Tura Város Polgármesteri Hivatalának

Átírás

1 Tura Város Polgármesteri Hivatalának a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény 10. (1) bekezdésében előírtak szerint készített EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 4. -ának (3) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzattal egyetértek.., Pest Megyei Levéltár Vezetője A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 4. -ának (3) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzatot az illetékes közlevéltárral egyetértésben jóváhagyom:, Közép-Magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal vezetője 1

2 7.ú melléklet Tura Város Polgármesteri Hivatalának Iratkezelési Szabályzata A közfeladatokat ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet alapján, valamint Tura Város Önkormányzata Képviselő-testületének 11/2007.(III.29.) ú, az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló rendeletének az Iratkezelés rendje című 7.ú mellékletében meghatározottak figyelembevételével a Polgármesteri Hivatal iratkezelési szabályzatát az alábbiak szerint határozom meg: 1. Általános szabályok Az iratkezelési szabályzat a Pest Megyei Levéltár egyetértésével és a Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal jóváhagyásával készült. Az iratkezelés szervezetét megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén a fent említett illetékes levéltár és közigazgatási hivatal egyetértésével lehet. Az Önkormányzat Irattári Terve a vonatkozó miniszteri rendeletteel kiadott egységes irattári terv A szabályzat személyi és tárgyi hatálya A szabályzat személyi hatálya kiterjed a Polgármesteri Hivatal ( továbbiakban: Hivatal) dolgozóira jogviszonyuktól függetlenül -, valamint a polgármesterre, illetve az iratkezelési tevékenységgel érintett képviselőkre, bizottsági tagokra. A szabályzat tárgyi hatálya a Hivatalban kezelt iratokra terjed ki A szabályzat tartalma A szabályzat meghatározza a következő témaköröket: - az iratkezelés szervezete, - az iratok kezelésének általános követelményei, - az iratkezelés folyamata, - küldemények átvétele, - a küldemény felbontása és érkeztetése, - az iktatás, - az iktatás módjai, - a szignálás, - az iratok átadása az ügyintézőknek, - a kiadmányozás, - az iratok továbbítása, postázása (expediálás), - irattározás, - selejtezés, - levéltárba adás, - hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme - irattári terv, - intézkedések a feladatkör megváltozás, illetve munkakör átadás esetén, - értelmező rendelkezések. 2

3 2. Az iratkezelés szervezete Az iratkezelési feladatok ellátása a következő szervezeti keretek között történik: a) Az iratkezelés feladatok, tevékenység irányítója a jegyző. b) Az iratkezelés felügyeletét ellátó személy a jegyző. c) Az iratkezelési feladatok vegyes módon kerülnek ellátásra. d) Az iratkezeléssel kapcsolatos egyes tevékenységeket, kezelési feladatokat az érintett szervezeti egység vezetők, ügyintézők végzik. e) A szabálysértési ügyek kivételével valamennyi ügy iktatása elektronikus iktatóprogram alkalmazásával történik Az iktatóprogram neve: E-iktat tanúsított ügyiratkezelő rendszer Az iratkezelés irányítása A jegyző, mint a Polgármesteri Hivatal vezetője az iratkezeléssel kapcsolatban felelős: - az iratkezelési szabályzat elkészítéséért, - az iratkezelési szabályzat közigazgatási hivatalnak történő megküldéséért annak jóváhagyása céljából, - az iratkezelési szabályzat rendszeres (az irattári terv évenkénti) felülvizsgálatáért, - az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, - a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá - az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért, - az iratkezelés olyan megszervezéséért, hogy valamennyin Hivatalhoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat: - azonosítható legyen, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; - tartalma csak az arra jogosult ára legyen megismerhető; - kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; - szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek; - a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; - a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; - az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson Az iratkezelés felügyelete Az iratkezelés felügyeletét az SZMSZ-ben meghatározottak szerint a jegyző látja el. A jegyző felügyeleti jogkörét tartós távolléte esetén az 1. sz. mellékletben meghatározott személyre ruházza át. A jegyző, mint az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető személyesen, illetve a Hivatal szervezeti egységeinek vezetőin ( Irodavezetők) és csoportvezetőin keresztül gondoskodik: 3

4 - az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; - az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; - az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, ítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; - az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról; - a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; - az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. A jegyző feladata továbbá, hogy védje az iratokat és az adatokat - a jogosulatlan hozzáférés, - a megváltoztatás, - a továbbítás, - a nyilvánosságra hozatal, - a törlés, - a megsemmisítés, valamint - a megsemmisülés és - a sérülés ellen A központi iktató A Polgármesteri Hivatalban az iratkezelés az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatának Iratkezelés rendje című mellékletében (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározottak szerint a Jegyzői közvetlen irányítása alá tartozó személyek (a továbbiakban: iktató ügykezelők) feladataként kerül megszervezésre. A szabálysértési ügyek esetében az iratkezelés (kézi iktatás) a szabálysértési ügyintéző feladata. Az iktató feladata: a) a jelen szabályzatban leírt iratkezelési feladatok szabályozásnak megfelelő végrehajtása, b) védje az iratokat és az adatokat - a jogosulatlan hozzáférés, - a megváltoztatás, - a továbbítás, - a nyilvánosságra hozatal, - a törlés, - a megsemmisítés, valamint - a megsemmisülés és - a sérülés ellen Az iratkezelésben résztvevő ügyintézők, ügykezelők Az iratkezelésben résztvevő ügyintézők, ügykezelők és egyéb iratkezelő személyek feladata, hogy a) tevékenységüket a jelent iratkezelési szabályzatban foglaltak betartásával végezzék, b) védjék az iratokat és az adatokat - a jogosulatlan hozzáférés, - a megváltoztatás, - a továbbítás, 4

5 - a nyilvánosságra hozatal, - a törlés, - a megsemmisítés, valamint - a megsemmisülés és - a sérülés ellen. 3. Az iratok kezelésének általános követelményei 3.1. Az iratok rendszerezése A Polgármesteri Hivatalnál - a Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében - az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. Az ügyiratokat, valamint a Hivatal irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - még irattárba helyezésük előtt - az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Az iratot az iktatókönyv kötelező tartalmi elemeire vonatkozó adatok rögzítésével az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben, iktatóon kell nyilvántartani (iktatni). A szabálysértési ügyek papíralapú iktatókönyvben, kézi iktatással kerülnek nyilvántartásra. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az, hogy - ki, - mikor, - kinek továbbította vagy adta át az iratot. Ezt az előadói munkanapló használatával kell biztosítani. Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy: - az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, - az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Az iratkezelési folyamat szereplőit (iktató, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelő) - a hivatali átszervezés, illetve megszűnés, valamint - személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal el kell oltatni. Az eloltatás alapját a nyilvántartások (iktatókönyv, előadói munkanapló, ügyiratpótló lap stb.) képezik, melyek alapján az érintettet tételesen el kell oltatni. Az eloltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. Vezetői megbízású köztisztviselő és csoportvezető fentiek sze- 5

6 rinti eloltatását az aljegyző útján a jegyző végzi, egyéb munkatárs eloltatását közvetlen vezetője az aljegyző felügyelete mellett végzi Az iratkezelés megszervezése A Polgármesteri Hivatalban a jegyző az iktatást központilag szervezi meg. Az elintézett ügyek iratait irattárában helyezi el. 4. Az iratkezelés folyamata Az iratkezelés folyamatába különösen a következő tevékenységek tartoznak bele: - küldemények átvétele, - küldemények felbontása és érkeztetése, - iktatás, - szignálás, - kiadmányozás, - expediálás, - irattározás, - selejtezés, - levéltárba adás. 5. Küldemények átvétele 5.1. A hivatalhoz érkezett küldemények A hivatalhoz érkezett küldemények jellemzően a következők lehetnek: levél, fax, postai csomag, postai utánvételes csomag, csomagküldő szolgálattól érkezett csomag, csomagküldő szolgálattól érkezett utánvételes csomag. A küldemények érkezhetnek: - a postai úton (levél, csomag, utánvételes csomag), - csomagküldő szolgálattal, futárszolgálattal (levelek, csomagok, utánvételes csomagok), - elektronikusan ( Hivatali Kapun keresztül,dokumentumtáron keresztül, ben) - kommunikációs eszközök segítségével ( fax), - közvetlenül, személyesen az ügyféltől (levél, egyéb irat). Tura Város Önkormányzata Képviselő-testületének a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény hatálybalépésével összefüggő egyes helyi önkormányzati rendeletek módosításáról szóló 17/2005. (IX.28.) ú rendelete 2. -a értelmében a közigazgatási hatósági eljárásban az egyes eljárási cselekmények elektronikus ügyintézés keretében nem gyakorolhatók, kivéve ha törvény az elektronikus ügyintézést 6

7 az ügyek vagy egyes eljárási cselekmények meghatározott körében kötelező teheti vagy megtilthatja Az átvételre jogosult személyek A Polgármesteri Hivatalhoz érkezett küldeményeket a minősített iratok kivételével az SZMSZ-ben meghatározottak alapján, következő személyek jogosultak felbontani: - a jegyző, vagy az általa postai meghatalmazással is rendelkező megbízott ügykezelő valamennyi postán keresztül érkező küldemény vonatkozásában, - az ügyintéző, ügykezelő ha az iratot közvetlenül neki adják át, ára juttatják el Az utánvételes csomagok esetében a csomag átvételére a pénzkezeléssel megbízott személy jogosult A küldemény ellenőrzése átvételkor A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni: - a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát, - a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét, - az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. Utánvételes csomagok esetében célszerű ellenőrizni azt, hogy a küldemény átvétele szükséges-e, ismert-e a termék megrendelője, illetve a csomag tartalmából egyértelműen következtetni lehet-e a megrendelőre, illetve arra, hogy a csomag átvétele indokolt. Az átvevő köteles gondoskodni a jogszabályban előírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről Az átvétel igazolása Az átvétel igazolása a küldemény jellegétől függően változhat. A papír alapú iratok esetében az átvevő a kézbesítőokmányon az átvételt - olvasható aláírásával és - az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el. Postai küldemények esetében a posta, a csomagküldő szolgálatok esetében a szolgáltatók által kért átvételi igazoláson a Polgármesteri Hivatal hivatalos bélyegzőjét is szerepeltetni kell. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az iktatónak érkeztetésre,majd iktatásra átadni. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel az átvevőnek kell igazolni. 7

8 5.5. Sérült küldemény kezelése Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni szükséges a küldemény tartalmának meglétét. (A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt - jegyzőkönyv felvételével - értesíteni kell.) A csomagküldő szolgálattól érkezett sérült csomagot, utánvétes csomagot nem szabad átvenni. A sérülten érkezés tényéről tájékoztatni kell a csomag megrendelőjét Gyors elintézést igénylő iratok kezelése A gyors elintézést igénylő ("azonnal", vagy "sürgős" jelzésű) küldeményt - azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg - a szignálásra jogosultnak kell soron kívül bemutatni Téves címzés és helytelen kézbesítés Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. 6. A küldemény felbontása és érkeztetése 6.1. A küldemények felbontása általában A Hivatalhoz érkezett valamennyi küldeményt - kivéve a minősített iratokat, illetve azokat, amelyeket felbontás nélkül kell továbbítani - a következő személyek bonthatják fel: - jegyző (mint az iratkezelést felügyelő)illetve az általa írásban felhatalmazott ügykezelő, vagy - az iktató. Tura Város Polgármesteri Hivatalában a központi faxra érkező faxok digitálisan archiválásra kerülnek a Hivatal intra rendszerében, ezáltal a faxon érkezett iratról érkezésekor- tartósan őrző másolat készül. A faxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadók. 6. A saját kezű felbontásra (SK jelzésű) küldemények felbontása A saját kezű felbontásra ill.sk.jelzésű küldeményeket csak a címzett bonthatja fel. a) Amennyiben fenti jelzésű küldemény postai úton a többi küldeménnyel együtt- érkezik, úgy a küldemény címzettnek történő átadásáról az iktatást végző ügykezelő,iktató e szabályzat...melléklete szerinti feljegyzést készít, a küldemény átadja, a küldemény átvételét a címzett aláírásával igazolja. 8

