IRATKEZELÉSI ÉS IKTATÁSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 Dél-kelet Magyarországon működő M E N T Á L H I G I É N É S E G Y E S Ü L E T Fenntartó székhelye, levelezési címe: 5630 Békés, Borosgyán u. 1/1. T/Fax: 06/66/ menta.bekes@gmail.com Honlap: Ikt.sz.: 541-2/2008 IRATKEZELÉSI ÉS IKTATÁSI SZABÁLYZAT KIADVA: SZEPTEMBER 19. MÓDOSÍTVA: JANUÁR 1. MÓDOSÍTVA: ÁPRILIS 1. MÓDOSÍTVA: JÚLIUS 1. MÓDOSÍTVA: JANUÁR 1. Kapja: Mentálhigiénés Egyesület törzspéldánya Békés Mérték Közösségi Ház-pszichiátriai beteg közösségi ellátás példánya Békés Mérték Közösségi Ház-szenvedélybeteg közösségi ellátás példánya Békési Mentálhigiénés Szolgálat-szenvedélybeteg közösségi ellátás példánya Békési Mentálhigiénés Szolgálat-szenvedélybeteg nappali ellátás példánya Békési Mentálhigiénés Szolgálat- pszichiátriai beteg nappali ellátás példánya

2 TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETŐ RÉSZ 2 A Szabályzat célja 2 Alapfogalmak 2 AZ IRATKEZELÉS RENDSZERE, SZERVEZETE 2 AZ ÜGYIRATKEZELÉS NYILVÁNTARTÁSA 3 A KÜLDEMÉNY ÁTVÉTELE, ELLENŐRZÉSE 3 Az ügyiratkezelés folyamatábrája 5 IRATOK FELBONTÁSA, ÉRKEZTETÉS 5 Téves felbontás 6 Faxon érkezett irat kezelése 6 -ben érkezett iratok kezelése: 6 Borítékok kezelése 6 A KÜLDEMÉNYEK ELOSZTÁSA ÉS BONTÁSA 7 AZ IRATOK IKTATÁSA 7 A gyűjtőszám használata: 8 A gyűjtőív használata: 8 Kiadmányozás: 9 A postázás: 9 NYILVÁNTARTÁSBA VÉTEL 10 AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSBA VÉTELE ÉS TOVÁBBÍTÁSA 10 Szignálás 13 Formai követelmények: 13 MÁSOLAT KÉSZÍTÉSE 14 VISSZAÉRKEZETT KÜLDEMÉNYEK 14 AZ ELINTÉZETT ÜGYEK IRATAIT IRATTÁRÁBAN KELL ELHELYEZNI 14 SELEJTEZÉS 14 LEVÉLTÁRBA ADÁS 14 VEGYES RENDELKEZÉSEK 15 Az ügyintézők iratkezeléssel kapcsolatos feladatai 15 BÉKÉS MÉRTÉK KÖZÖSSÉGI HÁZ IRATKEZELÉSE 17 BÉKÉSI MENTÁLHIGIÉNÉS SZOLGÁLAT IRATKEZELÉSE 17 A SZOCIÁLIS MÓDSZERTANI IKTATÁS 18 BEÉRKEZŐ POSTAI LEVELEK, EK 18 Kimenő postai levelek, ek 18 A SZOCIÁLIS SZERVEZETI EGYSÉGEK KIEGÉSZÍTŐ IKTATÁSI RENDJE 18 Felbontandó, hivatalos postára vonatkozó kezelési szabályok: 18 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 20 Az Iratkezelési Szabályzat végrehajtásáért, betartásáért a Mentálhigiénés Egyesület valamennyi munkavállalója felelős. 20 MELLÉKLETEK 1

