SZERVEZETI VISELKEDÉS Kommunikáció a szervezetben Hatalom

Átírás

1 SZERVEZETI VISELKEDÉS Kommunikáció a szervezetben Hatalom Dr. Gyökér Irén egyetemi docens BME Menedzsment és Vállalatgazdaságtan Tanszék 2014 ősz

2 Kommunikáció * * A szervezeten belüli kommunikáció vezetés alapvető eszköze! a A szervezet összehangolt működésének kulcsa! Struktúra relatív állandó Kultúra közös értékrend Kommunikáció dinamikus koordináció

3 A menedzserek tevékenysége *

4 Hozzájárulás a menedzseri * hatékonysághoz

5 A kommunikáció célja 65 communis = közös Közösség létesítése Információ, gondolat, érzés, álláspont megosztása

6 A kommunikáció fogalma 65 A kommunikáció olyan folyamat, melynek során két vagy több ember szimbólumok segítségével adatok, események vagy gondolatok közös értelmezésére törekszik. Több mint információ csere, dinamikus interperszonális folyamat, amely a magatartás megváltoztatására irányul (befolyásolja az észlelést, az érzelmeket, a kohéziót és a motivációt is!)

7 A kommunikáció, mint a 65 szervezet dinamikus eleme Barnard Chester A kommunikációs csatornákat egyértelműen kell meghatározni A szervezet minden tagját érje el A teljes kommunikációs láncot használni kell A kommunikációs lánc legyen közvetlen és rövid A központi személyek kompetenciája kulcskérdés

8 Kommunikációs formák 65 Verbális kommunikáció Beszéd pl. párbeszéd, értekezlet, előadás; (közvetlen, gyors, egyszeri, nyilt, visszacsatolás) Irás pl. jelentés, utasítás, tájékoztatás, e-alapú; (lassú, eszközfüggő, sok infó, kötött szerkezet, nincs azonnali visszajelzés, metakommunikáció) A nonverbális kommunikáció alátámasztja a tartalmat és segíti a befogadást Teljes befogadás = 7% szöveg + 38% hang + 55% arcjáték + test

9 Csatornák egy szervezetben 65 Formális szervezet szabályozott tartalmak és utak Informális szervezetek az emberek érdeklődése, kulturális vagy szakmai alapú szerveződései

10 A kommunikáció funkciói Információs funkció - döntési bizonytalanságot csökkentő tartalmak Érzelmi funkció - szerepek megerősítése, egymás elfogadása Motivációs funkció - eszköze elvárt teljesítmények közlésének, de értékelésének, elismerésének is. Ellenőrzési (irányítási) funkció - szervezeti utasítások, beszámolások, visszacsatolások eszköze

11 A menedzseri kommunikáció * dimenziói és stílusok Humánus interakciók érzelmi Informális, fejlesztő ösztönzési ellenőrzési Formális ellenőrző információs Mechanisztikus, izoláló

12 Egyéni kommunikációs stílusok * Magabiztos (assertive): őszinte, közvetlen, öntudatos a személy nyíltan és őszintén megnyilvánítja a véleményét, érzéseit, megvédi saját érdekeit anélkül, hogy mások jogait sértené Bizonytalan (nonassertive): határozatlan, mentegetőző, félénk, nem áll ki saját érdekei mellett, azt jelezve, hogy azok nem fontosak. Erőszakos (aggressive): szemrehányó, vádló, másokat irányító, felsőbbrendű magatartás, saját érdekét védi tekintet nélkül mások érdekeire.

13 A kommunikáció modellje 66

14 Zavarok a kommunikációban 67 A kommunikáció összetettsége (érzelmi, kulturális, csoportdinamikai) közvetítő nyelv érzelmek, attitűdök közvetítője csoportnyomás, kulturális alapok szabályok, szűrők, elfogadott minták nagy szervezet, hosszú idő, leegyszerűsítik A küldő okozta zavarok a küldő bizonytalan szándékosan torzít bizonytalanságban tart: megtévesztés, pszichológiai hadviselés, taktikai pozíció harc az információ monopólium hatalomforrás

15 Zavarok a kommunikációban 67 A fogadó érzékelése Érzékelési hibák Korlátozott figyelem Torzítás csoporthatásra Képességek hiányossága Pozitív, negatív befogadása, önvédelem Bizalmatlanság a küldővel szemben Egésszé formálás, kiegészítés Időbeli diszkontálás A visszacsatolás folyamata Személyiségünket támadó üzeneteket visszautasítjuk Kicsi részlet döntőként való megjelenítése Elmaradó visszacsatolás Nem engedélyezett visszacsatolás

16 A kommunikációs hálózatok Centralizált hálózatok: kerék, lánc, Y forma

17 68 A kommunikációs hálózatok Decentralizált hálózatok körkörös teljes körűen kölcsönös

