Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár

Átírás

1 Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár Beszámoló a évi levéltári tevékenységről SZOMBATHELY

2 Beszámoló a 2009.évben végzett levéltári munkáról I. Személyi és működési feltételek Személyi változások: 2009.szeptember 1-jén közös megegyezéssel megszűnt 1 fő informatikus-mérnök alkalmazása, akinek feladata a levéltári munka informatikai eszközökkel/megoldásokkal történő támogatása volt. Ezt követően 1 fő teljes munkaidőben foglalkoztatott levéltárvezető és 1 fő részmunkaidőben (6 óra) foglalkoztatott levéltári ügyintéző végezte a levéltári feladatokat. Természetesen a távozó munkatárs megkezdett munkáját be kellett fejezni, illetve több ponton kellett korrigálni. A Központi Irattár szakmai irányítását és felügyeletét levéltárunk látja el. Az itt foglalkozatott irattáros 4 órában végzi irattárkezeléssel kapcsolatos teendőit, felel a központi irattár működéséért, mellette a levéltár raktári rendjének kialakításában is szerepet vállalt. Működési körülményeink ez év során nem változtak. Továbbra is fenntartjuk igényünket kutatószoba kialakítására. Kérésünket szakmai indoklással felterjesztettük a fenntartó felé, valamint konzultáltunk a NyME központi levéltárának vezetőjével, aki megerősítette kérésünk megalapozottságát, egyben felajánlotta segítségét a hiányosság megszüntetéséhez. II.1. Központi Irattár: II. A gyűjtemény szervezése Az iratbegyűjtés forrásai évben: A központi igazgatás és az ahhoz kapcsolódó szervezetek iktatott iratanyaga október hónapjáig a SEK Levéltár alapításáig e szervezeti egység kezelésében álltak. Iratanyagának nagyobb részét rendezetlen, ömlesztett iratanyag tette ki. Az itt tárolt iratokról nem vezettek nyilvántartást, az iratanyag első felmérését a levéltár munkatársai végezték el 2008-ban. Ezért az iratok levéltárba szállítása előtt iratjegyzékeket készítettünk a meglátásunk szerinti levéltár-érett iratanyagról. Az iratjegyzékek alapját az év szerint rendezett, iktatott iratanyagnál: a borítófedeleken található évszámok valamint a tárolóeszköz (irományfedél) darabszáma képezte. Az ún. ömlesztett iratanyag vegyesen iktatott és iktatás nélküli - esetében az irományfedeleken és egyéb irattároló eszközökön (doboz, papírzacskó stb.) fellelhető feliratok olvasható szövege, valamint a tárolóeszközök darabszáma képezte. Ezt az iratjegyzéket az iratanyag rendezése során felül kellett vizsgálnunk, mert a feliratok sok esetben nem fedték az iratanyag tartalmát. (lásd III. pont) Az iratok átvételekor irat átadás-átvételi jegyzőkönyvet készítettünk. Az átvett iratanyagban felleltünk nem levéltár-érett iratokat is. Ezek az iratok nem kerültek iratjegyzékre, hanem visszakerültek a Központi Irattárba. Központi Irattár kezelésében maradt iratanyag új raktári rendje kidolgozása után annak gyakorlati kivitelezése 2009 során megtörtént. Az iratanyag újrarendezése során előkerültek levéltár-érett iratok, amelyek levéltárba adása gyakorlatilag az év során folyamatosan történt: személyi iratgyűjtőkben fellelt leckekönyv másolatok, törzslapok, szigorlati jegyzőkönyvek stb. A SEK előző, 2008.év végén nyugdíjba vonult irattárosa (nyugdíjazása előtt) selejtezés szempontjából átválogatta az évkörű iktatott iratanyagot. 2