3 BEVEZETŐ RÉSZ A Mentálhigiénés Egyesület Iratkezelési Szabályzatának alapját a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelméről szóló 1995.évi LXVI. törvény, valamint a személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló évi XLVII. törvény (továbbiakban: Törvények) előírásai képezik. A Szabályzat célja Az iratok biztonságos kezelésének, azok szakszerű iktatásának, megőrzésének szabályozása. Irányelvként szolgál az iratok rendszeres selejtezését illetően, megakadályozva a felesleges iratanyag felhalmozódását. Alapfogalmak Iratnak kell tekinteni minden- a működés kapcsán keletkezett, vagy bármely külső szervtől érkezett-olyan adathordozót, mely írott szöveget, számadatot, térképet, rajzot, fényképet, dokumentációt, kép vagy hangfelvételt, metszetet, gépi adatfeldolgozás során rögzített egyéb adatot tartalmaz, adathordozót, adattárolót, továbbá az iktatókönyvet, iratnyilvántartást, irathoz csatolt mellékletet és könyvelési bizonylatokat. Iratként kezelendők továbbá az egyesület alapítására, működésére, tevékenységére vonatkozó hatósági okmányok. Küldeménynek tekintendő az egyesület címére érkező, és az egyesülettől kimenő adat, levél, értesítés, csomag stb. Levéltári anyagnak a gazdasági, társadalmi, jogi, tudományos, műszaki, művelődési vagy egyéb szempontból jelentős történeti értékű- bármely eljárással készült- iratot nevezünk. Az irattári tételek az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről az iratképző határidő megjelölése nélkül helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát. Külön jogszabály határozza meg a felszámolás, csődeljárás, végelszámolás esetére vonatkozó iratkezelés (átadás) és selejtezés, valamint levéltári feladatokkal kapcsolatos ügyintézés rendjét. Iratkezelésen az iratok átvételét, érkeztetését, iktatását, kiosztását, ügyintézését, elküldését és selejtezését értjük. Az iktatás célja, hogy az irat könnyen megtalálható, az ügyintézéssel kapcsolatos személyi felelősség megállapítható legyen. Az iratok rendszerezése a feladat- és hatáskörbe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre egy adott tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként (ügyiratszám) kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. Az ügyiratokat, valamint az irattári anyagba tartozó egyéb más iratokat még irattárba helyezésük előtt az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. AZ IRATKEZELÉS RENDSZERE, SZERVEZETE A Mentálhigiénés Egyesületnél az iratkezelés osztott és vegyes formában történik. Osztott az iratkezelés, mert az Egyesület központi iktatást is vezet, valamint július 1. napjától a szociális módszertan iktatását is. 2

4 Vegyes, mert az egyesületet érintő küldeményeket a központi irodában működő iktatással rendezi, de mivel az Egyesület szolgáltatásai két egyéb telephelyen is működnek (Békési Mentálhigiénés Szolgálat Békés, valamint Békés Mérték Közösségi Ház Békéscsaba) a telephelyeknek saját, szociális ellátási formánként beazonosítható iktatással is rendelkezniük kell. Ha a küldemény az egyesület telephelyére érkezik, de a telephelyet fenntartó Egyesület felé jogot illetve kötelezettséget ír elő, illetve a teljes szervezeti egység működését érinti az irat, azt azonnal, de legkésőbb 48 órán belül el kell juttatni a központi iratkezelés helyszínére. AZ ÜGYIRATKEZELÉS NYILVÁNTARTÁSA Az Egyesülethez érkezett iratok időrendben történő nyilvántartására az iktatókönyv szolgál. A hitelesített iktatókönyveket minden év elején újonnan kell megnyitni, melybe folyamatosan, sorrendben kell az iratokat az év végéig bejegyezni. Az iktatókönyvbe a következő adatokat kell bejegyezni: A nyilvántartásba vétel napját, A sorszámát és tételszámát, A beküldő intézmény megnevezését A beérkezett ügyirat számát. Az ügyirat tárgyát, Az ügyintéző nevét, Az átvevő kézjegyét A hitelesítést keltezéssel, az Egyesületi Elnök vagy Egyesületi Társelnök aláírásával, bélyegzővel kell ellátni. Az iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat: 1. azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; 2. tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; 3. kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; 4. szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek; 5. a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; 6. a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; 7. az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. A KÜLDEMÉNY ÁTVÉTELE, ELLENŐRZÉSE A küldemények beérkezésének módja: - postai úton vagy hivatali kézbesítés (levél, távirat, csomag), - magánfél személyes benyújtása által, - futárszolgálat, - telefaxon, - ügyfél által személyesen benyújtott (képviselő által benyújtott), - informatikai-telekommunikációs eszközön, számítógépes levelező rendszeren. 3

5 A küldemény átvételére jogosult 1. a címzett vagy az általa megbízott személy; 2. a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy; 3. az iratkezelést felügyelő vezető - a Mentálhigiénés Egyesület irodavezetője - vagy az általa megbízott személy; 4. a postai meghatalmazással rendelkező személy; 5. az ügyfélszolgálati iroda munkatársa; 6. hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy; 7. az iratkezelés szabályozásában meghatározott elektronikus rendszer. A küldemény ellenőrzése átvételkor A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni: - a küldemény átvételére való jogosultságot a címzés alapján; - a kézbesítő okmányok és a küldeményen lévő adatok azonosságát; - az iratot tartalmazó boríték, csomagolás sértetlenségét. A küldemény átvevője (fentiek szerint) a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az ajánlott küldemények átvételét. Az azonnali és sürgős jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal jelöli meg. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. A küldemény ellenőrzése bontáskor A küldemények felbontásakor ellenőrizni kell, hogy az iraton feltüntetett valamennyi melléklet megérkezett-e. Az irathiányt jegyzőkönyvben vagy az iraton kell rögzíteni, és a jegyzőkönyv egy példányát a küldeményhez mellékelni kell. A mellékletek hiányának pótlását az irodavezető kezdeményezi. Sérült küldemény kezelése Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét felbontva vagy sérülten érkezett záradék rávezetésével a borítékon jelölni kell, és soron kívül kell ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. A levél tartalmából megállapíthatóan hiányzó iratokról - a tárgyban felvett jegyzőkönyv megküldésével - a feladót értesíteni kell. Téves címzés Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt felbontatlanul, azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a postának vagy a feladónak. 4

