Károli Gáspár Református Egyetem ME BELSİ AUDIT

Átírás

1 BELSİ AUDIT 1. Cél A Belsı audit címő minıségügyi eljárás-utasítás célja a belsı minıségügyi felülvizsgálás/audit eljárásrendjének szabályozása az auditok hatékonysága érdekében. 2. Alkalmazási terület A jelen eljárás-utasítás kiterjed az egyetem minden belsı audit tevékenységére. 3. Felelısség és hatáskör A dékán felelıssége: az audit terv jóváhagyása, az auditorok megbízása, az audit jelentésen alapuló helyesbítı és megelızı tevékenységek jóváhagyása. A minıségbiztosítási vezetı felelıs: az audit terv elkészítéséért, az audit megszervezéséért, koordinálásáért, az auditorok felkészítéséért, a munkadokumentumok átadásáért, a kérdéslista jóváhagyásáért, a szükséges helyesbítı tevékenységek végrehajtásának felügyeletéért, az érintett dolgozók tájékoztatásáért az audit céljáról és tárgyáról, az érintett területek értesítéséért, a feltárt nemmegfelelıségek ismételt követı auditjának elrendeléséért, a követı audit jelentés értékeléséért és jóváhagyásáért, súlyos nemmegfelelıségek feltárása esetén a dékán azonnali tájékoztatásáért, az auditok dokumentációjának lezárásáért és ırzéséért/ıriztetéséért, a vezetıségi átvizsgáláson való beszámolásért. A vezetı belsı auditor felelıs: a belsı audit kérdéslista összeállításáért, az auditra való felkészülésért és felkészítésért, az audit lefolytatásáért, az audit dokumentálásáért, az audit jelentés elkészítéséért, átadásáért a minıségbiztosítási vezetınek, ha szükséges, a követı audit végrehajtásáért és annak dokumentálásáért. 1

2 4. A belsı audit lefolytatása 4.1. Általános útmutatás A belsı auditokat a dékán rendeli el és a minıségbiztosítási vezetı koordinálja, amelyrıl írásos feljegyzés készül, elrendelve a hibajavító és utóellenırzı tevékenységet is. Az auditokat a Kézikönyv alapján kell végrehajtani. Az audit végrehajtásának módszere, hogy az auditor összeveti a minıségbiztosítási kézikönyv, a dokumentációk és egyéb utasítások, szabványok követelményeit a tényhelyzettel és az eltéréseket feljegyzi. Csak képzett és az auditálási területtıl független személy auditál. A minıségbiztosítási rendszer összes elemét a minıségügyi dokumentumok fejezetei alapján évenként legalább egyszer auditálni kell. 4.2 A belsı audit tervezése A minıségbiztosítási vezetı az egyetem éves feladatainak, terveinek meghatározásával egy idıben elkészíti a belsı audit éves tervét. Az audit tervben az idıpontok, a vizsgálandó területek és folyamatok meghatározása szerepel. Az auditok éves tervének elkészítése és nyilvántartása a minıségbiztosítási vezetı, jóváhagyása a dékán feladata. Az auditok tervezett idıpontja szükség esetén módosítható, de a rendszer auditálását folyamatosan végezve évente el kell végezni. 4.3 A belsı audit elrendelése Az auditot, az auditterv szerint, a dékán rendeli el, az audit programjának jóváhagyásával egyidıben. A dékán vagy a minıségbiztosítási vezetı az éves audit tervben elıírt auditokon felül rendkívüli auditot rendelhet el a minıségbiztosítási rendszer elégtelen mőködése, jelentıs vagy ismétlıdı minıségromlás esetén, vagy, ha a minıség eltérés ezt indokolttá teszi. 4.4 A belsı audit lebonyolítása Az audit lefolytatása nyitóértekezlettel kezdıdik, amelyen az auditorok és az egyetem vezetıségi tagjai vesznek részt. A nyitó- és záró értekezletet a minıségbiztosítási vezetı vezeti le. A belsı audit lebonyolításához szükséges kérdéslistát az auditor/ok/ az audit elıtt elkészíti/k/. A kérdéseknek célorientáltnak kell lenniük a minıségbiztosítási rendszer minden elemének az azonosítása érdekében. A kérdéslistának egyszerő és célratörı kérdéseket kell tartalmaznia az alábbi legalapvetıbb kérdésfelvetések vonatkozásában, ki, mit, hol, mikor, hogyan?. A kérdéslista tevékenységi területekként készülhet. A kérdések a kézikönyv minden fejezetére és az egyetem folyamataira terjedjenek ki. Az auditorok, auditcsoportok a kijelölt területen és az arra vonatkozó kérdéslista szerint folytatják le a helyszíni vizsgálatot. Szükség szerint az auditot ki kell terjeszteni, ha a már azonosított eltérésbıl olyan további kérdések származnak, amelyek nem szerepelnek a listán. 2

