DOKUMENTUMKEZELÉST SZABÁLYZAT

Átírás

1 Herman Ottó Intézet Nonprofit Kft. MSZ EN ISO 9001:2015 szabványnak megfelelő DOKUMENTUMKEZELÉST SZABÁLYZAT Belső használatra! Jóváhagyta és hatályba léptette: Bárány Rita ügyvezető Kiadás dátuma: 2016.augusztus 11.

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. A szabályzat célja 3 2. A szabályzat érvényességi területe 3 3. Folyamatgazda megjelölése 3 4. Meghatározások, rövidítések 3 5. Kapcsolódó előírások 4 6. A folyamat leírása Általános előírások A dokumentumok minősítése Az EDR használata Belső dokumentumok kezelése 6 7. Folyamat mérőszámok definiálása Mellékletek 11 A módosítások jegyzéke sorszám dátum módosítás rövid leírása első kiadás Dátum: Oldalszám: 2/12

3 1. A szabályzat célja A szabályzat célja, hogy meghatározza a Herman Ottó Intézet működése során használatos előíró és igazoló típusú dokumentumok kezelésének eljárásrendjét. A dokumentumok kezelésének eljárásrendje vonatkozik a dokumentumok: készítésére, ellenőrzésére és jóváhagyására, elosztásának és a hozzáférés biztosításnak módjára, változtatására és felülvizsgálatára, érvénytelenítésére és visszavonására, megőrzésére és selejtezésére. 2. A szabályzat érvényességi területe A szabályzat hatálya kiterjed mindazon dokumentumokra, amelyek a minőségirányítási rendszerben meghivatkozásra kerültek. A dokumentumok alatt mindazon papíron vagy más formában (pl. elektronikus formában) meglévő előírásokat és igazolásokat értjük, amelyek hatással vannak a kft működésére. A dokumentumok lehetnek belső (a kft által készített) vagy külső (kapott, vagy általános érvényű pl. jogszabályok) dokumentumok. A szabályzat előírásai mindazokra vonatkoznak, akik mindezen dokumentumokkal és feljegyzésekkel kapcsolatba kerülnek munkájuk során. A szabályzatban megfogalmazott előírások a szabályzat hatályba lépését követően minden keletkező dokumentum esetében kötelezően alkalmazni kell. A fentieken túlmenően az előírások kiterjesztéséről más dokumentumokra a ügyvezető dönt egyedileg. 3. Folyamatgazda megjelölése A szabályzatban leírtak működtetéséért, érvényre juttatásáért, valamint a szükség szerinti változtatási javaslatok kidolgozásáért a minőségirányítási vezető a felelős a minőségirányítási megbízottak közreműködésével. 4. Meghatározások, rövidítések A szabályzatban foglaltak egységes értelmezése érdekében a leírásban a következő meghatározásokat, rövidítéseket alkalmazzuk: PDF: Hordozható elektronikus dokumentum formátum, amely az ingyenes Adobe Reader szoftver segítségével tekinthető meg. EDR: Dátum: Oldalszám: 3/11

4 Elektronikus Dokumentumkezelő Rendszer - a Herman Ottó Intézet Nonprofit Kft működését szabályozó dokumentumok elektronikus tárolására és közzétételére. 5. Kapcsolódó előírások MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány 4.2. Minőségirányítási Kézikönyv 4.2. fejezete Iratkezelési Szabályzat Irattári terv Bélyegző használat - ügyvezetői utasítás 6. A folyamat leírása 6.1. Általános előírások A dokumentumok kezelésével kapcsolatos általános előírások a következők: A dokumentumokat csak jóváhagyást követően lehet közzétenni. A dokumentumokat időszakosan felül kell vizsgálni és min. 3 évente újra ki kell adni. A dokumentumokon fel kell tüntetni a jóváhagyás dátumát. Ez egyben dokumentum változat alapvető azonosítását is biztosítja. További azonosító lehet a kiadás száma, illetve az iktatószám. Az EDR-ben mindenkor csak az aktuális dokumentumok érhetők el. Az elavult dokumentumokat csak az archivált anyagok tartalmazzák felhasználók számára közvetlenül nem hozzáférhető. Szükség esetén (ügyvezetői döntés alapján) a dokumentumok fordítása is elkészül, ezekben az esetekben az eredeti nyelvű változatot tekintjük hitelesnek. A már jóváhagyott, kiadott belső előírások, dokumentumok előírásaitól csak Eltérési engedély alapján lehet eltérni. Az Eltérési engedélyt minden esetben a ügyvezető hagyja jóvá, és eseti jelleggel az engedélyben szereplő tevékenységre vonatkozik. Az eltérés maximális időtartama jóváhagyástól számított 5 nap lehet. Az Eltérési engedélyt minden esetben az ügyviteli dokumentumok között kell megőrizni, illetve egy példány a titkárságon kerül lefűzésre A dokumentumok minősítése A Herman Ottó Intézet Nonprofit Kft. az információk védelmének érdekében belső dokumentum-minősítési rendszert működtet. A minősítési rendszer 3 szinten került kialakításra, amelyek a következők: 0. szint: Publikus 1. szint: Belső használatra 2. szint: Bizalmas A minősítési rendszert a Kft általánosan alkalmazza minden, a működést befolyásoló dokumentum esetében. A minősítés így vonatkozik belső és külső dokumentumokra, vevői anyagokra, elektronikus adatállományokra. Dátum: Oldalszám: 4/11