6 Az ügyiratkezelés folyamatábrája Érkeztetés Postabontás Van elõzmény? Igen Elõzmény ki kell keresni Szignálás nem Iktatás Külön szabályozás szerint Kell iktatni Tárgymutató készítés Nem Elõadói ívmegnyitás Az ügy elintézõdött? igen Továbbítás ügyintézõhöz Kézi irattár 2 évig Expediálás nem Archív irattár Ügyfél Határidõ nyilvántartás IRATOK FELBONTÁSA, ÉRKEZTETÉS A küldeményeket - a módszertanhoz érkezett küldemények esetében is - az egyesület irodavezetője látja el érkeztető és dátumbélyegzővel. A Mentálhigiénés Egyesület küldeményeinek felbontására az irodavezető jogosult. A módszertani munkatársak leveleit haladéktalanul átadja a szervezeti egységnek. 5

7 Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani: - névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű, - s. k. (saját kezű) felbontásra szóló küldeményeket. Téves felbontás A tévesen felbontott küldeményeket ismételten le kell zárni és rá kell vezetni a Téves felbontás szöveget, a keltezést és a felbontó nevét, aláírását. Az ismételten lezárt iratot a haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez. Faxon érkezett irat kezelése Faxon, faxpapírra érkezett iratról - az információ tartós megőrzése érdekében - másolatot kell készíteni. A másolatot az eredeti irat őrzésére jogosult irodavezető záradékkal hitelesíti. -ben érkezett iratok kezelése: Az e-mai-ben érkezett iratot a dátumot és a feladó on-line címét is tartalmazó előlappal együtt ki kell nyomtatni, az iratkezelési szabályzatnak megfelelően iktatni, majd másolva át kell adni az ügyintézőnek a szükséges intézkedés, válasz megtétele érdekében. Az e-.mail-ben kimenő levelek minden esetben iktatószámot kapnak, s nyomtatás után esetleges intézkedés, határidős teendő érdekében az ügyintézőhöz kerülnek. Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja folyamatos működésű rendszerek esetén a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban (átvételi nyugtában) szereplő időpont. A gyors elintézést igénylő ( azonnal, sürgős jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha 1. a rendszerhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy 2. az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, 3. az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Az ismétlődés értelmezésére vonatkozó szabályokat az iratkezelés szabályozásának kell tartalmaznia. Borítékok kezelése A küldemények borítékjait a postabontó az ügyirathoz csatolja. A csatolt borítékot véglegesen akkor kell megőrizni, ha - az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, - a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, 6

8 - a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, vagy egyéb ügyintézői, kezelői feljegyzést tartalmaz, - bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merült fel, - ha a küldemény névtelenül érkezett, - a boríték egyéb esetekben történő megőrzéséről az ügyintéző dönt. A KÜLDEMÉNYEK ELOSZTÁSA ÉS BONTÁSA Iratanyagok szabályos csoportosítása: Felbontandó és hivatalos postára vonatkozó szabályok szerint kezelendő iratok. Felbontás nélkül, de hivatalosan postára vonatkozó szabályok szerint kezelendő iratok, amelynek felbontását az Egyesületi Elnök vagy Egyesületi Társelnök magának tartja fent. (Átruházott jogkörben a megbízott dolgozók is) A beérkezett postát még felbontás előtt meg kell vizsgálni, az alábbi szempontoknak megfelelően: - Ha egy irat téves címzés, vagy kézbesítés során került az Egyesülethez, azt postafordultával a feladónak vissza kell küldeni. Ha az iratból sem a feladó sem az illetékes nem állapítható meg, akkor az iratot 3 hónapig meg kell őrizni, ezután lehet selejtezni. - Ha a küldemény sérülten érkezett, vagy felbontás nyomait mutató jelek észlelhetők: - azt jelezni kell a közvetlen felettesnek - az iktatókönyvben fel kell jegyezni az esetet - meg kell állapítani, hogy a küldeményből hiányzik-e valami - hiány esetén jegyzőkönyvet kell felvenni, melyből egy példányt a küldeményhez kell csatolni, egy-egy példányt pedig a feladónak, illetve a postának kell továbbítani. - A kézbesítéskor díjfizetés ellenében kiszolgáltatott borítékok elszámolási bizonylatot képeznek. - A vezetők és dolgozók nevére szóló iratokat nem szabad felbontani. AZ IRATOK IKTATÁSA Iktatás: Az iktatás célja a beérkező- és kimenő levelek témájuk szerinti rendszerbe sorolása, és egy adott levél egy későbbi időpontban történő kikeresésének megkönnyítése. Az először beérkezett küldemény a kezdőirat, melyet az iktatókönyvben a következő szabad sorszámra iktatjuk. Az iktatókönyvben az érkezés időpontját, a beküldő nevét, az irat tárgyát, jellegét, a mellékletek számát rögzítjük. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik. Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat ennek a sorszámnak az alszámaira kerül. Az iktató szám a sorszámból és az adott év számából áll. Példa: Irat sorszáma: 25 Iktató száma: 25/2008. Ugyanabban az ügyben ismételt küldemény esetén utóiratról beszélünk. Ebben az esetben az előzményt (kezdőiratot) ki kell keresni és az utóirattal össze kell szerelni. Az előzményt már 7

