Kistelek Város Önkormányzata és Intézményei Közbeszerzési Szabályzata

Átírás

1 Kistelek Város Önkormányzata és Intézményei Közbeszerzési Szabályzata A közpénzek ésszerű és hatékony felhasználása és nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése, továbbá a közbeszerzések során a verseny tisztaságának biztosítása és a közbeszerzési eljárások egyéb céljainak továbbá alapelveinek biztosítása érdekében a Képviselő-testület, a Közbeszerzésekről szóló évi CVIII. tv. (a továbbiakban: Kbt.) 22. (1) bekezdésében meghatározott kötelezettségének eleget téve az alábbi szabályzatot alkotja. I. Általános és értelmező rendelkezések 1. A szabályzat célja, hogy Kistelek Város Önkormányzata és intézményei által lefolytatandó közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az ajánlatkérő nevében eljáró illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárás dokumentálási rendjét szabályozza összehangban a vonatkozó jogszabályokkal illetve meg kell határozna az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket vagy testületeket. 2. A szabályzat hatálya kiterjed minden olyan az Önkormányzat és intézményei beszerzéseire, amelyre a Kbt. közbeszerzési eljárás lefolytatását írja elő. 3. Kötelezettségvállaló: Az önkormányzati és hivatali beszerzések esetén a képviselőtestület nevében eljáró polgármester. 4. Közbeszerzési eljárás megindítására jogosult személy/szervezet: Önkormányzati beszerzés esetén a Képviselő-testület az éves összesített közbeszerzési terv jóváhagyásával, illetve annak módosításával amennyiben az eljárás az éves összesített közbeszerzési tervben eredetileg nem szerepelt. 5. A szabályzat előírásait kell alkalmazni azon közbeszerzések tekintetében is, melyek nem érik el a közbeszerzési értékhatárt, de az ajánlatkérőként eljáró szervezet a Kbt.-t önként kívánja alkalmazni. 6. A Közbeszerzési Szabályzat előírásait köteles betartani a közbeszerzési eljárásban részt vevő valamennyi személy és szervezet. 7. Egyéb, a közbeszerzési eljárásban alkalmazandó fogalom-meghatározást úgy kell érteni és alkalmazni, ahogyan azt a Kbt. II.fejezetében az értelmező rendelkezések meghatározzák. II. A közbeszerzési igények, eljárások tervezése 1. A jóváhagyott költségvetési előirányzatok figyelembevételével a közbeszerzési referens a költségvetési év elején olyan időben, hogy legkésőbb március 31. napjáig az arra jogosult (önkormányzat esetében a képviselőtestület) által elfogadásra és közzétételre kerülhessen - éves összesített közbeszerzési tervre (továbbiakban: közbeszerzési terv) vonatkozó javaslatot köteles készíteni az önkormányzati beszerzések, a polgármesteri hivatal és a részben önállóan gazdálkodó intézmények közbeszerzéseire vonatkozóan. 2. A közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell legalább: - a beszerzés tárgyát (szükséges részletességgel), mennyiségét - a közbeszerzés értékét (Kbt ), - a beszerzési eljárás megindításának tervezett idejét - az alkalmazandó eljárásrendet,

