Ügyviteli-iratkezelési szabályzat

Átírás

1 Szociális Alapszolgáltatási Központ, Könyvtár és Faluház 6931 Apátfalva, Maros u. 39. Tel.:+36-20/ Ügyviteli-iratkezelési szabályzat A Szociális Alapszolgáltatási Központ, Könyvtár és Faluházban végzett ügyintézés, továbbá az iratkezelés szabályait az alábbiak szerint határozom meg: A szabályzat január 1. lép hatályba. I. FEJEZET Általános rendelkezések A Szociális Alapszolgáltatási Központ, Könyvtár és Faluház ügyviteli/iratkezelési szabályzata (a továbbiakban Szabályzat) hatálya az intézmény minden tagintézményére és intézmény egységére kiterjed. Az intézmény iratkezelési feladatait az intézményvezető irányítja, aki különösen indokolt esetben a Szabályzat egyes előírásai alól felmentést adhat. Iratnak kell tekinteni: minden olyan írott szöveget, levelet, elektronikus levelet, rajzot, vázlatot, tervet, fényképet, filmet, modellt, térképet, dokumentációt, mágneses és más adathordozót (adattárolót), valamint a megjelenés formájától függetlenül minden mást, amely bármilyen anyagon, bármely elnevezéssel (feljegyzés, előterjesztés, jelentés, átirat, tájékoztató, tervezet stb.) bármely eszköz felhasználásával keletkezett. Az irat védelmével kapcsolatos egyes szabályok Iratot munkaköri feladat ellátásán kívül az intézményi munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak az intézményvezető, illetve közvetlen felettes vezető engedélyezésével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg. Az ügyintézőnél lévő iratba más személy nem intézményi dolgozó csak abban az esetben tekinthet be, ha azt a munkájával, tevékenységével összefüggő feladatok ellátása ezt szükségessé teszi. Az ügyiratkezelés szervezete Az ügyiratkezelést a székhely intézménynél intézményvezető látja el, az intézmény egységeknél az intézmény egység vezetők látják el a saját hatáskörükben tartozó ügyiratok estében, a jogszabályok és jelen rendelkezéseknek megfelelően. A jogszabályokban nem szabályozott kérdésekben jelen Szabályzat rendelkezéseit kell használni. Az iratok átvételét, átadását, irattárazását, valamint továbbítását és selejtezését az un. Kézi irattár kezelését is ideértve az intézmény vezető és intézmény egység vezető végzi. A sokszorosítást, (fénymásolást) az erre kijelölt személy végzi az alábbiak szerint: A sokszorosításra előkészített anyagot legkésőbb a felhasználást megelőző napon az igényelt példányszám megjelölésével le kell adni. 1

2 Az ügyiratkezelés irányítása és felügyelete 1. Az intézmény iratkezelési feladatait az intézményvezető irányítja, és ellátja annak felügyeletét. 2. Az intézményvezető távolléte idején az ügyiratkezelés felett a helyettese gyakorol felügyeletet. II. FEJEZET A küldemények átvétele, elosztása és bontása Az intézmény részére postán érkező iratokat, tértivevényeket és egyéb küldeményeket az intézményvezető, a tagintézményekben a tagintézmény vezetők munkanapokon 8-12 óra között veszik át. A tagintézmények hivatalos iratait a tagintézmény vezetők az intézményvezetőnek továbbítják. A küldemények kezelése 1. A küldemények felbontására az intézményvezető jogosult, tagintézményekben és az intézmény egységekben a tagintézmény vezetők és az intézmény egység vezetők jogosultak. 2. Az irat jobb felső sarkába érkeztető bélyegzővel fel kell jegyezni az érkezés napját, valamint az érintett nevét. 3. Az intézményhez címzett idézéseket, meghívókat, valamint az önkormányzattól (fenntartótól) érkezett megkereséseket soron kívül az intézményvezetőhöz kell továbbítani. 4. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom meglétét. Az esetlegesen felmerülő irathiány okát a külső szervvel lehetőleg rövid úton tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. 5. A borítékot mindig az irat mellé kell csatolni, ha a postára adás időpontjához jogkövetkezmény fűződhet, vagy ha a feladó neve és pontos címe az iratból nem állapítható meg. Amennyiben a küldemény pénzt vagy egyéb értéket (pl. illetékbélyeg) tartalmaz, az értéket a felbontó köteles az iraton részletesen feltüntetni. 6. A vezetők nevére érkező küldeményeket az ügyintéző soron kívül továbbítja a címzettekhez. 7. A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. 8. Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat, a szülői munkaközösség, az alapítvány, a munkahelyi szakszervezet és más társadalmi szervezet részére érkezett leveleket, továbbá azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát a vezető fenntartotta magának. A névre szóló iratot, amennyiben az hivatalos elintézést igényel, felbontást követően haladéktalanul vissza kell juttatni az ügyintézőnek. III. FEJEZET Az iratok nyilvántartásba vétele. Iktatása 1. Az intézménybe érkezett, illetőleg azon belül keletkezett iratokat iktatni kell. Az iktatás Iktatókönyvbe történő bevezetéssel, naptári évenként újra kezdődő sorszámos rendszerben történik. A beérkezett iratokon és az iktatókönyvben fel kell tüntetni az érkezés napját, az iktatószámot, az irat mellékleteinek számát és az irattári tételszámot. Az irathoz az iktatást követően csatolni kell az irat előzményeit. A tagintézmények a hozzájuk 2

