MISKOLCI EGYETEM HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY ÜGYRENDJE

Átírás

1 MISKOLCI EGYETEM HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY ÜGYRENDJE Miskolc, 2016

2

3 8.9. számú Egyetemi Szabályzat MISKOLCI EGYETEM HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY ÜGYRENDJE Készült 8 példányban 1. sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.

4 Kiadásért felelős: rektor Kiadja a Miskolci Egyetem ME Sokszorosító Üzeme Nyomdaszám: -.. ME Miskolc-Egyetemváros, A szabályzat gondozásáért felelős: humánerőforrás osztályvezető

5 Tartalomjegyzék Fejezetszám F e j e z e t c í m Old. szám Vált. szám Bevezetés dátuma I. II. III. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY FELADATAI A HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE A1 IV. V. AZ ÜGYINTÉZÉS MENETE ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 2 3

6

7 MISKOLCI EGYETEM HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY ÜGYRENDJE Oldalszám: 1 Változat száma: A1 I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. (1) Jelen ügyrend célja, hogy egységessé és áttekinthetővé tegye a Miskolci Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Humánerőforrás Osztályának feladatait, ügyintézési, ügyviteli rendjét, az ezekhez kapcsolódó tevékenységet, ezáltal elősegítse feladatának és munkájának magas színvonalú ellátását. (2) A Humánerőforrás Osztály a Miskolci Egyetem Kancellária Hivatalának szervezeti egysége, élén osztályvezető áll. II. A HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY FELADATAI 2. (1) A Humánerőforrás Osztály ellátja az Egyetem működése során felmerülő humánerőforrás gazdálkodással, azok fejlesztésével kapcsolatos feladatokat. A Humánerőforrás Osztály feladatai a Bér- és Munkaügyi Osztállyal szoros együttműködésben: a) az egyetemi szintű munkaerő szükséglet tervezésének, végrehajtásának, a gazdálkodási egységek közötti erőforrás átcsoportosításoknak segítése, b) közreműködés a munkáltatói döntések előkészítésében, c) részvétel a vezetői, az oktatói és nem oktatói pályázatok kiírásában, lebonyolításában, az intézményi testületek elé terjesztésében, d) közreműködés a közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával és megszüntetésével kapcsolatos feladatok ellátásában, e) a tanulmányi támogatásokkal kapcsolatos döntések és a tanulmányi szerződések előkészítése, f) kitüntetési nyilvántartás vezetése, valamint a vonatkozó szabályzatban megfogalmazottak szerint a kitüntetések előkészítése, g) a minősítéssel (értékeléssel) kapcsolatosan a vezetők tájékoztatása, munkájuk segítése és a minősítések (értékelések) nyilvántartásának vezetése, h) a fizetés nélküli szabadságra vonatkozó munkáltatói döntés előkészítése, i) a Humánerőforrás Osztály vezetőjének jogkörébe utalt keretek figyelemmel kísérése, j) a jogszabályokkal összhangban lévő személyügyi nyilvántartás vezetése és adatszolgáltatás teljesítése az Egyetem alkalmazottairól, k) intézményi szintű karriertervezési-, motivációs- és egyéni teljesítményértékelési rendszer kialakítása és működtetése l) a vagyonnyilatkozatok nyilvántartása, kezelése, felhívás a nyilatkozat tételre, m) a magánszemélyekkel megkötésre kerülő megbízási szerződések nyilvántartásba vétele, n) az oktatói, kutatói adatok folyamatos továbbítása a FIR nyilvántartás felé, a nyilvántartás adatainak rendszeres ellenőrzése,

8 MISKOLCI EGYETEM HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY ÜGYRENDJE Oldalszám: 1 Változat száma: A1 ny) az óraszámhoz kötött oktatói-kutatói terhelés felmérése, beszámolás a felmérés eredményéről az egyetemi vezetői testületek előtt, o) az átmeneti többletfeladatok ellátására megkötésre kerülő szerződések ellenőrzése, a szerződések nyilvántartó rendszerének üzemeltetése p) a további jogviszony fennállására vonatkozó nyilatkozatok nyilvántartása, kezelése q) a Foglalkoztatási Követelményrendszer szövegének gondozása. (2) A Humánerőforrás Osztály munkatársai feladataikat pontossággal és szakértelemmel kötelesek ellátni, igazgatási, (bér)gazdálkodási vonatkozásban ügyelve a szolgálati út betartására. III. A HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE (1) A Humánerőforrás Osztály tevékenységét az osztályvezető szervezi, irányítja. (2) Az osztályvezető távolléte esetére helyettesítéséről gondoskodni köteles. 3. (3) A szervezeti egység feladatait ügyvivő szakértők, igazgatási ügyintézők munkaköri leírásuknak megfelelően, továbbá megbízott ügyvéd és szakreferens látja el. IV. AZ ÜGYINTÉZÉS MENETE 4. (1) A beérkező ügyiratokat az osztályvezető a munkaköri leírásoknak megfelelően adja ki (szignálja) elintézésre az ügyintézőknek, akik gondoskodnak a MonDoc irat és dokumentumkezelő programban történő rögzítésről, a Munkaügyi Nyilvántartó Rendszerbe, valamint a FIR-be történő adatfelvitelről, a dokumentumok személyi anyagba helyezéséről. (3) Az intézkedést igénylő ügyiratoknál az elintézést válaszlevél, vagy a KIRA-ból előállításra kerülő dokumentumok, valamint szerződések dokumentálják. (4) A kiadmány elküldését a Humánerőforrás Osztály által vezetett postai küldemények feladó jegyzéke tartalmazza. (5) Az elintézést követően az ügyirat és a kiadmány másolata irattárba kerül, amely egyben az ügyirat elintézését (lezárását) jelenti, mely tényt rögzíteni szükséges az iratkezelő programban, megjelölve az irat tárolási módját. Az ügyirat lezárása egyben az elintézési folyamat befejezését is jelenti. (6) A papíralapú irat mozgását az iratkezelő programmal összhangban dokumentáltan kell végezni. E célra kézbesítőkönyv vagy munkakönyv alkalmazandó. (7) A beérkező ügyiratok mellett esetenként személyes megkeresés, telefon, kapcsolat alapján jelentkeznek feladatok, az ilyen típusú megkeresésekről az osztályvezető haladéktalanul tájékoztatandó, aki az ügyintéző kijelöléséről gondoskodik. A megtett

9 MISKOLCI EGYETEM HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY ÜGYRENDJE Oldalszám: 1 Változat száma: A1 intézkedésekről amennyiben a megkeresés intézkedést igényel feljegyzést kell készíteni, a keletkezett iratok iktatása szükséges. (8) Az ügyiratkezelés irányításáért és ellenőrzéséért az osztályvezető a felelős. (9) Az ügyiratkezelést az egyetemi Iratkezelési Szabályzatban foglalt előírások alapján kell végezni. (10) A Humánerőforrás Osztály kiadmányaihoz a kancellár által engedélyezett fejléces papírt és az 5.5. sz. A Miskolci Egyetem bélyegzőinek készítése, nyilvántartása és használata elnevezésű szabályzatban meghatározott bélyegzőt használhatják. V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 5. (1) Jelen ügyrend június 15. napján lép hatályba. Miskolc, június 15. Dr.Deák Csaba kancellár