3 Meglátásunk szerint a selejtezésre kiválogatott iratanyagot tartalmi szempontból újra át kell vizsgálni, mert ezek szúrópróbaszerű vizsgálatakor kiderült, hogy maradandó értékű iratanyag is selejtezésre kerülhetne. Intézkedésként az iratok visszakerültek az iktatott iratok közé. Selejtezés szempontjából történő átválogatásukra későbbi időpontban, a levéltári feldolgozás során kerül sor. Az alábbi táblázat a Központi Irattárból levéltárba került iratanyag tartalmi megoszlását, évkörét és mennyiségét tartalmazza : Iratanyag megnevezése: Iktatókönyvek Évköre: ; Mennyisége: ifm 1,28 Regiszteres mutatókönyvek Regiszteres összesítés , ,01 Nemzetközi kapcsolatok iratai ,48 Igazgatói, főigazgatói hiv.iktatott iratai ,60 Főigazgatók iktatás nélküli iratanyaga ,40 Szakindítások. Akkreditáció. Kérelmek, levelezés ,56 MAB-jelentések ,12 Személyi ügyek Tanszékek, intézetek iratai (töredékek) Szakszervezet iratai ,52 0,60 0,12 II.2.Tanulmányi Hivatal: Leginkább hallgatói tanulmányokkal kapcsolatos iratokat vettünk át. Elvégeztük az ömlesztett leckekönyv-másolatok, valamint a kötött anyakönyvek, törzskönyvek, oklevél mintalapok, vizsgaeredmény nyilvántartólapok, szigorlati jegyzőkönyvek, szakfelvételi jegyzőkönyvek iratfajta szerinti szétválogatását. Az év első felében ez a munkafolyamat befejeződött. 3

4 Az alábbi táblázat a Tanulmányi Hivatalból levéltárba került iratanyag iratfajtánkénti megoszlását, évkörét és mennyiségét tartalmazza: Iratanyag megnevezése: Évköre: Mennyisége: ifm Állam- és záróvizsga jegyzőkönyvek nappali ; ,79 Állam- és záróvizsga jegyzőkönyvek levelező ; ,94 Államvizsga jegyzőkönyvek Komplex ,01 Anyakönyvek nappali ,53 Anyakönyvek levelező ,26 Anyakönyvek egyéb:képesítő,érettségi vizsgát tettek ,04 Anyakönyvek intenzív tanf ,25 Oklevél mintalapok nappali ; ,42; 0,01 Oklevél mintalapok levelező ,87 Leckekönyv másolatok nappali ,8 Leckekönyv másolatok levelező ,52 II. 3.Karok, intézetek, tanszékek: Az év folyamán nem történt iratbeszállítás a karokról. Iratanyaguk átvételére a szervellenőrzések lebonyolítása után, az iratanyagok teljes körű felmérését követően kerülhet sor.(ld.2010.évi Munkaterv) 4

5 III. Az iratanyag levéltári feldolgozása Az év szerint rendezett iratanyagot - igazgatói, főigazgatói iktatott iratanyag - e rendezési elvet meghagyva dobozoltuk és helyeztük polcokra. Az ún. ömlesztett iratanyag esetében az átvételkor készült iratjegyzéket felülvizsgáltuk. Az iratanyag szétválogatása során megállapítottuk tartalmukat, és e tárgyi egységek alapján csoportosítottuk azokat. Új iratjegyzékeket készítettünk, amik már fedik az átvett iratanyag valódi tartalmát. (Ezért fordul elő, hogy egy irat átadás-átvételi jegyzőkönyvnek több melléklete, iratjegyzéke van.) Pl. X.Y. főigazgató levelezése az iratok tartalmát tekintve az alábbi tárgyi egységekre lett bontva: főigazgatói levelezések, vezetői feljegyzések, akkreditációval kapcsolatos iratok, karosítással kapcsolatos iratok, stratégiai tervek, integrációs törekvéssel kapcsolatos iratok, tanszékek éves jelentései, munkatervek, személyügyi iratok. Fenti iratok között vannak iktatott és iktatás nélküli iratok is. A feldolgozásnak ebben a szakaszában e szempont szerint nem kerültek csoportosításra, de természetesen a rendezés során az iktatott iratok visszakerülnek eredeti irattári helyükre, az iktatás nélküli iratokból pedig tárgyuk szerinti állagokat képezünk.. Elvégeztük a maradandó értékű iratokat károsító anyagok eltávolítását: zsinegek, gémkapcsok, műanyag irattartók stb. Ezután az irategyüttesek létrehozói szerint válogattuk az iratanyagot. Jelenleg az alábbi fondképző szervek iratai alkotják levéltári gyűjteményünket: Fondképzők: 2. Felsőfokú Tanítóképző Intézet ( ) 3. Felsőfokú Tanítóképző Intézet. Megkezdődnek a Pécsi Tanárképző Főiskola szombathelyi kihelyezett án a tanári szakok képzései. ( ) 4. Szombathelyi Tanárképző Főiskola ( ) 5. Berzsenyi Dániel Főiskola. Az intézmény regionális szerepű főiskolai centrummá vált Bölcsészettudományi Kar 8. Művészeti, Nevelés- és Sporttudományi Kar 9. Természettudományi és Műszaki Kar 22. Személyzeti Osztály 28. Szakszervezet 30. Tanulmányi Osztály A felállított fondokon belül az iratok tárgya szerinti állagok kialakítására került sor: c. Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai d. Akkreditáció k. Nemzetközi kapcsolatok o. Igazgató, főigazgatók iktatás nélküli iratai 22. a. Személyzeti Osztály személyi anyagok 28.Nincs állagokra bontava: elvi iratok 5

