Végső változat, 2010 Szeptember Integrált Irányítási Rendszer (IIR) a helyi és regionális szintű fenntartható fejlődésért

Átírás

1 Végső változat, 2010 Szeptember Integrált Irányítási Rendszer (IIR) a helyi és regionális szintű fenntartható fejlődésért Hatókör Folyamatos kiterjesztés földrajzi és tartalmi értelemben: Adott helyszíntől a teljes települési területre A fontos környezetvédelmi területektől az Aalborgi Egyezmény szerinti összes fenntarthatósági területre Az IMR alkotóelemei Az irányítási ciklus lépései Dokumentumok / referencia eszközök Az alapállapot értékelés (frissítése) - Alapállapot értékelés A célok meghatározása - Stratégiai Program - Cselekvési Terv(ek) Politikai kötelezettségvállalás - Közgyűlési határozat Megvalósítás és monitoring - Monitoring program Értékelés és jelentéskészítés - Belső ellenőrzés (rendszer felülvizsgálat és teljesítmény) - Monitoring jelentés - Fenntarthatósági jelentés Horizontális elemek Dokumentumok / referencia eszközök Az érdekeltek bevonása és kommunikáció - Terv a kommunikációra és az érdekeltek bevonására - Belső kommunikációs terv - Információs pont az IIR dokumentumaihoz való hozzáféréshez Szervezeti felépítés - Szervezeti struktúra (a szerepek és felelősségi körök világos meghatározásával) - Képességfejlesztési program az alkalmazottak számára

2 Teljesítmény-orientált irányítási rendszer: A teljesítmény definíciója Az elért eredmények az irányítási ciklus végén A teljesítmény különböző szintjei: kiváló/elfogadható/gyenge/elégtelen(nincs teljesítmény) A teljesítménynek jobbnak kell lennie mint a jogszabályoknak való egyszerű megfelelés Hogyan mérjük és értékeljük a teljesítményt? (Az irányítási ciklus végén) elért eredmények összehasonlítása a stratégiai programban meghatározott célokkal Az elért eredmények érdekeltek általi értékelése Fokozatosan bővülő hatókör (a kiindulási ponttól függően) A teljesítményre vonatkozó minimális követelmények Használjuk a legfontosabb indikátor készletet plusz egyedi indikátorokat az összes fontos fenntarthatósági területre és minden irányítási elemre (Alapállapot értékelés, Stratégiai Program, Monitoring, Jelentéskészítés) Időtől függő SMART 1 (OKOS) célok a Stratégiai programban és a Cselekvési terv(ek)ben Az értékelés eredményeinek érdekeltek általi értékelése A politikai kötelezettségvállalás elérése (jóváhagyott Stratégiai program, a Települési Közgyűlés által elismert Belső ellenőrzési- és Monitoring jelentés) A hatókör fokozatos tágítása: Adott helyszíntől a település teljes közigazgatási területére, és fókuszálás a környezetvédelmi területekről a fenntarthatóság összes dimenziójára Tájékoztatás a teljesítményről a Fenntarthatósági jelentésben A tartalomra és a folyamatra vonatkozó minimális követelmények az összes irányítási lépés tekintetében = Olyan dokumentumok/eszközök, amelyeket az IIR minden egyes lépésében ki kell fejleszteni, és az ezekkel kapcsolatos speciális tartalom. = Az IIR megvalósításához szükséges eljárási lépések 1 SMART = Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound (azaz Specifikus, Mérhető, Elérhető, Realisztikus, Időhöz kötött) I 2

3 AZ ALAPÁLLAPOT ÉRTÉKELÉS (és FRISSÍTÉSE) Az alapállapot értékelés minimális tartalmi követelményei Foglalja magában a legfontosabb indikátorokat. Tartalmazza a lényeges tervek és programok megjelölését, azok céljaival, és a jelenleg érvényes átfogó célokat, amelyek a fenntarthatóság szempontjából fontosak. Foglalja magában a jelenleg használt lényeges rendszerek és eljárások megjelölését, a jogszabályban megkövetelt és önkéntesen vállalt tervek és programok megismerése érdekében (rendszer audit). Foglaljon magában áttekintést a lényeges jogszabályokról (vagy útmutatást, hogy hol található a jogszabály) és rendszert /eljárást a jogszabályok frissítésére (jogszabályi megfelelés). Foglaljon magában az érdekeltekre vonatkozó elemzést. A folyamat minimális követelményei Az alapállapot értékelést osztályok közötti munkacsoport végzi. Az alapállapot értékelés Települési Közgyűlés általi elismerése. Az Aalborgi Egyezmény (AC) aláírása esetében: Az alapállapot értékelés benyújtása az AC Titkárságának, legkésőbb 12 hónappal az AC aláírása után. A CÉLOK KITŰZÉSE A Stratégiai Program minimális tartalmi követelményei Hosszú távú (10-15 év) és rövid távú(3-5 éves) OKOS célokat és intézkedéseket tartalmaz. A célok kitűzése az Alapállapot Értékelés eredményein alapul. A célok kitűzésének a helyi politika olyan szempontjaira kell fókuszálnia, amelyek a környezetre és a fenntartható fejlődésre jelentős hatással vannak. Tartalmazza a célokhoz tartozó kulcsfontosságú indikátorokat. Tartalmazza a Cselekvési Terve(ke)t (munkaterv a Stratégia Program megvalósítására különös tekintettel a rövidtávú célokra). Tartalmazza az utólagos (nyomon követő) mechanizmus meghatározását. A folyamat minimális követelményei Az érdekeltek bevonása legalábbis a célok kitűzésébe. A Közgyűlés által jóváhagyott Stratégiai Program. Az Aalborgi Egyezményhez (AC) való csatlakozás esetén: A stratégia program benyújtása az AC Titkárságához a csatlakozástól számított legkésőbb 24 hónapon belül. I 3