9 valamelyik sorszámra beiktatták, ezért az utóiratot ennek a sorszámnak a következő alszámára kell bejegyezni. Az Egyesület gyakorlata alapján nyolc alszámot rendel egy iktatószámhoz. Ha nyolcnál több utóirat keletkezett, új sorszámot kell nyitni az iratnak. A két számon iktatott iratokat csatolni kell, s azt jelöli az iktatást végző, hogy melyik előző sorszám iratait csatolták az irathoz. Ez esetben az irat száma az iktatószámból, egy sorszámból és az adott év számából áll. Példa: Kezdőirat sorszáma 25 Utóirat száma: 1, 2, 3, 4,. 8 azaz az Kezdőirat száma alszám Iktató száma: 25-1/2008 évszám 24-2/ / / /2008. A gyűjtőszám használata: Vannak olyan ügycsoportok, melyek használatával akár több száz irat is nyilvántartható egy sorszámon. Az ilyen sorszámot gyűjtőszámnak nevezzük. Gyűjtőszámot alkalmazunk, ha egyes ügyfajtákban sok kliens vagy lényegesen sok intézkedés várható. Ekkor az irat együtt tartása indokolja a külön szabály alkalmazását. Példa: Gyűjtőirat száma: 25 Gyűjtött iratok sorszáma: 3, 4, 5, 22, 23, stb. azaz az Gyűjtőirat száma Iktató száma: 25/3/2008. sorszám 25/4/2008 évszám 25/5/ /22/ /23/2008. A gyűjtőív használata: Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azokat az ügyintéző külön iktatás nélkül, gyűjtőíven tarthatja nyilván. A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. Az intézkedések után a gyűjtőív az iratokkal együtt irattárba kerül. Az alább felsorolt küldeményeket nem kell beiktatni, de nyilvántartásukról gondoskodni kell: - jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítések és meghívók, - közlöny, folyóirat, napilap, hivatalos lap, stb., - visszaérkezett tértivevény, - sokszorosított vagy nyomdai úton előállított irat, - számlák és bankposta - belső iratforgalom A pénzügyi bizonylatok nyilvántartása és kezelése a számviteli szabályok szerint történik. 8

10 Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. A határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket a Sürgős jelzésű, hivatalból tett intézkedéseket soron kívül kell iktatni. Az iktatást minden évben 1-gyel kell kezdeni. Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni úgy, hogy az eredeti bejegyzés kétségtelen maradjon. Meg kell jelölni azt is, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át. Kiadmányozás: A Mentálhigiénés Egyesülettől kimenő leveleket az egyesület elnöke, társelnöke írhatja alá. A telephelyen keletkezett iratok aláírására a közösségi koordinátor jogosult, ha a kiadmány csak a saját szervezeti egységét érinti. Egyéb esetben az egyesület központi irodájába továbbítandó iktatásra és aláírásra az irat. A kiadmány akkor hiteles, ha az iraton szerepel a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata és a kiadmányozó saját kezű aláírása szerepel, vagy a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés szerepel, ekkor az irodavezető, mint a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő az is, ha a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés, és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata szerepel. A másolat hitelesítésére a szervezeti egységek vezetői, (közösségi koordinátorok) illetve az irodavezető jogosult. A kiadmányozáskor az aláírásra jogosult személy a döntéstervezetet, iratot saját kezű aláírásával véglegesíti, tehát a kiadmányozás olyan formai szabályok összessége, mellyel azt igazolják, hogy az irat a jogszabály által feljogosított hivatalos szervtől származik, s annak érvényes döntését tartalmazza. A kiadmánynak minden esetben tartalmaznia kell: az egyesület nevét, címét, címét és telefon számát, az ügyintéző nevét, a kiadmányozó nevét, az ügyirat tárgyát, a mellékletek számát, az ügyirat iktatószámát, esetleges hivatkozási számot. A postázás: Az elküldendő iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történő felszerelését az ügyintéző végzi. A postázást végző irodavezető azonban a postázás előtt köteles ellenőrizni, hogy az irat aláírt és bélyegzőlenyomattal ellátott. 9

11 Nyilvántartásba vétel Postabontás Ügyirat Kell iktatni? igen Gyűjtőszámra kell iktatni nem nem Külön szabályok szerint kell eljárni Kezdőirat? igen Előre meghatározott gyűjtőszámra iktatjuk A következő szabad sorszámra iktatjuk igen Az előzmény számának következő alszámára iktatjuk Előadói ív megnyitása Továbbítás az ügyintézőhöz AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSBA VÉTELE ÉS TOVÁBBÍTÁSA Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Elektronikus úton érkezett irat esetében az iratkezelési szabályozásában rendelkezni kell azokról a technikai követelményekről, amelyek az időpont megállapíthatóságát biztosítják. Amennyiben a küldő nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell csatolni. 10