6 30.Tanulmányi Hivatalhallgatók tanulmányaival kapcsolatos iratanyagát az alábbi állagokra bontottuk: a. Államvizsga jegyzőkönyvek b. Anyakönyvek c. Oklevél mintalapok d. Leckekönyv másolatok e. Statisztikai jelentések hallgatói létszámról f. Szigorlati jegyzőkönyvek j. Vizsgaeredmény (benne záró tanítás) nyilvántartó lapok k. Pedagógusok intenzív továbbképzéseinek tanúsítványai 31.Hallgatói iratok: c. Levelek, kérelmek Majd a felállított fondokhoz rendeltük a hozzájuk tartozó iratokat. Következő lépésként az egy-egy tárgyi egységhez (vagy ügykörhöz) tartozó iratokat elláttuk raktári jelzettel.(ld. IV.pont) Az Iratrendezés dokumentumot Ld. az 1.számú mellékletben. IV. A levéltári állomány nyilvántartása Az elkészített irat átadási-átvételi jegyzőkönyvek, valamint azok mellékleteit képező iratjegyzékek elkészítése után az iratgyarapodást papíralapú Gyarapodási naplóba vezettük, majd elkészítettük annak elektronikus változatát is. Készítettünk egy ún. Belső nyilvántartást elektronikusan, ami a levéltári anyagra vonatkozó minden, szakmai szempontból fontos információt tartalmaz. Ezt saját munkapéldányként fogjuk használni. Raktári topográfia egészíti ki fenti nyilvántartásainkat, ami 86 diasoron mutatja be állományunk raktári elhelyezkedését. A polcokra feliratokat helyeztünk, melyek az azonnali eligazodást, iratkeresést segítik. Az iratanyagról készült jegyzékeket ideiglenes raktári jegyzék - nek tekintjük, mert a raktári egységek ugyan ki vannak alakítva, de az anyag rendezettsége még nem teszi lehetővé a teljes raktári jegyzék elkészítését. E jegyzékek egy-egy példányát fondképzők szerint csoportosítottuk és fonddossziét alkottunk. Tartalmazzák az iratanyag rendezése során keletkezett jegyzékeket (időrendben), az iratképző szervekkel folytatott levelezést, az iratellenőrzések ütemezését, feljegyzéseket, valamint az elektronikus szervellenőrzési adatbázisunk egy-egy kinyomtatott példányát az elvégzett ellenőrzésekről. (Ld. alább Szervellenőrzés) 6

7 Dia : Levéltári raktár:a polcok elhelyezkedése és a raktári helyek /C 2/C 1/B 2/B 1/A 2/A 3/C 3/B 3/A 4/C 4/B 4/A 5/C 5/B 5/A 6/C 6/B 6/A 7/C 7/B 7/A 8/C 8/B 8/A 9/C 10/C 9/B 10/B 9/A 10/A 11/C 12/C 11/B 12/B 11/A 12/A 13/C 13/B 13/A 14/C 14/B 14/A 15/C 15/B 15/A 16/C 16/B 16/A 17/C 17/B 17/A 18/C 18/B 18/A 19/C 20/C 19/B 20/B 19/A 20/A Alábbi táblázat részlet Belső nyilvántartásunk -ból Iratanyag megnevezése: Iktatókönyvek Regiszteres mutatókönyvek, regiszteres összesítés Gyarapodási napló sorszáma: 53; 54; 55; Jegyzők önyv száma: J-33/2009; J-34/2009; J-35/2009 Levéltári jelzete: 2/c.1;3/c.1; 4/c.1;5/c.1 Raktári helye: 17A/1-17 /C2 16C/6 Nemzetközi kapcsolatok iratai 44 Igazgatói, főigazgatói hiv.iktatott iratai 42; 69; ; J-51/2009 2/k;3/k;4/k 2/c;3/c;4/c; 5/c 15 B/3 14 A/1-14 a/4; 16 A/5-16 B/6 Főigazgatók iktatás nélküli iratanyaga 43 4/o.;5/o Szakindítások. Akkreditáció. Kérelmek, levelezés. 49; 64; 65; J-46/2009; J-47/2009; 4/d;5/d

