Iratok érkeztetésének és iktatásának lépései Felhasználói dokumentáció verzió 1.1.

Átírás

1 Iratok érkeztetésének és iktatásának lépései Felhasználói dokumentáció verzió

2 Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal A teljes dokumentáció változása Kiadás: Verzió: 1.1. Oldalszám: 2 / 10

3 Tartalomjegyzék 1. Felbontott küldemény érkeztetése A küldemény érkeztetése Küldeményben érkezett irat(ok) rögzítése Irat főszámos iktatása Irat alszámos iktatása Irat témaszámos iktatása Materiális példány(ok) felvitele Materiális példány irattárazása Elektronikus példány(ok) felvitele Lezárt küldemény érkeztetése A küldemény érkeztetése Lezárt küldemény belső továbbpostázása Elpostázott küldemény átvételének rögzítése Postabontás tényének rögzítése Küldeményben érkezett irat(ok) rögzítése Beérkező ek iktatása Fax érkeztetése és iktatása Fax szerver esetén Fax szerver hiányában Kimenő iratok iktatása Az irat rögzítése Az irat iktatása Materiális példány(ok) felvitele Elektronikus példány(ok) felvitele Materiális példány kipostázása Az elpostázott materiális példány átvételének rögzítése Kimenő ek iktatása Belső keletkezésű iratok iktatása Az irat rögzítése Az irat iktatása Materiális példány(ok) felvitele Materiális példány irattárazása Elektronikus példány(ok) felvitele Kiadás: Verzió: 1.1. Oldalszám: 3 / 10

4 1. Felbontott küldemény érkeztetése 1.1. A küldemény érkeztetése Beérkező iratot a Küldemények ( ) menüpont alatt rögzítünk Új küldemény felvitele: Új gomb A Küldemények / Érkeztetési adatok fülön a borítékon szereplő adatokat visszük fel. Feltétlenül ki kell tölteni a Beérkezés módja és a Feladó szervezet vagy Feladó személy, illetve kötelező kitölteni a Címzett szervezet és a Birtokló szervezet mezőket! Esetleg megadhatjuk a címzett személyt is, ha az szerepel a borítékon. A borítékot vonalkóddal is elláthatjuk, ha meg akarjuk azt tartani, amit a Vonalkód mezőbe van lehetőségünk rögzíteni A Küldemények / Feltüntetett jellemzők fülön további adatok adhatók meg, mint például a ragszám, amit vonalkód-leolvasóval vagy kézzel is fel tudunk vinni a rendszerbe A bevitt adatok rögzítése a Mentés gombbal 1.2. Küldeményben érkezett irat(ok) rögzítése A következő lépés a borítékban érkezett irat(ok) rögzítése: Küldemények( / Iratok( ) menüponton Új gomb Az Iratok / Irat jellemzői fülön fontos a tárgy és a vonalkód felvitele, és a típus és a fajta kiválasztása Az irat megőrzési módját és határidejét az irattári tételszám kiválasztásával áll módunkban rögzíteni Az irat rögzítéséhez Mentés gomb További összerendelések és füleken lévő mezők kitöltéséhez Szerkeszt gomb Hozzáférők megadása a Hozzáférés fülön az alkalmazottak és/vagy szervezetek kiválasztásával: Szerkeszt majd Hozzáad gomb (az itt kiválasztott személyek lesznek a továbbiakban jogosultak az irat megtekintésére) Kapcsolattartók megadása Kapcsolat fülön a Szerkeszt majd Hozzáad gombbal és a kötelezően töltendő mezők kitöltésével (az így megadott személyre vagy szervezetre a későbbiekben keresni tudunk) Kulcsszó megadása a Szerkeszt majd Hozzáad gombbal Kulcsszó és/vagy Típus megadása (az így megadott kulcsszóra vagy szavakra a későbbiekben keresni tudunk) A megadott összerendelések és a füleken kitöltött mezők adatainak rögzítéséhez Mentés gomb Ezt követően iktatjuk az iratot Irat főszámos iktatása Iratok / Iktatási számok fül Iktat gomb Új iktatási szám rovaton a kötelezően megadandó iktatókönyv mező kitöltése Kiadás: Verzió: 1.1. Oldalszám: 4 / 10