9 Az így elkészített feljegyzés iktatásra kerül, főra,az alábbi tárgy megjelöléssel: Saját kezű felbontásra érkezett küldemények átadás-átvételének dokumentálása.az év folyamán érkező valamennyi sk jelű küldemény átadás-átvételéről készített feljegyzés ezen fő alaira kerül iktatásra. b) Amennyiben fenti jelzésű küldemény nem postai úton érkezik( pl. személyesen, közvetlen kézbesítéssel, vagy közvetlen postai kézbesítéssel a többi postai küldeménytől külön) úgy a címzett köteles az a) pont szerinti eljárás lefolytatása céljából a küldeményt az iktató részére átadni. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhoz A küldemények téves felbontása A küldemények téves felbontásakor - a felbontó ( rendszerint ügykezelő, iktató) az átvétel és felbontás tényét a dátum megjelölésével, aláírásával dokumentáltan köteles rögzíteni, majd - gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való haladéktalan eljuttatásáról. (Ha később derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel sürgősen el kell juttatni a címzetthez, illetve a minősített iratokat az iratkezelőhöz.) 6.4. A küldemény ellenőrzése bontáskor A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton, illetve borítékon jelzett melléklet(ek) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák esetén - a probléma tényét rögzíteni kell, - a problémáról tájékoztatni kell a küldőt. Irathiány esetén az irathiány tényét jegyzőkönyvben, illetve az iraton vagy az előadói íven kell rögzíteni. (Jegyzőkönyv felvétele esetén annak egy példányát a küldeményhez kell mellékelni.) 6.5. Pénz, illetékbélyeg és egyéb érték kezelése Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó - az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és - a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. A küldeményhez felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget a) ha a beadvány illetékköteles a b) pontban foglaltak előzetes figyelembevételével - az ügyintéző a beadványra felragasztja és az illetékjogszabályban megfelelően értékteleníti. b) Nem szabad a beadványra az illetékbélyeget felragasztani, ha az ügyfél azt a beadványban kért illetékköteles okirat (kiadvány) kiállításához csatolta. 9

10 c) Ha a kért okirat kiadását a Hivatal megtagadja, vagy kiadja ugyan, de az nem illetékköteles, az illetékbélyeget mellékletként feltüntetve ajánlott küldeményként vissza kell küldeni az ügyfélnek. d) Vissza kell küldeni a beadványhoz felragasztatlanul mellékelt illeték- és postabélyeget is, ha a beadvány nem illetékköteles. A beadványra ragasztott illetékbélyeget keltezési bélyegzővel vagy a bélyegen a keltezés tintával történő átírásával kell értékteleníteni. Ha az illetékköteles iraton az illetéket részben vagy egyáltalán nem rótták le, az illetékjogszabályok szerint kell eljárni. Ez az eljárás azonban ha jogszabály másként nem rendelkezik nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést, illetőleg ügyintézést Az irathoz véglegesen csatolandó dokumentumok A küldemény borítékját, a küldemény egyéb információhordozóját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha: - az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, - a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, - a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, - bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel Az iratok érkeztetése Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. Nem kell érkeztetni és iktatni a következő küldeményeket: - könyveket, tananyagokat; - reklámanyagokat, tájékoztatókat; - meghívókat; - nem szigorú adású bizonylatokat; - bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; - pénzügyi bizonylatokat, lákat (külön szabályozás szerint); - munkaügyi nyilvántartásokat; - anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; - közlönyöket, sajtótermékeket; - visszaérkezett tértivevényeket. - termékreklámokat A küldemények felbontása, szignálásra való előkészítése és érkeztető bélyegzővel való ellátása az iktatóban történik. 7. Iktatás 7.1. Az iktatókönyv Iktatás céljára évente megnyitott, elektronikus iktatókönyvet kell használni. Az iktatóprogram neve: E-iktat tanúsított iratkezelő szoftver. Szabálysértési ügyek esetén a kézi iktatás papíralapú iktatókönyvbe történik. 1

11 Az elektronikus iktatókönyvnek kötelezően kell tartalmaznia az alábbi adatokat: - iktató; - iktatás időpontja; - küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető a; - küldemény elküldésének időpontja, módja; - küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója; - küldő megnevezése, azonosító adatai; - címzett megnevezése, azonosító adatai; - érkezett irat iktatóa (idegen ); - mellékletek a; - ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése; - irat tárgya; - elő- és utóiratok iktatóa; - kezelési feljegyzések; - ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja; - irattári tétel; - irattárba helyezés időpontja Az iktatás folyamata: Az irat iktatása előtt,- figyelemmel a szignáláskor rögzítettekre- meg kell állapítani, hogy vane előzménye. Az előzmény keresése tárgyszerint ill.ra kereséssel elsőként a tárgyévre történik. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye,akkor azt az előzmény következő alára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az elektronikus iktatókönyvben az előirat iktatóát, az előzménynél pedig az utóirat iktatóát. A szerelést az iraton, az iktatóbélyegzőn is jelölni kell. 7.3 Iktató és al Az iratot el kell látni iktatómal és az irat egyéb azonosító adataival. Az iktatást minden évben 1-gyel kell kezdeni. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főon kell nyilvántartani. Egy iktatókönyvön belül a főokat folyamatos soros rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási fő alatt folyamatosan kiadott alokon kell nyilvántartani. Az iktatónak tartalmaznia kell: - az iktatási főot, - az alot, valamint - az iktató kiadásának évét Az ügyirat tárgya Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv tárgy rovatába be kell írni. 1

12 A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az - az irat tartalmát nem érintően - lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon Név- és tárgymutató Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján a név- és tárgymutató könyvet elektronikusan kell vezetni. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét Az iktatókönyv lezárása Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni, és azt hitelesíteni is kell Az iktatás időpontja Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni - a határidős iratokat, - táviratokat, - expressz küldeményeket, - a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó sürgős jelzésű iratokat Az iktatóbélyegző A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: - a szerv nevét, székhelyét, - az iktatás évét, hónapját, napját, - az iktatás sorát (alát), - az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatot, - a mellékletek át Az előadóív Az iktatott, iktatóbélyegzővel ellátott iratokat előadóívben kell elhelyezni. Az előadóívet az iratokkal együtt kell kezelni. Az előadóíven fel kell tüntetni a következőket: - iktató; - iktatás időpontja; - ügyintéző megnevezése; - irat tárgya; - elő- és utóiratok iktatóa; 1

13 - kezelési feljegyzések; - ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja; - irattári tétel; - irattárba helyezés időpontja. Az előadóíven célszerű feltüntetni még a részletes kezelési feljegyzéseket, a kiadmányozás és expediálás adatait Az irat szerelése Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az előzményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főára, rögzíteni kell az iktatókönyvben: - az előirat iktatóát, és - az előzménynél a jelen irat iktatóát, mint az utóirat iktatóát. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt is jelölni kell az iktatókönyvben. A jelölés az irattárba vagy határidőbe helyezés tényének áthúzásával és a "kezelési feljegyzések" rovatban az irat új helyének megjelölésével történik Téves iktatás Téves iktatás esetén a kézi iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. A tévesen kiadott iktató nem használható fel újra. 8. Az iktatás módjai 8.1. Az iktatás módjai Az iktatás fent nevezett iktatóprogram alkalmazásával történik, ahol az iktatókönyvbe elektronikus úton kerülnek rögzítésre az adatok A kézi iktatás A Hivatalban kézi iktatásra kizárólag a szabálysértési hatósági ügyintézés során kerül sor Iratkezelési program Az iratkezelési programmal történő iktatás során figyelembe kell venni a következőket: - Értelemszerűen alkalmazni kell a 7. pontban meghatározott előírásokat. - Az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell a név- és tárgymutatónak megfelelő szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét. 1

14 - Az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző/ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetően rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat. - A tévedés miatti módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktató nem használható fel újra. - Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni - külön jogszabályban meghatározott formátumban - az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát. (A program adatait év végén időtálló módon ki kell iratni és az így készült iktatókönyv név- és tárgymutatóval, hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó.) - Az elektronikus iktatókönyvet és az ügyviteli program által készített név- és tárgymutatót minden év végén jó minőségben ki kell nyomtatni, és azt hitelesíteni kell. - Elektronikus iktatásnál is egy főhoz alok kapcsolódnak. Egy sorhoz, ebben az esetben akár korlátlan ú al is tartozhat. Számítógépes iktatás esetén az iktatóprogramnak tartalmazni kell - a kézi iktatásnál előírtakat, - felhasználói lehetőségek szabályozhatóságát, továbbá - a törlési, javítási, hozzáférési lehetőségeket, melyeket a Polgármesteri Hivatal Informatikai Szabályzata tartalmazza. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint az elektronikus megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről. 9. Szignálás 9.1. Az irat bemutatása szignálásra Az iratkezelő a felbontott, érkeztetett és érkeztető bélyegzővel ellátott iratot - az ügyintéző kijelölése (szignálás) céljából köteles a jegyzőnek bemutatni. Az irat szignálására jogosult: - a jegyző, illetve távollétében - a 4. sz. mellékletben meghatározott - a jegyző által megbízott - személy(ek). A szignálásra jogosult személy - kijelöli az ügyintézőt, - közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, pl.: - tárgy meghatározás, - feladatok, - határidő, - sürgősségi fok stb. A szignáló a feladatát az iraton végzi el - a szignálás idejének megjelölésével Iktatás szignálás nélkül Az iratot szignálás nélkül is lehet iktatni a következő esetekben: 1

15 a) Az iratot az 5. sz. mellékletben meghatározott ügykörökben szignálás nélkül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani, aki illetékes az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzést megtenni. Az ügyintézők nevét szintén az 5. sz. melléklet tartalmazza. b) Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez kell továbbítani. 10. Az iratok átadása az ügyintézőknek Iktatás után az átadás napját, majd emelkedő sorrendben az ügyiratok iktatóát az előadói munkanaplóba kell beírni. Az iktató az előadói munkanaplóval továbbítja az iratokat elsőként a kijelölt ügyintéző közvetlen vezetőjének( csoportvezetőjének, irodavezetőjének), aki gondoskodik az irat ügyintézőre történő átadásáról, és az előadói munkanapló iktató részére történő visszajuttatásáról. Azon ügyintézők esetében, akiknek csoportvezetőjük ill.irodavezetőjük nincs, az iratok átadása közvetlenül történik. ennek hiányában közvetlenül az illetékes ügyintézőhöz. A csoportvezetők ill.irodavezetők és irányításuk alatt álló köztisztviselők jegyzékét ezen szabályzat 7-es ú melléklete tartalmazza. Az előadói munkanaplót ügyintézőnként, évenként kell vezetni. (Az előadói munkanaplóba az iktató jegyzi be az elintézett, és ára visszahozott iratokat.) 11. Kiadmányozás Aláírás, hitelesítés Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a jegyző által kiadmányozással megbízott, ezáltal kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá. Külső szervhez, vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha: a) szerepel az aláírás, azaz - azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az "s.k." jelzés szerepel, - a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá b) a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. A nyomdai sokszorosítás esetén az irat akkor hiteles kiadmány, ha a) a kiadmányozó neve mellett az s.k. jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és b) a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata szerepel. 1

