EGYÉB BEFIZETÉSI MÓDOK (KÜLSŐ SZÁMLA, HÁZIPÉNZÁR)

Átírás

1 (KÜLSŐ SZÁMLA, HÁZIPÉNZÁR) Felhasználói dokumentáció verzió 1.2. Budapest, 2014.

2 Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal Egy külső számla több kiíráshoz rögzítése Számlagenerálás Pénztárnyomtatás 13. Kiadás: Verzió: 1.2. Oldalszám: 2 / 13

3 Tartalomjegyzék 1. Egyéb befizetési lehetőségek a Neptun rendszerben Külső számlarögzítése Számlarögzítés Érvénytelenítés Házipénztár Befizetés rögzítése Tranzakció módosítása Tranzakció érvénytelenítése Pénztárbizonylat nyomtatása Kiadás: Verzió: 1.2. Oldalszám: 3 / 13

4 1. Egyéb befizetési lehetőségek a Neptun rendszerben A Neptun főbb pénzügyi befizetési lehetőségei gyűjtőszámla, virtuális gyűjtőszámla, bankkártya, elektronikus számla lehetőség van kisebb, hagyományos befizetési módok alkalmazására. Ilyen befizetési mód a külső számlarögzítés és házipénztár kezelés. Ezeket a befizetési módokat kisebb, gazdasági rendszerrel nem rendelkező intézmények számára javasoljuk. A külső számla fogalma alatt a nem Neptunban, hanem általában a gazdasági rendszer által generált számlákat értjük. Ezen számlák (számlasorszám, számlához kapcsolatos adatok) rögzítésére van lehetőség a programban. A Házipénztár modul az intézmény pénztárában történő, készpénzes befizetések kezelésére szolgál. Házipénztáras befizetés esetén engedélyezni kell a pénzügyi kódoknál a Házipénztár fizetési típust és a HAZIPENZTAR paraméter értékét I-re kell állítani. Kiadás: Verzió: 1.2. Oldalszám: 4 / 13

5 2. Külső számlarögzítése 2.1. Számlarögzítés A Hallgatók / Hallgató pénzügyei / Kiírt tételek / Külső számlák rögzítése (21050) és a Szervezeti egységek / Pénzügy / Külső számlák rögzítése (21100) felületeken van lehetőség külső számla kiíráshoz rendelésére. A felületen bármely aktív kiíráshoz hozzárendelhető a külső számla. Egy számla több kiíráshoz is hozzárendelhető. A Hozzárendelés kiíráshoz gomb megnyomásakor a felugró ablakban megjelennek a hallgató aktív kiírásai, melyek közül kiválasztható, hogy mely kiíráshoz szeretnénk a befizetéshez tartozó külső számlát rögzíteni. Külső számlarögzítés felület Kiadás: Verzió: 1.2. Oldalszám: 5 / 13

6 Kíráshoz rendelés A rögzítés során kötelező adatként meg kell adni a kiíráshoz tartozó Számlaszám -ot, az Összeg -et, a befizetés Banki dátum -át. A Mentés gomb megnyomásával létrejön a tranzakció, a kiírás státusza teljesített lesz. A felületen található Megjegyzés mező az intézmény által szabadon tölthető szöveges mező. Utólagos szerkesztésére, feltöltésére nincs lehetőség, ezért amennyiben tölteni szeretné az intézmény, akkor a mentés előtt kell megtenni. A Mentés gombra kattintva létrejön a kiíráshoz kapcsolódóan egy Külső számlarögzítés fizetés típusú, Pénzügyileg kézzel igazolt státuszú tranzakció, mely által a kiírás státusza Teljesített lesz. Kiadás: Verzió: 1.2. Oldalszám: 6 / 13

