Vezetői információs rendszer kezelése a Raiffeisen Expressz programban

Átírás

1 Vezetői információs rendszer 1 Vezetői információs rendszer kezelése a Raiffeisen Expressz programban Raiffeisen Expressz program ezen modulja az Egyéb menü Vezetői információs rendszer pontján keresztül érhető el. modul több munkalapból áll, melyek a funkció-ablak felső részén lévő kis fülekre kattintva jeleníthetők meg. továbbiakban részletesen ismertetjük az egyes munkalapokon végrehajtható műveleteket, majd külön fejezetben is összefoglaljuk a kódoláshoz szükséges teendőket. Megjegyzés: Ha a program funkcióinak használatakor segítségre van szüksége, az F1 funkcióbillentyű leütésére megjelenik a Súgó, mely a Windows környezetben szokásos formában egy rövid szöveges magyarázatot ad az aktuális funkcióról. Számla analitika számla analitika munkalap lehetővé teszi, hogy a letöltött számlaforgalmi adatok között különféle kereséseket hajtson végre. letöltött adatokat bizonyos szempontok szerint tovább szűkítheti, különböző analitikákat készíthet.

2 Vezetői információs rendszer 2 Ha még nincs tárolt forgalmi adata, vagy új adatokat szeretne letölteni, akkor először le kell kérnie a banktól az adatokat. Ehhez válassza ki a kívánt számla számát a listából, majd kattintson a gombra. Ennek hatására a postaládába kerül a kérés, ahonnan az gombra kattintva a kérés bankba küldhető. Megjegyzés: Egyszerre több számlaszám is kiválasztható, ha a Shift vagy a Ctrl billentyűt lenyomva tartva jelöli ki a számlaszámokat. Első alkalommal az utolsó 3 hónap forgalma töltődik le. további letöltések pedig ezt követően mindig az aktuális napig töltik le a forgalmi tételeket. válasz megérkezését követően a postaláda gombjára kattintva a program felhívja a Vezetői információs rendszer modult, ahol a letöltött forgalmi tételek megjelennek az ablak alsó részén, táblázatos formában. táblázat tetszőlegesen átrendezhető: Megbízások sorrendjének megváltoztatása: a táblázat adott mezőjének fejlécére duplán kattintva az adott mező szerint átrendezhető a lista. z oszlopok sorrendjének megváltoztatása: ha egy mező fejléce felett lenyomja a bal egérgombot, egy vastag fekete vonal jelenik meg. bal gombot folyamatosan nyomva tartva az egér jobbra-balra mozgatásával az oszlop tetszőleges másik két oszlop közé áthelyezhető. z oszlopok szélességének módosítása: mezők fejlécének határa felett az egérkurzor megváltozik. Ha ekkor lenyomja a bal egérgombot, a gomb folyamatos nyomva tartása mellett az egér jobbra-balra mozgatásával megváltoztathatja az oszlop szélességét. letöltött adatokból az ablak jobboldali részén látható szűrőfeltételek segítségével különböző lekérdezéseket is készíthet. Szűrni lehet: Időintervallumra: a megjelenő dátummezők segítségével meg lehet adni a kezdő és záró időpontot. Ezek a dátumértékek a könyvelési napra vonatkoznak. Összeghatárra: a megjelenő mezőkben meg lehet adni a -tól, -ig összeghatárokat. z utalás típusára: terhelés, jóváírás vagy mindkettő. partner nevére. partner számlaszámára. Közlemény tartalmára.

3 Vezetői információs rendszer 3 z utóbbi három mezőben speciális helyettesítő karaktereket is lehet használni: % karakter ismeretlen hosszúságú szöveg helyettesítésére használható. _ karakter egy betűt helyettesít. Megjegyzés: Egy rövid példán szemléltetve: Legyen a mezők tartalma BCD, BCDEFGHI, BC, BD, BEF. z a% feltétel az BCD, BCDEFGHI szövegeket tartalmazó rekordokat adja eredményül (a keresés nem kis-nagybetű érzékeny). b_a a BC, BD szövegeket tartalmazó rekordokat adja eredményül, de a BEF-t nem. gomb a letöltött forgalmi tételek törlésére szolgál: megjelenő ablakban válassza ki azt a dátumot, aminél korábbi dátumú tételeket törölni szeretné, majd kattintson az gombra. Törölni csak a korábban felvitt határnapok szerint lehet. gomb segítségével a listaablak tételeit a számlakivonathoz hasonló formázott alakban jelenítheti meg, ami azután nyomtatható vagy fájlba menthető. mentésnél kiválasztható a korábbi Unicash rendszer által használt DBF formátum is. funkció rendelkezik egy gyorsmenüvel, amit az egér jobb billentyűjével való kattintással hívhat elő. menü segítségével a kiválasztott számla kijelölt időszakában a megadott partnertől lekérdezheti, hogy milyen összegű jóváírás érkezett, ill. mennyit utaltak neki. gomb a modul bezárására szolgál. Kódolt tételek Ha egy banki átutalás közleményének utolsó 7 pozíciójában jogcímkód van, akkor a letöltést követően a program ezt automatikusan felismeri, és elvégzi a kódolást. kóddal ellátott tételek a Kódolt tételek munkalapon tekinthetők meg:

