EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA. Hatályos: január 1. Dr. Molnár György jegyző

Átírás

1 A Dunakeszi Polgármesteri Hivatal a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995.évi LXVI. Törvény 10. (1) bekezdésében előírtak szerint készített EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA Hatályos: január 1. Dr. Molnár György jegyző

2 2 Iratkezelési szabályzat Tartalomjegyzék Egyedi Iratkezelési Szabályzat egyetértési jog gyakorlása I.FEJEZET: ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Az iratkezelési szabályzat hatálya 2. Iratkezelési fogalmak meghatározása 3. Az iratkezelési szabályzat alkalmazása során használt egyéb fogalmak 4. Az iratkezelés szervezeti formája 5. Az iratkezelés felügyelete 5.1. A jegyző 5.2. Az Önkormányzati és Jogi Osztály vezetője és Pénzügyi Osztály Adócsoportjának vezetője, mint az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető 6. A jogosultságok kezelésének szabályai II. FEJEZET: AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 1. Az iratok rendszerezése 2. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 3. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme III. FEJEZET: AZ IRATKEZELÉSI FOLYAMAT 1. A küldemények átvétele 2. A küldemények felbontása 3. A küldemények érkeztetése 4. Az ügyintéző kijelölése 5. Az iratok szignálása 6. Az iktatószám 7. Az iktatókönyv 8. Az iktatóbélyegző, név-és tárgymutatókönyv, az ügyintézőkhöz továbbítása 9. Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) 10. Expediálás és az iratok továbbítása IV. FEJEZET: IRATTÁRAZÁS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS 1. Elhelyezés az átmeneti és a központi irattárban 2. Az iratok tárolása és megőrzése (irattárazás) 3. Az iratok selejtezése, megsemmisítése 4. Maradandó értékű iratok kezelése (levéltárba adás) V. FEJEZET: INTÉZKEDÉSEK A HELYI ÖNKORMÁNYZAT VAGY A HIVATAL FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, ILLETVE MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN VI. FEJEZET: ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK MELLÉKLETEK, IRATMINTÁK

3 3 Iratkezelési szabályzat Dunakeszi Város Önkormányzatának a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény 10. (3) bekezdésében előírtak szerint készített EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény 10. (1) c) pontjával összhangban nyilatkozom arról, hogy egyetértek a szabályzatban foglaltakkal. Budapest,. Magyar Nemzeti Levéltár Pest Megyei Levéltára igazgató A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény 10. (1) c) pontjával összhangban nyilatkozom arról, hogy egyetértek a szabályzatban foglaltakkal. Budapest,.. Pest Megyei Kormányhivatal vezetője

4 4 Iratkezelési szabályzat I.FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Dunakeszi Polgármesteri Hivatal Iratkezelési Szabályzata (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. Törvény (a továbbiakban: Ltv.) ának (1) bekezdése, - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet, - és a Dunakeszi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata rendelkezései alapján készült. 1. Az iratkezelési szabályzat hatálya Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed a Dunakeszi Város Önkormányzatánál (továbbiakban: Önkormányzat), a Dunakeszi Polgármesteri Hivatalnál (a továbbiakban: Hivatal) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, az Önkormányzat és a Hivatal vezetőjére, a Hivatal valamennyi köztisztviselőjére, közalkalmazottjára és munkavállalójára. Az iratkezelési szabályzat hatálya nem terjed ki a - Hivatal kivételével az önkormányzati intézmények iratkezelésére. Az Iratkezelési Szabályzat minősített iratokra és azok kezelési rendjére vonatkozó rendelkezéseit a minősített adat védelméről szóló évi CLV. törvény, illetve a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010. (III.26.) számú kormányrendelet tartalmazzák. 2. Iratkezelési fogalmak meghatározása Iratnak kell tekinteni és e szabályzatban előírt módon kezelni a szervezet működése vagy valamely személy tevékenysége során keletkezett, vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információt, adategyüttest, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja. A faxon vagy en érkező, illetve faxon vagy en továbbított iratokat amennyiben azok hitelesítéssel vannak ellátva, vagy a küldő személyazonossága igazolható, illetve eredeti irat scannelt példányát csatoltak az hez - ugyanúgy kell kezelni, mint a postán, vagy személyesen átadott vagy továbbítandó iratokat. Faxon és en érkezett iratot - amennyiben az kifejezett kérelem vagy egyéb intézkedést igénylő dokumentum - a többi irattal egyezően kell kezelni. Nem kell iratnak tekinteni a rendszeresen kapott hivatalos lapokat, napilapokat, folyóiratokat, könyveket, reklám- és propagandaanyagokat, továbbá minden érkező vagy kimenő sajtóterméket, szórólapot, prospektust, csomagot, stb. Iratkezelés: az iratok átvétele, átadása, postázása, nyilvántartásba vétele (iktatása), sokszorosítása, továbbítása, irattárolása, selejtezése, valamint a nem selejtezhető iratok levéltárba történő átadása.