16 11.2. Hiteles másolat A Polgármesteri Hivatal által készített hiteles kiadmányról hiteles másolat - papír alapú kiadmány esetében - a irat záradékolásával adható ki Bélyegző, mint hitelesítési eszköz Kiadmányozáshoz alkalmazható bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. A kiadmányozáshoz - általában az állami címeres körbélyegzőt kell alkalmazni, de - önkormányzati rendelet rendelkezhet arról, hogy helyi címeres körbélyegzőt is lehet alkalmazni. E bélyegző alkalmazásának lehetőségeit jogszabályok, illetve a helyi rendelet határozza meg A kiadmánynak ismert iratok Nem minősülnek kiadmánynak a Polgármesteri Hivatal működése során az ügyfelek ügyintézését és joggyakorlását, kötelezettségteljesítését segítő tájékoztatók, melyek közvetlen jogot és kötelezettséget nem keletkeztetnek, csupán általános jellegű információt szolgáltatnak. 12. Iratok továbbítása, postázása (expediálás) Az iratkezelési feladatok ellátásának ellenőrzése Az iratkezelőnek ( ügyintézőnek) ellenőriznie kell, hogy - az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, - a mellékleteket csatolták-e. Az ellenőrzést követően, az előadói ív belső oldalán az ügyintézőnek fel kell jegyezni a továbbítás ( postázóba adás) keltét és ennek tényét és aláírásával szignálnia kell Az iratok továbbítás előtti csoportosítása Az iratok továbbítás előtti csoportosítása a jegyzői titkárságon történik. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat stb.). 13. Irattározás Az irattározás dokumentálása Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni Határidős iratok kezelését szolgáló irattartó A határidős iratok irattartó a határidő nyilvántartás szerint, az iratokon feltüntetett határidő lejárta előtt az iraton feljegyzett időtartamig őrzi az iratokat. 1

17 Az iratkezelőnek határidős nyilvántartásba kell helyeznie azokat az iratokat, amelyek meghatározott idő múlva vagy időnként intézkedést igényelnek. A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve (határidős irattartókban vagy határidős szekrényben), a uk sorrendjében kell kezelni. A határidő lejárta előtti napon azt a határidős ügyiratot, amelyre válasz nem érkezett, ki kell emelni a határidős ügyiratok közül. Ha az ügyiraton (előadói íven) sürgetésre vonatkozó utasítás szerepel, a kezelő az ügyiratot munkanaplóval az ügyintézőhöz továbbítja. Irattárba tétel előtt valamennyi határidő-bejegyzést törölni kell Az irattárak fajtái Az irattár lehet: - átmeneti irattár, - központi irattár Az átmeneti irattárba helyezés Átmeneti irattárba lehet elhelyezni - az elintézett, - a további érdemi intézkedést nem igénylő, - a kiadmányozott, - az irattári tételmal ellátott ügyiratokat. Az átmeneti irattár az iratokat az irat iktatási idejét követő maximum 6 hónapig őrzi. Az őrzési idő leteltével az iktató tájékoztatja az ügyintézőt az iratról, s ha az ügyintéző kéri, részére átadja. Az átmeneti irattárból az iratot a megjelölt határidő letelte után, és az ügyintéző eltérő rendelkezés hiányában az iktató - gondoskodik központi irattárban való elhelyezéséről. (A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.) A központi irattárba helyezés előtti feladatok Irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek - az ügyirathoz - ha eddig nem történt meg - hozzá kell rendelnie (papíralapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételot, és meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, - ki kell emelnie az ügyiratból a feleslegessé vált munkapéldányokat, ill. másolatokat, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisítenie azokat, ezt követően - be kell vezetnie az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyeznie az irattári tételnak megfelelő gyűjtőbe. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott ügyiratok adhatók le Az irattári tétel meghatározása Az érvényes irattári terv alapján az irattári tételot - az ügy tárgyának ismeretében - az érdemi ügyintéző határozza meg és rögzíti az előadói ív megfelelő rovatában. Az irattári tételot az iratkezelő feljegyzi az iktatókönyv vonatkozó rovatába is, majd az iratot - az átmeneti, vagy í- a központi 1

18 irattárba helyezi Iratkölcsönzés az irattárból A Polgármesteri Hivatal dolgozói munkaköri feladataik ellátásához saját irataikat az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetik. A tisztségviselők, képviselők, bizottsági tagok az Önkormányzat SZMSZ-ben meghatározott feladataik ellátása érdekében,hivatalos használatra kölcsönözhetnek iratokat az irattárból. Az irattárból iratkikérővel lehet iratot kikérni. (Az átvitelt igazoló iratkikérőket az irattárban a visszaérkezésig lefűzve kell tárolni.) A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni, ennek érdekében a papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról - ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír, - az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni.(15.ú melléklet) 14. Selejtezés Selejtezési bizottság Az ügyiratok selejtezését a jegyző által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni, az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. A selejtezési bizottság tagjainak meghatározását a 6. sz. melléklet tartalmazza Selejtezési jegyzőkönyv Az iratselejtezésről selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a Polgármesteri Hivatal körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyezés céljából. A selejtezési jegyzőkönyvet legalább 2 példányban kell készíteni: - 1 pld. a selejtezési bizottságé, - 1 pld. a levéltáré A selejtezés végrehajtása, a megsemmisítés módja Selejtezést végrehajtani csak a levéltár által - engedélyezési záradékkal ellátva - visszaküldött selejtezési jegyzőkönyv alapján lehet. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni. A papír alapú iratok selejtezése, megsemmisítése a jegyző utasításának megfelelően történhet különösen: - iratmegsemmisítővel, - égetéssel. 1

19 15. Levéltárba adás A levéltár ára átadandó iratokat az ügyviteli segédletekkel együtt az átadó költségére, az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerint (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamban, kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzéket kell készíteni. 16. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme, iratok kivitele Hozzáférés az iratokhoz A Polgármesteri Hivatal által kezelt iratok esetében biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását. Az illetéktelen hozzáférés megakadályozásának feladatai kiterjednek: - a Polgármesteri Hivatalon (az önkormányzati tisztségviselőkön, bizottsági tagokon) kívüli személyekre, ügyfelekre, valamint - az iratkezelőkre. Az illetéktelen hozzáférés megakadályozása minden iratkezelést végző személy feladata az általa kezelt iratok vonatkozásában. a.) A Polgármesteri Hivatal vezetői, ügyintézői csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük illetve feladatkörük ellátásához szükségük van. Minden szervezeti egység vezető külön jegyzői engedély nélkül hozzáférési jogosultsággal rendelkezik az általa irányított szervezeti egység ügyintézőre szignált iratokhoz, illetve minden vezető/ügyintéző ahhoz az irathoz, melynek intézésére a jegyző őt szignálta és ennek tényét az iktatóprogram tanúsítja. Ettől eltérő hozzáféréshez a jegyző felhatalmazására ill.engedélyére van szükség,ennek hiányában az irat az irattárból nem adható ki, az ügyintézőnél lévő irat nem adható át. b.) A Képviselő-testület tagjainak és a Bizottságok külsős tagjainak feladatkörük ellátásához a jegyző engedélyével adható át irat az irattárból ill.adható át irat az azt kezelő ügyintéző által. Az engedély alapján az irat a Hivatalban, hivatali időben tekinthető meg az aljegyzői irodában, az aljegyző jelenlétében. A külön engedély nélküli hozzáférési jogosultságokat név szerint a 7. ú melléklet tartalmazza Az iratok védelmét célzó utasítások Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: a) Saját kezű felbontásra!, b) Más szervnek nem adható át!, c) Nem másolható!, d) Kivonat nem készíthető!, e) Elolvasás után visszaküldendő!, f) Zárt borítékban tárolandó! (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), 1

20 g) valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. Az itt meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését Az iratok kivitele,munkahelyen kívüli tanulmányozása, feldolgozása, tárolása Az iratok Hivatalból történő kivitelére, munkahelyen kívüli tanulmányozására, feldolgozására, és ezen okok miatt Hivatalon kívüli meghatározott ideig tartó tárolására kizárólag a jegyző írásbeli engedélye alapján kerülhet sor, az Iratkezelési Szabályzat előírásainak megtartása mellett. Az irat kivitelét írásban kérelmezni kell. A kérelemben meg kell jelölni annak okát, időtartamát, és a kivitt iratról tételes iratjegyzéket kell készíteni, mely a kérelemmel együtt iktatásra kerül. Az a vezető tisztségviselő, szervezeti egység vezető, ügyintéző, ügykezelő aki a jegyző írásbeli engedélye nélkül Hivatalban kezelt iratot a Hivatalból kivisz, munkajogi, büntetőjogi és fegyelmi felelősséggel tartozik az ebből eredő következményekért. 17. Irattári terv Az irattári terv kiadásra, módosításra történő előkészítése A jegyző a Polgármesteri Hivatal által használt irattári tervként az önkormányzati és területfejlesztési miniszter 12/2006. (XII.18.) ÖTM rendeletével kiadott egységes irattári tervet használja. Az egységes irattári tervben nem szabad megváltoztatni az egyes irattári tételek selejtezésére, vagy levéltárba adására vonatkozó, az irattári mintatervben megjelölt határidőket. A Szabályzat irattári terve a 8. ú melléklet. 18. Intézkedések a feladatkör megváltozása, illetve munkakör átadása esetén Intézkedések feladatkör megváltozása esetén Hivatalátadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatóot (okat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot Munkakör átadás Az ügyintézői munkakör átadása (önkormányzati tisztség, bizottsági tagság megszűnése) esetén az érintett az iratokkal munkanaplója alapján ol el. Ha az átadó ügyintéző a Polgármesteri Hivataltól, illetve ha a tisztségviselő a tisztségéről távozik, a munkanaplóját be kell vonni. 2

21 19. Értelmező rendelkezések E szabályzat alkalmazásában archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón - átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik;( Hivatali iktató helyisége) - átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; - beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat; - csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása; - elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat; - elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási ról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet; - elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés soráról értesíti annak küldőjét; - előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz; - expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása; - érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele; - gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz; - iktatás: az irat iktatómal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően; - iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; - iktató: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; - iratkölcsönzés: az irat vissza hozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból; 2

22 - irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; - irattári tétel: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód; - irattárba helyezés: az irattári tételmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre; - kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások; - kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez; - központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár; - küldemény: az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el; - küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; - levéltárba adás: a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; - másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; - másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; - megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése; - mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól elválasztható; - melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; - naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; - selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése; - szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása - szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása; 2

23 - továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is; - ügyintéző: az ügy intézésére jegyző által kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; - ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat; - ügykezelő: iratkezelési feladatokat ellátó személy - ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja. 20. A szabályzat záró rendelkezései A szabályzat hatályba lépése A szabályzat visszamenőleg lép hatályba az illetékes önkormányzati levéltár és közigazgatási hivatal jóváhagyása után. Tura,... Dolányi Róbertné jegyző Mellékletek: - 1. sz. melléklet: A jegyző távolléte esetén az iratkezelés felügyeletét ellátó személy - 2. sz. melléklet: A küldemények átvételére jogosult személyek - 3. sz. melléklet: A küldemények felbontására jogosult személyek - 4. sz. melléklet: A küldemények szignálására - a jegyző megbízásából - jogosult személyek - 5. sz. melléklet: A szignálás nélküli iktatható ügyiratok és az arra jogosult ügyintézők - 6. sz. melléklet: Az iratselejtezési bizottság tagjai - 7. sz. melléklet: Hozzáférési jogosultság ügyintézőnként/tisztségenként - 8. sz. melléklet: Irattári terv - 9. sz. melléklet: Gyűjtőív sz. melléklet: Iratselejtezési jegyzőkönyv sz. melléklet: Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv sz. melléklet: Tételszintű iratjegyzék sz. melléklet: Raktári-egység szintű iratjegyzék 14. sz. melléklet: Darabszintű iratjegyzék 15. sz.melléklet:iratpótló lap 16.sz.melléklet: 2

24 1. sz. melléklet A jegyző távolléte esetén az iratkezelés felügyeletét ellátó személy Távollétem esetére felhatalmazom az Aljegyzőt, hogy helyettem ellássa az ügyiratkezelés felügyeletét. Együttes tartós távolléte esetén az ügyiratkezelés felügyeletét az Igazgatási és Okmányiroda vezető látja el. A meghatalmazás tartalma, terjedelme: teljes körű Tura, meghatalmazó meghatalmazott... meghatalmazott 2

