BMS-Consulting Bt. Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció / IV. szint: Formanyomtatványok MF-202-Ajánlat -MIR AJÁNLAT

Átírás

1 AJÁNLAT a Mester Példány MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány szerinti minőségirányítási rendszerének kialakítására. Készítette: BMS-Consulting Bt. Budapest, július 08. file: MF-202-Ajanlat-MIR 1 / 12

2 Fejezet Tartalomjegyzék 1. ELŐZMÉNYEK AZ ELVÉGZENDŐ FELADAT ELŐKÉSZÍTŐ HELYZETFELMÉRÉS ÉS ALAPISMERETI OKTATÁS A cég tevékenységének és folyamatainak áttekintése Helyzetfelmérési jelentés + ütemterv elkészítése, átadása, elfogadása Minőségügyi alapismereti oktatás A MINŐSÉGÜGYI RENDSZERDOKUMENTÁCIÓ KIALAKÍTÁSA A Minőségpolitika megfogalmazása A Szervezeti ábra meghatározása A Minőségügyi vezető kinevezése A folyamatok meghatározása A Minőségügyi kézikönyv elkészítése Az Eljárások elkészítése A Munkautasítások, Formanyomtatványok elkészítése Az előírások, külső dokumentumok, egyéb utasítások rendszerezése A Munkaköri leírások elkészítése A rendszerdokumentáció összeállítása A MINŐSÉGÜGYI RENDSZER BEVEZETÉSE Vezetőségi átvizsgálás A rendszerdokumentáció 1.0 verziójának kiadása Rendszerbevezető oktatás A MINŐSÉGÜGYI RENDSZER MŰKÖDTETÉSE, KORREKCIÓJA A MINŐSÉGÜGYI RENDSZER BELSŐ FELÜLVIZSGÁLATA Belső audit Vezetőségi átvizsgálás TANÚSÍTTATÁS Felkészülés a tanúsító auditra Tanúsításra felkészítő oktatás (Előaudit) Tanúsító audit EGYÜTTMŰKÖDÉSI FELTÉTELEK AZ ÁRAJÁNLAT ÜTEMTERVE ÉS DÍJTÉTELEI oldal file: MF-202-Ajanlat-MIR 2 / 12

3 1. Előzmények A Mester Példány részben a szolgáltatási folyamatai minőségének növelése érdekében, részben a pályázati esélyek növelésének megfelelően célul tűzte ki, hogy megszerezze az ISO 9001-es nemzetközi minőségirányítási szabvány szerinti tanúsítványt. A személyes beszélgetés információi alapján a sikeres végrehajtásához szükséges feladatokkal kapcsolatban a BMS-Consulting Bt. a lent részletezett ajánlatot nyújtja be. 2. Az elvégzendő feladat A BMS-Consulting Bt. vállalja, hogy ezen ajánlatban közölt és a megkötendő szerződésben rögzített feltételekkel a következő - az MSZ EN ISO 9001:2001 rendszerszabvány szerinti, a minőségirányítási rendszer bevezetéséhez nélkülözhetetlen - tevékenységeket végzi el Előkészítő helyzetfelmérés és alapismereti oktatás A cég tevékenységének és folyamatainak áttekintése A szabvány követelményei alapján összeállított kérdéslista segítségével, felmérjük a vállalkozás jelenlegi minőségirányítási helyzetét meghatározva, hogy: a szervezet és a működési folyamatok összhangban vannak-e az ISO szabvánnyal, a folyamatok és a tevékenységek meglevő szabályozása és dokumentálása mennyiben felel meg a szabványkövetelményeknek. Az előkészítő helyzetfelmérés főbb témái: A vezetőség elkötelezettsége Üzleti tervek, célok, piackutatás Szervezeti ábra, felelősségi és hatáskörök Belső kommunikációs csatornák Erőforrások biztosítása, infrastruktúra Munkakörnyezet, balesetvédelem, környezetvédelem Humánerőforrás, felkészültség, képzés Vevői igények felmérése, marketing, szerződéskötés Vevőszolgálat, termékbiztonság, engedélyeztetés Gyártás/Szolgáltatás megtervezése Új termék tervezése, fejlesztése A beszerzés folyamata, ellenőrzése A gyártás/szolgáltatás folyamata A termék nyomonkövethetősége Vevői tulajdon kezelése Raktározás, szállítás Mérőeszközök kezelése A vevői elégedettségmérés folyamata file: MF-202-Ajanlat-MIR 3 / 12

