LEAN BESZERZÉS AZ ELMŰ-BEN. MLKBT 17. kongresszusa Balatonalmádi, november 12. Sámson Gergely

Átírás

1 LEAN BESZERZÉS AZ ELMŰ-BEN MLKBT 17. kongresszusa Balatonalmádi, november 12. Sámson Gergely

2 Áttekintés ELMŰ-ÉMÁSZ Társaságcsoport, Beszerzési Ig. ELMŰ beszerzés fejlődése Lean beszerzés Fejlesztési folyamat Vevőink igényei Ajánlatkérési, pályáztatási folyamat További lépések Várt eredmények Siker tényezők Korlátozó tényezők

3 ELMŰ-ÉMÁSZ Társaságcsoport Több mint 100 éve a legfontosabb tevékenységünk a különböző jellegű fogyasztók (kis- és nagyfogyasztók) villamos energiával való ellátása. Áramszolgáltatási terület: Budapest és környéke, Észak-Magyarország A 2008-as évben: Nettó árbevétel: 385 milliárd HUF Létszám: 5419 fő

4 Beszerzési Igazgatóság 2001-ben jött létre ELMŰ Nyrt. Pénzügy és Szolgáltatások Divízió alá tartozik stratégiai szerepkör Központosított beszerzés Létszám: 26 fő Döntően stratégiai beszerzés (AK, P, K)

5 ELMŰ beszerzés fejlődése Tűzoltás Eljárások határidőre történő lefolytatása Anyaghiány elkerülése Fókuszban az anyagok rendelkezésre állásának biztosítása Beszerzés tervezés Beszerzési eljárások tervezése Központi szerződés kezelés Sztenderdizálás Katalógus beszerzés Megtakarítás monitoring Fókuszban elsősorban a végrehajtás Lean beszerzés Beszerzési integráció az anyavállalattal Kockázatelemzési, -kezelési rendszer E-aukcióztatás Beszerzési mutatószám rendszer kialakítása (KPI) Beszerzési controlling Beszerzési Workflow Management Fókuszban az előkészítés, elemzés, piackutatás

6 Lean filozófia öt alappillére a beszerzésben 1. Érték Meghatározzuk, hogy a vevő (igénylő, tulajdonos) szempontjából mi teremt értéket, és mi nem. szerződés 2. Értékfolyamat Azonosítjuk az értékáramot, és azonosítjuk a veszteségeket. ajánlatkérési eljárás és az abban lévő veszteségek 3. Áramlás Folytonossá, megszakítások, eltérítések, megállások nélkülivé tesszük az értékáramot. ajánlatkérési eljárásból eltüntetjük a veszteségeket 4. Húzó elv A vevő igényének megfelelően szerzünk be, szolgáltatunk! arra kötünk szerződést, amire a vevő szeretne 5. Tökéletesítés Folyamatosan törekszünk a tökéletességre, a veszteségek folyamatos felderítésén és eltávolításán keresztül. ajánlatkérési eljárást folyamatosan fejlesztjük (James P. Womack, Daniel T. Jones: Lean Thinking, 1996 nyomán)

7 Lean beszerzés Lean szemléletű gondolkodás a beszerzés terén. Veszteségek feltárása és csökkentése, kiküszöbölése. Fogalmak, Eszközök Pazarlások, veszteségek: Várakozás Felesleges műveletek Hibák Ki nem használt képességek Kaizen (workshop-ok) Poka-Yoke (pl. sablonok használata) VSM (régi és új AK, P folyamat) Fogalmak, Eszközök Egységes munkavégzés (best practice) Húzórendszer (beszerzés tervezés rugalmas tervezés) Jidoka (WF) 6S (munkakörnyezet javítása és fenntartása)

8 Fejlesztési folyamat LEAN GONDOLKODÁS FOLYAMATOK FEJLESZTÉSE Résztvevők Vezetők (ig., o.v.) Csoportvezetők Beszerzők Koordinátorok BESZERZÉSI WORKFLOW MANAGEMENT A dolgozók ötleteire építve!!!

9 Mire vágynak a vevőink? FOLYAMAT HOZZÁÉRTÉS Szerződés határidőre Gyorsaság Rugalmasság Kevés feladat Egyablakos ügyintézés Ár Minőség Egyéb feltételek Plusz szolgáltatások Cél: Vevőink igényeinek minél magasabb szinten történő kielégítése!!!

