Az e-archivum működés közben. Puzsár Imre (Magyar Országos Levéltár)

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Az e-archivum működés közben. Puzsár Imre (Magyar Országos Levéltár)"

Lídia Papp
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 Az e-archivum működés közben Puzsár Imre (Magyar Országos Levéltár)

2 Létrejötte 10/2002. NKÖM r. alap minisztériumi elvárás a rendeletnél ne tartalmazzon többet, de több funkcionalitást fejlesztettünk bele, hogy a modern informatikai elvárásoknak jobban megfeleljen Levéltári Kollégium lokális rendszerek legyenek, ne egy központi rendszer

több funkcionalitást fejlesztettünk bele, hogy a modern

3 I. Új funkciók a 4.0 verzióban meglévő funkciók hibajavítása raktári jegyzék felhasználóbarátabb: lehet másolni a raktári jegyzék sémáját kölcsönzési napló Iratjegyzék nyomtatása funkció, lejárt kölcsönzést jelzi exportálási lehetőség törzskönyvi struktúra, adatok átvitele, kinyerhetősége nyomtatás súgó megfelelő működése szervnyilvántartásban jogelődről jogutódra át lehet ugrani és vissza

raktári jegyzék sémáját kölcsönzési napló Iratjegyzék nyomtatása funkció, lejárt kölcsönzést

4 II. Az adatbázis működtetési keretei A) Központi tervezésű nyilvántartási rendszer helyi használat 10/2002. NKÖM r. 6. (1) és 34. (3) bekezdés írja elő: szervekről és ezek iratkezelésének fontosabb adatairól nyilvántartást/levéltári nyilvántartásokat számítógépen, egységes program alkalmazásával vezet

(3) bekezdés írja elő: szervekről és ezek iratkezelésének fontosabb

5 B) Határidők és feladatok kérdése Nem ügyviteli rendszer, nem célja hogy határidőkre és feladatokra emlékeztessen, a felhasználók feladata, hogy a szabályzatokban előírt feladatokat határidőre ellássák.

6 C) Interneten való megjelenítés közös Levéltári Portál MOL honlap MOL honlapon található törzskönyvi adatbázis rendszeresen és automatikusan frissül az e-archivum adataival.

9 III. Meglévő funkciók a szervdosszié számát a szerv neve, címe és elérhetősége Iratkezeléséért felelős személy neve, munkaköre, beosztása szerv megalakulásának időpontja jogelőd megnevezése, fennállásának időtartama, a levéltárban őrzött iratainak évköre, terjedelme, levéltári törzsszáma (jogelődök szerinti bontásban) levéltárban őrzött iratok évköre, mennyisége, levéltári törzsszáma A) Szervnyilvántartás szervdossziék rendszerezése névváltozatok kereshetősége, telephelyek változáskövetése tényleges működés eltérhet jogelőd-jogutód dossziéjára át lehet ugrani, a levéltárba adott anyag dossziéjára nem; funkcióelődök linkelés, több levéltári jelzet

levéltárban őrzött iratok évköre, mennyisége, levéltári törzsszáma A) Szervnyilvántartás szervdossziék rendszerezése névváltozatok kereshetősége, telephelyek

13 III. Meglévő funkciók A) Szervnyilvántartás levéltári átadásra érett irattári anyag évköre, mennyisége és selejtezettségi foka jogelőd vagy egyéb szerv irattári anyagának évköre, mennyisége és selejtezettségi foka (szervenkénti bontásban) az irattári anyaghoz tartozó térkép- és tervtári anyag, képés hangfelvétel, valamint a számítástechnikai adathordozókon létrehozott és őrzött információk adatai más szervek iratanyagának elkülönítésére nincs lehetőség; Címek: Iratőrzők/felszámolók: hová került iratanyag, de össze kellene kapcsolni

térkép- és tervtári anyag, képés hangfelvétel, valamint a számítástechnikai adathordozókon létrehozott és őrzött információk adatai