5 5 Iratkezelési szabályzat Irattár: a szervezet működése során keletkezett iratok, küldemények rendszerezett forgalmának nyilvántartó, gyűjtő és biztonságos megőrző helye, illetve ennek elektronikus tárolóhelye. Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége. 3. Az iratkezelési szabályzat alkalmazása során használt egyéb fogalmak 3.1. alszám: egy ügyirathoz (ügyhöz) tartozó, azon belüli valamennyi irat főszámon belüli egyedi azonosítására szolgáló kód átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti megőrzése történik; 3.3. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; 3.4. beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat; 3.5. csatolás: iratok, ügyiratok (átmeneti jellegű) összekapcsolása; 3.6. csatolmány: az elektronikus iktatórendszerben, elektronikus formában csatolt irat; 3.7. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat; 3.8. elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet; 3.9. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét; előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz; expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása; érkeztetés: az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele a központi elektronikus iktatórendszerben; az abban nem nyilvántartott iratokat az adott szervezeti egység köteles érkeztetni; érkeztető szám: a beérkező iratok érkeztetése során elektronikusan, növekvő sorszámban kapott megjelölés; (szigorú számadású bizonylatolás alapelveként működik) főszám: egy adott ügy iktatószáma; gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz; iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, érkeztető-, és iktatószámmal történő ellátása, az érkeztetést vagy a keletkezést követően az elektronikus iktatórendszerbe való beillesztése; iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített elektronikus iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot (főszám, alszám); iratkölcsönzés (dokumentum): az irat visszaszolgáltatási kötelezettség melletti kiadása az irattárból;

6 6 Iratkezelési szabályzat irattári terv: az iratok rendszerezésének és a selejtezés szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe és tervbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét; irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód; irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre; kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások; kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez; kiadmányozás: a szervezetből kikerülő iratok kiadásának és expediálásának engedélyezése; központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár; küldemény: papír alapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el; küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; illetve a nem bontható küldemények ebben a formában való nyilvántartásba vétele; levéltárba adás: a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakú formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése; mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható; minősített adat: a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvényben meghatározott köziratban szereplő, államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó adat, a szóban közölt államtitkot vagy szolgálati titkot képező információ, államtitkot vagy szolgálati titkot képező információt hordozó objektum, technikai eszköz, nem tárgyiasult formában megjelenő államtitkot vagy szolgálati titkot képező információ, eljárási mód vagy más ismeretanyag; melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; postázás: a szervezetből kimenő iratok postakönyvi (postai szolgáltatás igénybevételével), átadókönyvi (belső, részintézmények felé átadott iratok) vagy kézbesítővel való továbbítása; selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése a selejtezési terv szerint;