5 A belső dokumentumok minősítésénél a következő elveket kell figyelembe venni: alapvetően minden belső készítésű dokumentum legalább 1. szintű besorolást kell kapjon - ezt külön nem kell feltüntetni, belső készítésű dokumentumok Publikus" minősítéséről a ügyvezető, vagy a területileg illetékes igazgató dönthet (lásd még SzMSz vonatkozó előírásait), ilyenek lehetnek tipikusan a politikák, honlapon szereplő információk, nyilvános szabályzatok, személyekkel, a Kft általános működésével kapcsolatos biztonsági információkat tartalmazó dokumentumokat 2. szintre kell sorolni. A 2. szintnek megfelelő minősítéseket mind az elektronikus, mind a nyomtatott változatokon fel kell tüntetni, adatállományok esetében külön listában kell megadni, illetve meg kell adni a jogosult felhasználók körét is. A 2. szintű minősítés kiadásáról a dokumentum készítője, átvevője javaslata alapján a jóváhagyó - általános esetben a ügyvezető - dönt. A jogosult felhasználók körét szintén célszerű a dokumentumban rögzíteni. Elosztás és elektronikus hozzáférés csak számukra engedélyezett Az EDR használata A dokumentumok nyilvántartására és a felhasználók számára való közzétételére egy egységes belső számítógépes felületet alakítottunk ki EDR (Elektronikus Dokumentumkezelő Rendszer) néven, amely a kft. minden munkatársa számára hozzáférhető a belső számítógépes hálózaton (indítás: Herman Ottó Intézet_EDR.html). Az EDR megvalósítására HTML alapú, statikus web-lapok, valamint PDF formátumú fájlok szolgálnak, így bármilyen szabványos böngészővel, illetve Adobe Reader szoftverrel megtekinthető a tartalma. Az EDR lehetőség szerint tartalmazza a számítógépes formában rendelkezésre álló dokumentumok aktuális példányát, vagy meghivatkozza, hogy kinél található meg a dokumentum nyomtatott változata. A PDF fájlok védettek. A dokumentumok között eligazodást egy beépített hivatkozási rendszerben (link) segíti, amely közvetlenül is elérhetővé teszi a meghivatkozott további dokumentumokat, vagy azok megtalálhatóságát. Az EDR-ben lévő dokumentumokhoz a felhasználók olvasási jogosultsággal férnek hozzá. A dokumentumok minősítése alapján bizonyos dokumentumok megtekintéséhez külön jogosultság szükséges. Az EDR-ben lévő dokumentumok módosításajóváhagyást követően - csak külön jogosultság alapján lehetséges. Az EDR-ből nyomtatott dokumentumok nem tekinthetők hivatalos változatnak, papír alapú változatok kiadása Elosztó ív alapján történik. Az elektronikus formában is létező formalizált feljegyzések mintáit az EDR-ben lévő dokumentumok hivatkozás formájában tartalmazzák. Ezek nyomtatást követően, vagy elektronikus formában felhasználhatók, kitölthetők Belső dokumentumok kezelése A minőségirányítási rendszerben hivatkozott belső dokumentumokkal kapcsolatos felelősségeket, tartalmukkal és kezelésükkel kapcsolatos leírásokat a következő táblázat összesíti. Dátum: Oldalszám: 5/11