3 IV. FEJEZET érkezett iktatandó dokumentumokat saját iktató könyvükben iktatják. (Faluház, Szociális Alapszolgáltatási Központ, Családsegítő Szolgálat) 2. A meghívókat, közleményeket, sajtótermékeket és reklám célú kiadványokat nem kell iktatni. 3. Az iktatott iratokat az ügy elintézőjének kell átadni. Az irat készítése, kiadványozása, az irat külalakja 1. Az iratnak tartalmazni kell az intézmény nevét, székhelyét, az iktatószámot, az ügy elintézőjének megnevezését, az ügyintézés helyét és idejét, az irat aláírójának nevét, beosztását és az intézmény körbélyegzőjének lenyomatát. 2. Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszélőn, illetőleg a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Távbeszélőn vagy személyes tájékoztatás esetén tartalmazni kell a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását. 3. A határozatot minden esetben meg kell indokolni. A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, illetőleg, ha a döntés mérlegelés alapján történt, utalást, valamint az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést. 4. Az iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének napja megállapítható legyen. Az ügyintézés egyéb sajátos szabályai (Javasolt szabályozási tartalom) 1. Intézkedéstervezet Az intézményvezető és intézményegység vezetők az ügyeket érkezési sorrendben és sürgősségük figyelembevételével kötelesek elintézni. 2. Kiadmányozás A kiadmányozási jogkör szabályait az intézmény szervezeti-működési szabályzata tartalmazza. A kiadmányozott intézkedés szövegén - elküldés előtt csak az módosíthat, aki azt kiadmányozta. Elküldés után a kiadmányozott intézkedés szövege nem módosítható. 3. A kiadmányok leírása, dátuma A leírásnál gondot kell fordítani a tisztázat külalakjára. A tisztázaton minden esetben fel kell tüntetni az irat iktatószámát, dátumát, valamint az ügyintéző nevét. Minden esetben fel kell tüntetni az irathoz csatolandó mellékletek mennyiségét. A tisztázatot eredeti aláírással lehet elküldeni. Bélyegzőlenyomat csak az elküldött eredeti iratanyagon szerepel (körbélyegző). 4. A tisztázat alaki kellékei A tisztázat bal felső részén (az intézmény nevét, címét, irányítószámát, postafiókját és távbeszélő számát tartalmazó előnyomott szöveg alatt) az irat iktatószámát, évszámot, az ügyintéző nevét fel kell tüntetni. Ügyintézőként a kiadványtervezet előkészítőjét kell megjelölni. A tisztázat jobb felső részén kiadványtervezettel azonos az irat tárgyát, az esetleges hivatkozási számot és a mellékletek mennyiségét kell feltüntetni. A kiadvány szövegét a címzés előzi meg. Erre nincs szükség Határozat, Emlékeztető, Tájékoztató stb. esetében. 3

4 5. A kiadvány leírása A tisztázatot eredeti aláírással vagy hitelesített kiadványként lehet elküldeni. Ha a kiadványozó eredeti aláírására van szükség, a kiadvány szövegének végén, a keltezés alatt, a levélpapír jobb oldalán a kiadványozó nevét zárójelben, alatta pedig a hivatali beosztását kell feltüntetni. Ha a kiadványt nem eredeti aláírással kell elküldeni, a keltezés alatt, a levélpapír jobb oldalán a kiadványozó nevét zárójel nélkül s.k. toldattal, valamint alatta a hivatali beosztását kell szerepeltetni. A keltezés alatt baloldalon, A kiadvány hiteles záradékot kell szerepeltetni. A hitelesítést végző dolgozó a záradékot aláírásával és körbélyegzővel hitelesíti. Az adminisztrátor a tisztázat elkészítését az iraton saját név és keltezéssel köteles jelezni. A boríték címzése A kiadványokhoz a borítékot a kiadványon ( Határozat esetében annak befejező részében) feltüntetett címzettek részére az ügyintéző készíti el. A borítékon fel kell tüntetni a kiadvány iktatószámát, a postai irányítószámot, és a továbbítás módjára vonatkozó különleges utasítást (pl. expressz, ajánlott) is. A boríték címzését a postai előírásoknak megfelelően kell elvégezni. A kiadványok, (küldemények) továbbítása a címzettekhez 1. A küldeményeket közönséges, ajánlott, expressz, ajánlott-expressz, tértivevényes, ajánlott-tértivevényes levélként és csomagban (ill. táviraton, faxon) lehet elküldeni, továbbítani. 2. Az elküldés módjára ha az nem közönséges levélként történik az intézményvezető vagy az intézményegység vezetők kötelesek az iraton utasítást adni. Expressz levélként, - indokolt esetben csak a soron kívüli postai kézbesítést igénylő küldeményeket, ill. értesítéseket szabad továbbítani. Ajánlott levélben csak fontos vagy nehezen pótolható iratokat (okmányokat, bizonyítványokat, stb.) szabad küldeni. Ha az irat átvételének időpontjáról az intézménynek tudomást kell szereznie, az iratot tértivevénnyel kell elküldeni. Gépírással írt szöveget tartalmazó iratot nyomtatványként postán feladni nem szabad. 3. Kézbesítéssel csak sürgős, kivételes esetben szabad küldeményeket továbbítani. 4. Az iratot határidő-nyilvántartásba, irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amely végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. A határidőt az iktatókönyv Megjegyzés rovatában, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni. V. FEJEZET Az irattárazás és selejtezés szabályai Irattárazás Az elintézett iratokat irattárba kell helyezni. Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg. (Ld. a Szabályzat 2. sz. mellékletét). Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani. A határidő nélküli őrzési idővel megjelölt irattári tételeket az intézmény jogutód nélküli megszűnése esetén meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. 4