4 Vezetői információs rendszer 4 Ezen a munkalapon is lehetőség van a tételek különböző szempont szerinti szűrésére: Időintervallumra: a megjelenő dátummezők segítségével meg lehet adni a kezdő és záró időpontot. Jogcímre: a megjelenő mezőben jelölje ki azokat a jogcímeket, amelyekkel ellátott tételekre kíváncsi. Utalás típusára: terhelés, jóváírás vagy mindkettő. Rögzítés módjára: automatikus vagy kézi felvitel. Ha egy automatikusan kódolt tételt módosít, az is kézi rögzítésűvé válik. gomb segítségével a listaablak tételeit a számlakivonathoz hasonló formázott alakban jelenítheti meg, ami azután nyomtatható vagy fájlba menthető. gombbal tételek DBF fájlba menthetők, ami azután tetszőleges egyéb programmal feldolgozható. gombra kattintva az aktuális tétel jogcíme törölhető, aminek hatására a tétel átkerül a Kódolatlan tételek közé.

5 Vezetői információs rendszer 5 Kódolatlan tételek lekérdezett adatok közül azok a tételek, amelyek nem tartalmaznak jogcímet, automatikusan a kódolatlan tételek közé kerülnek, ahol a jogcímek hozzárendelése elvégezhető: gombra kattintást követően megjelenő ablakban válassza ki kívánt jogcímet, majd kattintson az gombra. Ennek hatására a tétel átkerül a Kódolt tételek munkalapra. z gomb segítségével a számlafogalomban nem szereplő tételek kézi felvitelére van lehetőség: megjelenő ablakban adja meg a tétel dátumát, a közlemény szövegét, az összeget és a jogcímet, majd kattintson az gombra. Ennek hatására a tétel átkerül a Kódolt tételek munkalapra. gomb segítségével: kézi rögzítésű tétel esetén a tétel tetszőleges adata módosítható; automatikusan átvett számlaforgalmi tétel esetén csak az összeg módosítható. Ez egyben az tétel megbontását is jelenti, ugyanis ekkor a tétel két részre bomlik. z egyiknek az összege a megadott módosított összeg, a másik az eredeti és az új érték különbözete. bontásból származó tételek tovább bonthatók. gombra kattintva: kézi rögzítésű tétel esetén a tétel ténylegesen törlődik.

6 Vezetői információs rendszer 6 automatikusan átvett számlaforgalmi tétel esetén visszaáll az eredeti jogcím és összeg. Ezek a tételek ugyanis ténylegesen nem törölhetők, de ha módosította a tétel jogcímét, vagy megbontotta a tételt, akkor a törléssel az eredeti állapot visszaáll, azaz az eredeti számla forgalmi tétel visszaáll az eredeti kódolásnak megfelelő jogcímmel, és az összes, ezen tételből származó bontott rekord törlésre kerül. gomb segítségével a listaablak tételeit a számlakivonathoz hasonló formázott alakban jelenítheti meg, ami azután nyomtatható vagy fájlba menthető. Jelentések jelentések munkalapon tekinthetők meg a kiválasztott azonosítókra és a beállított időszakra vonatkozóan jogcímenként elvégzett összesítések. megjelenített jogcímek köre tovább szűkíthető, ha a jogcím mező előtti jelölőnégyzetre kattintás után megjelenő jogcímlistán kiválasztja a kívánt jogcímeket. Fontos: Jelentések a lezárt napokról keletkeznek. program azokat a napokat tekinti lezártnak, melyek összes tétele rendelkezik jogcímmel, azaz addig, amíg nem lát el jogcímmel minden tételt, az aznapi jelentés nem készül el.

