Iratkezelésiszabályzat V_01-1/73 Hatályos: től

Átírás

1 - 1/73 Hatályos: től

2 DOKUMENTUM ADATLAP Szervezet neve: Országos Orvosi Rehabilitációs Intézet Szervezet székhelye: 1121 Budapest, Szanatórium utca 19. Dokumentum teljes neve: Dokumentum rövid neve: Dokumentumot kiadta: Dokumentum minősítése: Dokumentum iktatószáma: Iratkezelési szabályzat Iratkezelési szabályzat Főigazgató Belső használatra Kiadott verziók: Verzió Módosítás Lezárva Hatálybalépés Készítette Elektronikus neve változat V_ Dr. Albecz Gabriella Jóváhagyom: Budapest, főigazgató - 2/73 Hatályos: től

3 Tartalomjegyzék I. Fejezet:A szabályzat célja... 4 II. Fejezet: A szabályzat hatálya... 4 III. Fejezet: Hivatkozások... 4 IV. Fejezet: Felelősségi körök... 5 V. Fejezet: Fogalom meghatározások... 7 VI. Fejezet: Az Irattári Terv VII.Fejezet: Az iratok kezelésének általános követelményei VIII.Fejezet: Az iratkezelés folyamata IX. Fejezet: Irattározás X. Fejezet: Az irat átmeneti vagy végleges kiadása XI. Fejezet: Selejtezés XII. Fejezet: Intézkedések a szerv, szervezeti egység megszűnése, feladatkörének megváltozása és munkakör átadása esetén XIII. Fejezet: Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb rendelkezések XIV.Fejezet: Záró rendelkezések Irattári terv Iratminták /73 Hatályos: től

4 I. Fejezet:A szabályzat célja Aköziratokról, a közlevéltárakról és a magán levéltári anyag védelméről szóló, a évi CXLIX. törvénnyel módosított, év ILXVI. törvény, valamint A közfeladatot ellátószervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet alapján a következőket rendelem el: Az Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja az OORI-n belül az iratok keletkezésének, átvételének, érkezésének, nyilvántartásának, továbbításának, biztonságos őrzési módjának, rendszerezésének, segédletekkel ellátásának, irattárazásának, selejtezésének és levéltárba történő átadásának egységes elvek szerint történő szabályozása oly módon, hogy az iratok útja nyomon követhető, holléte pontosan megállapítható, visszakereshető és az irat épségben megőrizhető legyen. Meghatározza az iratkezelésben közreműködő személyek feladat- és hatáskörét. A Szabályzat elválaszthatatlan részét képezi az Irattári Terv. II. Fejezet: A szabályzat hatálya A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az OORI valamennyi szervezeti egységére és annak iratanyagára, azaz meghatározza az intézményhez beérkező és a helyben keletkezett papíralapú és elektronikus iratok kezelésének egységes követelményeit. A Szabályzat személyi hatálya kiterjed az OORI közalkalmazottaira, a jogi képviseletet ellátó jogtanácsosokra, ügyvédekre, valamint a megbízási jogviszony keretei között foglalkoztatott természetes és jogi személyekre az iratkezeléssel összefüggő tevékenységük tekintetében. A Szabályzat előírásait kötelezően alkalmazni kell az intézmény teljes ügyvitelében, támogató és kapcsolódó tevékenységében megvalósuló iratkezelési feladatok végrehajtása során. Az egészségügyi dokumentáció kezelése a külön szabályzatokban foglalt előírások szerint történik. A Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló évi CLV. törvényben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. III. Fejezet: Hivatkozások Az Iratkezelési Szabályzat a köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet alapján készült. Az Országos Orvosi Rehabilitációs Intézet (továbbiakban: OORI) iratkezelését a fenteken túl különösen a következő jogszabályok határozzák meg évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról 43/2013. (II. 19.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól 78/2010. (III. 25.) Korm. rendelet az elektronikus aláírás közigazgatási használatához kapcsolódó követelményekről és az elektronikus kapcsolattartás egyes szabályairól 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről - 4/73 Hatályos: től