5 a megjelenő listából történő választással Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb Eredménye: az Irat jellemzői fül Iktatási szám mezőjében is automatikusan megjelenik az irat egyedi iktatási száma (azonosítója) 1.4. Irat alszámos iktatása Iktatási számok fülön Iktat gomb Új iktatási szám rovaton a kötelezően megadandó iktatókönyv mező kitöltése a megjelenő listából történő választással Új iktatási szám rovaton az Automatikus főszám jelölőnégyzetből a pipa kivétele, és az így megjelenő kötelezően töltendő Főszám mező melletti választó gomb megnyomásával a megjelenő listából azon irat kiválasztása, amely alá alszámosan szeretnénk iktatni az iratot Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb Eredménye: az Irat jellemzői fül Iktatási szám mezőjében is automatikusan megjelenik az irat egyedi alszámos iktatási száma (azonosítója), valamint az adott irat alatti Iratkapcsolatok ( ) menüponton annak az iratnak a jellemzői, amelyhez alszámosan iktattunk Irat témaszámos iktatása Iktatási számok fülön Átiktat gomb Új iktatási szám rovaton a kötelezően megadandó Iktatókönyv mező kitöltése a megjelenő listából történő választással Ez követően a Témaszám mező legördülő listájából a megfelelő témaszám kiválasztása Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb Eredménye: az Irat jellemzői fül Iktatási szám mezőjében is automatikusan megjelenik az irat egyedi témaszámos iktatási száma (azonosítója) Materiális példány(ok) felvitele A Küldemények( / Iratok( ) / Materiális példányok( ) menüpontra lépve rögzíthetjük az irathoz tartozó materiális példány(oka)t Új materiális példány felvitele: Új gomb Materiális példány jellemzői fülön a kötelezően kitöltendő (zöld) mezők megadása. Elsősorban a típust és az adathordozót kell kiválasztani Egy iratnak lehet több materiális példánya is, eredeti, másodlat, vagy másolat (pl. szerződéseknél), amit a típus kiválasztásával adhatunk meg Fontos, hogy az irat vonalkódját csak az első hozzáadott materiális példány örökli, ezáltal egy adott irat materiális példányait vonalkóddal is megkülönböztethetjük Materiális példány rögzítése: Mentés gomb. Kiadás: Verzió: 1.1. Oldalszám: 5 / 10

6 1.7. Materiális példány irattárazása A következő lépés a materiális példány irattárazása Materiális példányok / Irattárazás fül Irattáraz gomb A megjelent választólistából kiválasztjuk az irat irattári helyét Előfordulhat, hogy a beérkezett irat egyik példányát aláírás után vissza kell postázni a feladónak. Ezt a tényt olyan módon rögzítjük a rendszerben, hogy felveszünk egy másodlati materiális példányt is az irathoz, amit továbbpostázunk az adott cégnek a 2.2-es pontban leírtakhoz hasonlóan Az irattárazás rögzítéséhez Mentés gomb Elektronikus példány(ok) felvitele A Küldemények( / Iratok( ) / Elektronikus példányok( ) menüpont Elektronikus példány jellemzői fül Az utolsó lépés az irathoz tartozó elektronikus példány felvitele, amit beolvashatunk lapolvasóról ( Lapolvasó gomb), kötegelt szkenerrel (ha a rendszer nem rendeli hozzá automatikusan a példányt az irathoz, akkor Meglévő példányból gomb) vagy hozzáadhatunk már meglévő fájlból ( Új gomb). 2. Lezárt küldemény érkeztetése 2.1. A küldemény érkeztetése Lezárt küldemény érkeztetését az 1.1-es pontban leírtakkal megegyezően kell végrehajtani azzal az eltéréssel, hogy az Érkeztetési adatok fülön be kell jelölni a "Lezárt küldemény jelölőnégyzetet, mert a későbbiekben csak így tudjuk majd továbbpostázni a küldeményt! 2.2. Lezárt küldemény belső továbbpostázása Az alapadatok felvitele után a lezártan érkezett küldeményt továbbpostázzuk a címzett szervezetnek Küldemények / Belső postázás fül Postáz gomb A Postázás fülön a kötelező (zöld színű) mezők kitöltése ( Címzett szervezet vagy Címzett személy, Postai cím, Kézbesítés módja, Átvétel módja ) A postázás rögzítése a Mentés gombbal Eredménye: a címzett személy értesítőt kap a postázás tényéről, és a címzett személy Személyes postáim ( ) / Várható küldemények ( ) menüponton az Átvesz gombra kattintva átveheti a küldeményt Elpostázott küldemény átvételének rögzítése Személyes postáim ( ) / Feladott küldemények ( ) menüpont Az átadni kívánt küldemény kiválasztása a listából Az tényleges átadást követően a Postázás fülön Nyugtáz gomb A Postázás fülön a Sikeresen célba ért jelölőnégyzet bepipálása Kiadás: Verzió: 1.1. Oldalszám: 6 / 10

