Csoportok vizsgálata a szervezetekben

Átírás

1 Csoportok vizsgálata a szervezetekben A tananyag alcíme Szerző: Dr. Balogh Eszter Lektor: Domschitz Mátyás

2 Bevezető A fejezet célja, hogy megértesse, egy szervezeten belül miért és milyen szempontból van jelentősége és a csoportoknak. A fejezet segíti a szervezeten belüli kapcsolatok, konfliktusok megértését.

3 Tartalom 1. A csoport fogalma és vezetése 2. A csoportok típusai 3. A csoporthoz tartozás előnye és hátránya 4. A csoportok működése 4.1. Csoportméret és a csoport összetétel 4.2. Csoportnormák 4.3. Csoportszerepek 4.4. A csoporton belüli kommunikáció 5. Ellenőrzés 6. Irodalom

4 1. A csoport fogalma és vezetése Mi a csoport? A csoport 2 vagy több egyén olyan függőségi viszonya, amelyben a felek interakcióban állnak egymással és egy cél érdekében együttműködnek egymással. A csoport vezetése Egy szervezet számára a versenyelőny egyik fontos tényezője, hogy benne ki tud-e alakulni formális és informális csoport. A csoportokat a vezetőnek kell kialakítania. A csoportalakításban a 20 fő az a legfelsőhatár, amelyben az interakciók még hatékonyak, e fölött a létszám fölött a rendszeres kommunikáció egyre nehézkesebb lesz. A csoportalakításban fontos szempont, hogy a csoportot közös célok kell, hogy összetartsák. A csoportalakítás legfontosabb funkciója, hogy a csoport maximalizálja a szinergiahatásokat és kielégíti a szociális szükségleteket. A szociális szükségletek, a szinergiahatások, vagyis az egyéni és a szervezeti szintű előnyök maximalizálásának az érdekében a vezető feladata a csoport számára a célkijelölés, információgyűjtés, a kezdeményezés, a strukturálás, a véleményezés és azok begyűjtése, az ellenőrzés. Mindezek együttesen jelentik formálisan a csoport vezetését. A vezető másik feladata a magatartási dimenzióval kapcsolatos. Ő felügyeli a csoporton belül az érzelmi dimenziót. Feladata pl. a konfliktuskezelés, a bátorítás, a meghallgatás, a kompromisszumkeresés, stb. Ha a vezető a formális és a magatartási feladatainak nem tesz eleget, akkor az a csoport széthullásához fog vezetni.

5 2. A csoportok típusai Egy munkavállaló több különböző csoporthoz is tartozhat. A tagok minősége, feladata, helyzete alapján a csoportok különböző típusait tudjuk elkülöníteni. Vezetői csoport: vezető és közvetlen beosztottjaiból összeálló csoporttípus, mely egybeesik a formális szervezeti csoporttal. Funkcionális csoportnak is nevezik. Pl. marketing terület utasítási lánca. Feladatcsoport: olyan csoport, melyben az egyének egy meghatározott feladat elvégzése miatt dolgoznak együtt. Általában keresztezik a hierarchikus vonalakat, s nem feltétlenül esik egybe a funkcionális csoporttal. Ez a csoportforma jól kiszolgálja a szervezeti egységek közötti koordinációt is. pl. projekt team. Érdekcsoport: más néven koalíció. Olyan csoport, melyben az egyének számukra fontos, meghatározott célokért együttműködnek egymással. Általában jó érdekérvényesítési készséggel rendelkezik. Érdekcsoport kialakulhat közös érdeklődés alapján is (pl. sport). Bizottságok: mindig valamilyen (pl. beruházási) döntés megtárgyalására hozzák létre Informális csoport: szabadon, szabad elhatározásból sokszor spontán alakuló csoport, amelyeket valamilyen szükséglet hív életre. Barátságon alapuló csoport: közös szimpátián alapuló csoportforma.