10 Ajánlatkérési, pályáztatási folyamat Probléma 1. Nem egységes beszerzési folyamat 2. Hosszú átfutási idő (AK: 45 nap, P: 90 nap) 3. Információk előkeresése sokszor nehézkes 4. Vevőink zaklatása 5. Szerződéskötés elhúzódása 6. Nem megfelelő helyettesítés 7. Sokszoros, manuális ellenőrzés, másolatok, bizonylatok tömege 8. Sok független rendszer, információ többszöri rögzítése Megoldás 1. Egységes beszerzési folyamat 2. Rövidebb átfutási idő (AK: 30 nap, P: 60 nap) 3. Információk gyors előkeresése 4. Egyeztetés a vevőinkkel, ha új információra van szükségünk 5. Szerződés határidőre 6. Helyettesítés gyorsan és egyszerűen 7. Automatizálás, elektronizálás 8. Redundancia csökkentése, megszüntetése Folyamatok elemzése minden csoportnál legjobb gyakorlat, pazarlások keresése (interjúzás, workshop, dokumentum-elemzés, VSM)

11 Ajánlatkérési, pályáztatási folyamat Megoldás 1. Egységes beszerzési folyamat 2. Rövidebb átfutási idő (AK: 30 nap, P: 45 nap) 3. Információk gyors előkeresése 4. Egyeztetés a vevőinkkel, ha új információra van szükségünk 5. Szerződés határidőre 6. Helyettesítés gyorsan és egyszerűen 7. Automatizálás, elektronizálás 8. Redundancia csökkentése, megszüntetése Megvalósítás 1. Igénylőlap és sablonok használata 2. Folyamat egyes lépéseinek előre helyezése (pl. BSZJ felvétel) és egyes lépések automatizálása (pl. szerződés-aláírás) 3. Információ begyűjtése és rögzítése, amikor felmerül, és biztos rendszerből bármikor könnyen kinyerhető pont 5. Figyelmeztető rendszer határidő túllépés esetén (WF-ba építve) 6. Projekthez tartozó összes dokumentum (írott, elektronikus) iktatása pont, 6. pont. 8. Rendszerek integrációja (BWM, ERP, BTR, E-katalógus, E- aukció)

12 További lépések Folyamatos fejlesztés környezetének kialakítása Automatikus üzenetek Workflow-k kidolgozása Közbeszerzési Egyéb projektek, feladatok (sablon WF) Belső ügyek Vevőbarát, lean megoldások kidolgozása (pl. intranetes beszerzési igénybejelentő rendszer) Rendszerek integrációja (elsősorban BWM&ERP) Lean szemlélet kiterjesztése

13 Várt eredmények Adminisztráció csökkenése Egyszerűbb, gyorsabb helyettesítés Kevesebb hiba Több idő piacelemzésre, előkészítésre, elemzések készítésére, fejlesztésre, tanulásra Magasabb minőségű beszerzés nyújtása vevőinknek (javulás a minőség, pontosság, rugalmasság, időbeli átfutás terén) Sztenderdizált, átláthatóbb folyamatok Jobb teljesítménymérési és értékelési rendszer, jobb erőforrás-tervezés Papírfelhasználás csökkenése Tárolásra használt hely csökkenése

14 Siker tényezők Vezetői és dolgozói elköteleződés Csapatmunka Dolgozók meggyőzése, bevonása, képzése, motiválása, eredményből részesítése Folyamatos fejlesztés, melynek nincs eleje és vége, és mindenre ki kell hatnia Folyamatos fejlesztéshez a környezet kialakítása (pl. rendszeres workshop - eredmények áttekintése, értékelése, további feladatok, javaslatok megvitatása) Megfelelő kommunikáció (célok, eredmények, folyamatos visszacsatolás) Teljesítménymérés, értékelés Új folyamatok megkövetelése Informatikai támogatottság

15 Korlátozó tényezők Az elmélet nem valóság!!! Emberi Dolgozók ellenállása Kultúraváltás, paradigmaváltás Elfoglaltság Szervezeti egységekhez igazodás, igénylők hozzáállása Külső szem hiánya Egyéb Rendszer testre szabása nehéz feladat (de fontos!) Anyagi korlátok Körülmények változása (pl. válság, integráció az anyavállalattal)