7 Az átadás (Nyugtázás) rögzítése a Mentés gombbal Eredménye: A művelet után az adott sor eltűnik a Személyes postáim ( ) / Feladott küldemények ( ) menüpontról. A Postázás fülön a Postatörténet listában megjelennek a postázás adatai és a küldemény birtokosa a címzett szervezet lesz Postabontás tényének rögzítése Küldemények ( ) menüpont, Postabontás fül (érkeztetett lezárt és el nem postázott küldemény esetén) Postabontás fülön Felbont gomb Postabontás fülön a kötelező (zöld színű) mező kitöltése Megjegyzés rovat tetszőleges kitöltése (nem kötelező) A bevitt adatok és a felbontás tényének rögzítése a Mentés gombbal 2.5. Küldeményben érkezett irat(ok) rögzítése Küldeményben érkezett irat(ok) rögzítése az 1.2-es pontban leírtaknak felel meg. Az irat iktatása és a példányok rögzítése is megegyezik az előzőekben leírtakkal. 3. Beérkező ek iktatása Beérkező einket az Outlookon keresztül tudjuk iktatni Outlookban az iktatandó levélen jobb egérgomb A legördülő listából válasszuk ki a Poszeidon / Iktatás lehetőséget A megjelenő felületen a kötelezően töltendő (zöld) mezők megadása ( Irat tárgya, Iktatókönyv, Küldő partner vagy Küldő szervezet neve ) Az iktatásának rögzítéséhez OK gomb Eredménye: Az beiktatódik a Poszeidon rendszerébe, ami automatikusan generál az nek egy egyedi azonosítót, amit az Outlookból iktatott fejadatain is feltüntet. Az azonosító alapján az iktatott gyorsan és egyszerűen megtalálható. 4. Fax érkeztetése és iktatása 4.1. Fax szerver esetén Ha rendelkezünk faxszerverrel, akkor beállíthatjuk, hogy a Poszeidon figyelje a fax szerver archív könyvtárát, ezáltal az új bejövő faxok automatikusan megjelennek a Poszeidon rendszerben is. Az új beérkező faxokról akár értesítést is kérhetünk Példányok( ) / Faxok( ) menüpont Adott fax kiválasztása az adatlistából A faxhoz tartozó irat rögzítéséhez Faxok( ) / Irat( ) menüpont Új irat hozzáadásához Hozzáad gomb, majd az Irat jellemzői fülön a szükséges mezők kitöltése után ( Tárgy, Fajta, Típus stb.) Mentés Kiadás: Verzió: 1.1. Oldalszám: 7 / 10