7 7 Iratkezelési szabályzat szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell; szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása; továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférési jogosultság lehetőségének biztosításával is; ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat; ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja. 4. Az iratkezelés szervezeti formája A Hivatal a Szervezeti és Működési Szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat-, és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. Az iratkezelési feladatok ellátását - a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelő vegyes iratkezelési szervezettel látja el. A Hivatalban az iktatási feladatokat az Önkormányzati és Jogi Osztály és a Pénzügyi Osztály Adócsoportja látja el. A Pénzügyi Osztály Adócsoportja önálló alrendszerként működik, ami a központi informatikai rendszeren keresztül csatlakozik a központi nyilvántartáshoz. Az iratkezelés módja: elektronikus és papíralapú. 5. Az iratkezelés felügyelete Az egységes és szabályszerű ügyirat-kezelési gyakorlatot a jegyző felügyeli. A jegyzőt az iratkezelés felügyeletében tartós távollét esetén az aljegyző helyettesíti A jegyző felelős azért, hogy: - a Hivatalhoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; - az irat tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; - az irat kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; - az irat szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez szükséges személyi, tárgyi, technikai feltételek biztosítottak legyenek; - a beérkezett és továbbított iratok megváltoztathatatlansága biztosított legyen; - a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; - az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson Az Önkormányzati és Jogi Osztály vezetője és a Pénzügyi Osztály Adócsoportjának vezetője, mint az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik: - az iratkezelési szabályzat elkészítéséről, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvizsgálatáról, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását;

8 8 Iratkezelési szabályzat - az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; - az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; - az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról; - a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; - az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséről. 6. A jogosultságok kezelésének szabályai Az iktatórendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A dokumentumok tárolása és kezelése a jegyző feladata. A jogosultságok beállítása, illetve módosítása az Önkormányzati és Jogi Osztály vezetőjének engedélyezését követően a rendszergazda feladata. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását az adott szervezeti egység vezetőjének kell írásban kezdeményezni. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbeléptetését, az időpont feljegyzésével a dokumentumon igazolja. Ennek másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt az Önkormányzati és Jogi Osztály vezetője őrzi. A jegyző felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének (az egyes iratkezelők jogosultságának) kialakításáért és működéséért. Az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó jogosultsági rendszer két területe a funkcionális és hozzáférési jogosultság: A) Funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá. Egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel rendelkezhet. B) Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel. (A meghatározott funkciókat mely szervezeti egység/egységek tekintetében gyakorolhatja.) Az ügyintéző feladata: - döntés a csatolt előzményiratok végleges szereléséről, - az ügyirat tisztázása, - az irattári tételszám meghatározása, - egyéb ügykezelői utasítások megadása. Az iratkezelő feladatai: - a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele(bontása), nyilvántartása (érkeztetés, illetve iktatás), továbbítása, irattározása, őrzése és selejtezése, valamint ezek ellenőrzése, - az irat kiadása és visszavétele,

9 9 Iratkezelési szabályzat - a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, a bélyegzők selejtezése ( a címert tartalmazók kivételével). A Hivatalban használt bélyegzők nyilvántartása, a bélyegzők használatának szabályai: - A Hivatal bélyegzője: körbélyegző, a Hivatal megnevezésének feltüntetésével, középen Magyarország címerével és alsó részében arab számmal ellátva. A szám megjelölése a bélyegző nyilvántartásba vételét szolgálja. - A Hivatal által használt és a Hivatalban a kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről (a címert és bankszámlaszámot tartalmazó bélyegzőket is ide értve), érvényes aláírásbélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról (továbbiakban: bélyegzők) az Önkormányzati és Jogi Osztály jegyzői- és testületi ügyintézője nyilvántartást vezet. - A nyilvántartó a használatra kiadott bélyegzők meglétét évente akár több alkalommal is - ellenőrizni köteles. - A bélyegzőt kezelő anyagi, fegyelmi és büntetőjogi felelősséggel tartozik a részére átadott bélyegző jogszerű használatáért, biztonságos őrzéséért. - Ha a dolgozó a részére átadott bélyegzőt elveszíti, arról a közvetlen vezetőjének írásban köteles jelentést tenni. - A közvetlen vezető köteles az elvesztés körülményeit és a dolgozó felelősségét megvizsgálni, a szükséges intézkedéseket megtenni, vagy megtételét a jegyzőnél kezdeményezni, továbbá a bélyegző- megsemmisítési eljárást lefolytatni. - Az elhasználódott, megrongálódott, vagy feleslegessé vált bélyegzőt az Önkormányzati és Jogi Osztálynak vissza kell adni, ahol a jegyzői- és testületi ügyintéző gondoskodik annak megsemmisítéséről. - A megsemmisítésről felvett jegyzőkönyvet a bélyegző nyilvántartás mellékleteként kell megőrizni. - Ha a bélyegzőt kezelő dolgozó közszolgálati jogviszonya megszűnik, a bélyegző visszaadását az átvevő nyilatkozaton igazolni kell. - A dolgozó köteles az általa használt és őrzött bélyegzőt az utolsó munkában töltött napon az Önkormányzati és Jogi Osztályon leadni. - A bélyegző nyilvántartás tartalmazza a bélyegző érvénytelenítésének és visszaadásának időpontját és módját. II.FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 1. Az iratok rendszerezése Az Önkormányzat és a Hivatal feladat és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre egyedi tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy kiadmány tervezet a legfelső. Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügydarabok nyilvántartását ügyirattérkép segítségével az elektronikus rendszer biztosítja.

