Simontornya Város Önkormányzata Képviselő-testületének 27/2009. (III. 16.) számú határozatával jóváhagyott KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 Simontornya Város Önkormányzata Képviselő-testületének 27/2009. (III. 16.) számú határozatával jóváhagyott KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA A közbeszerzésekről szóló évi CXXIX. törvény (továbbiakban: Kbt.) 6. (1) bekezdésében foglaltak figyelembevételével Simontornya Város Képviselő-testülete a Polgármesteri Hivatal által indított közbeszerzési eljárások vonatkozásában az alábbiakat rendeli el: I. Általános rendelkezések 1. A Szabályzat célja: Simontornya Város Önkormányzata költségvetési kiadásainak ésszerűsítése, a közpénzek felhasználása átláthatóságának és széleskörű nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése, és a közbeszerzések során az ajánlattevők esélyegyenlőségének, a verseny tisztaságának biztosítása érdekében a közbeszerzésekről szóló évi CXXIX. törvény (továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárások helyi szabályozása. 2. A Szabályzat hatálya: E Szabályzat hatálya alá tartoznak Simontornya Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának (továbbiakban: Hivatal) közbeszerzései. A Szabályzat hatálya nem terjed a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzésekre. Az azokkal kapcsolatos szabályokat a mindenkor hatályos költségvetési rendelet tartalmazza A Szabályzat hatálya alá tartozó beszerzések: Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzések: árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelése, szolgáltatási koncesszió, valamint tervpályázat (továbbiakban: együttesen közbeszerzések). 3. A Közbeszerzés szervezeti és személyi feltételei: Az Önkormányzat Képviselő-testülete a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzéseivel kapcsolatos feladatok ellátására a szakszerűség és a beszerzések koordinációjának biztosítása végett Előkészítő és Bíráló Bizottságot hoz létre. Az Előkészítő Bizottság a közbeszerzési eljárás során szorosan együttműködik a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval és műszaki ellenőrrel. Ezáltal biztosítottak a Kbt. 8. -ában foglalt feltételek, mely szerint az ajánlatkérő nevében eljáró ill. az eljárásba bevont személyeknek a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük.

2 II. A Közbeszerzés folyamata 1. A közbeszerzések tervezése, dokumentálása 1.1. Éves összesített közbeszerzési terv A évi CXXIX. törvény 5. -a alapján a Hivatal legkésőbb minden év április 15-ig éves összesített közbeszerzési tervet (továbbiakban: Közbeszerzési tervet) köteles készíteni, melynek tartalmaznia kell az adott évben tervezett közbeszerzésekről legalább az alábbi adatokat: a) az eljárás típusa (közösségi értékhatárt elérő, vagy meghaladó mértékű, nemzeti értékhatárt elérő, vagy meghaladó értékű egyszerűsített, egyszerű, tervpályázat). b) a beszerzés tárgya c) mire irányul a közbeszerzési eljárás (árubeszerzés, szolgáltatás, építési beruházás, koncesszió), a tárgy pontos megnevezésével d) a beszerzés becsült összege e) a közbeszerzés indításának tervezett időpontja A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. A Hivatal a beszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja, ha az általa előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás lép fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény, vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is (Kbt. 5. (3) bek.) A Polgármesteri Hivatal osztályai a közbeszerzési terv elkészítéséhez szükséges pontban foglalt adatokat legkésőbb tárgy év február 28-ig egységesítés céljából megküldik az Előkészítő Bizottság részére. Az Előkészítő Bizottság március 10-ig egységesíti a beérkezett adatokat és elkészíti az összesített közbeszerzési tervet Az éves összesített közbeszerzési tervet és annak módosításait a Képviselő-testület fogadja el A Közbeszerzési tervet a tárgyév április 15-ig kell megküldeni a Közbeszerzési Tanácsnak Előzetes összesített tájékoztató A Kbt. szerint a Hivatal az éves költségvetési rendelet elfogadását követően előzetes összesített tájékoztatót készíthet az adott évre, illetve az elkövetkező legfeljebb 12 hónapra tervezett közösségi, illetve nemzeti értékhatárt elérő, ill. meghaladó alábbi közbeszerzéseiről: a) az összes (a kivételi körbe nem tartozó) szolgáltatás megrendeléséről, b) tervezett építési beruházásainak lényeges jellemzőiről, feltételeiről Az előzetes összesített tájékoztató készítésének célja, hogy adott esetben rövidíthetőek legyenek a Kbt-ben meghatározott ajánlattételi határidők.

