KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT Hatályos: március 01.-tıl A szabályzat hatálybalépésével egyidejőleg, a i Közbeszerzési szabályzat a i Közbeszerzési szabályzat 1. sz. kiegészítése a i Közbeszerzési szabályzat 2. sz. kiegészítése hatályát veszti. Ellenırizte:... Harsányi Imréné gazdasági igazgató Jóváhagyta:... Dr. Göböl Zsolt fıigazgató

2 MÓDOSÍTÁSOK JEGYZÉKE Módosította Aláírás/Dátum Változat száma Módosított oldalszám Szakmailag és tartalmilag ellenırizte Aláírás/Dátum Jóváhagyta Aláírás/Dátum Kibocsátás idıpontja 2

3 TARTALOMJEGYZÉK 1. A SZABÁLYZAT CÉLJA A SZABÁLYZAT ALKALMAZÁSÁÉRT ÉS AZ ALKALMAZÁS ELLENİRZÉSÉÉRT FENNÁLLÓ FELELİSSÉG MEGHATÁROZÁSA FOGALMAK, DEFINÍCIÓK A KÖZBESZERZÉS FOLYAMATA A KÖZBESZERZÉS A közbeszerzések tervezése A közbeszerzési eljárások lefolytatása Beszerzés az országosan Központosított Közbeszerzés keretében A közbeszerzések felettes szervek által történı jóváhagyásának és a felettes szervek tájékoztatásának rendje A BVOP hatáskörébe rendelt áruk és szolgáltatások közbeszerzése Éves statisztikai összegzés KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS FELADATOK Az Intézmény Közbeszerzési Bizottságának feladata A gazdasági igazgató feladata A közbeszerzési szakértı közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatai A Fıigazgató feladata A Bíráló Bizottság feladata A Gazdálkodó Egység feladata EGYÉB RENDELKEZÉSEK Belsı ellenırzés Záró rendelkezések

4 1. A SZABÁLYZAT CÉLJA A szabályzat célja, hogy meghatározza a Szent Rókus Kórház és Intézményei (a továbbiakban: Intézmény) közbeszerzési eljárásai elıkészítésének és lefolytatásának folyamatát és az elıkészítésben és lefolytatásban részt vevık feladatait és az ezekkel összefüggı felelısségét, valamint a szabályzat alkalmazásának végrehajtásáért és ellenırzésért fennálló felelısségi köröket. 2. A SZABÁLYZAT ALKALMAZÁSÁÉRT ÉS AZ ALKALMAZÁS ELLENİRZÉSÉÉRT FENNÁLLÓ FELELİSSÉG MEGHATÁROZÁSA A szabályzatban megfogalmazottak végrehajtásáért felelısek. A szabályzat alkalmazásáért: Fıigazgató, Gazdálkodó Egységek vezetıi A szabályzat alkalmazásának ellenırzéséért: Fıigazgató, Gazdasági igazgató Gazdálkodó Egységek vezetıi 3. FOGALMAK, DEFINÍCIÓK Jelen szabályzat alkalmazásában: Gazdálkodó Egységek: Az Intézmény szervezeti egységei, amelyek mőködési körében a beszerzések megvalósításához a hatályos jogszabályok alapján közbeszerzési eljárás lefolytatása válik szükségessé. A mőködési körükben felmerülı közbeszerzések szakmai anyagának összeállításáért és a közbeszerzések végrehajtásáért felelıs szervezeti egységek. Gazdálkodó Egységek: Gazdasági és Ellátási Osztály, Biztonsági Osztály, Mőszaki Osztály, Számítástechnikai Osztály, Központi Gyógyszertár, Élelmezési Osztály, Humánpolitikai Osztály Közbeszerzési Bizottság (A továbbiakban: KKB): az Intézmény közbeszerzési feladatainak meghatározását javaslatával segítı-, a gazdasági igazgató közbeszerzésekkel kapcsolatos döntéseinek támogatására létrehozott bizottság. Elnöke a gazdasági igazgató. GYEMSZI (Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minıség-és Szervezetfejlesztési Intézet): az Intézmény alapító okiratában meghatározottak szerint a költségvetési szerv középirányító szerve Hirdetmény: ajánlati/részvételi felhívás, ajánlattételi felhívás, írásbeli konzultációra történı felhívás, tájékoztató az eljárás (adott esetben: a közbeszerzési eljárás adott szakasza) eredményérıl. Jogi szakértı: jogi végzettséggel, szakértelemmel és szakmai tapasztalattal rendelkezı, az ügyvédekrıl szóló évi XI. törvény 5. (1)-(2) bekezdésében meghatározott tevékenység végzésére jogosult, a közbeszerzési eljárások lefolytatása során a jogi szakértelmet biztosító személy vagy szervezet. NFM (Nemzeti Fejlesztési Minisztérium): a 46/2011. (III. 25.) Kormány Rendeletben a közbeszerzések indokoltságának vizsgálatával és a közbeszerzési eljárások, valamint a rendelet hatálya alá tartozó szerzıdések ellenırzésével és engedélyezésével összefüggı feladatokat ellátó szerv. 4

5 BVOP (Büntetés - végrehajtás Országos Parancsnoksága): a 44/2011. (III. 23.) Kormány Rendeletben a Központi Ellátó Szerv feladatainak ellátására kijelölt szerv. Közbeszerzési eljárás: Egy adott beszerzés - amelynek a Kbt. elıírásai szerint számított becsült értéke a Kbt. egybeszámítási szabályai alapján eléri a mindenkori közbeszerzési értékhatárt - megvalósítása érdekében az Intézmény - mint ajánlatkérı által a Kbt. elıírásai szerint lefolytatásra kerülı eljárás. A közbeszerzési eljárás a Kbt pontjában meghatározottak szerint indul és az eljárás eredményérıl szóló hirdetmény közzétételével zárul. Közbeszerzési szakértı: Közbeszerzési tárgyú végzettséggel, szakértelemmel és szakmai tapasztalattal rendelkezı személy vagy szervezet. Szakmai anyag: a közbeszerzés tárgyának/tárgyainak adott esetben részének/részeinek meghatározását, a közbeszerzés tárgyának mennyiségi és minıségi adatait és az ezekkel kapcsolatos követelményeket, az eljárás becsült értékét, az ajánlattevıkkel szemben támasztott követelményeket, a közbeszerzési mőszaki leírást és specifikációt, valamint az ehhez kapcsolódó szakmai és pénzügyi követelményrendszert, a bírálati szempontokat, a szerzıdéses feltételeket, valamint a közbeszerzés tárgya szerinti szakterület vonatkozásában a közbeszerzési eljárás során figyelembe veendı valamennyi szakmai kritériumot tartalmazó írott anyag. 4. A KÖZBESZERZÉS FOLYAMATA Az Intézmény a közbeszerzéseinek megvalósítása során a hatályos Közbeszerzési Törvény és a vonatkozó jogszabályok rendelkezései-, azok idıközbeni módosításai, valamint jelen szabályzat elıírásai szerint köteles eljárni A KÖZBESZERZÉS A közbeszerzések tervezése (1) Az Intézmény évente összesített beszerzési és közbeszerzési tervet készít. A Gazdálkodó Egységeknek minden évben - eltérı utasítás hiányában - legkésıbb minden év február 28-ig kell megküldeniük az adott évre vonatkozó, a mőködési körükben felmerülı beszerzéseik tervét a gazdasági igazgatónak. Ezután kerül sor a beszerzési terv egyeztetésére és a gazdasági igazgató által a költségvetési keretszámok függvényében történı jóváhagyására. A jóváhagyott beszerzési tervben csak olyan beszerzéseket lehet feltüntetni, amelyek esetében a beszerzés megvalósulásának ütemezett idıpontjára a pénzügyi fedezet prognosztizáltan biztosítható. (2) A gazdasági igazgató a Gazdálkodó Egységek adatszolgáltatását, a jóváhagyott beszerzési tervet továbbítja a közbeszerzési szakértı felé. A közbeszerzési szakértı az adatokat áttekinti, a közbeszerzések lefolytatásának idıbeni ütemezésére, az egyes eljárások rendjének meghatározására javaslatot tesz, elkészíti a Közbeszerzési Terv javaslatot, és azt a gazdasági igazgatónak