14 III. Meglévő funkciók A) Szervnyilvántartás iratkezelési szabályzat(ok) száma, kelte ellenőrzési jegyzőkönyvek selejtezési jegyzőkönyvek az irattárakra vonatkozó adatok dokumentáció átadása szervdossziéból fonddossziéba SzMSz-t is, de alapító okiratot nem jegyzőkönyvi séma felvehető lenne az e-archivumba, internetes hozzáférésen keresztül ki lehetne tölteni inkább az egyik és a másik tartalmát kellene meghatározni

szervdossziéból fonddossziéba SzMSz-t is, de alapító okiratot nem jegyzőkönyvi séma felvehető lenne az

17 III. Meglévő funkciók A) Szervnyilvántartás Amit a jogszabály nem ír elő: Alapadatok: fondfőcsoport, szervtípus, cégállapot, jogcímek Szerv működése: gazdasági társaságok speciális adatai, jogszabályok Iratkezelés: tipikusan az ell. jkv.-be felveendő adatok Genealógia: - jelenleg a felhasználó helyezheti el, jövőben esetleg lehetne időcsík, és a szervek működésük ideje szerint különböző méretű dobozokban helyezkednének el egymás mellett és alatt szervdosszié státusa nyitott még vannak be nem szállított/le nem selejtezett iratanyagai

-be felveendő adatok Genealógia: - jelenleg a felhasználó helyezheti el, jövőben esetleg lehetne időcsík, és a szervek működésük ideje

24 III. Meglévő funkciók B) Törzskönyv papíralapú törzskönyv már rég nincs fa struktúra + fonddosszié : törzskönyvi nyilvántartás adatai Alapleltár adatai áttekintő raktári jegyzék adatai ~ nemzetközi leíró szabványok adatai

26 A törzskönyvi nyilvántartás adatai a fond és állagainak törzsszáma, címe és évköre terjedelem ifm-ben és raktári egységekben helyrajzi jelzet az adatokban történt változások bejegyzése raktárnyilvántartó és helyrajzi jegyzéket kezelő modul hiányzik ~ Alapleltár változást előidéző események hiánya (pl. selejtezés)

30 A fonddosszié tartalmazza: a levéltári feldolgozó munka során készült belső feljegyzéseket, rendezési, selejtezési terveket, jkv.-ek raktári jegyzékek és más levéltári segédletek korábban a szervdossziéban őrzött iratok minden, az iratanyag levéltárba kerülésére vonatkozó irat másolata fizikai állapotra vonatkozó feljegyzések fájlfeltöltéssel megoldható lenne ~ segédletek

31 Az áttekintő raktári jegyzék adatai: általános adatok: levéltár neve, a fondfőcsoport neve, a fond, ill. állag neve (címe), kora (évköre), terjedelme ifm.-ben és a raktári egységek számában a fond történetét bemutató bevezető levéltárba kerülés jogcíme rendezettségre, selejtezettségre vonatkozó információk kutatási lehetőség, segédletek speciális adatok Alapadatok Fondismertetés Segédletek Raktári jegyzék

33 Naplózás gyarapodási napló fogyatéki napló letéti napló kölcsönzési napló átmeneti napló

34 IV. Hiányzó funkciók A) a központi statisztikai adatszolgáltatás és az e-archivum kapcsolata B) az iratanyag rendezettségi szintjeinek és segédletekkel ellátottságának részletes nyilvántartása

35 V. Továbbfejlesztés igénye és lehetőségei E-Levéltári Projekt funkcióvesztés ne legyen európai/nemzetközi (leírási) szabványoknak jobban megfeleljen ehhez a magyar jogszabályokat is változtatni kell a régi adatok felvitele az e-archivumba

Hasonló dokumentumok

ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3.

ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3. SZERVELLENŐRZÉSI Kedves Gyuri! ADATLAP A Zala Megyei Levéltár ellenőrzési feladatait a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről