Táblázatos adatok használata

Átírás

1 Táblázatos adatok használata Tartalomjegyzék 1. Az adatok rendezése Keresés a táblázatban A megjelenő oszlopok kiválasztása Az oszlopok sorrendjének meghatározása Az oszlopok szélességének meghatározása Az adatok csoportosítása Többszintű csoportosítás Összegző mezők megjelenítése Beállítások mentése A táblázat külső táblázatkezelőbe exportálása...7 A DOAS rendszerben ahol erre lehetőség van, ott az adatok táblázatos formában jelennek meg. A táblázatos adatkezelés lehetőséget biztosít a táblázatkezelőkhöz hasonló módon adat rendezésre, csoportosításra, összegzésére, szűrésre, valamint az adatok elemzésére. Táblázatos adatok használata 1

2 1. AZ ADATOK RENDEZÉSE A megjelenő táblázat elemei az egyik oszlop szerinti ABC sorrendben jelennek meg. Amelyik oszlop fejlécére kattintunk, aszerint az oszlop szerinti ABC sorrendben jelennek meg az adatok. Második kattintásra a sorrend megfordul (A-Z-ről Z-A irányba). Lehetőség van két vagy több oszlop szerinti rendezésre. Ez azt jelenti, hogy az első oszlop szerinti sorrendben jelennek meg az adatok, de ott ahol az első oszlopban azonos értékek vannak, ott a második oszlop szerint történik a rendezés. Ehhez a shift gomb lenyomva tartása mellett kell a második, vagy a további oszlopok fejlécekre klikkelni. 1. ábra Az adatok bizonylatszám és teljesítés dátum szerinti rendezése 2. KERESÉS A TÁBLÁZATBAN Amennyiben a táblázatban szereplő valamely adatra szeretnénk keresni, úgy rendezzük a táblázatot aszerint az oszlop szerint ahol megtalálható várhatóan az adat. Ezt követően egyszerűen kezdjük el beírni a keresendő kifejezést. A program minden egyes betű leütése után, a leütött betűt beírja a táblázat alján megjelenő kereső mezőbe, és arra sorra ugrik ami megfelel az addig begépelteknek. (azokkal a betűkkel kezdődik, amit begépeltünk). A kereső mezőben szereplő szöveg zöld addig, amíg van az adott oszlopban az addig beírt betűknek megfelelő adat. Ha nincs megfelelő találat, akkor pirosra vált, és a Szöveg nem található felirat jelenik meg. Több oszlop szerinti rendezés esetén nem működik a keresés. Táblázatos adatok használata 2

3 2. ábra Keresés a táblázatban 3. A MEGJELENŐ OSZLOPOK KIVÁLASZTÁSA A táblázatot tartalmazó kereső felületen található a bal sarokban egy fül. Itt láthatóak a megjelenő oszlopok listája. Ha a megjelenítendő oszlopokon módosítani szeretnék, akkor a megfelelő adatot pipával kell kijelölni. Az oszlopok sorrendje balról-jobbra megegyezik a kiválasztható adatok sorrendjével (felülrőllefelé). 3. ábra Megjelenő oszlopok kiválasztása Táblázatos adatok használata 3

