NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM AZ EGYETEMI TANULMÁNYI KÖZPONT ÜGYRENDJE

HTML
DOWNLOAD

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM AZ EGYETEMI TANULMÁNYI KÖZPONT ÜGYRENDJE"

Diána Balázs
9 évvel ezelőtt
Látták:

1 NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM AZ EGYETEMI TANULMÁNYI KÖZPONT ÜGYRENDJE HATÁLYOS: JÚLIUS 1. SOPRON 2015

2 1. Általános rendelkezések (1) Az Egyetemi Tanulmányi Központ a Nyugat-magyarországi Egyetem Kancellári Hivatal önálló szervezeti egysége, amely a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény és az Egyetem SZMSZ-ben, valamint a jelen Ügyrendben rögzítettek szerint, a rendelkezésre bocsátott anyagi és tárgyi eszközökkel gazdálkodva működik az egyetem feladatainak megvalósítása érdekében. (2) Az Egyetemi Tanulmányi Központ tevékenysége során az egyetem valamennyi szervezeti egységével együttműködik. (3) Az Egyetemi Tanulmányi Központ szakmai irányítását az oktatási rektorhelyettes, gazdasági működését a kancellár felügyeli. (4) Az Egyetemi Tanulmányi Központ önálló témaszámokkal rendelkező szervezeti egység, a témaszámokkal az igazgató rendelkezik. 2. Az Egyetemi Tanulmányi Központ adatai (1) Elnevezése: Nyugat-magyarországi Egyetem Egyetemi Tanulmányi Központ (rövidített név: NymE ETK) (2) Elnevezésének idegen nyelvű változatai: angol: University of West Hungary Central Student Office német: Westungarische Universität Zentrales Studentensekretariat (3) Címe: 9400 Sopron, Bajcsy-Zs. u Az Egyetemi Tanulmányi Központ feladatai (1) Az ETK kezeli és irattárazza az ETK működésével kapcsolatos iratokat, beszerzi a szükséges nyomtatványokat, eszközöket. (2) Az előírásoknak megfelelő nyilvántartást vezet a bélyegzőkről, a szigorú számadású nyomtatványokról, a költségvetési keretekről, az ETK leltári eszközeiről. (3) Vezeti a hallgatók törzskönyveit, nyilvántartja a NymE-n kiadott valamennyi oklevelet, oklevélmellékletet, elkészíti az okleveleket, oklevélmellékleteket, oklevélmásolatokat, másodlatokat, a korábbi hallgatókkal kapcsolatban igazolásokat állít ki, szükség esetén az okleveleket és a leckekönyveket fordíttatja, elkészítteti a doktori okleveleket, tanácsot ad és állást foglal oklevél ügyekben. (4) Az ETK feladata a tanulmányi adminisztráció rendszeresen ismétlődő feladatainak ellátása, ideértve az idegen nyelvű képzésben valamint az Erasmus ösztöndíjban részt vevő hallgatókat is. Az ETK faladata az egyetem képzéseihez tartozó órarendek elkészítése, ezzel összefüggésben az egyetemi tantermek létesítménygazdálkodása. A munkatársak a feladatuk végrehajtásához szükséges mélységben ismerik az ETK ügyviteli tevékenységét. Elsődleges feladatuk az ügyfelek (hallgatók, oktatók, egyéb munkatársak) kiszolgálása, az ı 2

érdekében. (2) Az Egyetemi Tanulmányi Központ tevékenysége során az egyetem valamennyi szervezeti egységével együttműködik.