5 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól 3/2005. (III. 18.) IHM rendelet az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokra és ezek szolgáltatóira vonatkozó részletes követelményekről 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól 62/1997. (XII. 21.) NM rendelet az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezelésének egyes kérdéseiről IV. Fejezet: Felelősségi körök 4.1. A Főigazgató az OORI Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározza az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. Jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, az irattári terv és az iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért az OORI Főigazgatója felelős Az OORI iratkezelésének megszervezésénél alapvető feladat a következő követelmények érvényesítése: a) az OORI-hoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; b) az irat tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; c) az irat kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; d) az irat szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez szükséges személyi, tárgyi, technikai feltételek biztosítottak legyenek; e) a beérkezett és továbbított iratok megváltoztathatatlansága biztosított legyen; f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; g) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson Az iratkezelés felügyeletét a Gazdasági Igazgató látja el, aki felügyeli, illetve gondoskodik: a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres, dokumentált ellenőrzéséről, b) intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, c) szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását, d) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről, - 5/73 Hatályos: től

6 e) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról, f) a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárával történő együttműködésért, az iratanyag szabályos selejtezéséért, a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítésének végrehajtatásáért, g) az Irattári Tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért A Gazdasági Igazgató az Informatikai Osztály közreműködésével gondoskodik: az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről Az Informatikai Osztály vezetőjének kapcsolódó feladatai az alkalmazott elektronikus iratkezelési szoftverrel összefüggésben: OORI-nál üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket, kijelöli az iratkezelési szoftver vonatkozásában a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt Igazgatók, osztályvezetők iratkezelési feladatai: Az ügykezelő, ügyintézők ügyirat-kezelési munkáját jelen Szabályzatban foglaltak figyelembevétele mellett a szervezeti egység vezetők időközönként ellenőrzi kötelesek. Az adott szervezeti egységet és annak munkáját irányító vezető hatáskörének megfelelően köteles rendszeresen ellenőrizni és gondoskodni, hogy: a) a munkatársak a munkájukkal összefüggő iratkezelési, irattárazási ismereteket elsajátítsák, az előírásokat megtartsák és a szükséges eszközöket használják, b) a munkatárs ne követhessen el olyan mulasztást, amely miatt a rendszer működése, az iratkezelés folyamata meghiúsul (figyelmeztetés ellenére az előírt rendszert nem használja, oktatáson saját hibájából nem vesz részt, stb.), amennyiben ilyet észlel, megteszi a szükséges intézkedéseket. c) felelős a rábízott területen az iratkezelési szabályok betartásáért, az előírásoknak megfelelő munkavégzés feltételeinek folyamatos ellenőrzéséért, d) folyamatosan köteles ellenőrizni az iratkezelési előírások betartását, gondoskodni az incidensek megelőzéséről, távolléte idejére köteles megfelelő helyettesítő személyről gondoskodni, e) köteles a szükséges utasításokat kellő időben a munkatársaknak, a rendszer felhasználóinak megadni Ügykezelők feladatai: - 6/73 Hatályos: től

7 Az ügykezelő a munka végzésére vonatkozó szabályok betartásával végezhet munkát. Így különösen köteles: a) a rendelkezésére bocsátott munkaeszköz állapotáról a tőle elvárható módon meggyőződni, azt rendeltetésének megfelelően és a vonatkozó utasítása szerint használni, b) a munkája elvégzéséhez szükséges ismereteket elsajátítani és azokat a munkavégzés során alkalmazni és fejleszteni, a részére előírt képzéseken részt venni, c) a problémát, incidenst, veszélyt jelentő rendellenességet, üzemzavart tőle elvárhatóan megszüntetni, vagy erre intézkedést kérni a felettesétől, d) minden iratkezelési hiányosságot köteles azonnal jelenteni a felettesének, e) szükség esetén az irattári tételszám meghatározása Az ügyintézők iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai: a) döntés az előzményiratok szereléséről, b) az OORI feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése, c) az irattári tételszám meghatározása, d) egyéb kezelési feljegyzések, utasítások megadása, e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása, f) az iratokkal való elszámolás, g) a bélyegzők biztonságos tárolása, a vezető utasítása szerinti használata A Főigazgatói Titkárság valamint a Gazdasági Igazgatóság Titkárság vonatkozásában a munkatársak iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai: a) a beérkezett küldemények átvétele, nyilvántartása (bontás, érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, az iratok Központi Irattárba adása, levéltári átadása, valamint ezek ellenőrzése, b) az iratnak az Igazgatóságok, osztályok részére történő dokumentált kiadása és visszavétele c) a bélyegzők biztonságos tárolása, a vezető utasítása szerinti használata A Szabályzatban leírtak vonatkoznak valamennyi szervezeti munkatársra, akik az irattári tervben lévő bármely iratot kezelik A Szabályzatot és az Irattári Tervet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szervezeti egység feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás, vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell. A módosításról a Gazdasági Igazgató javaslata alapján a Főigazgató dönt. E szabályzat alkalmazásában: V. Fejezet: Fogalom meghatározások Átadás: irat, ügyirat vagy irat együttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; Átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik; - 7/73 Hatályos: től