3 Az audit menete során az auditornak a tények objektív feltárására kell törekednie. A szerzett információkat bizalmasan kell kezelnie. Az auditot az érintett munkatársak kérdezésével, a tevékenységek megfigyelésével, a minıségbiztosítási dokumentumok, feljegyzések, és bizonylatok ellenırzésével kell végrehajtani. A tevékenységek megfigyelésével kell meggyızıdni arról, hogy a valós tevékenységet a minıségbiztosítási kézikönyvben és a folyamatleírásokban, módszertanokban elıírt követelményeknek megfelelıen hajtják-e végre. A kérdéseknek arra kell irányulniuk, hogy a munkatársak ismerik-e a helyüket a rendszerben, ismerik-e a minıségbiztosítási dokumentumokat, saját felelısségi, illetve tevékenységi és hatáskörüket, és ezeknek megfelelıen végzik-e a tevékenységüket. Az audit megállapításait és az észlelt eltéréseket a kérdéslistán, illetve az auditjelentésben kell rögzíteni úgy, hogy az információ az auditált terület és más auditor számára is egyértelmő legyen. Az audit során észlelt eltérésekrıl Eltérésjelentést kell felvenni. Az audit befejeztével, a záró értekezleten, az auditor/ok/ beszámolnak tapasztalataikról, észrevételeikrıl és javaslataikról. Törekedni kell arra, hogy kialakuljon az egyetértés az audit eredményeit illetıen. A teendı intézkedésekrıl a dékán hoz döntést. A keletkezett feljegyzések (kérdéslista, jelentés, eltérésjelentés) és a tájékoztatások alapján a minıségbiztosítási vezetı a vezetıségi átvizsgáláson beszámol az audit eredményeirıl. 4.5 Az audit lezárása A feltárt eltérésekre helyesbítı, esetleg megelızı intézkedéseket a minıségbiztosítási vezetı határozza meg, határidı és felelısök megjelölésével. A helyesbítı és megelızı tevékenységek határidın belüli végrehajtásáról az arra illetékes felelıs munkatárs intézkedik. Amennyiben a feltárt hiányosságok súlyossága indokolja, a tervezett intézkedések végrehajtásának ellenırzésére a minıségbiztosítási vezetı követı auditot rendelhet el. 5. A belsı audit feljegyzései A belsı audit során a feljegyzésekhez az alábbi formanyomtatványokat kell használni: 1. A belsı audit kijelölése 2. Vezetı auditori megbízólevél és meghatalmazás 3. Auditori megbízólevél és meghatalmazás 5. Belsı audit jelentés 6. Hibajegyzıkönyv Készítette: Jóváhagyta: 3

4 A belsı audit felelısség-hatáskör mátrixa. 1. táblázat Sorszám Tevékenység Iskolaigazgató Min.biztosítási vez. Auditálók 1. Belsı audit terv elkészítése. IR VH - 2. Belsı audit elrendelése. Auditor IR VH T megbízása. 3. Belsı auditra történı - KM VH felkészülés, kérdésjegyzék összeállítása. 4. Belsı audit végrehajtása. T IR VH 5. A belsı audit kiértékelése. T KM H Audit jelentés készítése. 6. Javító, megelızı intézkedések IR VH T meghatározása. 7. Követı audit végrehajtása. T IR VH 8. Belsı audit lezárása. T VH KM Az 1. táblázatban található jelölések értelmezése az alábbi: IR: a feladat irányítása, koordinálása VH: a feladat végrehajtása KM: a feladat megoldásában való közremőködés /információszolgáltatás, segítség, kisebb részfeladat elvégzése/ T: a feladatról tájékoztatást kap 4

5 1. ábra A belsı audit folyamata Start Éves belsı audit terv v. rendkívüli audit elrendelése Belsı audit elrendelése, az érintettek tájékoztatása Az auditorok megbízása Az auditra felkészülés, a dokumentumok bekérése Audit kérdéslista összeállítása Az audit végrehajtása, helyszíni bejárás nem Minden megfelelı? Az audit jelentés elkészítése, a nemmegfelelıségek megállapítása Helyesbítı tevékenység meghatározása (felelıs, határidı) igen Helyesbítı tevékenység bevezetése Követı audit végrehajtása nem Megfelelı? igen Irattározás Az iskolaigazgató tájékoztatása az audit eredményérıl Stop Az audit lezárása, az audit jelentés befejezése 5