25 2. sz. melléklet A küldemények átvételére jogosult személyek A Hivatal részére érkezett postai küldemények átvételére az alább felsorolt dolgozók jogosultak: Név Beosztás Küldemény típusa Gólya Péterné ügykezelő valamennyi távolléte esetén Ondrik Judit ügykezelő valamennyi Pásztor Jánosné ügykezelő valamennyi Dr.Tóth Gabriella Távolléte esetén Belovai Tiborné Igazgatási-és okmányirodavezető-helyettes okmányirodai csoportvezető Igazgatási és Okmányirodavezető Okmányirodai futár útján érkezett iratok Okmányirodai futár útján érkezett iratok Tura,... Dolányi Róbertné jegyző 2

26 3. sz. melléklet A küldemények felbontására jogosult személyek Az sk jelzésű küldemények kivételével a Hivatal címére ( Tura, Petőfi Sándor tér 1.) érkezett valamennyi küldemény ( függetlenül annak név szerinti címzettjétől) felbontására (és érkeztető bélyegzővel való ellátására) az alább felsorolt dolgozók jogosultak: Név Gólya Péterné Ondrik Judit Beosztás ügykezelő ügykezelő Tura,... Dolányi Róbertné jegyző 2

27 4. sz. melléklet A küldemények szignálására jogosult személyek A Hivatalhoz érkezett küldemények szignálására kizárólag a jegyző jogosult. Távolléte esetén az aljegyző, együttes távollétük esetén az Igazgatási és Okmányiroda vezető, együttes távollétük esetén annak helyettese jogosult a Hivatalba érkező valamennyi küldemény szignálására. Tura,... Dolányi Róbertné jegyző 2

28 5. ú melléklet A szignálás nélkül iktatható ügyiratok és az arra jogosult ügyintézők Előzetes szignálás nélkül iktathatók ügyintézőre a következő ügyiratok az alábbi ügyintézők vonatkozásában: Ügyirat kör megnevezése Érintett ügyintézők Kikötések 1. Adóügyek Adóügyi ügyintézők - adóbevallások - bejelentkezés valamely adó hatálya alá - adók módjára kezelendő köztartozásokról szóló értesítés 2. Pénzügy Pénzügyi ügyintézők - költségvetéssel kapcsolatos MÁK iratok Fülöpné Csépányi Mariann részére, távolléte esetén Varjú Lászlóné részére - beolóval kapcsolatos MÁK iratok ua. 3. Anyakönyv Anyakönyvi ügyintéző - értesítés születésről Kállainé Dolányi Katalinrészére, távolléte esetén Kronovetter Ágnes részére - értesítés halálesetről ua 4. Szociális és gyermekvédelmi igazgatás - szociális támogatás és gyermekvédelmi támogatás tárgyú kérelmek formanyomtatványon előterjesztve Szociális ügyintézők Szilágyi Szilvia Kronovetter Ágnes Tóth Tímea Kelt: Tura,... Dolányi Róbertné jegyző 2

29 6. ú melléklet Az iratselejtezési bizottság tagjai Az irattárban tárolt adatok iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerinti selejtezésének végrehajtására az Iratselejtezési Bizottság tagjának jelölöm ki a következő személyeket: Belovai Tiborné Dr.Tóth Gabriella Gólya Péterné igazgatási és okmányirodavezető igazgatási-és okmányirodavezető-helyettes, okmányirodai csop.vezető ügykezelő Kelt: Tura,... Dolányi Róbertné jegyző Záradék: Alulírottak aláírásunkkal igazoljuk, hogy tudomásul vettük a selejtezési bizottsági tagként való kijelölésünket, valamint azt hogy feladatunkat a szabályzat szerint kell ellátnunk. Kelt.:

30 7. ú melléklet Hozzáférési jogosultság ügyintézőnként/tisztségenként az iratokhoz : Szervezeti egységek vezetőinek külön engedély nélküli jogosultsága: 1) Műszaki és Építéshatósági Irodavezető - Müller Gabriella hozzáférési jogosultsága Matyó Edina, Benke Andrásné ügyintézőkre szignált iratok tekintetében 2) Igazgatási és Okmányiroda a.) Igazgatási csoportvezető Belovai Tiborné hozzáférési jogosultsága Szilágyi Szilvia, Kronovetter Ágnes, Tóth Tímea ügyintézőkre szignált iratok tekintetében b.) Okmányirodai csoportvezető- dr.tóth Gabriella hozzáférési jogosultsága Kacziánné Kiss Ágnes, Tóth-Antal Ferencné, Káré Mihályné, Szalai Katalin,Gólya Péterné okmányirodai ügyintézőkre szignált iratok tekintetében 3.) Pénzügyi Irodavezető- Fülöpné Csépányi Mariann hozzáférési jogosultsága Varjú Lászlóné, Árvainé Basa Erzsébet, Csontosné Kiss Éva,Makádi Lászlóné,Kajtor Péterné,Sima Lászlóné ügyintézőkre szignált iratok tekintetében aláírás 3

31 8. sz. melléklet Irattári terv az önkormányzati és területfejlesztési miniszter a helyi önkormányzatok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 12/2006. (XII.18.) ÖTM rendelete alapján Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezetéhez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik. Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti minősítését és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Az irattári jel összetevői: - ügykör: háromjegyű, amely meghatározza az ügy típusát, az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben; - ágazati betűjel: meghatározza az ügy ágazati hovatartozását; - selejtezési jel: kód, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket, valamint a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát. Az irattári jel alkalmazása, feljegyzése, az iratkezelési szabályzatban meghatározottak alapján történik, és követi a korábbi évek gyakorlatát. Az ügykör meghatározása figyelembe veszi azt a tényt, hogy az egységes terv hosszú távra készült, így lehetőséget kell biztosítani a feladat- és hatáskör módosítások átvezetésére az egységes szerkezet megbontása és újraozása nélkül. Ennek megfelelően az egyes ügykörcsoportok végén felhasználható keretek maradtak. Az ágazati hovatartozást meghatározó betűjeleknél a bevált gyakorlatnak megfelelően U betűjel különbözteti meg az általános ügyeket. A különös rész ágazati betűjeleinek meghatározása is követi a korábbi gyakorlatot, ennek megfelelően nem használtuk fel a 38/1998. (IX. 4.) BM rendeletben már az általános részhez átcsoportosított személyzeti ügyek S betűjelét, és nem használtuk fel az egyházi ügyek D betűjelét, valamint a tervügyek T betűjelét. A határidő nélkül irattárban őrzendő iratok fogalma sem új, azt a korábbi évek gyakorlata is alkalmazta. I = Megyei önkormányzat II = Fővárosi önkormányzat III = Megyei jogú városi önkormányzat IV = Fővárosi kerületi önkormányzat V = Városi önkormányzat VI = Községi, körjegyzőségi központi önkormányzat 1 = 2 év után selejtezhető 2 = 5 év után selejtezhető 3 = 10 év után selejtezhető 4 = 15 év után selejtezhető 5 = 30 év után selejtezhető 6 = 75 év után selejtezhető 0 = nem selejtezhető HN = ügyviteli érdekből határidő nélkül az önkormányzat irattárában maradó iratok jelzésére szolgál, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után az önkormányzat és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról Lt.= levéltári átadás határideje, általánosságban az évi LXVI. törvény határozza 3

32 meg, ténylegesen az önkormányzat és a területileg illetékes levéltár dönti el az átadás időpontját őrzési idő = az ügy elintézését követő irattározás keltétől ított minimum idő, amely az iratok selejtezési lehetőségét jelenti lejárat után = az adott ügykörben keletkezett irat érvényességének lejártától ítandó minimum őrzési idő HK = használaton kívüli tétel 3

33 ÁLTALÁNOS RÉSZ U) ÖNKORMÁNYZATI ÉS ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK 1. Képviselő-testület iratai Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 001 Polgármesteri (alpolgármesteri) tisztség átadásátvételével, egyéb feladat- és hatáskör átadás-átvé- telével kapcsolatos iratok 002 Képviselő-testületi jegyzőkönyv és mellékletei (előterjesztések, sürgősségi indítványok, tájékoztatók, közmeghallgatás, interpellációk, egyéb döntéselőkészítő iratok, népi kezdeményezés útján a képviselő-testület elé terjeszthető minden olyan ügy, amelynek eldöntése a képviselő-testület hatáskörébe tartozik) 003 Képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok, falugyűlések, körzeti tanácskozások, lakossági fórum jegyzőkönyvei és mellékletei 004 Képviselő-testületi ülésekről készült hang- és képanyag A szerkesztett jegyzőkönyv elkészülte után a keletkezést követő év március 31- ig 005 Önkormányzati biztos kirendelése, iratai Tanácsnoki iratok Okmánytár (címer és zászlórajz, díszpolgári cím, helyi kitüntetés adományozása stb.) Önkormányzati érdek-képviseleti tagsági ügyek Önkormányzati rendeletek, szabályzatok Kisebbségi önkormányzat iratai Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 011 HK 012 Együttműködési megállapodások Feladatellátási, intézményhálózat-működtetési és fejlesztési terv kisebbségi önkormányzati véleményezése 014 Kisebbségi gazdálkodó szervezetek, intézmények HN alapítása, átszervezése, megszűnése 015 Kisebbségi oktatást is folytató iskolákban az érettségi vizsga lebonyolításának ellenőrzésével kap- csolatos iratok 016 Kisebbségi óvodai, iskolai döntések véleményezése, szakmai ellenőrzése 017 Kisebbségi óvodai, iskolai nevelési programok, tantervek véleményezése 018 Kisebbségi önkormányzat, kisebbségi önkormányzati bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei, mellékletei, előterjesztések, egyéb döntés-előkészítő iratok

34 019 HK 020 HK 021 Kisebbségi önkormányzatok társulási szerződései Kisebbségi önkormányzat költségvetési és vagyonkezelési ügyei 023 Közoktatási megállapodás kisebbségi oktatásról Közérdekű kérelmek, panaszok, javaslatok, bejelentések Kisebbségi önkormányzat ellenőrzése Nemzetközi kapcsolattartás iratai Az önkormányzati hivatalnak, a polgármesteri hivatalnak, az önkormányzat gazdálkodó szervezeteinek, közhasznú társaságainak, közalapítványainak és intézményeinek (a továbbiakban: intézményeinek) ügyei 3.1. Szervezet, működés, ügyvitel Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 031 Adatvédelem szabályozása Belső ellenőrzési és könyvvizsgálói jelentések Belső ügyviteli segédkönyvek (előadói munkakönyv, érkeztető könyv, iratátadó könyv, posta- könyv stb.) 034 Bélyegzők nyilvántartása Beolók, jelentések, munkatervek (éves polgármesteri, jegyzői, szakigazgatási, intézményi) 036 Beolók, jelentések, munkatervek (időszaki jegyzői, polgármesteri, intézményi) 037 Biztonsági és egészségvédelmi intézkedések Érdekegyeztetés a szakszervezetekkel, érdekvédelmi és érdek-képviseleti szervezetekkel, érdek-kép- viseleti fórumok alapítása, működtetése 039 Érintésvédelmi vizsgálati jegyzőkönyvek HK 041 Hírlap-, folyóirat- és könyvrendelés Hivatal, munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek Iktató- és mutatókönyv, irattári segédkönyvek Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok alapítása, alapító okiratok, tevékenység változása, megszüntetése, irányítással és működéssel kapcsolatos elvi ügyek, szervezeti és működési szabályzat, fejlesztési tervek, ellenőrzési jegyzőkönyvek 045 Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok irányításával és működésével kapcsolatos felügyeleti, ellenőrzési, operatív ügyek 046 Iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel kapcsolatos HN ügyek, iratselejtezési jegyzőkönyvek 047 HK 048 Kártérítések Kézi irattárból a központi irattárba történő iratát adás- átvétel jegyzőkönyvei 050 Kollektív szerződés Körlevelek (intézkedést igénylő) Közalkalmazotti Tanács ügyei