6 3. A csoporthoz tartozás előnye és hátránya A munkavállalók számára egy szervezeten belül fontos kérdés, hogy milyen előnyökkel és hátrányokkal jár, ha egy csoporthoz tartoznak. A szervezetek elemzésekor igen fontos szempont, hogy lássuk, milyen okok miatt alakulnak ki csoportok, milyen költségekkel, és milyen előnyökkel jár a csoportokhoz való tartozás vagy éppen az abból való kirekesztődés. A csoporthoz tartozás egyéni szintű előnyei Biztonságot ad: az egyének nagyobb biztonságban érzik magukat egy csoportban,ezért kockázatvállalóbbak, ellenállóbbak a fenyegetésekkel szemben is. Státusz kérdés: az egyéni teljesítmény mellett a csoportteljesítmény is fontos az emberek számára. Ha az egyéni teljesítmény nem, de a csoportteljesítmény magas, akkor is elismerés övezi a csoporthoz tartozó embereket. Önbecsülés: vannak olyan helyzetek, mikor a csoport olyan feladatot tud vállalni, amely az egyéni kompetenciaérzést növeli. Affiliáció vagy valahova tartozás érzése: a Maslow -i- szükségletek alapján fontos értéket képvisel a csoport azzal, hogy biztosítani tudja az egyén számára a valahová tartozás érzését. Támogatás, elfogadás: a jól működő csoportban a kölcsönös segítés az egyik legfontosabb erőforrás az egyén számára Hiedelmek megerősítése: minden embernek szükséglete, hogy a vele hasonlóan gondolkozó emberekkel megerősítsék egymásban a fontosnak vélt értékeket, hiedelmeket. A csoport ha értékeink, hiedelmeink alapján választjuk - megerősít ezeknek a helyénvalóságáról. Hatalom: a csoport biztosítja saját és mások teljesítményének a kontrollálását és védelmet ad a kívülről jövő támadásokkal szemben. Célok megvalósítása: a szervezeti célok megvalósítása csak csoporthoz való tartozással teljesülhet. A csoporthoz tartozás egyéni költségei. (a hátrányokat itt költségekként definiáljuk) a csoporttagság sok fesztültséggel jár. A csoporttagoknak alkalmazkodniuk kell társaikhoz és jó konfliktuskezelési képességgel kell rendelkezniük. a csoporttagság személyes befektetést jelent a csoportba. A csoporttag információt ad másokról és magáról, tagdíjat fizet, stb. Minél többet invesztálunk egy csoportba, annál erősebb az odatartozásunk érzése. A csoport elutasíthat bizonyos olyan magatartásformákat, amiket amúgy mi preferálunk, megtennénk. A csoporton belül ezeket a magatartásformákat mellőznünk szükséges. A csoporton belül ellentétek alakulnak ki a tagok között. A tagok olyan eltérő célokkal rendelkezhetnek, amelyek konfliktust eredményeznek. A csoporton belül ellenkezés következhet be, mikor az egyén szabadságvágya nagymértékben korlátozódik. Ez különösen igaz sok esetben az alacsony státuszúak esetében. Ilyen helyzetben az egyén sokszor kivonul a csoportból.

7 Az egyéni előnyök és hátrányok mellett számba kell vennünk a szervezeti szintű hasznokat és költségeket is. A szervezeteknek csakúgy, mint a munkavállalók számára mérlegelniük kell, hogy milyen feltételek mellett hoznak létre csoportokat. A Szervezetek előnye a csoportok működtetésével összefüggésben Szinergia: a csoport több tudással rendelkezik és képes több tudást előállítani, mint az egyén. A csoport így erősíti a szinergikus hatást a szervezetben. Többoldalú probléma megközelítés: a csoport alkalmas arra, hogy egy problémát több szempontból lehessen megvizsgálni. Döntések jobb megértése: a szervezet számára nagyon fontos szempont, hogy a döntéseket az emberek értsék. Ha egy csoportnak részesei vagyunk, akkor a döntéseket is jobban megértjük, hiszen annak részesei vagyunk. Részvétel- elfogadás a döntésekben: Ha csoporttagként részt veszünk egy döntésben, akkor azt jobb eséllyel tartjuk legitimnek, fogadjuk el, mint ha nem lennénk annak részesei. Szervezeti költségek a csoport működtetésével összefüggésben: Bizonytalan felelősségi helyzet: ha egy döntés sikertelen, rossz következményekkel jár, akkor kérdéses ki a felelős az ügyért. Konformitás, csoportnyomás negatív hatásai: az emberek mást gondolnak a dolgokról egy csoportban és megint mást egyénileg. A csoport befolyásol, nyomást gyakorol az egyéni célokra, gondolatokra. Egyéni dominancia veszélye: a csoporton belül egy csoporttag kiemelkedhet (szakértelem, részvétel intenzitása, makacs kifárasztás által) a csoportból és erősen befolyásolni tudja a többi csoporttagot, mely szervezeti szinten negatív hatásokkal járhat. Társas lógás veszélye: a csoportméret növekedéssel az egyéni hozzájárulások csökkenhetnek.

