataira vonatkozó rendelkezéseket jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) határozza meg. 1. A SZMSZ célja, tartalma. Az SZMSZ célja, hogy a törvénybe foglalt jogi magatartások minél hatékonyabban érvényesüljenek az adott közoktatási intézményben. A SZMSZ tartalma nem állhat ellentétben jogszabályokkal, sem egyéb intézményi alapdokumentummal, nem vonhat el törvény vagy rendelet által biztosított jogot, nem is szűkítheti azt, kivéve, ha maga a jogszabály erre felhatalmazást ad. 2. Jogszabályi háttér A SZMSZ szabályozási körét meghatározó jogszabályok: a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény (Kt.) a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet (továbbiakban:r.) az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.) a közalkalmazottakról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a közoktatási intézményekben 138/1992. (X.8.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm. r.) a tankönyvpiac rendjéről szóló 2001. évi XXXVII. törvény (továbbiakban: Tpr.) 3
a tankönyvvé nyilvánítás, a tankönyvtámogatás, valamint az iskolai tankönyvellátás rendjéről 23/2004. (VIII. 27.) OM. rendelet a képzési kötelezettségről és a pedagógiai szakszolgálatokról szóló 14/1994. (VI. 24.) MKM rendelet az iskolai rendszerű szakképzésben részt vevő tanulók juttatásairól szóló 4/2002. (II. 26.) OM rendelet a katasztrófák elleni védekezés és a polgári védelem ágazati feladatairól szóló 44/2007. (XII. 29.) OKM rendelet További az adott intézmény működését meghatározó fontosabb jogszabályok: az alapító okiratban foglaltakat a jogszabályban megjelölt szerv vagy felügyeleti szerv által jóváhagyott SZMSZ-ben részletezni kell (Ámr. 292/2009. (XII. 19.) 20. (2) a Magyar Köztársaság költségvetéséről szóló mindenkor hatályos törvények, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló 1993. LXXVII. törvény a szakképzésről szóló 1993. évi LXXVI. törvény, amelyet módosított a 2009. évi CXXXV. törvény, a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény egységes szerkezetben a végrehajtásáról szóló 5/1993. (XII. 26.) MüM rendelet a szakképzési hozzájárulásról és a képzés fejlesztésének támogatásáról szóló 2003. évi LXXXVI. törvény a diákigazolványról szóló 17/2005. (II. 8.) Korm. rendelet a Nemzeti alaptanterv kiadásáról szóló 130/1995. (X. 26.) Korm. rendelet a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény végrehajtásáról szóló 20/1997. (II. 13.) Korm. rendelet a Kollégiumi nevelés országos alapprogramjának kiadásáról szóló 46/2001. (XII. 22.) OM rendelet a kerettervek kiadásának és jóváhagyásának rendjéről, valamint egyes oktatási jogszabályok módosításáról szóló 17/2004. (V. 20.) OM rendelet a szakképzés megkezdésének és folytatásának feltételeiről szóló 8/2006. (III. 23.) OM rendelet a szakmai vizsgáztatás általános szabályairól és eljárási rendjéről szóló 20/2007. (V. 21.) SZMSZ rendelet 4
az Országos Képzési Jegyzékről szóló 37/2003. (XII. 27.) OM rendelet, valamint az Országos Képzési Jegyzékről és az Országos Képzési Jegyzékbe történő felvétel és törlés eljárási rendjéről szóló 1/2006. (II. 17.) a szakképzési hozzájárulásról és a képzés fejlesztésének támogatásáról szóló 2003. évi LXXXVI. törvény végrehajtásáról szóló 13/2004. (IV. 27.) OM rendelet a munkaköri, szakmai, illetve személyi higiénés alkalmasság orvosi vizsgálatáról és véleményezéséről szóló 33/1998. (VI. 24.) NM rendelet 15/1998. (IV. 30.) NM rendelet a családi pótlék személyre szóló felhasználása során követendő eljárásról. A Szervezeti és Működési Szabályzat a magasabb szintű jogszabályok rendelkezésein túl elveiben és tartalmában illeszkedik az iskola más belső szabályzataihoz, alapdokumentumaihoz is. a) Az iskola tartalmi munkáját és működését meghatározó helyi szabályzatok: - Alapító okirat, - Pedagógiai program - Házirend - Belső szabályzatok (igazgatói utasítások) b) Munkaügyi, munkajogi helyi szabályzatok: - Közalkalmazotti szabályzat - Kollektív szerződés - Munkavédelmi szabályzat c) Gazdálkodásra vonatkozó szabályzatok: - Gazdasági ügyrend - Számviteli politika - Eszközök és források értékelési rendje - Számlarend, számlatükör - Pénz és értékcikk kezelésének rendje - Leltározási szabályzat - Selejtezési szabályzat - FEUVE szabályzata - Belső ellenőrzési kézikönyv - Tűzvédelmi szabályzat 5
3. Az SZMSZ hatálya A SZMSZ hatálya kiterjed az intézménnyel jogviszonyban álló személyekre, valamint mindazokra, akik belépnek az intézmény területére, használják helyiségeit, létesítményeit. A SZMSZ előírásai érvényesek az intézmény területén a benntartózkodás ideje alatt, valamint az intézmény által külső helyszínen szervezett rendezvényeken a rendezvények ideje alatt. Hatálybalépés Az intézményi SZMSZ a nevelőtestület által történő elfogadással és a fenntartó jóváhagyásával lép hatályba. Az SZMSZ módosítása Az SZMSZ megalkotására és módosításra a vonatkozó jogszabályok érvényesek. II. INTÉZMÉNYI ALAPADATOK 1. Intézményi azonosítók Név: Általános Iskola, Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény, Diákotthon és Gyermekotthon Székhely: Budapest VIII., Diószeghy S. u. 25 Telephely: Budapest, IX., Friss u. 2. Az intézmény létrehozásáról szóló határozat száma: 160.863/1973. Az intézmény törzskönyvi azonosítója: 491262 Alapító okirat kelte: 2010. május 31. Alapító okirat azonosítója: 736/2010. (IV. 29.) Főv. Közgyűlés 6
Alapítás időpontja: 1973. augusztus 2. OM azonosító száma: 038414 KSH azonosító: 15490012 PIR azonosító: 491262000 Adóalanyiság: alanyi mentes Adószám: 15491264-1-42 Bankszámlaszám: 11784009-15491264 2. Az intézmény tevékenységei a.) Az intézmény alaptevékenységei Az intézmény szakágazati besorolása: alap szakfeladat: 852010-1 Alapfokú oktatás intézményeinek, programjainak komplex támogatása feladatmutató: oktatásban részt vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 852011-1 Általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (1-4. évfolyam) feladatmutató: oktatásban részt vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 852021-1 Általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (5-8. évfolyam) feladatmutató: oktatásban részt vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 852012-1 Sajátos nevelési igényű általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (1-4. évfolyam) feladatmutató: oktatásban részt vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 7