megküldi. A gazdasági igazgató a javaslatot legkésıbb március 31-ig felülvizsgálja, majd jóváhagyja. Jóváhagyó döntésébe az Intézmény Közbeszerzési Bizottságát bevonja, annak javaslatát figyelembe veszi. A jóváhagyást követıen a Közbeszerzési Terv nyilvános, melyet a Gazdálkodó Egységek és a közbeszerzési szakértı a gazdasági igazgatótól megkapnak. A Közbeszerzési Tervben szereplı, adott eljárások szakmai anyagának rendelkezésre állását követıen, az eljárás megindítását a Gazdálkodó Egységek kezdeményezik a gazdasági igazgatónál, 5

6 aki elrendeli az adott eljárás megindítását a közbeszerzési szakértı felé. A közbeszerzések csak ezen utasítás megléte esetén indíthatók. A közbeszerzési terv megléte nem felhatalmazás a közbeszerzési eljárás automatikus megindítására. (3) Az éves beszerzési terv alapján azon árukra, építési beruházásokra és szolgáltatásokra, amelyek összértéke az Intézmény minden szervezeti egységére összesítve az adott évben elıírt közbeszerzési értékhatárt meghaladja, közbeszerzési eljárás keretében kell a szállítót kiválasztani. (4) A közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell, az adott közbeszerzések tárgyát, becsült értékét, az eljárás indításának tervezett idıpontját és az eljárást lefolytató szervezet megnevezését. A közbeszerzési terv tartalmazza a központosított közbeszerzés kereteiben beszerzésre kerülı árukat és szolgáltatásokat is. (5) A tervben nem szereplı, de az év folyamán szükségessé váló közbeszerzések esetében, az érintett Gazdálkodó Egységnek erre vonatkozóan igényt kell bejelentenie a gazdasági igazgatónak. A közbeszerzés szakmai anyagának elıkészítését, összeállítását a Gazdálkodó Egység a gazdasági igazgató erre vonatkozó utasítását követıen kezdheti meg A közbeszerzési eljárások lefolytatása (1) Az adott Gazdálkodó Egység mőködési körében felmerült közbeszerzéseknél az eljárás megindításának a gazdasági igazgatónál történı kezdeményezése, szakmai elıkészítése a kezdeményezı szervezet, Gazdálkodó Egység feladata. Munkájába az adott közbeszerzésben érintett szakterület szakemberét (szakembereit) köteles bevonni, a bevonás tényét írásban köteles dokumentálni. A Gazdálkodó Egység a közbeszerzési eljárások szakmai anyagának az elkészítéséért és tartalmáért, valamint rendelkezésre állásáért felelıs. A szakmai anyag összeállításánál a szerzıdéses feltételek meghatározásakor, illetve a szerzıdéstervezet összeállításakor a jogi szakértıvel egyeztet és véleményeztet, a jogi szakértı egyetértése esetén a szerzıdéstervezetet a jogi szakértıvel jóváhagyatja. A gazdálkodó Egység képviselıje részt vesz a közbeszerzés elıkészítésében és a Bíráló Bizottság munkájában. (2) A szakmai anyagot a Gazdálkodó Egység a közbeszerzési szakértı részére megküldi. A közbeszerzési szakértı véleményeltérését jelzi a Gazdálkodó Egységnek. (3) A közbeszerzési szakértı a leegyeztetett szakmai anyag alapján összeállítja a közbeszerzés lefolytatásához szükséges hirdetmény és - amennyiben szükséges a dokumentáció tervezetet, és véleményezésre megküldi azt a Gazdálkodó Egységnek, aki egyetértése esetén a végleges közbeszerzési anyagot jóváhagyásra a gazdasági igazgatónak továbbítja. A jóváhagyott közbeszerzési anyagot a gazdasági igazgató megküldi a közbeszerzési szakértınek. (4) A gazdasági igazgató elrendeli a közbeszerzési eljárás megindítását, ezt követıen a közbeszerzési szakértı a hatályos Kbt. elıírásainak megfelelıen lefolytatja a közbeszerzési eljárást. (5) A közbeszerzési eljárások során a beérkezı ajánlatok elbírálására, az eljárás eredményére vonatkozó, a fıigazgatónak történı javaslattételre a Kbt. elıírásainak megfelelıen, Bíráló Bizottságot kell létrehozni. Tagjait a fıigazgató a gazdasági igazgató javaslata alapján bízza meg. 6