7 Felületen szereplő adatok A felületen található mezők: - Számlaszám : A befizetéshez kapcsolódó külső számla számlaszáma. - Összeg : A befizetéshez kapcsolódó számla összege. A megadott összeg nem lehet nagyobb a kiírás összegénél! - Banki dátum : A befizetés dátuma (gazdasági rendszerben való jóváírás dátuma). - Megjegyzés : Az intézmény által szabadon tölthető szöveges mező. Utólagos szerkesztésére, feltöltésére nincs lehetőség, ezért amennyiben tölteni szeretné az intézmény, akkor a mentés előtt kell megtenni. - Rögzítő, Rögzítés dátuma : A külső számlarögzítést végző ügyintéző neve, és a rögzítés dátuma mentéskor automatikusan feltöltésre kerül. Amennyiben egy számlával több kiírást is teljesítettek, akkor ugyanaz a számlasorszám több tételhez is rögzíthető a megfelelő összeggel. Ebben az esetben nem a számla teljes összegét kell rögzíteni, hanem a kiírásnak megfelelő összeget. Egy kiíráshoz több számla is kapcsolódhat. Ebben az esetben számlaszámonként kell a rögzítést elvégezni ugyanarra a kiírásra vonatkozóan, figyelve arra, hogy számlák összege nem haladhatja meg a kiírás összegét. A Kiírt tételek menüpontokon a Számla sorszáma (oszlopszerkesztésben kitehető mező) nem kerül töltésre külső számlás teljesítés esetén, mivel egy kiíráshoz több külső számla sorszám is kapcsolódhat. Kiadás: Verzió: 1.2. Oldalszám: 7 / 13

8 Külső számlás tranzakció Külső számlával teljesített kiírást jóváírni nem lehet, mivel a teljesítés számlán keresztül törtét! Amennyiben valamilyen oknál fogva vissza kell utalni a pénzt, akkor a Neptunban érvényteleníteni kell a külső számlás tranzakciót, majd a főszámláról vissza kell utalni Érvénytelenítés A tranzakció érvénytelenítésre a Hallgatók / Hallgató pénzügyei / Kiírt tételek / Külső számlák rögzítése (21050) felületen az adott soron állva a Töröl gomb megnyomásával van lehetőség. Ezáltal érvénytelenítésre kerül a tranzakció (a tranzakció státusza Érvénytelen tranzakció -ra módosul), a kiírás státusza ismét Aktív lesz. Érvénytelenítéskor a felületen felöltésre kerül a Törölve jelölőnégyzet. Az érvénytelenített tranzakció nem kerül fizikai törlésre, az elvégzett műveletek, illetve a Külső számlarögzítés tranzakciók között a későbbiekben is látható marad. Kiadás: Verzió: 1.2. Oldalszám: 8 / 13

9 Külső számla érvénytelenítése Érvénytelen tranzakció Kiadás: Verzió: 1.2. Oldalszám: 9 / 13

10 3. Házipénztár 3.1. Befizetés rögzítése A Neptunban a Hallgatók / Hallgató pénzügyei / Kiírt tételek / Házipénztár ( ) és a Pénzügyek / Házipénztár (274900) felületeken van lehetőség van a készpénzes befizetések rögzítésére. A felület felső részén a hallgató olyan, kiírásai jelennek meg, melyek vagy házipénztáras tranzakcióhoz, vagy érvénytelen tranzakcióhoz kapcsolódnak, vagy azok, amelyekhez nem kapcsolódik még tranzakció. A felület alsó részén a felső sorból kiválasztott tétel részletes adatai lehet megtekinteni a Kiírás tabulátorfülön. Tranzakció létrehozását a Tranzakciók tabulátorfülön kezdeményezhetjük. Új tranzakció létrehozására a Szerkeszt gomb megnyomását követően az Új tranzakció gomb megnyomásával van lehetőség. A tranzakció létrehozásakor az Összeg mező automatikusan felöltésre kerül a kiírás összegével. Az összeget nem lehet módosítani, meg kell egyeznie a kiírás összegével. Részteljesítés esetén a kiírást előbb meg kell bontani a Tételek megbontása, összevonása felületen a megfelelő arányban, majd a megfelelő alkiíráshoz rögzíteni a tranzakciót. A Megjegyzés mező az intézmény által szabadon tölthető szöveges mező. Utólagos szerkesztésére, feltöltésére nincs lehetőség, ezért amennyiben tölteni szeretné az intézmény, akkor a mentés előtt kell megtenni. A Nyugta mezőbe a befizetéshez kapcsolódó bizonylatszámot lehet feltölteni. Új tranzakció rögzítése Kiadás: Verzió: 1.2. Oldalszám: 10 / 13

