Lean Office Veszteségcsökkentés adminisztratív területeken. Dr. Németh Balázs Szeptember 30.

Átírás

1 Lean Office Veszteségcsökkentés adminisztratív területeken Dr. Németh Balázs Szeptember 30.

2 Hogyan csináljunk kevesebbel többet? idı 2 Követelmények Erıforrások

3 Veszteségcsökkentési potenciálok Gyártás Anyagköltség (kb. 60%) Készletek Selejt és hibaköltség Terület Kiegyensúlyozatlan gyártósorok Ki nem használt kapacitások (emberi idı, gépi állásidı) Szolgáltatás Bérköltség (kb. 70%) Várakozás, idıveszteség Felesleges tevékenységek Bonyolult folyamatok Visszatérı hibák Rosszul kiegyensúlyozott mőveletek Elveszett, téves információk Elvesztett vevık A felesleges készlet és kapacitások elfedik a problémákat! Kiegyensúlyozatlan gyártás Gyenge ütemezés Gép leállások Hosszú átállási idık Hibák Nem megbízható beszállítók Selejt Hosszú szállítási út Késıi szállítás Hiányzások 3

4 Lean megközelítés Rendelésteljesítés átfutási ideje Anyag megérkezik Anyagot megrendeljük Transzformációs rendszer átfutási ideje Terméket leszállítjuk Megrendeléstıl kifizetésig átfutási idı Megrendelés Anyagot kifizetjük Cashtıl cash-ig átfutási idı Kifizetés 4

5 Lean Management 5 alapelve 1. Határozzuk meg, hogy melyek a hozzáadott értéket tartalmazó és nem tartalmazó tevékenységek a vevı szempontjából 2. Azonosítsuk az összes, a termék vagy szolgáltatás elıállítása szempontjából szükséges tevékenység láncolatát, az értékáramot és azonosítsuk a veszteségeket. 3. Tegyük folytonossá, megszakítások, eltérítések, megállások nélkülivé az értékáramot 4. Csak azt állítsuk elı, amit a vevı igényel, húzó rendszer kialakítása 5. Folyamatosan törekedjünk a tökéletességre, a veszteségek folyamatos felderítésén és eltávolításán keresztül. Value Value stream Flow Pull Perfection (James Womack, Daniel Jones) 5

6 Értékáram elemzés (Value Stream Analysis) Beszállító Vevı 1. tevékenység 2. tevékenység 3. tevékenység Hozzáadott értéket termelı Hozzáadott értéket nem termelı 1. Kiküszöbölés Muda II HÉ Muda I Hozzáadott érték Muda I Muda II Hozzáadott érték t. i. Teljes átfutási idı = %?? 3. Változtatás 2. Csökkentés 6

7 Lean Office Vevı és értékközpontúság Folyamatos értékáram Rugalmas szervezet 0 hiba koncepció Kaizen, veszteségcsökkentés Vizuális mgmt. STABIL MŐKÖDÉS 5S Szabványos munka és folyamatok Lean szemlélet 7

8 Hol vannak a veszteségek az irodában? Idı Eszköz Információ Ember Folyamat Anyag Energia 8

9 Veszteségek adminisztratív területeken Tevékenységek: - Túl sok idıt igénylı tevékenységek (elhúzódó megbeszélések) - Felesleges tevékenységek (pl.: telefonok, keresgélés, ellenırzés) -.Várakozás (más területekre, információkra) - Duplán, párhuzamos elvégzett tevékenységek - Megismételt feladatok, megbeszélések - Hibák, hibakeresés, javítás - Befejezetlen feladatok, fejlesztések - Eredménytelen nem célirányos tevékenységek (marketing akciók..) Folyamatok: - Szabályozatlan, szervezetlen folyamatok - Feleslegesen bonyolult folyamatok - A szétszabdalt (sok szereplıs) folyamatok -Tisztázatlan feladatok, felelısségek, munkaköri leírások - Felesleges jóváhagyási körök - Túlzott adminisztráció, bürokratizálódás - Kiegyensúlyozatlan folyamatok - Állásidık, szakadások a folyamatokban - Feleslegesen elindított folyamatok (megrendelés, ellenırzés) -Feleslegesen ismételt folyamatok (tervezési körök) Információk: - Az információ hiány, téves információk következtében hozott rossz döntések - Elveszett információk, vevıi igények - Elavult, hibás információk, dokumentumok - A felhasználó számára szükségtelen információk (felesleges ek, adatok) - Duplikált információk - A nem idıben továbbított információk - A nem egyértelmő, félrevezetı információk - A felesleges dokumentumok Erıforrások, kapacitások: - Rosszul kihasznált emberi erıforrások, képességek - Felesleges, ki nem használt kapacitások (létszám, IT, irodai terület, szoftver) - A kapacitások kiegyensúlyozatlan igénybe vétele - Elavult adatbázisok, file-ok, információk tárolása - Logikátlan irodai elrendezés - Szétszabdalt, adatbázisok, egymáshoz nem illeszkedı, IT rendszerek - Elégtelen kapacitások okozta várakozás, idıveszteség 9