3 Az előzetes összesített tájékoztató elkészítése és közzététele A Polgármesteri Hivatalra vonatkozó előzetes tájékoztatót az Előkészítő Bizottság elkészíti és azt közzéteheti Éves statisztikai összegzés Az éves statisztikai összegzést - külön jogszabályban meghatározott minta szerint az Ellenőrző Bizottság köteles megküldeni a Közbeszerzések Tanácsának legkésőbb tárgyévet követő év május 31. napjáig A szerződések módosítása, teljesítése A lefolytatott közbeszerzési eljárás kivéve közvetlen ajánlattételi felhívással induló egyszerű közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés módosítása esetén az Előkészítő Bizottság köteles legkésőbb 5 munkanapon belül a módosításról hirdetményt megjelentetni A lefolytatott közbeszerzési eljárás kivéve közvetlen ajánlattételi felhívással induló egyszerű közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítése esetén az Előkészítő Bizottság köteles legkésőbb 5 munkanapon belül a teljesítésről hirdetményt megjelentetni. 2. A közbeszerzési eljárások előkészítése 2.1. A feladatok meghatározása Az Előkészítő Bizottság feladata, hogy a költségvetésben meghatározott beszerzési igény konkretizálása esetén a Képviselő-testület felé írásban igénybejelentést tegyenek a közbeszerzési eljárás lefolytatására. 3. A közbeszerzési eljárások lefolytatása 3.1. A közbeszerzési igény konkrét felmerülése esetén az Előkészítő Bizottság írásban megkeresi a Képviselő-testületet az eljárás lefolytatására. Az Előkészítő Bizottság a munkába bevonhatja a hivatalos közbeszerzési tanácsadót és a műszaki ellenőrt. Megkeresés tartalmazza: a) az eljárás tárgyát, b) a várható bekerülés becsült költségét, c) a szerződéskötés kívánatos idejét, d) adott esetben az eljárás fajtáját Legkésőbb az indító megbeszélésen az Előkészítő Bizottság a közreműködőnek átadja: a) a közbeszerzés tárgyának pontos megnevezését, a dokumentáció részletes műszaki tartalmának meghatározását, b) a szerződéses feltételeket,

4 c) az alkalmassági követelmények meghatározásához szükséges adatokat Amennyiben az adott beszerzés nem szerepel az éves közbeszerzési tervben az Ellenőrző Bizottság javaslatot tesz a Képviselő-testületnek a terv módosítására A közbeszerzési eljárást az Előkészítő Bizottság folytatja le a Kbt. és jelen szabályzat alapján Az eljárást megindító ajánlati / ajánlattételi felhívást a Képviselő-testület fogadja el. Az ajánlati dokumentációt a Polgármester, akadályoztatása esetén helyettese írja alá A közbeszerzési eljárással kapcsolatosan keletkezett iratokat a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetve a szerződés teljesítésétől számított 5 évig kell megőrizni. Ha közbeszerzési eljárással kapcsolatosan jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább 5 évig meg kell őrizni az irattárban. III. A Közbeszerzési eljárásban résztvevő bizottságokkal szemben, személyekkel kapcsolatos jogszabályok 1. Az Előkészítő Bizottság (EB) 1.1. Az Előkészítő Bizottság minimum 3 főből áll. Tagjai a pénzügyi osztályvezető és a két műszaki ügyintéző Az Előkészítő Bizottság végzi a Hivatalban az eljáráshoz szükséges feladatokat, amely kiterjed különösen az alábbiakra: - közbeszerzési eljárás előkészítése, - becsült érték meghatározása (külső szakértő is bevonható), - javaslattétel az eljárás fajtájára, - tervezett időpont meghatározása, - dokumentálás, - előterjesztések készítése, - hivatalos közbeszerzési tanácsadóval való kapcsolattartás, - javaslattétel a legalacsonyabb, vagy legkedvezőbb ajánlattételre - az ajánlattételi felhívás pontosítása, - a dokumentáció pontosítása, - bírálati szempontokra javaslattétel, - tervdokumentációk megrendeléséhez szükséges feladatok,