852022-1 Sajátos nevelési igényű általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (5-8. évfolyam) feladatmutató: oktatásban részt vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés További szakfeladatok szakfeladat: 853000-1 Középfokú oktatás intézményeinek, programjainak komplex támogatása feladatmutató: oktatásban részt vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 853131-1 Nappali rendszerű szakiskolai oktatás (9-10. évfolyam:) feladatmutató: oktatásban részt vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 853132-1 Sajátos nevelési igényű tanulók nappali rendszerű szakiskolai oktatása (9-10. évfolyam) feladatmutató: oktatásban részt vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 879012-1 Gyermekotthoni ellátás feladatmutató: gyermekvédelmi ellátottak száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 879014-1 Különleges gyermekotthoni ellátás feladatmutató: gyermekvédelmi ellátottak száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 879015-1 Utógondozó otthoni ellátás feladatmutató: utógondozottak száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 559011-1 Kollégiumi szálláshelynyújtás közoktatásban tanulók számára feladatmutató: kollégista tanulók száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 8
855922-1 Nappali rendszerű iskolai oktatásban részt vevő sajátos nevelési igényű tanulók kollégiumi, externátusi nevelése feladatmutató: oktatásban részt vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 562913-1 Iskolai intézményi étkeztetés feladatmutató: étkezési ellátottak száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 562914-1 Tanulók kollégiumi étkeztetése feladatmutató: étkezési ellátottak száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 562917-1 Munkahelyi étkeztetés feladatmutató: étkezést igénybe vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 855912-1 Sajátos nevelési igényű tanulók napközi otthoni nevelése feladatmutató: napközi otthont igénybe vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 855915-1 Sajátos nevelési igényű tanulók általános iskolai tanulószobai nevelése feladatmutató: igénybe vevők létszáma szerint forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 856011-1 Pedagógiai szakszolgáltató tevékenység feladatmutató: szakszolgálatot igénybe vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 856020-1 Pedagógiai szakmai szolgáltatások feladatmutató: szolgáltatást igénybe vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 841901-1 Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai 855911-1 Általános iskolai napközi otthoni nevelés feladatmutató: napközi ellátást igénybe vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 9
855914-1 Általános iskolai tanulószobai nevelés feladatmutató: igénybe vevők létszáma szerint forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 855921-1 Nappali rendszerű iskolai oktatásban részt vevő tanulók kollégiumi, externátusi nevelése feladatmutató: igénybe vevők száma szerint forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 855917-1 Középiskolai, szakiskolai tanulószobai nevelés feladatmutató: igénybe vevők száma szerint forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 855918-1 Sajátos nevelési igényű középiskolai, szakiskolai tanulók tanulószobai nevelése feladatmutató: igénybe vevők száma szerint forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés b.) Alaptevékenységekhez kapcsolódó kiegészítő tevékenységek 856099-2 Egyéb oktatást kiegészítő tevékenység feladat mutató: részt vevő száma szerint forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 856000-2 oktatást kiegészítő tevékenységek komplex támogatása feladat mutató: szolgáltatást igénybe vevők létszáma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 562917-2 Munkahelyi étkeztetés feladat mutató: az étkezést igénybe vevők száma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés és működési bevétel 559099-2 Egyéb m.n.s. szálláshely-szolgáltatás feladat mutató: szolgáltatást igénybe vevők létszáma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 682002-2 Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése feladat mutató:szolgáltatást igénybe vevők létszáma forrás: az intézmény fenntartója által biztosított költségvetés 10
c) Vállalkozási tevékenység Az intézmény az állami feladatok ellátása mellett vállalkozási tevékenységet nem folytat. III. SZERVEZETI FELÉPÍTÉS i g a z g a t ó iskolai ig.h. kollég. ig.h. gyo.-i ig.h. gazd. vez. isk.- titkár oktatótan. koll.nev. gyo.-i nev. adminisztratív ped. assz. gyf. gyf. techn.dolg.-ók gyv. üi. ápolónők dajkák 1. A SZERVEZETI EGYSÉGEK (INTÉZMÉNYI KÖZÖSSÉGEK) MEGNEVEZÉSE, ENGEDÉLYEZETT LÉTSZÁMA, FELADATA Iskola EGYMI Diákotthon Gyermekotthon Engedélyezett létszám 118 fő, ebből szakmai 92 fő, technikai 26 fő. Iskola és EGYMI, diákotthon működése szeptember 1-június 15.-e között /szorgalmi időben) Gyermekotthon folyamatos működésű. Feladatai: - iskola: középsúlyos értelmi fogyatékos tanulók oktatása, 11
- EGYMI: szakszolgálati feladatok ellátása (logopédia, gyógytorna), utazótanár. Segítségnyújtás az integráltan nevelkedő középsúlyos értelmi fogyatékos gyermekek részére. - diákotthon: középsúlyos értelmi fogyatékos tanulók részére szálláshely biztosítása a tanév alatt. - gyermekotthon: gyermekvédelmi gondoskodás alatt álló gyermekek teljes körű ellátása. a) Vezetők, vezetőség Az intézményi vezetési szerkezete, a vezetők közötti munkamegosztás. Igazgatótanács: Az igazgatótanács segíti az intézmény vezetését, az intézényegységek munkájának összehangolását, valamint részt vesz az intézményvezető döntéseinek előkészítésében. Az igazgatótanács az intézményegységek azonos számú képviselőiből áll. Az intézményegységek 2-2 főt delegálhatnak. Megbízásuk egy tanévre szól. Az igazgatótanács együttműködik az intézmény más közösségeinek képviselőivel. Az igazgatótanács havonta egyszer, de szükség szerint rendkívüli összehívással tart megbeszélést az aktuális feladatokról. Az igazgatótanács összehívása az intézményvezető feladata. Részletes programját az éves munkaterv tartalmazza. Az intézményegységek titkos szavazással, egyszerű szavazattöbbséggel választják meg delegáltjaikat. Az Igazgatótanács dönt: - az intézményegység-vezető megbízásáról és a megbízás visszavonásáról. Az intézményegység-vezető megbízása 5 évre szól. 12
