Vezetői Információs Rendszer a Központi Statisztikai Hivatalban

Átírás

1 Vezetői Információs Rendszer a Központi Statisztikai Hivatalban Dr. Kárpáti József Főosztályvezető, KSH Tervezési főosztály Microsoft Szeminárium, március jozsef.karpati@ksh.hu Tel.:

2 Kiindulási helyzetkép 2003 / fős szervezet, országos kiterjedés központ, igazgatóságok Megfogalmazódik a szervezetben keletkező információk egységes kezelésének, megjelenítésének igénye A versenyszférában alkalmazott menedzsment-technikák átvétele Stratégiai fejlesztések indulnak, átfogó stratégiai alapdokumentum készül Egyre több különböző beszámolót, jelentést kér az Elnökség a különböző szervezeti egységektől, de ezek további kommunikálása nincs megoldva Növekvő felülről jövő igény a hivatali működés transzparenssebbé tételére ~60-70 vezető teljes körű tájékoztatása a cél, továbbá bizonyos területeken információterítés a teljes dolgozói létszám körében (jelenleg 1450 fő)

3 Információs helyzetkép a KSH-ban a VIR előtt Zártság minden működési információs igény kielégíthető, előállíthatók azok az információk, amelyeket valamely taktikai szintű döntéshez a vezetők fel akarnak használni. Meghatározhatóság, formalizáltság Bizonyos információ-csomagok jól definiált tartalommal és forrásból kerültek összeállításra, de léteznek olyan információ csoportok is, amelyek meghatározottsága nem áll megfelelő szinten Minőség Vegyes kép: korrelál az előző ponttal Hozzáférhetőség Vegyes kép: sok forrásrendszer különböző technikai platformokon, nincs egységes megjelenés, ad-hoc kérések határozzák meg a hozzáférést, mélységet

4 Útkeresés az első lépések 2005 február - június VIR igényfelmérés, tervezés, keretrendszer koncepció kialakítása Interjúk a vezetőkkel Részletes igényfelmérés A VIR definíciós tanulmány, keretrendszer koncepció és információellátási szabályzat séma kialakítása Explicit rögzítése annak, hogy az információ nem hatalmi eszköz, hanem a transzparencia és a jó döntéshozatal alapja 2006 január Ideiglenes (papír alapú) VIR elindulása = definiált Tartalom Formátum Felelősségi rendszer Gyakoriság 2006 június A VIR kialakításának megkezdése 2007 március A működés megkezdése

5 A VIR által betöltött funkciók Egységes, kötött tartalmú, formátumú és gyakoriságú jelentések automatikus készítése és publikálása Az elemezhető adatbázisaink elérését biztosító felület (elsősorban a VIR-ből elemzéseket készítők számára, de a vezetők, mint célcsoport számára is nyitott) Elemzések publikációja Rendszeres monitoring lehetősége, transzparencia Dokumentumok, hírek széleskörű megismertetése

6 Mitől más a VIR és a papíralapú ideiglenes VIR? Megszűnik a közvetlen papíralapú információszolgáltatás. Csökken a belső levelezéses információterítés Abszolút korszerű menedzsment-eszközök alkalmazása Figyelem-orientáció, rávezetés lehetősége A rendelkezésre álló adatforrásokból időről időre történő, egységes elvek szerinti áttekintésmonitoring túlnyomórészt automatizáltan, a hivatali működési folyamatokba épített módon, döntően többletmunka nélkül.

7 A VIR kiépítése

8 Miért MS SQL / Microsoft Sharepoint megoldás? Integrálhatóak a forrásrendszerekből érkező heterogén adatok (ld. következő dia) Beépített szolgáltatások igénybevétele Dokumentumkezelés Naptárkezelés Verziók, változások követése Felmérések, fórumok stb. Egyszerű kezelhetőség, könnyen megszokható Testreszabhatóság Integráció a hivatal Office alkalmazásaival (VIR és Intranet egységes platform) (MS SQL-t használó alkalmazások terjedése a hivatalban)

9 Input oldali összetétel (adatforrások) Oracle adatbázisok META táblák, nómenklatúrák átvétele Releváns információk tömegének platformja MS SQL adatbázisok Kulcsfontosságú, új rendszerek működnek már ezen (gazdálkodás, Helpdesk) Excelből készített betöltő táblák Dokumentumok

10 A Throughput megoldás szerepkörei Adatbázis rendszergazda Jogosultságkezelés Működési felügyelet Hardver / szoftver menedzsment Adminisztrátor (nem informatikus!) Automatizált adatbetöltések felügyelete Manuális adatbetöltés (Excel,.csv) végrehajtása Hírek, dokumentumok kezelése Általános tartalom-menedzsment Felhasználói helpdeszk feladatok ellátása Oldalfelelősök elkülönített tartalom-menedzsment ott, ahol szükséges

11 Output oldal (információk megjelenítése) Standard riportok Egységes formátumú megjelenés 2 új célalkalmazás Sharepoint környezetben Projektmonitoring Beruházás monitoring Elemezhető OLAP-adatkockák Több forrásból származó összekapcsolt információk kezelése lefúrás Dokumentumok, hírek Dokumentumtárak Verziókövetés Csoportmunka Beépített szolgáltatások Rendezvénynaptár Tájékoztatási naptár Fórumok Felmérések stb.

12 Az információk csoportjai Szervezeti információk összetétel, létszám, képzettség, kiadási terv, belső ellenőrzések és közbeszerzések Termelési információk A hivatal programtervezési adatai, az emberi erőforrás felhasználásához, tájékoztatási tevékenységéhez, adatgyűjtések eredményeihez kapcsolódó információk. Fejlesztési információk A KSH beruházásainak követésére fejlesztett monitoring rendszer, a Grant pályázatok nyilvántartása, a KSH makro Balanced Scorecard (BSC) mutatóinak helye, a stratégiai fejlesztési információk területe. Tudásbázis Kiegészítő információk, amelyek támogatják a vezetők tájékozódását, külső és belső kapcsolatrendszerét. Tervezési segédletek, nyomtatványok, szervezetei tagsággal kapcsolatos információk stb. Egyéb vezetői információk A külföldi utazásokról szóló információk illetve egyéb, be nem sorolt információk. Vezetői értekezletek dokumentumai Vezetői Kollégium és a Vezetői Tanácsadó Testület üléseinek dokumentumai, az éves Vezetői Munkaértekezletek anyagai és az Országos Statisztikai Tanács üléseiről készült dokumentumok

13 Ízelítő - képekben

14

15

16

17 Köszönöm a figyelmet! Kapcsolat: Dr. Kárpáti József KSH 1024 Budapest, Keleti Károly u Tel: Fax: jozsef.karpati@ksh.hu