DOMBÓVÁR VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA

Átírás

1 DOMBÓVÁR VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA ME-02 BESZERZÉS... Átdolgozta és aktualizálta: Kovács Gyula Pénzügyi irodavezető Jóváhagyta és a bevezetést elrendelte:... Dr. Gábor Ferenc Jegyző A szabályozás Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalának dokumentuma. Továbbadása, sokszorosítása írásos engedély nélkül nem megengedett, a benne szereplő információkat csak a minőségirányítási rendszer működéséhez lehet felhasználni! A szabályozás kinyomtatott formátumú változata csak akkor használható, ha annak hatálybalépési dátuma megegyezik az elektronikus dokumentumtárban tárolt törzspéldányéval! Beszerzés/2 1/7

2 VÁLTOZTATÁSOK Sorsz. Kiadás száma és dátuma Változtatás rövid, címszavas meghatározása A májusig érvényes változat Felsővezetői változások, MK és Eljárások új formai kiadása. Tartalmi változás nem történt. Beszerzés/2 2/7

3 1. AZ ELJÁRÁS CÉLJA Ez az eljárás meghatározza azokat a módszereket és tevékenységeket, amelyekkel biztosítható, hogy a beszerzett termékek és a szolgáltatások minősége Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban PH) követelményeinek megfeleljen. Az eljárás egyidejűleg kielégíti az ISO 9001:2008 szabványnak, a PH Minőségirányítási Kézikönyvének, valamint a vonatkozó egyéb külső törvényes rendelkezéseknek és a belső eljárásoknak, előírásoknak a követelményeit. 2. AZ ELJÁRÁS ÉRVÉNYESSÉGI TERÜLETE Az eljárás érvényességi területe a PH azon szervezeti egységeire vonatkoztatható, amelyek érintettek a beszerzési tevékenység valamely folyamatában. 3. A FELELŐSSÉGEK MEGHATÁROZÁSA Az eljárás dokumentációjával kapcsolatban a felelősségek megoszlása a következő: az eljárás készítéséért: Pénzügyi irodavezető; az eljárás ellenőrzéséért és jóváhagyásáért: Jegyző. A minőségirányítási rendszerbe való beépítésért minőségirányítási vezető 4. FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA A minőségirányítás tárgykörébe tartozó kifejezések, meghatározások az ISO 9001:2008 szabványban foglaltaknak megfelelnek, míg a további kifejezések az alábbi értelmezésűek: Közvetlen beszerzés: Az anyagbeszerzésnek az a módja, hogy a gondnok a beszállító telephelyén, vagy kereskedelmi forgalomban, megrendelés, illetve szerződés nélkül beszerzést végez. Minimum készlet: Az eszközöknek azon mennyisége, amivel a szolgáltatásban nem jelentkezik fennakadás. Beszállítók listája: A PH minősített beszállítóiról vezetett olyan dokumentum, amely tartalmazza a beszállítók adatait, a beszállítók besorolását (minősítését) és a listára kerülésük dátumát. Kötelezettségvállalás: Olyan írásbeli intézkedés, amely fizetési, vagy más teljesítési kötelezettséget von maga után. Kötelezettségvállalási feladatot nem végezhet az a munkatárs, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója, vagy a maga javára látná el. Beszerzés/2 3/7