8 gomb Ezt követően főszámosan (1.3-as pont), alszámosan (1.4-es pont) vagy témaszámosan (1.5-ös pont) iktatjuk az iratot az Iktatási számok fülön Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb Eredmény: A faxhoz rögzített irat bekerül az Iratok( ) adatlistájába Fax szerver hiányában Ha nem rendelkezünk fax szerverrel, akkor a beérkező faxokat ugyanúgy érkeztetjük, mint a felbontott küldeményt (1-es pont). 5. Kimenő iratok iktatása Kimenő iratot az Iratok ( ) menüpont alatt rögzítünk, majd a hozzá tartozó materiális példányt kipostázzuk, ezzel jelezve, hogy az irat postázásra került Az irat rögzítése Új irat rögzítéséhez: Iratok( ) menüpont Új gomb Az irat rögzítése mindenben megegyezik a 1.2-es pontban leírtakkal A bevitt adatok rögzítéséhez a Mentés gomb Az irat iktatása Az Iktatási számok fülön főszámosan (1.3-as pont), alszámosan (1.4-es pont) vagy témaszámosan (1.5-ös pont) iktatjuk az iratot Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb Materiális példány(ok) felvitele Új materiális példány rögzítéséhez: Iratok( ) / Materiális példányok( ) menüpont Új gomb A materiális példány(ok) felvitele mindenben megegyezik 1.6-os pontban leírtakkal A bevitt adatok rögzítéséhez a Mentés gomb Elektronikus példány(ok) felvitele Az utolsó lépés az irathoz tartozó elektronikus példány felvitele, amit beolvashatunk lapolvasóról, kötegelt szkennerrel vagy hozzáadhatunk már meglévő fájlból Materiális példány kipostázása Materiális példányok / Postázás fül Postáz gomb A Postázás fülön a kötelező (zöld színű) mezők kitöltése ( Címzett szervezet, vagy Címzett személy, Postai cím Kézbesítés módja, Átvétel módja ) A postázás rögzítése a Mentés gombbal Eredmény: A címzett személy értesítőt kap a postázás tényéről. A címzett Kiadás: Verzió: 1.1. Oldalszám: 8 / 10

9 a Személyes postáim ( ) / Várható materiális példányok ( ) menüponton az Átvesz gombra kattintva veheti át a küldeményt Az elpostázott materiális példány átvételének rögzítése Személyes postáim ( ) / Feladott materiális példányok ( ) menüpont Az átadni kívánt küldemény kiválasztása a listából Az átadást követően a Postázás fülön Nyugtáz gomb A Postázás fülön a Sikeresen célba ért jelölőnégyzet bepipálása Az átadás (Nyugtázás) rögzítése a Mentés gombbal Eredménye: A művelet után az adott sor eltűnik a Személyes postáim ( ) / Feladott materiális példányok ( ) menüpontról. A Postázás fülön a Postatörténet listában megjelennek a postázás adatai. A materiális példány birtokosa a címzett személy lesz. 6. Kimenő ek iktatása Az első lépés, hogy az elektronikus úton postázandó iratot iktatjuk az előzőekben leírt módon formájában való továbbításhoz: Elektronikus példányok menüpont fül Küldés gomb Hozzáadjuk a címzettet/ címzetteket a Hozzáad gomb megnyomására megjelenő választólistából, majd megadjuk az irat tárgyát Az elektronikus postázás rögzítéséhez Mentés gomb Eredménye: Megnyílik az Outlook levelező rendszer egy új levélüzenet formájában, melyben kitöltődtek a Poszeidonban már megadott adatok (címzett/ címzettek, irat tárgya), s csatoltan szerepel a Poszeidonban iktatott irat. Ezután még lehetőségünk van az üzenetet szerkeszteni, de elvetni is. 7. Belső keletkezésű iratok iktatása Belső keletkezésű iratot az Iratok ( ) menüpont alatt rögzítünk. Kiadás: Verzió: 1.1. Oldalszám: 9 / 10

10 7.1. Az irat rögzítése Új irat rögzítéséhez: Iratok( ) menüpont Új gomb A belső iratok rögzítése mindenben megegyezik a 1.2-es pontban leírtakkal A bevitt adatok rögzítéséhez a Mentés gomb Az irat iktatása Az Iktatási számok fülön főszámosan (1.3-as pont), alszámosan (1.4-es pont) vagy témaszámosan (1.5-ös pont) iktatjuk az iratot Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb Materiális példány(ok) felvitele Új materiális példány rögzítéséhez: Iratok( ) / Materiális példányok( ) menüpont Új gomb A materiális példány(ok) felvitele mindenben megegyezik 1.6-os pontban leírtakkal A bevitt adatok rögzítéséhez a Mentés gomb Materiális példány irattárazása A materiális példány irattárazása mindenben megegyezik 1.7-es pontban leírtakkal Elektronikus példány(ok) felvitele Az irathoz tartozó elektronikus példányt beolvashatjuk lapolvasóról, kötegelt szkennerrel vagy hozzáadhatjuk már meglévő fájlból. Kiadás: Verzió: 1.1. Oldalszám: 10 / 10