10 10 Iratkezelési szabályzat Az ügyiratokat, és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irat együtteseket, valamint az Önkormányzat és a Hivatal irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat még irattárba helyezésük előtt az irattári terv alapján kell az irattári tételekbe sorolni, és irattári tételszámmal ellátni. Az irattári terv a szabályzat 1. számú mellékletében található. Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. 2. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Az Önkormányzathoz és a Hivatalba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített elektronikus programmal vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. Az iratokat nyilvántartásba kell venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktató adatbázist az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalom keretében az iratok átadás átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja. Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. 3. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme Az iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetőleg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás átvétel stb.) elkülönítetten történjen. A helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően az egyes vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a jegyző elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és munkaidőn kívüli tárolását, amelynek rendjét jegyzői utasítás határozza meg. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az illetékes vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról amennyiben az ügykezelő nincs jelen jegyzőkönyvet kell felvenni. Az Önkormányzat és a Hivatal irattári anyaga használható belső ügyviteli célból és külső szerv, vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolat készítése. A helyi önkormányzat és a Hivatal dolgozói csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságról naprakész nyilvántartást kell vezetni. Az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásáról a jegyző írásban rendelkezik egyedi írásbeli engedéllyel, amelyről az Önkormányzati és Jogi Osztály nyilvántartást vezet. Ennek keretében figyelemmel az irat védelmének követelményeire kell meghatározni: - a munkahelyről kivihető iratok körét,

11 11 Iratkezelési szabályzat - a kivitel engedélyezésének módját, - az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásának időtartamát, - az irat visszahozatalának időpontját. Az ügyintézők és ügykezelők fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért. Az egyes iratkezelők minden esetben más iratkezelő helyettesítésekor is saját nevükben azonosítottként járnak el, és nem férhetnek hozzá más ügyintéző azonosításához vagy elektronikus aláírásához használt adathoz vagy eszközhöz. Az ügykezelő távollétéről, a távollét várható időtartamáról, illetve az őt helyettesítő ügykezelő személyéről ben értesíteni kell a Hivatal érintett dolgozóit. Ha az informatikai célrendszer az ügyfeleket az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos elektronikus dokumentum összeállításában támogatja oly módon, hogy korábbi adataik tárolását lehetővé teszi, az így tárolt adatokhoz való hozzáférést csak az azonosított dolgozó részére teheti elérhetővé. Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratba való betekintést és másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a jegyző az irányadó és hatályos jogszabályok figyelembevételével határozza meg jegyzői utasításban. A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen. A betekintést, kölcsönzéseket, másolatok készítését utólagosan is ellenőrizhető módon, papíralapon és az elektronikus iratkezelő rendszerben egyaránt dokumentálni kell az ügyirathoz csatolt feljegyzés keretében. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.22. (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az Önkormányzat őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: - Saját kezű felbontásra, - Más szervezeteknek nem adható át, - Nem másolható, - Kivonat nem készíthető, - Elolvasás után visszaküldendő, - Zárt borítékban tárolandó ( a kezelésre vonatkozó utasítások megjelölésével), - Valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. Az iratokkal és azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről. Biztosítani kell az elektronikus iktatórendszer védelmét a vírusokkal és más rosszindulatú programokkal szemben, valamint a kéretlen elektronikus üzenetek ellen. Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét

12 12 Iratkezelési szabályzat (olvashatóságát). Az elektromos dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen. Az iratkezelési szoftver elemeiről (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan mentési renddel és biztonsági mentésekkel kell rendelkezni, amelyek biztosítják azok helyreállítását. Az elektronikus iktatórendszer minden felhasználójának személy szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell. Gondoskodni kell az iratkezelési rendszer valamennyi eseményének naplózásáról. 1. A küldemények átvétele III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉSI FOLYAMAT Az Önkormányzathoz és a Hivatalba érkezett küldemények átvételére való jogosultságra és az átvétellel kapcsolatos teendőkkel kapcsolatban az alábbi rendelkezéseket kell alkalmazni: - a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló 335/2012. (XII. 4.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik; - külön kézbesítés, futárszolgálat útján érkező küldeményeket elsősorban a postai küldemények átvételére jogosultak veszik át, illetve amennyiben folyamatban lévő ügyhöz érkezik be irat, az az illetékes ügyintéző is jogosult átvenni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja; - személyesen kézbesítet küldemények átvétele esetén az átvevő átvételi igazolás kiadására is jogosult, átvevőnek minősül az, aki fizikailag átveszi az iratot; - amennyiben az irat hivatali időn túl érkezik, az átvevő köteles azt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek, vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni; - az ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a működtető rendszer automatikusan kezeli. A küldemények átvételére vonatkozó jogosultságokat a jegyző határozza meg jegyzői utasításban. Az átvevő, papíralapú iratok esetében az érkezés módjának megfelelően, rendszeresített kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazolással igazolni kell. Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD, DVD stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, fájltípusát, rendelkezik e elektronikus

13 13 Iratkezelési szabályzat aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Az átvétel időpontját rögzíteni kell a küldeményen. Az azonnal és sürgős jelzésű hatósági küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. A küldeményt azonnal az érintettnek, vagy az adott postabontásért felelős szervezeti egységnek kell továbbítani. Az átvétel során ellenőrizni kell: - a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, - a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosító jel megegyezőségét, - az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a helyi önkormányzat számítástechnikai rendszerére. A küldemény a számítástechnikai rendszerre biztonsági kockázatot jelent, ha: - a hatóság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy - az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének akadályozására irányul, - az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. A postaátvevő és bontó naponként egyszer, míg a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket azonnal vagy sürgős vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja a címzettnek. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak.(az átirányított iratokról feljegyzést kell készíteni.) Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. Az Önkormányzat és a Hivatal a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szervezet értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Ismétlődésnek tekinthető ugyanazon feladó, ugyanazon tartalmú és terjedelmű beadványa. Sérült küldemény esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervezetet, személyt értesíteni kell. 2. A küldemények felbontása Az Önkormányzathoz és a Hivatalhoz érkezett küldeményeket az e feladattal a jegyző által megbízott személy, postabontó bontja fel és látja el érkeztető bélyegzővel. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani: - az sk felbontásra, a képviselők, nem képviselő bizottsági tagok, a nemzetiségi önkormányzatok és tagjaik nevére szóló küldeményeket,