Egyéb esetekben véleményező, javaslattevő jogkörrel rendelkezik. Az iskolavezetés havonta legalább egy alkalommal ülést tart. A vezetők közötti feladatmegosztás: Az intézmény felelős vezetője, munkáltatója az igazgató, aki tervezi, szervezi, irányítja és ellenőrzi az intézmény nevelőoktató munkáját. Közvetlen hatáskörébe tartozik a humánpolitikai tevékenység, és az intézmény munkájának menedzselése. Rendelkezik a gazdálkodási tevékenység, a költségvetési előirányzatok, és az intézménykeret felett. A nevelő-oktató munka tervezésében, szervezésében, irányításában és ellenőrzésében közvetlen segítői az igazgatóhelyettesek és a munkaközösség-vezetők. Az iskolai igazgatóhelyettes irányítja, szervezi, ellenőrzi az oktatótanárok, utazótanárok, gyógypedagógiai asszisztensek, gyermek és ifjúságvédelmi felelős munkáját. Az igazgatót akadályoztatása esetén teljes felelősséggel és jogkörrel helyettesíti. Az igazgató általános helyettese. Munkája elvégzéséről és tapasztalatairól rendszeresen tájékoztatja az igazgatót. Részletes feladatait a munkaköri leírás tartalmazza. A diákotthoni igazgatóhelyettes irányítja, szervezi, ellenőrzi a nevelőtanárok, gyermekfelügyelők és az ápolónők munkáját. Munkája elvégzéséről és tapasztalatairól rendszeresen tájékoztatja az igazgatót. Az igazgatót az iskolai igazgatóhelyettes akadályoztatása esetén helyettesíti. A gyermekotthoni igazgatóhelyettes irányítja, szervezi, ellenőrzi a nevelők, gyermekfelügyelők, családgondozó a gyermekvédelmi ügyintéző munkáját. A munkája elvégzéséről és tapasztalatairól rendszeresen tájékoztatja az igazgatót. 13
A gazdaságvezető az intézmény gazdálkodási munkáját irányítja, szervezi és ellenőrzi a technikai dolgozók munkáját. Tapasztalatairól és az intézmény működtetésével kapcsolatos aktuális gazdálkodási eredményekről tájékoztatja az igazgatót. Gazdasági vonatkozásban az igazgató első számú helyettese. Az összes vezető távolléte esetén az iskolatitkár felel az intézmény biztonságos működéséért. Jogköre, felelőssége az intézmény működésével, a gyermekek, tanulók biztonságának megóvásával összefüggő azonnali döntést igénylő ügyekre terjed ki. A munkaközösség-vezetők az iskolai-diákotthoni munkatervek alapján összeállítják a munkaközösségek éves tervét. Irányítást adnak a munkaközösségek tagjainak a tanmenetek elkészítéséhez: munkatervek, heti tervek hétvégi programok tervezéséhez. Ezeket ellenőrzés és véleményezés után az igazgatónak aláírásra előterjesztik. Szervezik a szakmai bemutatók, előadások látogatását: az iskolán belüli bemutató tanításokhoz segítséget nyújtanak. Segítik az igazgatót és pedagógiai helyetteseit a tanulók tudásának mérésében, ellenőrzésében, s ennek érdekében: javaslatot tesznek a munkaközösségi tagok jutalmazására, kitüntetésére, illetményük emelésére, képviselik a munkaközösségeket a szakmai megbeszéléseken, értekezleteken. A szervezeti egységek élén az alábbi vezetők állnak: - iskolai igazgatóhelyettes - diákotthoni igazgatóhelyettes - gyermekotthoni igazgatóhelyettes - gazdaságvezető Az igazgató akadályoztatása esetén utalványozási jogköre van az igazgatóhelyetteseknek. A gazdaságvezetőnek ellenjegyző, érvényesítő jogköre van. 14
Cégszerű aláírások: igazgató gazdaságvezető Akadályoztatás esetén: igazgatóhelyettesek, illetve mérlegképes könyvelő Az intézményvezető a munkáltatói jogkört kivételes esetekben (pl.: hosszantartó betegség) írásban ruházhatja át. b.) Gazdasági szervezet felépítése és feladata Az iskola egy gazdálkodási szervezettel rendelkezik. A szervezetnek a munkája során meg kell oldania a tervezéssel, az előirányzat felhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzat módosítással kapcsolatos feladatokat, valamint az üzemeltetéssel, fenntartással, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerő gazdálkodással, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel, a beszámolási kötelezettséggel és adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló és a saját szervezetére kiterjedő feladatokat. A gazdaságvezető irányítja a gazdasági, műszaki és kisegítő munkakörben foglalkoztatottak munkáját, felelős az intézmény ésszerű és takarékos gazdálkodásáért, felelős a költségvetési terv és a gazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatások helyességéért, gondoskodik a kifizetések időben történő teljesítéséről az adó és a társadalombiztosítási kötelezettségek teljesítésérő, gondoskodik arról, hogy az iskola gazdálkodása a jóváhagyott költségvetés keretein belül történjen, ellenjegyzi a kifizetéseket. 15
Az utalványozási, ellenőrzési, kötelezettségvállalási és ellenjegyzési jogköröket az iskola gazdasági szabályzata tartalmazza. A gazdasági szervezet vezetőjét az iskola igazgatója nevezi ki, menti fel, illetve bízza meg a gazdaságvezetői feladatok ellátásával. A gazdasági vezető közvetlenül irányítja és ellenőrzi a gazdasági szervezetet. Intézkedéseket hoz, felelős a gazdasági feladatok jogszabályoknak megfelelő ellátásáért. Főkönyvi könyvelő Az intézmény bankszámlájának kezelése. Vegyes bizonylatok készítése, továbbá számlák és egyéb összes bizonylatok számlarendnek megfelelő előírás szerinti kontírozása, könyvelése. Számvitellel kapcsolatos bizonylatok megőrzése és a bizonylati rend betartása. A tárgyhónapot követő hó 7-ig havi zárlat készítése. Biztosítja a főkönyvi és analitikus könyvelés naprakészségét. Felelős a számviteli feladatok határidőre történő maradéktalan ellátásáért, a statisztikai adatok határidőre történő pontos szolgáltatásáért. Havi információk készítése költségvetési előirányzatok felhasználásáról és bevételekről. A féléves és éves beszámoló jelentésekhez, valamint a vagyonmérleghez a számszaki adatok határidőre történő pontos megadása. Ellenőrzési feladatai - pénztárellenőri teendők ellátása, a szigorú számadású nyilvántartások vezetésének és készleteknek ellenőrzése. Az analitikus könyvelés és feladások helyességének ellenőrzése. Elkészíti az átutalásokat és gondoskodik azok továbbításáról a bank felé. Felelős a szállítói követelések határidőn belüli átutalásának teljesítéséért. 16