7 (6) Adott közbeszerzési eljárásoknál, amennyiben az eljárás lebonyolításához a közbeszerzés körülményeire tekintettel az szükségesnek mutatkozik, az eljárás elıkészítésébe, a Bíráló Bizottság munkájába külsı szakértıt kell bevonni. A külsı szakértı bevonásáról az érintett Gazdálkodó Egység, vagy a közbeszerzési szakértı, vagy a gazdasági igazgató javaslatára a fıigazgató esetileg rendelkezik. (7) A fıigazgató dönt a Bíráló Bizottság javaslatának elfogadása vonatkozásában. (8) Az eljárás eredményének kihirdetésére a közbeszerzési szakértı intézkedik. (9) A közbeszerzési eljárás alapján aláírásra kerülı szerzıdés aláírása a Kötelezettségvállalási szabályzat szerint történik Beszerzés az országosan Központosított Közbeszerzés keretében (1) A Központosított Közbeszerzés hatálya alá tartoznak, a Kbt.-ben, valamint a központosított közbeszerzésekre vonatkozó hatályos kormányrendeletben meghatározottak szerinti ajánlatkérık, valamint az ebben a körben kiemelt termékek és szolgáltatások. (2) Az adott kiemelt termék termék, szolgáltatás beszerzésért felelıs Gazdálkodó Egység a jogszabály alapján, az Intézményre, mint ajánlatkérıre vonatkoztatva kötelezıen a Központosított Közbeszerzés hatálya alá rendelt árukat, szolgáltatásokat kizárólag a központosított közbeszerzés keretei között kiválasztott szállítóktól és a Kbt. elıírásainak betartásával szerezheti be. (3) A Központosított Közbeszerzés hatálya alá tartozó termék, vagy szolgáltatás megrendelése esetén, az adott termék, szolgáltatás beszerzésért felelıs Gazdálkodó Egységnek a hatályos kormányrendelet elıírásai szerint kell eljárni. A kormányrendeletben foglaltak szerint történı beszerzések szakszerő és a rendeletnek megfelelı bonyolításért, a rendeletben foglalt adatszolgáltatások megküldéséért, az adminisztrációs feladatok ellátásáért az adott Gazdálkodó Egység a felelıs (4) A Központosított Közbeszerzés keretein belül történı beszerzések esetében a Gazdálkodó Egység kezdeményezésére a közbeszerzési szakértı közbeszerzés szakmai támogatást biztosít A közbeszerzések felettes szervek által történı jóváhagyásának és a felettes szervek tájékoztatásának rendje (1) Az éves közbeszerzési tervet a GYEMSZI felé jóváhagyásra meg kell küldeni. (2) A GYEMSZI tájékoztatása szükséges a tárgyhót megelızı hó 15-ig a következı hónapban tervezett közbeszerzések indításáról. (3) A Kórház éves közbeszerzési tervét a GYEMSZI jóváhagyását követıen nyilvántartásba vétel és tájékoztatás céljából az NFM-nek meg kell küldeni. A közbeszerzési terv módosítását és annak indokait - az arról hozott döntést követıen legfeljebb 3 munkanapon belül - az NFM-nek meg kell küldeni. (4) A közbeszerzési eljárás megindítását megelızıen a 46/2011. (III. 25.) Kormány Rendeletben elıírt elıterjesztést kell benyújtani az NFM felé. 7