14 14 Iratkezelési szabályzat - a pályázatra utaló felirattal ellátott küldeményeket, - a jegyző által megjelölt tisztségviselők nevére címzett küldeményeket. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezeléséről. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét jegyzőkönyvben, az iraton az előadói íven a keltezés pontos megjelölésével rögzíteni kell. Amennyiben az érkezett elektronikus küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, úgy a küldőt értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről. Ilyen esetben az érkezés időpontjának az Önkormányzat által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket elismervény ellenében a pénztárosnak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. A borítékra annak átvételét követően a nyilvántartásba vétellel egyidejűleg az iratkezelő vezeti rá a beérkezés időpontját. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszer által generált, az elektronikus visszaigazolásban meghatározott időpont az irányadó. A küldemények téves felbontáskor a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel együtt sürgősen el kell juttatni a címzetthez, illetve a minősített iratokat az illetékes iratkezelőhöz, és a minősítőt mivel az iratot az annak megismerésére nem jogosult látta értesíteni kell a betekintésről. ( A felbontó a kézbesítőkönyvben az átvétel és a felbontás tényét köteles rögzíteni az átvétel dátumának megjelölésével). A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha - az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, - a beküldő a nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, - a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, - bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merült fel, - ajánlott vagy ajánlott tértivevény postajelzettel ellátott a boríték. 3. A küldemények érkeztetése A papíralapú és elektronikus küldemények átvételét érkeztető nyilvántartás segítségével hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek az iratra való rányomása, az érkeztető szám adása, a nyilvántartás sorszámának rögzítése az iraton, az

15 15 Iratkezelési szabályzat érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba-vétele. Az érkeztetés nyilvántartása függetlenül az irat adathordozójától központi adatbázisban történik. Az érkeztetési sorszám évente eggyel kezdődően folyamatos. A küldemények érkeztetése a küldemény fajtája, formátuma szerint: - papíralapú küldemények, illetve postafiókba érkező intelligens űrlap, sablon file segítségével történő offline beadvány érkeztetését a központi iktatóiroda, vagy az erre kijelölt ügykezelő végzi az átvétel igazolásával. - az elektronikus postafiókra érkező - elektronikus file (Word vagy más formátumú dokumentum), - online kitöltésű beadvány, - ügyfélkapun keresztül a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszer automatikusan végzi a visszaigazolással egyidejűleg. 4. Az ügyintéző kijelölése (szignálás) Az intézkedést igénylő beadványokat az iktató szignálásra előkészíti, és a szignálással megbízott vezetőnek továbbítja, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). Az irat szignálásra jogosult: - kijelöli az ügyintézőt (szervezeti egységet, vagy személyt), - ügyintézési idő rávezetése - irattári tételszám megjelölése - közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, melyeket a szignálás idejének megjelölésével rávezet az előadói ívre és aláírja. A szignálásra előkészítés során a Hivatal Önkormányzati és Jogi Osztályának építéshatósági ügyintézői esetében előszignálási jegyzék 2. számú melléklet segítségével automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. Amennyiben a Hivatal Önkormányzati és Jogi Osztályának építéshatósági ügyintézőjéhez automatikus szignálás útján kerül továbbításra az irat, az iktatásáról az ügyintéző köteles gondoskodni a szignálás napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon. Az előszignálási jegyzéket évente kötelezően felül kell vizsgálni. Az ügyintézés szervezetében történt változások esetén a jegyzéket haladéktalanul módosítani kell. A szignálásra jogosultsággal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja. 5. Az iratok iktatása Az Önkormányzathoz és a Hivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat a kivételek figyelembe vételével ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen:

16 16 Iratkezelési szabályzat - iktatószám, - iktatás időpontja, - beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója, - adathordozó típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtája, - küldés időpontja, módja, - küldő adatai (név, cím), - címzett adatai (név, cím), - hivatkozási szám (idegen szám), - mellékletek száma, típusa (papíralapú, elektronikus), - ügyintéző neve és a szervezeti egység megnevezése, - irat tárgya, - elő- és utóiratok iktatószáma, - kezelési feljegyzések, - intézés határideje, módja és elintézés időpontja, - irattári tételszám, - irattárba helyezés. - határidőbe helyezés Az iktatás célja az irattal kapcsolatos valamennyi lényeges adat és intézkedés írásos rögzítése, az iratok helyének megállapíthatósága, a munkajogi felelősség megállapíthatósága, a törvényesség érvényesülésének és a határidők megtartásának ellenőrzése, az ügyintézés folyamatának dokumentálása és segítése, a szervezeti egység iratforgalmának dokumentálása (bizonyíthatóság). Nem kell iktatni, de nyilván kell tartani és kezelni: - könyveket, - nem szigorú számadású bizonylatokat; - bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; - nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat; - munkaügyi nyilvántartásokat; - anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat. Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni: - a meghívókat, - a tananyagokat, tájékoztatókat, - az üdvözlő lapokat, - az előfizetéses felhívásokat, reklámanyagokat, árajánlatokat, árjegyzékeket, - a visszaérkezett térítvényeket, - a közlönyöket, sajtótermékeket. Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a rövid határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó sürgős jelzésű iratokat. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot a megjegyzés rovatban minden esetben jelezni kell. 6. Az iktatószám