6 1. sz. melléklet A belsı audit formanyomtatványainak mintapéldányai Belsı audit kijelölés (ME-3.0.0/1) Az AUDIT indítása: AUDIT TERV alapján Külön kérés alapján Az AUDIT helye: Az AUDIT idıpontja: Az AUDIT tárgya, programja: AUDIT-hoz elıkészítendı dokumentumok: Az AUDIT-ban résztvevı személyek: A felelıs nyilatkozata: Az auditor személyét Kijelölt auditor: Elfogadom: Nem fogadom el: A kijelölést végezte: dátum aláírás dátum aláírás Helye: Az AUDIT kiértékelésének Idıpontja: Készítette:. 6

7 dátum aláírás Belsı audit kérdéslista (ME-3.0.0/2).év Audit azonosító: Az audit tárgya: Bevont személyek: Megfelel Kérdések Igen Nem Megjegyzés/adatok Auditor aláírása: A felülvizsgált terület felelısének aláírása: Dátum: Dátum: 7

8 Belsı audit jelentés (ME-3.0.0/3) Vezetı auditor: Auditor: Auditált terület: Az audit ideje: Eljárás, szabványkövetelmény: Összefoglaló értékelés: Eltérések száma: Mellékletek: Dátum: Vezetı auditor aláírása: Auditor aláírása: 8

9 .. részére Vezetı auditori megbízólevél és felhatalmazás (ME-3.0.0/4) Tisztelt.! Megbízom és felhatalmazom a Károli Gáspár Református Egyetem éves audit tervében szereplı audit vezetı auditori munkáinak elvégzésére. Az audit azonosítója:. Az auditori munka idıtartama:.-tól.-ig. Az audit során a Belsı audit folyamatleírás alapján járjon el és az alábbi feladatokat végezze el: Készítse fel az auditorokat. Értesítse az érintett területeket. Hagyja jóvá a belsı audit kérdéslistáját. Szervezze meg, koordinálja a kijelölt auditot. Vezesse le a nyitó értekezletet. Súlyos nemmegfelelıségek /hiányosságok / feltárása esetén az óvodavezetıt azonnal tájékoztassa. Vezesse le a záró megbeszélést. Zárja le az audit dokumentációját, gondoskodjék megırzésérıl. Számoljon be a vezetıségi átvizsgáláson. Felügyelje a szükséges javító intézkedések megtételét. Ha szükséges, intézkedjék követı audit elrendelésérıl... igazgató A megbízás átvettem:.. megbízott 9

10 .. részére Auditori megbízólevél és felhatalmazás (ME-3.0.0/5) Tisztelt.! Megbízom a Károli Gáspár Református Egyetem éves audit tervében szereplı audit auditori munkáinak elvégzésével. Az audit azonosítója:. Az auditori munka idıtartama: -tól..-ig. Az audit során a Belsı audit folyamatleírás alapján járjon el és az alábbi feladatokat végezze el: Nyitó értekezleten beszélje meg az érintett területekkel az audit menetét. Hajtsa végre a kijelölt auditot. Készítse el az audit jelentést. Ha szükséges végezzen követı auditot, annak eredményeit dokumentálja. A felülvizsgált terület alkalmazottainak tartott záró értekezleten vegyen részt.... minıségügyi vezetı A fent meghatározott feladatok elvégzésére felhatalmazom:... iskolaigazgató A megbízást elfogadom:.. 10 a megbízott auditor

11 1. Az eltérés megnevezése: Eltérésjelentés (ME-3.0.0/6) Észlelés helye: Észlelés ideje: Észlelı személy: A követelményektıl való eltérés leírása: Kiállító neve /beosztása: Dátum: Aláírás: 2. Az eltérés okának vizsgálata: Dátum: Aláírás: 3. Helyesbítı intézkedés Dátum: Aláírás: 4. Intézkedés végrehajtásának igazolása Dátum: Aláírás: 11

12 Éves belsı audit terv Sorszám Auditált terület Audit azonosító (a.a.) Kijelölt auditor (k.a.) Vezetı auditor (v.a.) A minıségirányítási rendszer 30- ig X 2. A vezetıség felelısségi köre 30- ig X 3. Gazdálkodás erıforrásokkal 30- ig X 4. A nevelés megvalósítása 30- ig X 5. Mérés, elemzés, fejlesztés 30- ig X 12