8 (5) A nemzeti fejlesztési miniszter meghatározhatja azokat a feltételeket és/vagy megjelölheti azokat a szükséges módosításokat, amelyek teljesítése esetén az eljárás megindításához hozzájárul. Ebben az esetben a nemzeti fejlesztési miniszter által meghatározottakat a közbeszerzési eljárást megindító felhívásban és a dokumentációban érvényesíteni kell. (6) A közbeszerzési eljárás kizárólag a nemzeti fejlesztési miniszter hozzájárulásával és a nemzeti fejlesztési miniszter által jóváhagyott (adott esetben: módosított/kiegészített) tartalommal indítható meg. (7) A közbeszerzési eljárás megindítása és lefolytatása során a 46/2011. (III. 25.) Kormány Rendelet, a Közbeszerzések ellenırzése szakaszában ( ) elıírtak figyelembevételével és betartásával kell eljárni. (8) A szerzıdések megkötése és módosítása során a 46/2011. (III. 25.) Kormány Rendelet, a Szerzıdések ellenırzése ( ), valamint a Közbeszerzési szerzıdések teljesítése, módosítása szakaszában ( ) elıírtak figyelembevételével és betartásával kell eljárni. (9) Negyedévente statisztikai adatszolgáltatást kell teljesíteni az NFM felé a folyamatban lévı és az elızetes tájékoztatás óta befejezett közbeszerzési eljárásokról és a megkötött, a 46/2011. (III. 25.) Kormány Rendelet hatálya alá tartozó szerzıdésekrıl. (10) A közbeszerzések elıkészítése, lefolytatása és a szerzıdések megkötése során a 46/2011. (III. 25.) Kormány Rendelet elıírásainak betartásával és figyelembevételével kell eljárni A BVOP hatáskörébe rendelt áruk és szolgáltatások közbeszerzése (1) A 44/2011. (III. 23.) Kormány Rendelet alkalmazásában közbeszerzési értékhatárt elérı értékő közbeszerzésen a költségvetési törvényben meghatározott uniós közbeszerzési értékhatárokat elérı vagy meghaladó becsült értékő beszerzéséket kell érteni. A BVOP hatáskörébe rendelt és az uniós értékhatárokat el nem érı értékő beszerzések nem tartoznak a jelen szabályzat hatálya alá. (2) Az uniós értékhatárokat elérı értékő a fogva tartottak kötelezı foglalkoztatása keretében elıállított áruk és szolgáltatások körébe tartozó tervezett igényekkel a Központi Ellátó Szervhez kell fordulni minden év január 20.-ig. (3) Az igénybejelentés tervezetét a Gazdálkodó Egység minden év január 5-ig köteles megküldeni a gazdasági igazgatónak. A gazdasági igazgató jóváhagyását követıen a Gazdálkodó Egység intézkedik az igénybejelentés a Központi Ellátó Szerv felé határidıben történı megküldése vonatkozásában. (4) Amennyiben a Központi Ellátó Szerv az igény kielégítését nem képes teljesíteni, illetve az Intézmény - mint kedvezményezett - a Központi Ellátó Szerv ajánlatát a 44/2011. (III. 23.) Kormány Rendelet elıírásainak betartása mellett elutasítja, ebben az esetben az Intézmény a beszerzési igény kielégítésére vonatkozó közbeszerzési eljárást saját hatáskörben köteles lefolytatni. (5) A Gazdálkodó Egység a (3) pontban meghatározottak szerinti esetben a közbeszerzési eljárás megindítását a jelen szabályzatban a közbeszerzések kezdeményezésére vonatkozóan elıírtak szerint köteles kezdeményezni a gazdasági igazgatónál. Ezt követıen a jelen szabályzatban a közbeszerzések lefolytatása vonatkozásában elıírtak szerint kell eljárni. 8