8 MAB-jelentések 66 Személyi ügyek 45 Tanszékek, intézetek vegyes iratai 48 Szakszervezet iratai 47 Államvizsga jegyzőkönyvek nappali Záróvizsga jegyzőkönyvek nappali Államvizsga jegyzőkönyvek levelező Tanulmányi Osztály statisztikai iratai, jelentései Szigorlati jegyzőkönyvek nappali ; 22; 24; 29; 30; 34; 41; 62; J-48/2009 J-1/2009/1 J-5/2009/1 J-1/2009/2 J-3/2009/1 J-13/2009; J-14/2009; J-19/2009; J-20/2009; J-24/2009; J-31/2009; J-43/2009; 4/d;5/d. 13 C/4 22/a 12 A/2-12 B/3 7;8;9. 12 C/ C/3 30/a.1 30/a.1 30/a.2 11A/1-2,11B/1,C/1 11A/4-11B/4 11A/3-11C/3 30/e 33 30/f.1 10A/1-10B/1; 10A/6; 10 A/6; 10A/3; 10A/6; V. Szervellenőrzés-iratfelmérés: A évben 12 szervellenőrzést tartottunk: az MNSK és a TTMK dékáni hivatalánál és intézeteinél végeztük el az iratanyag felmérését, vizsgáltuk irattáraik állapotát és az iratkezelés rendjét. Az ellenőrzött szervekről elektronikus szervellenőrzési nyilvántartást vezetünk. Az elvégzett ellenőrzéseket az alábbi táblázat tartalmazza: Iratkezelés ellenőrzés/iratfelmérés MNSK Iratképző szerv Iratkezelés felelőse dátum Dékáni Hivatal Bárcziné Lenkai Nóra április 16. Pedagógia és Pszichológiai Intézet Leposa Ágnes április 21. Művészeti Intézet Rajz Intézeti Tanszék Cseke Petra április 22. Sporttudományi Intézet Szalay Istvánné április 23. Egészségfejlesztési Intézet Baráth Lászlóné április 23. 8

9 Tanítóképző Intézet Márfiné Halász Judit április 24. Andragógiai Intézet Cseh Miklósné április 24. Iratkezelés ellenőrzés/iratfelmérés TTMK Szervezeti egység Iratkezelés felelőse dátum Földrajz- és Környezettudományi Int. Gombás Károlyné július 6. Dékáni Hivatal Györe Istvánné július 8. Biológia Intézet Trajbár Tiborné július 9. Matematika és Fizika Intézet Horváth Judit július 10. Műszaki, Inf. és Gazd. Intézet Tarr Márta július 13. Sajnos nem jártunk mindenhol eredménnyel, több iratképző szervnél újra el kell végezni a szervellenőrzést.(ld.2010.évi Munkaterv) Az irattárak állapota változó. Tapasztalatainkról feljegyzéseket készítettünk, amit felhasználunk az ismételt szervellenőrzésekkor. Ezek egyegy példányát az érintett szervezeti egység dékáni hivatalvezetőjének is megküldtük, azzal a szándékkal, hogy az iratkezelés állapotáról képet kapjanak, s további együttműködésünk alapját képezzék. Iratfelmérést végeztünk a pénzügyi, munkaügyi és személyügyi iratok mennyiségéről. Ezek összesen 192,50 ifm-t tesznek ki. (Pénzügy:140 ifm; Munkaügy:50 ifm; Személyügyi: 1 iroda (még nem volt alkalmunk felmérni) +2,5 ifm. A pénzügyi iratok között napi használatú iratok vannak. Arra kértük a Gazdasági Hivatal vezetőjét, hogy jelöljön ki egy munkatársat kézi irattáruk iratanyagának számviteli előírások alapján történő átvizsgálására. Csak ezután tudunk levéltári szervellenőrzést tartani és tudjuk felmérni a levéltár-érett iratok mennyiségét. A SEK D épületének alagsorában elhelyezett iratanyagról is tudomást szereztünk, de ennek felmérésére még nem került sor. Nem ismerjük az évek során a Vas Megyei Levéltárnak átadott iratok mennyiségét és tartalmát, mert ez ideig nem találtunk irat átadási-átvételi jegyzőkönyveket. Ezért felvesszük a kapcsolatot fent nevezett levéltár vezetőségével. Birtokunkban van a Vas Megyei Levéltár Kőszegi Fióklevéltárába elszállított iratok jegyzéke. Ez az iratanyag 40 kötetnyi anyakönyvet tartalmaz, mely 5 cm-es átlag mérettel számolva kb. 2 ifm lehet. Feltételezhető, hogy az anyakönyvek mellett más történeti értékű iratanyag is elkerült a jogelőd irataiból. A Központi Irattár iratanyagának mennyisége jelenleg 98,99 ifm, folyamatosan gyarapodik.2009-ben a fent már említett iratáthelyezéseken kívül nem történt iratátvétel.(ld.i.pont) Megbeszélések folynak két irathagyaték átvételéről, melyek mennyisége jelenleg ismeretlen. 9

