Felhasználói kézikönyv

Átírás

1 Felhasználói kézikönyv 1 A CKB4 rendszer Üzenetek funkciójához v

2 TARTALOMJEGYZÉK SK-Trend Kft- CKB4 Üzenetek funkció Felhasználói kézikönyv V 1.0 Bevezető... 3 A felhasználói leírásban használt kifejezések definíciói... 3 Az ÜZENETEK funció indítása... 4 Az üzenetek listája... 4 Az üzenetek listájának fejléce... 4 Keresés az üzenetek között... 5 Az üzenetek listájának adatrésze... 7 Az üzenetek tartalma... 8 Az üzenetekkel végezhető funkciók (Válasz, Továbbítás, törlés)... 9 Új üzenet küldése Címzettek keresése Új címzett csoport létrehozása Új üzenet küldése csoportnak Új üzenet beérkezésére figyelmeztető jelzés

3 BEVEZETŐ Az Üzenetek funkció célja, hogy hatékonnyá tegye az SK Trend Kft és a CKB4 rendszer felhasználói közötti kommunikációt, valamint lehetőséget adjon a biztosításközvetítő cégen belül az adminisztrátorok és a felhasználók egymás közötti írásos üzenetváltására. Az Üzenetek funkció nem egy általános levelező rendszer, nem célja azok kiváltása. Feladata kifejezetten a CKB rendszer használatával, működésével, valamint a biztosítási piac szereplőivel kapcsolatos információk megosztása a felhasználókkal, illetve a kapott információkra való reakciók nyomon követése. Használatával eredményesebbé tehető a felhasználókkal folytatott kommunikáció, ezáltal csökken a kommunikációs hibákból, hiányosságokból eredő problémák száma, és nő a működés hatékonysága. Az SK Trend Kft. az összes alkalmazásának fejlesztése során feltételezi, hogy a felhasználók megfelelő szintű biztosítási és alapfokú számítástechnikai ismeretekkel rendelkeznek. A FELHASZNÁLÓI LEÍRÁSBAN HASZNÁLT KIFEJEZÉSEK DEFINÍCIÓI Munkaasztal KIFEJEZÉS MAGYARÁZAT A CKB4 rendszer főképernyője. Bejelentkezés után erre az oldalra érkezik a felhasználó, és a bal felső sarokban elhelyezett CKB4 logóra (egyes esetekben a közvetítőcég saját logója található itt meg) kattintva mindig ide tér vissza a vezérlés. 3

4 AZ ÜZENETEK FUNCIÓ INDÍTÁSA Az Üzenetek funkció két helyről is elindítható a CKB4 rendszerben: 1. A munkaasztalról az Üzenetek csempére kattintva (a képen piros kerettel jelölve); 2. A fejlécen lévő boríték ikonra kattintva (a képen zöld kerettel jelölve). 1. ábra: Az Üzenetek funkció indítása a munkaasztalról. Bárhonnan is indítja az Üzenetek funkciót a felhasználó, minden esetben ugyanarra az oldalra érkezik. Ez a Bejövő üzenetek oldal. A Bejövő üzenetek oldalon, a bejelentkezett felhasználónak küldött, és a felhasználó által még nem törölt üzenetek listája érhető el. AZ ÜZENETEK LISTÁJA Az üzenetek listájában, három kategóriára bontva (Bejövő, Kimenő, Törölt) szerepelnek a korábban küldött üzenetek. Az üzenet részleteit a megfelelő sorban az üzenek küldőjének nevére, az üzenet tartalmára, vagy a küldés időpontjára kattintva lehet megtekinteni ábra: Az üzenet részleteinek megtekintéséhez kattintson a pirossal jelzett aktív területen belül. A listában az olvasatlan üzenetek vastag betűkkel kerülnek megjelenítésre, míg az olvasottak vékonnyal. A munkaasztal fejléc sorában lévő boríték ikon jobb felső sarkában elhelyezett szám, azt mutatja, hogy mennyi olvasatlan üzenete van a felhasználónak. AZ ÜZENETEK LISTÁJÁNAK FEJLÉCE Alapesetben belépéskor a Bejövő üzenetek listája jelenik meg. A címsor alatt az almenüsorban a megfelelő linkre kattintva lehet átváltani a Kimenő üzenetek, illetve a Törölt üzenetek felsorolására. A bejövő üzenetek listájában a bejelentkezett felhasználó részére küldött üzenetek olvashatóak, azok összes előzményével együtt; A kimenő üzenetek listájában a bejelentkezett felhasználó által írt üzenetek tekinthetőek meg; A törölt üzenetek között pedig a beérkezett, de a felhasználó által már korábban törölt üzenetek szerepelnek. A CKB4 rendszeren keresztül küldött üzeneteket, fizikailag nem lehet törölni. A Törölt üzenetek listájában megtalálható minden korábban a felhasználó részére küldött üzenet.

