Központi irattárolás rendje

Átírás

1 Központi irattárolás rendje 1. A központi irattárolás körülményeinek meghatározása 1. Az intézményrendszer központi irattárolásának biztosításához szükséges infrastruktúra és szolgáltatás nyújtása a MAG Zrt. feladata. Az iratanyagok elszállítását és irattárazását évente legalább 1, de maximum 2 alkalommal biztosítja. A Központi irattár címe: 1097 Budapest, Gubacsi út A központi irattárolás módszere 2. A papíralapú pályázati dokumentumok, iratok központi irattárolását azok digitalizálásának és elektronikus archiválásának, monitoring és információs rendszerbe történő feltöltésének kell megelőznie. A digitalizálás a közreműködő szervezet (a továbbiakban: KSZ) felelőssége, a KSZ maga végzi azt, vagy a MAG Zrt központi digitalizálási szolgáltatását veszi igénybe. 3. Nem kell digitalizálni azokat a papíralapú dokumentumokat, amelyeket a) eleve elektronikusan a monitoring és információs rendszerben hoztak létre, így az eredeti példánynak az elektronikus példány tekintendő és nyomtatni sem szükséges, vagy amelyek b) CD-ről már feltöltésre kerültek a monitoring és információs rendszerbe és tartalmilag valamint formailag megegyeznek a papíralapú példánnyal. 4. A MAG Zrt. a következő feladatokat látja el: a) előkészítő feladatok elvégzése, ellenőrzése, vonalkódos azonosítás minden érintett dokumentumra, a dokumentumok feldolgozásra való átvételét az egyedi vonalkódos azonosítók útján, b) a még nem elektronizált dokumentumok digitalizálását, metaadatokkal történő ellátását, az elkészült állományok átadását, c) központosított irattárazásra szánt dokumentumok a MAG Zrt. által biztosított irattárban történő elhelyezését és ezek adatainak elérhetővé tételét az Irattári szoftverben. 3. Központi irattárolás intézményközi folyamatai 3.1 Előkészítés, elszállítás 1. A MAG Zrt. a tárolandó, szükség esetén digitalizálandó dokumentumokat átadás-átvétel keretében veszi át és szállítja el. Az átadás-átvételt a MAG Zrt. a KSZ által előzetesen végzett irat rendezés felhasználásával, tételes egyedi vonalkód azonosító kísérőjegyzékkel végzi el. 1

2 2. A MAG Zrt. részére a tárolandó, szükség esetén digitalizálandó dokumentumokat olyan formában kell átadni, hogy annak alapján egyértelműen meghatározható a pályázati azonosító, amelyhez a dokumentum kapcsolódik. A vonalkódot úgy kell elhelyezni, hogy az ne takarja el a dokumentum tartalmát (pl. szöveget, iktatószámot, stb.) és lehetőség szerint a dokumentum jobb felső sarkába kerüljön. 3. A pályázatokhoz beadott elektronikus adathordozó (pl. CD, DVD) mellékletek kivételre kerülnek, melyekről egy külön nyilvántartás készül, és a KSZ-nél marad tárolásra. Ezeknek a monitoring és információs rendszerbe történő feltöltése a KSZ feladata.) 3.2 Központi digitalizálás opció 1. A KSZ-nek biztosítania kell, hogy minden irat csak egyszer kerüljön digitalizálásra az iratanyagban, szkennelés céljára nem küldhet olyan dokumentumot, ami már a rendszerben van, valamint egyértelműen meg kell jelölnie, hogy mely dokumentumok nem szkennelendők. 2. A MAG Zrt. feladata a digitalizálás elvégzése érdekében szétszedett dokumentumoknak a digitalizálást követően ismét összetűzése, összefűzése vagy azok egységének biztosítása. Ha a dokumentumok között hiteles összefűzött iratok (pl. cégkivonat) is találhatók, ezeket a digitalizálás során a MAG Zrt. nem bonthatja szét. 3. A MAG Zrt. a digitalizálás során meghatározott formátumban letárolja a dokumentumok digitalizált képét és rögzíti a hozzá tartozó metaadatokat is, amik minimálisan: a) File neve, b) File típusa (kiterjesztés), c) Pályázati azonosító, d) Irat típusa, e) Egyedi dokumentumazonosító (vonalkód), f) Szkennelés elvégzésének pontos dátuma és időpontja, g) Tárolás helye, h) Dokumentum oldalszáma, i) Dokumentum oldalainak mérete, j) Csatolást végző felhasználó, továbbá k) a monitoring és információs rendszerben iktatószám (amennyiben rendelkezésre áll), l) monitoring és információs rendszerben modul. 4. Az állományok a feldolgozás elkészültét és a feltöltési ellenőrzés lefolytatását követően feltöltésre kerülnek a monitoring és információs rendszer Dokumentumtár moduljába. 3.3 Visszaszállítási opció 1. Az iratok digitalizálását követően a központilag még nem irattározandó, le nem zárt projektek dokumentumait a MAG Zrt. 48 órán belül visszaszállítja a KSZ vagy irányító hatóság számára. A visszaszállításkor az eredeti átadás-átvételi eljárás fordított folyamataként - a vonalkódok alapján - visszaadásra kerülnek a dokumentumok. 2