10 Minden olyan megoldás, amely növeli az erıforrások rugalmas, vevıi igényekhez illeszkedı kihasználását több funkciós munkatársak (egyablakos kiszolgálás, átcsoportosítás), rugalmas idıbeosztás, területek összevonása (fizikailag), folyamatelvő szervezet online adatbázisok, tudásbázisok dolgozók felhatalmazása elısegíti a veszteségek csökkentését. 10

11 Veszteségek adminisztratív területeken Tevékenységek: - Túl sok idıt igénylı tevékenységek (elhúzódó megbeszélések) - Felesleges tevékenységek (pl.: telefonok, keresgélés, ellenırzés) -.Várakozás (más területekre, információkra) - Duplán, párhuzamos elvégzett tevékenységek - Megismételt feladatok, megbeszélések - Hibák, hibakeresés, javítás - Befejezetlen feladatok, fejlesztések - Eredménytelen nem célirányos tevékenységek (marketing akciók..) Folyamatok: - Szabályozatlan, szervezetlen folyamatok - Feleslegesen bonyolult folyamatok - A szétszabdalt (sok szereplıs) folyamatok -Tisztázatlan feladatok, felelısségek, munkaköri leírások - Felesleges jóváhagyási körök - Túlzott adminisztráció, bürokratizálódás - Kiegyensúlyozatlan folyamatok - Állásidık, szakadások a folyamatokban - Feleslegesen elindított folyamatok (megrendelés, ellenırzés) -Feleslegesen ismételt folyamatok (tervezési körök) Információk: - Az információ hiány, téves információk következtében hozott rossz döntések - Elveszett információk, vevıi igények - Elavult, hibás információk, dokumentumok - A felhasználó számára szükségtelen információk (felesleges ek, adatok) - Duplikált információk - A nem idıben továbbított információk - A nem egyértelmő, félrevezetı információk - A felesleges dokumentumok Erıforrások, kapacitások: - Rosszul kihasznált emberi erıforrások, képességek - Felesleges, ki nem használt kapacitások (létszám, IT, irodai terület, szoftver) - A kapacitások kiegyensúlyozatlan igénybe vétele - Elavult adatbázisok, file-ok, információk tárolása - Logikátlan irodai elrendezés - Szétszabdalt, adatbázisok, egymáshoz nem illeszkedı, IT rendszerek - Elégtelen kapacitások okozta várakozás, idıveszteség 11

12 Lean Management építı elemei Húzó rendszer (JIT) JIDOKA (0 hiba) KAIZEN Az emberek bevonása Stabil mőködés Heijunka One-piece flow Kevert modellő gyártás Supermarket POKA-YOKE Elsıre jót Folyamatba épített minıség PDCA ciklus Problémamegoldás KAIZEN lépések Veszteségcsökkentés Rugalmas munkaerı Több funkciós munkatárs Csapatmunka Szabványosítás 5S Kanban Sorkiegyenlítés Cella rendszer SMED Automatizálás + ember Vizuális kontrol Andon DOE 3MU 5 W 1H, 5 Miért? Blitz Kaizen, Kaizen workshop Javaslati rendszer Munkatársak képzése, felhatalmazása TPM Vizuális menedzsment 12

13 JIT A vevı igénye vezérli a termelést, akkor, ott és csak annyi anyag van, amennyi szükséges Just In Time = A megfelelı helyen A szükséges anyag Megfelelı idıben A szükséges mennyiségben A megfelelı minıségben Rendelkezésre áll 13