18 Kommunikáció hatékonysága 68-69

19 A kommunikáció irányai 69 Lefelé irányuló Felfelé irányuló Horizontális kapcsolatok

20 A szervezeti kommunikáció irányai 69 Lefelé irányuló ( a hierarchia alsóbb szintjei felé) információ elosztás, utasítás, iránymutatás a beosztottaknak Felfelé irányuló üzenetek a menedzser számára, javaslatok, beszámolók, visszajelzések a menedzser számára, (decentralizált döntési jogkörök esetén - információ a döntésről) Horizontális kapcsolatok (azonos szintek között)

21 A kommunikáció egyéni korlátai Egymásnak ellentmondó, nem következetes jelek küldése A hitelesség hiánya Vonakodás a kommunikációtól A figyelem képességének alacsony szintje Előzetes beállítódások és előfeltételezések

22 A kommunikáció szervezeti korlátai Szemantika Státuszbeli vagy hatalmi különbségek Eltérő percepciók Zajok Túlterheltség Nyelvi különbségek

23 Eredményességet növelő készségek Egyéni készségek Szervezeti készségek Hatékony figyelem Kétirányú kommunikáció A hitelesség fenntartása A küldő véleményének figyelembevétele a fogadó oldalán Nyomon követés Információk szabályozása A szituációnak megfelelő kommunikációs médium megválasztása

24 Eszközök a kommunikációs zajok kiküszöbölésére A megfelelő nyelv és médium és forma megválasztása Visszacsatolás lehetősége Redundancia (formák és csatornák tekintetében) Empátia bizalmat erősítő légkör Figyelem és meghallgatás Informális és formális kommunikáció összhangja

25 Hatalom Mint a vezetői befolyásolás erős eszköze

26 Befolyásolás szerepe a szervezetben A szervezetekben alapvetően szükséges, mert a tagok egy célt közösen kívánnak elérni van munkamegosztás: Irányító és végrehajtó munka - befolyásolók és célszemélyek - vezető és vezetett

27 Befolyásolás 72 A befolyásolás: mások viselkedésének megváltoztatására irányuló törekvés válaszreakció reményében Széles eszköztár, gyengébb összefüggés a következménnyel Nem mindig világosak a hatalomforrások, személyes, sokszor négyszemközti interakciókon alapul Módszerei hatalomgyakorlás mellett a meggyőzés, tárgyalás, érzelmi befolyásolás, stb. A befolyás gyakorlás (bármely típusú befolyásolás) eszköze a kommunikáció A hatáskör (vagy autoritás): legitim jog a befolyásolásra 27

28 A befolyásolás és válaszreakció Lehet tudatosan érzékelt és manipulatív befolyásolás A válaszreakciót a befolyás mellett a kulturális és csoport normák is alakítják. (Hatalomgyakorlás Milgram kisérlet) A szituáció, amelyben nem ismerjük a normákat, óvatossá tesz a válaszreakciókban(esetleges konfliktusok miatti negatív hatások elkerülése érdekében, pl. beilleszkedés új csoportba). Az érzékelt társadalmi szerep (társadalmi státusz osztályképzés a szem színe alapján, az üléspontunk határozza meg az álláspontunkat ) hat a válaszreakcióra

29 Válaszreakciók típusai Ismeretbővülés, vminek a felismerése, megértése, elfogadása Érzelmi válasz Viselkedés - cselekvés Ezek kombinációja. A hatásossághoz válaszminták kellenek.

30 A befolyás elfogadásának okai Szükségletek kielégítése Azonosulás a vezetővel A célok internalizálása

31 Hatalom 72 A hatalom: képesség, esély mások viselkedésének megváltoztatására, egy személy akaratának érvényesítésére, ellenállással szemben is. Két ember közötti viszony, együtt alakítják ki és együtt működtetik Hatalmi viszony szereplői: befolyásoló, hatalomgyakorló és a célszemély, aki engedelmeskedik, függőségi viszonyban állnak A hatalomnak vannak forrásai

32 Hatalmi viszony 72 Alapja a függés, nincs hatalom engedelmesség nélkül A hatalom nagysága a függés mértékével azonos Miért alakul ki a függőség? Mert a másik fél rendelkezik olyan jószággal, ami számomra fontos (értékes és szűkös), és» csak itt szerezhető meg, vagy máshol drágábban» mert bizonytalan vagyok» a függés tranzakció társas igényre reagál. 32

33 Hatalom, hatáskör 72 Hatalom Képesség, amelynek révén mások magatartását saját döntéseink szerint alakíthatjuk. Elérjük, hogy hogy a célszemély a kívánatos módon viselkedjen, vagy egy nemkívánatos viselkedést megszüntessen, ellenállással szemben is. Hatalma lehet egyénnek, csoportnak, szervezetnek, amellyel mások felett uralkodik, vagy elkerüli a mások általi irányítást. Érvényesüléséhez gyakorolni kell. Nem csak hierarchikusan érvényesül Hatáskör (autoritás) A hatáskör jog mások utasítására, ill. arra, hogy egyes szervezeti szereplők mások viselkedését befolyásolják. A hatáskör a vertikális hierarchiában elfoglalt helytől függ. A menedzser beosztottak feletti hatásköre korlátozott, jogot jelent arra, hogy célokat jelöljön ki, teljesítményüket értékelje, munkafeladatot, többletfeladatot adjon. A hatáskör a szervezeti struktúra alapján garantált.