4 A Cselekvési Terv(ek) minimális tartalmi követelményei A Stratégiai Program átfogó és konkrét céljain alapul. Minden intézkedésnek egy adott célhoz kell kapcsolódnia. A megvalósítandó konkrét intézkedések és projektek leírása: - Mit kell tenni? (az intézkedések rövid leírása) - Ki a felelős? (személy, osztály vagy érdekelt, elérhetőségek) - Kiknek és hogyan kell támogatniuk a megvalósítást (személy, osztály vagy érdekelt, elérhetőségek) - Mikorra kell elvégezni az intézkedést (időbeli ütemezés, a befejezés dátuma) - Milyen emberi és pénzügyi erőforrások vannak hozzárendelve (munkatársak, költségvetés) - Az indikátor(ok) meghatározása az intézkedés sikerének értékelése céljából - A nyilvánosság tájékoztatása: Kinek? Milyen eszközzel? Mikor? Zöld közbeszerzési eljárások, ha az önkormányzat pályázatot ír ki vagy vásárol? (igen/nem/kialakítás alatt) A folyamat minimális követelményei Azok bevonása/konzultációra hívása akik végső soron megvalósítják a tevékenységeket. POLITIKAI KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS A Közgyűlés határozata az IIR megvalósításáról szóló döntés és a szervezeti felépítés jóváhagyására. A Közgyűlés határozata az Alapállapot értékelés, a Belső ellenőrzés és a Monitoring jelentés elfogadásáról. A Közgyűlés határozata a Stratégiai Program jóváhagyásáról. A Közgyűlés határozata a Fenntarthatósági Jelentés aláírásáról. Minimális folyamatbeli követelmények Az IIR megvalósításáról szóló döntés és a szervezeti felépítés jóváhagyása a Közgyűlés által - a polgármesternek, aki a Közgyűlést képviseli, vezető szerepe és végső felelőssége van az IIR megvalósításában. Az Alapállapot értékelés, a Belső ellenőrzési- és Monitoring jelentés Közgyűlés általi elfogadása. A Stratégiai Program Közgyűlés általi jóváhagyása. A Fenntarthatósági Jelentés aláírása a Közgyűlés által. I 4

5 MEGVALÓSÍTÁS ÉS MONITORING Tartalmazza a kulcsfontosságú indikátorok használatát az Alapállapot Értékelés-, Stratégiai Program/Cselekvési Terv-, Belső Ellenőrzés-, Monitoring Jelentés- és Fenntarthatósági Jelentésben a teljesítmény mérése/igazolása céljából (= folyamatos jobbítás). Tartalmazza a Monitoring Programot (mit, mikor, hogyan, ) mind a folyamat (a cselekvési terv teljesítése, rendszer szabályok betartása, stb.), mind pedig a teljesítmény (= elért javulás a célokhoz képest) monitorozása céljából. A monitoring eredményeit tartalmazza a Fenntarthatósági Jelentés. Éves monitorozás, Monitoring Jelentés elkészítésével. A releváns érdekelteknek van lehetőségük visszajelzésre a Monitoring Jelentéssel kapcsolatban. A Monitoring Jelentés és a hozzá tartozó érdekelti észrevételek Közgyűlés általi elismerése. ÉRTÉKELÉS és JELENTÉSKÉSZÍTÉS Éves belső eljárás meghatározása a folyamat és a teljesítmény értékelésére, beleértve ellenőrzési listákat/speciális eljárást a belső ellenőrzésre, és Sürgősségi Terv készítését arra az esetre, ha jogszabályi nem-megfelelőség lép fel. Magában foglalja az évenkénti Monitoring Jelentést, amely leírja a Monitoring Programban meghatározott módszerek és eljárások szerinti monitoring tevékenység eredményeit. - Az IIR koordinátor által megszervezett, és egy, az IIR-be be nem vont ellenőr által elvégzett belső auditálás. - Magában foglalja az érdekeltek általi értékelés és visszacsatolás mechanizmusát. - A Közgyűlés által elismert belső ellenőrzési jelentés plusz az érdekeltek visszacsatolása (véleménye). A Közgyűlés által elismert Monitoring Jelentés plusz az érdekeltek visszacsatolása (véleménye). I 5

