SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT 2. számú melléklet: Iratkezelési szabályzat Készítette: Nagy Gábor, elnök Jóváhagyta: Nagy Gábor, elnök 2010.

2 TARTALOMJEGYZÉK I. Bevezetés... 3 II. Általános rendelkezések A Szabályzat célja: Alapfogalmak:... 3 III. Az iratkezelés rendszere, szervezete Bevezetés: Az ügyiratkezelés nyilvántartása: A küldemény átvétele, ellenőrzése: Iratok felbontása, érkeztetése: Az iratok iktatása: Elektronikus nyilvántartásba vétel: Másolat készítése: Visszaérkezett küldemények: Irattárazás: Selejtezés:... 9 IV. Záró rendelkezések Hatálybalépés dátuma:

3 I. Bevezetés A Szociálpolitikai és Szociológiai Közhasznú Egyesület (továbbiakban: Egyesület) Iratkezelési Szabályzatának alapját a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelméről szóló 1995.évi LXVI. törvény, valamint a személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló évi XLVII. törvény (továbbiakban: Törvények) előírásai képezik. II. Általános rendelkezések 1. A Szabályzat célja: 1.1 A szabályzat elsődleges célja az iratok biztonságos kezelésének, azok szakszerű iktatásának, megőrzésének szabályozása. 1.2 Irányelvként szolgál az iratok rendszeres selejtezését illetően, megakadályozva a felesleges iratanyag felhalmozódását. 2. Alapfogalmak: 2.1 Iratnak kell tekinteni minden, a működés kapcsán keletkezett, vagy bármely külső szervtől érkezett-olyan adathordozót, mely írott szöveget, számadatot, térképet, rajzot, fényképet, dokumentációt, kép vagy hangfelvételt, metszetet, gépi adatfeldolgozás során rögzített egyéb adatot tartalmaz, adathordozót, adattárolót, továbbá az iktatókönyvet, iratnyilvántartást, irathoz csatolt mellékletet és könyvelési bizonylatokat. Iratként kezelendők továbbá az Egyesület alapítására, működésére, tevékenységére vonatkozó hatósági okmányok. 2.2 Küldeménynek tekintendő az Egyesület címére érkező, és az Egyesülettől kimenő adat, levél, értesítés, csomag stb. 2.3 Levéltári anyagnak a gazdasági, társadalmi, jogi, tudományos, műszaki, művelődési vagy egyéb szempontból jelentős történeti értékű - bármely eljárással készült- iratot nevezünk. 2.4 Az irattári tételek az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről az iratképző határidő megjelölése nélkül helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát. 2.5 Külön jogszabály határozza meg a felszámolás, csődeljárás, végelszámolás esetére vonatkozó iratkezelés (átadás) és selejtezés, valamint levéltári feladatokkal kapcsolatos ügyintézés rendjét. 3

4 2.6 Iratkezelésen az iratok átvételét, érkeztetését, iktatását, kiosztását, ügyintézését, elküldését és selejtezését értjük. 2.7 Az iktatás célja, hogy az irat könnyen megtalálható, az ügyintézéssel kapcsolatos személyi felelősség megállapítható legyen. 2.8 Az iratok rendszerezése a feladat- és hatáskörbe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre egy adott tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként (ügyiratszám) kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. 2.9 Az ügyiratokat, valamint az irattári anyagba tartozó egyéb más iratokat még irattárba helyezésük előtt az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. 1. Bevezetés: III. Az iratkezelés rendszere, szervezete 1.1 Az Egyesület iratkezelését az Operatív munkacsoport, valamint az erre a feladatra, az Elnök által kijelölt személy végzi. 1.2 Az Egyesületet érintő küldeményeket a székhelyen működő iktatással rendezi. Amennyiben egy küldemény nem a székhelyre érkezik, de az Egyesület felé jogot illetve kötelezettséget ír elő, illetve a teljes szervezeti egység működését érinti az irat, azt azonnal, de legkésőbb 48 órán belül el kell juttatni a központi iratkezelés helyszínére. 2. Az ügyiratkezelés nyilvántartása: 2.1 Az Egyesülethez érkezett iratok időrendben történő nyilvántartására az elektronikus iktatókönyv szolgál. Az iktatókönyveket minden év elején újonnan kell megnyitni, melybe folyamatosan, sorrendben kell az iratokat az év végéig bejegyezni. Az iktatókönyvbe a következő adatokat kell bejegyezni: - A nyilvántartásba vétel napját, - A sorszámát és tételszámát, - Az ügyirat típusát, - A beküldő intézmény, szerv megnevezését, típusát, - A beérkezett ügyirat számát, - Az ügyirat tárgyát, - Az ügyintéző (felelős) nevét, - Az átvevő nevét, - Ha releváns ügyintézés határidejét. 2.2 Az iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat: - azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; - tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; - kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; 4