14 Lean Office Folyamatos értékáram Vevı és értékközpontúság Rugalmas szervezet 0 hiba koncepció Kaizen, veszteségcsökkentés Vizuális STABIL MŐKÖDÉS 5S Lean Office bevezetése során mgmt. Szabványos munka és folyamatok Lean szemlélet mindig a vevıi igénybıl indulunk ki, és azt vizsgáljuk, hogy a szükséges erıforrások, információk az igényeknek megfelelıen idıben, megfelelı minıségben (állapotban) állnak-e rendelkezésre. Minden az ideálistól eltérı igénybe vétele az erıforrásoknak veszteség. Célunk az igényekhez igazodó, hatékony erıforrás felhasználás megteremtése. A kérdés az, hogy az erıforrásaink rendelkezésre állása és felhasználása (térben, idıben, minıségben), mennyire van összhangban az ıket igénybe vevı piaci és belsı igények változásával. 14

15 Rugalmas szervezeti megoldások Kereszt-funkcionális teamek A folyamatban résztvevı összes embert szervezetileg is egymáshoz kapcsoljuk (szervezetileg és fizikailag is egy helyen legyenek) Online adatbázisok, tudásbázisok A hasonló folyamatokat ugyanazok a személyek végzik Rugalmas, több funkciós munkatársak és rendszerek Kereszt-funkcionális képzés Egy dolgozó több feladatot is el tud látni Egy ablakos kiszolgálás A dolgozó vagy a szervezet lehetıleg az egész folyamatot végig viszi Képesek vagyunk kezelni a kivételeket A dolgozókat felhatalmazzuk a váratlan helyzetek megfelelı kezelésére Megfelelı szabványokkal, eljárásokkal támogatjuk a hatékony munkavégzést és döntéseket JIDOKA, a problémákat felmerülésükkor próbáljuk megoldani 15

16 KAI ZEN Változtatni + Jó Minıség Q Folyamatos tökéletesítés egy jobb jövıért Kis, gyakori, folyamatos javítások, hosszútávon, mindenki részvételével. Kis költséggel (ráfordítással) Módszerbeli változtatás C Költség Vevıi elvárások KAIZEN D Határidı 16

17 Kaizen szerepe Q, C, D Input Termelési rendszer Output KAIZEN akció 17

18 KAIZEN Módszerbeli változtatás Más módszer Más eredmény Módszer változtatás Eszköz változtatás 18

19 idı Kiegyensúlyozás ÍV 2F Egy D D idı Elı Egy ÍV 2F D 19 Egyenget ívez Forraszt Kiéget Elınyomat Lerak Egyenget & Elıkészít ívez&mozg Forraszt Elınyomat & Mozgat

20 Folyamatok szerepe Igények, követelmények kielégítése Folyamatcélok megvalósítása Környezet Stratégia Folyamatok Folyamat célok Szervezet Technológia 20

21 A meglévı folyamatok vizsgálata A vevık elvárásainak megfelelıen vannak kialakítva a folyamatok? Szükség van minden lépésre a folyamatban? Milyen lehetıségeket és korlátozásokat jelent az IT? Mi a jelenlegi legjobb nemzetközi gyakorlat? Szabályozott és dokumentált a folyamat? Valóban az elıírásoknak megfelelıen végzik az egyes folyamatokat? A rossz folyamat teljesítmények a meglévı rendszereknek köszönhetık? Miért? Miért? Miért? Miért? Miért? 21

22 A meglévı folyamatok vizsgálata Mik a jelenlegi problémák és szőkkeresztmetszetek? Nincsenek felesleges megszakítások, állásidık a folyamatban? Túl sok energiát pazarlunk az alacsony hozzáadott értékő tevékenységekre? Túl sok a felesleges tranzakció az egyes osztályok, résztvevık között? Túl bürokratikus az ellenırzés? A megfelelı helyen végzik az egyes tevékenységeket? Milyen okok vannak a rossz hatékonyságú szervezés hátterében? Miért? Miért? Miért? Miért? Miért? 22

