Költséghatékony, papírmentes adminisztráció, E-ügyintézés NETWORKSHOP 2010 Konferencia

Átírás

1 Költséghatékony, papírmentes adminisztráció, E-ügyintézés NETWORKSHOP 2010 Konferencia Vörös Balázs

2 Folyamatosan növekedő költségek Az ügyfélkör növekedésével párhuzamosan növekszik: A feldolgozandó és tárolandó iratok mennyisége, Az iratkezeléssel töltött Munkaidő, Az adminisztrációs terhek, A humánerőforrás igény, Az eszköz igény, Az irattárolással járó terhek.

3 Dokumentum kezeléssel járó költségek Humánerőforrás Papíron érkezett iratanyag feldolgozása Kereséssel töltött idő (5 perc 2 óra / irat) Formanyomtat-ványok kézi kitöltés Nem megfelelő kapacitású digitalizáló eszközök alkalmazása Irat előállítás Fénymásolás Nyomtatás Postázás Faxok nyomtatása ek kinyomtatása Eszköz Nyomtatók Papír Szkenner Irattár Bérirattár 30 % % %

4 A megoldás?

5 Megoldás Egységes tanúsított ügyviteli és iktatási rendszer alkalmazása Szabályozott elektronikus iratkezelés (Iratkezelési audit) Elektronikus dokumentum kezelési csatornák kialakítása Tanulmányi Rendszer (Hallgatói kérvények) Ügyfélkezelő rendszer (interface megoldás) Hivatalkapu (előre definiált formanyomtatványok) Faxok (fax szerver) ek (egységes levelező rendszerből történő iktatás) Elektronikus aláírás bevezetése Irodatechnikai eszközpark felmérése, optimalizálása (TCO audit) Felhasználók oktatása

6 Iratkezelési folyamatok Fizikai iratkezelés folyamata Beérkezés Érkeztetés és bontás Iktatás Digitalizálás Szignálás Ügyintézés Irattárazás Selejtezés Elektronikus iratkezelés folyamata Beérkezés Adatok fogadása, rögzítése Ügyintézés Archiválás Tanulmányi rendszer Ügyfélkezelő rendszer Hivatalkapú FAX Érkeztetés Iktatás Adatrögzítés Szignálás Work-Flow Elektronikus aláírás

7 Poszeidon a megoldások tárháza A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer által kínált megoldások: Kibővített tanúsítvánnyal rendelkező szoftver Vegyes iratkezelés (elektronikus és fizikai példányok együttes kezelése) Bejövő és kimenő ek iktatása outlook levelező rendszerből Iktatás word-ből és excel-ből Szabadon definiálható munkafolyamatok Automatikus értesítés a feladatokról Határidő kezelés

8 Poszeidon a megoldások tárháza A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer által kínált megoldások: Tanúsított hivatalkapu megoldás Tanúsított Postai feladójegyzék generáló funkció Formanyomtatványok elektronikus kitöltése és nyomtatása Szabványos interface más rendszerekhez Integrált együtt működés a Neptun Egységes Tanulmányügyi Rendszerrel Elektronikus aláírás Tömeges digitalizáló funkció Beépített indexelés és OCR alkalmazás Adatbiztonság

9 Konklúzió Az elektronikus ügyintézés kialakításával és dokumentum kezelő rendszer bevezetésével az alábbi eredmények érhetőek el: Az iratok azonnali rendelkezésre állása, Az iratpéldányok folyamatos nyomonkövetése, Dolgozók iratkezeléssel töltött idejének csökkentése, Az irat előállításból és feldolgozásából eredő költségek csökkentése, Irattárazásból eredő költségek csökkentése, Postai költségek csökkentése, Szabályozott és felügyelt dokumentum kezelés, ügyintézés, Ügyintézési folyamat és az információk átadása nagymértékben felgyorsul, Biztonságos adatkezelés.

10 Referenciák Felsőoktatási intézmények: Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Károli Gáspár Református Egyetem Óbudai Egyetem Pázmány Péter Katolkus Egyetem Semmelweis Egyetem Széchenyi István Egyetem Szegedi Tudományegyetem (Arc-, Állcsont- és Szájsebészeti Klinika) Szolnoki Főiskola Wesley János Lelkészképző Főiskola Zrínyi Miklós Nemzetvédelmi Egyetem Egyéb: Nemzeti Közlekedési Hatóság Norda Regionális Fejlesztési Intézet Oktatási és Kulturális Minisztérium Támogatáskezelő Igazgatósága Nagyatád Város Önkormányzata Vajda János Gimnázium

11 Köszönöm a megtisztelő figyelmüket!