5 Az irattári terv nem selejtezhető tételeit, továbbá azokat a tételeket, amelyek kiselejtezéséhez a makói levéltár nem járult hozzá ha a levéltár másképpen nem rendelkezett 50 év után át kell adni az illetékes levéltárnak. Selejtezés Az irattárban őrzött iratokat legalább 5 évenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az őrzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt. Az iratok selejtezését az intézmény vezetője rendeli el és ellenőrzi. A tervezett iratselejtezést 30 nappal előbb be kell jelenteni a makói levéltárnak. A bejelentés az intézményvezető feladata. A selejtezésre szánt iratokról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell a selejtezett irattári tételeket, az irattárba helyezés évét, és az irat mennyiségét. A selejtezési jegyzőkönyv 2 példányát meg kell küldeni a makói levéltárnak. A selejtezett iratokat megsemmisíteni, hasznosítani csak a levéltárnak a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása alapján lehet. Ha a nevelési-oktatási intézmény jogutódlással szűnik meg, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait, továbbá az irattárat a jogutód veszi át. Az el nem intézett, folyamatban lévő ügyeket a jogutód iktatókönyvébe be kell vezetni. Az irattár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek egy példányát meg kell küldeni a makói levéltárnak. Ha az intézmény jogutód nélkül szűnik meg, az intézmény vezetője a fenntartó intézkedésének megfelelően gondoskodik a szabályzat 1. pontjában foglalt feladatok ellátásáról. A jogutód nélkül megszűnő intézmény irattárban elhelyezett iratainak jegyzékét az iratok elhelyezésével kapcsolatos intézkedésről szóló tájékoztatást az intézmény vezetője megküldi a makói levéltárnak. VI. FEJEZET Az ügykezeléssel kapcsolatos egyéb rendelkezések Bélyegzők nyilvántartása Az intézményen belüli tagintézmények csak a hivatalos szövegű és formájú bélyegzőket használhatják. A bélyegzők nyilvántartásáról az intézményvezető gondoskodik. Gondoskodik továbbá az elavult bélyegzők megsemmisítéséről, valamint a megszűnt intézmény bélyegzőinek továbbításáról. A bélyegzők nyilvántartását a jelen Szabályzat melléklete tartalmazza. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért. A bélyegzőt: - csak a hivatali munkával kapcsolatban, - hivatalos idő befejezése után, ill. a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni másnak csak az ügykezelőnél való előzetes átírás után adható a közalkalmazotti jogviszony megszűnése esetén az ügykezelőnek kell visszaadni, - elvesztéséről vagy eltűnéséről az intézményvezetőt soron kívül írásban kell tájékoztatni. A bélyegző eltűnéséről, a bélyegző felkutatására tett intézkedésről, az ügyben lefolytatott eljárásról az intézményvezetőt soron kívül értesíteni kell. 5

6 VII. FEJEZET Az ügykezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése a tagintézményeknél és az intézmény egységeknél. 1. Az ügykezelés intézményen belül történő szervezése, szakirányítása és felügyeleti ellenőrzése az intézményvezető feladata. A dokumentumok ellenőrzési jogát átadhatja az intézmény egység vetőknek és a tagintézmény vezetőknek. 2. Az intézményvezető az irányítása alá tartozó tagintézményeknél és intézmény egységeknél évente köteles ellenőrizni az irat készítésének, nyilvántartásának, és kezelésének rendjét, a határidők nyilvántartását, és általában az előírt rendelkezések végrehajtását. Az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében az intézményvezető köteles intézkedni. Apátfalva, december 15. Kerekes Gézáné mb. intézményvezető 6