2 - Európai Uniós támogatásból finanszírozás esetén annak kódjára utalás - a kötelezettségvállaló meghatározását. 3. A közbeszerzési tervet a polgármester terjeszti a képviselő-testület elé olyan időben, hogy március 31. napjáig elfogadásra és közzétételre kerülhessen. Az elfogadott közbeszerzési tervet, valamint annak módosításait a Közbeszerzési Adatbázisban, amennyiben az adatbázisban való közzététel valamely okból nem lehetséges az Önkormányzat saját (intézmény esetében a fenntartó önkormányzat) honlapján közzé kell tenni. (a Közbeszerzési Adatbázis és a honlap a továbbiakban együtt: Közbeszerzési Adatbázis) 4. A közbeszerzési terv közzétételéért és megőrzéséért a jegyző felelős. III. A közbeszerzés megindítása előtt előzetesen vizsgálandó kérdések 1. A közbeszerzés csak akkor indítható meg, ha a szükséges anyagi fedezet rendelkezésre áll. 2. Ha az ajánlatkérő támogatásra irányuló igényt (pályázatot) nyújtott be, vagy fog benyújtani, az eljárást megindíthatja függetlenül attól, hogy sor került-e már a támogatás pályázati felhívásának megjelenésére, az eljárást megindító felhívásban azonban fel kell hívni a gazdasági szereplők figyelmét erre a körülményre, valamint a Kbt. 40. (4) bekezdésben foglaltakra. IV. Az ajánlatkérő nevében eljáró és az eljárásba bevont személyek 1. Az ajánlatkérő nevében eljáró személy a polgármester. A polgármestert illeti meg a döntési jogkör mindazon döntések tekintetében, amelyek a jelen szabályzat alapján nem tartoznak más szerv vagy személy hatáskörébe. 2. Az ajánlatkérő közbeszerzési eljárásainak lefolytatásával kapcsolatos feladatokat ellátó személyek: a) jegyző b) közbeszerzési referens, illetőleg az eljárásba bevont külső szakértő közbeszerzési tanácsadó (adott esetben) 3. A közbeszerzési eljárás minden szakaszában érvényesülnie kell a közbeszerzés tárgya szerinti, pénzügyi, közbeszerzési és jogi szakértelemnek, így az eljárásba az ilyen 1 szakértelemmel rendelkező személyeket, szervezeteket kell bevonni. 4. Az ajánlatkérő, a közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzési eljárásokba hivatalos közbeszerzési tanácsadót köteles bevonni. 5. Az eljárásban eljáró személyek kijelölése, felkérése, megbízatása esetén figyelemmel kell lenni a Kbt ában meghatározott összeférhetetlenségi okokra. Tőlük (ideértve a bíráló bizottsági tagokat is) összeférhetetlenségi nyilatkozatot kell beszerezni. V. A közbeszerzési eljárások általános szabályai 1. Ajánlatkérő minden egyes közbeszerzési eljárás esetében külön-külön a IV/3 pont szerinti szakértelemmel rendelkező bíráló bizottságot köteles létrehozni az ajánlatoknak a szükség esetén a hiánypótlás, felvilágosítás, vagy indoklás (Kbt ) megadását követő 63. (3)-(4) szerinti elbírálására. 1 Megfelelő szakértelemnek minősül: közbeszerzési referens végzettség, közbeszerzési jogszabályok ismerete és legalább 3 éves szakmai gyakorlat, a beszerzés tárgyára vonatkozó, piaci üzemeltetési ismeretek és tapasztalatok, felsőfokú végzettség és közigazgatási vagy jogi szakvizsga, felsőfokú pénzügyi végzettség

3 2. A Bíráló Bizottság tagja lehet vagy munkáját segítheti a közbeszerzési referens vagy külső közbeszerzési szakértő. 3. A Bíráló Bizottság elnökét és tagjait a kötelezettségvállaló írásban bízza meg. A bizottság legalább 3 tagból áll, de minden esetben kizárólag páratlan számú lehet. 4. A Bíráló Bizottság állandó tagjai a jegyző, a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező személy, a jegyző által megbízott pénzügyi szakértelemmel rendelkező személy. A Bíráló Bizottság mindenkori elnöke a jegyző. 5. A Bíráló Bizottság akkor határozatképes, ha tagjainak több mint fele jelen van. A Bíráló Bizottság döntéseit abban az esetben, ha teljes létszámmal van jelen egyszerű szótöbbséggel hozza meg. Amennyiben a Bíráló Bizottság létszáma nem teljes, de a bizottság határozatképes, a döntést csak minősített többséggel lehet meghozni. Név szerinti a szavazás. 