FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Méret: px
Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV"

Átírás

1 FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV AZ NHKV ÁTMENETI BÉRSZÁMLÁZÓ KÖZSZOLGÁLTATÓI FELÜLETHEZ 1 / 10

2 TARTALOMJEGYZÉK 1 Dokumentum célja A program célja Belépés Kezdőképernyő Partner táblázat Számlák listája Számla adatok exportálása Eseti számla készítés partner adatok eseti számla készítés Felhasználói adatok eseti számla készítés ügyfélszolgálati adatok eseti számla készítése számla adatok eseti számla készítése számla tétel adatok Eseti számla készítés figyelmeztetések / 10

3 1 DOKUMENTUM CÉLJA A dokumentum bemutatja a Közszolgáltatók részére íródott program használatát. 2 A PROGRAM CÉLJA A program célja, hogy a Közszolgáltatók nyomon tudják követni a hozzájuk kapcsolódó partnerek befizetéseit, tartozásait és kiállított számláit, továbbá az eseti átutalásos és készpénzes számlát a helyszínen ki tudják állítani. 3 BELÉPÉS Az NHKV Zrt.-től kapott felhasználói név és jelszó párossal lehet a rendszerbe belépni. Eseti számlakészítés esetén azt a felhasználói nevet kell használni, amiben szerepel az NHKV azonosító első 3 karaktere és az utolsó karakter helyén 9-es található. Pl.: 1620-as közszolgáltatónál 1629 szerepel benne. A jelszó beírása után a Belépés gombra kattintva, vagy Enterrel is belép a program. 3 / 10

4 4 KEZDŐKÉPERNYŐ Miután beléptünk a programba, a keresőfelület lesz előttünk, ahol különböző adatokra lehet keresni, amikkel a partnert be tudjuk azonosítani. (Az NHKV ID mező a belépésünk után automatikusan a jogosultságnak megfelelően kitöltődik.) Ha nem adunk meg keresési feltételt, akkor a rendszerben található összes partner adatát látni fogjuk. Miután a megfelelő adatokat megadtuk a keresésre kattintva előjön a következő felület. A számla adatok exportálása menüpontban kinyerhető az NHKV által eddig kiszámlázott összes számla, ami a megadott NHKV ID alá tartozik. Az Eseti számla készítése menüpontnál eseti készpénzes vagy átutalásos számlákat generálhatunk és nyomtathatunk a helyszínen. 5 PARTNER TÁBLÁZAT A fontosabb adatok minden partnerről oszloponként tagolva láthatóak, amiből megtudhatjuk a partner egyenlegét, a befizetéseit és a fizetési határidő lejártát követően a tartozásait is. Bal oldalt az Excel ikonra kattintva a megjelenített adatokat exportálni tudjuk CSV formátumban. 4 / 10

5 Az exportálás helye: program helye/export/felhasznalok_export_dátum.csv. Felhasználói kézikönyv A nyitott doboz ikonnal tudunk egy kijelölt partner eddigi kiszámlázott számláit megjeleníteni, illetve itt tudjuk az eseti készpénzes számlát azonnali hatállyal érvényteleníteni. A legfelső számla ikonnal a kijelölt partnernek tudunk eseti készpénzes vagy átutalásos számlát kiállítani. Az egyetlen különbség a főoldalon szereplő eseti számlakészítéshez képest, hogy itt a kijelölt partner adatait a program automatikusan áttölti az eseti számla készítéséhez. 6 SZÁMLÁK LISTÁJA A Számlák listája ablakban a kijelölt partnerhez tartozó összes eddigi NHKV Zrt. által kiállított számlát, illetve az ezekhez tartozó adatokat lehet megtekinteni. Ha a bal oldalt található megtekintés ikonra (legfelső) kattintunk, akkor egy minta számlaképet tölt be a program. A nyomtató ikonnal az eseti számlákról tudunk Eredetivel megegyező számla másolatot nyomtatni. A fekete X ikonnal tudjuk az eseti készpénzes számlát azonnali hatállyal érvényteleníteni. Érvényteleníteni csak a készpénzes eseti számlákat lehet, minden egyéb esetben a program figyelmeztet, hogy az érvénytelenítés nem lehetséges. Az átutalásos számla sztornózása pénzügyi okokból csak az NHKV által lehetséges. (Piros = érvénytelenített számla, zöld = érvénytelenítő számla) 5 / 10

