NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM A REKTORI HIVATAL ÜGYRENDJE

Átírás

1 NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM A REKTORI HIVATAL ÜGYRENDJE SOPRON 2006

2 1. Általános rendelkezések (1) A Rektori Hivatal az egyetemen mköd önálló átfogó szervezeti egység, mely ellátja az egyetem igazgatási és ügyviteli feladatait, segíti az egyetem vezetinek, vezet testületeinek, önálló szervezeti egységeinek, illetve az ezek által felkért bizottságok tevékenységét. (2) A Rektori Hivatal tevékenysége során az egyetem valamennyi szervezeti egységével együttmködik, különösen a dékáni hivatalokkal és a gazdasági figazgatósággal. (3) A Rektori Hivatal szervezeti felépítésének meghatározása és módosítása a Szenátus hatáskörébe tartozik. (4) A Rektori Hivatal szervezeti felépítését az 1. sz. melléklet (organogram) tartalmazza. 2. A Rektori Hivatal f feladatai (1) Ellátja a rektor, a rektorhelyettesek és a ftitkár vezeti munkájával kapcsolatos adminisztratív, szervezési és protokolláris feladatokat. Szervezési és adminisztrációs hátteret biztosít a Szenátus, a Rektori Tanács és az állandó egyetemi bizottságok munkájához. (2) Részt vesz az egyetemi szabályzatok készítésében. Figyelemmel kíséri a karokon, az oktatási és egyéb szervezeti egységekben folyó szabályzatalkotási tevékenységet annak érdekében, hogy a készül szabályzatok összhangban legyenek a felsbb jogszabályokkal és az egyetemi szabályzatokkal. (3) Elkészíti és segíti a magasabb vezetk felsbb jogszabályok, egyetemi szabályzatok meghatározta hatáskörben hozandó intézkedéseit. Figyelemmel kíséri a szenátusi határozatok végrehajtását. (4) Ellátja az oktatás-, kutatás-, tudományszervezés, hazai- és nemzetközi kapcsolatok intézésével, pályázatokkal összefügg egyetemi szint szakigazgatási feladatokat. (5) Szervezi és koordinálja az egyetem PR és marketing tevékenységét. 2

3 3. A Rektori Hivatal vezetése. A munkáltatói jogok gyakorlásának rendje (1) A Rektori Hivatal önálló szervezeti egység. Vezetje a rektornak alárendelt ftitkár. A ftitkár felett a teljes kör munkáltatói jogot a rektor gyakorolja. (2) A ftitkár a Rektori Hivatal és a Soproni Székhely Karok Kollégiumának dolgozóira vonatkozóan a rektor által átruházott hatáskörben munkáltatói jogkörrel rendelkezik. (3) A ftitkár hivatalvezeti minségében: a.) szervezi és irányítja a Rektori Hivatal ügyintéz, ügyviteli tevékenységét; b.) összehangolja és a segíti a dékáni hivatalok ilyen irányú munkáját; c.) igazgatási kérdésekben segíti az egyetem vezetinek munkáját; d.) részt vesz a Szenátus üléseinek elkészítésében, ellátja a Szenátus és a Rektori Tanács titkári teendit; e.) szervezi és ellenrzi a határozatok végrehajtását, gondoskodik arról, hogy az érintett szervezeti egységek, az egyetemi polgárok a Szenátus határozatait, döntéseit, állásfoglalását megismerhessék; f.) gondoskodik az egyetemi határozatok, döntések jogszabályokkal való összhangjáról; g.) dönt a saját hatáskörbe tartozó igazgatási és egyéb kérdésekben; h.) a Rektori Hivatalon belül intézkedik a munkaszervezésrl, a munkaköri elírások elkészítésérl; i.) gondoskodik a személyi állomány megfelel összetételérl, elsegíti a dolgozók továbbképzését; j.) a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályoknak és egyetemi szabályzatoknak megfelelen irányítja a Rektori Hivatal gazdálkodási feladatainak végrehajtását; k.) ellátja a munkafolyamatok közbeni ellenrzési feladatokat; l.) gondoskodik az egyetem történetének rögzítésérl, az Évkönyv kiadásáról; m.) ellátja mindazon feladatokat, melyeket számára jogszabály, szabályzat, szenátusi határozat, illetve a rektor meghatároz. 4. A Rektori Hivatal egységeinek, munkatársainak feladatai (1) A REKTORI TITKÁRSÁG feladatköre: a.) A rektor és az általános rektorhelyettes, valamint a ftitkár tevékenységével kapcsolatos igazgatási, ügyviteli, gazdálkodási tevékenység szervezése: - az idbeosztások nyilvántartása; - tárgyalások, megbeszélések, értekezletek elkészítése; - az ügyfélforgalom ütemezése, telefonok lebonyolítása; - a közvetlen levelezés lefolytatása; - a kiadott feladatok és határidk nyilvántartása; - postabontás; - az iktatás iratkezelés szabályzat szerinti végzése; 3