6 ÉRTÉKELÉS és JELENTÉSKÉSZÍTÉS Egy választási periódusban legalább egy Fenntarthatósági jelentést tartalmaz, amely az alábbiakat foglalja magában: - Közgyűlési határozat az IIR megvalósítására és az erőforrások hozzárendelésére vonatkozóan. - Szervezeti felépítés a külső kommunikációért felelős személy(ek) elérhetőségével. - A helyi hatóság Fenntarthatósági Politikája beleértve a Stratégiai Program céljait. - A Stratégiai Program céljainak elérése érdekében végzett fontosabb tevékenységek. - Az elért eredmények, ahogyan azokat a Monitoring jelentés bemutatja. - Az elért teljesítmény szintje. Tartalmazza az IIR összes fontos elemének dokumentációját (Szervezeti felépítés, a rendszer ellenőrzés mechanizmusa, stb.). A Közgyűlés által elfogadott Fenntarthatósági jelentés. Egy referencia-pont létrehozása abból a célból, hogy ezen keresztül a bevont érdekeltek és munkatársak hozzáférjenek a belső és külső kommunikációhoz szükséges fontos dokumentációhoz. BEVONÁS ÉS KOMMUNIKÁCIÓ Tartalmazza az (Alapállapot Értékelés keretében kidolgozott) érdekeltek feltérképezésén alapuló kommunikációs és bevonási terv meghatározását. Tartalmazza a belső kommunikációs tervet, amely meghatározza a szerepeket, eljárásokat és kimenteket (pl. Képességfejlesztési Program). Tartalmazza egy választási periódusban legalább egy Fenntarthatósági Jelentés publikálását. - Az érdekeltek bevonása megfelelő formában az IIR minden fontos eleme tekintetében (minimálisan az érdekeltek bevonása a célok meghatározásába). - Visszajelzés lehetőségének biztosítása a bevont érdekeltek részéről, és tájékoztatásuk, hogy az észrevételeiket figyelembe vettük-e, és ha igen, hogyan. - A részvételi folyamat dokumentálása és rendszeres értékelése. - A munkatársak rendszeres tájékoztatása az IIRről. - Visszajelzési lehetőség biztosítása a munkatársak részéről. A Közgyűlés által elfogadott Fenntarthatósági Jelentés. I 6

7 BEVONÁS ÉS KOMMUNIKÁCIÓ Tartalmazza az IIR belső és külső kommunikációra vonatkozó összes fontos elemének dokumentációját (Szabályok az érdekeltek bevonására, részvételi folyamatok, stb.). Egy referencia-pont létrehozása abból a célból, hogy ezen keresztül a bevont érdekeltek és munkatársak hozzáférjenek a belső és külső kommunikációhoz szükséges fontos dokumentációhoz. SZERVEZETI FELÉPÍTÉS Tartalmazza az IIR minden egyes lépésére a szervezeti struktúra meghatározását, a szerepekkel, felelősségi körökkel és belső struktúrákkal együtt (Szervezeti felépítés). Hivatkozás az IIR pénzügyi és emberi erőforrásaira. Tartalmazza a Közgyűlés bevonására vonatkozó szabályokat. Tartalmazza a koordinátor és koordinációs munkacsoport kijelölését megfelelő előírásokkal együtt. Tartalmazza a teljes IIR felügyeletéért felelős Koordinációs Bizottság kijelölését, amely felöleli az összes olyan osztály és részleg képviselőit, amelyek fontosak az erőforrás gazdálkodás és a fenntarthatóság szempontjából. Tartalmazza egy, a koordinációs munkacsoporttól független belső ellenőr kijelölését. Tartalmazza az alkalmazottak képességfejlesztésére vonatkozó program, illetve a megvalósítás dokumentálásának meghatározását. Tartalmazza a felállított szervezeti struktúra dokumentációját. A szervezeti felépítés Közgyűlés általi jóváhagyása a Közgyűlés képviseletében a polgármesteré a vezető szerep és a végső felelősség az IIR megvalósításában. I 7