5 - szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek; - a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; - a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; - az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. 3. A küldemény átvétele, ellenőrzése: 3.1 A küldemények beérkezésének módja: - postai úton vagy hivatali kézbesítés (levél, távirat, csomag), - magánfél személyes benyújtása által, - futárszolgálat, - faxon, - ügyfél által személyesen benyújtott (képviselő által benyújtott), - informatikai-telekommunikációs eszközön, számítógépes levelező rendszeren. 3.2 A küldemény átvételére jogosult: - a címzett vagy az általa megbízott személy; - a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy; - a postai meghatalmazással rendelkező személy; - az iratkezelés szabályozásában meghatározott elektronikus rendszer. 3.3 A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni: - a küldemény átvételére való jogosultságot a címzés alapján; - a kézbesítő okmányok és a küldeményen lévő adatok azonosságát; - az iratot tartalmazó boríték, csomagolás sértetlenségét. A küldemény átvevője (fentiek szerint) a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az ajánlott küldemények átvételét. Az azonnali és sürgős jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal jelöli meg. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. 3.4 A küldemények felbontásakor ellenőrizni kell, hogy az iraton feltüntetett valamennyi melléklet megérkezett-e. Az irathiányt jegyzőkönyvben vagy az iraton kell rögzíteni, és a jegyzőkönyv egy példányát a küldeményhez mellékelni kell. A mellékletek hiányának pótlását a vezető kezdeményezi. 3.5 Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét felbontva vagy sérülten érkezett záradék rávezetésével a borítékon jelölni kell, és soron kívül kell ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. A levél tartalmából megállapíthatóan hiányzó iratokról - a tárgyban felvett jegyzőkönyv megküldésével - a feladót értesíteni kell. 3.6 Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt felbontatlanul, azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a postának vagy a feladónak. 5

6 4. Iratok felbontása, érkeztetése: 4.1 A küldeményeket az Egyesület Elnöke vezetője (vagy az általa megbízott személy) és az Operatív munkacsoport vezetője láthatja el érkeztető és dátumbélyegzővel, illetve az Egyesület küldeményeinek felbontására is jogosult. 4.2 Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani: - névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű, - s. k. (saját kezű) felbontásra szóló küldeményeket. 4.3 A tévesen felbontott küldeményeket ismételten le kell zárni és rá kell vezetni a Téves felbontás szöveget, a keltezést és a felbontó nevét, aláírását. Az ismételten lezárt iratot a haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez. 4.4 Faxon, faxpapírra érkezett iratról - az információ tartós megőrzése érdekében - másolatot kell készíteni. A másolatot az eredeti irat őrzésére jogosult személy záradékkal hitelesíti. 4.5 Az -ben érkezett iratot a dátumot és a feladó online címét is tartalmazó előlappal együtt ki kell nyomtatni vagy pdf formátumban lementetni, az iratkezelési szabályzatnak megfelelően iktatni, majd másolva át kell adni az ügyintézőnek a szükséges intézkedés, válasz megtétele érdekében. Az -ben kimenő levelek minden esetben iktatószámot kapnak, és a nyomtatás vagy lementés után esetleges intézkedés, határidős teendő érdekében az ügyintézőhöz kerülnek. Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja folyamatos működésű rendszerek esetén a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban (átvételi nyugtában) szereplő időpont. A gyors elintézést igénylő ( azonnal, sürgős jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv, személy számítástechnikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha - a rendszerhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy - az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, - az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Az ismétlődés értelmezésére vonatkozó szabályokat az iratkezelés szabályozásának kell tartalmaznia. Borítékok kezelése 6

7 4.6 A küldemények borítékjait a postabontó az ügyirathoz csatolja. A csatolt borítékot véglegesen akkor kell megőrizni, ha - az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény főződik, - a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, - a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, vagy egyéb ügyintézői, kezelői feljegyzést tartalmaz, - bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merült fel, - ha a küldemény névtelenül érkezett, - a boríték egyéb esetekben történő megőrzéséről az ügyintéző dönt. 5. Az iratok iktatása: 5.1 Az iktatás célja a beérkező- és kimenő levelek témájuk szerinti rendszerbe sorolása, és egy adott levél egy későbbi időpontban történő kikeresésének megkönnyítése. Az először beérkezett küldemény a kezdőirat, melyet az iktatókönyvben a következő szabad sorszámra iktatjuk. Az iktatókönyvben az érkezés időpontját, a beküldő nevét, az irat tárgyát, jellegét, a mellékletek számát rögzítjük. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik. 5.2 Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat ennek a sorszámnak az alszámaira kerül. Az iktató szám az Egyesület valamelyik szervének azonosítójából, a sorszámból és az adott év számából áll. Példa: - Egyesületi szerv: 2 - Irat sorszáma: 25 - Adott év: Iktató száma: 1/25/2010 Ugyanabban az ügyben ismételt küldemény esetén utóiratról beszélünk. Ebben az esetben az előzményt (kezdőiratot) ki kell keresni és az utóirattal össze kell szerelni. Az előzményt már valamelyik sorszámra beiktatták, ezért az utóiratot ennek a sorszámnak a következő alszámára kell bejegyezni. Példa: - Egyesületi szerv: 2 - Kezdőirat (vagy gyűjtőirat) sorszáma: 25 - Utóirat (alszám) száma: 1, 2, 3, 4, 5 - Adott év: Iktató száma: 2/25-1/ Az alább felsorolt küldeményeket nem kell beiktatni, de nyilvántartásukról gondoskodni kell: - jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítések és meghívók, közlöny, folyóirat, napilap, hivatalos lap, stb., visszaérkezett tértivevény, sokszorosított vagy nyomdai úton előállított irat, számlák és bankposta belső iratforgalom. 7