3 4. Központi irattárolás rendje 1. Az iratok központi irattárba történő kiküldéséig átmenetileg a KSZ-ek átmeneti irattáraiban tárolandók. Az irattározandó iratok végleges elhelyezése és őrzése a kötelező megőrzési idő végéig központilag, a MAG Zrt által üzemeltetett központi irattárban történik. A központi irattárba adást megelőzően, a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével a KSZ iratkezelési szabályzatának megfelelően meg kell semmisíteni. 2. A központi irattárba csak lezárt irat kerülhet, irattári dobozokban elhelyezve, elektronikus iratátadási jegyzékkel együtt, a dokumentum teljeskörű kitöltése mellett. 3. A központi irattári tárolásra szánt iratokról készült jegyzőkönyv a következőket tartalmazza: a) az átadás időpontját, b) az átadásra kerülő iratok évkörét, c) az átadásra kerülő iratok mennyiségét, d) az átadásra kerülő irategyüttes keletkeztetőjét, e) az átadásra kerülő iratok tételeinek megnevezését, valamint f) az irattári tételszámát, és g) az átadó-átvevő személyek nevét, h) beosztását, i) aláírását. 4. Az irattárban elhelyezett iratok szabályszerű dobozolásáért és az iratátadási jegyzékek szabályos kitöltéséért a KSZ-ek ezzel megbízott irattárosai, iratkezelői a felelősek. 5. A doboz irattartalmát lehetőség szerint az iratjegyzéknek megfelelő sorrendben kell elhelyezni. A dobozhoz tartozó iratjegyzéket kinyomtatott lista formájában be kell tenni a dobozba úgy, hogy az elől illetve felül legyen. Minden dobozt az előre a dobozzal átvett vonalkóddal kell ellátni. 4.1 Iratkikérés, betekintés 1. A MAG Zrt. tárolási helyszínen helyiséget biztosít, ahol az intézményrendszer megbízott munkatársai, illetve az egyéb, erre írásban feljogosított személyek a tárolt dokumentumokból kikértekbe helyszíni betekintést nyerhetnek. A szolgáltatást munkanapokon, munkaidőben előre egyeztetett időpontban kell biztosítani. A dokumentumok rendelkezésre bocsátását a KSZ doboz és irat szinten is igényelheti. 2. A központi irattárban elhelyezett iratokból a kikérési rend szerint az erre rendszeresített szabványos iratkikérő űrlap kitöltésével és ben a központi irattár által működtetett e- mail címre történő továbbításával kérhetnek ki iratot. Az iratkikérésre jogosultak listáját, valamint a jogosultság változását a KSZ-ek vezetői illetve az IH-k, valamint a központi koordinációs szerv dolgozói kötelesek írásban megküldeni a központi irattár részére. 3

4 3. Az űrlapon a kikérőnek meg kell adnia, hogy eredetiben vagy szkennelve kéri, a prioritás normál vagy sürgős, valamint a doboz azonosítót, projektazonosítót, iratazonosítót. 4. Az egyes dokumentumok eredeti példánya csak indokolt esetben adható ki, a felettes vezető engedélyével. Egyéb esetben másolat adható ki. 5. Az iratkikérés lehetséges módozatai ennek megfelelőn: a) normál esetben az elektronikus, szkennelt másolat kérése, b) indokolt esetben az eredeti irat kikérése, ami történhet végleges iratkivétellel vagy ideiglenes kikéréssel. 6. Az elektronikus kikérés teljesítése, a szkennelt iratkép küldése a központi irattár részéről a KSZ iratkikéréssel foglalkozó munkatársának címére történik. Az eredeti példányok kikérését az irattár fizikailag a KSZ iratkezelési munkatársának részére történő megküldéssel teljesíti. 7. Az iratok végleges kérését a KSZ-ek abban az esetben kötelesek kezdeményezni, amikor a kikért irattal való munkavégzés során az eredeti irat selejtezési ideje megváltozik. Ebben az esetben az irat lezárása után a szervezeti egység új iratként köteles az iratot irattárazni. Az eredeti irat ideiglenes kikérését akkor kell kezdeményezni, amikor a kért irattal való munkavégzés után az irat selejtezési ideje nem változik A kikért papíralapú irat visszaadása 1. Az ügy elintézése (illetőleg a kikérési ok megszűnése) után az ideiglenesen kikért eredeti iratokat a KSZ erre kijelölt munkatársa részére kell átadni, akinek a feladata az eredeti irat visszajuttatása a központi irattárba. Az irat visszaküldéséig annak megőrzése az irat kikérőjének a felelőssége. 4.3.Az iratok selejtezése 1. Selejtezési eljárás alá kell vonni a KSZ tevékenysége során keletkezett mindazon iratanyagokat, melyek az iratkezelési szabályzat szerint iratnak minősülnek, nem maradandó értékűek, és a mindenkori irattári tervben rögzített megőrzési idejüket meghaladták. 2. Az iratselejtezésről selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezést az iratkezelési szabályzatnak megfelelően kell végrehajtani. 3. A selejtezési iratjegyzéket előzetesen a MAG Zrt állítja össze és továbbítja azt az iratgazda KSZ vezetői felé jóváhagyásra. Az iratselejtezéshez az illetékes KSZ vezetőjének minimum két vagy három főből álló selejtezési bizottságot kell létrehoznia. A bizottság tagjait a KSZ személyi állományából kell kiválasztani. A bizottság feladatai közé tartoznak a selejtezés ellenőrzése, a selejtezési jegyzőkönyv jóváhagyása és a selejtezési jegyzőkönyv záradékolása Selejtezett iratok megsemmisítése 1. Az iratok megsemmisítését csak a jegyzőkönyv záradékolása után lehet végrehajtani. A megsemmisítés a MAG Zrt feladata, amit az adatvédelmi előírások figyelembevételével 4

5 végez. A MAG Zrt. a megsemmisítésről készített jegyzőkönyv egy példányát a KSZ részére, egy példányát az irattárnak küldi meg. 4.5 Levéltári átadás A pályázati dokumentumokon kívüli, levéltárba adandó iratokat átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében a területileg illetékes levéltárnak kell átadni. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvet és az átadásra kerülő iratok jegyzékét a központi irattár készíti el és juttatja el a területileg illetékes levéltárba. 5