4 A nem megfelelő termékek kezelése Statisztikai elemzések Helyesbítő és megelőző tevékenységek A folyamatok szabályozottsága, dokumentáltsága Törvények, rendeletek kezelése Feljegyzések, bizonylatok kezelése A helyzetfelmérést: helyszíni szemlével, a társaság minőségügyi dokumentációjának áttekintésével, az érintett felekkel történő interjúkkal, valamint a meglévő feljegyzések, jelentések, stb. értékelésével végezzük. Időtartama: kb. 1 nap. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 1. hét Helyzetfelmérési jelentés + ütemterv elkészítése, átadása, elfogadása A helyzetfelmérés eredményéről jelentést és projekt ütemtervet készítünk, amely tartalmazza a rendszerkiépítés részfolyamatait és azok határidejét, az elkészítendő dokumentumok listáját, a bevezetendő új folyamatokat és az ezekhez szükséges időszükségletet, valamint felelősöket. A jelentést és a javasolt ütemtervet a cégvezetőnek adjuk át. Az ütemtervet a Megbízó felső vezetése (cégjegyzésre jogosult személy) hagyja jóvá, és rendeli el annak végrehajtását. Időtartama: kb. 0,5 nap.. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 2. hét Minőségügyi alapismereti oktatás A vállalakozás felső vezetésének, és a Megbízó által kijelölt munkatársak részére, akik aktívan részt fognak venni a minőségirányítási rendszer kialakításában, alapismereti oktatást tartunk annak érdekében, hogy a kiépítés és a későbbi működtetés minél hatékonyabb, legyen a következő témakörökben: Szabványtörténeti és ismereti tájékoztatás A folyamatszemlélet, és a vevőközpontúság fontossága A szabvány által meghatározott dokumentációs rendszer A szabvány és a tanúsítás követelményrendszere A vezetőség feladatai Eredményes működtetés feltételei Helyzetfelmérési jelentés és ütemterv Az oktatás, a Megbízóval előre egyeztetett időpontban és helyszínen zajlik, a helyzetfelmérés jelentés és ütemterv elfogadását követően, az oktatáshoz alap oktatási anyagot biztosítunk. file: MF-202-Ajanlat-MIR 4 / 12

5 Időtartama: kb. 0,5 nap. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 3. hét A minőségügyi rendszerdokumentáció kialakítása A Minőségpolitika megfogalmazása Megbízó megfogalmazza a minőségpolitikáját, amelyben rögzíti a termékeinek, szolgáltatásainak minőségével és a vevőinek megelégedettségével kapcsolatos elképzeléseit, céljait. Terjedelme: 1-2 oldal Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 4. hét A Szervezeti ábra meghatározása Szervezeti ábra kialakítása, tevékenységek és szervezeti egységek (felelősök) kapcsolatának, valamint a szervezeti egységek egymáshoz való kapcsolatainak meghatározása. A szervezeti ábra alapján, rögzítésre kerülnek az egyes egységek/részlegek nevei, az egyes pozíciók/munkakörök nevei, az egyes pozíciók/munkakörök egymáshoz lévő viszonyai (alá és fölérendeltség). Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 4. hét A Minőségügyi vezető kinevezése A cég vezetője, kinevezi a felső vezetés egy tagját, mint a cég minőségügyi vezetőjét, aki a továbbiakban aktívan részt fog venni a rendszer kiépítésében. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 4. hét A folyamatok meghatározása Ez a projekt egyik kulcs lépése, meghatározza a minőségirányítási rendszer felépítését. A tanácsadó projektvezetője, a Megbízó képviselőjével közösen azonosítják azokat a tevékenységeket, folyamatokat, amelyeket a minőségirányítási rendszerben szabályozni kívánnak. A folyamatok felbontása tevékenységekre; folyamatok illetve tevékenységek és felelősök kapcsolatának meghatározása. Minden egyes folyamatra vonatkozóan itt történik az egyes folyamatra vonatkozó illetékességek meghatározása. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 4. hét A Minőségügyi kézikönyv elkészítése A dokumentációs rendszer részeként, a folyamatos konzultációk információja alapján elsőként a Minőségirányítási Kézikönyv készítjük el. E dokumentum mutatja be a vállalkozás minőségirányítási rendszerét, a szervezet minőségpolitikáját, a szervezeti felépítést, a felelősségi- és hatásköröket, valamint a fő szolgáltatási folyamatokat. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 5. hét. file: MF-202-Ajanlat-MIR 5 / 12