35 053 Közérdekű kérelmek, panaszok, javaslatok, bejelentések Külföldi kapcsolatok bonyolítása Külföldi kapcsolatokra vonatkozó két- és többoldalú megállapodások, éves értékelések 056 Külföldi kiküldetés, tapasztalatcsere, úti jelentések Külső szervek, ÁSZ, közigazgatási hivatal ellenőrzése, átvilágítás, fenntartói, szakfelügyeleti vizsgá- latok, törvényességi észrevételek, ügyészi intézkedések 058 Levéltári iratátadás-átvételi jegyzőkönyvek HN 059 Munkabalesetek és foglalkozási betegségek nyilvántartása Munka-, szakmai értekezleti jegyzőkönyvek Munkáltatói juttatások elvi ügyei Munkarend, ügyrend és ügyfélfogadási rend Munkavédelmi ügyek (munkahelyek kialakítása, rovar-rágcsálóirtás, dohányzóhelyek kijelölése stb.) 064 HK 065 Peres ügyek, jogi képviseleti tevékenység Sajtóügyek, településmarketing, PR tevékenység Statisztika (éves) Statisztika (időszaki) Társulási, kistérségi megállapodások, Társulási Tanács üléseinek jegyzőkönyvei, területszervezési ügyek, határterületi ügyek 070 Utasítások (jegyzői, polgármesteri) Ügyvitelszervezés (saját fejlesztésű/megrendelésű elektronikus programleírások, programrendszer, védelem szabályozás stb.) 072 Vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, emlékeztetői Kapcsolattartás civil, egyházi és ifjúsági szervezetekkel Néplálás, egyéb összeírások lebonyolításával kapcsolatos ügyek 075 Minőségbiztosítási, minőségirányítási rendszer, teljesítménykövetelmény célmeghatározása, teljesítményértékelés általános iratai 076 Önkormányzatok együttműködésére vonatkozó iratok 077 Európai Uniós csatlakozás jogharmonizáció iratai Közigazgatási reform előkészítésére vonatkozó iratok 079 Szakhatósági állásfoglalások, vélemények, nyilatkozatok Intézkedést nem igénylő körlevelek, meghívók, tájékoztatók Alapítványokkal, nonprofit szervezetekkel kapcsolatos ügyek 082 Önkormányzati feladatokat érintő stratégia, koncepció, program, terv 083 Kistérségi társulások operatív ügyei Önkormányzati (fejlesztési, működési célú) pályázatok Lobbitevékenység

36 3.2. Személyzeti, bér- és munkaügyek Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 091 Baleseti, rokkantsági ügyek Bér- és munkaügyi kimutatások, nyilvántartások, jelentések 093 Bérnyilvántartás (bérkarton) Eltartói nyilatkozat Fegyelmi ügyek Fizetés nélküli szabadság ügyek Fizetési előleg Helyettesítések Illetményügyek (bérjegyzék, illetménykiegészítés, illetménypótlékok, személyi illetmény megállapítása, illetményeltérítés, járulékelolás, jutalom, munkáltatói kölcsön, távolléti díj, letelepedési támogatás, köztisztviselői, közalkalmazotti juttatások stb.) 100 Jelenléti ívek Képviselők nyilvántartása, összeférhetetlensége, vagyonnyilatkozatai, juttatásai, tiszteletdíjai 102 Kereseti igazolás Kinevezés, megbízás, besorolás, átsorolás, áthelyezés, minősítés, egyéni teljesítményértékelés ira- tai, munkaköri leírás, felmentés a képesítési előírás alól, esküokmányok, hatósági bizonyítványok, címek, kitüntetések adományozása, közszolgálati munkaviszony igazolása, rendelkezési, tartalék állományba helyezés (erről tájékoztatás) és megszüntetés, felmentés, munkavégzés alóli felmentés, nyugdíjazás, végkielégítés, eseti megbízások, vagyonnyilatkozatok, összeférhetetlenség 104 Közigazgatási alap- és szakvizsgaügyek, ügykezelői alapvizsgaügyek 105 Köztisztviselői, közalkalmazotti nyilvántartások HN 106 Köztisztviselők, közalkalmazottak egyéb jogviszonyainak engedélyezése 107 Lét- és bérgazdálkodási ügyek (éves) Munkába járás költségeinek térítése, vasúti igazolványok ügyei 109 Napidíjak Önkéntes nyugdíjpénztári támogatás Személyzeti tárgyú pályázati kiírások és beadott pályázatok 112 Szabadságolási rend, szabadságügyek Tanulmányi szerződés Továbbképzés, átképzés egyedi ügyei, szakmai gyakorlat 115 Továbbképzési éves és középtávú terv Üres álláshelyekről tájékoztatás Közhasznú alkalmazások, távmunka egyedi ügyei Kitüntetések, kitüntető címek adományozásának előkészítése, lebonyolítása 119 Közszolgálati jogviták

37 3.3. Pénz- és vagyonkezelés Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 131 Adóügyek (saját) Analitikus nyilvántartások (eszköznyilvántartás, könyvelési naplók, leltár, selejtezés) 133 Anyag- és készletnyilvántartás, kisebb beszerzések, megrendelések 134 Banki és pénzügyi levelezés, átutalási megbízások, banklakivonat, banklanyitás 135 Beruházások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szer- vezése és pénzügyi lebonyolítása, közbeszerzés lebonyolítása, településüzemeltetéssel, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok 136 Bizonylatok (bevétel-kiadási bizonylatok, pénztárbizonylatok, pénztárnaplók, lák, latöm- bök tőpéldányai, készpénzellátmány bizonylatai) 137 Fizetési felszólítás, lareklamáció, larendezés, laegyeztetés, követelés érvényesítése, adósságelengedés 138 Gazdasági program Gépkocsik üzemeltetése (biztosítás a lejárat után, menetlevél, szerviz, üzemanyag stb.) 140 Illetményfejtés Ingatlan- és vagyonnyilvántartás; tulajdonjog-, HN szolgalmi jog, vezetékjog-rendezés, nyilvántartás 142 Költségvetési beoló (éves) Költségvetési beoló (időszaki) Költségvetéssel és pénzkezeléssel kapcsolatos ügyek (adósságrendezés, átcsoportosítás, címzett és céltámogatások igénylése és lebonyolítása, céltartalékok felhasználása, hitelfelvétel és lebonyolítás, hitelnyilvántartás, költségvetés és beoló előkészítése, költségvetési koncepció, pénzmaradvány elolása, pótelőirányzat, reorganizáció, viteli rend, pályázatok pénzkezelése, intézmények közüzemi lájának rendezése) 145 Leltárfelvételi ívek Önkormányzati vagyon kezelésére, elidegenítésére, HN bérletére, cseréjére, vásárlására, haszonbérletére vonatkozó alapiratok, szerződések, beruházási terv, közbeszerzés alapiratai, tervpályázat, tulajdonosi hozzájárulás, törzskönyvi nyilvántartás 147 Segélyek, támogatások pénzügyi lebonyolítása Szállítólevél Térségi fejlesztési program, ipari park ügyek, Térségi, területfejlesztési Tanács ügyei 150 Területrendezés, kisajátítás HN 151 Vagyonbiztonsági rendszer működtetése Vagyonbiztosítás (lejárat után) Vagyonhasznosítás pénzügyi lebonyolítása (bérlet, elidegenítés stb.) 154 Térségi fejlesztési menedzsment ügyek Pénzügyi intézkedést igénylő telekalakítási és építésigazgatási határozatok 156 Önkormányzati ingatlanok fenntartása, karbantar

38 tása KÜLÖNÖS RÉSZ (ÁGAZATI IRÁNYÍTÁS, SZAKIGAZGATÁS) A.1. Adóigazgatási ügyek A) PÉNZÜGYEK Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 171 Adó- és értékbizonyítványok, vagyoni igazolások, adóigazolások 172 HK 173 Adóbevételi terv és teljesítés Adóellenőrzés, adategyeztetés, adókedvezményimentességi ügyek, adókivetés elleni jogorvoslatok, adóbevallás és adókivetés, adóhátralék, túlfizetés, téves befizetés, méltányossági kérelmek, adótartozások behajtása, végrehajtás 175 Adóösszesítő, valamint a ítógépes éves feldolgozás adattartalmáról év végén készített lista 176 Adózók egyéni törzsadatai (nyilvántartás) HN 177 Adók módjára behajtandó köztartozások iratai A.2. Egyéb pénzügyek Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 191 Általános és céltartalékok felhasználása Átmeneti gazdálkodással kapcsolatos iratok Betéti kamatügyek Decentralizált támogatások felhasználása Fejlesztési alapterv Feladatmutatókhoz kapcsolódó állami hozzájárulás előirányzata, visszaigénylés 197 Feladatmutató-növekedés miatti pótigény HK 199 Illetékkiszabás, illeték-ellenőrzés, illeték-végrehajtás Intézményi térítési díjak megállapítása, elengedése (egészségügyi, gyermekjóléti, művelődési, nevelésioktatási, szociális) 201 Kötvény-, részvénykibocsátás (lejárat után) Különféle célú pénzalapok, közműfejlesztési hozzájárulás visszatérítés 203 Pénzügyi szabálysértések, bírságok HK 205 Szerencsejáték-szervezői tevékenység hatósági igazolása A.3. Vámigazgatás és jövedéki eljárás Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 3

39 211 HK 212 HK B) EGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 221 Szenvedélybetegek (alkohol- és kábítószer-használók, egyéb függőségben szenvedők) kötelező gondozásba vétele 222 Betegek panaszügyei, betegjogi képviselő észrevételei Egészségügyi fejlesztési koncepció előkészítési iratai 224 Egészségügyi alapellátás helyzetfelmérése és megszervezése Egészségügyi ellátásra való jogosultsági ügyek Egészségügyi szűrővizsgálatok megszervezése Humánorvoslásban használt szérumok stb. üzemi előállításának engedélyezése és véleményezése 228 Finanszírozási szerződés kötése a Megyei Egészségbiztosítási Pénztárral 229 Gyógyhely, gyógyfürdőintézmény, kitermelt ásványvíz, gyógyvíz, gyógyiszap és gyógyforráster- mék törzskönyvi adatai változásának bejelentése 230 Gyógyiszap és gyógyforrástermék kitermelésének, kezelésének és forgalmazásának engedélyezése 231 Gyógyszertár felállításának kezdeményezése és véleményezése 232 Háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti pályázatok, szerződések (lejárat után) 233 Háziorvosoknál bejelentkezett biztosítottakról havi jelentés 234 Ifjúsági orvos (iskolaorvos) kijelölése (középfokú oktatási intézményekben) 235 Iskola-egészségügyi szolgálat szervezése Járványügyi intézkedések Körzeti egészségügyi, háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti ellátás megszervezése 238 Köztisztasági és településtisztasági feladatok Külföldi állampolgárok betegellátási díjai Megváltozott munkaképességű dolgozók ügyei Segítséggel élők ügyei, közlekedési kedvezményei Nyilvántartás a bejelentett biztosítottakról Rágcsálómentesítés, szúnyoggyérítés, rovarirtás Szakosított ellátási formák megszervezése (átmeneti elhelyezést nyújtó intézmények, fogyatékosok otthona, idősek otthona, nappali ellátást nyújtó intézmények, pszichiátriai betegek otthona, rehabilitációs intézmények) 245 Társadalombiztosítási járulékügyek Egészségügyi ellátást támogató pályázatok Rehabilitációs Bizottság iratai