8 5.4 A pénzügyi bizonylatok nyilvántartása és kezelése a számviteli szabályok szerint történik 5.5 Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. A határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket a Sürgős jelzésű, hivatalból tett intézkedéseket soron kívül kell iktatni. 5.6 Az iktatást minden évben 1-gyel kell kezdeni. 5.7 Téves iktatás esetén a bejegyzést a megjegyzés rovatba kell érvényteleníteni úgy, hogy az eredeti bejegyzés megmaradjon. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. 5.8 Kiadmányozás: Az Egyesülettől kimenő leveleket az Elnök vagy az általa megbízott elnökségi tag írhatja alá. 5.9 A kiadmány akkor hiteles, ha az iraton szerepel a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata és a kiadmányozó saját kezű aláírása, vagy a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés szerepel, ekkor az Elnök, mint a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő az is, ha a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés, és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata szerepel. A másolat hitelesítésére az Operatív munkacsoport vezetője vagy Elnök által megbízott tag jogosult A kiadmánynak minden esetben tartalmaznia kell: - az Egyesület nevét, címét, címét és telefon számát, - az ügyintéző nevét, - a kiadmányozó nevét, - az ügyirat tárgyát, - a mellékletek számát, - az ügyirat iktatószámát, - esetleges hivatkozási számot A postázás: Az elküldendő iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történő felszerelését az ügyintéző végzi. 6. Elektronikus nyilvántartásba vétel: 6.1 Az irat beérkezését és iktatását követően elektronikus másolatot kell készíteni a dokumentumról amennyiben ez lehetséges, amelyet pdf formátumban, az ügyirat tárgyával és az iktatószámmal kombinált elnevezéssel kell elmenteni, egy külön, erre a célra elkülönített mappába. Példa: Bankszámlakivonat_Iktsz_1_2_1_2010.pdf (havi bankszámlakivonat, amely az 1/2-1/2010 számon került iktatásra). 6.2 Az elektronikus nyilvántartásból csak az Egyesület Elnöke, az általa meghatalmazott tag és az Operatív munkacsoport vezetője jogosult másolatot kiadni a tagok számára. 8

9 7. Másolat készítése: 7.1 Az iktatott ügyiratról hiteles másolat készítését és kiadását az Egyesület Elnöke rendelheti el, illetve engedélyezheti. 7.2 A hiteles másolat készítése az ügyintéző munkatárs feladata. A másolatot hiteles másolat jelzéssel, keltezéssel és aláírással a kezelő, vagy az ügyintéző munkatárs hitelesíti. 8. Visszaérkezett küldemények: 8.1 A visszaérkezett küldeményt az illetékes ügyintézőnek kell bemutatni, aki megvizsgálja a sikertelen kézbesítés okát. Ha a címzés nem megfelelő, vagy nem egyezik a kiadmánytervezeten szereplővel, a küldeményt helyes címzéssel, esetleg új határidő megjelölésével továbbítani kell. 8.2 Az ügyintézőknek a címzett felkutatását minden lehetséges módon meg kell kísérelnie. Ha ennek ellenére a küldemény nem kézbesíthető, e tényt felé kell jegyezni a borítékra, ezt dátummal, aláírással hitelesíteni kell, és ha az ügyirat egyéb intézkedést nem igényel, iktatni kell. 9. Irattárazás: 9.1 Az elintézett ügyek iratait irattárban kell elhelyezni. Az iratkezelési szabályozásában az iratkezelés minden fázisára meg kell határozni azokat az előírásokat, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát. 9.2 Amennyiben lehetséges, minden iratról elektronikus másolatot kell készíteni, amelyhez kizárólag az Egyesület Elnöke, az általa irattárazással megbízott tag és az Operatív munkacsoport vezetője fér hozzá. 9.3 A papír alapú irattárazás helyszíne az Egyesület székhelye, ahol elkülönített helyen kerülnek archiválásra a dokumentumok az Elnök által megbízott tag segítségével. 10. Selejtezés: 10.1 Az ügyiratok selejtezését az Elnök által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és bélyegző lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni A megsemmisítésről a selejtezési bizottság az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik. 9

10 IV. Záró rendelkezések Az Iratkezelési Szabályzat végrehajtásáért, betartásáért a Szociálpolitikai és Szociológiai Közhasznú Egyesület valamennyi tagja és megbízott munkatársa felelős. 1. Hatálybalépés dátuma: A közokiratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelméről szóló évi LXVI. törvény, valamint a személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló évi XLVII. törvény előírásai alapján a Szociálpolitikai és Szociológiai Közhasznú Egyesület Iratkezelési Szabályzatát december 31. hatállyal kiadom. Debrecen, december 31. Nagy Gábor elnök 10