10 VI. A levéltári anyag rendelkezésre bocsátása Kutató- és ügyfélszolgálat Levéltárunkat az év során 8 esetben keresték fel kutatás céljából. Kutatók számára 70 másolatot adtunk ki. Ügyfélszolgálati tevékenységünk során 234 másolatot igényeltek ügyfeleink. Ügyviteli célú kölcsönzés 27 esetben történt. A kutatási esetek nyilvántartására Kutatási naplót, az iratkölcsönzések nyilvántartására Kölcsönzési naplót vezetünk. A másolatok készítéséről és kiadásáról is vezetünk nyilvántartást. Munkatársaink hozzájárultak az intézmény 50 éves történetét feldolgozó kiadványának megjelenéséhez azzal, hogy adatokat szolgáltattak oktatói és hallgatói névsorok összeállításával. Hallgatói névsorokkal 1983-ig már rendelkeztünk (ld.2008.évi beszámoló), így ez a feladat könnyebb volt. Az oktatói névsor összeállításával több munkánk akadt. Elsősorban az iktatott iratok mutatókönyveit használtuk fel, de ezek alapján nem minden esetben találtunk iratot, sok helyen elkeveredett iratra bukkantunk. Átnéztünk statisztikákat, beszámolókat, feljegyzéseket és minden olyan iratanyagot mely feltételezésünk szerint keresési eredményt tartogathatott. Figyelnünk kellett a szervezeti egységek folyamatos átalakulására, ami névváltozásokat eredményezett. Gyakorlatilag a tanulmányi iratanyagon kívül minden iratfajta átvizsgálásra került. Mivel nagyrészt rendezetlen iratanyagból kellett összeállítanunk a listákat, a feladat megoldása meglehetősen sok munkaórát emésztett fel. VII.Számítástechnika alkalmazásával összefüggő feladatok Ideiglenes raktári jegyzékeink, gyarapodási naplónk, szervellenőrzési nyilvántartásunk elektronikus változata is elkészült. Az iratrendezés kapcsán keletkezett feljegyzéseket szkenneljük. Összességében arra törekszünk, hogy minden nyilvántartásunk elektronikus úton is elérhető legyen. Digitálisan feldolgoztuk a még nem levéltári állományban lévő diplomaátadó könyveket, ezekről 898 felvételt készítettünk. Fotótárat építünk digitális felvételekből, melyek a SEK és benne levéltárunk fontosabb eseményeit rögzítik. Digitalizáljuk a sajtóban megjelent híreket, írásokat, melyek a SEK tevékenységével összefüggésben állnak. Az év során megkezdődött honlapunk tervezése. Időközben megszűnt munkaviszonya szervezeti egységünk informatikus kollégájának, ezért ez a munkafolyamat abbamaradt. VIII. Egyéb Két ízben nyújtottunk be pályázatot az év során: elsőként a SEK Tudományos Bizottsága 2009.évre kiírt pályázatára ( ) kiadvány megjelentetésének támogatásához. Másodízben a Nyugat-magyarországi Egyetem Központi Levéltárával közösen nyújtottunk be pályázatot a Nemzeti Kulturális Alap Levéltári Szakmai Kollégium által kiírt Levéltári informatikai eszköz beszerzésére.( ) Sajnos egyik pályázatunk sem volt sikeres. Publikáció jelent meg a Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központjának új levéltára címmel a Levéltári Szemle 2009.évi 1. számának oldalán. Részt vettünk a Magyar Felsőoktatási Szövetség 2009.évi tisztújító közgyűlésén, ahol felvételünket kértük a szövetség tagjai sorába, s ahol felvételt nyertünk. 10

11 E szakmai szövetség 2009.évi vándorgyűlésének egyik szervezője és egyben helyszíne volt levéltárunk 2009.szeptember l7-én. A SEK Levéltári Ügyrend 2.. (7) bek. alapján jóváhagyásra felterjesztem: Szombathely, 2010.március 25. Dr.Ipkovichné Szakály Ildikó Levéltárvezető A évi Levéltári beszámolót elfogadom: Szombathely, március 30. Prof. Dr. Gadányi Károly elnök-rektorhelyettes ű 11