Nyilvántartja és megrendeli az étkezési igényeket. Adminisztrátor-ügyintéző-pénztáros, analitikus könyvelő, Készpénz kímélő fizetési eszközzel végre nem hajtható kifizetések lebonyolítása. MNB számláról felvételezett pénzellátmány kifizetése és elszámolása. Gondoskodik a havi zárókészlet betartásáról. Pénztári kifizetést csak érvényesítési és utalványozási rendelkezéssel ellátott kiadási bizonylat alapján teljesít és vezeti a kifizetett számlák, valamint a kötelezettségvállalások nyilvántartását. Feladata a pénztárforgalmat, bevételeket rögzíteni, köteles önellenőrzést végezni pénztárzárlat készítésével. Számfejti és nyilvántartja a gondozási díjjal kapcsolatos befizetéseket. Nyilvántartást vezet a kiadott ellátmányokról és az összegek határidőre történő elszámolásáról. Munkájához szigorú számadású nyomtatványokat használ (készpénzcsekk, bevételi és kiadási pénztárbizonylat, pénztárjelentés). Megőrzéséről a jogszabályokban foglaltak szerint gondoskodik. Nyilvántartást vezet a pedagógus továbbképzésekről. Az intézmény valamennyi dolgozója illetményszámfejtésének ellenőrzése a FÁKISZ által számfejtett és az általunk leadott anyagok alapján. A pedagógusok és egyéb dolgozók helyettesítési díjainak elszámolása, megbízási díjak, alkalmi bérek elszámolása. Jelenléti ívek kiértékelése, hiányzások nyilvántartása, a dolgozók szabadság-nyilvántartásának előkészítése. Végzi az iskola anyagkönyvelési feladatát az erre a célra rendelkezésünkre álló gépi program alapján. Feladást készít a kért időpontokban. A meglévő készletet egyezteti a raktárossal, havonta, illetve szükség szerint. 17
Iskolatitkár A dolgozók közalkalmazotti jogviszonyára vonatkozó közalkalmazotti szolgálati idő megállapításához szükséges adatok előkészítése, a beszámítható idő figyelemmel kísérése a dolgozóknál. A soros előlépésről kimutatás készítése. A jubileumi jutalomban részesülőkről lista felfektetése. Nyugdíjfolyósításra történő előkészítés és ügyintézés. Az intézményi gazdálkodásra vonatkozó eljárások A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírások, feltételek A költségvetés és a beszámoló összeállítása során minden munkafolyamatban figyelembe kell venni az intézmény gazdálkodási jogkör szerinti besorolását (önállóan gazdálkodó). A költségvetés és a beszámoló elkészítése során az önkormányzat képviselő-testületének, mint felügyeleti szervnek az információs igényét legjobban kielégítő szerkezet szerint kell összeállítani a költségvetési tervezéshez és beszámoláshoz kapcsolódó dokumentumokat. (Alapul kell venni az adott intézményen belül megállapított esetleges alcímeket.) A költségvetés tervezésére vonatkozó szabályok Intézményünk költségvetetési koncepciója, illetve a költségvetési terve megalapozásához szükséges belső számításokat az érvényben lévő számviteli és gazdálkodási szabályoknak megfelelően kell elkészíteni. A számításokat az intézmény felépítésének megfelelően figyelembe véve az intézményi struktúrát (önállóan gazdálkodó intézmény), a feladat-ellátási módot (saját szervezet) kell elkészíteni. A koncepció, illetve a költségvetési terv összeállításakor egyrészről az ellátandó feladatokból (továbbgondolva: annak költségvetési kiadás oldalából), illetve az ismert költségvetési bevételekből (várható fenntartói támogatásokból) kell kiindulni. 18
Az intézmény gazdasági vezetője által kijelölt személy köteles a költségvetési tervezéssel kapcsolatos dokumentumokat külön nyilvántartásba venni és gyűjtésükről gondoskodni. (A nyilvántartásnak tartalmazni kell az eredeti ügyirat: - számát, - tárgyát, - ügyintézőjét - és a határidőket. Az iratokat évi tervezési dokumentumok" szöveggel ellátott irományfedélben kell gyűjteni eredeti vagy másolati példányban.) A normatív állami hozzájárulásokhoz az intézményi feladatmutatók és mutatószámok alapján történő adatszolgáltatásának valódiságáért és az adatok ellenőrzéséért a tervezési feladatok ellátásáért felelős személy tartozik felelősséggel. A kitöltést alátámasztó dokumentumokat, valamint az adatszolgáltatás egy példányát a tervezés ügyiratai között feltétlenül meg kell őrizni. A költségvetési tervezéssel kapcsolatos munkafolyamatok ellátása során elsősorban a költségvetési tervezésre vonatkozó jogszabályokat, az azokban megfogalmazott tartalmi követelményeket kell szem előtt tartani. A tartalmi követelmények betartásáért az intézmény tervezési feladatok ellátásáért felelős dolgozója tartozik felelősséggel. A költségvetési beszámolásra vonatkozó szabályok A költségvetési beszámolásra vonatkozó szabályokat értelemszerűen kell alkalmazni: - a féléves beszámoló elkészítésénél, - és az éves költségvetési beszámolásnál. A költségvetési beszámolás során a dokumentációk számításait a költségvetési tervezésre vonatkozó szabályok szerint kell elvégezni. Intézményünk beszámolási feladatainak ellátásáért felelős dolgozója által kijelölt személy köteles a költségvetési beszámolással kapcsolatos dokumentumokat külön nyilvántartásba venni és gyűjtésükről gondoskodni. 19
(A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az eredeti ügyirat: - számát, - tárgyát, - ügyintézőjét - és a határidőket. Az iratokat az alábbi szöveggel ellátott irományfedélben kell eredeti vagy másolati példányban gyűjteni: - "... év I. féléves beszámolójának dokumentumai", - "...évi költségvetési beszámoló dokumentumai".) Az állami hozzájárulások, központi és központosított támogatások, kötött felhasználású átvett pénzeszközök felhasználásának és elszámolásának dokumentálásáért, az arról történő adatszolgáltatásért, az abban foglalt adatok ellenőrzéséért az intézmény beszámolási feladatok ellátásáért felelős dolgozója tartozik felelősséggel. (Az elszámolásra vonatkozó dokumentumokat a beszámoló ügyiratai között feltétlenül meg kell őrizni.) A költségvetési tervezés különleges előírásai, feltételei A költségvetési koncepció elkészítése A költségvetési koncepció összeállításakor számba kell venni: - intézményünk által ellátandó feladatokat, ezt követően - az intézmény bevételeit, - majd a fentiek alapján kell kialakítani a költségvetési koncepciót. A költségvetési koncepció készítésekor az intézmény bevételei között a nem saját bevételeket a rendelkezésre álló, dokumentum értékű okmányok alapján kell bemutatni. A kiadások tekintetében figyelembe kell venni minden, a koncepció készítésénél ismert, a költségvetési kiadásokra ható tényezőt. Intézményünknek a tervezési feladatok ellátásáért felelős dolgozója gazdasági vezető - a tervezés ellenőrzése során köteles megvizsgálni, hogy a költségvetési koncepciót megalapozó számítások során: 20