6. A jegyző vagy az általa megbízott személy ellenőrzési jogot gyakorol azért, hogy a Kbt. előírásai (pl. eljárási cselekmények dokumentálása, iratőrzés, a hirdetmények és a Közbeszerzési Adatbázisban közzéteendő adatok, információk, dokumentumok határidőben történő közzététele, ajánlatkérő adatai változásának bejelentése) maradéktalanul érvényesüljenek. VI. A Közbeszerzési eljárás előkészítése 1. A közbeszerzési referens, illetőleg külső közbeszerzési tanácsadó feladatai a közbeszerzési eljárás előkészítése során: - Kötelezettsége az ajánlatkérői adatbejelentés (Kbt. 21. ), az adatok karbantartása, továbbá a hirdetmények feladásához szükséges elektronikus bejelentkezés, továbbá ennek tanúsítványai lejártának figyelemmel kísérése, megújítása - javaslatot tesz az alkalmazandó eljárásrendre, ezen belül a közbeszerzési eljárás fajtájára, - meghatározza az előkészítéssel kapcsolatos feladatokat és az ehhez kapcsolódó intézkedéseket, - javaslatot tesz az eljárást megindító felhívás és a dokumentáció tartalmára, elkészíti ezek tervezetét - elkészíti és beszerzi az összeférhetetlenségi nyilatkozatokat - Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén javaslatot tesz a felhívott ajánlattevők személyére 2. A jegyző feladatai a közbeszerzési eljárás előkészítésében: - a közbeszerzési eljárás előkészítésével kapcsolatos egyéb teendők (pl. helyzet- és piacfelmérés, becsült érték felmérése), amelyekhez külső személyt vehet igénybe; - az eljárást megindító felhívás és dokumentáció jogszerűségét megvizsgálja és jóváhagyja; - előkészíti az ajánlatok felbontásának, helyszíni bejárások, konzultációk megtartásának technikai feltételeit. VII. A közbeszerzési eljárás 1. A közbeszerzési referens, illetőleg külső közbeszerzési tanácsadó feladatai az eljárás lefolytatása során:

4 - gondoskodik arról, hogy az eljárást megindító felhívás (tárgyalási meghívó) határidőben feladásra illetve megküldésre kerüljön - javaslat és annak elfogadása esetén gondoskodás az előző alpont szerinti felhívás esetleges hiánypótlásáról, módosításáról, visszavonásáról, ajánlattételi illetve részvételi határidő meghosszabbításáról való közvetlen értesítésről - hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetében elkészíti a Kbt szerinti tájékoztatást és adatközlést, biztosítja annak a Közbeszerzési Döntőbizottság részére határidőben történő megküldését - biztosítja, hogy az ajánlati/részvételi dokumentáció a törvényes határidő lejártáig a megfelelő példányszámban rendelkezésre álljon - az ajánlati, részvételi dokumentációt a törvényi feltételek fennállása esetén az erre vonatkozó kérelem kézhezvételétől számított 2 munkanapon belül megküldi az azt kérő gazdasági szereplőnek - a kiegészítő tájékoztatás tervezetét elkészíti, annak elfogadása esetén megküldi - gondoskodik a helyszini bejárás / konzultáció / helyszín megtekintése során nyújtott kiegészítő tájékoztatás lebonyolításáról, jegyzőkönyvezéséről, jegyzőkönyv megküldéséről - gondoskodik az eljárás teljes körű dokumentálásáról (pl. bontási, tárgyalási jegyzőkönyv, iratbetekintési jegyzőkönyv készítése) - bíráló bizottság hatáskörébe tartozó kérdésekben előkészítés és végrehajtás (ajánlattevők részére küldendő iratok (pl. hiánypótlás, összegzés) kiküldése, eljárás eredményéről szóló illetve a szerződés módosításáról szóló tájékoztatók feladása.) - iratbetekintés lebonyolítása - éves statisztikai összegzés elkészítése és megküldése - Közbeszerzési Adatbázis feltöltése (Kbt. 31. ) 2. A