17 17 Iratkezelési szabályzat Az iratokat, az ügyiratra, az ügyirathoz tartozó iratokra, illetve az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével egyedi azonosító számon, iktatószámon kell iktatni. Az iktatást iktatóhelyenként minden évben 1 es sorszámmal kell kezdeni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra. Ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatási főszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. Mivel a Hivatalban vegyes iratkezelés történik, az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatóhely azonosítóját (betűjelét), melyek a következők: K: Központi iktató, A: Adóiroda. Az iktatóhely azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. A különböző szervezeti egységek iktatószámait jelzőszámok (római számok) különböztetik meg egymástól. I. Önkormányzati és Jogi Osztály - építéshatóság II. Lakosságszolgálati Osztály településüzemeltetési csoport IV. Lakosságszolgálati Osztály - szociális csoport VI. Önkormányzati és Jogi Osztály - személyzeti anyagok VIII. Pénzügyi Osztály (adóügyek, vagyongazdálkodás, költségvetési gazdálkodás) X. Lakosságszolgálati Osztály - anyakönyvvezetők XI. Pénzügyi Osztály, Adócsoport XV. Dunakeszi Kistérségi Társulás XVI. Önkormányzati és Jogi Osztály, Polgármesteri Titkárság XVIII. Főépítész Az alszámokra tagolódó sorszámos iktatásnál az egyedi ügyben beérkezett vagy keletkezett első irat önálló sorszámot, főszámot kap. Az ügyben beérkező vagy keletkező további iratok a főszám alszámain kerülnek nyilvántartásba. Egy főszámhoz korlátlan mennyiségű alszám tartozhat. A beérkező irat iratra adott válasz, illetve az ügyben keletkezett valamennyi további irat a beérkező irat után sorban következő alszámokat kapják. Új alszámra kell iktatni mint hivatalból keletkezett iratot a határozatokat. A határozatra érkező fellebbezés mint beérkező irat új alszámra kerül. Az Önkormányzat feladat és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre egy adott tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. 7. Iktatókönyv Az Önkormányzat és a Hivatal iktatás céljára évente megnyitott GovSys integrált ügyviteli programmal vezérelt elektronikus adatbázist használ. A GovSys rendszer leírása jelen szabályzat 3. számú mellékletét képzi. Az elektronikus adatbázisnak kötelezően kell tartalmaznia az alábbi adatokat: - iktatószám, - iktatás időpontja, - beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója,

18 18 Iratkezelési szabályzat - adathordozó típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtája, - küldés időpontja, módja, - küldő adatai (név, cím), - címzett adatai (név, cím), - hivatkozási szám (idegen szám), - mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus), - ügyintéző neve és a szervezeti egység megnevezése, - irat tárgya, - elő- és utóiratok iktatószáma, - kezelési feljegyzések, - intézés határideje, módja és elintézés időpontja, - irattári tételszám, - irattárba helyezés, - határidőbe helyezés. Az iktatást olyan módon kell elvégezni, hogy az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalmat minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki mikor, kinek továbbította, vagy adta át az iratokat. Elektronikus iktatókönyv használata esetén a módosításokat, tartalmuk megőrzésével, a jogosultsággal rendelkező ügyintéző/ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével, naplózással dokumentálni kell. A téves iktatás, illetőleg az automatikus iktatásnál hibásan a rendszerbe került iktatás iktatószáma nem használható fel újra, azt az utólagos módosítás szabályainak megfelelően használaton kívül kell helyezni. Az elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után hitelesen le kell zárni. A programnak automatikusan biztosítani kell, hogy a zárás után a rendszerbe ne lehessen több iratot iktatni. A lezárást követően gépi adathordozóra el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv (adatbázis) másolatát, valamint papírra kell nyomtatni és azt is hitelesíteni kell. A kezelési feljegyzéseket ezt követően mind az iratkezelési programban, mind a kinyomtatott iktatókönyvben vezetni kell. Iktatás előtt az ügykezelőnek meg kell állapítania, hogy a küldeménynek a tárgyévben van-e előzménye. Amennyiben van a tárgyévben előzmény, a küldeményt a főszám következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben is van előzménye, az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell. Az előzményt ideiglenesen (csatolás), szükség estén véglegesen (szerelés) az iktatott irattal kell összekapcsolni. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez szükséges, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást és a csatolás megszüntetését az előadói íven jelölni kell.