3 ségi körükben lévő hallgatók adatainak rögzítése, ellenőrzése, nyilvántartások vezetése. Munkájukat az igazgató irányításával végzik. (5) Az ETK működésének folyamatábrája (2. sz. melléklet) 4. Az Egyetemi Tanulmányi Központ szervezeti felépítése (1) Az ETK szervezeti felépítése (1. sz. melléklet) a) Személyes Ügyfélszolgálati Csoport A csoport munkatársai az egyetem valamennyi hallgatója számára rövid idő alatt lezárható, elektronikus ügyintézéssel nem kezelhető ügyek intézését végzik. A hosszabb időt igénylő ügyeket a háttériroda csoport intézi, ezen ügyekkel kapcsolatos iratok és adatok átvétele a csoport feladata. A csoport kiemelt feladatrendszere: a1) hallgatói igazolások kiadása a2) diákigazolvány ügyintézés a3) diplomamunka/szakdolgozat ügyintézés (átvétel, regisztrálás, határidőellenőrzés) a4) hallgatói tájékoztatás a megoldandó feladat megfelelő háttérirodához csatolása a5) ügyfélfogadási időn kívül háttérirodai feladatok elvégzése b) Háttérirodai csoport A csoport ellátja az elektronikus tanulmányi rendszer (Neptun) kezelésével, használatával, irányításával kapcsolatos oktatásszervezést segítő feladatokat, biztosítja az adatszolgáltatást az OH, az EMMI, a FIR valamint az egyetem karai és egyéb szervezeti egységei felé. A csoport kiemelt feladatrendszere: b1) Felvételi eljárás feladatai b2) Beiratkozás lebonyolítása b3) Regisztrációs hét feladatai b4) Diákhitel ügyintézés b5) Bursa ösztöndíj ügyintézés b6) Órarendkészítés b7) Teremkezelés, teremgazdálkodás b8) Óranyilvántartó felület kezelése b9) Hallgatói önköltség/költségtérítések ügyintézése b10) Hallgatói egyéb befizetések ügyintézése b11) Számlázás b12) Hallgatói juttatások kezelése b13) Tanulmányi adminisztráció b14) Diplomamunka/szakdolgozat adminisztrációs teendői b15) Oklevél ügyintézés b16) Oklevélmelléklet kiállítás 3

4 b17) Leckekönyvkezelés b18) Törzskönyv előállítása b19) Kérvénykezelés b20) Átsorolás folyamatának ügyintézése b21) Külföldi hallgatók tanulmányi ügyeinek intézése b22) Erasmus hallgatók tanulmányi ügyeinek intézése (kimenő, bejövő hallgatók tanulmányi adminisztrációja) b23) Igazolások kiadása b24) Tanárképzés speciális feladatai b25) PhD hallgatók tanulmányi ügyeinek intézése b26) Záróvizsga ügyintézés b27) Szakmai gyakorlatok ügyintézése b28) Fogyatékkal élő hallgatók tanulmányi ügyeinek intézése b29) Tantárgyi programok, mintatantervek adminisztrációs feladatai a Neptunban b30) Statisztikák készítése, adatszolgáltatás b31) Szabályzatok készítésében közreműködés b32) Oktatói (+ óraadói) adatnyilvántartás b33) Oktatók, hallgatók naprakész tájékoztatása b34) ETK honlap készítés c) Szabályozási és IT támogató csoport A csoport kiemelt feladatrendszere: c1) az ETK feladatait támogató informatikai rendszerek működtetésének biztosítása c2) új rendszerek bevezetése c3) a rendszerek egységes működésének biztosítása c4) jogosultságok kiosztása (Gólya, Felvi, FIR, stb.) c5) képzési időszakok beállítása - egyetemi szinten c6) a mindenkori szabályozáshoz igazított paraméterek beállítása Neptunban c7) a háttérirodai munka támogatása megfelelő adatbázisok létrehozásával c8) Neptun-szűrések készítése c9) hallgatói pénzügyek kezelésének támogatása 5. Az Egyetemi Tanulmányi Központ vezetése (1) Az ETK önálló szervezeti egység, vezetője nyilvános pályázat útján, a kancellár által kinevezett igazgató. Az igazgató felett a munkáltatói jogot a kancellár gyakorolja. (2) Az igazgató az ETK munkatársaira vonatkozóan a kancellár által átruházott hatáskörben munkáltatói jogkörrel rendelkezik. (3) Az igazgató tanácskozási joggal tagja a Szenátusnak. (4) Az igazgató a jogszabályokban, az egyetemi SZMSZ-ben, valamint jelen Ügyrendben meghatározottak szerint vezeti az ETK-t, és séggel tartozik annak egész működéséért. (5) Az igazgató feladatai: a) javaslatot tesz az ETK költségvetésére; 4

ügyintézés b27) Szakmai gyakorlatok ügyintézése b28) Fogyatékkal élő hallgatók tanulmányi ügyeinek intézése b29) Tantárgyi programok, mintatantervek adminisztrációs feladatai a Neptunban b30)

