A minisztériumok és háttérintézményeik központi ellátását támogató web-es portál és munkafolyamat menedzsment-rendszer funkcionális működése

Átírás

1 A minisztériumok és háttérintézményeik központi ellátását támogató web-es portál és munkafolyamat menedzsment-rendszer funkcionális működése Workflow - Tájékoztató november

2 250/2014. (X. 2.) Korm. rendelet a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságról - Irodai ingatlanok üzemeltetése - Műszaki és irodai ellátási szolgáltatások - Gépjárművekkel kapcsolatos szolgáltatások - Központosított és intézményi közbeszerzés 2

3 Közbeszerzési Igazgatóság Ellátási és Üzemeltetési Igazgatóság Gazdasági Igazgatóság Jogi és Humánpolitikai Igazgatóság CORE tevékenység NEM CORE tevékenység 3

4 Ellátott Igény keletkezik Igényt jóváhagy KEF Igény beérkezik Igényt kielégít Ellátott Visszaigazolás Elégedettség KEF Mér Dokumentál Tervez Ellátotti igény Végrehajtásra továbbított igény Ügyfélkapcsolat Jóváhagyott igény Teljesített igény 4

5 Milyen célra kívánjuk használni a Workflowt rendszerét? A működés rövid bemutatása Milyen előnyökkel jár a Workflow használata? BPM rendszer, üzleti folyamatok logikus szervezését szolgáló informatikai megoldás 5

6 Papíralapú társadalom Az igénylés nehézkes és nem tervezhető, sok időt és adminisztrációt igényel Közben új feladatok keletkeznek: Növekvő ellátotti létszám (cca fő) Ellátottak Mind vertikális, mind horizontális tagoltság (szervezetek felépítése, székhelye, változásai nehezen követhetőek) Szolgáltatások mérése nehézkes Az Ellátottak elégedettsége a szolgáltatás minőségének értékmérője KEF

7 Információs társadalom Az igénylés egyszerű, rövidebb időt és kevesebb adminisztrációt igényel Netes időablak és ciklikus ellátotti igénylések Az információk online gyorsan elérhetőek és visszakereshetőek, mindig naprakészek Szolgáltatás: közvetlen és dokumentált, a mérése egyszerűbb, optimálisabb erőforrás gazdálkodás valósítható meg Az Ellátottak elégedettsége növekszik a szolgáltatás minősége javul Az Ellátottak elégedettsége a szolgáltatás minőségének értékmérője

8 A KEF céljai a Workflow bevezetéssel A KEF magas minőségű szolgáltatást legyen képes nyújtani az ellátottak irányába A nyújtott szolgáltatás SLA alapon kerül kialakításra A szolgáltatások teljesítése során felhasznált erőforrás és költségek kimutathatóak Jobb erőforrás gazdálkodás valósítható meg, mert az adatok naprakészek Folyamat és működési költség optimalizálás

9 ÜSZR - igénybejelentő portál Ellátás igénylő felület, folyamat specifikus űrlapokkal

10 ÜSZR - elektronikus űrlap Ellátás igénylő űrlap - Irodaszer

11 ÜSZR WorkflowGen keretrendszerben Igény raktári kiszolgálása on-line folyamatkövetés

12 ÜSZR várható eredmények I. A webes űrlapokon az adatbevitelt katalógusok, logikai- és formátumellenőrzések támogatják, a kötelező adatbevitel és az adatok formátuma, függőségei ellenőrzésre kerülnek, ezáltal minimálisra csökken a hibás, alakilag/formailag hiányos igénylések száma. Az eszköz-készlet igényléskor cikk katalógus használata lehetséges, lehetővé válik a kínált eszközök körének kialakítása. Az igénylők és kapcsolattartói/jóváhagyói szerepkörök újradefiniálása áttekinthető igénykezelést biztosít

13 ÜSZR várható eredmények II. Lehetővé válik az igénylések nagy része tekintetében a költségek, és költségkeret aktuális állapotának nyomon követése KEF Ügyfélszolgálat munkája szervezettebbé, sokkal hatékonyabbá válik, így más fontos tevékenységekre több erőforrás és figyelem jut Az ügyfelek a KEF által kialakított/karbantartott cikkkatalógusok használatával gyorsabban és költséghatékonyabban szolgálhatók ki.

14 ÜSZR monitorozás, riportok Riportok - lekérdezések

15 Erőforrás és készletgazdálkodás A centralizáltan és periodikusan történő igénylés költséghatékony Igénylő visszajelzést kap a költségkeretéről, felhasználásokról Követhető lesz a folyamat Optimalizálja a folyamatokat és a működési költségeket Vezetői riportok, igénylési statisztikák készíthetőek

16 Egyszerűbb folyamatok, áttekinthetőség Szervezetenként nem egységes szempontú adatbázisok megszűnése Igénylési folyamatok monitorozhatóvá válnak, igénylők és belső munkatársak, vezetők számára (jogosultságtól függően) Ellátotti és KEF vezetők számára riportok, végrehajtott tevékenységek, felhasznált erőforrások, költség keretek, SLA szerint

17 KEF Ügyfélkapcsolati és Támogató Főosztály Kracskó Krisztina 17