A folyamatszemlélet és PDCA elvek érvényesülése az új ISO 9001:2015 rendszerben. Bujtás Gyula. Elvárások és javaslatok a külső tanúsító szemszögéből

Átírás

1 A folyamatszemlélet és PDCA elvek érvényesülése az új ISO 9001:2015 rendszerben Elvárások és javaslatok a külső tanúsító szemszögéből Bujtás Gyula Budaörs,

2 BEMUTATKOZÁS EMT Zrt./ NQA Hungary Alapítva: 2002 november től - Zrt. Cím: 2040 Budaörs, Muskátli u.3. 4 magánszemély részvényes Alaptőke: 26M Ft Több mint 50 fő minősített auditor (9 szabvány) 1977 kiadott tanúsítvány ( ) 2..

3 BEMUTATKOZÁS Bujtás Gyula Végzettségek: Villamosmérnök 1988 Minőségügyi Szakmérnök 2001 MMK NSZ - 16 szakértő ( ) Vezető auditor: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 27001, ISO 50001, ESD20.20 Munkahelyek: Paksi Atomerőmű ; BBQ Ker. és Szolg. Kft ; EMT Első Magyar tanúsító Zrt től Az első akkreditált ISO 9001:2015 tanúsítás végzése Magyarországon ( ) UKAS/NAT 2..

4 Elvárások és javaslatok a Tanúsító szemszögéből 1. Egy tanúsító testületnek nem lehetnek elvárásai és még kevésbé javaslatai! (Azt kell ellenőrizni, ami a szabványban követelményként megjelenik.) 2. Egy jól működő "ISO"-s céget az különböztet meg egy jól működő "nem ISO"-s cégtől, hogy tudatosan alkalmazza a PDCA elvet a folyamatainak szabályozásában és végrehajtásában: mielőtt bármit tenne, megtervezi mit tenni fog (meghatározza az elvárt eredményt, a felelősségeket és hatásköröket, a szükséges erőforrásokat, az elért eredmények igazolásának módját, stb.).

5 Elvárások és javaslatok a Tanúsító szemszögéből 3. Az ISO 9001:2015 szabványban a folyamatok tervezésénél alapvető elvárás a kockázatok, illetve a kockázatok kezelésére vonatkozó lehetőségek figyelembe vétele. Ebből a szempontból az egész "ISO" rendszer egy megelőző intézkedés. 4. A PDCA modell egyaránt alkalmazható makro- és mikro folyamatokra. Tulajdonképpen az egész szabvány (a követelmény csoportok) a PDCA elvet követi:

6 Elvárások és javaslatok a Tanúsító szemszögéből 4. A szervezet környezete MIT 5. Vezetői szerepvállalás KI Plan 6. Tervezés HOGYAN 7. Támogatás MIVEL Működés Do Teljesítményértékelés Check Fejlesztés Act

7 Tartalom Áttekintés - Folyamat - PDCA - Folyamatszemlélet - Kockázatalapú gondolkodásmód Folyamat szemléletű audit Tanúsítói szemszög

8 Áttekintés

9 Mi is az a Folyamat ISO 9000: Folyamat - Egymással kapcsolatban vagy kölcsönhatásban álló olyan tevékenységek sorozata, amelyek bemeneteket használnak fel egy tervezett eredmény létrehozására. Egy folyamat az egy tevékenység Vannak bemenetei és kimenetei Ez egy átalakulás

10 Mi a folyamatszemléletű megközelítés? - ISO 9001:2015 A folyamatszemléletű megközelítés biztosítja: a) a követelmények megértését és azok következetes teljesítését b) a folyamatok átgondolását a hozzáadott érték szempontjából c) az eredményes folyamat működésének elérését d) a folyamatok fejlesztését az adatok és információk értékelése alapján e) kockázat figyelembevételét KOCKÁZAT KOCKÁZAT Követelmény Bemenet Működés Kimenet Termékek és Szolgáltatások KOCKÁZAT KOCKÁZAT

11 PLAN DO CHECK ACT Minőségirányítási rendszer (4) Szervezet és környezete (4) Plan Támogatás & Működés (7,8) Do Vevői elégedettség Vevői követelmények Tervezés (6) Vezetés (5) Teljesítmény -értékelés (9) MIR eredmény Act Check Termékek és szolgáltatások Érdekelt felek igényei és elvárásai (4)

12 A kockázat A bizonytalanság hatása. A kockázatalapú gondolkodásmód Összetettség Hatás (Impact) Váratlan helyzet Valószínűség Kritikus Hatás (Effect) Megelőzés Következmény Enyhítés Kockázat Kezelés/ Ellenőrzés

13 A kockázat A bizonytalanság hatása. A kockázatalapú gondolkodásmód A kockázat egy lehetséges jövő, amely káros és nem tervezett következményeket eredményezhet. A kockázat NEM egy probléma, egy tényező, vagy egy krízis! A kockázat annak a mértéke, hogy a folyamat esetleg nem képes elérni a célját a tervezett költségeken, határidőn vagy egyéb technikai követelmények keretein belül.