5 3. ábra: A Bejövő üzenetek listájának fejléce. KERESÉS AZ ÜZENETEK KÖZÖTT Idővel, nagy mennyiségű üzenet kerül be az üzenetek listájába, ezért szükséges, azok között a hatékony, gyors keresés. A szűrési és keresési feltételek a fejlécben kerültek elhelyezésre. A szűrési feltételek bekapcsolása esetén a szűrésnek megfelelő elemek automatikusan listázódnak. Ha keresési feltételt is megad (üzenet típusára, vagy szövegrészletre keres), akkor a sor végén elhelyezett nagyító ikonra kell kattintani, az eredménylista elkészítéséhez. A szűrési feltételek között logikai és kapcsolat van, vagyis ha bekapcsolta valamelyik szűrőt, vagy keresést, majd továbbiakat is bekapcsol mellé, akkor csak azokat az üzeneteket listázza a rendszer, amelyek minden feltételnek megfelelnek. A beállított szűrési, keresési feltételek törlése a kereső sor végén található X ikonra kattintva lehetséges. Ennek hatására visszaáll az eredeti, az összes szerződést tartalmazó lista ábra: Beállított keresési, szűrési feltételek törlése az "X" ikonra kattintással történik. Az üzenetek közötti szűrést, illetve keresést a CKB4 rendszer az alábbi módokon támogatja: 1. Szűrés a Fontos üzenetekre Minden üzenet sor előtt található egy csillag ikon. Ez az ikon alapesetben szürke. Ha a felhasználó fontosnak kívánja jelölni az adott üzenetet, akkor a csillagra kattintva az ikon színe sárgára változik, ezzel jelezve az üzenet kiemelt jellegét. A fejlécben szintén szerepel egy csillag ikon. Erre kattintva, a rendszer leszűri azokat az üzeneteket, amelyeket a felhasználó korábban fontosra állított (sárga színű csillaggal jelölt meg). 5. ábra: A lista szűrése a fontos üzenetekre.

6 2. Szűrés az olvasatlan üzenetekre A listában az olvasatlan üzenetek vastag betűkkel szerepelnek, míg az olvasottak vékonnyal. A fejlécben a csillag ikon mellett jobbra, egy boríték ikon található. Erre a kattintva a CKB4 rendszer leszűri azokat az üzeneteket, amelyeket a felhasználó még nem olvasott el. Inaktív állapotban (nincs szűrés) a boríték színe szürke, bekapcsolt állapotban pedig kék ábra: Az olvasatlan üzenetek vastag betűkkel kerülnek megjelenítésre, a boríték ikonra kattintva leszűrhetőek az olvasatlan elemek. 3. Szűrés az üzenetek típusa szerint Az üzenetek funkcióban, a kiküldött üzeneteket megkülönböztetjük azok típusa szerint. Az üzenetek az alábbi kategóriákba lettek sorolva: ÜZENET TÍPUS Rendszer üzenet Információs üzenet Felhasználói üzenet Reklám üzenet MAGYARÁZAT A CKB4 rendszer által automatikusan generált, és kiküldött üzenet. Általában valamilyen funkció végrehajtásáról tájékoztat. A CKB4 rendszeren keresztül, az SK Trend Kft. által küldött általános jellegű, tájékoztató üzenetek, pl. új funkció bevezetéséről, a biztosítók által küldött tájékoztatásokról, stb. A CKB4 rendszer felhasználói és adminisztrátorai által indított üzenetek. Reklám jellegű üzenetek