40 248 Házi szakápolási szolgálat, járó- és fekvőbetegszakellátás, óra, ügyeletek 249 Egészségügyi szolgáltatások ÁNTSZ-től érkezett engedélyek (lejárat után) C) SZOCIÁLIS IGAZGATÁS Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 261 Ápolási, gondozási díj, szülőtartás megállapítása Átmeneti, rendkívüli segélyezés, árvízkárosultak állami támogatása 263 HK 264 HK 265 Fogyatékosok, ellátásra szorulók érdekvédelme, támogatása 266 Rendkívüli gyermekvédelmi kedvezmény, beiskolázási segély, tankönyvtámogatás stb. 267 Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény Gyermekvédelmi kedvezmény nyilvántartása HN 269 Gyógyszersegély, gyógyászatisegédeszköz-támogatás Hadigondozási, nemzeti gondozási ügyek Hadigondozottak, nemzeti gondozottak nyilvántartása HN 272 Hajléktalanok segélyezése, ellátása Időskorúak járadékának nyilvántartása HN 274 Időskorúak járadékügyei Közgyógyellátásban részesülők nyilvántartása HN 276 Közgyógyellátási ügyek (lejárat után) Lakásfenntartási támogatási, közüzemi kompenzációs ügyek, adósságkezelés, lakbérhozzájárulás 278 HK 279 Rendszeres segélyezés HK 281 Személyes gondoskodási ügyek (családsegítés, étkeztetés, házi segítségnyújtás, egyéb speciális alap- ellátás, szociális szolgáltatás) 282 Szerződés a szociális feladatok átvállalásáról HN 283 Szociális ellátásra jogosultak, rendszeres segélyben HN részesülők nyilvántartása 284 Szociális intézmény, vállalkozás, falugondnoki HN szolgálat működési és telepengedélye, nyilvántartás, működés ellenőrzése 285 Szociális otthoni, nyugdíjasházi elhelyezés Temetési segély, köztemetés Területi vagy regionális nyugdíjpénztár alakítása HN 288 HK 289 Elutasított ápolási, gondozási díj, segély, járadék kérelmek 290 Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány) Szociális ellátást támogató pályázatok

41 292 Szociális kölcsön egyedi ügyek (lejárat után) Adósságkezelés, lakáscélú hitelhátralék kezelése, rendezése E) KÖRNYEZETVÉDELMI, ÉPÍTÉSÜGYI ÉS KOMMUNÁLIS IGAZ- GATÁS E.1. Környezet- és természetvédelem Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 301 Csendes övezet kialakítása, területek zajvédelmi szempontból védetté nyilvánítása 302 Helyi természeti érték védetté nyilvánítása HN 303 Környezet- és természetvédelmi hatósági feladatok (engedélyek, határértékek megállapítása, hatásvizsgálat, felülvizsgálat, kötelezettségek megállapítása, tilalmak, tereprendezés, jelentős környezeti hatással járó jogerős határozatok, környezetvédelmi közigazgatási szerződések közzététele, egyéb) 304 Környezet- és természetvédelmi program (természeti értékek ellenőrzése, fenntartása, megóvása, őrzése stb.) 305 Környezet- és természetvédelmi program végrehajtása, akcióprogramok 306 Környezetvédelmi hatásvizsgálati eszközök telepítése Környezetvédelmi hatásvizsgálati tanulmány Lakóhelyi környezet állapotfelmérése Légszennyezési, zaj- és természetvédelmi bírság Légszennyezési vizsgálatok, mérések Légszennyező források nyilvántartása HN 312 Levegőtisztaság-védelmi (rendkívüli) intézkedési HN terv (füstköd-riadóterv) 313 Repülőterek zajgátló védőövezetének kialakítása Szolgáltató tevékenységet ellátó üzemi létesítmény energiahordozó- és/vagy üzemmódváltásra kötelezése, tevékenységének korlátozása, felfüggesztése, illetőleg feloldása 315 Természeti állapotfelmérés Védett területek és védett természeti területek hasznosításának, kezelésének ügyei 317 Környezetvédelmi alappal, célelőirányzattal kapcsolatos ügyek E.2. Építésügyek Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 331 HK 332 Átnézeti nyilvántartási térkép HN 333 HK 334 Bontási, építési, fennmaradási, használatbavételi, rendeltetés-megváltoztatási engedély/kötelezés; építési, telekalakítási és -változtatási tilalom HN 4

42 335 Életveszélyes épületek nyilvántartása HN 336 Elvi építési engedély Elvi telekalakítási engedély Építésfelügyelet, építésügyi hatósági ellenőrzés, bírság 339 Építésügyi bírság nyilvántartása Házrendezés HN 341 Épületek külső helyreállítása, homlokzati tatarozás, felvonójavítás elrendelése, egyéb építésügyi hatósági kötelezési ügyek 342 HK 343 Főépítészi, társhatósági vélemények, állásfoglalások, engedélyek építési ügyekben 344 Földmérési alaptérkép HN 345 Kirakatszekrények, feliratok hirdetőberendezések engedélyezése 346 Közműfejlesztés, ingatlanok közműellátása HN 347 Lakásépítési és -megszűnési, tanyaépítési és HN -megszűnési nyilvántartás 348 Műemléki és építészeti értékek felkutatása, nyilvántartása HN 349 Műszaki nyilvántartás (építmény, bauxitcementtel HN épült építmények, közmű, felvonó ) 350 Pincebeomlásokkal veszélyeztetett területek felmérése HN 351 Település (terület) fejlesztési koncepció, programszabályozási HN keretterv, településszerkezeti terv, szabályozási terv, helyi építési szabályzat 352 Telekrendezés (telekalakítás, telekegyesítés, telekfelosztás, HN telekhatár-rendezés, telekcsoport újraosz- tása) 353 HK 354 HK 355 Szobrok, művészi alkotások, emlékművek, emléktáblák létesítése, építése 356 Szobrok, művészi alkotások, emlékművek, emléktáblák, helyi építészeti értékek védelme, fenntartása 357 Településfejlesztési menedzsment ügyek, pályázatok Városrehabilitáció ügyei (program, pályázatok, megállapodások stb.) 359 Településrendezési és építészeti-műszaki tervtanács iratai (a tanácsot működtető önkormányzatnál) E.3. Kommunális ügyek Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 371 Halotthamvasztó létesítése Hulladéklerakó-helyek (szilárd, állati eredetű, folyékony) HN kijelölése, létesítése, hulladékkezelési szerződések, hulladékgazdálkodási program 373 Kéményseprő-ipari szolgáltatás ügyei Közcélú ártalmatlanító telep létesítése HN 375 Közterület tisztántartása, felügyelete, hulladék elhelyezése, gyűjtése, szállítása, hulladékártalmatlanítás, hulladék-újrahasznosítás, hulladékgazdálko

43 dási bírság ügyek, talajterhelési díj 376 Köztemetők létesítése, lezárása, megszüntetése, HN nyilvántartásai, térképei, újbóli használatba vétele 377 Sírboltkönyv HN 378 Síremlékek és sírboltok terve HN 379 Sírnyitási, exhumálási engedély Fürdőhelyek kijelölése Távhőszolgáltatás helyi szabályozása Temetők fenntartásával, üzemeltetésével kapcsolatos hatósági ügyek 383 Zöldterületek létesítése, fenntartása (parkok, játszóterek) Felújítás, karbantartás, hibaelhárítás Energiagazdálkodás, szélerőmű létesítése F) KÖZLEKEDÉS ÉS HÍRKÖZLÉSI IGAZGATÁS Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 401 Forgalomszabályozás, forgalomtechnika Hatósági árak megállapítása (helyi tömegközlekedés, taxi, vasút), menetrend 403 Helyi tömegközlekedés fejlesztési koncepciója Helyi tömegközlekedési pályázat Hidak, aluljárók és felüljárók létesítése HN 406 Hidak, aluljárók és felüljárók működtetése Hídtörzskönyv HN 408 Kikötők, (közforgalmú) kompok és révek létesítése HN 409 Közforgalmú kikötők, kompok, révek működtetése Közterület-foglalási, -használati megállapodások és díjak 411 Közterület-bontási engedélyek Közút, helyi vasút menti építmény elhelyezési és nyersanyag-kitermelési engedély 413 Közút, helyi vasútmenti fakivágási és ültetési engedély Közutak, helyi vasutak műszaki, minőségi, baleseti, HN forgalmi adatainak, valamint forgalmi rendjét meghatározó jelzéseinek nyilvántartása 415 Közutak, helyi vasutak tisztán tartása, síkosság elleni védekezés 416 Közutak, helyi vasutak, járdák, gépkocsibehajtók, gyalogutak, kerékpárutak építése, forgalomba helyezése, megszüntetése 417 Közúton, helyi vasúton történő építési munkák engedélyezése Közvilágítási berendezés létesítése HN 419 Közvilágítási berendezés működtetése Parkolási, eseti behajtási, egyéb eseti közlekedési engedély 421 Postai, távközlő, elektromos, valamint más nagyfrekvenciás jelet vagy mellékhatást keltő berende- zések létesítése, üzemeltetése, rongálása, hírközlési szabálysértések 422 Repülőtér létesítésének és megszüntetésének véle

44 ményezése 423 Távközlési és egyéb nyomvonaljellegű építmények HN engedélyezése 424 Utcabútorok elhelyezésének engedélyezése, tervrajzok HN 425 Útellenőri szolgálat megszervezése Útvonalengedélyek Üzemanyagtöltő állomásokkal kapcsolatos ügyek Vasúti átkelőhelyek, gépkocsibehajtók, gyalogutak, járdák, kerékpárutak, közutak fenntartása, parkolók kialakítása, fenntartása 429 Egyéb közút kezelői hozzájárulás Utcabútorok, utcanévtáblák, háztáblák kihelyezése, karbantartása, javítása 431 Közlekedési kártérítések G) VÍZÜGYI IGAZGATÁS Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 441 Árvíz és belvízzel kapcsolatos operatív ügyek Árvíz- és belvízvédekezési terv Csatorna és vízmű bírság Folyékonyhulladék-bebocsátási pontok kijelölése Ivóvíz, szennyvízdíjak megállapítása Közműves vízszolgáltatási korlátozási terv Kutak létesítési engedélye HN 448 Patakok, csatornák áradásai elleni védekezés, csapadékvíz-elvezetés Ivóvíz-, szennyvíztisztító berendezés létesítésének HN engedélyezése 450 Ivóvíz-, szennyvízhálózat, csapadékcsatorna-hálózat HN létesítése, üzemeltetőjének kijelölése 451 Ivóvíz-, szennyvízhálózat, csapadékcsatorna-hálózat üzemeltetése 452 Ivóvíz-, szennyvíz-, csapadékcsatorna-törzshálózatra történő csatlakozás elrendelése 453 Védművek létesítése és fejlesztése HN 454 Védművek működtetése Vizek és vízi létesítmények nyilvántartása HN 456 Vízi állás létesítésének, fennmaradásának és bontásának HN engedélyezése 457 Vízi közüzemi tevékenység koncepciója, vízrendezési programok 458 Vízjogi létesítési és üzemeltetési engedély HN 459 Vízmérőhely, tisztítóakna közterületen történő elhelyezése H) ÖNKORMÁNYZATI ÉS TERÜLETFEJLESZTÉSI; IGAZSÁGÜGYI ÉS RENDÉSZETI IGAZGATÁS H.1. Anyakönyvi és állampolgársági ügyek Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 4