- figyelembe vették-e a vonatkozó jogszabályokat, - a kötelezettségvállalások nyilvántartása alapján a tervre vonatkozó kötelezettségvállalások a koncepcióba beépítésre kerültek-e, - az inflációs hatásokkal, illetve jogszabályi változások hatásaival az érintettek megfelelő mértékben számoltak-e. A költségvetési tervezés A költségvetési tervezéskor az elfogadott koncepciót kell alapul venni. Amennyiben a képviselő-testület a koncepció elfogadásakor az intézmény költségvetésének összeállítására vonatkozóan állapított meg külön irányelveket vagy szempontokat, akkor azok figyelembevételéről gondoskodni kell. Ezért az intézmény vezetője és a tervezési feladatok ellátásáért felelős dolgozója tartozik felelősséggel. Az intézmény költségvetési terv javaslatát az intézmény vezetője az általa kijelölt személy bevonásával a hatályos jogszabályok szerint állítja össze. A költségvetési terv elkészítésének részletes munkafolyamatait, a munkafolyamatokban keletkezett dokumentumokra való hivatkozást, a feladat ellátásának határidőit, illetve a feladat ellátásáért és ellenőrzéséért felelős személyeket az alábbi táblázat tartalmazza. 21
Munkafolyamat megnevezése Dokumentum 1. Költségvetési koncepció készítése Költségvetési koncepció 1.1. Az intézményre vonatkozó koncepció elkészítése Belső számítási anyag és a koncepció Ellátási határidő Ellátásért felelős személy megnevezése Jogszabály Szabályzat szerint szerint KT., illetve SZMSZ, igazgató a felügyeleti Számviteli gazd.vez. szerv politika előírása szerint - u.a. gazd.vez. 1.2. A koncepció ellenőrzése, korrekciója szükség szerint - igazgató 2. A költségvetési terv elkészítésének munkafolyamatai Költségvetési terv 2.1. A költségvetési terv kidolgozásában résztvevő személyek szakmai tájékoztatása, információs garnitúra átadás, szükség szerint konzultáció, tájékoztatás a KT. által elfogadott koncepcióról febr. 15. vagy a költségvetési törvény kihirdetését követő 45. nap) Ellenőrzési határidő, feladatot ellátja szükség szerint - gazd.vez. igazgató /felügyeleti szervtől függ/ 22
2.2. Az intézmény költségvetési terv javaslatának kidolgozása a költségvetési koncepcióban jóváhagyott keretszámok, illetve megfogalmazott szempontok szerint 2.3. A költségvetési terv szakmai (pénzügyiszámviteli) ellenőrzése 2.4. Szöveges előterjesztés, indoklás elkészítése a költségvetési tervjavaslathoz 3. Információszolgáltatás az államháztartás mérlegrendszerébe - önállóan gazdálkodó intézmény esetében 3.1. A TÁH információs garnitúra időtálló módon való kitöltése, floppyra mentés Belső számítási anyag - Főkönyvi könyvelő gazd.vez. /felügyeleti szervtől függ/ - - Főkönyvi könyvelő gazd.vez. /felügyeleti szervtől függ/ Előterjesztés készítése TÁH információs jelentés garnitúra és floppy TÁH információs jelentés garnitúra és floppy - gazd.vez. /felügyeleti szervtől függ/ a 2. pont szerinti határidőtől számított 30 nap gazd.vez. /felügyeleti szervtől függ/ - gazd.vez. /felügyeleti szervtől függ/ 3.2. Az információ leadása - gazd.vez. /felügyeleti szervtől függ/ 3.3. A nyomtatványgarnitúra tárolásáról gondoskodás igazgató /felügyeleti szervtől függ/ igazgató /felügyeleti szervtől függ/ igazgató /felügyeleti szervtől függ/ igazgató /felügyeleti szervtől függ - - Főkönyvi könyvelő gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ 23
Az elfogadott költségvetés alapján a tervezési feladatok ellátásáért felelős személy gondoskodik az intézmény elemi költségvetésének a költségvetési rendeletnek megfelelő elkészíttetéséről. E feladat ellátási határidejét a felügyeleti szerv állapítja meg. Költségvetési beszámoló helyi szabályai A féléves gazdálkodásról szóló költségvetési beszámolás A féléves gazdálkodásról szóló költségvetési beszámolót az előirányzatkönyveléseket követően az elkészített főkönyvi kivonat alapján kell összeállítani. A főkönyvi kivonatot a beszámoló ügyiratai között meg kell őrizni. A beszámolót a naptári év június 30.-ai fordulónappal kell készíteni. A féléves gazdálkodásról szóló költségvetési beszámolót az intézmény vezetője az általa kijelölt személy bevonásával állítja össze. Az összeállításnál figyelembe kell venni: - a jogszabályi előírásokat, - az intézmény belső információs igényét, valamint - a költségvetési tervdokumentációval való összehasonlíthatóság követelményét. Az intézmény vezetője a költségvetési beszámoló jogszabályokkal való harmonizálásáért, a beszámolási feladatok ellátására kijelölt személy főkönyvi könyvelő és a gazdasági vezető a költségvetési beszámoló pénzügyi-számviteli jogszabályoknak való megfelelőségéért felelősek. Az éves költségvetési beszámolás Az éves beszámolót az intézmény vezetője az általa kijelölt személy bevonásával a hatályos jogszabályok szerint állítja össze. A szerv vezetője a zárszámadás általános jogszerűségéért, a beszámolási feladatok ellátására kijelölt személy vezetője a zárszámadás pénzügyi-számviteli jogszabályokkal való harmonizálásáért felelős. A beszámolót át kell adni felülvizsgálatra a felügyeleti szervnek. A beszámoló elkészítésének részletes munkafolyamatait, a munkafolyamatokban keletkezett dokumentumokra való hivatkozást, a feladat ellátásának határidőit, illetve a feladat ellátásáért és ellenőrzéséért felelős személyek nevét az alábbi táblázat tartalmazza. 24