9 (6) A BVOP hatáskörébe rendelt árukra és szolgáltatásokra vonatkozó közbeszerzési eljárások elıkészítése és lefolytatása során a jelen szabályzat közbeszerzésekre vonatkozó rendelkezéseit és a 44/2011. (III. 23.) Kormány Rendelet elıírásait együttesen kell alkalmazni Éves statisztikai összegzés (1) Az éves statisztikai összegzés elkészítéséhez szükséges adatokat a Gazdálkodó Egységek kötelesek a tárgyévet követı év március 30-ig a közbeszerzési szakértı felé megküldeni. (2) A Gazdálkodó Egységek adatszolgáltatásának összesítését a közbeszerzési szakértı elvégzi, az éves beszerzésekrıl készült statisztikai összegzést a Közbeszerzési Hatóság részére a tárgyévet követı május 31-ig megküldi. 5. KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS FELADATOK Az Intézmény Közbeszerzési Bizottságának feladata (1) A Közbeszerzési Bizottság a gazdasági igazgató közbeszerzési tárgyú döntéseinek támogatására létrehozott, esetenként ülésezı bizottság. (2) Feladata: javaslattétel a gazdasági igazgató felé az éves Közbeszerzési Terv tartalma vonatkozásában. A gazdasági igazgató utasítására egyéb tárgyú javaslattételi feladatot is elláthat. (3) A Bizottság ülésein, az állandó tagok 50%-a jelenléte esetén a Bizottság javaslattételre alkalmas. (4) A Bizottság állandó tagjai: a Gazdálkodó Egységek vezetıi és a közbeszerzési szakértı, eseti tagjai lehetnek: az esetenként bevonni szükséges külsı szakértı(k). (5) A Bizottság Elnöke a gazdasági igazgató, aki a Közbeszerzési Bizottságot évente legalább egy alkalommal, az Intézmény közbeszerzési tervének jóváhagyását megelızıen összehívja. (6) A Bizottság a gazdasági igazgató által meghatározott, egyéb közbeszerzésekkel összefüggı javaslattételi feladatot is elláthat A gazdasági igazgató feladata (1) A Közbeszerzési Bizottságot legalább évente egy alkalommal, az Intézmény közbeszerzési tervének jóváhagyását megelızıen összehívja. (2) Jóváhagyja az éves közbeszerzési tervet és az éves statisztikai összegzést. (3) Jóváhagyja a Gazdálkodó Egység által a BVOP hatáskörébe rendelt és az uniós értékhatárokat elérı értékő beszerzések vonatkozásában készített igénybejelentés tervezetet. (4) Javaslatot tesz a Bíráló Bizottsági tagi összetételére - ha szükségesnek ítéli meg, külsı szakértı bevonására - vonatkozóan a Döntéshozónak. (5) A közbeszerzés indítását megelızıen, a beszerzés fedezete rendelkezésre állását ellenırzi. 9

10 (6) Indítja az adott közbeszerzési eljárást, esetenként külön meghatározza a fıbb feladatok ellátásával megbízott személyeket. (7) Az eljárási cselekményekkel kapcsolatos anyagokat jóváhagyó aláírásával látja el. (8) A Bíráló Bizottság munkáját irányítja, valamint pénzügyi- gazdasági szakértelmével felelıs vezetıként közremőködik a Bizottság munkájában. (9) A Bíráló Bizottság eljárási döntésekre vonatkozó javaslatát a Döntéshozó elé terjeszti. (10) Intézkedik a közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szerzıdések továbbítására. (11) A létrejött szerzıdések teljesítését ellenırzi, ellenırizteti (12) Intézkedik az Intézmény által a közbeszerzésekkel kapcsolatosan nyilvános közzétételre kötelezett adatok és dokumentumok közzététele (honlapon történı megjelenítése) vonatkozásában (13) Intézkedik az Intézmény felettes szervek felé történı közbeszerzésekkel kapcsolatos tájékoztatására-, adatszolgáltatására valamint a közbeszerzések felettes szervek általi jóváhagyására. (14) Intézkedik a Központi Ellátó Szervhez történı igénybejelentésre, a Szervvel lefolytatásra kerülı tárgyalások és a szükséges levelezések lefolytatására. (15) A Gazdálkodó Egységek adatszolgáltatása alapján az éves statisztikai összegzést jóváhagyja, a