(Minőségirányítási eljárás) 4. sz. verzió. A kiadás dátuma: február 27. Prof. Dr. Rudas Imre rektor

Átírás

1 BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA ME 02 MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER (Minőségirányítási eljárás) 4. sz. verzió A kiadás dátuma: február 27. (Érvényes visszavonásig) FOLYAMATGAZDA: Dr. Koczor Zoltán minőségirányítási vezető JÓVÁHAGYTA: Prof. Dr. Rudas Imre rektor

2 1/7 TARTALOMJEGYZÉK 1. ELJÁRÁS CÉLJA KAPCSOLÓDÓ ELŐÍRÁSOK, SZABÁLYOZÁSOK AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA Meghatározások A dokumentumok készítése, feladatkörök A dokumentációs rendszer sajátosságai Minőségirányítási Kézikönyv (MK) A Minőségirányítási Eljárások (ME) A dokumentumok jóváhagyása Minőségirányítási dokumentumok módosítása, visszavonása Minőségirányítási dokumentumok megőrzése A jogszabályok, szabványok kezelése Minőségirányítási feljegyzések kezelése... 6

3 2/7 1. ELJÁRÁS CÉLJA A főiskola minőségirányítási rendszere keretében a dokumentumok, adatok és feljegyzések kidolgozásának, jóváhagyásának, elosztásának, változtatásának, karbantartásának és archiválásának szabályozása. Az eljárásban szabályozott szabványfejezet: MSZ EN ISO 9001: A dokumentálás követelményei MSZ EN ISO 9001: Belső audit Az eljárás a főiskola Minőségirányítási Kézikönyvével összhangban készült, és azzal együtt érvényes. Ezen szabályozással kapcsolatos fejezete: 4. fejezet Minőségirányítási rendszer 8. fejezet Mérés, elemzés és fejlesztés 2. KAPCSOLÓDÓ ELŐÍRÁSOK, SZABÁLYOZÁSOK Jogi szabályozások: Felsőoktatást érintő jogszabályok listája Intézményi szabályzatok: Főiskolai szabályozások listája Kapcsolódó minőségirányítási eljárások: ME-01 A vezetőség felelőssége ME-10 Mérés, elemzés, fejlesztés 3. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA 3.1. Meghatározások Minőségirányítási Kézikönyv (MK): a főiskola minőségirányítási rendszerének alapdokumentuma. Ismerteti a főiskola minőségirányítási rendszerét, meghatározza minőséggel kapcsolatos célkitűzéseit, tevékenységeit, szervezeti és felelősségi viszonyait. A Minőségirányítási Kézikönyv állandó hivatkozási alap a minőségirányítási rendszer létrehozása és működtetése során, egyúttal az auditok alapja. Eljárás (ME): a Minőségirányítási Kézikönyvben leírt minőségirányítási tevékenységek végrehajtásának folyamatát írja le, részletes feladat- és felelősség megjelöléssel. A főiskola olyan belső használatú dokumentuma, mely a főiskola tevékenységeinek logikai sorrendjét, környezeti- és technikai feltételeit, dokumentálási kötelezettségét és felelősségi rendszerét mutatja be.

4 3/7 Feljegyzés (F): a főiskola minőségirányítási rendszerében használt olyan kötetlen formátumú dokumentum vagy jóváhagyott formanyomtatvány, amely valamilyen, a rendszer működésére vonatkozó eredményt, adatot vagy megtörtént eseményekről szóló információt tartalmaz. A feljegyzés saját készítésű vagy nyomdai úton előállított dokumentumon, illetve számítógépes sablonon készül. Külső dokumentumok: olyan a főiskola működésére hatással levő dokumentációk, amelyek nem a főiskola hatáskörében készültek. Folyamatgazda: a rendszerfejlesztés során a rábízott folyamat minőségirányítási rendszeren belüli harmonizáltságának felügyeletében, a folyamathoz kapcsolódó szabályozások fejlesztésében, felülvizsgálatában, változtatásában való aktív közreműködés a minőségirányítási vezetővel. Verziószám: a szabályozott dokumentumok változtatásának nyomonkövetésére szolgáló jelölés (V_01) 3.2. A dokumentumok készítése, feladatkörök A minőségirányítási rendszer működéséhez szükséges dokumentumok körét és a főiskolai szintű eljárások folyamatgazdáinak személyét a rektor nevezi ki és bízza meg. A folyamatgazdák felelősek a minőségirányítási dokumentumok szakszerű felülvizsgálatáért, és a működtetés hatékonysága érdekében javasolt változtatások elő-terjesztéséért a minőségirányítási vezetőnek. Feladatuk az eljáráshoz kapcsolódó minőségirányítási és egyéb főiskolai szabályozás összhangjának elvárható szintű felülvizsgálata. A dokumentumok kidolgozása egységes formában történik, mely illeszkedik a főiskola arculatához, az erre meghatározott és egységes formátumhoz. Az egységes forma elősegíti az azonosíthatóságot és a felhasználhatóságot, a szabványnak való megfelelést, a szabályozandó területek pontos rögzítését és a dokumentumok használatának hatékonyságát. Az egységes formát az egyes dokumentum típusokra kialakított Sablonok biztosítják, melynek karbantartása és változtatása a minőségirányítási rendszerkoordinátor feladata. A szabályozásokban az egyes tevékenységek felelősei félkövér (pl. rektor), a kapcsolódó dokumentumok és feljegyzések dőlt és aláhúzott (pl. Minőségirányítási Kézikönyv) betűtípussal jelennek meg. A szabályozás módosításának, kiegészítésének tervezetét a folyamatgazda eljuttatja ellenőrzésre a minőségirányítási vezetőnek. Az átdolgozott anyagot a minőségirányítási vezető benyújtja a rektorhoz jóváhagyásra A dokumentációs rendszer sajátosságai A teljes minőségirányítási dokumentáció az erre a célra kialakított intranetes honlapon, belső dedikált számítógépekről érhető el. Csak a honlapon szereplő dokumentumok tekinthetők érvényesnek, mert a honlapra csak a rektor jóváhagyása után kerülhetnek fel a minőségirányítási rendszer dokumentumai.