45 471 Állampolgársági esküokmányok HN 472 Állampolgársági kérelmek Anyakönyv (születési, házassági, halotti) HN 474 Anyakönyvi alapiratok (születési, házassági, halotti HN utólagos bejegyzések alapiratai) 475 Anyakönyvi igazgatás szervezete, működése Anyakönyvi kivonatok kérése, adatok közlése Anyakönyvi mutatók HN 478 Családi események polgári szertartása Egyéb anyakönyvi iratok, anyakönyvi kivonatok tőpéldányai, átadás-átvételi jegyzőkönyvei, adatközlések iratai 480 Nyilvántartás a nyitott anyakönyvi bejegyzésekről HN 481 Nyilvántartás a helyi anyakönyvvezetői jogosultságokról HN H.2. Polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 491 Adategyeztetés Az adatnyilvántartás alapjául szolgáló alapiratok (anyakönyvvezetői értesítések, igénylőlap a személyazonosító igazolvány kiállításához, polgárok lakcímbejelentése, lakcímváltozás stb.) 493 Adatszolgáltatási nyilvántartás Adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek (beadványok, kérelmek, megkeresések, átiratok, adatszol- gáltatási bizonylatok) 495 A központi adatnyilvántartás (Központi Adatfeldolgozó, Nyilvántartó és Választási Hivatal) által közölt gépi nyilvántartási adatok 496 Külföldi letelepedési, tartózkodási nyilatkozatok/engedélyek, bevándorlási ügyek, első nyilvántartásba vétel 497 Nyilvántartás (kartonos és/vagy elektronikus) a HN polgárok személyi adatairól és lakcíméről 498 Személyi azonosító jel kiadásával, módosításával és visszavonásával kapcsolatos iratok 499 Elveszett és talált személyi okmányokkal kapcsolatos ügyek, személyazonosító igazolvány körözési jegyzőkönyv 500 Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek (elutasítás, be- és kijelentkezésre felszólítás, lakcím fiktívvé nyilvánítása, hivatalból érvénytelenítése) 501 Személyi igazolvánnyal, személyi azonosító és lakcímet igazoló hatósági igazolvány kiadásával kapcsolatos okmányirodán keletkezett iratok (kiadás, pótlás, érvényesség, bevonás stb.) 502 Érvénytelen hatósági igazolványok, lecserélt nyilvántartó kartonok H.3. Képviselők választása (európai parlamenti, országgyűlési, önkormányzati), népszavazás Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 511 Népszavazási, helyi népszavazási jegyzőkönyv nap 4

46 512 Szavazókörök megállapítása (népszavazási, helyi népszavazási, választási) 513 Választási, népszavazási, helyi népszavazási bizottság, szavazatláló bizottság és választási, népszavazási, helyi népszavazási irodák megszervezése 514 Választási, népszavazási, helyi népszavazási bizottság ülési jegyzőkönyve 515 Választási, népszavazási, helyi népszavazási hirdetmények, választókerületi jelöltek és szerveze- tek, választási, népszavazási, helyi népszavazási bizottsági tagok közzététele 516 Választási, népszavazási, helyi népszavazási jegyzőkönyv nap 517 Választás, népszavazás, helyi népszavazás lebonyolításával kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek 518 Választói, szavazói névjegyzék nap H.4. Rendőrségi ügyek Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 531 Rendőrfőkapitány, rendőrkapitány és rendőrőrs vezetője kinevezésének véleményezése 532 Rendőrkapitányság, rendőrőrs, körzeti megbízotti állomás létesítésének, megszüntetésének véleményezése 533 Rendőrségi munkával kapcsolatos észrevételek Együttműködési szerződés a rendőri feladatok ellátásának segítésére, támogatására, bűnmegelőzési önkormányzati feladatok 535 Polgárőrségi ügyek H.5. Tűzoltóság Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 541 Fenntartási, fejlesztési és működési ügyek Hivatásos önkormányzati tűzoltóság alapítása, átszervezése, megszüntetése 543 Önkéntes tűzoltóság alapítása, működési területének megállapítása 544 Tűz- és műszaki mentés jelzés, oltóvíz-nyerés ügyei 545 Tűzvédelmi ellenőrzés, jegyzőkönyv, határozat, bírság 546 Tűzvédelmi kötelezettség megállapítása HN 547 Tűzszerészeti mentesítés H.6. Menedékjogi ügyek Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 551 Együttműködési megállapodás a menekültügyi hatóságokkal (MMH, befogadó állomások) 552 Menedéket élvező külföldiek átmeneti ellátása és támogatása 553 Támogatásra jogosult menekültek, menedékesek,

47 befogadottak adatainak nyilvántartása H.7. Igazságügyi igazgatás Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 561 Bírósági ülnökök jelölése, megválasztása és viszszahívása Birtokháborítási ügyek Egyházi ingatlanok tulajdoni helyzetének rendezése Eltartási szerződési ügyek (lejárat után) Közalapítvány létrehozása Telekhatár viták Jogszabálytervezetek, szerződések, megállapodások előzetes jogi véleményezése H.8. Egyéb igazgatási ügyek Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 571 Címerhasználat, névhasználat, turisztikai logo engedélyezése Hagyatéki ügyek HN 573 Hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatás, hirdetmények (ingatlan bérleti, vételi ajánlat, haszonbérlet is) kifüggesztéséről igazolás 574 Helyiség, garázs bérleti, elidegenítési szerződés, helyiséggazdálkodási ügyek (lejárat után) 575 Jelzálog ügyek (lejárat után) Szabálysértési ügyek, helyszíni bírságolás, közüzemi fogyasztók szerződésszegési ügyei 577 Talált tárgyak, fel nem robbant lövedékek, rendkívüli események (bombariadó stb.) bejelentése 578 Utcanévváltozások HN 579 Útlevélügyek, határátlépési engedélyek Gépjármű forgalomba helyezése, kivonása, gépjármű forgalmi engedéllyel kapcsolatos ügyek, üzem- ben tartással kapcsolatos ügyek, rend ügyek, törzskönyv (lejárat után) 581 Gépjármű vezetői engedéllyel kapcsolatos okmányirodán keletkezett iratok (lejárat után) 582 Okmánykiadási, illetékmentességi ügyek Ingatlanforgalom (elidegenítési tilalom elrendelése, törlése, külföldiek ingatlanszerzésének engedé- lyezése) 584 Vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyek (kiadás, visszavonás, adatváltozás, selejtezés, pótlás, csere stb.) 585 Tolmács és szakfordító igazolvány kiadása Az okmányirodán kezelt vegyes igazgatási, közlekedésigazgatási iratok (megkeresés, felszólítás, hiánypótlásra történő felhívás, értesítés adateltérésről, hibajegyzék, kísérőjegyzék, körlevelek, tértivevények, napi forgalmi jelentések, gépkocsi-elszállítás, szállítólevél stb.)

48 587 Mozgáskorlátozottak parkolási ügyei Ügyfélkapu-regisztráció, elektronikus közzététel, honlap működtetése 589 Vállalkozói engedélyek nyilvántartása HN 590 Vállalkozók, telephelyek ellenőrzése I) LAKÁSÜGYEK Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 591 HK 592 Bérlakások nyilvántartása HN 593 Első lakáshoz jutás, lakásépítés, lakásvásárlás, egyéb lakáscélú támogatás egyedi ügyek, igazolások (lejárat után) 594 Jogcím nélküli lakáshasználat HK 596 Lakásfelújítási, karbantartási támogatás Lakásbérleti szerződés, lakáscsere, lakáshasznosítás (lejárat után) 598 Lakbértartozás Társasházak alapítása, elidegenítés HN 600 Társasház-felújítási pályázat, társasházak operatív ügyei 601 Önkényes lakásfoglalási ügyek Önkormányzati bérlakásra várók ügyei Nyilvántartásba nem vett, elutasított kérelmek J) GYERMEKVÉDELMI ÉS GYÁMÜGYI IGAZGATÁS Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 611 Szülő adatai nélkül anyakönyvezett gyermekek HN nyilvántartása 612 HK 613 Családi jogállás rendezésével, az apai, anyai elismeréssel, HN a képzelt szülők, a képzelt apa és anya megállapításával kapcsolatos ügyek 614 Gyermekvédelmi, gyermekjóléti ellátásra való jogosultság HN nyilvántartása 615 Otthonteremtési támogatás Gyámhatósági és gyermekvédelmi munka szakmai, felügyeleti ellenőrzése (éves értékelés) 617 Gyámsági és gondnoksági egyedi ügyek Gyámság és gondnokság alatt állók nyilvántartása Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyonának HN nyilvántartása 620 Gyermektartásdíj megelőlegezésére vonatkozó ügyek 621 Gyermekjóléti alapellátásra való jogosultsági egyedi ügyek (átmeneti gondozás, bölcsőde, he

49 lyettes szülő) 622 Gyermekvédelmi, gyermekjóléti szolgáltatások engedélyezése, engedély módosítása, visszavonása 623 Gyermekvédelmi, gyermekjóléti szolgáltatást végző HN személyek, szervezetek nyilvántartása, ellenőr- zése 624 Védelembe vett gyermekek nyilvántartása HN 625 Helyettes szülői hálózat megszervezése Kapcsolattartási ügyek Kiskorú házasságkötésének engedélyezése Kiskorúak részére megállapított és folyósított pénzbeli, természetbeni ellátással kapcsolatos ügyek 629 Nyilvántartás a gyámhivatal által megállapított és HN folyósított pénzbeli ellátásról 630 Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyoni érdekvédelmével kapcsolatos ügyek 631 Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával kapcsolatos ügyek (védelembe vétel, ideiglenes hatá- lyú elhelyezés, átmeneti és tartós nevelésbe vétel, nevelési felügyelet elrendelése, lefolytatása, felülvizsgálata, megszüntetése, utógondozás, utógondozói ellátás elrendelése) 632 HK 633 Nevelőszülői hálózat működésével kapcsolatos ügyek 634 Nyilvántartás az átmeneti és tartósan nevelésbe HN vett gyermekekről 635 Nyilvántartás az ideiglenes hatállyal elhelyezett HN gyermekekről 636 Örökbefogadási ügyek HN 637 Örökbefogadásra várakozók nyilvántartása HK 639 HK 640 Szülői felügyelettel kapcsolatos ügyek (szülői ház elhagyása, családbafogadás stb.) 641 Ügygondnok, eseti gondnokok (méhmagzat gondnoka stb.) kirendelése 642 HK 643 Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány stb.) 644 Perindítás, feljelentés Környezettanulmányok (külső megkeresésre készített) Kiskorú sértettekkel kapcsolatos büntető ügyek K) IPARI IGAZGATÁS Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 661 Atomerőmű biztonsági övezetének megállapítása Bányanyitás engedélyezése Energiaellátási tanulmány HK 665 Gazdasági érdek-képviseleti jogok gyakorlása HK 4

50 667 HK 668 HK 669 Ipartelepítési engedélyek, telepengedélyek Temetkezési szolgáltatások engedélyezése L) KERESKEDELMI IGAZGATÁS, IDEGENFORGALOM Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 681 Magánszálláshelyek (fizetővendéglátás, falusi szállásadás) nyilvántartásba vételével, törlésével kapcsolatos egyedi ügyek; A nem üzleti célú közösségi, szabadidős szálláshely-szolgáltatással kapcsolatban keletkezett iratok (kollégiumok, diákotthonok) 682 Fogyasztóvédelmi ügyek Idegenforgalmi, turisztikai értékek feltárása, bemutatása, propagálása, fejlesztési koncepció 684 Idegenforgalmi hivatal működtetése, idegenforgalmi, turisztikai marketing, rendezvények szervezése, kapcsolódó operatív ügyek 685 HK 686 Mozgóárusítási engedély Működési engedéllyel rendelkező üzletek nyilvántartása HN 688 Műsoros előadás (pl. zene- és táncrendezvények, szórakoztató játékok) betiltása 689 Szeszes italok alkalmi árusításának engedélyezése HK 691 Üzletek, pénznyerő automaták, játéktermek üzemeltetési, működési engedélye és visszavonása, ideiglenes bezárása, nyitvatartásának korlátozása (lejárat után) 692 Vásár- és piacrendezési joggal rendelkezők nyilvántartása HN 693 Vásárlói panasz Vásárok és piacok, kereskedelmi és vendéglátó egységek, magánszálláshelyek ellenőrzése 695 Vásárrendezés, piactartás engedélyezése (lejárat után) 696 HK 697 Üzletfeliratok és egyes közérdekű közlemények magyar nyelvű közzétételével kapcsolatos iratok 698 Utazási vállalkozók ellenőrzése, tevékenység felfüggesztése, nyilvántartásból történő törlés kezdeményezése M) FÖLDMŰVELÉSÜGY, ÁLLAT- ÉS NÖVÉNY-EGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 711 Állami tulajdonú földingatlan tulajdonjogának HN megszerzése 712 Állatforgalmazás, állatbemutató engedélyezése HK 5