8 4. A csoportok működése 4.1. Csoportméret és a csoport összetétele A csoporthoz tartozás szervezeti és egyéni szintű megtérülése függ többek között a csoport mérettől, a csoportnormáktól és a csoportszerepektől. A továbbiak ezeket a körülményeket definiálják és áttekintést adnak szervezeten belüli szerepükről. Csoportméret A csoportméret alapvetően befolyásolja az egyén magatartását. A méret alapján kiscsoportnak tekintjük a 4-15 főből álló csoportot. Köztudott, hogy a patthelyzetek elkerüléséhez páratlan számú csoportokat szükséges létrehozni. A kiscsoport előnye, hogy ekkora számban az interakciók száma kezelhető, a csoporttag véleménye, szava nem vész el. A csoportszám növekedésével csökken a részvétel intenzitása és az összetartozás érzése. Szervezetekben a legideálisabb létszám 5-7 fő. Ennél a méretnél jelentkeznek a csoporthatás előnyei, ld. fentebb, ebben a volumenben alacsonyak a költségek és minimálisak a hátrányok. A csoportméret eldöntésekor mérlegelünk, hogy mi a létrehozandó csoport célja. A célok alapján megkülönböztetünk problémamegoldó és feladatmegoldó csoportot. A problémamegoldó csoportnál a sok szempontból történő mérlegeléshez előnyt jelent, ha nagy csoportot hozunk létre. A feladatmegoldó csoportnál ezzel szemben a csoportmérettel nő a feladat elvégzéséhez szükséges időigény, ezért a csoport méret növelése csökkenti a csoport hatékonyságát.

9 Csoportösszetétel A csoportok összetételének az eldöntésekor azt mérlegeljük, hogy bizonyos szempontok alapján a csoporttagok mennyire legyenek homogének vagy heterogének. Kohorsznak nevezzük azokat a csoportokat, amelyekben a tagok bizonyos közös tulajdonságokkal rendelkeznek. (pl. az életkor, a nem, a végzettség, a szervezetnél töltött idő, stb.) Fontos alapszabály, hogy minél homogénebb egy csoport, annál kisebb a fluktuáció, ritkábbak a konfliktusok és a kommunikációs nehézségek. A szervezet életében ugyanakkor léteznek olyan pillanatok, mikor éppen a heterogén, változatos csoportösszetételre van szükség. A heterogén csoport akkor szükséges, ha a feladatban a kreativitás, a problémamegoldás prioritást élvez. A konfliktusok kialakulásának a veszélye miatt heterogén csoportok vezetése, működtetése magasabb költségekkel jár, fontos a strukturális és a komoly vezetői kontroll.