7 Project segítségkérés Segítségkérésre válasz Felhasználó által kezdeményezett segítségkérés. Az adminisztrátor, vagy az SK Trend support által a segítségkérésre adott válasz. A legördülő mezőben válassza ki azt a típust, amely típusba tartozó üzeneteket listázni szeretné, majd kattintson a sor végén, a nagyító ikonra. 4. Szabad formátumú szöveg keresése 7. ábra: Üzenetek listájának szűrése az "Információs" üzenetekre. A Keresés mezőbe írja be, azt a szövegrészletet, amire keresni akar, majd nyomja meg a sor végén a nagyító ikont. A rendszer listázza az összes olyan üzenetet, amelynek szövegében szerepel a beírt szövegrészlet ábra: Szabad formátumú szöveg keresése az üzenetekben. AZ ÜZENETEK LISTÁJÁNAK ADATRÉSZE Az oldalon a CKB4 rendszerben megszokott módon került megjelenítésre az üzenetek listája. A beérkezés sorrendjében, egymás alatt, oldalanként 10 darab üzenet jelenik meg. Ha 10-nél több üzenete van a felhasználónak, akkor azok oldalakra bontva tekinthetőek meg. Az üzenetsorok adat tartalma: MEZŐ MAGYARÁZAT vagy Az első oszlopban szereplő csillag, az üzenet fontosságának megjelölésére szolgál. Alapesetben a csillag szürke színű. Kattintás hatására sárga lesz, ezzel jelölve az üzenet kiemelt jellegét. A listát szűrni lehet a fontosnak jelölt üzenetekre. Az üzenet jellegére utaló ikon. Azt mutatja meg, hogy milyen típusú. az üzenet. Az üzenet jellege az alábbi lehet:

8 Rendszerüzenet; Információs üzenet; Felhasználói üzenet; Reklám üzenet; Project segítségkérés; Segítségkérés válasz, Az üzenet küldője Az üzenet szövege Küldés időpontja Az üzenet feladójának neve Az üzenet szövegének eleje (amennyi megjeleníthető egy sorban). A teljes üzenetet a megfelelő sorra kattintva olvashatja el. Az üzenet elküldésének időpontja. Napon belüli üzenet esetén óra, perc, napon túli üzeneteknél hónap nap. Az üzenet törlése. A CKB4 rendszerben nem törlődik fizikailag egyetlen üzenet sem. Az üzenet törlése a Törölt üzenetek mappába helyezi át az üzenetet. AZ ÜZENETEK TARTALMA Az üzenetek tartalmát a kiválasztott üzenetre kattintva lehet megtekinteni. A kattintásra megnyílik az Üzenet adatai ablak, ahol elolvasható az üzenet teljes szöveg, ha van előzménye, akkor az üzenethez tartozó összes előzmény üzenet, valamint válaszolni lehet a küldőnek. Az üzenet fejléce A fejlécben szerepel az üzenet küldőjének, illetve a címzettek neve, valamint az üzenet elküldésének időpontja. Itt is fontosnak lehet jelölni az üzenet, a csillag ikonra kattintva, illetve a visszafelé mutató nyíl ikonnal válaszolni lehet az üzenetre ábra: Az üzenetek fejléce.

