A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden

Átírás

1 A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden Érkeztetők és iktatók részére Cím: 1111 Budapest, Budafoki út 59. Tel./fax: +36 (1) Web:

2 1. Egyéncsoport létrehozása 1.1. Saját ( ) / Egyéncsoportok ( ) menüponton Új gomb 1.2. A kötelező (zöld színű) mezők kitöltése ( Csoport neve ) pl. Menedzsment 1.3. A létrehozandó csoportba személyek rendelése: a Tagok rovaton Hozzáad gomb, majd a megjelenő listából a hozzáférő személyek kiválasztása, akár csoportosan is, majd a hozzárendeléshez OK gomb 1.4. A bevitt adatok és a csoport rögzítése Mentés gomb 2. Bejövő irat rögzítése Gyorsiktatás menüpont segítségével 2.1. Gyorsiktatás ( ) menüpont 2.2. Típus kiválasztása ( Papíralapú, Digitális, vagy Vegyes ) 2.3. Irány megadása (ez esetben Bejövő ) 2.4. Új érkezés résznél megadni az érkezés módját 2.5. Feladó / Átadó szervezet és / vagy Feladó / Átadó személy megadása 2.6. Feladó iktatási száma mezőnél megadni a külső iktatási számot 2.7. Szükséges mezők kitöltése: Tárgy, Mellékletek száma, Másodlatok száma (a zöld színű mezők töltése kötelező) 2.8. Iktatókönyv kiválasztása Iktatókönyv mezőnél 2.9. Főszámos iktatás esetén iktatókönyv kiválasztása, és a Főszám mező melletti Automatikus jelölőnégyzet bepipálása Alszámos iktatás esetén iktatókönyv kiválasztása, a Főszám mező melletti Automatikus jelölőnégyzetből a pipa kivétele, majd a megjelenő összerendelő gomb segítségével a megfelelő irat kiválasztása (amely alá alszámosan szeretnénk iktatni az új iratot) Iratra vonalkód ragasztása, ill. a Vonalkód rögzítése a rendszerben Kulcsszavak megadása a Kulcsszó mezőnél ( Enter vagy + gombbal hozzá kell adni, hogy bekerüljön a Kulcsszavak ablakba Irat hozzáférőinek megadása (az Alapértelmezett egyéncsoport tagjait, valamint az iktatókönyv alapértelmezett hozzáférőit a rendszer automatikusan hozzá rendeli) Az adatok rögzítéséhez Mentés gomb Eredménye: az irat iktatásra kerül. Az információs ablakban a rendszer tájékoztat az irat iktatási számáról, valamint az érkeztetési sorszámáról. A továbbiakban az iratot az Iratok ( ) felületen áll módunkban szerkeszteni, illetve megtekinteni annak részletesebb adatait. 3. Tájékoztatás küldése 3.1. Az Iratok ( ), vagy Iratok ( ) / Elektronikus példányok ( ) menüpont Tájékoztatások fülén Szerkeszt gomb 3.2. Az így aktívvá váló Tájékoztatások fülön Tájékoztatás gomb 3.3. Tájékoztatás, és határidő mező kitöltése (egyik sem kötelező) 3.4. Kiosztás gomb megnyomása után a megjelenő listából a tájékoztatandó személyek kiválasztása 3.5. A bevitt tájékoztatás rögzítése a Mentés gombbal 3.6. Eredménye: a tájékoztatandó személy(ek) ben értesítőt kap(nak) az elvégzendő tevékenységről. A kiszignált iratpéldányt a rendszerbe való belépéskor a Tájékoztatások 2

3 ( ) / Kapott ( ) menüponton tekinthetnek meg, zárhatják le, oszthatják ki, vagy továbbíthatják. 4. Kimenő irat rögzítése 4.1. Gyorsiktatás ( ) menüpont 4.2. Típus kiválasztása (amennyiben iratunknak nem csak a fizikai, hanem a digitális változatát is létre akarjuk hozni, akkor Vegyes típust válasszunk) 4.3. Irány megadása (ez esetben Kimenő ) 4.4. Szükséges mezők kitöltése: Címzett szervezet, és/vagy Címzett személy, Tárgy, Mellékletek száma, Másodlatok száma (a zöld színű mezők töltése ez esetben is kötelező) 4.5. Iktatókönyv kiválasztása Iktatókönyv mezőnél 4.6. Főszámos iktatás esetén iktatókönyv kiválasztása, és a Főszám mező melletti Automatikus jelölőnégyzet bepipálása 4.7. Alszámos iktatás esetén iktatókönyv kiválasztása, a Főszám mező melletti Automatikus jelölőnégyzetből a pipa kivétele, majd a megjelenő összerendelő gomb segítségével a megfelelő irat kiválasztása (amely alá alszámosan szeretnénk iktatni az új iratot) 4.8. Amennyiben a kimenő irat később kerül digitalizálásra (pl. a kinyomtatott példányt még alá kell íratni), akkor az iratra kötelező vonalkódot ragasztani, majd azt a Vonalkód mezőbe is rögzíteni (ez alapján kerül később digitalizálásra) 4.9. Amennyiben az iratot nem szükséges aláíratni, a digitális példány feltöltése a Fájlnév mezőnél ( Vegyes típusú irat esetén) Kulcsszavak megadása a Kulcsszó mezőnél ( Enter vagy + gombbal hozzá kell adni, hogy bekerüljön a Kulcsszavak ablakba Irat hozzáférőinek megadása (az Alapértelmezett egyéncsoport tagjait, valamint az iktatókönyv alapértelmezett hozzáférőit automatikusan hozzá rendeli) Az adatok rögzítéséhez Mentés gomb Eredménye: az irat iktatásra kerül, az információs ablakban a rendszer tájékoztat az irat iktatási számáról. A továbbiakban az iratot az Iratok ( ) felületen áll módunkban szerkeszteni, illetve megtekinteni annak részletesebb adatait. 5. Postalap nyomtatása 5.1. Szervezeti egység postái ( ) / Postalap ( ) menüpont 5.2. Postalapot a feladott tételek nyugtázása / átvétele előtt áll módunkban nyomtatni 5.3. Nyomtatáshoz lépjünk a Postalap felületre, majd a megfelelő sorok kijelölése után nyomjuk meg a Postalap gombot 5.4. A postalap iktatásához válasszuk ki a megfelelő Szervezeti egység -et, illetve Iktatókönyv -et, majd válasszuk a Nyomtat gombot 5.5. A rendszer a nyomtatást követően rákérdez, hogy akarjuk-e iktatással rögzíteni az iratot, ekkor válasszuk az Igen gombot, majd az ezután megjelenő ablakban az OK gombot 5.6. Eredmény: A lista nyomtatásra kerül, a postalap pedig iktatásra kerül a kiválasztott iktatókönyvbe. A kinyomtatott postalapot az Iratok ( ) menüponton tekinthetjük meg. A postalap Iratkapcsolatai között a rajta szereplő iratok is megtekinthetőek. 3