Munkafolyamat megnevezése Dokumentum 1. Költségvetési koncepció készítése Költségvetési koncepció 1.1. Az intézményre vonatkozó koncepció elkészítése I. A költségvetési tervezés Belső számítási anyag és a koncepció Ellátási határidő Ellátásért felelős személy megnevezése Jogszabály Szabályzat szerint szerint KT., illetve SZMSZ igazgató a felügyeleti Számviteli gazd.vez. szerv politika előírása szerint - u.a. gazd. vez. 1.2. A koncepció ellenőrzése, korrekciója Szükség szerint - igazgató 2. A költségvetési terv elkészítésének munkafolyamatai Költségvetési terv 2.1. A költségvetési terv kidolgozásában résztvevő személyek szakmai tájékoztatása, információs garnitúra átadás, szükség szerint konzultáció, tájékoztatás a KT. által elfogadott koncepcióról febr. 15. vagy a költségvetési törvény kihirdetését követő 45. nap) Ellenőrzési határidő, feladatot ellátja szükség szerint - gazd. vez. igazgató /felügyeleti szervtől függ/ 25
2.2. Az intézmény költségvetési terv javaslatának kidolgozása a költségvetési koncepcióban jóváhagyott keretszámok, illetve megfogalmazott szempontok szerint 2.3. A költségvetési terv szakmai (pénzügyiszámviteli) ellenőrzése 2.4. Szöveges előterjesztés, indoklás elkészítése a költségvetési tervjavaslathoz 3. Információszolgáltatás az államháztartás mérlegrendszerébe - önállóan gazdálkodó intézmény esetében 3.1. A TÁH információs garnitúra időtálló módon való kitöltése, floppyra mentés Belső számítási anyag - Főkönyvi könyvelő gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ - - Főkönyvi könyvelő gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ Előterjesztés készítése TÁH információs jelentés garnitúra és floppy TÁH információs jelentés garnitúra és floppy - gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ a 2. pont szerinti határidőtől számított 30 nap gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ - gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ 3.2. Az információ leadása - gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ 3.3. A nyomtatványgarnitúra tárolásáról gondoskodás igazgató /felügyeleti szervtől függ/ igazgató /felügyeleti szervtől függ/ igazgató /felügyeleti szervtől függ/ igazgató /felügyeleti szervtől függ/ - - Főkönyvi könyvelő gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ 26
II. A költségvetési beszámolás Munkafolyamat megnevezése Dokumentum Ellátási határidő Ellátásért felelős személy megnevezése Jogszabály Szabályzat szerint szerint 1. A féléves költségvetési gazdálkodásról szóló beszámoló készítése 1.1. A beszámoló-készítésben résztvevők szakmai tájékoztatása, információátadás, konzultáció 1.2. Az intézmény költségvetési beszámolója összeállítása a főkönyvi kivonat alapján Féléves beszámoló Aht. Számlarend Szükség szerint Aht, Számlarend főkönyvi kivonat és beszámoló javaslat Aht. Eszközök források ért. szab 1.3. A beszámoló szakmai ellenőrzése Ámr Számviteli politika 1.4. A beszámoló-tervezet és előterjesztés elkészítése 1.5. Intézményünk esetében a TÁH információs garnitúra kitöltése Beszámoló-tervezet és előterjesztés TÁH információs garnitúra Aht Számlarend Számlarend gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ Főkönyvi könyvelő Főkönyvi könyvelő Főkönyvi könyvelő Főkönyvi könyvelő gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ Ellenőrzési határidő, feladatot ellátja igazgató /felügyeleti szervtől függ/ igazgató /felügyeleti szervtől függ/ gazd.vez. /felügyeleti szervtől függ/ gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ 27
28
1.6. Intézményünk esetében az információs jelentés leadása Aht. Számlarend Főkönyvi könyvelő 1.7. Intézményünk esetében a nyomtatványgarnitúra tárolása, az érintetteknek való átadás Aht, Számlarend Főkönyvi könyvelő 1.8. A tájékoztatás szakmai ellenőrzése Aht. Eszközök források ért. szab 1.9. A tájékoztatás és az előterjesztés elkészítésében való részvétel Tájékoztató tervezet és előterjesztés Ámr Számviteli politika Főkönyvi könyvelő Főkönyvi könyvelő 2. Az éves beszámoló készítése Éves beszámoló Aht Számlarend Főkönyvi könyvelő 2.1. A beszámoló-készítésben résztvevők szakmai tájékoztatása, információátadás, konzultáció 2.2. Az intézmény költségvetési beszámolójának összeállítása a főkönyvi kivonat alapján Szükség szerint Aht. Számlarend Főkönyvi könyvelő főkönyvi kivonatok és beszámoló javaslat Aht, Számlarend Főkönyvi könyvelő 2.3. A beszámoló szakmai ellenőrzése Aht. Eszközök források ért. szab 2.4. A beszámoló-tervezet és előterjesztés elkészítésében való részvétel 2.5. intézményünk esetében a TÁH információs garnitúra kitöltése Főkönyvi könyvelő Beszámoló-tervezet és Ámr Számviteli előterjesztés politika gazd.- vez. /felügyeleti szervtől függ/ TÁH információs garnitúra Aht Számlarend Főkönyvi könyvelő 2.6. intézményünk esetében az információs jelentés leadása Áht., Ámr Számlarend Főkönyvi könyvelő 2.7. intézményünk esetében Nyomtatványgarnitúra tárolása, az érintetteknek való átadás Áht., Ámr Számlarend Főkönyvi könyvelő gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ felügyeleti szervtől függ gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ igazgató gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ gazd. vez. /felügyeleti szervtől függ/ 29
Az államháztartás információs rendszerébe történő adatszolgáltatás és az elfogadott költségvetési rendeletek közötti tartami egyezőségért az érintettek a többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 157. (2) bekezdése szerint tartoznak felelősséggel. E szabályzat alapján azonban fegyelmi felelősség terheli a tervezési és beszámolási feladatok ellátásáért felelős személyeket is, akiknek ellenőrzési és irányító tevékenysége során minden szabálytalansággal szemben fel kell lépnie, s szükség esetén tájékoztatni kell a jogszabály szerint felelős személyeket. A költségvetés végrehajtásának szabályai A költségvetés végrehajtásának részletes, adott évre vonatkozó szabályait a szervre vonatkozóan is a költségvetési rendelet tartalmazza. A rendeletben foglaltakat kell alkalmazni: - az egyes előirányzatok felhasználásakor, - az egyes előirányzatok módosításakor. A költségvetés végrehajtásakor az előirányzat-felhasználási ütemtervet kell alapul venni. Az előirányzat-felhasználási ütemterv adatait legalább negyedévenként teljes körben összehasonlítani, illetve egyeztetni kell a tényadatokkal. Szükség esetén intézkedési tervet kell készíteni, illetve a jelentősen megváltozott körülmények között újra el kell készíteni az előirányzat-felhasználási ütemtervet. A költségvetés végrehajtására és pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlására vonatkozó részletes szabályokat az intézmény belső szabályzata (gazdasági ügyrend) tartalmazza. 29