4 4. AZ OSZLOPOK SORRENDJÉNEK MEGHATÁROZÁSA Az oszlopok sorrendje tetszőlegesen meghatározható. Kattintsunk az oszlop fejlécére és az egér gombjának lenyomva tartásával az oszlopot húzzuk el vízszintesen a kívánt helyre. 5. AZ OSZLOPOK SZÉLESSÉGÉNEK MEGHATÁROZÁSA Az oszlop tetszőleges szélességűre beállítható az oszlop fejlécének jobb vagy bal oldali szélére kattintással és az egér gombjának lenyomva tartása mellett az oszlop szélesebbre húzásával, vagy keskenyítésével. Ha az oszlop fejlécére jobb egér gombbal kattintunk és az Optimális elrendezés lehetőséget választjuk ki, akkor az oszlop olyan szélességűre áll be, mint az adott oszlopban a leghosszabb szöveget tartalmazó mező szélessége. 6. AZ ADATOK CSOPORTOSÍTÁSA A táblázat felett van egy szürke sáv, azzal a felirattal, hogy húzza ide azt az oszlopot, amely szerint csoportosítani szeretne. Ez egy csoportosító sáv. Válasszuk ki azt az oszlopot, ami szerint csoportosítani szeretnénk, kattintsunk az egérrel ennek az oszlopnak a fejlécére, és az egér gombjának lenyomása mellet húzzuk ki a szürke részbe. Ezt követően a táblázatban szereplő adatok az adott oszlop szerint csoportosítva jelennek meg. A csoportosított adatokból alapesetben csak egy összefoglaló sor látszik. Ha az egyik összefoglaló sor elején található + jelre kattintunk, akkor kinyitható az adott csoportba tartozó tételek listája. A lista bezárható a - gomb megnyomásával. Az egyes csoportosító oszlopok egyenként visszahúzhatóak a táblázatba, egy megszüntethető a csoportosítás. Például, ha az áfa típus oszlopot húzzuk ki a szürke sávba, akkor a táblázatban egymás alatt megjelennek szürke sorok amiben egymás után a különféle áfa típusok láthatóak. Az egyikre kattintva láthatjuk az adott áfa típus analitikáját. A minden csoportot kinyit és minden csoportot bezár funkciók segítségével egyszerre megjeleníthetjük az összes áfa típus analitikáját, vagy egyszerre bezárhatjuk azokat. Táblázatos adatok használata 4

5 4. ábra Az adatok csoportosítása 7. TÖBBSZINTŰ CSOPORTOSÍTÁS Ha Az adatok csoportosítása menüpont szerint egy oszlop szerint már csoportosítjuk a tételeket, és ezt követően egy újabb sort húzunk fel a csoportosító sávba, akkor két színtű csoportosításban jelennek meg az adatok. A csoportosító sávban a csoportosító oszlopok az egérrel egymás alá, illetve fölé húzhatóak, így változtatható a csoportosítás módja. Csoportosítani tetszőleges számú oszlop szerint lehet. 5. ábra Többszintű csoportosítás 8. ÖSSZEGZŐ MEZŐK MEGJELENÍTÉSE A táblázat fejlécén kattintsunk a jobb egér gombbal és a megjelenő menüből válasszuk a Csoportosító lábléc tételt. Ekkor ha a csoportban lévő tételeket a + gombbal kinyitottuk a tételek alatt megjelenik egy üres négyzet. Erre a jobb egér gombbal kattintsunk rá, és válasszuk ki a kívánt tételt. A következőkre van lehetőség: Összeg az adott csoportban az adott oszlopban szereplő tételek összege. Minimum és Maximum a tételek közül a legkisebb, illetve a legnagyobb. Mennyiség a tételek száma. Átlag a tételek számtani közép értéke. Semmi üres a négyzet, nem jelenik meg érték. Táblázatos adatok használata 5

6 Többes csoportosítás esetén minden szinten lehetőség van az összegző mezők megjelenítésére. A táblázat valamennyi tételéről összegző mező megjelenítéséhez a fejlécén kattintsunk a jobb egér gombbal és a megjelenő menüből válasszuk a Lábléc tételt. 6. ábra Összegző mezők megjelenítése 9. BEÁLLÍTÁSOK MENTÉSE A beállítások a Feltétel mentése funkció alkalmazásával menthetőek, illetve később betölthetőek. Valamennyi fent leírt beállítást elmenti a program. Amennyiben alapértelmezett keresési feltétel -ként mentjük a beállítást, amennyiben lekérjük a listát, mindig ez a beállítás fog megjelenni, amely természetesen bármikor módosítható. 7. ábra Feltétel mentése Táblázatos adatok használata 6

7 10. A TÁBLÁZAT KÜLSŐ TÁBLÁZATKEZELŐBE EXPORTÁLÁSA A lista exportálható több formátumban is, a lista készítés funkció alkalmazásával. 8. ábra Exportálás Táblázatos adatok használata 7