14 A kockázatelemzés Azonosított kockázatokat kell kezelni és vagy ellenőrizni a teljes folyamat irányítás érdekében. Vannak-e azonosított kockázatok, pl.: Üzleti terv - SWOT elemzés részvényesek Versenyzők Készség mátrix Kapacitás tervezés Képesség tanulmányok

15 A kockázat Termék Termék megfelel a követelménynek Megbízhatósági követelmény Kritikus elem/ Főjellemző felügyelet és irányítás Termékbiztosítás Előállítás során fellépő veszélyek Tevékenységek Kockázat azonosítás Elemzés és Rangsorolás Kockázat tudatosítása (kommunikáció) Döntéshozatal Folyamatok Kockázat kezelés meghatározása Program/ Kezelési tervek Minőség-/ Termékbiztosítási tervek ISO 9001:2015 szabvány MIR Kockázat megtervezése és felügyelete Működéstervezés és Felügyelet Következmény és Valószínűség Összetettség és hatás Emberi tényezők - készségek/ képzés Megelőzés és Enyhítés

16 A folyamatszemléletű audit a jövő!!!

17 A folyamatszemléletű audit azonosítja a célokat igazolja az alkalmazott kockázati tényezőket ellenőrzi, hogy a folyamatok elérték-e a célokat ellenőrzi a felkészültséget és a teljesítőképességet a tevékenység kimeneteinek érdekében ellenőrzi a felkészültség és a teljesítőképesség értékelésének hatékonyságát ellenőrzi, hogy milyen eredményeket érhetnek el ellenőrzi az eredmények mérési módszerét ellenőrzi a az eredményesség és a hatékonyság felülvizsgálatát ellenőrzi, hogyan követik az eredményesség és a hatékonyság fejlesztését

18 A folyamatszemléletű audit teknősbéka ? Mivel? Üzem és gépezet(7.1.3) Mérőeszköz (7.1.5) Szerszám(7.1.3) Karbantartás(7.1.3) Csomagolás/címkézés(8.5.4) Tisztálkodási helységek(7.1.4) Vevői tulajdon(8.5.3) Szállítás (7.1.3) Bemenetek Vevői ütemterv(8.2.1) Nyersanyagok(8.4.1) 6.1 Folyamat Gyártási folyamatok(8.5) 6.1 Kivel? Belépés/ Képzés/ Felkészültség feljegyzések(7.2) Ügynökség/szerződéses munkás (7.3/8.4) Munkafelelőségek/ hatáskörök(5.3) Képzés eredményessége(7.2) SPC tudatosság(7.2) Személyzeti biztonság(7.1.4) Politika/célok tudatossága(5.2.2) Kimenetek Megfelelő termék vevői ütemterv szerinti szállítása (8.6) 6.1 Checklist How? Hogyan? Ellenőrzési tervek(8.5.1) Munkautasítások(8.5.1) Megelőző karbantartás(7.1.3) SPC (9.1.3) NM termék eljárás (8.7) Elküldési folyamat (8.6) Készenléti terv(8.5.6/6.1) Dokumentum/feljegyzéskezelés(7.5.3) Változás ellenőrzés(8.5.6) 6.1 (Támogató folyamatok) IT (7.1.3) Emberi erőforrás(7.1.2) Logisztika (7.1.3) Értékesítés(7.4) Megelőző karbantartás(7.1.3) Kockázatok azonosítása(6.1) hat results? Mi az eredmény? Adatelemzés(9.1.3) Vevői elégedettség(9.1.2) Más szervezeti célok(6.2) Célok karbantartása(8.5) Gyenge minőség költsége(9.1.3) Folyamatképesség(9.1) Vezetőségi átvizsgálás(9.3) Folyamatos fejlesztés eredményei(10.3) Audit feljegyzések(9.2)

19 A folyamatszemléletű audit előnyei TELJESÍTMÉNY orientált Bizonyítja, hogy elsőbbséget élvez: a szervezet folyamatainak azonosítása, azok sorrendje és kölcsönhatásai, valamint a meghatározott célokkal/ mérésekkel szembeni TELJESÍTMÉNY Biztosítja a folyamatos ellenőrzést Azonosítja, hogy vannak-e tervek érvényben az előirányzatok elérésének biztosításához Azonosítja azon helyesbítő tevékenységek lehetőségeit, ahol a célok nem teljesültek