5 4/7 Ez az alkalmazás minden főiskolai közalkalmazott számára olvasható. A jóváhagyott dokumentumokat a minőségirányítási rendszerkoordinátor eljuttatja a megbízott informatikushoz, akinek feladata a szabályozás honlapra való feltétele Minőségirányítási Kézikönyv (MK) A Minőségirányítási Kézikönyv naprakészen tartásáért a minőségirányítási vezető felelős. A kézikönyv megjelenésének kötelező formai elemeit a Kézikönyv.dot mutatja. A Minőségirányítási Kézikönyv azonosítása: Kézikönyv_Vyy.doc V: verzió; yy: verziószám A kézikönyv fejezeteiben hivatkozás történik a kapcsolódó eljárásokra, emellett a kézikönyv a Minőségirányítási Eljárások címjegyzékét is tartalmazza. A főiskola minőségirányítási rendszere folyamatainak kapcsolódását a 9. fejezet mutatja be. A kézikönyv oldalszámozása folyamatos. Az érvényes verziót a címoldalon található verziószám mutatja be. A tartalomjegyzék tartalmazza a fejezetek megnevezését és az oldalszámot. A Minőségirányítási Kézikönyv felépítése követi az MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány szerkezetét A Minőségirányítási Eljárások (ME) Az eljárások folyamatcentrikusan lettek kialakítva, azaz egy-egy eljárás több szabványfejezet elvárásának eleget tesz. Az eljárások közötti kapcsolatot a Minőségirányítási Kézikönyv írja le. Az eljárások harmonizálása a minőségirányítási vezető feladata. A minőségirányítási eljárások formai kialakításának kötelező elemeit az Eljárás.dot tartalmazza. Az eljárások azonosító jelölései: ME_xx_Vyy.doc xx: sorszám; V: verzió; yy: verziószám; Pl.: ME_02_V1: Minőségirányítási rendszer (az 1. verzióban kiadott 02. sorszámú eljárás) Az eljárások felépítése: Az eljárás célja