5 - közbeszerzési éves terv készítése, -előzetes összesített tájékoztató készítése, - éves statisztikai összegzés készítése. 2. A Bíráló Bizottság (BB) 2.1. A Közbeszerzési Bíráló Bizottság létszáma 5 fő. Tagjai az alpolgármester és a négy bizottsági elnök A Bíráló Bizottság minden tagja Kbt. 10. (7) bekezdése alapján köteles összeférhetetlenségi nyilatkozatot tenni, hogy velük szemben a Kbt ában foglalt összeférhetetlenség nem áll fenn. A tagokat a közbeszerzési eljárásban való részvételükért díjazás nem illeti meg. 2.3 A Bíráló Bizottság elnöke az alpolgármester A Bíráló Bizottság tagjai egyenlő jogokkal rendelkeznek, javaslatát egyszerű szótöbbséggel hozza meg, a tagok felelőssége egyetemleges A Bíráló Bizottság tagjainak megbízatása a közbeszerzési eljárások előkészítésétől az ajánlattételi/ajánlati felhívás és dokumentáció összeállításától az eredményhirdetéséig tart, de kiterjed az esetleges jogorvoslati eljárásra is A Bíráló Bizottság esetenként a bontást követően ülésezik. A Bíráló Bizottság ülésről minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. A Bíráló Bizottság az eljárás során döntést nem hoz, csak javaslatot készít. 3. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó A Kbt. 9. (1) bekezdése alapján a közösségi értékhatárt elérő, vagy meghaladó értékű közbeszerzések esetén, továbbá versenypárbeszéd alkalmazása esetén a nemzeti értékhatárt elérő, vagy meghaladó értékű eljárásba hivatalos közbeszerzési tanácsadót kell bevonni.. A hivatalos közbeszerzési tanácsadói feladatot egyedi megbízással arra kijelölt Ügyvédi Iroda látja el. Az Európai Unióból származó forrásból támogatott közbeszerzések esetén a közbeszerzési eljárásba független hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonása kötelező. 4 Döntési jogkör 4.1. A közbeszerzési eljárásokban a Képviselő-testület hozza meg a döntéseket Az előkészítő szakaszban a Képviselő-testület dönt az eljárás megindításáról. Ez tartalmazza különösen az alábbiakat: - az eljárás tárgyát, - a várható bekerülési (becsült) költséget,

6 - az eljárás fajtáját, - a szerződéskötés kívánatos határidejét A Képviselő-testület fogadja el az ajánlati/ajánlattételi felhívást és a hozzá tartozó dokumentációt A Képviselő-testület dönt az eljárás nyertesének személyéről (a BB javaslata alapján), esetleg az eljárás megszüntetéséről. IV. A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos felelősségi rend és belső ellenőrzés 1. A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos belső ellenőrzés 1.1. A Kbt (2) bekezdésében előírt ellenőrzést a 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet előírásai szerint a Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Szabályzatát kell alkalmazni A belső ellenőrzés nem terjed ki a tevékenységben, vagy a végrehajtásban való részvételre. 5. Záró rendelkezések 5.1. Jelen szabályzat április 1-én lép hatályba, rendelkezéseit a hatályba lépés után indított közbeszerzési eljárásokra kell alkalmazni E szabályzat hatálya lépésével egyidejűleg a 118/2004.(X. 25.) Képviselő-testületi határozata alapján hatályba lépett Közbeszerzési Szabályzat hatályát veszti. polgármester Csőszné Kacz Edit jegyző Bárdos László Mellékletek: 1. sz. melléklet: Fontosabb időpontok 2. sz. melléklet: közbeszerzési értékhatárok évre.