9 Az üzenet törzse SK-Trend Kft- CKB4 Üzenetek funkció Felhasználói kézikönyv V 1.0 Az üzenet törzsben olvasható az üzenet teljes szövege (a képen piros keretben), illetve alatta amennyiben van előzménye az összes korábbi bejegyzés. (a képen zöld keretben) 10. ábra: Az üzenet szövege, az előzményekkel együtt. AZ ÜZENETEKKEL VÉGEZHETŐ FUNKCIÓK (VÁLASZ, TOVÁBBÍTÁS, TÖRLÉS) A beérkezett üzeneteket a felhasználó azok elolvasása és értelmezése után törölheti, vagy választ írhat rá, illetve továbbíthatja egy másik felhasználónak. Az üzenetekkel bármilyen funkció, csak az üzenet megnyitása után végezhető. 1. Válasz írása az üzenetre Válasz írásához kattintson a jobb felső sarkban elhelyezett visszafelé mutató nyíl ikonra. 9 A kattintás hatására megnyílik a válasz ablak, ahol megfogalmazhatja válasz üzenetét. A válasz ablak fejlécében megjelenik annak a felhasználónak a neve, akinek a válaszüzenetet küldi. Az üzenet megfogalmazása után kattintson a <<Küldés>> gombra. 11. ábra: Írja be a válaszüzenetét.

10 2. Az üzenet továbbítása A továbbítás és a törlés funkció a visszafelé mutató nyíl melletti gördítő ikonra kattintással jön elő. Kattintás után a legördülő listából válassza ki a Továbbítás parancsot, majd a megnyíló Új üzenet ablakban válassza ki azt a felhasználót, akinek továbbítani szeretné az üzenetet. Az Üzenet blokkban megjelenik az eredeti üzenet, amit szükség esetén módosítani is tud, illetve hozzá tud írni, további információkat. Ha befejezte az üzenet szerkesztését, nyomja meg a <<Küldés>> gombot. 3. Az üzenet törlése A törlés funkció a visszafelé mutató nyíl melletti gördítő ikonra kattintással jön elő. Kattintás után a legördülő listából válassza ki a Törlés parancsot, majd a megerősítő ablakban feltett kérdésre válaszoljon a megfelelő gomb megnyomásával. Ha az <<Igen>> gombot nyomja meg, akkor az üzenet bekerül a Törölt üzenetek listájába. ÚJ ÜZENET KÜLDÉSE 10 Új üzenet küldését az üzenetek listája felett elhelyezett Új üzenet linkre kattintva lehet kezdeményezni. 12. ábra: Új üzenet indítása az "Új üzenet" linkre kattintással történik. A kattintás hatására megnyílik az Új üzenet ablak, ahol kijelölheti a küldendő üzenet címzettjét, vagy címzettjeit. A címzettek kiválasztása a baloldali Választható címzettek listából, az elemek jobboldali Címzettek listába történő áthelyezésével lehetséges. Az áthelyezendő elem kijelölése, az elemre történő kattintással történik. Az áthelyezés a két lista között található nyilakkal valósul meg. A szimpla nyíl, egy darab kijelölt elemet helyez át, a dupla nyíl pedig mindegyiket.

11 ábra: A címzettek kiválasztása az Új üzenet ablakban. Válassza ki az összes olyan címzettet, akinek üzenetet akar küldeni, majd a Üzenet mezőbe, írja be a küldendő üzenet szövegét. Az üzenet megfogalmazása után nyomja meg a <<Küldés>> gombot.

12 ábra: Az üzenet megírása után nyomja meg a <<Küldés>> gombot. CÍMZETTEK KERESÉSE Nagyobb szervezetek esetében, a címzettek kiválasztásának egyszerűsítése érekében több keresési, szűrési lehetőség lett beépítve a rendszerbe. 1. Szűrés Kereskedésekre, Telephelyekre, Felhasználókra. A CKB rendszerben a felhasználók három szintre vannak osztva: kereskedés, telephely, és felhasználói szintekre. Az üzenetek funkcióban ennek megfelelően lehet kommunikálni. A Választható címzettek listájában a címzettek neve előtti ikon jelöli, hogy az elem, melyik szinthez tartozik: A kereskedéseket narancssárga K betű; A telephelyeket lila T betű; A felhasználókat pedig sötétkék F betű jelöli. Az Új üzenet ablak jobb felső sarkában elhelyezett ikonokra kattintva a Választható címzettek listáját le lehet szűrni a kiválasztott kategóriába tartozó elemekre.