12 Az elektronikus iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni és az ellenőrzés tényét az iktatásban rögzíteni kell. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell. Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Az irat munkahelyről való kivitelét, munkahelyen kívüli tanulmányozását, feldolgozását, tárolását belső szabályozásban kell rendezni. Az iktatószámnak tartalmaznia kell osztott iktatás esetén az iktatóhely azonosítóját az iktatási főszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. Ha az ügyintézés szakmai követelménye ezt szükségessé teszi, további szám, illetve betűjel alkalmazható, amelyek jegyzékét a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában kell rögzíteni. Az ügyirat tárgyát illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot az iktatókönyv tárgy rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az az irat tartalmát nem érintően lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. A kézi iktatókönyv esetében az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá a körbélyegző lenyomatával hitelesíteni kell. Az elektronikus úton érkezett irat iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügyintézőről és hivatali elérhetőségéről az érkeztetési számra hivatkozással a küldőt, ha ezt kérte, a beérkezéstől számított három napon belül elektronikus úton értesíteni kell. Az értesítés felhasználható az üggyel kapcsolatosan fennálló fizetési kötelezettségre vonatkozó értesítésre is, de azt önállóan is meg lehet küldeni. Nem kell iktatni, de jogszabályban, vagy az iratkezelési szabályozásában meghatározott esetekben nyilván kell tartani: 1. könyveket, tananyagokat; 2. reklámanyagokat, tájékoztatókat; 3. meghívókat; 4. nem szigorú számadású bizonylatokat; 5. bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; 6. pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint); 7. munkaügyi nyilvántartásokat; 11

13 8. anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; 9. közlönyöket, sajtótermékeket; 10. visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az előzményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az elő-irat iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e a folyamatban lévő ügynek előzőleg érkezett irata. Ha van, akkor az újonnan érkező iratot a sorszám következő alszáma alatt kell feljegyezni és az előirathoz csatolni. Ha az ügynek csak a folyó évet megelőző évben volt előirata, az iratot új számra kell iktatni, és a korábban keletkezett iratot az utóirathoz kell csatolni. Az iktatókönyvet, a bélyegző lenyomatát, vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat bármely módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha az iktatókönyvben az iktatás keltének, vagy az ügy tárgyának helyesbítése szükséges, a téves szöveget, számot egy vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. Az Egyesületi Társelnök által átruházott jogkörben a Szolgálat Vezető Közösségi Koordinátor jelöli ki minden beérkező iratnál a felelős ügyintézőt. Az ügyintéző kijelölésével párhuzamosan utasítást kell kiadni az elintézés határidejére és módjára vonatkozóan is. Azoknál az iratoknál, amelyek felbontási jogát az Egyesületi Elnök/Társelnök magának tartotta fenn, a bontással egy időben kell kijelölni az ügyintézőt. Ha az ügyintéző kijelölése az előirat alapján már megtörtént, a fenntartó Egyesület non-profit ügyintéző munkatársa az újonnan érkezett iraton ezt feltünteti. Az ügyintéző kijelölése után az iratokat vissza kell juttatni az iktatóba (határidő, kézbesítés). A soron kívüli intézkedést igénylő iratokat azonnal az ügyintézőhöz kell juttatni. Az ügyintézők nem tarthatnak maguknál iratot. Ha egyes iratok visszatartása a napi munka érdekében indokolt ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet határidő-nyilvántartásba kell venni. Az ügyiratpótló lapnak tartalmaznia kell: - az ügyirat számát - az irat tárgyát - ügyintéző nevét, beosztását 12

14 - átvétele időpontját - visszaadás határidejét, időpontját. A határidős iratokat, iratpótló lapokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve kell kezelni. Ha az intézkedés megtörtént vagy a válasz beérkezik, az iratot ki kell emelni a határidőnyilvántartásból és az iktatókönyv határidő rovatából törölni kell a dátumot. Azt az iratot, amely a határidő lejárta előtti napig nem került elintézésre, ki kell emelni az iratok közül. Ha az iraton sürgetésre vonatkozó utasítás szerepel, és az irat ennek ellenére sem került elintézésre, az iktató köteles erről az ügyintéző közvetlen felettesét tájékoztatni és az elintézést sürgetni. Határidő módosítás esetén az iktatókönyv határidő rovatában az elmulasztott határidőt alá kell húzni, és újabbat kell bejegyezni. Szignálás Az iratkezelő az érkezett iratot köteles az illetékes szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető megbízottjának átadni, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). Az iratkezelés szabályozása rendelkezhet úgy, hogy bizonyos, jól meghatározott iratcsoport esetén szignálás nélkül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve (ügyszám), közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani. Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg. A szervezeti egység vezetője elrendelheti az irat bemutatás előtti iktatását. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot csak a Szervezeti és Működési Szabályzatban, ügyrendben meghatározott, képviseleti joggal rendelkező személy írhat alá. Az irat akkor hiteles, ha: 1. azt az illetékes saját kezűleg aláírja, vagy a neve mellett az s. k. jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá 2. a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. A keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni. A bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. Formai követelmények: Hivatalos irat csak az intézmény logójával ellátott hivatalos levélpapírján küldhető, Bal oldalon az iktatószámnak kell szerepelnie Az iktatószámmal egyvonalban, de az irat jobb oldalán az irat tárgyát kell megjeleníteni Az iktatószám alatt az ügyintéző neve szerepel 13