6 Az Eljárások elkészítése A BMS-Consulting projektvezetője a helyszínen felmért folyamatleírások információi alapján elkészíti a folyamatokat szabályozó eljárás(ok) "0.1" változatát, majd a Megbízó témafelelősével történő egyeztetések után átadja a Megbízónak. Az eljárásleírások - amelyek elkészítése magas szakmai ismereteket igényelnek - a következő kérdésekre fognak választ adni, minőségirányítási szempontból: Mi az események sorrendje? Mik a bemenő és kimenő adatok és melyek a különböző szervezeti egységek közötti csatlakozási pontok? Ki, mit végez (munkakör szerint)? Ki miért felelős? Milyen nyilvántartásokat vezetnek? Kinek kell a felmerülő problémákat megoldania? Milyen módszereket és eszközöket alkalmaznak? A projektvezető a Megbízó által kijelölt személyeket kiképezi az elfogadott eljárás alkalmazására. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 8. hét A Munkautasítások, Formanyomtatványok elkészítése A Megbízó, a BMS-Consulting projektvezetője szükség szerinti közreműködésével, elkészíti a rész folyamatokat, illetve tevékenységeket szabályozó munkautasítások, formanyomtatványok "0.1" változatát. A munkautasítások részletesen írják le, hogyan kell az egyes tevékenységeket végrehajtani. A formanyomtatványok alkalmazásával, a rendszer működését igazoló feljegyzések keletkeznek. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 9. hét Az előírások, külső dokumentumok, egyéb utasítások rendszerezése A szervezet működésére vonatkozó külső törvényi, rendeleti és belső utasítások, szabványok azonosítása, rendszerezése, a külső dokumentumok listájának elkészítése. A lista folyamatos karbantartására Megbízó felelőst jelöl ki. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 10. hét A Munkaköri leírások elkészítése A rendszerszabályzó dokumentumok elkészültét követően történik az egyes munkakörök minőségirányítási felelősségének és hatáskörének meghatározása, melyeket a munkaköri leírások tartalmaznak. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 11. hét. file: MF-202-Ajanlat-MIR 6 / 12

7 A rendszerdokumentáció összeállítása A minőségirányítási rendszert bemutató és az azt szabályzó dokumentáció összeállítása, rendszerbe állításra előkészítése. Az irányítási rendszer előíró jellegű dokumentumait a Megbízott magyar nyelvű WinWord 6.0 / 7.0 szövegszerkesztővel állítja elő, és mind nyomtatott formában, mind elektronikus adathordozón (CD-n) átadja a Megbízó részére. A különböző formanyomtatványok kitöltését (például: beszállítói lista, stb.) a Megbízott oktatását követően, a Megbízó szakemberei végzik el, ezeket a dokumentumokat a Megbízott jóváhagyás előtt felülvizsgálja. (A feljegyzések, kitöltött formanyomtatványok, jegyzőkönyvek stb. az adott munkakörhöz tartozóan kerülnek tárolásra, az adott munkahelyen.) Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 12. hét A minőségügyi rendszer bevezetése Vezetőségi átvizsgálás A rendszerbeveztés előtti vezetőségi átvizsgálás keretében a cég vezetése áttekinti a felépített minőségügyi rendszert, az addigi tapasztalatok alapján levonható következtetéseket, intézkedéseket fogalmaz meg a jövőre vonatkozóan, és hatályba lépteti a minőségirányítási rendszer 1.0 verziójú dokumentációs rendszerét. Időtartama: kb. 2 óra Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 13. hét A rendszerdokumentáció 1.0 verziójának kiadása A szabályozó és az igazoló rendszer kidolgozását és összeállítását követően, egy meghatározott időponttól kezdődően, a teljes irányítási rendszer hatályba lép, amit a cégvezetés jóváhagyó aláírását követően, a rendszerdokumentáció 1.0-ás verziójának kiadása jelent. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 13. hét Rendszerbevezető oktatás A szabályozó és az igazoló rendszer kiadását követően a vállalkozás valamennyi munkatársával ismertetjük a minőségpolitikát, a munkakörre vonatkozó kézikönyvfejezeteket, eljárásleírásokat és műveletleírásokat. Bemutatásra kerülnek azon feljegyzések melyek készítése szükséges a rendszerműködés igazolhatóságához. Az oktatásokat a munkahelyi vezetők végzik, a tanácsadó segítsége mellett. Időtartama: kb. 2 óra Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 13. hét. file: MF-202-Ajanlat-MIR 7 / 12