Költségvetési koncepció tartalmi követelményei A koncepció összeállításának sarokpontjai A koncepció összeállítására az önkormányzat gazdasági programjának, illetve az adott költségvetési évre vonatkozó, irányadó főbb keretszámok figyelembevételével került sor. Az adott évre vonatkozó költségvetési irányelvek és ezek várható hatásai az intézményünk költségvetésére. Az évi költségvetés bevételei és kiadásai Költségvetés főösszege, költségvetési bevételek és kiadások főbb bevétel és kiadás-nemenként, valamint kiemelt előirányzatonként. Az évi költségvetés egyensúlya Értékelés, kiadáscsökkentési javaslatok, illetve bevételszerzési lehetőségek feltárása, javaslatok. Többéves kihatású tételek bemutatása, annak hatáselemzése. Az éves beszámoló szöveges indoklásának követelményei. Az éves beszámoló szöveges indoklása a számszaki beszámoló adataira épül. Tartalmazza: Az adott évi költségvetési gazdálkodás során a költségvetési tartalék változása nőtt, vagy csökkent. A bevételi előirányzatok teljesítésének értékelését. Az értékelés során a bevételek megoszlását kell alapul venni. (Be kell mutatni a bevétel főbb bevételnemek közötti százalékos megoszlását.) A bevételeknél a jelentős hatásokra, a bevételek beszedését nagyban befolyásoló tényezőkre külön is fel kell hívni a figyelmet. 30
Külön indokolni kell az eredeti előirányzattól való jelentős eltérést. (A jelentős eltérés alatt az 50%-ot elérő eltérést, illetve a 300 ezer forintot elérő eltérést kell érteni.) A bevételeknél külön ismertetni kell: - a nem tervezett bevételként jelentkező bevételeket. A kiadási előirányzatok teljesítésének értékelését. Az értékelés során a kiadások megoszlását kell alapul venni. (Be kell mutatni a kiadások főbb kiadásnemek közötti százalékos megoszlását.) A kiadásoknál a jelentős hatásokra, a kiadási előirányzatok teljesítését nagyban befolyásoló tényezőkre külön is fel kell hívni a figyelmet. Külön indokolni kell az eredeti előirányzattól való jelentős eltérést. (A jelentős eltérés alatt az 50%-ot elérő eltérést, illetve a 300 ezer forintot elérő eltérést kell érteni.) A kiadásoknál külön ismertetni kell: - a nem tervezett kiadásként jelentkező kiadásokat. Elkülönítetten, külön részben tartalmazza a szakmai feladatok teljesítésére vonatkozó értékelést. Az értékelésnek ki kell térnie az adott feladattal kapcsolatos teljesítmény és feladatmutatókra, valamint a feladat minőségével kapcsolatos észrevételekre. A szöveges beszámoló formájával szembeni követelmény: - a jól áttekinthetőség, - a kevés táblázat, - a pontokba szedés, részletes tagolás. A gazdasági folyamatok feladatellátása. A feladatellátás feltétel- és követelményrendszere A szabályzat célja, hogy a többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 10. (5) bekezdése alapján szabályozza a szerv feladatellátásának (költségvetési kiadásait, bevételeit befolyásoló, a gazdálkodás előirányzatok között tartását biztosító): a) feltétel- és követelményrendszerét, b) folyamatát, kapcsolatrendszerét, c) a kötelezettségvállalások célszerűségét megalapozó eljárását és dokumentumainak leírását. 31
a) Feltételrendszer Csak olyan feladatot lehet ellátni, mely az intézmény tevékenységi körébe tartozik. A feladatellátásnál mérlegelni kell a lehetséges feladatmegoldási módokat. Ha adott feladatot többféle módon (eszközzel) el lehet látni, vizsgálni kell annak: - költségvetési bevételekre, - költségvetési kiadásokra, - illetve a bevételek és kiadások ütemezésére gyakorolt hatását. Csak akkor lehet a korábbi feladat-ellátási módtól eltérő feladat-ellátási módot választani, ha annak összességében több kedvezőbb hatása van, mint kedvezőtlen azaz: - a költségvetési bevételeket: - növeli, - nem változtatja, - a kiadások csökkenésével arányosan, vagy annál kisebb mértékben csökkenti, - a költségvetési kiadásokat: - csökkenti, - nem változtatja, a bevételek növekedésével arányosan, vagy annál kisebb mértékben növeli. - a bevétek és kiadások ütemezése: - nem változik, - kedvezőbben alakul, - kedvezőtlenebben alakul, de úgy, hogy az összességében nem befolyásolja hátrányosan a feladatellátást. Amennyiben adott feladatellátás körülményei jelentősen megváltoznak (a feladat bevételeinek, illetve kiadásainak elérik a 25 %-át, akkor az igazgatót haladéktalanul tájékoztatni kell. 32
Követelményrendszer A feladatellátást a teljesítmények oldaláról kell megközelíteni. A feladatellátást a feladatellátással kapcsolatos bevételek és kiadások (azaz költségvetési) oldaláról, valamint az elért teljesítmények oldaláról évente legalább egy alkalommal, a költségvetési koncepció készítése időszakában vizsgálni kell. A felügyeleti szerv által kezdeményezett vizsgálat során aktívan, segítőkészen közre kell működni. A tartósan (3 éven túl) jelentős költségvetési kiadással, és az összehasonlítások alapján alacsonyabb, vagy közel azonos elért teljesítmények esetében az adott feladat esetében gondoskodni kell a kedvezőbb a feladat-ellátási mód felkutatásáról. A változást követően javulnia kell: - az adott feladattal kapcsolatos költségvetési kiadások és bevételek mérlegének. Ha intézményünk költségvetése csak a fenntartó(k) által adott jelentős működési többlettámogatással kerül egyensúlyba egymást követő két éven belül, akkor gondoskodni kell az intézményi alapfeladatokon kívüli önként vállalt feladatainak csökkentéséről, illetve megszüntetéséről. A feladatcsökkentésre az igazgató és gazdasági vezetője együtt tesznek javaslatot. A feladatellátás folyamata, kapcsolatrendszere A feladatellátás folyamata A feladatellátás folyamata a következő: - a feladat ellátásának szabályozása: - alapító okiratban, - SZMSZ-ben, 33