8 Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása; Elektronikus archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos és olvashatóságát biztosító megőrzése elektronikus adathordozón; Elektronikus érkeztető nyilvántartás: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatás-együttese, amely az érkeztetési információk rögzítését, megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja; Elektronikus iktatókönyv: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatás-együttese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja; Elektronikus irattár: az OORI által használt iratkezelési szoftver - ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is - azon része, vagy olyan adatbázis, amelyben az elektronikusan tárolt irattári anyag meghatározott időtartamú elektronikus őrzése történik; Elektronikus levél: az egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes; Elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról a vonatkozó rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest; Elektronikus tájékoztatás: az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény szerint előírt elektronikus közzétételi kötelezettség; Elektronikus ügyintézés: a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény szerinti elektronikus ügyintézés; Elektronikus ügyintézési felügyelet: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti hatóság; Elektronikus űrlapok: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti elektronikus adatbeviteli felület; Elektronikus visszaigazolás: olyan - kiadmánynak nem minősülő - elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés azonosítójáról, valamint a külön jogszabályban meghatározott egyéb adatokról is értesíti annak küldőjét; Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz; Előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni; Érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele; Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés és küldés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása; - 8/73 Hatályos: től

9 Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az irat beérkezésével vagy az érkeztetéssel egy időben vagy az érkeztetést, keletkezést követően; Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja; Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység; Iratkezelési szoftver: az iratkezelési alapfolyamatot támogató olyan informatikai alkalmazás, amely alapfunkcióját tekintve az e Szabályzatban foglalt iratkezelési műveleteket vagy azok egy részének végrehajtását támogatja, függetlenül attól, hogy ezek mellett egyéb funkciókat is ellát; Iratkölcsönzés: a papír alapú ügyirat vissza hozatali kötelezettség melletti kiadása az átmeneti vagy a központi irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása; Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tároló hely; Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése - elektronikus irattár esetén archiválása -, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre; Irattári anyag: rendeltetésszerűen az OORI-nál maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége; Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét; Irattári tétel: az OORI vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosító; Kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez; Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata; Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások; - 9/73 Hatályos: től

10 Közfeladatot ellátó szerv: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy; Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott; Közlevéltár illetékessége (illetékességi köre): a maradandó értékű irattári anyagnak az a köre, amelyre vonatkozóan törvény közlevéltárba adási kötelezettséget ír elő, s amelyet az adott közlevéltár törvény rendelkezése, illetve fenntartójának döntése alapján köteles átvenni; Közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár; Központi irattár: az OORI irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is; Küldemény: papír alapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el; Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; Küldő: a küldemény tartalmából, vagy a küldeményhez kapcsolódó azonosító adatokból a küldemény benyújtójaként azonosítható személy vagy szervezet; Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény; Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható; Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható; Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; Naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; Papír alapú érkeztető könyv: hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben a küldeményeknek az OORI-hoz történő beérkezésének a nyilvántartásba vétele megtörténik; Papír alapú iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz; - 10/73 Hatályos: től

11 Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése; Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása; Szerv: a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet; Szervezeti és Működési Szabályzat: az OORI tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti az OORI, azon belül a szervezeti egységek feladatait, és a feladatokhoz rendelt hatásköröket; Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása; Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is; Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat; Ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy; Ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja. VI. Fejezet: Az Irattári Terv Az Irattári Terv (1. sz. melléklet) két főcsoportból áll: Általános rész, Különös rész. Az általános részbe az OORI működésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig az OORI alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. Az Irattári Terv szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá az OORI ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra. Az egyes irattári tételeket irattári tételszámokkal kell ellátni. Az irattári terv az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározza az irattári őrzési idő letelte után selejtezhető iratok, továbbá a nem selejtezhető iratok körét. A maradandó értékű köziratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárának átadni. Az irattári terv tartalmazza azokat a nem selejtezhető irattári tételeket is, amelyek megőrzéséről helyben kell gondoskodni. Az irattári tervben használt rövidítések: NS = nem selejtezhető HN = határidő nélkül őrzendő = levéltári engedély után megsemmisíthető VII. Fejezet: Az iratok kezelésének általános követelményei 7.1. Az iratok rendszerezése Az OORI-nál a feladat- és hatáskörbe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében, az azonos ügyre egyedi tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett - 11/73 Hatályos: től

