Folyamat menedzsment Workflow

Átírás

1 Folyamat menedzsment Workflow 1

2 Üzleti folyamatok változása Mind az üzleti, mind a privát életben egyre fontosabbá válik a meglévő idő minél hatékonyabb felhasználása és a beérkező igényekre való gyors, pontos reagálás. A korábban kialakult papír alapú modellek helyére elektronikus megoldások kerülnek előtérbe Napjainkban erre a problémára adnak megoldást az úgynevezett Workflowrendszerek, amelyek hathatósan segítik és szabályozzák a különböző munkafolyamatokat. 2

3 Workflow definició Adminisztratív eljárások papírmentes, számítógépes megvalósítását nevezzük workflow-nak,más szóval ügymenet automatizálásnak 3

4 Példa szabadságolás folyamata A beosztott kitölti a szabadságolási formanyomtatványt Elküldi az osztályvezetőnek Az osztályvezető vagy elfogadja a szabadság igényt, vagy visszautasítja Amennyiben az osztályvezető elfogadja az igényt, akkor továbbítja azt az ő felettesének (igazgató) A felettes (igazgató) dönt a szabadságolási kérelemről. Szabadságolási kérelem 4

5 5

6 Workflow modellek 6

7 Folyamatábra elemei 1 7

8 Feladatok egymással való kapcsolata Szekvencia, sorrendiség: egyes feladatok csak meghatározott sorrendbe követhetik egymást Kiválasztás:végrehajtás feltétel rendszer függvénye Párhuzamosság: A feladatok végrehajtása egymástól függetlenül, de egy időben történik Összehangolás szinkronizáció: külön futó feladatokat kövehetolyan feladat, mely igényli minden megelőző feladat befejezését Ismétlődés:az egyes feladatok, de akár szekvenciák is ismétlődhetnek 8

9 Folyamatábra elemei 2 9

10 Tipikus workflow folyamatok Engedélyezési folyamatok pl: utazás engedélyezés, szabadság engedélyezés, IT igénylések login, eszköz stb; választ igénylő folyamtok; reklamáció, panaszkezelés, helpdesk; jóváhagyási folyamatok; költség elszámolás, beszerzések kezdeményezése, szabályzatok publikálása stb. 10

11 Workflow előnyei 11

12 Átláthatóság Költséghatékonyság Automatizáltság Biztonság Követhetőség Workflow előnyei 12

13 Workflow felépítése WorkflowEngine, amelyik működteti a munkafolyamatokat Munkafolyamatokat tervező szoftver A vállalat szervezeti felépítését tartalmazó Organizációs adatbázis, melyet mindig napra készen állapotban kell tartani a munkafolyamatok sikeres működtetése érdekében Felhasználói felület Workflowviewerlehetővé teszi egy futó vagy lezajlott munkafolyamat megtekintését visszajátszását egy folyamatábrában 13

14 Munkafolyamat tervező program 14

15 Konferencia szervezés workflow diagramja 15

16 Folyamatábra szerkesztés 16

17 Átláthatóság A vállalati folyamatok átláthatóvá válnak. - Minden lépésnél konkrét felelős adható meg. - Követhető a munkatársak tevékenysége. -A csúcsvezetők a teljes folyamatot ellenőrizhetik. -Csökkenti a folyamatokban rejlő működési kockázatokat. -Valósidőben monitorozható az osztályok működése. 17

18 Költséghatékonyság A vállalati folyamatok átláthatóvá válnak. - Minden lépésnél konkrét felelős adható meg. - Követhető a munkatársak tevékenysége. -A csúcsvezetők a teljes folyamatot ellenőrizhetik. -Csökkenti a folyamatokban rejlő működési kockázatokat. -Valósidőben monitorozható az osztályok működése. 18

19 Automatizáltság -Automatizálja a folyton ismétlődő manuális feladatokat. -Hatékonyan végigvezeti a folyamatokon a feladatvégzőket. -Pontosan annak adja a feladatot, akinek dolga van vele. -Mindig tudható, hol kell beavatkozni a folyamatokba. 19

20 Biztonság - Ellenőrzötté válik az adatbevitel (többszemelv). - Kontrollált az adatokhoz való hozzáférés. - Jól definiálhatók a szerepkörök. -A jóváhagyási folyamatok biztonságossá teszik az üzletmenetet. - A felhasználók saját profilokkal rendelkeznek. 20

21 Követhetőség -Az emlékeztetők biztosítják, hogy minden időben legyen elvégezve. -A riasztások figyelmeztetnek, ha be kell avatkozni. -Elemezhetővé válnak a folyamatok gyenge pontjai. -Az összegyűlt adatok minden szempontból lekérdezhetők. 21