MENEDZSMENT ALAPJAI Csoportmunka Dr. Gyökér Irén egyetemi docens BME Menedzsment és Vállalatgazdaságtan Tanszék 2014 ősz 2014.11.19. 1
Esettanulmány Brainstorming = ötletek szabad áramlása Szabályai: Nincs kritizálás! Lényeg a mennyiség (ami minőségbe csap át)! Nincs túl őrült ötlet! Ötletek összekapcsolása és javítása asszociáció (Osborn, 1948)
Fogalom Csoport két vagy több ember együttese, akik között interakció jön létre, közös hiedelmekkel rendelkeznek és magukat az adott csoport tagjának tekintik. A csoport fókuszálja a társas élet jelenségeit, a tagok közötti társas interakció feltételezi a közöttük zajló kommunikációt, egymás észlelését, személyközi kapcsolatokat, közös beállítódottságot, kialakult státuszokat és szerepeket, működési szabályokat.
Feladatmegoldás csoportban? Feladat jellege? Szinergia? A szinergia akkor jön létre, ha kettő vagy több ember egymással folytatott interakciók segítségével magasabb szintű megoldást hoz létre, mint amit az egyedi erőfeszítések lehetővé tennének.
A csoportban való részvétel indokai Közös érdek, közös cél A csoport ereje, befolyása, presztízse A tagok személyisége, vonzereje Az interakciók lehetősége stb.
Integrálódás a csoportba Két szélsőség: Fizet, hogy tagja legyen egy csoportnak Hatalmi eszközökkel kényszerítik a tagságra
A csoportok típusai A csoportokat többféle típusba sorolhatjuk: A szervezetben elfoglalt hely szerint: menedzseri csoport / tevékenységi csoport A létrehozás módja szerint: formális csoport / informális csoport A belső dinamika szerint: statikus csoport / dinamikus csoport
Csoporttípusok Formális A szervezet munkamegosztása alapján jön létre A csoport állandó és zárt Tagsága meghatározott Deklarált működési elvek Informális Egyéni szükségletek, vonzalmak, érdeklődés Változó és nyitott Spontán módon alakul Közös elvek, érdekek alapján állandó kommunikációban alakul a működés
Formális csoport A szervezet (menedzsment) felülről hozza létre, a belső munkamegosztásnak megfelelően A tagok száma korlátozott és a csoport zárt A tagok közötti kommunikáció, interakció esetleges, főként a munkára korlátozódik A tagság szabályai meghatározottak, a tagok funkciói szintén meghatározottak s nem önként vállaltak Gyakran állandó csoportok, de léteznek projekt-teamek melyek egy meghatározott feladat érdekében, meghatározott ideig működnek
Informális csoport Az egyéni érdeklődés, szükségletek, vonzalmak alapján spontán módon - jön létre A tagok közvetlen, személyes ismeretségben állnak A csoport tagjainak száma korlátozott, de a csoport nyitott A tagok között folyamatos a kommunikációs és az interakció A tagság közös érdekeken és értékrendszeren alapszik A tagoknak meghatározott, önként vállalt funkciója van a csoporton belül
Csoportok a feladat típusa szerint Összegző/additív feladatok Összekötő/konjunktív feladatok Szétválasztó/diszjunktív feladatok
Csoportjellemzők, nagyság szerint Két fős - Összetartó, konfliktuskerülő Három fős - Kiscsoport - Nagycsoport - Helyettesíthetőség, konfliktuskezelés Kreatív, egyenlő részvétel biztosítása, felelősség elkenése Mennyiségi munka-megosztás, az összetartást kis csoportok adják, személytelenség
A kéttagú csoport (diád) Jellemzők: alacsony szintű interakció, sajátos egymásra hatás (pl. testbeszéd) az egymásrautaltság jelentős a másik fél véleménye egyszerűen megismerhető nincs harmadik fél aki vitás esetekben döntene ezért nincs lehetőség a negatív érzések feloldására emiatt megjelenik az óvatos véleményalkotás, konfliktuskerülés