7 Vezetői információs rendszer 7 program képes ún. távoli azonosítók kezelésére, amelyeknél a tételek kódolása nem a helyi terminálon történik. Ezekre az azonosítókra is lekérdezhetők jelentések, mivel a számlaforgalmi lekérdezésekkel egy időben a távoli azonosítók napi jelentései is átkerülnek a bankon keresztül a helyi terminálra. Megjegyzés: Például a polgármesteri hivatal terminálján az egyes intézmények, mint távoli azonosítók szerepelnek. z egyes gombokra kattintással az alábbi műveletek hajthatók végre: - felküldésre váró jelentéseket állományba írása. jelentések exportját a program a jelentések vonali felküldésével azonosan kezeli. - fenti módon exportált jelentésállományok fogadására szolgál. - Távoli azonosítók esetén lehetőség van a teljes jelentés kézi rögzítésére: a megjelenő ablakban válassza ki a jelentés dátumát, az intézményi azonosítót, majd jogcímenként adja meg a tervszámot, és a tényleges összeget. - z egyes jogcímek érintett tervidőszakra vonatkozó tervszámainak megadására szolgál. tervszám a megadott dátumtól a tervidőszak végéig érvényes. program nyilvántartja a tervszámok időbeli változásait. visszamenőleges jelentések megtekintésekor mindig az adott időpontban érvényes tervszámot jeleníti meg.

8 Vezetői információs rendszer 8 Megjegyzés: tervidőszak kezdő tervszámait a tervidőszak első napjának megfelelő dátummal rögzítse. - listaablak tételeit a számlakivonathoz hasonló formázott alakban jeleníti meg, ami azután kinyomtatható vagy fájlba menthető. - Segítségével az aktuális jelentés DBF formátumban fájlba menthető, így tetszőleges külső programmal feldolgozható. - megjelenő kis ablakban az adott jogcímre történt utólagos módosítások időpontja és összege tekinthető meg. Gyorsmenük Jelentések munkalapon a jobb egérgomb lenyomására egy kis menü jelenik meg, amelynek segítségével a következő műveletek érhetők el: Határnapok kezelése menüpontot választva állíthatók be azok az időintervallumok, amelyeken belül a jelentések értelmezettek, azaz a jelentések képzésekor a program az itt beállított időintervallumban szereplő forgalmi tételeket összegzi jogcímenként: megjelenő kis ablakban állítsa be a határnapot, majd kattintson a gombra. beállítások érvényesítéséhez végül kattintson a Ha szükséges, a gombra. gombbal a kiválasztott határnapot törölheti. Fontos: nnak érdekében, hogy a jelentések mindig pontos értékeket mutassanak, nagyon fontos, hogy a vezetői információs rendszert használó összes intézmény, és a polgármesteri hivatal is ugyanazokat a határnapokat használja. Jogcímek listázása menüpont segítségével a rendszer által használt jogcímekről készíthető lista, mely nyomtatható, vagy fájlba menthető. z zonosítók listázása menüpont pedig hasonló listát készít a vezetői információs rendszert használó azonosítókról.

9 Vezetői információs rendszer 9 Telepítést követő beállítások 1. Határnapok beállítása kódolás megkezdése előtt állítsa be a Polgármesteri hivatallal egyeztetett határnapokat. 2. Tervszámok felvitele Jelentése lapon kattintson a gombra, majd a megjelenő kis ablakban vigye fel az összes használt jogcímhez tartozó tervszámot az alábbiak szerint: Ha több azonosítóra is végez kódolást, válassza ki a kívánt azonosítót. Válassza ki a tervszám érvényességének kezdő időpontját. tervidőszak kezdő tervszámainak megadásánál ez a tervidőszak első napja. Válassza ki a használt jogcímet. dja meg a tervszám összegét. Végül kattintson az gombra. Kódolás menete 1. datletöltés kódolás előtt a Számla analitika lapon le kell kérdezni a számlaforgalmi tételeket: Ha több számlaszámra is végez kódolást, a Számlaszám mezőben válassza ki azokat a számlaszámokat, melyekre kódolást végez. Kattintson a gombra. Hatására a modul bezáródik, és a postaládában megjelenik a kérdés, ahol az gombra kattintva a program lekérdezi az adatokat a bankból. 2. Kódolt tételek ellenőrzése Kódolt tételek lapon ellenőrizze, helyes jogcímmel szerepelnek-e az automatikusan kódolt tételek. 3. Kézi kódolás Kódolatlan tételek lapon szereplő tételeket lássa el a megfelelő jogcímmel: Válassza ki a tétel, majd kattintson a gombra. megjelenő ablakban válassza ki a megfelelő jogcímet, majd kattintson az gombra.

10 Vezetői információs rendszer Jelentések megtekintése Ha egy nap összes tételét ellátta jogcímmel, a Jelentések lapon megtekintheti az egyes jogcímekhez tartozó pénzmozgásai alakulását