23 Folyamatoptimalizálás a Front Office területen Flow Szakadásmenetesség Egy ablakos kiszolgálás Több-funkciós munkatársak Kiegyensúlyozás Folyamatba épített ellenırzés Integrálás, közös DB (IT) Igény fogadása Tájékoztatás Törzsadatok bekérése I. Hitelbírálat II. Hitelbírálat Jóváhagyás Szerzıdéskötés Dokument. kezelés Igény Fogadása tájékoztatás Elıszerzıdés kötés I. Hitelbírálat Szerzıdéskezelés 23

24 Áru beérkeztetés fejlesztése A folyamatok az estek 98%-ban kifogástalanul mőködtek, de.. A fizikai és logikai bevételezés egymástól elkülönül (idıben és térben) Aki logikailag bevételez, az nem látja mit vettek át fizikailag A logikai bevételezés du. 5 óra után már nem könyvel, de elıfordul, hogy árut vesznek át Korai kihelyezés átmenetileg negatív készletet eredményezhet. A bevételezésnél néha hibás A készleteltérések 24

25 2. Jelenlegi folyamatok Áru érkezett Címzett OK? igen_ Áru fogadása + Áru átvétele + Kifogás Kifogásolás Nem Átvétel elutasítása Átvétel elutasít Nincs kifogás Átvételi bizonylatolás és áru elrakása + Átvétel elutasítva Árubeérkeztetõ lefûzve Árubeérkeztetõ lefûzése Árubeérkeztetõ továbbítása könyvelésnek Napi árubeérkeztetõ lezárása Árubeérkeztet õ jegyzék Áru átvétel vége Nap vége 25

26 A megoldási változat Átvételi bizonylatolás indít Szkennelés? nem Bizonylatok iktatása tömbbe Bizonylatok igazolása (átvét) igen Bizonylatok szkennelése (átvét. száll. lev) Iktató tömb (átvét) Bizonylatok beszkennelése után a könyvelık már elkezdhették a logikai könyvelést Szállító levél (átvét) Áruátvételi jegyzıkönyv Ezzel a késın érkezı áruk azonnali könyvelés nem oldható meg, de az átfutási idı lecsökkenthetı 26

27 A megoldási változat 2. Egy árukönyvelıi terminál biztosítása bevételezésnél Vonalkódos bevételezés A logikai és fizikai bevételezés egy idıben történik meg Ezzel kiküszöbölhetık az aszinkronitásból származó problémák 27

28 Kaizen workshop forgatókönyv 0-1. Nap 2. Nap 3. Nap 4. Nap 5. Nap 6. Nap Tényállapot Felmérés SEIRI Koncepció kialakítás Átállás SEITON Átállás befejezése, betanítás SEISO Próbamőködés, Hatékonyságmérés SEIKETSU Workshop lezárása, Szabványosítás Terület, téma kijelölése Kaizen team kialakítása, oktatása Terület bejárása Mutatók meghatározása, Tényállapot felmérés, Adatgyőjtés Fejlesztési célok pontos megfogalmazása 5S elindítása (Seiri mővelet) Veszteségforrások felderítése és elemzése Kaizen ötletek megfogalmazása és értékelése Kaizen koncepció kialakítása és prezentálása Kaizen akció tervek kidolgozása Feladatok kiosztása A szükséges eszközök és erıforrások biztosítása Napirend és akcióterv közös áttekintése Kaizen akciók megvalósítása Átállás az új mőködésre Terület átrendezése 5S folytatása (Seiton mővelet) Kaizen akciók folytatása Munkahelyek kialakítása 5S (Seiso mővelet tisztítás) Szabványok, vizualizálás felülvizsgálata Betanítás Próbamőködés, 5S Audit (check listák elkészítése) Hatékonyságmérés, Adatgyőjtés Eredmények visszaellenırzés e és értékelése, Szükség szerint helyesbítı akciók elindítása A workshop lezárása Záró prezentáció Az eredmények értékelése és dokumentálása Szabványos munka kialakítása Dolgozók oktatása Tapasztalatok, jó gyakorlatok megosztása 28

29 Kvalikon megközelítés Lean szemlélet Hozzáadott érték növelés Gemba Kaizen Gyakorlat orientált oktatás Akció orientált fejlesztés Tudástranszfer, közös tanulás Team munka Szisztematikus fejlesztés (PDCA) Felhatalmazás, a dolgozók bevonása Dokumentáció és monitoring 29

30 További információ Kvalikon Kft. Budapest, 1125 Istenhegyi út 63/B Telefon: (06-1) , honlap: 30