12 iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek. Az iratokhoz (alszámokhoz) szükség esetén iratborító nyomtatható Az OORI-ba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratok nyilvántartása az elektronikus iktatórendszerben történik. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik Az ügyiratokat, és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket, legkésőbb az irattárba helyezésük előtt - az irattári terv alapján - irattári tételekbe kell sorolni, és irattári tételszámmal kell ellátni Az elintézett, az ügyvitelhez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőnek az irattárban (átmeneti/központi) az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni Az irattár kezelője irattári tételszámmal el nem látott iratot őrzésre irattárba nem vehet át Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Az OORI-hoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített, az okirat szabályainak megfelelően vezetett és hitelesített elektronikus programmal vezérelt adatbázisba kell nyilvántartani Az érdemi ügyintézést igénylő iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyv, adathordozójától függetlenül az okirat szabályainak megfeleljen, és az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni A belső és külső iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét függetlenül annak adathordozójától minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelő) megszűnés, átszervezés, és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. - 12/73 Hatályos: től

13 7.3. Hozzáférés az iratokhoz Az Intézmény iratanyaga használható belső ügyviteli célból és külső szerv, vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolatkészítés, kutatás Az Intézmény dolgozói hozzáférhetnek azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelynek megismerésére a kiadmányozásra jogosult vezető felhatalmazást ad Az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásáról az iratkezelésért felelős vezető írásban rendelkezhet. Ennek keretében figyelemmel az irat védelmének követelményeire kell meghatározni: - a munkahelyről kivihető iratok körét, - a kivitel engedélyezésének módját, - az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásának időtartamát, - az irat vissza-hozatalának időpontját A kölcsönzés másolattal is teljesíthető. Az irattári anyag védelme érdekében, külső szervnek, vagy személynek, eredeti iratot kölcsönözni csak a kiadmányozási joggal rendelkező vezető írásbeli engedélyével, indokolt esetben lehet Az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat, másolat készíthető, papíralapra, vagy elektronikus formában. a.) A papíralapú másolatot, annak készítője, keltezéssel és aláírásával látja valamint a hiteles másolat formulával látja el. b.) A papíralapú dokumentumról egyszerű és hiteles elektronikus másolat készíthető. c.) Az ügyviteli rendszerbe kerülő egyszerű másolat tartalmi és formai megfelelőségét a rendszer naplózása biztosítja. d.) A hitelesített másolat készítése során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen. e.) Az elektronikus másolatnak az eredeti dokumentummal történő egyezése biztosítható - olyan másolatkészítő szoftverrel, amely rendelkezik a külön jogszabály szerinti szakmai akkreditáló bizottságok által akkreditált és tanúsításra jogosult szervezet által kiadott igazolással, vagy - két független ellenőrzési algoritmust alkalmazó szoftverrel lefolytatott ellenőrzéssel, ha az ellenőrzés eredménye igazolja az elektronikus dokumentumok teljes egyezőségét. f.) Az elektronikus másolatot metaadatok elhelyezésével kell létrehozni. Kötelező metaadatok: - a papíralapú dokumentum megnevezése; - 13/73 Hatályos: től