20 A folyamatszemléletű audit előnyei Hangsúlyozza annak fontosságát, hogy: megvizsgálják a folyamatokat a hozzáadott értékek szempontjából elérje a folyamat teljesítményének és eredményességének eredményeit a folyamatok folyamatos fejlesztése a célok mérésén alapul Először azokra a folyamatokra összpontosít, melyek közvetlenül befolyásolják a vevőt

21 Folyamat kölcsönhatások - például Folyamat kölcsönhatások- például 6.1 Körny. 4.1 Politik. 5,2 Üzleti folyamatok Vev.elég Fejl Érdekelt felek 4.2 Célok Belső Audit9.2 Vez. Átv Stratégia b Tervezés Elemz./Ér ték.9.1 Vált.ir. 6.3 Bemenetek Vevői követelmények Fő 6.1 Értékesít/ szerz.8.2 Terv. 8.3 Működési folyamatok Besz. 8.4 Támogató folyamatok Gyártás 8.5 Kiadás 8.6 Kimenetek Vevői elégedettség IT Megf./Mérés Környezet Dok. Info Szerv.ism 7.1.6

22 Tanúsítói szemszög

23 Mit várunk el az auditon? Legyenek azonosítva és tervezve a folyamatok Ennek ismérvei: meghatározták a folyamat bemeneteit illetve elvárt eredményét -> ez meghatározza a folyamatok sorrendjét és kölcsönhatásait is az elvárt eredmények támogassák a Politikában/Célokban foglaltakat tisztázták a folyamattal kapcsolatos felelősségeket a folyamatra vonatkozó kritériumok meghatározásakor figyelembe vették a kockázatokat és lehetőségeket meghatározták a folyamat végrehajtásához szükséges erőforrásokat igazolható a folyamat sikeres és eredményes végrehajtása amennyiben a folyamat nem volt eredményes, bevezették a szükséges változásokat (reagáltak, intézkedtek, tanultak az elkövetett hibákból)

24 A folyamat auditálása Az auditoknak igazolniuk kell a szervezet folyamatainak eredményességét és hatékonyságát, beleértve a folyamatos fejlesztés bizonyítását. A folyamatszemléletű auditnak: - követnie kell az ügyfél által meghatározott folyamatokat, beleértve a sorrendet és a kölcsönhatásokat - elsőbbséget kell adjon a kockázatalapú auditnak, különösen az ügyfélre vonatkozó kérdésekben - teljesítmény eredményekre, vevői elégedettségre, folyamatos fejlesztési tevékenységekre kell koncentrálnia - meg kell határoznia a MIR szabvány követelményeivel és az alkalmazható vevő specifikus követelményekkel szembeni megfelelőségét

25 Szervezet auditálása Irányítás A cégvezető(k) interjújával kezdjük annak érdekében, hogy megértsük: az üzleti stratégiai irányt az érvényességi területet az üzlet kockázatait, valamint azok kezelését az üzleti tervet, a következők bevezetésével kapcsolatban: Célok Politika az eredményes bevezetés elkötelezettségét a belső kommunikációs folyamatokat a folyamat teljesítmény átvizsgálását a vevői követelmények megértését

26 A folyamat auditálása Legfontosabb kérdések, melyeket fel kell tenni Ki a folyamat tulajdonosa? A folyamat tulajdonosa meghatározza a következőket: Mik a folyamat bemenetei? Ki a folyamat ügyfele és mik az elvárásai? Pl. ajánlati felhívás, tender kiírás Személyzeti felkészültség igazolása Pl. hegesztő bizonyítvány, kamarai reg. Mik a szükséges kimenetek? Pl. termék, szolgáltatás

27 A folyamat auditálása Legfontosabb kérdések, melyeket fel kell tenni Mik a célok / előirányzatok? Pl.: üzleti terv, költségvetés Megfelelnek-e az azonosított kockázatok kezelésének? Mik a mérő- / teljesítmény mutatószámok? Pl.: határidő, darabszám, Mik az eredmények? Pl.: teljesült, utókalkuláció Mit tesznek a fejlesztés érdekében? Helyes és naprakész-e az információ?

28 Szervezet auditálása Irányítás Átvizsgálás - dokumentált információ ISO 9001: (Teljesítményértékelés) szakaszára vonatkozóan Vezetőségi átvizsgálás Belső audit Vevői elégedettség Adat és információ elemzés és értékelés ez ideális esetben a vezetőségi átvizsgálás dok. információjában A kiértékelési információ alapján, egyértelműen azonosíthatók és eredményesek-e a folyamatok és a kockázatok?

29 Mit NEM várunk el az auditon? (de ha van az NEM baj) Formális, dokumentált kézikönyv Dokumentált eljárások Formális, dokumentált kockázat elemzés, kockázat menedzsment Vezetőség képviselője Kizárás nincs, de nem alkalmazható követelmény még lehet

30 Kérdések?

31 Köszönöm a megtisztelő figyelmet!