4 6. Átmenő iratok kezelése (továbbpostázás) 6.1. Iratok ( ) menüponton a megfelelő irat kiválasztása / kikeresése 6.2. Az Iratok ( ) menüpontot alábontva válasszuk a Materiális példányok ( ) menüpontot 6.3. Új materiális példány rögzítéséhez (másolat, másodlat készítéséhez) kattintsunk az Új gombra, majd a szükséges adatok kitöltése után a Mentés gombra 6.4. A meglévő, vagy az új materiális példány kipostázásához lépjünk a Postázás fülre és válasszuk a Postáz gombot 6.5. A Postázás fülön a kötelező (zöld színű) mezők kitöltése ( Címzett szervezet, vagy Címzett személy, Postai cím, Kézbesítés módja, Átvétel módja ) 6.6. A postázás rögzítése a Mentés gombbal Eredmény: A címzett személy (ha a belső értesítési címe rögzítve van) értesítőt kap a postázás tényéről. A címzett a Személyes postáim ( ) / Várható materiális példányok ( ) menüponton az Átvesz gombra kattintva veheti át a küldeményt. Amennyiben a címzett személy nem rendelkezik Poszeidonnal, úgy a postát a Személyes postáim ( ) / Feladott materiális példányok ( ) menüponton a Nyugtáz gomb megnyomásával áll módunkban nyugtázni a címzett helyett. 7. Téves iktatás jelölése 7.1. Iratok ( ) menüpont Iktatási számok fülén Iktat gomb 7.2. Téves iktatás miatt kerül újra iktatásra jelölőnégyzet bepipálása 7.3. Új iktatókönyv kiválasztása az Iktatókönyv mező melletti összerendelő gomb segítségével 7.4. Alszámos átiktatás esetén az Automatikus főszám jelölőnégyzetből a pipa kivétele és a megfelelő irat kiválasztása a listából (amely alá alszámosan iktatni szeretnénk az iratot) 7.5. Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb 7.6. Eredménye: az irat aktuális iktatási száma az új iktatási szám lesz, a régi iktatási számot az Iktatási számok fülön tekinthetjük meg (az Iktatókönyvek ( ) felületen keresni is tudunk a régi iktatási szám alapján) 8. Ügyirat létrehozása 8.1. Ügyiratok ( ) menüpont Új gomb 8.2. Ha elektronikus példánnyal akarjuk indítani az ügyiratot, akkor az Új gomb megnyomása után megjelenő felületen válasszuk az Elektronikus példányból lehetőséget, ha materiális példánnyal szeretnénk indítani, akkor válasszuk a Materiális példányból opciót, vagy ha még nem hoztuk létre az ügyiratindító példányt, akkor válasszuk a Feljegyzéssel opciót A megjelenő listából válasszuk ki azt a példányt, amellyel az adott ügyiratot indítani szeretnénk, majd OK gomb Ezt követően az Ügyirat fülön töltsük ki a további szükséges adatokat Az ügyirat rögzítéséhez Mentés gomb Eredménye: Létrejön az új ügyirat (más néven dosszié), melynek segítségével csoportosíthatjuk iratainkat, valamint munkafolyamatot is rendelhetünk hozzá. 4

5 9. iktatása Outlook levelezőrendszerből 9.1. Outlookban az iktatandó levélen jobb egérgomb 9.2. Megjelenő választó felület alján kattintás a Poszeidon / iktatása feliratra 9.3. A megjelenő felületen a kötelezően töltendő (zöld mezők) megadása 9.4. Az rögzítése a rendszerben OK gomb 9.5. Eredménye: Az beiktatódik a Poszeidon rendszerébe, a kapott iktatási szám megjelenik az Outlookból iktatott fejadatain is. Ez alapján az iktatott egyszerűen és garantáltan megtalálható. Bejövő iktatásakor a beküldő személy automatikusan kap egy értesítő levelet, hogy az általa beküldött iktatásra került. 5