Egységes Irat- és dokumentumkezelő rendszer (2016.) Semmelweis Egyetem Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság

Átírás

1 Egységes Irat- és dokumentumkezelő rendszer (2016.) Semmelweis Egyetem Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság

2 Az iratkezelés pillérei Küldeménykezelés Egyetemi Körposta rendszere Bejövő, belső, kimenő Iktatás Poszeidon Irattározás Kézi irattár Központi irattár Poszeidon

3 Miért kell iktatni?

4 Miért kell iktatni? Jogszabályi előírás Irat/Ügy nyilvántartásba vétele Irat létét rögzíti Metaadatok (Mikor? Ki? Mit? etc.) Hiteles nyilvántartás! Visszakereshetőség biztosítása Ügyintézésben hol áll? Utólagosan (irattárba tett, selejtezett, levéltárnak átadott)

5 Mit kell iktatni?

6 Mit kell iktatni? A jogszabály alapján, minden az egyetemre érkező valamint itt keletkező iratnak minősülő dokumentumot iktatni kell. Ügyintézést keletkeztet Érdemi döntést tartalmaz Jogot, kötelezettséget, vagy tényt megállapít

7 Mit nem kell iktatni?

8 Nem kell iktatni könyveket, tananyagokat; reklámanyagokat, tájékoztatókat; meghívókat; nem szigorú számadású bizonylatokat; munkaügyi nyilvántartásokat; anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; közlönyöket, sajtótermékeket; visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat; a nyilvánvalóan magánjellegű iratokat; betegellátási dokumentumokat.

9 Iktatott iratok megoszlása Összes irat* db 100% Bejövő irat db 22,44% Kimenő irat db 24,77% Belső irat db 52,78% * közötti időszak ( 2015: iktatás)

10 Elektronikus iratok Összes irat* db 100% Elektronikus példány db 35,15% Csak papír példány db 64,85% * közötti időszak

11 Miért kell érkeztetni? Küldemény átvételének rögzítése Nem közvetlenül a címzetthez kézbesítik Nyomon-követés alapja Postai kézbesítés dátumának rögzítése Centralizáltan a legolcsóbb Bejövő küldemények digitalizálásának lehetősége

12 Az egyetemi körposta rendszere és működése Semmelweis Egyetem Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság

13 Bejövő irat kimenő irat Posta Bejövő dokumentum Központi Postázó és Érkeztető Központi Postázó és Érkeztető Egyetemi Körposta Egyetemi Körposta Kimenő irat Szervezeti egység

14 Egyetemi körposta Központi postázó Elosztási Pont Elosztási Pont Kézbesítési hely Kézbesítési hely Kézbesítései hely Kézbesítései hely

15 Elosztási pontok Elosztási Pont Vállalt feladat Belső Klinikai Tömb A szervezeti egységek kézbesítői keresik fel az elosztási pontot. Külső Klinikai Tömb A szervezeti egységek kézbesítői keresik fel az elosztási pontot. Egészségtudományi Kar Az elosztási ponthoz rendelt kézbesítők keresik fel a kézbesítési helyeket Elméleti Orvostudományi Központ Az elosztási ponthoz rendelt kézbesítők keresik fel a kézbesítési helyeket Kútvölgyi Klinikai Tömb Az elosztási ponthoz rendelt kézbesítők keresik fel a kézbesítési helyeket Nagyvárad Téri Elméleti Tömb Az elosztási ponthoz rendelt kézbesítők keresik fel a kézbesítési helyeket Városmajori Klinikai Tömb Az elosztási ponthoz rendelt kézbesítők keresik fel a kézbesítési helyeket Az IKSZ előírásai a gyakorlatban teljesülnek teljesülnek-e?

16 Bejövő küldemény Érkeztetés Belső átadójegyzék nyomtatás, aláírás Szállító dobozban szállítás Elosztási pont átveszi, 1pld. Átadójegyzék visszaküldése Átadás a szervezeti egységnek - Közvetlenül szervezeti egységnek kerül Poszeidonban feladásra - Elosztási pont közvetítésével történik a továbbítás - Közvetlenül szervezeti egységhez történő kézbesítés - Téves érkeztetés

17 Belső küldemény Küldő Elosztási pont (Központi Postázó) (Elosztási Pont) Címzett Szervezeti egység munkatársai által közvetlenül végzett kézbesítés

18 Kimenő küldemények Összes kimenő Kimenő nem iktatott küldemények Kimenő iktatott iratok 11599

19 Iktatott kimenő küldemény Küldő Elosztási pont Központi Postázó Magyar Posta Poszeidon belső átadójegyzék alkalmazása Szervezeti egység munkatársai által közvetlenül végzett feladás sürgős esetben

20 Iktatatlan kimenő küldemény Küldő Elosztási pont Központi Postázó Magyar Posta - Nem egységes töltés - Nehézkes feldolgozás - Adminisztrációs teher a feladónak Postaküldemények feladójegyzékének alkalmazása Szervezeti egység munkatársai által közvetlenül végzett feladás sürgős esetben

21 Iktatatlan kimenő küldemény Küldő Elosztási pont Központi Postázó Magyar Posta Belső átadójegyzék Könyvelt küldemény címzett db. Különszolgáltatások (tv, els. ) Miért nem iktatott? Elektronikus feladójegyzék (Központi Postázó) Szervezeti egység munkatársai által közvetlenül végzett feladás sürgős esetben