6 7 SZÁMLA ADATOK EXPORTÁLÁSA A kezdő képernyőn található a Számla adatok exportálása menüpont. A funkciója, hogy a Közszolgáltató számára két darab csv-t generál, (számla és számla tétel csv-k) amik tartalmazzák az éles számla adatait, amik a partnerekhez ki lettek küldve. Az elszámolás kezdete, valamint az elszámolás vége kitöltése után a Lekérdezésre kattintva a program rákérdez a csv mentésének a helyére és összeállítja a kért csv-ket. 8 ESETI SZÁMLA KÉSZÍTÉS PARTNER ADATOK Az eseti számlakészítés a következő lépésekből áll: 1. Az első lépés a partneradatok felvitele. Amennyiben olyan partnernek készítünk eseti számlát, akinek az átmeneti számlázóból lett kiállítva számla, a partnerazonosítót beírva a nagyító ikonnal meg lehet keresni a partnert, találat esetén a program automatikusan kitölti a partner adatait. Abban az esetben, ha a partner még nem szerepel az adatbázisban, úgy új partnerként, új azonosítóval felvihető a rendszerbe. A kuka ikonnal törölhető az összes kitöltött adat erről a menüpontról. A másolás ikonnal a számlázási adatok automatikusan átmásolhatók a szállítási adatokhoz. 6 / 10

7 9 ESETI SZÁMLA KÉSZÍTÉS FELHASZNÁLÓI ADATOK 2. A második lépés a felhasználó adatainak kitöltése. Amennyiben az előző menüpontban olyan partnert adtunk hozzá, aki már szerepel a rendszerben, a program betölti a hozzá tartozó legutolsó számlán található felhasználó adatait. Amennyiben más felhasználót rögzítenénk a partnerhez, arra is lehetőség van, akár régi azonosítóra kereséssel, akár új azonosító rögzítésével. A felhasználót, illetve a felhasználási helyet külön-külön is lehet kezelni. Rezsi egyenlegnek az eddigi megtakarítást kell beírni. Az előző gombra kattintva vissza lehet lépni a partner adatainak szerkesztéséhez, de ebben az esetben a beállított felhasználói adatok nem mentődnek. A kuka ikonnal törölhető az összes kitöltött adat erről a menüpontról. 7 / 10

8 10 ESETI SZÁMLA KÉSZÍTÉS ÜGYFÉLSZOLGÁLATI ADATOK 3. A harmadik lépés a közszolgáltató ügyfélszolgálati adatainak feltöltése. Az előző menüponthoz hasonlóan ez is automatikusa kitöltődik, amennyiben a partner adatai már szerepelnek az adatbázisban. A kuka ikonnal törölhető az összes kitöltött adat erről a menüpontról. 8 / 10

9 11 ESETI SZÁMLA KÉSZÍTÉSE SZÁMLA ADATOK Felhasználói kézikönyv 4. A negyedik lépés a számla fő adatainak kitöltése. A dátumok kitöltése értelemszerű. Készpénzes számla esetén a fizetési határidő az számla keltével egyezik meg. Átutalásos számla esetén a fizetési határidőt át lehet állítani. Bal oldalt a felső ikonnal számla tétel sorokat lehet a számlához felvinni, az alatta látható kuka ikonnal a már felvitt, de törlésre szoruló számla tétel sort lehet törölni. A Számla generálására kattintva a program rákérdez, hogy melyik nyomtatóra és hány példányban szeretnénk a számlát kinyomtatni, majd kijelölés után elkészíti és kinyomtatja a számlát. Amennyiben a teljesítés 15 napnál régebben volt, a program egy figyelmeztetést ad, de ettől függetlenül a számla kiállítható. 9 / 10

10 12 ESETI SZÁMLA KÉSZÍTÉSE SZÁMLA TÉTEL ADATOK 5. Az utolsó lépésnél a számla tételeket kell a számlához rendelni. A tétel nevére keresni lehet azokban az adatokban, amik szerepelnek az adatbázisban. A legutolsó adatok alapján a program kitölt minden mezőt, így csak az eltérő adatokat kell módosítanunk. A tétel kereső legalább 3 karakterre keres. A kuka ikonnal törölhető az összes kitöltött adat erről a menüpontról. A Hozzáadás gombbal a tétel rákerül a számlára, a mégse gombbal a tétel adatok nem mentődnek el, a program visszatér a számla adatok oldalra. 13 ESETI SZÁMLA KÉSZÍTÉS FIGYELMEZTETÉSEK Az értékek helytelen bírása esetén a program egy hiba-, vagy egy figyelmeztetés ablakot jelenít meg. Hiba esetén addig nem lehet tovább lépni, amíg a hibás érték nincs átírva. Amennyiben az NHKV-nál éles számlák generálása folyik, a program nem engedi sem a sztornózást, sem pedig a számla generálást. Eseti számla kiállítása 7:00 16:30 között lehetséges! FONTOS: A minta és a számla.rtf kiterjesztésű, így a megtekintés előfeltétele, hogy a számítógépre telepítve legyen a Microsoft Word vagy az ingyenes LibreOffice Writer program. 10 / 10