15 A tárgy megnevezése alatt az esetleges mellékleteket kell db számmal feltüntetni (ha nagymennyiségű melléklet szerepel, a db szám helyett a csomag jelzés alkalmazható) A melléklet alá kell hogy kerüljön az esetleges hivatkozási szám, amennyiben hivatalos válaszadásra kerül sor, Az ügyiratot záradékkal kell ellátni, amelyben fel kell sorolni mindazon személyeket, akiket az irat tartalmáról értesítenek, Minden kiadványt az aláírás mellett el kell látni az intézet nevét feltüntető körbélyegző lenyomatával, A hitelesítést a kiadó nevével egy vonalban eredeti aláírással a papír bal oldalán kell végezni MÁSOLAT KÉSZÍTÉSE A kiadmányozás után, az adott ügyiratról hiteles másolat készítését és kiadását az Egyesületi Elnök rendelheti el, illetve engedélyezheti. A hiteles másolat készítése a Szolgálat Vezető, illetve az általa megbízott feladata. A másolatot hiteles másolat jelzéssel, keltezéssel és aláírással a kezelő, vagy az ügyintéző munkatárs hitelesíti. VISSZAÉRKEZETT KÜLDEMÉNYEK A visszaérkezett küldeményt az illetékes ügyintézőnek kell bemutatni, aki megvizsgálja a sikertelen kézbesítés okát. Ha a címzés nem megfelelő, vagy nem egyezik a kiadmánytervezeten szereplővel, a küldeményt helyes címzéssel, esetleg új határidő megjelölésével továbbítani kell. Az ügyintézőknek a címzett felkutatását minden lehetséges módon meg kell kísérelnie. Ha ennek ellenére a küldemény nem kézbesíthető, e tényt felé kell jegyezni a borítékra, ezt dátummal, aláírással hitelesíteni kell, és ha az ügyirat egyéb intézkedést nem igényel, iktatni kell. AZ ELINTÉZETT ÜGYEK IRATAIT IRATTÁRÁBAN KELL ELHELYEZNI Az iratkezelési szabályozásában az iratkezelés minden fázisára meg kell határozni azokat az előírásokat, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát. SELEJTEZÉS Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és bélyegző lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik. LEVÉLTÁRBA ADÁS A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét 14

16 képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni. VEGYES RENDELKEZÉSEK A jóváhagyott iratkezelési szabályzatot az egyesület munkavállalói előtt ismertetni kell. Az egyesület vezetői az ügyiratkezelés rendjét kötelesek ellenőrizni az irányításuk alá tartozó területen. A bélyegzőket munkaidő után lemezszekrényben, illetve biztonsági zárral ellátott helyen kell őrizni. A szekrény kulcsát a bélyegző használatára jogosult személy köteles magánál tartani. Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében. Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a következők ellen: jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint megsemmisülés és sérülés. A alkalmazottak (munkavállalók) csak azokhoz az akár papíralapú, akár gépi adathordozón tárolt iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani. Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. A szerv vezetője köteles az üzemeltetés és az adatbiztonság olyan szabályozására, amely alapján a feladatok, hatáskörök pontosan meghatározásra kerülnek és végrehajthatók. Az ügyintézők iratkezeléssel kapcsolatos feladatai Az ügyintéző az intézkedéstervezetén köteles az iktatást végző részére kiadói utasítást adni/ információt kérni, az alábbiakra vonatkozóan: a címzettekre, ha a kiadvány a címzett nevét nem tartalmazza, az elküldendő mellékletekre, a határidő nyilvántartásba helyezésére, az irat elküldés, vagy iktatás előtti ellenőrzésre, a kiadvány postai továbbításának módjára. 15

17 Az ügyintéző az iktatásra csak abban az esetben adhat utasítást, ha az ügykörben kiadmányozási joga van. Dokumentumok, megőrzési kötelezettség Az FSZH finanszírozási szerződés keretében biztosított közösségi alapellátások dokumentumai és megőrzési kötelezettségére vonatkozó előírás A Fenntartó az egyes ellátások finanszírozási szerződés mellékletét képező dokumentumokat az előírásoknak megfelelően vezeti és tárolja olyan módon, hogy abból a tényleges munkavégzés megállapítható. A finanszírozási szerződés alapján köteles a Fenntartó az eredeti dokumentumokat vagy azok hitelesített másolatait bemutatni az ellenőrzésre a finanszírozási szerződés, valamint külön jogszabály alapján jogosult szervezeteknek, illetve azok képviselőinek. A Fenntartó köteles a szerződés mellékletét képező eredeti dokumentumokat vagy azok hitelesített másolatait, valamint az elszámolást és annak alapját képező összes dokumentumot, iratot, számlát, a szerződés megszűnésétől számított 5 évig megőrizni. 16