jóváhagyást követıen intézkedik a Közbeszerzési Hatóságnak történı megküldésre A közbeszerzési szakértı közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatai (1) A Gazdálkodó Egységek adatszolgáltatása alapján összeállítja az éves Közbeszerzési Terv javaslatot, és azt a gazdasági igazgatónak megküldi. (2) Szakmai támogatást nyújt az Intézmény által a közbeszerzésekkel kapcsolatosan nyilvános közzétételre kötelezett adatok és dokumentumok közzététele (honlapon történı megjelenítése) vonatkozásában (3) Szaktudásával támogatja az Intézmény felettes szervek felé történı közbeszerzésekkel kapcsolatos tájékoztatására-, adatszolgáltatására valamint a közbeszerzések felettes szervek általi jóváhagyására vonatkozó folyamatot. (4) A Központi Ellátó Szervvel lefolytatásra kerülı tárgyalásokhoz és a szükséges levelezések elkészítéséhez a Gazdálkodó Egység erre vonatkozó igénye esetén szakmai támogatást nyújt. (5) A Gazdálkodó Egységek adatszolgáltatása alapján az éves statisztikai összegzést összeállítja, jóváhagyást követıen koordinálja a Közbeszerzési Hatóságnak történı megküldést. (6) A közbeszerzési eljárások elıkészítése során a Gazdálkodó Egységek szakmai anyagát véleményezi, az elıkészítı feladatok koordinálásában részt vesz, a közbeszerzési eljárás elıkészítése során közbeszerzési szakértıi feladatokat lát el. (7) A szakmai anyag véleményezése során véleményezi a Gazdálkodó Egységek a kizáró okok, az alkalmassági követelmények és a bírálati szempontok vonatkozásában tett javaslatát. 10

11 (8) A Gazdálkodó Egységekkel történt egyeztetést követıen, a jóváhagyott szakmai anyag alapján összeállítja az eljárást megindító hirdetmény és - amennyiben az eljárás jellege szerint ez szükséges - a dokumentáció tervezetet. (9) Intézkedik az Intézmény által kijelölt személy bevonásával az eljárás során a jóváhagyott hirdetmények továbbítására és - amennyiben készült - a dokumentáció, rendelkezésre állására. (10) A megindított közbeszerzési eljárás folyamatát szakszerően koordinálja. (11) A közbeszerzési eljárás során a kiegészítı tájékoztatás megadásának folyamatát koordinálja, a közbeszerzés szakmai tárgyú válaszokat megszövegezi. (12) A közbeszerzési eljárási cselekmények lefolytatását koordinálja, a cselekmények írásos dokumentálásáról gondoskodik. (13) Részt vesz a Bíráló Bizottság munkájában és azt közbeszerzési szakértelmével támogatja. (14) Intézkedik az Intézmény által kijelölt személy bevonásával a közbeszerzési eljárás eredményének kihirdetésére A Fıigazgató feladata (1) A közbeszerzési eljárásokban Döntéshozó. A közbeszerzési eljárásokat lezáró döntést hozza meg a Bíráló Bizottság javaslata alapján. (2) Megbízza a Bíráló Bizottság tagjait a gazdasági igazgató javaslata alapján A Bíráló Bizottság feladata (1) A beérkezett ajánlatok értékelését végzi el és írásos javaslatot tesz a Döntéshozónak az eljárás eredménye vonatkozásában. (2) Legalább 3 fıbıl álló bizottság. A bizottság tagjait úgy kell kijelölni, hogy a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési és pénzügyi szakértelemmel rendelkezzenek. A Bíráló Bizottságban biztosítani kell annak/azoknak a Gazdálkodó Egységnek/Egységeknek a képviseletét, akinek/akiknek a mőködési körében a közbeszerzés felmerült. (3) A Bíráló Bizottság tagjainak a Kbt. által elıírt, az összeférhetetlenség fenn nem állása követelményei