14 - a papíralapú dokumentum fizikai paraméretei; - a másolatkészítő szervezet megnevezése és a másolatkészítő személy neve; - a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos - megnevezése - a másolatkészítés ideje; - az elektronikus aláírás érvényességi ideje, vagy annak igazolása, hogy az - érvényességi idő határozatlan. g.) Az elektronikus másolatot fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel kell hitelesíteni. h.) Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás, illetőleg egy időbélyegző Tudományos célú kutatást az irattári anyagban, a levéltári törvényben meghatározottak alapján, az Intézmény főigazgatója engedélyezhet. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek 15 év után is az intézet őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani Az iratok védelme Az ügyvitelben dolgozók felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratok és adatok biztonságáért. Abban az esetben ha az ügyviteli dolgozó hibájából adódóan az ügyiratok és adatok biztonsága sérülne a munkáltatói jogkör gyakorlója a kötelezettségszegés súlyával arányos hátrányos jogkövetkezményeket állapíthat meg a munkavállaló irányába Az iratanyag védelmének jogi és technikai oldala van. a.) A jogi védelem, a jogszabályokban meghatározottak szerint, a személyes adatok védelmét és a közérdekű adatok nyilvánosságát biztosítja. A jogi védelem keretében az iratokat a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal ellen kell védeni. A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást tartalmazó, illetve a közérdekű adatok nyilvánosságra hozatalára irányuló kérelmet az ügyirat részeként kell kezelni. b.) Az iratvédelem technikai része az információt hordozó iratok fizikai állapotának védelmét jelenti. A technikai védelem részei: az irodai, raktári védelem; a tűzvédelem; a légszennyeződés megakadályozása; a hőmérséklet és a légnedvesség optimalizálása; az iroda, a raktár és az iratanyag takarítása; az iratkonzerválás és fertőtlenítés; a kártevők elleni védekezés; és a károsodott anyag megmentésével kapcsolatos feladatok Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát). - 14/73 Hatályos: től

15 Az elektronikus dokumentumokat védeni kell az adatok jogosulatlan személy általi megsemmisítése, megváltoztatása vagy hozzáférhetetlenné tétele ellen A védelmét mind a szervezeten belülről, mind a szervezeten kívülről jövő informatikai támadások esetére ki kell építeni. Biztosítani kell az elektronikus rendszer védelmét a vírusokkal és más rosszindulatú programokkal szemben, valamint a kéretlen elektronikus üzenetek ellen Az iratkezelési szoftver elemeinek (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) védelmét a rendszerbe épített olyan mentési rend biztosítja, amely lehetővé teszi azok helyreállítását. A mentési rend meghatározza a mentések típusát, módját, a visszatöltési és helyreállítási teszteket, valamint eljárásokat A nyilvántartásokról műszakilag független, területileg elkülönült, biztonsági másolatot kell készíteni. A biztonsági őrzés során az adatok elhelyezését és tárolását olyan rendszerességgel, módon és dokumentáltsággal kell végezni, amely az iratkezelési rendszer teljes megsemmisülése esetén is lehetővé teszi a nyilvántartás azonos funkcionalitású, és lehetőség szerinti legteljesebb adattartalmú újbóli kialakítását Az elektronikus rendszerben gondoskodni kell az iratkezelés valamennyi eseményének naplózásáról. Naplózni kell különösen az ügyirathoz való minden hozzáférést (betekintést, módosítást, törlést), valamint az ügyirat útját az iratkezelésben a használó személyéhez kötve. A napló adatállományát védeni kell az arra jogosulatlan személy általi hozzáféréstől, módosítástól, törléstől. Biztosítani kell, hogy a napló tartalma, a megőrzési időn belül, a jogosult számára megismerhető és értelmezhető maradjon Az elektronikus rendszer minden felhasználójának személy szerint azonosítottnak kell lennie A jogosultságok kezelésének szabályai az elektronikus iratkezelési rendszerben Az Informatikai Osztály vezetője felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére Az iratkezelési szoftver használatához legalább háromféle jogosultsági rendszer kapcsolódik: a.) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (iktató és érkeztető, lekérdező, adatgazda, stb.), rendelkezhet; b.) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja. c.) A harmadik jogosultság az objektum jogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott elektronikus iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést Az iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell - 15/73 Hatályos: től