6 Dokumentum név: Felelősség: Előírások: Minőségirányítási Kézikönyv A kijelölt minőségirányítási vezető készít és tartja karban, a vonatkozó szabványnak való megfelelőség szempontjából ellenőrzi. A kézikönyvet a ügyvezető hagyja jóvá Átfogóan bemutatja a Herman Ottó Intézet Nonprofit Kft. tevékenységét, szervezetét, illetve azt, hogy a kiépített minőségirányítási rendszer hogyan elégíti ki az ISO 9001 szabvány követelményeit. Röviden leírja a minőségirányítási rendszer folyamatait, ezek kapcsolódásait, illetve hivatkozásokat tartalmaz az egyes folyamatokat szabályozó dokumentumokra (azaz a szabályzatokra). Szabályzatok A kijelölt folyamatgazda készíti el - Munkaköri leírás ügyvezetőii Utasítások szükség esetén konzultálva további érintett területekkel -, és a vonatkozó külső előírásoknak való megfelelőség szempontjából ellenőrzi (jogszabályok, FM előírások), a Ügyvezető hagyja jóvá a személyzeti előadó készíti el, a ügyvezető hagyja jóvá; és a Kft munkatársa aláírásával igazolja az elfogadását az ügyvezetőutasítására a megbízott munkatárs készíti elő, és ügyvezető A legfontosabb szakmai folyamatok ( főfolyamatok" v. kulcsfolyamatok") és a minőségügyi, ill. irányítási folyamatok írásba foglalt szabályozása. Tartalmában illeszkedjen a vonatkozó ISO 9001 szabványokhoz és más előírásokhoz. A bevezető részben meg kell adni a figyelembe vett előírásokat, amelyek alapján az szabályzat kidolgozásra került. Ugyancsak itt kell megadni az eljárás hatályát is (mely területekre, folyamatokra, munkatársakra vonatkozik). A minőségirányítási rendszer keretében kidolgozott szabályzatok javasolt tartalmi követelményeit a 1. sz. melléklet mutatja. 2 példányban készül, egy példány a dolgozónál, egy példány a titkárságon található a munkatárs személyi anyagai között. Bizalmas dokumentum! Nem részei az EDR-nek! Általános célú rendelkezések. Eljárások, folyamatleírások Folyamatelemzések hagyja jóvá az illetékes területi igazgatóság / folyamatgazda készíteti és a terület igazgató hagyja jóvá Minőségirányítási vezető közreműködésével az illetékes folyamatgazda készíti, jóváhagyja illetékes igazgató vagy ügyvezető Az egyes munka-műveletek végrehajtási módját leíró, szabályozó előírás. Jellemzően módszertani, technikai megoldásokat tartalmaz. Tartalma: Cél, érvényességi terület Munkafolyamat (műveletek leírása, normák, elvárások, alkalmazott eszközök, gépek, eszközök, anyagok, segédanyagok, beállítási paraméterek) Ellenőrzések (ellenőrzési pontok, gyakoriság, szükséges mérő v. ellenőrző eszköz, minta, elfogadási kritérium, jellemző hibák) Kapcsolódó feladatok (tétel azonosítás, jelölések, tárolás, csomagolás, állagmegóvás) Folyamatelemezés célja a vizsgált terület tevékenységeinek, folyamatainak átfogó bemutatása. A kidolgozás során valamely Dátum: Oldalszám: 6/11

7 általánosan ismert folyamatelemző technika kerülhet alkalmazásra (pl. teknős-elemzés). Dokumentum név: Felelősség: Előírások: Formanyomtatványok Szerződések, megrendelések, meghatározásukra valamely külső előírás (pl. jogszabály) vagy belső szabályzat kapcsán kerül sor, jóváhagyásuk is ezekkel együtt történik, illetve ezek alkalmazását a ügyvezető rendeli el az illetékes területi igazgatók, vezetők készítik elő, a gazdasági igazgató ellenjegyzi és az ügyvezető hagyja jóvá Az egyes tevékenységek elvégzését segítő, információk feljegyzésére szolgáló dokumentumok (melyek - kitöltve és megőrizve - az adott tevékenység megfelelő elvégzését igazolják). Az aktuális formanyomtatványokról külön nyilvántartás készül, amely szintén elérhető az EDR-ben. Ennek vezetése a minőségirányítási vezető feladat. A saját készítésű formanyomtatványok az EDR.ben szerkeszthető, kitölthető (word doc) formában állnak rendelkezésre, így akár elektronikus úton is felhasználhatók. A többi esetben minta található meg, amely csak a formátum azonosítására szolgál. A szerződések, megrendelések minden esetben a témához igazodó tartalommal kerülnek kidolgozásra. Az egyes speciális területekhez kidolgozásra kerülnek szerződés minták (lásd formanyomtatványok), amely szabadon felhasználhatók, átszerkeszthetők. A szerződéseket, megrendeléseket a tartalmi követelmények megfelelősége mellett jogi szempontból is ellenőrizni kell. A szerződések és megrendelések nyilvántartása külön rendszerben történik (lásd kötelezettségvállalás), ily módon nem kerülnek nyilvántartásra az EDR-ben. A dokumentumokat elkészítés után a kijelölt vezető hagyja jóvá. A jóváhagyás a nyomtatott változat aláírásával történik, amely iktatása és megőrzése a továbbiakban a Kft. Iratkezelési szabályzatában leírtak szerint történik. Egy nyomtatott változatot minőségirányítási vezető bemutatási célból magánál tart ezt, mint tőpéldányt kell kezelni és TŐPELDANY" feliratú bélyegző lenyomattal kell ellátni. A Kft működését szabályozó általános érvényű dokumentumokat (és azok változásait) a Kft minden érintett munkatársával meg kell ismertetni. Ez történhet az oktatási rendszer keretében vagy a dokumentum kiadásával. Minden esetben az érintett munkatársaknak Megismerési nyilatkozat aláírásával kell igazolni a dokumentumban foglaltak tudomásul vételét. Az általános érvényű jóváhagyott dokumentumokat fájl formájában a minőségirányítási vezetőnek/minőségirányítási megbízottnak kell eljuttatni, aki beilleszti az EDR-be. Az érvényben lévő dokumentumok nyilvántartása a Dokumentumok nyilvántartása táblázatban Dátum: Oldalszám: 7/11