A háromtagú csoport (triád) Jellemzők: fokozottabb az interakció, több az információ és a vélemény szinte törvényszerűen megjelennek a konfliktusok, a három résztvevő lehetőséget nyújt hatalmi harcra, koalícióra, bíráskodásra: ketten elnyomhatják a harmadikat a csoportmunka végeztével feszültség, tartós elégedetlenség maradhat meg fontos a tagok konfliktustűrő képessége
A kiscsoport Jellemzők: legalább 4 legfeljebb 12-15 fős jól alkalmazható összetett feladatok esetén e méreteknél élnek a szemtől szembe kapcsolatok, interakciók, sok az információ és az ismeret erőteljes az egymásra hatás, hat a csoportkohézió 7-10 fős csoport a leghatékonyabb, itt még mindenki szóhoz juthat, elmondhatja a véleményét fontos a tagok konfliktustűrő képessége
A csoportméret növekedésével Jellemzők: egyre nehezebb szóhoz jutni, csökken az aktív közreműködés lehetősége, többen kívül maradnak kevesebb a lehetőség a gátlások feloldására csökken a csoportkohézió, mert többféle érdek jelenhet meg, nem alakul ki konszenzus csökken a tagok elégedettsége, egyre kevésbé érzik, hogy hozzájárulnak az eredményességhez növekszik a formalizáltság, nő a szabályzatok stb. szerepe nőnek a koordinációs problémák klikkek alakulhatnak ki
A csoportmunka eredményei Termelékenység Megelégedettség Biztonság Vonzerő, megtartó képesség Tanulás és fejlődés
A referencia csoport Az egyén számára kiemelkedő fontossággal bír a referencia vagy más szóval az elsődleges csoport. A referencia csoport funkciója az, hogy összehasonlítási alapot ad az egyén számára a saját viselkedése megítéléséhez, és támogatást, visszacsatolást kap bizonyos elképzeléseiről. A referencia csoport nagyon fontos az ember számára, mert személyisége ezzel azonosul és az ott meglévő értékek és normák erőteljesen befolyásolják az egyén viselkedését.
Az egyén és a csoport Az egyén különböző szükségleteinek kielégítését várja a csoporttól, ez motiválja arra, hogy tagja legyen egy csoportnak. Maslow
Maslow Biztonsági igény: az egyedüllét bizonytalanságát csökkentheti, megszüntetheti a csoport. A csoporttag magabiztosabbnak, erősebbnek, vállalkozó szelleműnek érzi magát, jobban viselheti a környezetben jelentkező nehézségeket, fenyegetéseket. Szociális igény: a valahová tartozással kapcsolatos szociális igények kielégíthetők, társas kapcsolatok alakulnak ki, csökkenhet, elkerülhető az egyedüllét, Ezen belül a hatalom iránti igény: egyedül nem élhető ki, erre kínál lehetőséget a csoport
Maslow Megbecsülés iránti igény: az elfogadás iránt igény kielégíthető a megfelelő státusszal rendelkező csoport közbeiktatásával Kihívás teljesítéséhez kapcsolódó igénynek: a célok elérésének, a munkamegosztás miatt egyedül csak ritkán felelhetünk meg, tehát ebben is szerepe van a csoporttagságnak
A csoporthoz tartozás előnyei az egyén számára Biztonság, védelem Támogatottság Interakciók lehetősége Fejlődési lehetőség Pozitív pszichés állapot növekvő önbecsülés, pozitív önértékelés Növekvő egyéni hatékonyság
Hátrányok Hátrányok, veszteségek is érhetik az egyént a csoportba lépéssel, a csoporthoz tartozással: Feszültség, hogy meg tud-e felelni a csoport elvárásainak, rendelkezik-e azokkal a képességekkel, készségekkel, amelyek a csoport esetében követelményt jelentenek, Ráfordítás, amely akár időben, akár energiában szükséges ahhoz, hogy a csoporttagjává váljon, Elutasítás, vagyis a csoport nem teljesen fogadja el a tag viselkedését, Ellentétek jelenhetnek meg, akár nyílt, akár lappangó formában.
A szervezet és a csoport Milyen előnyök és/vagy milyen hátrányok származhatnak a csoportok működéséből. A szervezetben? Előnyök: több ismeret és információ áll rendelkezésre a csoportban, mint az egyének szintjén, érvényesül a szinergia, többoldalú, komplex problémaközelítést tesz lehetővé a közösség, a részvételi elv megvalósítása, a participáció a megvalósítás során többlet motivációt jelent.