16 dokumentálni. Amennyiben nem elektronikusan történik a jogosultságok kezelése és nyilvántartása, úgy az erről szóló iratok tárolása és kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető feladata. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatáról A jogosultságok beállítását, megvonását, illetve módosítását az iktatóhely szerinti illetékes szakmai igazgató írásban kezdeményezi az Informatikai Osztály vezetőjénél Informatikai Osztály vezetőjénél utasítására a beállítást a rendszergazdák végzik Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése - beleértve a jogosultság megvonását is - az rendszergazda feladata A beállítást végző adatgazda a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével beállításának megtörténtét az eredeti iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát az rendszergazda, az eredeti példányt az Informatikai Osztály vezetője őrzi A rendszergazda feladatai: a) elektronikus érkeztetőkönyv, elektronikus iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése, b) irattári tételszámok karbantartása. c) A rendszergazda az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről. VIII. Fejezet: Az iratkezelés folyamata 8.1. Az iratkezelés szervezete Az OORI az iratkezelést a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelő osztott (decentralizált) iratkezelési szervezetben látja el Az iratkezelés valamennyi lényeges mozzanata (érkeztetés, nyilvántartás, kiadmányozás, elküldés, átmeneti irattározás) a szervezeti egységek, vagy a szervezeti egységeknél megbízott személy feladata Az elektronizált iratkezelés vegyes iratkezelési rendszerben működik. A helyi hálózatban lévő kiszolgálógépekre telepített operációs rendszer koordinálja az ügyviteli feladatokat. Több munkaállomásról beérkező kérelmet nyugtáz, választ ad, olyan részleteket is kezel, mint amilyen a hálózati hozzáférés és kommunikáció, erőforrás lefoglalás és megosztás, adatvédelem és hibakezelés Az operációs rendszer feladatait egy e célra szerkesztett program vezérli A küldemények felbontását és érkeztetését, végül az expediálást a Gazdasági Igazgatóság Titkársága végzi. Az iktatás, a szignálás, a kiadmányozás, és az átmeneti irattárazás a Főigazgatói Titkárságon, a Gazdasági Igazgatóság Titkárságán történik. - 16/73 Hatályos: től

17 Az iratkezelést végzik: a) a Gazdasági Igazgatóság Titkársága, b) a Főigazgatói Titkárság A küldemények átvétele Az Intézményhez érkező valamennyi küldemény (levél, elektronikus levél, elektronikus adathordozó, telefon, távirat, fax, csomag, pénz, stb.) átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket szabályozni kell. A szabályozás kiterjed valamennyi irattovábbítási módszerre; papíralapon, elektronikus adathordozón, elektronikus úton érkező küldeményekre Az Intézményhez érkező küldemények átvételére vonatkozó jogosultságot az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető határozza meg, és gondoskodik a jogosultságok naprakész nyilvántartásról, a szükséges változtatásokról Fő szabályként a küldemények átvételére jogosult: a) A Főigazgatóság munkatársai b) A címzett vagy az általa megbízott személy c) Az OORI főigazgatója (helyettesei) vagy az általa megbízott személy d) A szervezeti egység vezetője (helyettese) vagy az általa megbízott személy e) A Gazdasági Igazgatóság Titkárságának munkatársai f) A postai meghatalmazással rendelkező személy A beérkező posta- és futárküldemények átvétele minden esetben központilag történik a Gazdasági Igazgatóság Titkárságán. A postai és futárküldemények, valamint az elektronikus úton érkező küldemények átvételére vonatkozó előírásokat az alábbi rendelkezések tartalmazzák Az OORI postafiókot tart fenn, amelyből a küldeményeket a Gazdasági Igazgatóság Titkárság minden munkanapon 8 óráig köteles átvenni. Ha szokásoktól eltérően közvetlenül a szervezeti egységhez érkezik irat, haladéktalanul a Gazdasági Igazgatóság Titkárságára kell továbbítani. (Ez kell? Van postafiókunk?) Átvétel a postaszolgálattól A Gazdasági Igazgatóság Titkársága a küldemény átvételekor ellenőrizni köteles, hogy a kézbesítő okmányon és a küldeményen az azonosító jel megegyezik-e egymással, illetve a küldeményt tartalmazó zárt boríték, illetve csomagolás sértetlen-e. Azoknál a küldeményeknél, amelyeknek a burkolata sérült, vagy amelyeken a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy "sérülten érkezett", vagy "felbontva érkezett", és kettő példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. Ilyen esetben a bontásnál és a jegyzőkönyv elkészítésénél legalább 2 személynek kell jelen lenni. A jegyzőkönyv első példányát az ügyirathoz kell kapcsolni, a második példányát a küldemény feladójának kell haladéktalanul - ajánlott levélben - megküldeni. - 17/73 Hatályos: től