- a feladatellátás szakmai és szervezeti hátterének megteremtése és folyamatos biztosítása: - a feladatellátással kapcsolatos költségvetési kiadások tervezése, - a feladatellátással kapcsolatos költségvetési bevételek tervezése, - a feladat ellátásáért felelős személy, személyek kijelölése, - a feladat ellátás szervezése, irányítása, a gazdálkodás bonyolítása; - a feladatellátás pénzügyi és teljesítmény ellenőrzése. A feladatot ellátni csak úgy lehet lásd feltétel és követelményrendszer ha: - az adott feladatellátás szerepel az intézményünk alapító okiratában; - a feladatellátással kapcsolatos részletesebb előírások szerepelnek az intézmény SZMSZ-ben, megjelölve a feladatellátáshoz tartozó tevékenység szakfeladat megjelölését, a vonatkozó jogszabályi hivatkozást, a feladatellátás forrását, s ha van, a feladatmutatót. A feladatellátás érdekében meg kell szervezni, illetve folyamatosan biztosítani kell a szakmai és szervezeti hátteret. A költségvetés tervezés időszakában meg kell határozni: - az eszköz (vagyontárgyak beszerzési, felújítási) szükségletet, - a működéshez szükséges dologi kiadásokat, - a feladatellátás kapcsán felmerülő személyi kiadásokat, és a személyi juttatások utáni járulék kiadásokat, - a feladatellátással kapcsolatban a szervet megillető bevételeket. Gondoskodni kell a feladatellátó szervezet folyamatos működéséről, a felelős személy, illetve személyek kijelöléséről, a szervezet részletes működési leírásáról, egyéb a tevékenységgel kapcsolatos szabályozások elkészítéséről. 34
A feladatellátás érdekében a felelős vezetőknek gondoskodni kell a feladatellátás szervezéséről, irányításáról. A feladatellátással kapcsolatos gazdálkodás bonyolítása során a költségvetési terv adatokra kell támaszkodni. A feladatellátás során biztosítani kell a folyamatos, vezetői és munkafolyamatba épített ellenőrzés működését. Az esetleges hibákat, helytelen mozzanatokat minél előbb meg kell szüntetni. A feladatellátás kapcsán el kell végezni a teljesítményvizsgálatot. Amennyiben a feladatellátás nem az elvárt teljesítményt mutatja, vizsgálni kell az okokat, s ha szükséges, módosítani kell a feladatellátás: - pénzügyi területén, - módján (eszközein). A feladatellátás kapcsolatrendszere A feladatellátás kapcsolatrendszerének fontosabb elemei: - a feladatellátás során a feladatellátással kapcsolatos vezető felelős a költségvetési tervezéskor, - a kiadások teljes körű szerepeltetéséért, a javasolt előirányzatok részletes kidolgozásáért, - különös tekintettel a feladat folyamatos, biztonságos ellátására, - a bevételek megalapozott tervezéséért, részletes indoklásáért, - különösen a fix, előre jól tervezhető bevételek esetében. A javasolt előirányzatok alapján kerül kidolgozásra a végleges terv. A tervjavaslat elkészítéséhez szükségesek a könyvviteli adatok, valamint a kötelezettségvállalások részletes ismertetése, az ezen adatokat alátámasztó kimutatások, biztosítása a feladatellátók számára. - A feladatellátás során a gazdasági vezető felelős a gazdálkodás előirányzatok között tartásáért. Ehhez szükséges az intézményre lebontott elemi költségvetés, valamint az aktuális könyvelési adatok ismerete. Az előirányzatok szerinti gazdálkodáshoz használni kell az intézményre lebontott előirányzat-felhasználási ütemterv adatait is. 35
A feladatellátást úgy kell megszervezni, hogy összességében hatékony, költségvetési kiadásokkal takarékos gazdálkodás történjen. Ki kell használni a rejtett lehetőségeket, lehetőség szerint szervezeten belül, de a különböző feladatok érdekében, ha ez költségvetési kiadási megtakarítást eredményez. (Pl.: készletbeszerzések, árubeszerzésekkel kapcsolatos szállítás; egyes szolgáltatások egy időben való igénybevétele /karbantartásnál csak 1 kiszállás jelenik meg költségként/, stb.) A kötelezettségvállalások célszerűségét megalapozó eljárás és annak dokumentumai A tárgyévi kötelezettségvállalások Adott feladatellátással kapcsolatban a tárgyévi költségvetési évben csak olyan kötelezettséget lehet vállalni, mely megfelel a jóváhagyott költségvetésnek. Ezen túlmenően a kötelezettségvállalásnak illeszkednie kell a szervre, feladatra lebontott előirányzat-felhasználási ütemtervbe. A kötelezettségvállalás előtt a kötelezettségvállalónak tehát meg kell győződni, arról, hogy: - adott jogcímen van e tervezve előirányzat, - az adott előirányzat, az eddigi és a még várható teljesítést figyelembe véve lehetőséget ad-e a szóban forgó kötelezettségvállalásra, - a kötelezettségvállalás dokumentumában a pénzügyi teljesítés időpontjai és összegei össze egyeztethetőek-e az előirányzatfelhasználási ütemtervvel. A kötelezettségvállalásokat írásban kell dokumentálni. A kötelezettségvállalás dokumentumát (költségvetés, előirányzatfelhasználási ütemterv, szerződés, megrendelés) nyilvántartásba kell venni. Az írásbeli kötelezettségvállalások csak az ellenjegyző aláírásával érvényesek. A kötelezettségvállalás dokumentumai különösen: - szerződések, - megállapodások. 36
A kötelezettségvállalás, illetve az egyéb, előirányzatfelhasználáshoz kapcsolódó pénzgazdálkodási jogkörökre vonatkozó részletes szabályokat a szervezet külön szabályozásban részletezi. A közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó kötelezettségvállalások Az értékhatár alapján a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó kötelezettségvállalásoknál értelemszerűen az ott előírt eljárási rendet kell betartani. A kötelezettségvállalásokra vonatkozó további szabályok A kötelezettségvállalásokra vonatkozóan az önkormányzat vagyonrendelete, illetve más, a vagyongazdálkodással, beruházásokkal foglalkozó rendelete, illetve az iskola szabályzatai határozzák meg további részletes előírásokat. Előirányzat felhasználási ütemterv Az intézmény teljesítménytervét a gazdasági egység adatai alapján az igazgató és a gazdasági vezető készíti elő, a bevételi terv elkészítése a fenntartói iránymutatások alapján történik. Az így kialakított terv képezi alapját a szerződéseknek. A gazdasági egység előkészíti az intézmény egyéb és saját bevételi tervét a gazdasági vezető jóváhagyásával. A bevételi oldal kialakításával párhuzamosan összeállításra kerül a kiadás nemenkénti kiadási terv. A kiadási terv az intézmény összesített anyagigénylési terve, az előző év anyag és szolgáltatás igénybevételi tapasztalatai és a várható árváltozások alapján áll össze naturális mutatóban és értékben. A bevételi és kiadási tervek elkészítésének határideje: A gazdasági egység a bevételi terv, a kiadás nemenkénti terv és az előző évről áthúzódó kötelezettségvállalások alapján készíti el a költségvetési tervet. 37