A szervezet és a csoport Hátrányok: a felelősség bizonytalanná válhat, elkenődhet a csoportban, megjelenik a konformitás, a másokhoz való alkalmazkodás, az egyéni vélemény elnyomásának a kényszere, jelentkezhet az egyéni dominancia, vagyis egy-egy domináns (nagyhangú) személy rányomja a bélyegét a csoport működésére, a presztízs kérdések kerülnek előtérbe, megjelenhet a társas lógás, vagyis a tagok a legkisebb teljesítményű társukhoz igazítják teljesítményüket, a csoport együttes teljesítménye kisebb lehet, mint a tagok egyéni teljesítményeinek összege, ez a szinergiahatással ellentétes.
A csoportkohézió kialakulása A kohézió megmutatja, hogy a tagok milyen mértékben kötődnek a csoporthoz és kívánnak tagja maradni. Kohézió: azon erők eredője, amely a csoporttagság fenntartására ösztönöz Térbeli, fizikai közelség Közös felfogások nézetek, értékrend Közös érdekek, célok Közös gondolkodási rendszer Specifikus szabályzók- csoportnormák - nyújtotta biztonság
A kohéziót erősítő körülmények A beállítódások és célok azonossága Külső fenyegetések (a közös sors megvilágítja a kölcsönös függőséget) Csoportméret; kisméretű csoportok összetartóbbak, mert lehetőség van teljes körű interakciókra (nagy csoportok esetén a diverzitás nő, a kohézió csökken) Csoportösztönzők növelik, az egyéni ösztönzők csökkentik a kohéziót Személyes preferenciákra építő feladatkiadás Elkülönítés; izolált csoportok nagyobb összetartást mutatnak, egyedinek és különlegesnek érzik magukat
A csoportban nyújtott teljesítményt befolyásoló tényezők Internalizáció - a közös gondolkodási rendszer befogadása A csoport befolyás elfogadására való nyitottság Érdekazonosság felismerése
Csoportnormák Normák = a működésre vonatkozó szabályok, informális követelmények (írott, íratlan) A normák célja: hasznos eligazítást jelent a tag számára a csoport megértéséhez és felfogásához azonosítani tudja a helyes és helytelen magatartási formákat
A normák eredete Direkt megfogalmazás Nevezetes események Csoporton belüli interakciók Viselkedés-változás
Csoportnormák 5 jellemzője 1. Megjeleníti a csoport strukturális sajátosságait 2. Szigorúan a magatartásra vonatkozik, nem az emberek egyéni gondolataira vagy érzelmeire 3. Csak olyan magatartási elemekkel foglalkozik, amit a csoport többsége fontosnak tart 4. Általában a normák lassan változnak, de kivételes helyzetekben képesek gyorsan fejlődni 5. Nem minden tagra vonatkoznak (magasabb státuszúak kivételt képezhetnek, új belépőkre szigorú alkalmazkodási kényszer nehezedik)
A csoportnormák fajtái Teljesítménynormák: az elvárt kimeneti érték, mennyire keményen kell dolgozni, hogyan, milyen gondossággal kell elvégezni a munkát. Erőforrás-elosztásra vonatkozó normák: a jutalmak és a jövedelmek elosztása, a nehéz és a könnyű munkák szétosztása, a berendezések, eszközök szétosztása. Külső megjelenés, viselkedés: öltözet, magatartás, udvariasság, hangnem, lojalitás kimutatása az intézményhez ahol dolgozunk. Informális közösségi normák: A csoport társas kapcsolatait szabályozó íratlan szabályok, köszönés, tegeződés, munkahelyi zaklatás, italozás, ünnepségek, kirándulások.
Magas teljesítménynormák alapja Az elégedettséget nyújtó munkafeladat A vezetők iránti bizalom, az a hit, hogy a dolgozók jóléte fontos számukra A hit abban, hogy a szervezet céljai értékesek A munkahely biztonsága nő nagyobb teljesítmény esetén Összefüggés érzékelése a csoportteljesítmény és az elégedettséget nyújtó dolgok között
A csoportnormák erősítése vagy változtatása vezetői ráhatás A normák erősítik a célok teljesítését: Mutassuk meg, hogy az egyén és a szervezet céljai alapvetően megegyezők Jutalmazzuk a norma-konform viselkedést Mutassuk meg, hogyan járulnak hozzá a tagok a csoport eredményéhez A követelmények megfogalmazását a tagok végezzék Aki nem alkalmazkodik, azt kizárják A normák ellentétben állnak a menedzseri szándékkal: Köss szövetséget a hasonló felfogású tagokkal Tárgyalj a célokról és a tervekről a szövetségesek bevonásával Ne engedj a követelményekből csak a békesség kedvéért Tarts ki a nézeted mellet a társadalmi nyomás ellenére Nyilvánosan erősítsd az együttműködés fontosságát és jutalmazd
A konformitás A normák elfogadását, a norma szerinti viselkedést nevezzük konformitásnak. A csoport és a menedzser a konform viselkedést megerősíti, jutalmazza. A normák áthágóit a csoport bünteti, elutasítja, nevetségessé teszi, megszégyeníti, ki is közösítheti. A konformitásnak, - a társas befolyásra való reagálásnak- különböző szintjei különíthetők el:
A konformitás szintjei 1. Behódolás: Az olyan személy viselkedését jellemzi, akit mindig a jutalom elnyerése, vagy a büntetés elkerülése motiválja a cselekedeteit. Az ilyen viselkedés csak addig áll fenn, amíg a jutalom esélye vagy a büntetés veszélye fennáll. Az állapot labilis.