18 Békés Mérték Közösségi Ház iratkezelése Az iratkezelési és iktatási szabályzat betartása a Közösségi Ház is kötelező érvényű, az alábbi iktatási szabállyal kiegészülve: Az iktatás ellátási formánként, beazonosítható betűkóddal történik, KÜLÖN iktatókönyvben. Pszichiátriai betegek közösségi alapellátásának kódja BM (Békés Mérték)-Pk (Pszichiátriai közösségi) Szk (Szenvedély közösségi) Pl. BM-Pk-1/2008 Szenvedélybetegek közösségi alapellátásának betűkódja Szk Pl. BM-Szk-45/2008 Pszichiátriai betegek nappali ellátásának betűkódja Pn Pl. BM-Pn-67/2009 Szenvedélybetegek közösségi alapellátásának betűkódja Szn Pl. BM-Szn-23/2008 Békési Mentálhigiénés Szolgálat iratkezelése Az iratkezelési és iktatási szabályzat betartása a Mentálhigiénés Szolgálatra is kötelező érvényű, az alábbi iktatási szabállyal kiegészülve: Az iktatás ellátási formánként, beazonosítható betűkóddal történik, KÜLÖN iktatókönyvben. Pszichiátriai betegek közösségi alapellátásának kódja MSz(Mentálhigiénés Szolgálat)-Pk (Pszichiátriai közösségi) Szk (Szenvedély közösségi) Pl. MSz -Pk-1/2008 Szenvedélybetegek közösségi alapellátásának betűkódja Szk Pl. MSz -Szk-45/2008 Pszichiátriai betegek nappali ellátásának betűkódja Pn Pl. MSz -Pn-67/2009 Szenvedélybetegek közösségi alapellátásának betűkódja Szn Pl. MSz -Szn-23/

19 A SZOCIÁLIS MÓDSZERTANI IKTATÁS Beérkező postai levelek, ek A beérkező postai levelek és ek iktatása a központi iktatóban történik, külön iktatókönyvben. Iktatás után az irat továbbítása történik a módszertanra úgy, hogy az eredeti példány az iktatóba, míg a fénymásolt példány a módszertanra kerül. Kimenő postai levelek, ek A kimenő leveleket a Mentálhigiénés Egyesület elnöke, illetve társelnöke írják alá. A kimenő levélnek rendelkeznie kell a módszertan fejlécével, az iktatószámmal, az eljáró ügyintéző nevével, a levél tárgyával és a levél mellékleteinek számával. Egy levél több címre való - postai úton történő - kiküldése esetén az összes levél 1 példányban való kinyomtatásán túl (melyek aláírás után postázásra kerülnek), még további egy példányt kell nyomtatni (ez kerül az iktatóba), és címlistát kell készíteni, amin szerepel minden címzett, ahova a levél küldve lesz és ezt csatolni kell az irattári példányhoz. (A címlistának tartalmaznia kell az intézmény nevét, címét, a címzett nevét, beosztását.) ben történő továbbítás esetén a levelet két példányban kell kinyomtatni (ezek kerülnek az iktatókba és az ügyintézőhöz), illetve egy címlistát kell csatolni, mely tartalmazza az intézmény nevét, címét. A kinyomtatott leveleket a módszertani munkatárs aláírás után átadja a központi iktatónak, aki a levelekhez borítékot ír, és intézkedik a postázásról. A kimenő levelet a központi iktató egy példányban lefénymásolja, így az iktatóba az eredeti példány, a módszertani munkatárshoz a másolat kerül. Egyebekben a módszertan iktatása, levelezése nem tér el a Mentálhigiénés Egyesület központi iratkezelésétől. A SZOCIÁLIS SZERVEZETI EGYSÉGEK KIEGÉSZÍTŐ IKTATÁSI RENDJE A napi posta felbontása az intézményvezető feladata. Távolléte esetén az általa megbízott személy bonthat postát. Felbontandó, hivatalos postára vonatkozó kezelési szabályok: 1.) A posta felbontásakor meg kell győződni arról, hogy a boríték tartalmazza-e a megjelölt iratokat és mellékleteket. Az iratokat érkeztetni kell és a mellékletek számát, megnevezését fel kell sorolni. Az esetleges előforduló hiányt jelezni kell. 2.) Téves felbontás esetén a borítékot ismét le kell zárni. El kell látni TÉVES FELBONTÁS megjegyzéssel és a bontást végző aláírásával. 3.) Azon küldeményeket, iratokat, amelyek magánjellegét nem lehetett egyértelműen megállapítani és ezért felbontásra kerültek, MAGÁNJELLEG MEGÁLLAPÍTHATATLAN jelzéssel és a bontást végző aláírásával kell ellátni. Ilyen esetben a borítékot is csatolni kell. 18