8 2.4. A minőségügyi rendszer működtetése, korrekciója A rendszerbevezetést követő hosszabb próbaüzem alatt történik a dokumentáció végleges formára igazítása, ami az alkalmazhatóságot, a teljes körű megfelelést biztosítja. A BMS-Consulting rendszeres helyszíni konzultációk formájában áll a Megbízó szakemberei rendelkezésére. A felügyelt működtetést, szükség esetén, a kidolgozott rendszer korrekciói követik. Időtartama: kb. 1,5 hónap Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 20. hét A minőségügyi rendszer belső felülvizsgálata Belső audit A tanúsítást megelőzően belső audit keretében mérjük fel a kiépített, bevezetett minőségirányítási rendszer megfelelőségét, hatékonyságát, tanúsításra való felkészültséget, ami a következő szempontok alapján ítélhető meg: a bevezetett rendszer szabványkövetelményeknek való megfelelősége gyakorlati alkalmassága a munkavállalók rendszer ismerete az igazoló feljegyzések alkalmazása A belső audit tapasztalatiról összefoglaló jelentést készítünk, melyben meghatározzuk a tanúsító auditon való megfeleléshez szükséges feladatokat. A jelentést a vállalkozás vezetőjével hagyatjuk jóvá. A belső audit a felkészítő szakembertől független, kvalifikált munkatárs végzi, aki a rendszer fejlesztésében nem vettek részt, hogy az objektivitás, függetlenség biztosítva legyen. A belső audit módszere és tematikája megegyezik a tanúsító auditéval. Időtartama: kb. 1 nap Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 22. hét Vezetőségi átvizsgálás A belső audit eltéréseinek, megállapításainak javítását követően kerülhet sor a belső audit lezárására. A vezetőségi átvizsgálás keretében a cég vezetése áttekinti a minőségügyi rendszert, a szabvány követelményeinek megfelelően. A vezetőségi átvizsgálás bemenő információi, a: a) a belső auditok eredményei, b) vevői visszajelzések, c) a folyamatok működése és a termékek megfelelősége, d) a megelőző és a helyesbítő tevékenységek helyzete, e) a korábbi vezetőségi átvizsgálásokból következő tevékenységek, file: MF-202-Ajanlat-MIR 8 / 12

9 f) azok a változtatások, amelyek befolyásolhatják a minőségirányítási rendszert, valamint g) a fejlesztésre irányuló ajánlások. A vezetőségi átvizsgálás kimenő döntései, intézkedései, a: a) a minőségirányítási rendszer és folyamatai eredményességének fejlesztéséről, b) a termékeknek a vevői követelményekkel kapcsolatos fejlesztéséről, valamint c) az erőforrás-szükségletekről. Időtartama: kb. 2 óra Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 24. hét Tanúsíttatás Felkészülés a tanúsító auditra A minőségügyi rendszer független harmadik fél által történő tanúsíttatása a rendszer teljes körű belső auditálását és vezetőségi felülvizsgálatát követően történhet. Fel kell venni a kapcsolatot a tanúsításra kiválasztott szervvel, és számára meg kell küldeni a minőségirányítási rendszert bemutató szabályzó dokumentumokat, és meg kell vele állapodni a tanúsító audit időpontjában. A Megbízott a tanúsítási folyamatban díjmentesen vállalja: a tanúsító szervezet kiválasztásában történő közreműködést, a kiválasztott tanúsító szervezettel való kapcsolatfelvételt, a tanúsításhoz szükséges dokumentumok fordíttatásának megszervezését, a tanúsítási eljárásban a koordinációt, részvételt a tanúsítás során. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 24. hét Tanúsításra felkészítő oktatás A minőségügyi rendszerépítést, a vezetés részére tartott 1x2 órás, a tanúsításra felkészítő tréning zárja le. A tréning tematikája: Az ISO 9001:2000 szerinti minőségügyi rendszer működtetése. Az ISO 9001:2000 szerinti minőségügyi rendszer tanúsításának eddigi tapasztalatai. A rendszer tanúsításának célja, módszere és menete. Viselkedési szabályok a tanúsításon. A tanúsítást megelőző feladatok. A tanúsítást követő feladatok. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 24. hét (Előaudit) A tanúsító szervet felkérhető egy előaudit megtartására is, mely egy kockázat nélküli rövidített tanúsító auditnak felel meg, a tanúsító auditot végző vezető auditorral. file: MF-202-Ajanlat-MIR 9 / 12

10 Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 25. hét Tanúsító audit A tanúsító szerv független auditorai által végzett helyszíni szemle (tanúsító audit) során felmérik a szervezet megfelelőségét, és döntést hoznak a tanúsítvány megítélhetőségéről. A tanúsító szerv által tartott tanúsító audit során feltárt, dokumentációval kapcsolatos hiányosságok javítása. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 26. hét. file: MF-202-Ajanlat-MIR 10 / 12

11 3. Együttműködési feltételek A jó minőségű és határidőre történő rendszerkiépítéshez a Megbízó részéről a következők biztosítása elengedhetetlen: A rendszerkiépítés és a későbbi működtetés, hatékony fenntartás megvalósításához, a felső vezetés kellő szakmai ismerettel és hatáskörrel rendelkező tagjának kijelölése (minőségügyi vezető) Az előre egyeztetett időpontokban a minőségügyi vezető, és a téma szerinti területi vezető(k) rendelkezésre állása. A konzultációk és az oktatások lebonyolításához szükséges körülmények biztosítása Az egyeztetett feladatok határidőre történő végrehajtása A munkához szükséges információ szolgáltatása Az esetlegesen felmerülő akadályokról személyi változásokról időben történő tájékoztatás file: MF-202-Ajanlat-MIR 11 / 12

12 4. Az árajánlat ütemterve és díjtételei Az Irányítási Rendszer építés főbb lépéseinek ütemterve szerződés aláírásától számítva Hét Munkafázis: Előkészítő helyzetfelmérés és alapismereti oktatás X X X 2.2. A minőségügyi rendszerdokumentáció kialakítása X X X X X X X X X 2.3. A minőségügyi rendszer bevezetése X 2.4. A minőségügyi rendszer működtetése, korrekciója X X X X X X X 2.5. A minőségügyi rendszer belső felülvizsgálata X X X X 2.6. Tanúsíttatás X X A BMS-Consulting Bt. az előzőekben leírt tevékenységekért, a következő díjakat irányozza elő: Elvégzett feladat: Határidő Nettó % Ft 2.1. Előkészítő helyzetfelmérés és alapismereti oktatás 20% 3.hét A Minőségügyi Kézikönyv elkészítése 20% 5.hét A Munkautasítások, Formanyomtatv.elkészítése 20% 12.hét A minőségügyi rendszer bevezetése 15% 13.hét A minőségügyi rendszer működtetése, korrekciója - 20.hét A minőségügyi rendszer belső felülvizsgálata 15% 24.hét Garanciális elemként, a sikeres tanúsíttatást követően 10% 26.hét Mindösszesen: Ft + ÁFA azaz, kilencszáznyolcvanezer Forint + 25% ÁFA. Jelen árajánlat a harmadik fél általi tanúsítás költségét nem tartalmazza. Amennyiben ajánlatunk elfogadásra kerül, szerződéstervezetet készítünk, amelyet aláírásra a vállalkozásvezetőnek átadunk. Árajánlatunkat változatlan formában 180 napig tartjuk fenn. Budapest, július 08. BMS-Consulting Bt. cégvezető file: MF-202-Ajanlat-MIR 12 / 12