vonatkozásában meg kell felelniük A Gazdálkodó Egység feladata (1) Összeállítja és határidıben leadja a Gazdálkodó Egység éves beszerzési tervét. (2) Igénybejelentés tervezetet készít a BVOP hatáskörébe tartozó, uniós értékhatárokat elérı áruk és szolgáltatások beszerzése vonatkozásában és határidıben továbbítja azt a gazdasági igazgatónak. (3) A gazdasági igazgató jóváhagyását követıen intézkedik az igénybejelentés a Központi Ellátó Szerv felé határidıben történı megküldése vonatkozásában. (4) Lefolytatja a tárgyalásokat és a szükséges levelezéseket a Központi Ellátó Szervvel. Munkájába a szakterület által érintetteket bevonhatja. 11

12 (5) Az általa kezdeményezett, a mőködési körében felmerült közbeszerzési eljárások szakmai anyagát elkészíti, összeállítja. (6) A közbeszerzés alapadatait meghatározza (tárgy, mennyiség, helyszín, szakmai és szabványossági követelmény rendszer, javasolt szerzıdéses idıtartam, javaslat a helyszíni bejárások idıpontjára, javaslat a bírálati szempontokra, javaslat a szerzıdéses szempontokra). (7) A közbeszerzés szakmai anyagát összeállítja és egyezteti az érintett szakmai egységekkel, társszervekkel, az egyeztetés tényét dokumentálja. (8) A szakmai anyagot, az alapadatokat, javaslatait továbbítja a közbeszerzési szakértı felé, az egyeztetést a közbeszerzési szakértıvel lefolytatja. (9) A mőködési körében felmerült közbeszerzések vonatkozásában az eljárás megindítását és a közbeszerzési szakértıvel leegyeztetett szakmai anyag jóváhagyását a gazdasági igazgatónál kezdeményezi. (10) A kiegészítı tájékoztatás adás során felmerülı szakmai kérdésekre adandó válaszokat megszövegezi, az érintett szakmai belsı szervezeti egységgel egyezteti és idıben továbbítja a közbeszerzési szakértınek. (11) Részt vesz a Bíráló Bizottság munkájában, és a KKB munkájában. (12) Megszervezi és részt vesz a helyszíni bejárásokon. (13) A szerzıdés teljesítését, teljesülését felügyeli, felelıs azért, hogy a megkötött szerzıdéstıl eltérıen sem árubeszerzés, sem építési beruházás, sem szolgáltatás ne realizálódhasson. (14) A szerzıdés teljesítése folyamán a szükséges dokumentációkat, nyilvántartásokat naprakészen vezeti, a szerzıdés teljesítését dokumentálja. (15) Indokolt esetben szerzıdésmódosítást kezdeményez, azt a gazdasági igazgatóval egyezteti, ezt követıen a közbeszerzési szakértıvel egyeztet, egyben haladéktalanul tájékoztatja annak indokáról és szükségességérıl a közbeszerzési szakértıt. (16) Az Intézmény felettes szervek felé történı közbeszerzésekkel kapcsolatos tájékoztatásához és az adatszolgáltatáshoz valamint a közbeszerzések felettes szervek általi jóváhagyásához szükséges a mőködési területét érintı adatokat és dokumentumokat határidıben összeállítja. (17) A Központi Ellátó Szerv felé történı igénybejelentéshez szükséges a mőködési területét érintı adatokat és dokumentumokat összeállítja a Szervvel lefolytatásra kerülı tárgyalásokon részt vesz és a szükséges levelezések tervezetét összeállítja. (18) Adatot szolgáltat az éves statisztikai összegzést elkészítéséhez. 6. EGYÉB RENDELKEZÉSEK Belsı ellenırzés (1) A közbeszerzési eljárások ellenırzésére a fıigazgató a Belsı Ellenırzést felkéri a közbeszerzési eljárás ellenırzésére. 12

13 Záró rendelkezések Jelen szabályzat rendelkezéseit a hatálybalépés után megkezdett beszerzésekre kell alkalmazni. 13