10 4.2. Csoportnormák Szervezeten belül azok a szabályok válnak normává, amelyek biztosítják a csoport túlélését előre jelezhetővé teszik a csoporttagok magatartását csökkentik a tagok közötti kellemetlenségeket megjelenítik azokat az értékeket, amelyektől a csoport másoktól megkülönbözeti magát. A csoportokban alapvetően négy- féle norma- osztály létezik. Teljesítmény norma: ez meghatározza, hogy a tagfoknak mennyire keményen kell dolgozniuk, mi az elfogadható munkavégzés szintje. Erőforrás-elosztásra vonatkozó normák: csoporton belül világos iránymutatás van (vagy kellene lennie) arról, hogy milyen lehetőségek vannak csoporton belül és a milyen jutalmazási elosztási elvek irányítják a csoportot. Külső megjelenés, nyilvános viselkedés normái: ezek világos iránymutatást adnak a csoporttagok kommunikációjára (verbális, non-verbális) és viselkedésével kapcsolatos elvárásokra Informális közösségi normák: ide tartoznak az íratlan szabályok, a névnapok ünneplésének módjai, a vacsorák, az árulkodás, stb. Ha a csoporttag elfogadja a csoportnormákat, akkor konformnak tekintjük, ha nem fogadja el, akkor deviánsnak mondjuk a magatartását. Szervezeten belül nyilván a konform viselkedést erősítjük meg, de vezetői szemmel a devianciának mégis van funkciója. A deviancia hordozza magában a változás képességét, a kreativitást, az innovációt. A változás, vagy a változtatásra való hajlam mindig picit deviáns A deviancia felhívhatja a figyelmet arra, ha a normával baj van. Sokszor megtörténik, hogy a deviáns viselkedés hívja fel a figyelmet arra, hogy egy szabály idejétmúlt, diszfunkcionális, nem hatékony, stb. Ekkor nem a viselkedés a problémás, hanem maga a norma.

11 4.3. Csoportszerepek A szerep nem más, mint a csoport tagjainak egymás viselkedésére vonatkozó elvárásai. A csoportszerep a normától abban különbözik, hogy a szerep az egyénhez, vagy egy adott pozíció betöltőjéhez kötődik. Az egyén a szerep kétértelműség helyzetében akkor van, ha nem tudja, hogy a viselkedését elutasítják vagy jutalmazzák. Ez akkor következhet be, mikor a szerepek nem egyértelműek. Szerep azonosságról akkor beszélünk, mikor a szerepek hiedelmeinkhez és értékeinkhez illeszkednek. A csoportszerepek alapvetően háromfélék lehetnek: Feladatorientált szerepek Kapcsolatorientált szerepek Önmagunkra irányuló szerepek

12 4.4. A csoporton belüli kommunikáció A csoporton belüli kommunikáció legfontosabb alapelve a fogoly dilemma helyzet. A csoport kommunikáció akkor hatékony, ha az egyéni és a kölcsönös, csoport előnyök is maximálisak. Ennek feltétele a közös cél, a közös interakció és a bizalom. A csoporton belüli kommunikációs problémák általában magatartási zajokra vezethetőek vissza. Ez azt jelenti, hogy a problémát szándékosan vagy nem szándékosan a küldő vagy a fogadó okozza. A kommunikációs problémák háttérében levő magatartások megértése ezért elengedhetetlenül fontos. Ha egy csoporton belül a zaj szándékoltan homályos, többértelmű üzenet, akkor azon nem segít a visszacsatolás sem. Erről a csoport vezetőjének és a csoporttagoknak tudniuk kell, a konfliktust meg kell érteniük. A magatartási zajok típusai: Kommunikáció érzelmi, csoportdinamikai és kulturális jellegzetességekből eredő zajok Küldő szándékából származó zajok Fogadó észleléséből, értelmezéséből zajok Visszacsatolás során felmerülő zajok.

13 Ellenőrzés Házi feladat Keressen meg egy tetszőleges szervezetet, melynek létszáma fő. A szervezet vezetőjével vagy a szervezeti viszonyokat átlátó HR-el készítsen interjút. Az interjú során térképezze fel a szervezeten belüli csoportokat a következő szempontok alapján: méret Típus Normák összetétel Csoporton belüli és közötti kommunikáció Az interjút foglalja össze, s a dolgozat végén fogalmazza meg legfontosabb tapasztalatait, következtetéseit. A dolgozat terjedelme 5-10 oldal

14 Irodalom Bakacsi Gyula: Szervezeti magatartás és vezetés KJK Dobák Miklós: Szervezeti formák és vezetés, KJK, Budapest.

15 Ikonok Ikonok vissza a legelejére Ugrás a tartalomjegyzékre Hallgatható médiaanyag Film média Külső forrás (pl. csatolt pdf) Külső web forrás Kérdések feladatok Fontos anyagrész