ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3.

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3."

Tivadar Bakos
7 évvel ezelőtt
Látták:

1 ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3. SZERVELLENŐRZÉSI Kedves Gyuri! ADATLAP A Zala Megyei Levéltár ellenőrzési feladatait a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. tv a valamint 18. -a, illetve a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. NKÖM rendelet alapján végzi. I. Szervnyilvántartási alapadatok 1./ Az iratképző szerv neve: /A szerv székhelye (ir. sz., település, közterület jellege, házszám) : Postacíme (ir. sz., település, pf.):... telefonszáma:... faxszáma:... címe:... honlapja:... 3./ Az illetékes szerv vezetője:... beosztása:... telefonszáma:... faxszáma:... címe:...

2 4./ Az iratkezeléséért felelős további munkatársak, kapcsolattartók (irattárvezető, irattárosok): név:... beosztás:... telefonszám:... fax:... cím:... név:... beosztás:... telefonszám:... fax:... cím:... 5./ Az iratkezelésben közreműködő külső cég neve: II. Az iratképző szerv szervezete és működése 1./ Az alapítás vagy megalakulás időpontja:... 2./ Az alapításra, feladatkörre, szervezeti felépítésre, átalakulásra vonatkozó jogszabályok száma, címe: / A szerv működési területe, esetleges kirendeltségei: / A felügyeleti jogokat gyakorló szerv neve, címe:... 2

3 5./ A szerv működésére, szervezeti felépítésére, tagolódására vonatkozó belső szabályzatok (SZMSZ, ügyrend): a/ Iktatószám:... b/ Hatálybalépés:... c/ Csatolt fájl:... Zala Megyei Levéltár címe: zalalev@dfmk.hu. 6./ A szervezeti működésben bekövetkezett változás a megelőző látogatás óta (5 év): / A szerv korábbi névváltozatai, használatuk kezdetének és végének időpontja: / A jogelőd szervek neve, megalakulásuk és megszűnésük időpontja: / A tevékenységelőd szervek neve, megalakulásuk és megszűnésük időpontja: / A kivált jogutód szervek, kiválásuk (megalakulásuk) és megszűnésük időpontja: / A kivált tevékenységutód szervek, kiválásuk (megalakulásuk) és megszűnésük időpontja:

4 III. Az iratkezelésre vonatkozó adatok 1. A szerv iratkezelési szabályzata és az irattári terv iktatószáma:... Hatályba lépésének időpontja:... Levéltári véleményezés megtörtént-e? Az iratkezelés szervezése Az iktatás módja kézi vagy gépi?... a/ A hagyományos iratkezelési folyamatok: (Megfelelő: X) Az iratkezelési rendszer megnevezése Centralizált Decentralizált Vegyes Megjegyzés Iratkezelés Iratátvétel Iratkezelési folyamatok Postabontás Érkeztetés Iktatás kézi (évkör) Irattározás központi (évkör) b/ Számítógép használata az iratkezelési folyamatban: (Megfelelő: X) Érkeztetés Iktatás Irattározás Nem Részlegesen Teljes körűen A szoftver neve, gyártója... A szoftver bevezetésének dátuma:... 4

5 c/ Decentralizált és vegyes iktatás esetén Az iktatási helyek száma:... Az iktatást végző szervezeti egységek felsorolása: Iktatási rendszer: sorszámos alszámos alapszámos tételszámos főlajstromszámos. (Megfelelő: aláhúzandó.) 4. Az iktató- és mutatókönyveket szabályszerűen: Iktatókönyv Mutatókönyv megnyitják hitelesítik lezárják kinyomtatják (Megfelelő: i(gen), n(em).) 5. Az irattározás rendszere. Alkalmaznak-e irattári tételszámokat?... Milyen irattári nyilvántartásokat vezetnek, illetve használnak? (Megfelelő: aláhúzandó) Átadás-átvételi jegyzék Fogyatéki napló Gyarapodási napló Iktatókönyv Iktatóprogram Iratkiadási könyv Iratkivételi elismervény Irattári jegyzékek Irattári kísérőlap Irattári térkép Kölcsönzési jegy Kölcsönzési napló Mutatókönyvek Őrjegy Postakönyv Raktári jegyzékek Az évente keletkező iktatott ügyiratok száma (db):... Ennek kb. hány %-a nem selejtezhető?... Maradandó érték terjedelme évente (ifm): Végeznek- e selejtezést az iratanyagban?(igen/nem)... Figyelembe veszik- e selejtezéskor az irattári tervben feltüntetett őrzési időket? (igen/nem)... Az utolsó selejtezés időpontja, jogszabályi alapja:... Levéltári jóváhagyás időpontja:... 5