Bíráló Bizottság feladatai az eljárás lefolytatása során: - az ajánlat, részvételi jelentkezés felbontásának bonyolítása, - hiánypótlás és felvilágosítás kérése; számítási hiba javítása; irreális ajánlati elemekkel kapcsolatos eljárási cselekmények megtétele - Kbt. 22. (4) szerinti írásbeli szakvélemény, döntési javaslat készítése, bíráló bizottsági jegyzőkönyv és tagi bírálati lapok elkészítése, ezek keretében: a) javaslattétel az ajánlatok és részvételi jelentkezések érvényességére, érvénytelenségére, az ajánlattevők alkalmasságára, alkalmatlanságára, kizárása tekintetében, b) az ajánlatok bírálata a bírálati szempontok alapján, a nyertes ajánlattevő (és esetlegesen a nyertes ajánlatot követő legkedvezőbb ajánlatot tevő) személyére vonatkozó javaslatának megfogalmazása, c) részvételi eljárás eredményétől függően javaslatot tesz az ajánlattételre felhívandók személyére, - tárgyalásos eljárásban az ajánlattevőkkel folytatandó tárgyalások bonyolítása, - javaslat a részvételi szakasz eredményére, ez illetve a 92. (8) szerinti adatok közlése, - az írásbeli összegzés és az eljárás eredményéről szóló tájékoztató tervezetének elkészítése, annak az eljárást lezáró döntést meghozó személy részére történő előterjesztése - érvényes ajánlatot tevő ajánlattevői kérésre tájékoztatást ad a nyertes ajánlat jellemzőiről és a kérést benyújtó ajánlattevő által benyújtott ajánlathoz viszonyított előnyeiről, előzetes vitarendezési kérelmek megválaszolása - megtesz minden, a közbeszerzési eljárás lefolytatása során szükséges fentiekben nem részletezett cselekményt a törvényesség és hatákonyság érdekében. 3. A közbeszerzési eljárás befejezését követően a Bíráló Bizottság elnöke köteles az eljárással kapcsolatos valamennyi dokumentumot irattározásra átadni.

5 4. A jegyző köteles az eljárásokról nyilvántartást vezetni, a feljegyzéseket megőrizni és ellenőrzések alkalmával ezen nyilvántartás alapján az iratanyagot a külső ellenőrző hatóság és a belső ellenőrzés rendelkezésére bocsátani. 5. A közbeszerzési eljárások iratanyagát az eljárás lezárulásától számított 5 évig illetve a Kbt. 34. (2)-ben meghatározott egyéb határidők lejártáig meg kell őrizni. 6. A Döntésre jogosult dönt - az eljárás eredményéről vagy - eljárás eredménytelenségének megállapításáról. 7. A közbeszerzést lezáró döntésről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a döntésre jogosult kötelezettségvállaló ír alá. VIII. A Közbeszerzési eljárás alapján kötött szerződések, módosítás és teljesítése 1. A szerződést az önkormányzati és hivatali beszerzések esetében a polgármester írja alá és köti meg a nyertes ajánlattevővel, a szerződést a jegyző ellenjegyzésével látja el. Az ajánlatkérő a nyertes ajánlattevő visszalépése esetén a következő legkedvezőbb ajánlat tett ajánlattevővel köthet szerződést, feltéve hogy őt az összegzésben megjelölte. 2. A szerződés-tervezetbe a jegyző vezeti fel az ajánlattevőként szerződő fél adatait. IX. Záró rendelkezések 1. Jelen Közbeszerzési Szabályzat a képviselő-testület jóváhagyását követő napon lép hatályba, ezzel egyidejűleg Kistelek Város Önkormányzat Képviselő-testülete 54/2009. (III.12.) Kt. határozatával jóváhagyott Közbeszerzési Szabályzata hatályát veszti. 2. A szabályzatban foglaltak az ezt követően megindított közbeszerzési eljárásokra vonatkozóan kell alkalmazni. 3. Ezen közbeszerzési Szabályzatban nem szabályozottakra a Kbt. vonatkozó rendelkezései az irányadóak. Kistelek, polgármester