20 4.) Ha az ügyiratból egyértelműen megállapítható, hogy annak elintézése nem tartozik a Szolgálat hatáskörébe, azt a fenntartó Egyesület Irodavezető munkatársához kell eljuttatni, aki az illetékes szervhez továbbítja. 5.) Ha az ügyirat tévedésből került a Szociális szervezeti egységhez és abból sem az intézkedésre hivatott szervet, sem a feladót nem lehet megállapítani, az iratot 3 hónapig meg kell őrizni, ezután lehet selejtezni. 6.) Ha a küldemény pénzt vagy értéket tartalmaz, a felbontó köteles az iratra az összeg vagy érték megnevezését rávezetni. Minden értéket, amely nem névre szólóan érkezik az egyesület pénztárába kell leadni. 7.) Táviratot, telefaxot ugyanúgy kell iktatni és kezelni, mint a postán érkezett iratot. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. Az elektronikusan érkezett iratot iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről, és a közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól. Az iratot iktatni nem kell. Amennyiben az iratnak csak egyes elemei nem nyithatóak meg a rendelkezésre álló eszközökkel, úgy a küldőt három napon belül értesíteni kell az elemek értelmezhetetlenségéről, és a közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól, illetve a hiánypótlás szükségességéről és lehetőségeiről. Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. Iktatás Ellátási formánként, beazonosítható betűkóddal szükséges ellátni a beérkező, kimenő iratot. Pszichiátriai betegek közösségi alapellátásának betűkódja Pk Pl. Pk-1/2008 Szenvedélybetegek közösségi alapellátásának betűkódja Szk Pl. Szk-45/2008 Pszichiátriai betegek nappali ellátásának betűkódja Pn Pl. Pn-67/2009 Szenvedélybetegek közösségi alapellátásának betűkódja Szn Pl. Szn-23/

21 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Az Iratkezelési és Iktatási Szabályzat végrehajtásáért, betartásáért a Mentálhigiénés Egyesület valamennyi munkavállalója felelős. A közokiratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelméről szóló évi LXVI. törvény, valamint a személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló évi XLVII. törvény előírásai alapján a Mentálhigiénés Egyesület Iratkezelési és Iktatási Szabályzatát szeptember 19. hatállyal kiadom. Módosítás kiadva: január 1. P.h. Szűcs Judit elnök Melléklet Fejléc minta Mentálhigiénés Egyesület Békés Mérték Közösségi Ház Békési Mentálhigiénés Szolgálat Kísérőlevél minta Előadói ív Ügyiratpótló lap 20

22 Dél-kelet Magyarországon működő M E N T Á L H I G I É N É S E G Y E S Ü L E T Fenntartó székhelye, levelezési címe: 5630 Békés, Borosgyán u. 1/1. T/Fax: 06/66/ menta.bekes@gmail.com Honlap: 21

23 MENTÁLHIGIÉNÉS EGYESÜLET Dél-alföldi Regionális Szociális Módszertani Intézmény tagja Pszichiátriai és Szenvedélybeteg ellátás módszertana 5601 Békéscsaba, Pf Módszertani Iroda: 5630 Békés, Borosgyán u. 1/1. T/Fax: 06/66/ Honlap: 22

24 Békési Mentálhigiénés Szolgálat Fenntartó: Mentálhigiénés Egyesület 5630 Békés, Újváros, Borosgyán u. 1/1. Tel.: 06/66/ , +3630/ Web: 23

25 BÉKÉS MÉRTÉK KÖZÖSSÉGI HÁZ Fenntartó: Mentálhigiénés Egyesület 5600 Békéscsaba, Békési út / , 0 6 / 3 0 / bekesmertek2@gmail.com bekesmertek@t-online.hu Honlap: 24

26 ELŐADÓI ÍV Szám:..../ Az érkezés kelte:... Az utóirat száma:... Kapcsolódó számok:. Tárgy: Ügyintéző:. Elintézési határidő: Sürgetés: KEZELÉSI UTASÍTÁS I. II. III. IV. V. VI KÉREM LEÍRÁSA Példányszám: Fejléces papírra Sima papírra Boríték (db) Kisalakú, közepes, nagyalakú Aláírásra visszakérem Tértivevénnyel Sima levélként Ajánlott Elsőbbségi KÜLDENDŐ Postázás után visszakérem LÁSSA: Kiadmányozás előtt: Elküldés előtt: Irattárba helyezés előtt: IRATTÁRBA HELYEZÉS HATÁRIDŐVEL IRATTÁRBA HELYEZÉS VÉGLEGESEN 25

27 Ügyiratpótló lap Ügyirat száma:.. Ügyirat tárgya:. Ügyintéző neve:... Beosztása:.... Átvétel időpontja. Visszaadás határideje:.. Visszaadás időpontja:.. 26

28 Az Iratkezelési és Iktatási Szabályzatban foglaltakat megismertem és magamra nézve kötelezőnek tartom. 27