19 19 Iratkezelési szabályzat Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben jelölni kell. Azokban az esetekben, amikor az előiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az elő irat irattárban vagy határidő nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzmény az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. Az ügyviteli segédeszközként: - az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére; - az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére; - az iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni. Az előadói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni. Elektronikus dokumentum kezelés esetén az előadói ívet a program az iratkezelés és ügyintézés rögzített adatainak felhasználásával elektronikus úton, automatikusan készíti. Ügyiratok iktatási szabályai az elektronikus iktatórendszer üzemzavara esetén Papíralapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell felfektetni, arra az esetre, ha bármely oknál fogva az iratkezelők számára az iktatórendszerhez való hozzáférés több órán keresztül akadályba ütközik. A sürgős, azonnal, soron kívül jelöléssel ellátott mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél ÜZ egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. (pl: 233-1/2008/ÜZ). Az ÜZ egyedi azonosító jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az ÜZ iktatókönyvek, egyéb azonosítók nyilvántartásáról az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető intézkedik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédletekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az iktatás során, amennyiben ismert az iktatórendszerben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv Megjegyzés rovatában. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot, az önkormányzati iktatórendszerbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal jelezni kell. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását úgy, mint a megnyitását a szervezeti egység vezetőjének/ügykezelőjének aláírása és a hivatalos bélyegző lenyomat hitelesíti. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani. Papíralapú iktatókönyvben ceruzával írni, sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat

20 20 Iratkezelési szabályzat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. 8. Az iktatóbélyegző, név és tárgymutató könyv az ügyintézőkhöz továbbítása A papír alapú iratok iktatásához iktatóbélyegzőt kell használni, ennek lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: - a szerv nevét, - az ügyintéző nevét és amennyiben van - az előirat számát, - az iktatás évét, hónapját, napját, - az iktatás sorszámát, alszámának helyét, - mellékletek számát, - beérkezés ideje. Az ügyviteli program az ügyirat tárgya, az ügyfél neve és azonosító adatai, az ügyintézési folyamat történései, az irat útjának nyomon követése alapján visszakeresési és listázási lehetőségeket biztosít (mutatókönyv). Az iratkezelési program által készített név és tárgymutatót minden év végén jó minőségben ki kell nyomtatni. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani. Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az egyedi irat azonosítójának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében, átadókönyvben történik. Elektronikus úton a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét. Az átvétel után az ügyintéző saját munkanaplójába rögzíti a számára iktatott ügyirat adatait. Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, stb, az átadás átvételt aláírással kell igazolni. 9. Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) Külső szervhez vagy személyhez csak hiteles kiadmányt lehet továbbítani. Nem minősül kiadmánynak: az Iratkezelési Szabályzat I. fejezet 3.8. és 3.9. pontjaiban meghatározott dokumentumok. A kiadmányokat (válaszlevelet és saját kezdeményezésű iratokat egyaránt) az Önkormányzat vagy a Hivatal hivatalos nyomtatványán (levélpapírján) kell készíteni. A kiadmány hitelesítésére az Önkormányzat vagy a Hivatal hivatalos körbélyegzőjét kell használni. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a jelen szabályzatban meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá a következők szerint.