13 13 2. Szabad formátumú címzett keresés 15. ábra: Választható címzettek szűrése, csak kereskedésekre. A Keresés mezőbe írja be, a keresett címzett nevét, vagy a név egy részét, a keresés minden betű beírása után azonnal szűri a listát. 16. ábra: Címzett keresése szabad formátumú rögzítés esetén.

14 3. Címzett keresése kezdőbetűre SK-Trend Kft- CKB4 Üzenetek funkció Felhasználói kézikönyv V 1.0 A Keresés mező alatt elhelyezésre került egy ABC lista, a keresett címzett nevének kezdőbetűjére kattintva a rendszer listázza az összes olyan elemet, ami a kiválasztott kezdőbetűvel kezdődik ábra: Kattintson a keresett név kezdőbetűjére, a rendszer listázza az összes kiválasztott betűvel kezdődő elemet. ÚJ CÍMZETT CSOPORT LÉTREHOZÁSA A gyakorlati munka során sokszor lehet igény arra, hogy ne csak egy-egy felhasználónak, vagy előredefiniált csoportnak (pl. kereskedés, telephely), hanem egy az adminisztrátor által meghatározott felhasználói körnek kell üzenetet küldeni (pl. egy adott irodában dolgozó személyek köre, adott funkciót ellátó személyek köre, speciális funkciókat használó személyek köre, stb.) Ebben az esetben szükséges új címzett csoport létrehozása. Új csoport létrehozásához kattintson az Új csoport létrehozás linkre. 18. ábra: Egyedi felhasználói csoportok létrehozása az "Új csoport létrehozás" linkre kattintva történik.

15 Új csoport létrehozásához először a Csoport neve mezőben adjon meg egy elnevezést, ami utal a csoport tagjaira, így az elnevezésből nyilvánvaló lesz, hogy kik vannak ebben a csoportban. Ezután a Választható tagok listájából a fent leírt módon jelölje ki, és mozgassa a kiválasztott tagokat a Tagok listájába. Ha az összes tagok kiválasztott nyomja meg a <<Mentés>> gombot. 15 Szabad formátumú címzett keresés A Keresés a választható tagok között mezőbe írja be, a keresett címzett nevét, vagy a név egy részét, a keresés minden betű beírása után azonnal szűri a listát. ÚJ ÜZENET KÜLDÉSE CSOPORTNAK Ebből a funkcióból azoknak a csoportoknak tud üzenetet küldeni, amelyeket korábban létrehozott. A funkció ugyanúgy működik, mint az Új üzenet, azzal a különbséggel, hogy itt a választható címzettek között csak a korábban definiált csoportok szerepelnek, ezért csak csoportnak tud üzenetet küldeni. ÚJ ÜZENET BEÉRKEZÉSÉRE FIGYELMEZTETŐ JELZÉS Kulcsfontosságú, hogy a munkatársak mindig rendelkezzenek azokkal az ismeretekkel, amelyeket az üzeneteken keresztül az adminisztrátor, vagy a CKB4 rendszer szolgáltatója meg kíván osztani velük. Ennek érdekében minden új üzenet beérkezéséről figyelmeztető jelzést kapnak a felhasználók. A figyelmeztető jelzés üzenet dobozok formájában jelenik meg a képernyő jobb felső sarkában. Egyszerre maximum három figyelmeztető doboz kerül ki a felületre. És azok mindaddig ott maradnak, amíg a felhasználó nem kattint rá a dobozra, hogy elolvassa az üzenetet, vagy nem zárja be azt, a

16 dobozt, a jobb felső sarkában lévő X ikonnal. SK-Trend Kft- CKB4 Üzenetek funkció Felhasználói kézikönyv V 1.0 Ha a felhasználó az üzenet dobozra kattint, akkor a rendszer automatikusan az Üzenet adatai oldalra navigálja a felhasználót, ahol elolvashatja az üzenetet, illetve szükség esetén megválaszolhatja azt. Ha háromnál több olvasatlan üzenete van a felhasználónak, akkor az olvasott, vagy bezárt doboz helyére mindig újabb kerül, mindaddig, amíg az összes olvasatlan üzenetét át nem veszi. 16