18 A könyvelt, ajánlott, illetve tértivevénnyel érkező küldeményeken a Gazdasági Igazgatóság Titkárságának minden esetben jelölnie kell az érkezés dátumát. Az átvett küldemények alapján a Gazdasági Igazgatóság Titkárságának feladata az ajánlottan érkező küldemények átvételi igazolásának végrehajtása, valamint a tértivevények meglétének ellenőrzése. A munkaidő letelte után a beérkező küldemények esetében az átvételt a legközelebbi munkanapon kell megoldani. A küldemények átvételét követően a Gazdasági Igazgatóság Titkárságának feladata a címzett szervezeti egységek szerinti szortírozás, illetve a további kezelés előkészítése. Az esetlegesen előforduló szóban előterjesztett kérelemről, panaszról, bejelentésről intézkedés céljából jegyzőkönyv, vagy feljegyzés készül, azt nyilvántartás céljából a Gazdasági Igazgatóság Titkárságának át kell adni Papír alapú küldemény fogadása Az átvevő a papír alapú iratok esetében a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. A gyors elintézést igénylő ( azonnal, sürgős, közbeszerzési ajánlat jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni. Az ilyen beadványok átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon és az átvett küldeményen is fel kell tüntetni. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. A szervezeti egység kijelölt munkatársának feladata, hogy a beérkező küldeményeket átvegye, igazolja az átvételt. Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az illetékes iratkezelési egységnek az iratkezelési szabályzat szerinti kezelése céljából átadni. A munkaidő után közvetlen kézbesítéssel érkező küldemények esetében, amennyiben az adott szervezeti egységnél megoldott az átvétel, akkor a szokásos eljárás szerint kell átvenni, ha nem megoldható az átvétel, akkor a küldeményeket a következő munkanapon kell az illetékes szervezeti egységnek átvennie, erről az átadót tájékoztatni kell Az elektronikus úton érkezett küldeményekre vonatkozó szabályok Az elektronikus úton megküldött küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent az OORI informatikai rendszerére. - 18/73 Hatályos: től

19 A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha - az OORI informatikai rendszeréhez, vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, - az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, - az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. Az elektronikusan érkezett küldeményt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Az elektronikus iratot elektronikus adathordozón (CD, DVD, pendrive) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet; az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapnak tartalmaznia kell a címzést, az adathordozón lévő iratok tárgyát. Az adathordozó átvételét követően ellenőrizni kell a kísérőlapon jelzett adatok valóságtartalmát. A tévesen címzett vagy helytelenül kézbesített, illetve nem nyitható elektronikus küldemények érkezése esetén a címzettnek az egyéb küldeményekhez hasonlóan vissza kell küldenie, illetve értesítenie kell a feladót ek fogadása és a központi Az ek (a továbbiakban: elektronikus levelek) és csatolmányok fogadása a címzettként feltüntetett munkatárs feladata. Az átvétel az elektronikus levelezőrendszeren keresztül történik, figyelembe véve az elektronikus levelezőrendszer használatára vonatkozó további intézményi előírásokat. Az elektronikus formában érkező küldemények esetében törekedni kell az elektronikusan történő további használatra és kerülni kell a küldemények felesleges nyomtatását Faxok fogadása A beérkező faxok fogadása egyedileg kizárólag a főigazgatóságon és a gazdasági igazgatóságon történik. A beérkező faxokat, amennyiben az elektronikus úton is elérhető, akkor elektronikus úton, ha csak papír formátumban, akkor a hagyományos küldeményekhez hasonlóan kell kezelni Átvétel adott szervezeti egység által Ezen átvétel alatt kell érteni az adott szervezeti egységnek címzett leveleket, a hagyományos futár küldeményeket, csomagokat, faxon, valamint az elektronikus úton érkező faxokat, elektronikus leveleket, továbbá az intézményen belül a kézbesítők által továbbított küldeményeket. Az OORI szervezeti egységei hivatalos küldeményt másik szervezeti egységtől csak akkor vehetnek át, ha azon iktatószám szerepel. E nélkül az átvételt meg kell tagadni. Amennyiben az átvételre mégis sor kerül, úgy az átvevő szervezeti egység haladéktalanul intézkedik az átvett irat érkeztetéséről illetőleg iktatásáról a kijelölt szervezeti érkeztető és iktatóhely irányába (Gazdasági Igazgatóság Titkársága). - 19/73 Hatályos: től