4 b.) reprezentációs tevékenység ellátása; c.) protokolláris feladatok, kapcsolattartás: - a társintézményekkel, - felettes szervekkel (minisztériumok és más állami intézmények), - a médiával (sajtó, TV, rádió, stb.); d.) a Szenátus, a Rektori Tanács a hatáskörbe tartozó állandó bizottságok és egyéb fórumok üléseinek elkészítése, szervezése; e.) a ftitkár utasításai szerint részvétel a szabályzatok készítésében; f.) rektori körlevelek, utasítások szerkesztése, kiküldése; g.) jegyzkönyvek vezetése, határozatok szerkesztése, kiküldése; h.) irattári tevékenység, irattári rend kialakítása; i.) mködési, reprezentációs keretek tervezése, felhasználása. A Rektori Titkárság munkatársainak részletes feladatkörét a munkaköri leírások tartalmazzák. (2) A REKTORHELYETTESI IRODÁK feladatköre: a.) Az oktatási rektorhelyettes munkájának segítése, ezen belül: - a Szenátus hatáskörébe tartozó, hallgatókat érint szabályzatok elkészítésében, módosításában való részvétel; - az oktatási, képzési témákkal kapcsolatos egyetemi szint döntések elkészítésének, jelentéseinek, elterjesztéseinek elkészítése; - a tanév idbeosztásának elkészítése; - kapcsolattartás az Oktatási és Kulturális Minisztériummal, a karok felé koordinálás; - a felvételi eljárás lebonyolításának koordinálása; - az egyetem akreditációs és minségbiztosítási feladatainak koordinálása, az adminisztrációs munka végzése; - a hallgatók összegyetemi ügyeinek (kultúra, sport, stb.) intézése, segítése; - a hallgatók által kezelt egyetemi szint alapítványok felügyelete, - összegyetemi oktatási statisztikai adatszolgáltatás; - adatgyjtés és adatszolgáltatás egyetemi anyagokhoz; - diákok szociális ügyeinek egyetemi szint koordinálása; - a gyakorló intézményekkel kapcsolatos egyetemi oktatási ügyek intézése. b.) A tudományos és külügyi rektorhelyettes munkájának segítése, ezen belül: - a tudományos tevékenységhez kapcsolódó egyetemi szint adminisztrációs feladatok ellátása; - a doktori képzéssel, a habilitációs eljárással kapcsolatos feladatok, - nemzetközi kapcsolatok nyilvántartása; - együttmködési szerzdések, megállapodások nyilvántartása; - idegennyelvi levelezés elkészítése; - tudományos szervezetek tagsági ügyei; - hivatalos külföldi utazások, vendéglátások intézése; - részvétel az egyetemi szabályzatok készítésében. A rektorhelyettesi irodák munkatársainak részletes feladatkörét a munkaköri leírások tartalmazzák. 4

5 (3) A KUTATÁSSZERVEZÉSI ÉS PÁLYÁZATI IRODA feladatköre: - az egyetem tudományos stratégiájának megfelelen felhívja a figyelmet a kínálkozó pályázati lehetségekre; - részt vesz a kutatási tevékenységgel kapcsolatos szabályzatok készítésében; - kapcsolatot tart a regionális fejlesztési szervezetekkel; - gyjti és összesíti a normatív kutatástámogatást megalapozó egyetemi szint adatokat, határidre elkészíti és továbbítja az ehhez szükséges anyagot; - információ gyjtés, adatszolgáltatás; - az egyetem szerzi jogi és iparjogvédelmi ügyeinek összefogása; - a kutatásszervezéssel kapcsolatos mindazon feladatok ellátása, mellyel az egyetem vezetése megbízza az iroda munkatársait. A Kutatásszervezési és Pályázati Iroda munkatársainak részletes feladatkörét a munkaköri leírások tartalmazzák. (4) A KOMMUNIKÁCIÓS IRODA feladatköre: - rendezvényszervezés; - egyetemi újság és egyéb kiadványok szerkesztése; - kapcsolattartás a médiával; - egyetemi éves rendezvénynaptár elkészítése; - információ szolgáltatás az egyetemi honlap számára; - egyetemi tájékoztatótáblák gondozása. A Kommunikációs Iroda részletes feladatait az ügyrend és a munkatársak munkaköri leírásai tartalmazzák. (5) A jogtanácsos feladatai: - szabályzatok készítésében, felülvizsgálatában való aktív részvétel; - rektori körlevelek, utasítások jogi elkészítése; - fegyelmi, kártérítési ügyek; - jogszabályfigyelés, tájékoztatás; - vezeti döntésekhez jogi segítségnyújtás; - megbízás alapján ellátja az egyetemi adatvédelmi biztosi feladatokat; - peres ügyekben képviselet ellátása. Részletes feladatait a munkaköri leírás tartalmazza. (6) A bels ellenri csoport a Rektori Hivatal szervezeti egységen belül, közvetlenül a rektor munkáltatói jogkörébe tartozóan önállóan látja el feladatát. 6. Záró rendelkezések (1) A Nyugat-Magyarországi Egyetem Rektori Hivatalának ügyrendjét a Szenátus a 125/2006. sz. határozatával jóváhagyta. 5

6 (2) Jelen ügyrend szeptember 1-jén lép hatályba és egyidejleg az Egyetemi Tanács 19/2004. sz. határozatával elfogadott Rektori Hivatal Szervezeti és Mködési Szabályzata hatályát veszti. Sopron, június 14. Prof. Dr. Faragó Sándor Rektor 6

7 Nyugat-Magyarországi Egyetem Rektori Hivatal szervezeti felépítése Rektor Általános rektorhelyettes Oktatási rektorhelyettes Tudományos és nemzetközi rektorhelyettes Ftitkár Bels ellenri csoport Rektorhelyettesi Iroda Pályázati Iroda Kommunikációs Iroda Rektori Hivatal szakmai irányítás munkáltatói irányítás 7 1. sz. melléklet