8 történik, amit a minőségirányítási vezető/minőségirányítási megbízott tölt fel az aktuális adatokkal. Nem kell feltüntetni a dokumentum nyilvántartásban azokat a fájlokat, amelyek csak az eligazodást segítik az elektronikus dokumentumok között (hivatkozásokat tartalmaznak dokumentumokra). A belső dokumentumok hozzáférése alapvetően a számítógépes rendszerben biztosított, de indokolt esetben lehetőség van nyomtatott változat kiadására is. Erre Belső használatra" minősítésű dokumentumok esetében a minőségirányítási vezető jogosult a tőpéldányról készített másolat kiadásával. A kiadást Elosztó íven kell vezetni, a kiadott másolatot Felülvizsgált másolat" bélyegző lenyomattal kell ellátni. Bizalmas" minősítésű dokumentumok esetében az eredeti jóváhagyó, illetve a ügyvezető által meghatározott személyek férhetnek hozzá a dokumentumhoz, kaphatnak másolatot. Ezek nyilvántartása is az előzőek szerint történik. A kiadott példányok további másolása nem megengedett, Bizalmas" dokumentumok illetéktelen számára történő hozzáférés megakadályozásáért az átvevők felelősek. Külső fél részére mind elektronikus, mind nyomtatott formában dokumentumot kiadni csak ügyvezető engedéllyel lehetséges, kivéve a Publikus" minősítésű dokumentumokat. Ezek változás követése nem faladata a rendszernek, így nem kerülnek be a nyilvántartásba. A kiadásról átvételi jegyzőkönyvet kell felvenni. A dokumentumok felülvizsgálatára minden évben sor kerül a belső auditok és a vezetőségi átvizsgálás alkalmával. A felülvizsgálat megállapításait a vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve tartalmazza. Ha felmerül a változtatás igénye, úgy azt a dokumentum eredeti jóváhagyója engedélyezheti. A módosítás elfogadása, jóváhagyása és közzététele az új dokumentumhoz hasonló módon történik. A módosítás jóváhagyását követően az EDR-ben csak az aktuálisan érvényes dokumentum érhető el, amely átvezetése a minőségirányítási vezető feladat. A nyomtatott példányban kiadott változatokon is át kell vezetni a módosítást. A módosítás leírását a dokumentum részét képező változtatás jegyzékben kell feltüntetni. Az érvénytelen dokumentum változatok példányai az irattárban az Irattári tervben előírt időtartamban kerülnek megőrzésre, illetve elektronikus formában az adott időszakban készült mentések között állnak rendelkezésre. A nyomtatott formában meglévő dokumentumok példányán megőrzés esetén az érvénytelenséget piros színű "ÉRVÉNYTELEN!" felirattal kell megjelölni. A kiadott érvénytelen használati példányokat szintén meg kell jelölni, ha szükséges a felhasználási helyen történő megőrzése, vagy vissza kell vonni a felhasználási helyekről és meg kell semmisíteni. A dokumentumok megsemmisítését az Iratkezelés Szabályzatban leírt módon kell megvalósítani. Dátum: Oldalszám: 8/11