51 714 Állatorvosi körzetek alakítása Állatszállítás és marhalevél kezelés Állattartási, állatvédelmi ügyek Állattartók és állatállomány nyilvántartása HN 718 Árutermelő ültetvény helyszíni szemléje, határszemle Belterületi és külterületi határvonalak megállapítása HN 720 Belterületi növényvédelem és ellenőrzése Ebek védőoltásának megszervezése, összeírása, nyilvántartása 722 Erdő rendeltetésének megváltoztatása Erdőtelepítés, fásítás HN 724 Fakivágási bejelentések, engedélyek, közterületi fapótlás 725 Földkiadó Bizottság, Birtokhasznosítási Bizottság iratai 726 Földrajzi nevek megállapítása, megváltoztatása, nyilvántartása, véleményezése 727 Halászati jogok gyakorlása (holtágak, bányatavak) Hegyközségek kisebb jelentőségű ügyei Járványügyi intézkedések, veszélyes kártevők elleni védekezés 730 Méhészek és méhvándorlási nyilvántartás Mezei őrszolgálat megszervezése Művelési ágváltozások Nyilvántartás az árutermelő szőlő és gyümölcs telepítéséről, HN kivágásáról 734 Tarlóégetés engedélyezése Térképészeti határkiigazítás Újrahasznosításra alkalmassá tett terület önkormányzati HN tulajdonba vétele 737 Vadászterületi résztulajdonosok közös képviseleti ügyei 738 Vadkárral, halászati károkkal kapcsolatos iratok Veszélyes állatok tartási engedélye Veszélyes ebek tartási ügyei Hegyközségek létesítése, megszűnése, alapszabály, elvi ügyek 742 Parlagfű-mentesítés Állatpanzió és állatmenhely létesítése, állatotthon, HN állatkert működésének engedélyezése 744 Termőföld értékesítésével kapcsolatos jegyzői feladatok (ingatlan bérleti, vételi ajánlat, haszonbérlet kifüggesztése) 745 Ebteleppel, gyepmesteri teleppel kapcsolatos iratok N) MUNKAÜGYI IGAZGATÁS, MUNKAVÉDELEM Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 751 AM könyv kiállításának nyilvántartása HN 752 Foglalkoztatási érdekegyeztetés, tervek Közhasznú foglalkoztatás szervezése, álláshelyek,

52 közérdekű munkával kapcsolatos operatív ügyek 754 Munkaügyi Tanács helyi képviselete P) KÖZOKTATÁSI ÉS MŰVELŐDÉSÜGYI IGAZGATÁS Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 761 HK 762 Állandó pedagógus helyettesítési rendszer megszervezése Bizonyítványmásodlatok kiállítása Érettségi vizsgabizottsági ügyek Gyermekek szakértői vizsgálata, iskolaérettséget tanúsító vizsgálat, szakvélemény 766 Intézményi felvételi és fegyelmi ügyekben törvényességi kérelem 767 Iskolai, óvodai felvételi eljárás szervezése Iskolaszék alakítása, tagok delegálása, egyéb iskolaszéki ügyek 769 Kötelező felvételt biztosító iskola kijelölése Közművelődési Tanács ügyei Közoktatási fejlesztési és intézkedési terv Közoktatási intézmények jegyzéke HN 773 Közoktatási, kulturális megállapodások Tanulói jogviszony igazolása Levéltári és muzeális értékek közgyűjteményi megőrzése, rendelkezési jog gyakorlása 776 Művészeti alkotások elhelyezésének véleményezése Nem helyi önkormányzat által alapított nevelési, oktatási, kulturális, művészeti intézmények működésének engedélyezése, működéssel kapcsolatos egyéb ügyek 778 Nemzetiségi alapkönyvtár kijelölése Nevelési és pedagógia program Pedagógus igazolvány ügyek Régészeti jelentőségű földterület védetté nyilvánítása HN 782 Tanköteles és képzésköteles tanulók nyilvántartása HN 783 Tanuló- és gyermekbaleseti ügyek Ünnepségek, ünnepélyek, rendezvények szervezése Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti tárgyú pályázatok, támogatások, ösztöndíjak 786 Művészeti ügyek Tankötelezettség elmulasztásával kapcsolatos ügyek 788 Óvodákkal kapcsolatos iratok Intézményi vezetők munkakör átadás-átvétele Intézmények beruházásával, felújításával kapcsolatos iratok 791 Szakmunkásképzéssel kapcsolatos iratok R) SPORTÜGYEK 5

53 Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 801 Sportegyesületek, sportolók támogatása, pályázatok, szponzori szerződések 802 Sportrendezvények ügyei Testnevelési és sportfeladatok koncepciója Vegyes sportügyek X) HONVÉDELMI, KATASZTRÓFAVÉDELMI IGAZGATÁS, FEGY- VERES BIZTONSÁGI ŐRSÉG X.1. Honvédelmi igazgatás Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 821 Fegyveres erők mozgósítása, hadkötelesekkel kapcsolatos HN ügyek 822 Gazdaságmozgósítási feladatok szervezése HK 824 HK 825 HK 826 Helyi honvédelmi szervek feladatterve HN 827 Helyi védelmi bizottság ülési jegyzőkönyvei HN 828 HK 829 HK 830 HK 831 Mozgósítási feladatok végrehajtásáról jegyzőkönyv, HN mozgósítási terv 832 Nyilvántartás a háborús körülmények között HN igénybe veendő ingatlanokról és szolgáltatásokról 833 HK X.2. Katasztrófavédelmi igazgatás Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 841 Életvédelmi létesítmények (óvóhely) kijelölése HN 842 Életvédelmi létesítmények fenntartása Életvédelmi létesítmények minősített időszaki használatával kapcsolatban keletkezett iratok 844 Katasztrófariasztás elrendelése és végrehajtása, kitelepítés, HN kiürítés 845 Kivételes rendelkezések HN 846 Polgári védelmi alapterv és veszélyelhárítási terv HN 847 Polgári védelmi felkészítési követelmények Polgári védelmi készletgazdálkodási ügyek Polgári védelmi személyi állomány nyilvántartása Polgári védelmi szervezet létrehozása (munkahelyi HN is) 851 Szolgáltatás elrendelése, átadás-átvételi jegyzőkönyv, kártalanítás

54 852 Termelési, ellátási és szolgáltatási kötelezettségre vonatkozó szerződés 853 Védelmi bizottság iratai Visszamaradó készletek Katasztrófavédelmi tervek HN 856 Helyreállítási és újjáépítési ügyek X.3. Fegyveres biztonsági őrség Ügyk. Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt. 871 Fegyveres biztonsági őrség létrehozása Rendészeti ügyek Az irattári tervben nem nevesített ügyiratok ágazati betűjelekhez történő besorolásához (példálózó felsorolás) A: Pénzügy - adóügyek, - költségvetési, fejlesztési ügyek. B: Egészségügy - bölcsődei, csecsemőotthoni elhelyezések, - járványügy, - település-egészségügy, - orvosi, egészségügyi ellátás. C: Szociális ügyek, hadigondozási ügyek - szociális otthoni elhelyezési ügyek, - közgyógyellátással kapcsolatos ügyek, - szociális segélyezési ügyek, - fogyatékosok érdekvédelme. E: Építési-városfejlesztési ügyek - ingatlankezelési ügyek, - engedélyezések, - közterület-használat, - közműfejlesztési ügyek, - műemlékvédelem. F: Közlekedés - út- és járda igénybevétel, - közlekedési korlátozások, - útépítés, forgalomba helyezés, - közlekedésbiztonsági ügyek, - útfelügyelet. G: Vízügy-vízgazdálkodás - belterületi vízrendezésekkel kapcsolatos iratok, - árvíz- és belvízvédelem, - vízszolgáltatási ügyek, - csatornázás. 5

55 H: Általános igazgatás - anyakönyvi ügyek, - szabálysértési ügyek, - tűzoltóság, - kisajátítási ügyek, - birtokvédelmi ügyek, - hagyatéki ügyek, - állampolgársági ügyek, - népesség-nyilvántartás iratai, - talált tárgyakkal kapcsolatos ügyek, - közérdekű bejelentések, panaszok. I: Lakásügyek J: Gyámügyek - gyámsági és gondnoksági ügyek, - gyermektartási ügyek, - intézeti elhelyezés, állami gondozás, - örökbefogadási ügyek, - kiskorúak házasságkötésével kapcsolatos ügyek. K: Iparügyek - szakmunkásképzési ügyek, - iparfejlesztés, - bányaművelési ügyek. L: Kereskedelem, fogyasztóvédelem - piaci ügyek, - vásárügyek, - idegenforgalmi ügyek, - árhatósági ügyek. M: Mezőgazdasági és élelmezésügyek - növénytermesztés, növényvédelem, - szőlő- és gyümölcstermesztés, - állattenyésztés, állategészségügy, - földügyek, - erdészet, vadászat, halászat. N: Munkaügyek - országos, ágazati és területi érdekegyeztetés, - intézményirányítással kapcsolatos ügyek, - foglalkoztatás elősegítésével és a munkanélküliek ellátásával kapcsolatos ügyek, - munkavédelem. P: Művelődésügy - közművelődési intézményekkel kapcsolatos ügyek, - kulturális rendezvények, - közoktatásügy. 5

56 R: Sportügyek - sportlétesítmények iratai. S: Személyzeti ügyek - a közszolgálati jogviszony létesítésével és megszűnésével kapcsolatos ügyek, - fegyelmi és kártérítési felelősséggel kapcsolatos ügyek, - közszolgálati nyilvántartás. U: Titkársági, szervezési és gazdasági ügyek - vállalat, intézmény létrehozása, - hivatalos iratok külföldre továbbítása, - szakmai értekezletek iratai, - a helyi önkormányzat társulásaival kapcsolatos ügyek, - a választással, népszavazással, népi kezdeményezéssel kapcsolatos ügyek. X: Honvédelmi ügyek - katonakötelesek nyilvántartása. 5

57 9. ú melléklet GYŰJTŐÍV Iktató Érkezett Beküldő neve Címe Beküldő ikt. a: 5

58 10. ú melléklet szerv megnevezése Ikt. : IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV Készült:... (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése) A selejtezési bizottság tagjai:...(név, beosztás)...(név, beosztás)... (név, beosztás) A selejtezést ellenőrizte:...(név, beosztás) A munka megkezdésének időpontja:...(dátum) A munka befejezésének időpontja:...(dátum) Az alapul vett jogszabályok1: Selejtezés alá vont iratok:... (szervezeti egység megnevezése, az irat évköre) Eredeti terjedelem:... (ifm) A kiselejtezett iratok mennyisége:... (ifm) A selejtezési bizottság tagjai a mellékelt lap tételszintű iratjegyzéken felsorolt iratok kiselejtezését javasolják. A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül..... P.H. ellenőrző vezető aláírása k.m.f az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzat, jogszabályok, normák felsorolása 5

59 11. ú melléklet szerv megnevezése Ikt. : IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV Készült:... (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése) Átadó:... (átadó szerv megnevezése)... (átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése) Átvevő:... (átvevő szerv megnevezése)... (átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése) Átvétel tárgyát képező iratanyag:... (iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése) Az átadás-átvétel indoklása: k.m.f... átadó.. átvevő Melléklet: lap IRATJEGYZÉK Készült 3 példányban 1 pld. Átvevő 1 pld. Átadó 1 pld. Irattár 5

60 12. ú melléklet TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK IRATTÁRI JEL ügykör ágazat kódjel IRATTÁRI TÉTEL MEG- NEVEZÉSE SELEJTEZETT ÉVEK TÓL-IG 6

61 13. ú melléklet RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK Az irat létrehozó/tulajdonos/őrző megnevezése Az irat-együttes címe: évköre: mennyisége (raktári egységben és folyóméterben): Raktári egység Irattári jel Tétel megnevezése sor megnevezés Keletkezés éva Egyéb azonosító 6

62 14. ú melléklet DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK Az iratlétrehozó neve: Az irat-együttes megnevezése: évköre:. mennyisége (összesen oldal, lap, stb és iratfolyóméter) Sor Irattári jel Iktató/év Tárgy Mennyiség (oldal, lap, leütés, karakter, stb.) 6