5 b) gondoskodik az ETK-ban megvalósuló feladatok méréséről, és negyedévente beszámolót készít a kancellár számára; c) hatáskörén belül biztosítja az ETK működéséhez szükséges feltételeket; d) kidolgozza és végrehajtja az ETK éves munkatervét és távlati fejlesztési tervét; e) előmozdítja és támogatja az ETK munkatársainak szakmai képzését, továbbképzését; f) önállóan képviseli a szervezeti egységet, a szervezeti egység nevében aláírásra jogosult; g) társintézményekkel történő kapcsolatépítéssel, tapasztalatszerzéssel elősegíti az egyetem tanulmányi adminisztrációjának fejlesztését, az egyetem hazai és nemzetközi elismertségét, h) nyilvántartja a szervezeti egységben dolgozókkal kapcsolatos létszám, munkaügyi adatokat a Gazdálkodási Szabályzat rendelkezései szerint, i) a szervezeti egységben használt bélyegzők naprakész nyilvántartásáért. 6. A vezető helyettesítésének szabályai 1) Az igazgató huzamosabb távolléte esetén, a helyettesítést a Kancellár által kijelölt személy látja el. 7. Záró rendelkezések (1) Jelen ügyrendet a Szenátus a 84/2015. (V. 6.) sz. határozatával fogadta el. Az ügyrend július 1. napján lép hatályba. (2) Jelen ügyrend alapján az ETK szervezetében dolgozó munkatársak kinevezését, munkaköri leírását június 15. napjáig felül kell vizsgálni, és július 1. napjának hatályával ezen ügyrend szerint módosítani. Sopron, május 6. Dr. Dinnyés Álmos kancellár 5

egységet, a szervezeti egység nevében aláírásra jogosult; g) társintézményekkel történő kapcsolatépítéssel, tapasztalatszerzéssel elősegíti az egyetem tanulmányi adminisztrációjának fejlesztését, az

6 1. sz. melléklet Nyugat-magyarországi Egyetem Egyetemi Tanulmányi Központ szervezeti felépítése 6

7 2. sz. melléklet Az Egyetemi Tanulmányi Központ működésének folyamatai Munkakör Szint Folyamatok Végrehajtó Döntéshozó Közreműködő Informálandó hallgatói igazolások kiadása diákigazolvány ügyintézés felvételi eljárás lebonyolítása regisztrációs hét lebonyolítása tantárgy és kurzusmeghirdetés órarendkészítés teremkezelés hallgatói pénzügyek kezelése tanulmányi adminisztráció diplomamunka/szakdolgozat adminisztráció leckekönyvkezelés oklevél ügyintézés oklevélmelléklet előállítás törzskönyv előállítás kérvénykezelés átsorolás külföldi hallgatók ügyeinek intézése Erasmus ösztöndíjas hallgatók ügyeinek intézése tanárképzés doktori előadó DI ügyeinek intézése záróvizsga ügyintézés szakmai gyakorlatok ügyintézése fogyatékkal élő hallgatók ügyeinek intézése Diákhitel ügyintézés Bursa ösztöndíj ügyintézés neptun oktatói adatnyilvántartás FIR felé neptun óraadó oktatói adatnyilvántartás a FIR felé óranyilvántartó felület kezelése statisztikák készítése adatszolgáltatás 7

felvételi eljárás lebonyolítása regisztrációs hét lebonyolítása tantárgy és kurzusmeghirdetés órarendkészítés teremkezelés hallgatói pénzügyek kezelése tanulmányi adminisztráció

8 Munkakör Szint Folyamatok Végrehajtó Döntéshozó Közreműködő Informálandó neptun szabályzatok előkészítése, készítése, aktualizálása hallgatói, oktatói tájékoztatás honlap készítés rendszerek működésének biztosítása neptun új rendszerek bevezetése neptun rendszerek jogosultság kiosztása neptun képzési időszakok beállítása neptun paraméterek beállítása neptun szűrések készítése neptun adatbázisok létrehozása 8

működésének biztosítása neptun új rendszerek bevezetése neptun rendszerek jogosultság kiosztása neptun

Hasonló dokumentumok

NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM A MŰSZAKI IGAZGATÓSÁG ÜGYRENDJE

NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM A MŰSZAKI IGAZGATÓSÁG ÜGYRENDJE HATÁLYOS: 2015. MÁJUS 6-TÓL SOPRON 2015 TARTALOMJEGYZÉK 1. Általános rendelkezések... 3 2. A Műszaki Igazgatóság adatai... 3 3. A Műszaki Igazgatóság