34 Mitől lesz hatalmunk? 73 Egyéni hatalomforrások a szervezeten belüli eszközök birtoklásából fakadóan Külső erőforrásokhoz való hozzáférésből kialakuló hatalom (a szervezet számára értékes javak megszerzésére való képesség) 34

35 73-74 A személyes hatalom forrásai Forrásai French és Raven szerint: Kényszerítés Jutalom Legitim hatalom Szakértői hatalom Példakép v. karizma A források egy része szervezeti, másik része személyes adottság.

36 Hatalomforrások 2. (Hersey) 74 Hersey szerint további két hatalomforrás van a kapcsolatokból (külső, belső) és az információ birtoklásából származó hatalom A hatalomforrások két fő csoportra bonthatók: Pozícióból fakadó hatalom (jutalmazó, kényszerítő, legitim) Személyes hatalom (referens, szakértői, kapcsolati és információs)

37 A informális, formális * hatalomforrások jellemzői Informális hatalom Személyes hatalom forrásokon alapul Nagy hatással van a célszemély elégedettségére és teljesítményére Illékony Formális hatalom Pozícióból fakad bárki legyen is a betöltő Gyors válaszreakciót vált ki, de nem jár együtt az elégedettséggel és elkötelezettséggel Tartósan fennáll

38 Hatalomnövelés eszközei IMÁZSÉPÍTÉS INFORMÁCIÓK SZELEKTÁLÁSA BŰNBAK-KERESÉS FORMÁLIS SZÖVETSÉGEK KAPCSOLATÉPÍTÉS KOMPROMISSZUMOK KÖTÉSE SZEREP-MANIPULÁCIÓ EGYÉB TAKTIKÁK Olyan akciók, amelyek javítják a reputációt és a jövőbeli sikeres karrier esélyét: megfelelő öltözet, a jó ügyek támogatása, normák betartása, önbizalom sugárzása. A kedvezőtlen információk elhallgatása a felettesek elől, hasznos információk megtartása a versenyhelyzetekben, az információk kedvező interpretálása. Törekvés a hibás személy megtalálására, személyes szégyen elkerülése. A kulcsfontosságú személyekkel való egyeztetés az akciókat illetően, koalíciók létesítése. Befolyásos pozíciókban lévő személyekkel való barátságok létesítése. Kevésbé fontos ügyekben való engedmények nyújtása egy sokkal fontosabb ügyben való szövetség érdekében. A szervezet elleni politikán alapuló igények visszautasítása, azonban ugyanezek igények engedélyezése, ha azok speciális körülmények miatt indokoltak. Kényszerítés (eszközök kutatása), mások tapasztalatának aláásása, személyek egymás elleni kijátszása, személyek felhasználása kellemetlen ügyek megoldására.

39 Etikus befolyásolás-gyakorlás eszközei ASSZERTIVITÁS ALKUDOZÁS EGYESÜLÉS, KOALÍCIÓK KONZULTÁCIÓK NAGYOBB HATÁSKÖR HÍZELGÉS INSPIRÁCIÓ SZEMÉLYES VARÁZSERŐ ÉRVELÉS Harsány szóbeli megnyilvánulások, a munkával kapcsolatos kérések/utasítások fontosságának rendszeres hangsúlyozása. Az összetartozás és a kölcsönösség társadalmi normáin alapuló egyezkedés és a kölcsönös hasznok elérése. A szervezeti tagok mozgósítása a saját támogatás érdekében, a kérések ily módon történő erősítése. Az érintettek elkötelezettségének elérése a változtatási döntések meghozatalába való bevonás által. Az utasítások és a hatalom külső eszközeinek felhasználása a célszemély befolyásolására, a felsőbb hatalmakhoz való fordulással való fenyegetés a beleegyezés megszerzése érdekében. A kéréssel egy időben, vagy azt megelőzően hízelkedő, dicsérő, vagy barátságos magatartás tanúsítása. Érzelmi elkötelezettség elérése a befolyásolni kívánt személy igényeinek, vágyainak, értékeinek és reményeinek előtérbe helyezésével. Hatásgyakorlás a célszemély barátságára vagy hűségére alapozva. Adatok prezentálására való alapozás, a kérés logikus okainak hangsúlyozása

40 Köszönöm a megtisztelő figyelmet! gyoker@mvt.bme.hu