11 A tranzakció létrehozásakor töltésre kerülő mezők: Összeg : automatikusan feltöltésre kerül a kiírás összegével. A mező értéke módosítható, de a megadott érték nem haladhatja meg a kiírás összegét. Megjegyzés : Az intézmény által szabadon tölthető. Töltése nem kötelező. Nyugta : A befizetéshez kapcsolódó bizonylatszám feltöltésére szolgáló szöveges mező. Mentés követően nem módosítható. Fizetés típusa : A program a tranzakció létrehozását követően a Házipénztáras befizetés típussal tölti fel. Létrehozó, Létrehozás dátuma : Létrehozó felhasználó, aktuális dátum, a program automatikusan feltölti a mezőt. Az adatok megadását követően a Mentés gombra kattintva a felugró ablakban meg kell adni a tranzakció banki dátumát. A Rendben gombra kattintva létrejön a kiíráshoz kapcsolódó tranzakció, Pénzügyileg kézzel igazolt státusszal, Házipénztáras befizetés fizetés típussal. Amennyiben a rögzített tranzakció által az érvényes tranzakciók összege eléri a kiírás összegét (akár egy tranzakció rögzítésével), kiírás státusza Teljesített lesz. Házipénztáras befizetésű tranzakció A Számla gombbal a felső listában kiválasztott kiíráshoz generálható számla. A kiválasztott kiíráshoz, ha még nem készült számla, akkor a gomb hatására a rendszer legenerálja a számlát, és ha nem e-számláról van szó, a folyamat végén a szokásos módon nyomtatható a számla; ha a kiíráshoz már készült számla, a gomb hatására ha nem e-számláról van szó a számla nyomtatható. Kiadás: Verzió: 1.2. Oldalszám: 11 / 13

12 3.2. Tranzakció módosítása A korábban már házipénztárral teljesített tétel banki dátumának módosítására szerkesztő állapotban a Tranzakció módosítása gomb megnyomásával van lehetősége a felhasználónak. A felugró ablakban megadható a banki dátum, melyre módosítani szeretnénk a befizetéshez kapcsolódó korábban megadott dátumot. A tranzakciónál módosítani, csak a banki dátumot lehet, egyéb mező módosítására nincs lehetőség Tranzakció érvénytelenítése A Tranzakció érvénytelenítés gomb megnyomásával lehet a meglévő házipénztáras tranzakciót érvényteleníteni, mely által a tranzakció státusza Érvénytelen tranzakció lesz, a kiírás státusza pedig ismét Aktív. Az érvénytelenített tranzakció nem kerül fizikai törlésre, az elvégzett műveletek, illetve a házipénztáras tranzakciók között a későbbiekben is látható marad. Tranzakció érvénytelenítés Amennyiben részteljesítés történik, akkor minden esetben a befizetett részösszeg alapján meg kell bontani a kiírást! Majd a megfelelő részösszeghez rögzíteni a teljesítést! Bár rögzíthető részösszeg, a program figyelmeztet, hogy nem egyezik a kiírás és a tranzakció összege. A tételek kezelése is lényegesen átláthatóbb, amennyiben a kiírást is megosztjuk. Kiadás: Verzió: 1.2. Oldalszám: 12 / 13

13 3.4. Pénztárbizonylat nyomtatása A házipénztárhoz kapcsolódó nyomtatványok generálására szolgál a Pénztár nyomtatás gomb. A gomb megnyomását követően a kezdő és záró banki dátumot adhatjuk meg, majd intézményi feltöltéstől függően a megadható két nyomtatvány közül választhatunk. A két nyomtatvány típust a nyomtatási templatek közé Pénztár típussal kell feltölteni, ezen belül két altípust kezelünk: Hallgatói befizetések és Összesítések. A Hallgatói befizetések altípus esetén a nyomtatvány hallgatónként, jogcímenként és főkönyvi számonként listázza a házipénztáras befizetéseket a Pénztár nyomtatás gomb megnyomásakor megadott banki dátumok közötti időintervallumban. Pénztárnyomtatás adott intervallumra Az Összesítés altípus nyomtatása esetén pedig jogcímenként, főkönyvi és témaszámonként, összesítve adja vissza ugyan ezen időszak tételeit. A nyomtatványok minden felületen ugyan úgy válogatják le a tételeket, tehát hallgató felől indulva, a Házipénztár(274600) felületen sem adott hallgatóra vonatkozóan jeleníti meg a tranzakciókat, hanem hallgató felől, az adott intervallumra vonatkozóan. Kiadás: Verzió: 1.2. Oldalszám: 13 / 13