4 Előirányzat-felhasználás: A költségvetési tervben meghatározott összeg felhasználási lehetősége. 5. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA 5.1 A beszerzés folyamata Az Önkormányzat Képviselő-testülete minden évben, a jogszabálynak megfelelő szerkezetben és időpontig állapítja meg a költségvetést. Az Önkormányzat és a PH feladatainak ellátására és jóváhagyott költségvetési előirányzatok terhére az utalványozás rendjét a Kötelezettségvállalás és utalványozás rendjéről szóló szabályzat tartalmazza (Pénz- és értékkezelési szabályzat melléklete). A beszerzéshez tartozó megrendelés során a beszerzendő tételek főbb paraméterei az alábbiak: megnevezés, mennyiség, szállítási feltételek, fizetési határidő, minőségi követelmények Tárgyi- és fogyó-eszközök beszerzése A PH-ban a gondnok fogja össze a beszerzéssel kapcsolatos teendőket. A gondnok havonta összegyűjti az irodákról a beszerzési igényeket, amelyeket összesítve a polgármester és a Pénzügyi és Költségvetési Iroda vezetője hagy jóvá. A tárgyi- és fogyó-eszközök beszerzése az alábbi területeken történik: Közlönyök, DVD-jogtár, papír-írószer, nyomtatvány, irodai, elektronikai kiegészítők, üzemanyag. A termékek minőségi és mennyiségi átvételét a beszerzésben érintett személy végzi. A beszerzett készleteket a beszerzést követően a gondnok adja ki az irodák részére. A szolgálati gépkocsik üzemanyag beszerzéséről és karbantartásáról a sofőr gondoskodik úgy, hogy üzemanyag-vásárlási előleget vesz fel a Pénzügyi és Költségvetési Irodától. A vezetett menetleveleket a gondnok összesíti. Amennyiben a vásárolt áruval kapcsolatban - annak átvétele után - kifogás merül fel, azt a felhasználó jelzi a gondnoknak, aki szükség esetén intézkedik a reklamáció lebonyolításáról Szolgáltatások beszerzése Beszerzés/2 4/7

5 A PH vásárolt szolgáltatásairól a vonatkozó szerződések és megrendelések rendelkeznek. A szerződések és megrendelések aláírásáról a Kötelezettségvállalás és utalványozás rendjéről szóló szabályzat rendelkezik (Pénz- és értékkezelési szabályzat melléklete). A szerződések eredeti példánya irattárban található, másolati példány a Jegyzői Irodában, valamint a Pénzügyi és Költségvetési Irodában rendelkezésre áll. Abban az esetben, ha új szolgáltatásra van szüksége a PH-nak és az ezzel kapcsolatos költség nem szerepel a költségvetésben, a képviselő-testület dönt a szolgáltatás fedezetének biztosításáról A közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzések A közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzésekhez a képviselő-testület döntése szükséges. A törvény hatálya alá tartoznak a PH beszerzései a jogszabályban rögzített mindenkori értékhatárok mellett. Ezen beszerzések során alkalmazandó ajánlatkérési, minősítési, döntéshozatali, szerződéskötési folyamatokat, a felelősöket és a dokumentálás módját a közbeszerzésről szóló évi CXXIX. Törvény, valamint Dombóvár Város Önkormányzatának Közbeszerzési Szabályzata rögzíti Beruházások A költségvetésben előirányzott, illetve az önkormányzat nyertes pályázatait követő beruházások esetén a PH több ajánlatot kér (legalább 3 ajánlat). A közbeszerzés hatálya alá tartozó, illetve a közbeszerzés hatálya alá nem tartozó pályáztatási folyamat az ME 03 A szolgáltatási folyamatok szabályozása es fejezetében rögzítetteknek megfelelően történik. Az értékelést és döntést követően a szerződésben rögzítésre kerülnek a vállalt szakmai feladatok, a határidők, az anyagi és garanciális feltételek, valamint a jogorvoslat módja. 5.2 A Beszállítók kiválasztása A beszállítók értékelése Azon beszállítókat, amelyeknek a termékei, illetve az általuk nyújtott szolgáltatások közvetlenül hatást gyakorolnak a szolgáltatási folyamatok minőségére és a Minőségirányítási Kézikönyv életbelépése előtt rendszeres szállítók voltak, fel kell venni a Polgármesteri Hivatal Beszállítók Névsora elnevezésű dokumentumra. Beszerzéskor a listáján lévő beszállítókat kell előnyben részesíteni. A PH abban az esetben végezhet beszerzést a beszállítók listáján nem szereplő beszállítóktól, ha az általuk biztosított termék vagy szolgáltatás nincs közvetlen hatással a szolgáltatás folyamatának eredményességére. Beszerzés/2 5/7