20 Az OORI munkatársai magánlevelet, magánküldeményt az OORI címére nem fogadhatnak, és címéről nem küldhetnek. Ezen rendelkezés megsértése esetén tudomásul veszik, hogy az OORI a levéltitok megsértéséért felelősséget nem vállal, a küldeményeket az általános iratkezelési szabályok szerint kezeli (bontás, érkeztetés, stb.) Küldemények bontása Az OORI-hoz érkezett küldeményt - a minősített adatokat tartalmazó iratok kivételével a Főigazgatói Titkárság munkatársa, a címzett, vagy a Gazdasági Igazgatóság Titkársága bonthatja fel Fő szabályként a küldeményeket a Gazdasági Igazgatóság Titkársági munkatársai bontják fel. A Gazdasági Igazgatóság Titkárság feladata a küldemények bontásával párhuzamosan azokat szelektálni, csoportosítani a címzés alapján azért, hogy a szervezeti egységekhez történő továbbítás mielőbb megtörténhessen A postai küldemény felbontásánál ügyelni kell arra, hogy a postai bélyeg, illetőleg a bélyegzés ne sérüljön meg. Amennyiben a mellékletek száma a tízet meghaladja, csomag jelzést; tíz vagy ennél kevesebb darabnál a mellékletek számát kell feltüntetni. Ha a beküldő nevét vagy pontos címét az iratból minden kétséget kizáróan megállapítani nem lehet, viszont a borítékon fel van tüntetve, a borítékot az ügyirathoz kell csatolni. Amennyiben egy iratról kiderül, hogy már korábban felbontásra került, akkor a felbontás tényét megjegyzés formájában kell rögzíteni A Gazdasági Igazgatóság Titkárságának ellenőriznie kell a küldeményben jelzett mellékletek, mellékelt iratok meglétét és olvashatóságát. Amennyiben hiányt, illetve a küldemény olvashatóságával kapcsolatosan problémát észlelnek, annak tényét fel kell jegyeznie a küldeményre és erről a feladót is tájékoztatnia kell. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie Az elektronikusan érkezett küldeményeket és az elektronikus levél csatolmányait érkeztetés, iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell Amennyiben az érkezett elektronikus küldemény vagy annak egyes elemei a rendelkezésre álló eszközzel nem nyithatóak meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről, és az OORI által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól, a hiánypótlás szükségességéről és lehetőségeiről. Ilyen esetben az érkezés időpontjának az OORI által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni. Amennyiben a csatolmány a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, akkor azt érkeztetni és iktatni sem kell Ha a küldemény felbontásakor derül ki, hogy a küldemény pénzt vagy más értéket - 20/73 Hatályos: től

21 tartalmaz, a felbontó az összeget, illetve a küldemény értékét az iraton feltünteti és a pénzt, illetve az értéket a pénzkezeléssel megbízott munkatársnak elismervény ellenében átadja. Az elismervényt az irathoz kell csatolni Ha a küldemény (irat) témájához, időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, a borítéknak az irathoz történő csatolásával gondoskodni kell arról, hogy a feladás, a beérkezés, illetve az átvétel időpontja harmadik fél számára is megállapítható legyen. Amennyiben a feladó neve, címe az iratból nem állapítható meg, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell csatolni. Az irathoz kell csatolni a borítékot akkor is, ha bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel Fentieknek megfelelően a küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, ajánlott vagy ajánlott-tértivevény posta jelzettel ellátott borítékot. A visszaérkezett tértivevényt a Gazdasági Igazgatóság Titkársága köteles az eredeti feladóhoz visszajuttatni A felbontott küldeményeket ügyintézőnként (szervezeti egységenként) kell rendszerezni és meghatározni a további folyamatot (iktatás, digitalizálás, vagy közvetlen továbbítás, esetleg selejtezés) Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani a következő leveleket: s. k. felbontásra szóló levelek, (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel); amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek, pályázatokat (közbeszerzéssel kapcsolatos pályázatok, egyéb pályázatok), megállapíthatóan humánpolitikai jellegű, szenzitív adatot tartalmazó küldeményeket, minősített adatot tartalmazó levelet, azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy (pl.: az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető) elrendelte Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően értesíteni kell az OORI illetékes szervezeti egység vezetőjét (biztonsági vezető). A felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A küldeményt haladéktalanul az OORI minősített iratokat kezelő szervezeti egységéhez kell eljuttatni nyilvántartásba vétel céljából. A jegyzőkönyv első - 21/73 Hatályos: től