6 IV. Az irattározásra vonatkozó adatok 1. Az összes, valamint a maradandó értékű, levéltárnak átadandó iratanyag terjedelme az irattárban a/ Hagyományos iratok Irattár sorszáma 1 Iratok keletkeztetője Iratsorozat neve 2 (irattípus, irat jellege) 3 Évköre Terjedelme (ifm) Rendezettség Selejtezettsége Maradandó értékű (ifm) Segédletekkel való ellátottsága 4 Ebből levéltárérett iratok (ifm) 5 Összesen: 1 A VI. pontban szereplő táblázat alapján. A kézi irattárat is irattárként kell kezelni, az ott lévő iratokat is ebbe a táblázatba kell felvenni, pl. 1. sorszám alatt. 2 Iktatott irat, iktatlan irat, jegyzőkönyv, anyakönyv, egyéb. 3 Irattípus: minősített, általános, egyéb. Jellege: tervrajz, térkép, írott szöveg, fénykép. 4 Iktatókönyv, mutatók, sorkönyv lezárt évnél régebben keletkezett és levéltárba adandó. A határidő nélkül (HN), helyben őrzendőket nem kell ide számítani. 6

7 b/ Elektronikus iratok Irattár sorszáma 6 Iratok keletkeztetője Iratsorozat neve (irattípus) 7 Elektronikusan keletkezett/ digitalizált Szoftver neve, gyártója Kimeneti fájlformátumok (Adatformátumok) Adathordozó Évköre Terjedelme (MB) Maradandó értékű összesen % 6 A VI. pontban szereplő táblázat alapján. 7 Irattípus: minősített, általános, egyéb. 7

8 V. A szervnél levő védett levéltári anyag A szerv őrizetében levő védett irattári anyagok tárolásának körülményei:... Javaslat az iratképző őrizetében levő irattári anyag védetté nyilvánítására:... 8

9 VI. Az irattárak állapota Sorszám Irattár helye, címe (emelet, ajtó) Berendezése 8 Klimatikai viszonyok 9 Fényviszonyok 10 Tisztaság 11 Kizárólag irattár 12 Tűzbiztos 13 Zárható 14 Befogadóképesség (ifm) Megjegyzés Összesen: A szervlátogatás során a levéltár képviselője az alábbi dokumentumokat vette át (Illetékességből történő iratátadás/átvétel esetén külön jegyzéket kell felvenni!):... 8 Megfelelő: i(gen), n(em). 9 Megfelelő: i(gen), n(em). 10 Megfelelő: i(gen), n(em). 11 Megfelelő: i(gen), n(em). 12 Megfelelő: i(gen), n(em). 13 Megfelelő: i(gen), n(em). 14 Megfelelő: i(gen), n(em). 9

10 Az ellenőrzés során a következőket állapítottuk meg:... Javaslatok:... Kelt:., év hó nap A Zala Megyei Levéltár részéről A szerv részéről Láttam: gyűjtőterületi csoportvezető Megjegyzés: Láttam: levéltár-igazgató 10

Hasonló dokumentumok

Irattári műhelybeszélgetés Iratkezelési szabályzat

Irattári műhelybeszélgetés Iratkezelési szabályzat Veszprém, 2013. október 29. Készítette: Szitási Istvánné segédlevéltáros Ügyvitel IRATKEZELÉS Küldemények érkezése Beadványok érkeztetése Nyilvántartásba