6 5/7 Kapcsolódó előírások, szabályozások Az eljárás leírása A szabályozás hatékonyságát mérő mutatók Karok, központok mellékletei 3.3. A dokumentumok jóváhagyása A minőségirányítási rendszer dokumentumainak jóváhagyása a rektor hatáskörébe tartozik. Ennek értelmében a rektor szabályozási kérdésekben hozott döntései nem lehetnek ellentmondásban a hatályos jogszabályi rendelkezéssel vagy korábban hozott, jelenleg is érvényben lévő Szenátusi határozattal. A határozatok összhangjáért a kancellár felel Minőségirányítási dokumentumok módosítása, visszavonása A főiskola minden munkatársa kezdeményezheti a szabályozások megváltoztatását. A módosítási javaslatot a minőségirányítási rendszerkoordinátornak kell eljuttatni írásos formában, illetve elektronikus úton. A dokumentumok módosítására csak a minőségirányítási vezetőnek van jogosultsága a folyamatgazda bevonása mellett. Valamennyi írásban érkezett észrevételre írásos formában (levél, ), érdemi választ kap a véleményező. Nemmegfelelőség, illetve a főiskola folyamataiban bekövetkező változás esetén a dokumentum módosítására a változtatási igényeket a minőségirányítási rendszerkoordinátorhoz kell benyújtani, aki ezeket a javaslatokat kezeli, feldolgozza. A folyamatgazda feladata, hogy a hozzá tartozó eljárásokat félévente legalább egyszer felülvizsgálja, és amennyiben változás történik a folyamatban, az eljárás módosítását javasolja. A dokumentumok változásáról a minőségirányítási rendszerkoordinátor értesíti a felhasználókat, melyben ismerteti a változás okát, célját és gyakorlati vonatkozásait. A dokumentumokat elkészítésük után és felhasználásuk során a minőségirányítási rendszer belső auditjain rendszeresen felül kell vizsgálni abból a szempontból, hogy a főiskola minőségügyi céljainak és az MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány követelményeinek továbbra is megfelelnek-e. Amikor az adott dokumentumban változtatás történik, a minőségirányítási rendszerkoordinátor intézkedik az érvényét vesztett fájl (dokumentum) archiválásáról Minőségirányítási dokumentumok megőrzése Az elektronikusan tárolt adatok rendszeres mentéséről és az adatbázisok alternatív rögzítéséről, tárolásáról, valamint az adatokat tartalmazó, dátumazonosítóval ellátott digitális adathordozók tárolásáról a minőségirányítási rendszerkoordinátor gondoskodik egységesen kéthavonta (illetve minden változáskor).

7 6/7 A kiadott dokumentum eredeti példányát archiválni kell. Megőrzési idő az érvénytelenítést követő 6 év A jogszabályok, szabványok kezelése Az oktatási folyamatot, illetve a főiskola működését szabályozó törvényi rendelkezések gyűjtése, figyelése és naprakészen tartása a kancellár feladata. A szabványok kezelése önálló gazdálkodó egységenként történik. A rendelkezésre álló szabványok jelentős része oktatási segédletként alkalmazott, így nem feltétlenül étvényes. Amennyiben tevékenységet meghatározó szabvány (pl. vállalkozói tevékenység esetén) kerül felhasználásra, a felhasználó feladata annak érvényességének ellenőrzése Minőségirányítási feljegyzések kezelése A főiskola az érvényes minőségügyi feljegyzéseit számítógépen vezeti, melyeket a számítógépes hálózaton, szükséges esetekben kinyomtatott példányát rendezett formában, gyűjtődossziékban tárolja. A feljegyzéseknek ki kell elégíteniük a minőségirányítási eljárásokban előírt formai, tartalmi, azonosítási és előállítási követelményeket. A feljegyzés formátumokat alapvetően a készítője, és a jóváhagyója alakítja ki, szükség esetén a minőségirányítási vezető, valamint a felhasználó terület munkatársainak véleményét is figyelembe véve. Az érvényben lévő, jóváhagyott feljegyzések felsorolását a szervezeti egységenként elkészített Elfogadott feljegyzés formátumok jegyzéke tartalmazza. Ennek aktualizálásáért a szervezeti egység minőségirányítási megbízottja felel, a változásról azonnal köteles tájékoztatni a minőségirányítási rendszerkoordinátort. Amennyiben bármely feljegyzés formátum módosításra kerül vagy visszavonják, úgy a minőségirányítási rendszerkoordinátor feladata a már nem érvényes feljegyzés formátumok folyamatokból történő kivonása. A megbízott informatikus feladata az érvénytelen feljegyzés formátumok visszavonása, módosítás esetén pedig az új formanyomtatvány elérhetővé tétele az intraneten. Az oktatási folyamatokra vonatkozó feljegyzések megőrzési idejét az A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény módosításáról szóló évi CXLIX. tv., a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről és a BMF Iratkezelési rendje határozza meg. A kitöltött feljegyzések eredeti példányát a gazdálkodási egységek gyűjtik össze, és biztonságos környezeti feltételek között BMF Iratkezelési rendjében meghatározott szempontok szerint rendszerezve tárolják, archiválják és biztosítják, hogy a feljegyzések az előírt megőrzési időn belül betekintés céljából visszakereshetők legyenek. A megőrzési idő lejáratát követőn a feljegyzés tárolását végző személy gondoskodik a feljegyzés előírásszerű megsemmisítéséről. A feljegyzések megőrzését végző főiskolai közalkalmazott jogosult igény esetén köteles a feljegyzésekbe való betekintést biztosítani.

8 7/7 A minőségirányítási rendszer alapját képező dokumentumok, a külső auditok feljegyzései, a tanúsítási okiratok és a belső minőségügyi felülvizsgálatok intézkedési tervei 6 évig a minőségirányítás nyilvántartásán kerülnek megőrzésre. A megfelelő megőrzési idők lejárta után a minőségügyi feljegyzések és dokumentumok selejtezése a minőségirányítási vezető feladata.