9 6.5. Külső dokumentumok felügyelete A kft tevékenységével kapcsolatos külső dokumentumok kezelésére vonatkozó előírásokat következő táblázat összesíti: Dokumentum név: Felelősség: Előírások: Jogszabályok Közlöny, DVD jogtár, internetes tájékoztatók alapján a vonatkozó joganyagok és azok változásainak figyelése minden terület vezetőjének feladata. Szabványok minőségirányítási vezető a szükséges szabványok beszerzése és a meglévők érvényességének ellenőrzése az ISO, MSZT honlapja alapján lehetséges. ( FM utasítások, körlevelek A fogadó személyek iktatják az Iratkezelési szabályzat előírásai szerint Ezen dokumentumok nyilvántartása az iktató rendszerben történik. Az érvényben lévő jogszabályok és szabványok nyilvántartása a Dokumentumok nyilvántartása táblázatban történik, amit a minőségirányítási vezető tölt fel az aktuális adatokkal. A nyilvántartása hivatkozás formájában tartalmazza az elektronikus formában is rendelkezésre álló külső dokumentumokat. A jogszabályokat nyomtatott formában (Közlönyök) az irattárban lehet megtekinteni és kölcsönözni. Az aktuális DVD jogtár hálózatos elérhetőségét - minden telephelyen - az informatikai osztály biztosítja. A kft. működéséhez szükséges szabványok nyomtatott formában a felhasználó területen állnak rendelkezésre - ennek nyilvántartását szintén a Dokumentum nyilvántartás tartalmazza. A jogszabályok és szabványok érvényességét évente legalább egy alkalommal a kijelölt felelősöknek, területit vezetőknek felül kell vizsgálni, amit a minőségirányítási vezető kezdeményez. A felülvizsgálat eredményét a minőségirányítási vezető a dokumentum nyilvántartáson rögzíti. 7. Folyamat mérőszámok definiálása A dokumentumok kezelése kapcsán nem értelmezünk klasszikus folyamat-mérőszámokat. A szabályozás megfelelő működésének visszaigazolására a következő jelzések szolgálnak: külső és belső auditok dokumentumok kezelésére vonatkozó megállapításai, munkafolyamatok egyértelműsége a szabályozások által, új munkatársak beilleszkedésének hatékonysága. Mindezek tapasztalatait dokumentum felülvizsgálatok során kell értékelni. Dátum: Oldalszám: 9/11

10 8. Mellékletek 1.sz. melléklet: Szabályzatok tartalmi követelményei Formanyomtatványok Eltérési engedély Dokumentum nyilvántartás Formanyomtatvány nyilvántartás Elosztó ív Megismerési Nyilatkozat Bélyegző és pecsétnyomó nyilvántartó könyv Dátum: Oldalszám: 10/11

11 1.sz. melléklet: Szabályzatok tartalmi követelményei 1. A szabályzat célja A szabályzatban leírt folyamat, tevékenység tömör, egyértelmű meghatározása. (Melynek szabályozása" az adott szabályzat valódi célja.) 2. A szabályzat érvényességi területe Azoknak a szervezeti egységeknek, illetve funkcióknak a megadása, amelyekre a szabályzat vonatkozik. 3. Folyamatgazda megjelölése A szabályzatban leírt folyamatban szereplő tevékenységért felelős vezetőnek (több érintett vezető esetén: ezek egyikének) a megjelölése, aki a szabályzat kidolgozásáért és karbantartásáért felelős. 4. Meghatározások, rövidítések A szabályzat szövegében felhasznált fogalmak, rövidítések magyarázata. (Azok, amelyek nem szerepelnek a Kézikönyv 3. fejezetében.) 5. Kapcsolódó előírások Szabvány követelmények (ISO 9001 x.y fejezete) Más vonatkozó szabvány előírások Minőségirányítási Kézikönyv x.y fejezete(i) A kidolgozáskor figyelembe vett jogszabályok Egyéb külső előírások, utasítások (pl. FVM részéről) Kapcsolódó belső szabályzatok 6. A folyamat leírása A folyamat lépéseinek, a konkrét tennivalóknak a leírása, a felelősök megjelölésével és a dokumentálás részleteivel együtt (ez tartalmazhat folyamatábrát és szöveges leírást is). 7. Folyamat mérőszámok definiálása Azoknak a paramétereknek, mérőszámoknak az egzakt meghatározása, amelyek segítségével a szabályzatban leírt folyamat jól mérhetővé, értékelhetővé válik. 8. Mellékletek A szabályzathoz kapcsolódó mellékletek (általában a felhasznált formanyomtatványok) felsorolása. Az értelmezést segítő további leírások, folyamatábrák stb. Dátum: Oldalszám: 11/11