6 A Polgármesteri Hivatal Beszállítók Névsora elnevezésű dokumentum összeállítása, vezetése és aktualizálása a Pénzügyi és Költségvetési Iroda, valamint a Városüzemeltetési Iroda feladata. A Polgármesteri Hivatal Beszállítók Névsora elnevezésű dokumentum az alábbi adatokat rögzíti: S.sz.: Beszállító neve, címe, telefon, fax, ügyintéző Szállított termék/végzett tevékenység Kelt, jóváhagyó Értékelés Módosítás kelte, jóváhagyó A listára kerülés feltétele ét követően az F-9 A beszállítók értékelési szempontjai adatlap kitöltése a beszállítóról, amelyet a Polgármester, a Jegyző, a Pénzügyi és Költségvetési Iroda vezetője valamint a Városüzemeltetési Iroda vezetője hagy jóvá. A beszállító a következő kategóriákba sorolható: A. Tanúsított beszállító (A kategória) Ebbe a kategóriába azok a beszállítók kerülhetnek, akik képesek szolgáltatásaikat, termékeiket folyamatosan, egyenletes, megbízható minőségi szinten biztosítani, valamint átfogó és működő minőségirányítási rendszert alkalmaznak. B. Elfogadott beszállító (B kategória) Az ebbe a kategóriába sorolt beszállító megkezdte egy átfogó minőségirányítási rendszer működtetését, illetve erre törekszik, vagy vezetésirányítása és szakmai tevékenysége ennek megfelelő. Régi, ismert, jól bevált beszállító. C. Minőségjavításra kötelezett beszállító (C kategória) Ez a beszállító csak esetlegesen végezhet szolgáltatást, vagy beszállítást, éppen ezért szolgáltatását, vagy szállítmányát a szükséges gyakorisággal és terjedelemben átvételi ellenőrzésnek kell alávetni. D. Nem elfogadott beszállító (D kategória) Ebbe a kategóriába sorolt beszállítók nem végezhetnek szolgáltatást, illetve beszállítást. (A nem elfogadott beszállítók is felkerülnek, illetve fennmaradnak Polgármesteri Hivatal Beszállítók Névsora elnevezésű dokumentumra/on). A beszállítók értékelését az alábbi esetekben kell elvégezni: új beszállító jelentkezése, illetve megkeresése esetén, akkor, ha a beszállító tevékenységének körülményei lényegesen megváltoztak, akkor, ha a szállított termékkel, a végzett munkával szemben támasztott követelmények lényegesen megváltoztak, akkor, amikor ezen eljárás ismételt értékelést ír elő (folyamatos beszállítás esetén a teljesítés kétévenkénti értékeléséből áll). Értékelés Beszerzés/2 6/7

7 5.2.2 A beszállítók értékelésének módosítása A beszállítói listára felvett szállítók minősítését legalább kétévenként felül kell vizsgálni. A beszállítók két év alatt nyújtott teljesítménye után végzett értékelés alapján besorolásuk megváltozhat. Amennyiben egy szállítótól két éven keresztül nem történik vásárlás, ismételt vásárlás esetén új beszállítóként kell kezelni és minősíteni. Ha egy szállító a végzett munkájával, a szállított termékeinek minőségével, a szállítási fegyelem be nem tartásával kárt okoz, akkor indokolt minősítésének D kategóriára történő megváltoztatása. Ezt a változtatást a felhasználóktól kapott információk alapján a Pénzügyi és Költségvetési Iroda vezetője végzi. Az okozott kár mértékének megfelelő reklamációs, vagy peres eljárás kezdeményezése a polgármester hatásköre. A beszállítók minősítésében történt változás esetén a Pénzügyi és Költségvetési Iroda vezetőjének a Polgármesteri Hivatal Beszállítók Névsora elnevezésű dokumentumon a módosítás rovat adatait ki kell tölteni az fejezetben leírtak szerint. A minőségirányítási vezetőnek rendelkeznie kell a mindenkor érvényben lévő beszállítói listával és a listára kerülést engedélyező dokumentummal. Kapcsolódó eljárás, hivatkozások, formátum ME 03 A szolgáltatási folyamatok szabályozása évi CXXIX. törvény a közbeszerzésről Dombóvár Város Önkormányzatának Közbeszerzési Terve Közbeszerzési Szabályzat Kötelezettségvállalás és utalványozás rendje (Pénz- és értékkezelési szabályzat melléklete) F-20 Beszállítók nyilvántartása F-9 A beszállítók értékelési szempontjai Beszerzés/2 7/7