A konformitás szintjei 2. Azonosulás (identifikáció) a vezetővel az egyén viselkedésében utánozni kívánja a befolyásolót, sokszor érzelmi tényezők befolyásolják e döntésének meghozatalában. Ez sem belső szükségből származó viselkedés, hanem abból a megfontolásból ered, hogy az egyén szeretne pozitív kapcsolatot kialakítani azokkal, akikkel vállalja az azonosulást.
A konformitás szintjei 3. Internalizáció: Az átvett vélemény, érték beépül az egyén értékrendszerébe és egyben függetlenedik a forrásától. A társas befolyásolásra való reagálás legmélyebben gyökereződő módja.
Szerepek a csoportban Szerep alatt a csoportok esetében azt értjük, hogy a csoport tagjai milyen viselkedést várnak el egymástól. A szerep abban különbözik a normától, - amely ugyancsak elvárt viselkedésmintát ír elő - hogy személyhez, egy adott pozíció betöltőjéhez kapcsolódik.
Csoportszerepek érvényesülése Szerepészlelés Szerepelvárás Szerepkétértelműség Szerepazonosság Szerepkonfliktus Miként fogjuk fel a tőlünk elvárt szerepeket és aszerint viselkedünk-e? A csoport többi tagja által elvárt, és felénk elvárás a tagok által közölt, a csoport által remélt viselkedés. A szerepelvárások számunkra nem kétértelműség egyértelműek, nem tudjuk mely viselkedésünket fogadják, vagy utasítják el. A szerep összhangban van értékeinkkel, azonosság felfogásunkkal. A szerepek olyan követelményeket támasztanak, melyeket nem fogadunk el, vagy időben ütköznek stb.
A csoportszerepek tipizálása Feladat orientált Kezdeményező Információgyűjtő Véleményalkotó Értékelő Kapcsolat orientált Harmonizáló Békéltető Bátorító Előmozdító Önmagára irányuló Blokkoló Elismerés hajszoló Domináló Visszahúzódó
A csoportszerepek betöltése A csoport teljesítménye alapvetően a feladat- és a kapcsolatorientált szerepek betöltésén és megfelelő összehangolásán múlik, ehhez gyakran semlegesíteni vagy ellensúlyozni kell az önmagunkra irányuló szerepek betöltőit. A legtöbb csoporttag két-három szerepet is betölthet, illetve a több szerepet eredményesen ellátók magas státust vívhatnak ki maguknak a csoporton belül. Azokban a csoportokban, ahol az önmagunkra irányuló szerepek a dominánsak, valószínűleg a teljesítmény elmarad az elvárt és elérhető teljesítménytől.
Feladatok (szerepek) megosztása
Csoportszerepek: Belbin-teszt Elnök / koordinátor Vállalatépítő / implementáló Serkentő Elsődleges szerepek Ötletgazda Figyelő - helyzetértékelő Erőforrás-feltáró Másodlagos szerepek Megvalósító - finiselő Csapatjátékos / teammunkás +Specialista
Státusz Státusz = a hierarchiában elfoglalt hely (jellemző a felfelé törekvés) Az egyén helye a csoporton belül függ: a szervezetben elfoglalt hely + megszerzett tekintély, szaktudás, teljesítmény, kulturális színvonal, személyes tulajdonságok, megjelenés, viselkedés
Csoportok fejlődése Forming Storming Norming Performing Adjourning Új feladat
A csoportfejlődési szakaszok jellemzői
Köszönöm a megtisztelő figyelmet! gyoker@mvt.bme.hu 2014.11.19. 48